วิธีทำให้เอเจนซี่เป็นส่วนขยายของทีมภายในองค์กรของคุณ

ตั้งแต่การเชื่อมช่องว่างด้านทักษะและการเติมเต็มทรัพยากรไปจนถึงการขยายขนาดการดำเนินงานทั้งหมดของคุณ การเป็นพันธมิตรกับเอเจนซี่ดิจิทัลมีประโยชน์มากมายนับไม่ถ้วน อย่างไรก็ตาม หากคุณไม่ได้ทำงานร่วมกับเอเจนซี่ด้วยวิธีที่ถูกต้อง คุณจะต้องพลาดคุณค่าที่แท้จริงที่คุณจะได้รับอย่างแน่นอน

เพื่อให้มั่นใจว่าการเป็นหุ้นส่วนจะราบรื่น จำเป็นต้องบูรณาการพันธมิตรเอเจนซี่ของคุณให้เป็นส่วนขยายของทีมภายในองค์กร แม้ว่าส่วนใหญ่จะขึ้นอยู่กับเอเจนซี่ที่คุณเลือก แต่ก็มีบางสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อช่วยในกระบวนการนี้

มาดูวิธีที่คุณสามารถเปลี่ยนเอเจนซี่ภายนอกให้เป็นพันธมิตรที่ทำงานร่วมกันซึ่งทำงานร่วมกับทีมภายในของคุณอย่างกลมกลืนและมอบผลตอบแทนที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

7 วิธีในการทำให้เอเจนซี่ของคุณเป็นส่วนเสริมของทีมภายในองค์กรของคุณ

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการสื่อสารของคุณตรงประเด็น
2. สร้างการเตรียมความพร้อมและการสร้างสายสัมพันธ์ตั้งแต่เริ่มต้น
3. แบ่งปันทรัพยากรและข้อมูลเชิงลึกทุกครั้งที่เป็นไปได้
4. จัดเตรียมเครื่องมือในการทำงานร่วมกันสำหรับทุกคน
5. กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ
6. ส่งเสริมการวนซ้ำข้อเสนอแนะ
7. ปรับเป้าหมายและ KPI ให้ตรงกัน

#1 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการสื่อสารของคุณตรงประเด็น

รากฐานของความร่วมมือที่ประสบความสำเร็จคือการสื่อสารที่ชัดเจน ตั้งแต่เริ่มแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทั้งทีมงานภายในและเอเจนซี่ของคุณเข้าใจความคาดหวัง เป้าหมาย และผลลัพธ์เป็นอย่างดี ด้วยวิธีนี้จะไม่มีการผูกมัดใดๆ และทุกคนก็จะมีเป้าหมายเดียวกันในใจ

ในการทำเช่นนั้น คุณจะต้องกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการและตกลงเรื่องไทม์ไลน์กับทีมเอเจนซี่ของคุณ กำหนดผู้ติดต่อที่จะจัดการการสื่อสารฝั่งคุณ และสร้างช่องทางการสื่อสารที่คุณจะใช้ ใช้เครื่องมือเช่น Slack สำหรับการสื่อสารรายวันและคำถามสั้นๆ หรือใช้อีเมลสำหรับการอัปเดตที่ยาวนานขึ้น และตั้งค่าการโทรเป็นประจำบน Microsoft Teams หรือ Google Meet เพื่อให้ทุกคนสอดคล้องกัน

#2 สร้างการเตรียมความพร้อมและการสร้างสายสัมพันธ์ตั้งแต่เริ่มต้น

หากคุณต้องการให้เอเจนซี่ทำหน้าที่เป็นส่วนขยายของทีม พวกเขาจำเป็นต้องรู้สึกว่ามีส่วนร่วม สร้างวัฒนธรรมการทำงานร่วมกันโดยปฏิบัติต่อพวกเขาในฐานะส่วนหนึ่งขององค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับพันธมิตรเอเจนซี่ที่มีมายาวนาน

