ส่วนของใบแจ้งหนี้: สิ่งที่ต้องมีในใบแจ้งหนี้

เมื่อคุณเริ่มสร้างใบแจ้งหนี้ครั้งแรก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากใบแจ้งหนี้จำนวนมากจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับงานที่คุณทำ ข้อกำหนดของคุณและลูกค้าของคุณ และว่าคุณกำลังสร้างใบแจ้งหนี้ที่รวมบัญชีหรือไม่ อย่างไรก็ตาม มีองค์ประกอบสำคัญหลายประการที่คุณต้องรวมไว้ในใบแจ้งหนี้ทุกใบ สำหรับทั้งใบแจ้งหนี้เฉพาะกิจและใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำ

คุณสามารถมองว่าสิ่งเหล่านี้เป็น 'พื้นฐาน' ของใบแจ้งหนี้ของคุณ ซึ่งเป็นข้อมูลที่สำคัญที่สุดสำหรับทั้งคุณและผู้รับ เมื่อคุณรวมสิ่งเหล่านี้ไว้ในใบแจ้งหนี้ที่ออกทุกฉบับ คุณจะมีเทมเพลตที่ดีในการสร้าง

ในบทความนี้ เราจะแสดงองค์ประกอบหลักแปดประการที่คุณต้องแสดงบนใบแจ้งหนี้ทุกใบ นอกจากนี้ เราจะพูดถึงวิธีที่คุณสามารถทำให้กระบวนการชำระเงินทั้งหมดง่ายขึ้นโดยใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ เช่น Hiveage มาเริ่มกันเลย!

8 ส่วนสำคัญของใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดของคุณต้องมี

แน่นอน ใบแจ้งหนี้ของคุณมักจะมีองค์ประกอบทุกอย่างที่ลูกค้าของคุณกำหนด และบางครั้งสิ่งนี้ก็ถูกกำหนดโดยกฎหมายและข้อบังคับทางภูมิศาสตร์หรือรัฐบาลเฉพาะ อย่างไรก็ตาม องค์ประกอบแรกของเรามีพื้นฐานที่มั่นคงในสามัญสำนึก

1. ทำเครื่องหมายในใบแจ้งหนี้ของคุณให้ชัดเจน

รายการแรกนี้เป็นเรื่องง่าย นี่หมายถึงการรวมคำว่า "ใบแจ้งหนี้" ไว้ในใบแจ้งหนี้ของคุณ แม้ว่าสิ่งนี้อาจดูเหมือนชัดเจน แต่จริงๆ แล้วสิ่งสำคัญคือต้องทำให้จุดประสงค์ชัดเจน ตัวอย่างเช่น การทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้ของคุณให้ชัดเจนจะช่วยหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่ผู้คนอาจสับสนในการรับ ใบแจ้งยอด หรือการประมาณการ

ขณะที่คุณอ่านองค์ประกอบเหล่านี้ จำไว้ว่าเป้าหมายหลักของคุณควรได้รับการชำระเงินโดยเร็วที่สุดเมื่อมีการออกใบแจ้งหนี้ ดังนั้น คุณมักจะสังเกตเห็นว่าเทมเพลตของคุณจะต้องมีการปรับเปลี่ยนในทางใดทางหนึ่ง หากเวลาในการชำระเงินนานเกินไป

2. เพิ่มหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำ

หมายเลขรหัสใบแจ้งหนี้ หรือเพียงแค่หมายเลขใบแจ้งหนี้ เป็นสตริงเฉพาะที่ระบุใบแจ้งหนี้เฉพาะ ซึ่งมักจะมีรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้า รวมทั้งคำนำหน้าและชุดตัวเลข รหัสใบแจ้งหนี้มักเกี่ยวข้องกับการเรียกเก็บเงินแบบเป็นงวด

อย่างไรก็ตาม สิ่งเหล่านี้ยังคงมีความสำคัญอย่างยิ่งที่จะรวมไว้ แม้แต่ในใบแจ้งหนี้แบบครั้งเดียวสำหรับบันทึกของคุณเองและของลูกค้าของคุณ ด้วยการกำหนดตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันให้กับใบแจ้งหนี้แต่ละใบ คุณสามารถอ้างถึงใบแจ้งหนี้ก่อนหน้าได้อย่างง่ายดาย และทำให้ง่ายต่อการติดตามงานที่คุณทำกับลูกค้าหลายราย

3. รวมจำนวนเงินต้นทุนที่ถูกต้อง

โดยปกติ คุณต้องบอกลูกค้าของคุณว่าพวกเขาต้องจ่ายอะไร อย่างไรก็ตาม นอกเหนือจากยอดรวมแล้ว คุณควรแบ่งค่าใช้จ่ายออกเป็นจำนวนสำหรับแต่ละด้านของงานที่คุณทำ

