จะระบุจดหมายธุรกิจได้อย่างไร?

ในยุคของการส่งข้อความ การกำหนดที่อยู่อย่างเป็นทางการนั้นดูล้าสมัย แต่เมื่อมันเป็นเรื่องของธุรกิจของคุณ คุณต้องรักษาความเป็นมืออาชีพ เพราะคุณรู้ว่าความประทับใจครั้งแรกมีความสำคัญและ "คุณไม่เคยได้รับโอกาสครั้งที่สองในการสร้างความประทับใจครั้งแรก" - Will Rogers กล่าว

ในตอนเริ่มต้น เมื่อคุณกำลังจะเขียนจดหมายธุรกิจ ความคิดแรกของคุณคือจะจัดการอย่างไรและควรแก้ไขอย่างไร ในบทความนี้ เราได้ชี้แจงให้คุณทราบอย่างชัดเจนโดยเพิ่มตัวอย่างเพิ่มเติมเกี่ยวกับการส่งจดหมายจากผู้เชี่ยวชาญ

มาดูกัน!

ด้วย AmazingTalker คุณสามารถเชื่อมต่อกับผู้สอนภาษาอังกฤษแบบตัวต่อตัวที่สามารถช่วยคุณพัฒนาทักษะภาษาอังกฤษของคุณในเวลาไม่นาน ไม่เพียงแค่นั้น คุณยังสามารถพบกับผู้สอนที่หลากหลาย เช่น ผู้สอนภาษาเกาหลี และอื่นๆ อีกมากมายที่ AmazingTalker!

วิธีการระบุจดหมายธุรกิจ

การเริ่มจดหมายธุรกิจแบบเป็นทางการทำให้เกิดความสับสน ผู้เขียนรู้สึกสับสนว่าจะเขียนอะไร และควรพูดถึงผู้รับอย่างไร น้ำเสียงถูกกำหนดตามวิธีการเขียนจดหมาย

การเลือกคำที่เหมาะสม การรักษาการตั้งค่าแบบมืออาชีพ และการแสดงความเคารพอย่างเหมาะสมต่อผู้รับเป็นองค์ประกอบหลักเมื่อคุณเขียนจดหมายธุรกิจ

นักเขียนคำโฆษณาส่วนใหญ่เน้นวิธีการขอผู้รับ คุณควรรักษาน้ำเสียงของคุณตามความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับผู้รับ

ต่อไปนี้คือองค์ประกอบสำคัญหลายประการที่คุณสามารถรวมไว้ในจดหมายธุรกิจที่เป็นทางการของคุณได้ ลองดูสิ!

ตัวเลือกเพิ่มเติม: ธุรกิจของคุณจะได้ประโยชน์จากวิดีโอโดยไม่ต้องสร้างตัวเองได้อย่างไร

I. เขียนส่วนหัวที่เหมาะสม

ในการเริ่มต้นจดหมายธุรกิจ คุณต้องวางหัวเรื่องที่เหมาะสมซึ่งคุณต้องเขียนไว้ที่ด้านซ้ายบนของหน้า คุณต้องจำไว้ว่าเสียงตัวอักษรของคุณควรมีความเป็นมืออาชีพ คุณสามารถเริ่มต้นจดหมายธุรกิจของคุณโดยรวมถึง:

ครั้งที่สอง รวมคำทักทายที่ถูกต้อง

คำทักทายหมายถึงคำทักทายที่ใช้ในจดหมายซึ่งรวมถึงชื่อหรือตำแหน่งของผู้รับ สำหรับจดหมายธุรกิจ การปฏิบัติตามคำทักทายที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญมากกว่า สิ่งที่คุณต้องจำไว้คือความตั้งใจของคุณคือการเชื่อมต่อกับผู้รับของคุณ ในการทักทาย คุณต้องใส่เครื่องหมายจุลภาคหรือทวิภาค

ในสถานการณ์ส่วนใหญ่ คุณอาจพบว่าการเริ่มต้นด้วยคำว่า "เรียน" เป็นเรื่องปกติสำหรับทุกคน คำนี้ใช้ในจดหมายธุรกิจทั้งแบบเป็นทางการและไม่เป็นทางการ แต่เมื่อคุณเขียนจดหมายธุรกิจอย่างเป็นทางการ คุณต้องระมัดระวังเกี่ยวกับคำทักทายที่สมบูรณ์แบบ

คุณสามารถปฏิบัติตามคำทักทายทั่วไปซึ่งรวมถึง "เรียน" ชื่อของผู้รับและนามสกุลของผู้รับ อย่าลืมใช้เครื่องหมายทวิภาคหรือจุลภาคต่อท้าย ตัวอย่างเช่น:

“เรียน คุณวิลเลียมส์:”

“เรียนศาสตราจารย์วิลเลียมส์:”

คุณอาจเริ่มต้นด้วยคำทักทายทั่วไปเหล่านี้ซึ่งถือว่าเป็นมืออาชีพ ลองดูสิ!