เช่นเดียวกับพนักงานใหม่ เอเจนซี่จะต้องมีส่วนร่วมกับวัฒนธรรมบริษัทของคุณ แบ่งปันค่านิยมและกระบวนการของบริษัทเพื่อให้พวกเขาสามารถจัดแนวการทำงานให้สอดคล้องกับมาตรฐานภายในของคุณ ด้วยวิธีนี้ พวกเขามีแนวโน้มที่จะปฏิบัติตามความคาดหวังของบริษัทของคุณได้มากขึ้น และสะท้อนถึงคุณค่าของแบรนด์ของคุณภายในงานของพวกเขา

เพื่อการทำงานร่วมกันที่มากขึ้น โปรดเชิญสมาชิกหน่วยงานหลักเข้าร่วมการประชุมทีม เซสชันการระดมความคิด และแม้แต่กิจกรรมทั่วทั้งบริษัทตามความเหมาะสม ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณ คุณยังสามารถส่งเสริมการสนทนาอย่างไม่เป็นทางการและสร้างสายสัมพันธ์ที่ดีขึ้นในระดับส่วนบุคคลเพื่อความไว้วางใจและการทำงานร่วมกันที่มากขึ้น เช่นเดียวกับที่คุณทำกับเพื่อนร่วมงาน

#3 แบ่งปันทรัพยากรและข้อมูลเชิงลึกทุกครั้งที่เป็นไปได้

เพื่อให้แน่ใจว่าเอเจนซี่เข้าใจแบรนด์และธุรกิจของคุณอย่างครบถ้วน โปรดให้พวกเขาเข้าถึงแหล่งข้อมูลและข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญ จุดเริ่มต้นที่ดีคือการแชร์หลักเกณฑ์เกี่ยวกับแบรนด์ น้ำเสียงของเอกสาร แคมเปญก่อนหน้า และเนื้อหาอื่นๆ ที่คุณมีซึ่งจะเป็นประโยชน์

ขึ้นอยู่กับนโยบายความเป็นส่วนตัว ให้ข้อมูลมากที่สุดเท่าที่เป็นไปได้แก่เอเจนซี่ รวมถึงตัวชี้วัดประสิทธิภาพและข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับลูกค้า เนื่องจากจะช่วยแจ้งกลยุทธ์และสนับสนุนเป้าหมายของคุณ ข้อมูลการดูแลประตูไม่มีประโยชน์เพราะจะขัดขวางความสำเร็จของคุณ

#4 จัดเตรียมเครื่องมือในการทำงานร่วมกันสำหรับทุกคน

การทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพต้องใช้เครื่องมือที่เหมาะสม ใช้แพลตฟอร์มดิจิทัลเพื่อส่งเสริมความร่วมมือที่ราบรื่นระหว่างทีมของคุณและเอเจนซี่ แพลตฟอร์มอย่าง Trello หรือ monday.com สามารถช่วยทั้งสองทีมมอบหมายงานและจัดการกำหนดเวลาได้

ใช้เครื่องมือเช่น Google Drive หรือ Dropbox เพื่อแชร์ไฟล์ เนื้อหา และเอกสารสำคัญได้อย่างง่ายดาย และหากคุณจัดเซสชันการทำงานร่วมกันบ่อยๆ ให้ใช้เครื่องมือแก้ไขแบบเรียลไทม์ เช่น Miro หรือ Figma เพื่อวางแผนและแชร์แนวคิด

ที่ Semetrical เรามีความยืดหยุ่นและใช้เครื่องมือที่เหมาะกับลูกค้าของเรามากที่สุด รายการโปรดบางส่วนของเรา ได้แก่ Google Drive สำหรับการแชร์เอกสารและคำแนะนำสำหรับการทำงานร่วมกันอย่างง่ายดาย และ Slack สำหรับการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที นอกจากนี้เรายังจัดการประชุมกับลูกค้าของเราเป็นประจำ ไม่ว่าจะผ่านทาง Google Meets หรือทีม หรือแม้กระทั่งแบบเห็นหน้ากันหากนั่นคือสิ่งที่ลูกค้าของเราต้องการ

#5 กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ

เพื่อให้เอเจนซี่ทำงานร่วมกับทีมภายในของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทุกคนต้องรู้ว่าใครรับผิดชอบอะไร ความชัดเจนในที่นี้จะช่วยป้องกันการสื่อสารที่ผิดพลาดและรับประกันความรับผิดชอบ คุณไม่ต้องการให้ใครเหยียบเท้าของคนอื่น

ขั้นแรก กำหนดว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบด้านต่างๆ ของโครงการ ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงความซ้ำซ้อนของความพยายามและความสับสน ส่งเสริมให้ทั้งสองทีมให้ข้อมูลและตัดสินใจร่วมกัน อย่างไรก็ตาม เรายังขอแนะนำให้คุณเชื่อถือความเชี่ยวชาญของเอเจนซีด้วย แม้ว่าทีมภายในของคุณอาจมีส่วนร่วมอย่างมาก แต่สิ่งสำคัญคือต้องให้พื้นที่แก่เอเจนซี่ในการสนับสนุนความเชี่ยวชาญและนำแนวคิดใหม่ๆ มาสู่โต๊ะ ท้ายที่สุดนั่นคือสิ่งที่คุณจ้างพวกเขา!

#6 ส่งเสริมการตอบรับแบบวนซ้ำ

คำติชมเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการปรับปรุงกระบวนการและผลลัพธ์ การสร้างวงจรตอบรับช่วยให้แน่ใจว่าความร่วมมือจะพัฒนาและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ปัญหาที่อาจชัดเจนสำหรับคุณอาจไม่เกี่ยวกับเอเจนซี่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขารู้ว่ามีอะไรเกิดขึ้นเพื่อให้สามารถปรับปรุงบริการให้ได้มาตรฐานที่คุณต้องการ

กำหนดเวลาการตรวจสอบเป็นระยะเพื่อหารือเกี่ยวกับสิ่งที่ทำงานได้ดีและด้านที่ต้องปรับปรุง ซึ่งอาจรวมถึงเหตุการณ์สำคัญของโครงการและการทำงานร่วมกันโดยรวม พยายามส่งเสริมวัฒนธรรมที่ทั้งเอเจนซี่และทีมงานภายในรู้สึกสบายใจที่จะให้ข้อเสนอแนะที่ตรงไปตรงมา เนื่องจากนี่เป็นวิธีเดียวที่จะปรับปรุงต่อไป

#7 ปรับเป้าหมายและ KPI ให้ตรงกัน

เอเจนซี่สามารถเป็นส่วนขยายของทีมของคุณได้หากทั้งสองฝ่ายทำงานเพื่อเป้าหมายเดียวกัน จัดวัตถุประสงค์ของคุณเพื่อสร้างทิศทางที่เป็นเอกภาพ การกำหนด KPI ที่ใช้ร่วมกันเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าทั้งสองฝ่ายรับผิดชอบต่อความสำเร็จของโครงการ

เฉลิมฉลองเหตุการณ์สำคัญและรับทราบความสำเร็จร่วมกับเอเจนซี่ของคุณ เนื่องจากสิ่งนี้จะสร้างแรงจูงใจรอบด้านและกระตุ้นให้มีงานดีๆ เกิดขึ้นต่อไป

เมื่อทำถูกต้อง การทำงานร่วมกับเอเจนซี่สามารถสร้างมูลค่ามหาศาลให้กับธุรกิจของคุณได้โดยการมอบมุมมองใหม่ๆ ทักษะเฉพาะทาง และทรัพยากรที่ปรับขนาดได้ การปฏิบัติต่อเอเจนซี่เสมือนเป็นส่วนขยายของทีมภายในองค์กร ส่งเสริมการสื่อสารแบบเปิด การบรรลุเป้าหมาย และแบ่งปันทรัพยากร จะทำให้คุณมั่นใจได้ว่าการเป็นหุ้นส่วนที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพจะเป็นประโยชน์ต่อทั้งสองฝ่าย

พร้อมที่จะขยายทีมภายในของคุณเองแล้วหรือยัง? ทีมผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดของเรารู้สึกตื่นเต้นที่จะช่วยให้คุณตระหนักถึงความทะเยอทะยานทางดิจิทัลของคุณ เราชอบที่จะได้ยินจากคุณ!