"ทักทาย,"

"สวัสดี,"

"เรียนท่านที่เกียวข้อง,"

"สุภาพสตรีและสุภาพบุรุษ,"

“เดวิด”

สิ่งที่เราพูดคือจดหมายที่ไม่เป็นทางการ ซึ่งคนส่วนใหญ่มีชื่อและนามสกุลของผู้รับ ไม่เป็นไร.

แต่เมื่อคุณไม่ทราบเพศที่แน่นอนของผู้รับ คุณควรหลีกเลี่ยงการพูดถึงเรื่องนั้น สมมติว่าตรงข้ามกับ “ Dear Mr. Williams ” หรือ “ Dear Ms. Williams ” คุณสามารถใช้บรรทัดเหล่านี้:

“เรียน เลสลี่ วิลเลียมส์”

“เรียน ศาสตราจารย์วิลเลียมส์”

ในกรณีที่คุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับสถานภาพสมรสของผู้รับจดหมายข่าวหญิง คุณสามารถเลือก “นางสาว” หรือยังคงเป็นสรรพนามทั้งหมด ตัวอย่างเช่น “Dear Miss Williams” หรือ Dear Mrs. Williams” คุณสามารถเลือกจากตัวเลือกต่อไปนี้

“เรียน เลสลี่ วิลเลียมส์”

“เรียน คุณวิลเลียมส์”

“เรียน ศาสตราจารย์วิลเลียมส์”

เมื่อคุณต้องพูดกับคนสองคนในสถานการณ์ที่เป็นทางการ คุณสามารถตั้งชื่อตามลำดับตัวอักษรได้ ในกรณีขององค์กรใด ๆ คุณสามารถพิจารณาทั้งองค์กรโดยรวม ตัวอย่างเช่น:

“เรียน คุณวิลเลียมส์และคุณโจนส์”

“ถึง [ชื่อธุรกิจ] ทีมพัฒนา:”

หากคุณมีข้อสงสัยเกี่ยวกับผู้รับหรือแผนก คุณสามารถระบุเป็นวลีทั่วไปที่เป็นทางการได้ ตัวอย่างเช่น:

"ถึงคุณหรือคุณนาย:"

“เรียน ผู้จัดการการจ้างงาน:”

“เรียน นายหน้า:”

ในกรณีส่วนใหญ่ เราขอแนะนำให้คุณรวบรวมลูกค้าเป้าหมายที่เพียงพอเกี่ยวกับผู้รับของคุณหรือการวิจัยด้วยทรัพยากรที่ดีที่สุดที่มีอยู่เพื่อค้นหาตำแหน่งของผู้รับ ที่จะช่วยให้คุณได้รับความสนใจจากผู้รับมากขึ้น คุณสามารถส่งอีเมลถึงบริษัทเพื่อค้นหาชื่อตำแหน่งงานที่เหมาะสมได้ ตัวอย่างเช่น:

“สวัสดี คุณวิลเลียมส์”

“เรียน ผู้จัดการฝ่ายจ้างงาน”

“เรียน [ชื่อบริษัท] สมาชิกในทีม”

"เรียนท่านที่เกียวข้อง,"

เมื่อคุณต้องการระบุที่อยู่บริษัท ให้พิจารณาทั้งบริษัทเป็นทั้งแผนก ในกรณีนั้น คุณสามารถใช้คำทักทายทั่วไปได้ ตัวอย่างเช่น:

“เรียน [ชื่อบริษัท]”

“เรียน [ชื่อบริษัท/ชื่อแผนก] แผนก”

"เรียนท่านที่เกียวข้อง,"

ตัวเลือกเพิ่มเติม: 8 เหตุผลที่ธุรกิจของคุณต้องการเครื่องมือตรวจสอบที่อยู่

เหตุใดจึงต้องระบุที่อยู่จดหมายธุรกิจอย่างเหมาะสม

การสร้างความสัมพันธ์ที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณคือจุดประสงค์หลักของจดหมายธุรกิจใดๆ ก่อนอื่น เมื่อคุณเริ่มจดหมายธุรกิจ คุณต้องมี "ที่อยู่" อย่างถูกต้อง เพราะนั่นเป็นโอกาสที่จะสร้างความประทับใจแรกพบที่ดี สำหรับธุรกิจของคุณและการสื่อสารเพิ่มเติม ที่อยู่ของคุณมีผลกระทบอย่างมาก

หากต้องการเรียนรู้ภาษาอังกฤษเพิ่มเติมเหมือนเจ้าของภาษา ให้เขียนด้วยน้ำเสียงที่เหมาะสมเพื่อขอคำปรึกษาจากเจ้าของภาษา วิธีที่ดีที่สุดในการค้นหา 101 English Teacher ของคุณ คุณสามารถตรวจสอบ AmazingTalker ซึ่งเป็นบทเรียนส่วนบุคคลสำหรับนักเรียนแต่ละคน

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม:

เสาหลักของการตลาดเพื่อพลิกโฉมธุรกิจของคุณ
วิธีทำให้ประวัติย่อโซเชียลมีเดียของคุณดูดี?
10 เคล็ดลับในการใช้ YouTube เพื่อทำการตลาดให้ธุรกิจของคุณ
การแสดงตนบนโซเชียลมีเดียของคุณส่งผลกระทบต่อธุรกิจออนไลน์ของคุณหรือไม่