ตัวอย่างเช่น หากคุณออกแบบทั้งเว็บไซต์และโลโก้สำหรับลูกค้า คุณควรสรุปค่าใช้จ่ายแต่ละงาน วิธีนี้จะช่วยให้พวกเขาเข้าใจได้ชัดเจนขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาจ่ายไปและวิธีคำนวณตัวเลขสุดท้าย

4. ทำให้เงื่อนไขการชำระเงินชัดเจน

นอกเหนือจากการบอกพวกเขาว่าพวกเขาควรจ่ายอะไร คุณยังต้องทำให้ชัดเจน ว่า พวกเขาควรทำอย่างไร คุณสามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อแจ้งให้ทราบว่าอนุญาตให้ชำระเงินบางส่วนหรือไม่ วิธีการชำระเงินที่คุณใช้ในการเรียกเก็บเงิน และเมื่อใดที่คุณต้องการให้พวกเขาชำระเงิน (เช่น วันครบกำหนด)

ความชัดเจนในขั้นตอนนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงที่เกิดจากความไม่แน่นอนหรือการชำระเงินล่าช้า ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว ยิ่งการชำระใบแจ้งหนี้ง่ายเท่าไหร่ คุณก็จะได้รับเงินเร็วขึ้นเท่านั้น

5. รายละเอียดการชำระเงินซัพพลาย

แน่นอน คุณต้องให้รายละเอียดที่ลูกค้าต้องการเพื่อชำระเงินให้เสร็จสิ้น ตัวอย่างเช่น ข้อมูลนี้อาจรวมถึงรายละเอียดบัญชีและรหัสการจัดเรียง หรือที่อยู่ PayPal ของคุณ

เช่นเคย การให้ข้อมูลและรายละเอียดทั้งหมดในขั้นตอนนี้จะทำให้ลูกค้าของคุณชำระเงินเสร็จตรงเวลาได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้มั่นใจว่าการชำระเงินแต่ละครั้งจะเสร็จสมบูรณ์ตามความต้องการของคุณ

6. รวมวันที่ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในใบแจ้งหนี้การขายของคุณ

ใบแจ้งหนี้ของคุณต้องมีข้อมูลวันที่ที่ถูกต้องด้วย ซึ่งรวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

• วันที่จัดหา: เมื่อคุณส่งมอบบริการหรือผลิตภัณฑ์ให้กับลูกค้า
• วันที่ใน ใบแจ้งหนี้: เมื่อคุณส่งใบแจ้งหนี้
• วันที่ครบกำหนดชำระเงิน: กำหนดเวลาชำระใบแจ้งหนี้

เป็นเรื่องปกติที่คุณจะต้องระบุวันที่ที่เกี่ยวข้องให้ชัดเจนโดยสมบูรณ์ เพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด

7. รวมข้อมูลสรุปของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ออกใบแจ้งหนี้

คุณควรใส่คำอธิบายว่าใบแจ้งหนี้มีไว้เพื่ออะไร จุดประสงค์ของการดำเนินการนี้คือเพื่อสรุปให้ชัดเจนว่าผลิตภัณฑ์หรือบริการใดที่คุณมอบให้กับลูกค้า

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีความเฉพาะเจาะจงมากที่สุดที่นี่ เนื่องจากจะช่วยให้ผู้ที่รับผิดชอบในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ทราบว่าพวกเขากำลังจ่ายเงินเพื่ออะไร หลีกเลี่ยงความคิดเห็นที่คลุมเครือ เช่น “ให้บริการที่หลากหลาย” และเน้นที่สิ่งที่ส่งมอบจริง

8. ให้ข้อมูลส่วนบุคคลสำหรับคุณและลูกค้าของคุณ

สุดท้าย คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เพิ่มข้อมูลส่วนบุคคลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเกี่ยวกับทั้งคุณและลูกค้าของคุณ สำหรับคุณ ข้อมูลนี้รวมถึงชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลติดต่อของคุณเป็นอย่างน้อย เมื่อพูดถึงลูกค้า อย่างน้อยคุณควรระบุชื่อบริษัทและที่อยู่ของลูกค้า

คุณสามารถเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมได้เช่นกันตามความเหมาะสม เช่น หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี อย่างไรก็ตาม หลีกเลี่ยงการเพิ่มสารตัวเติมที่ไม่สำคัญ เนื่องจากอาจทำให้อ่านใบแจ้งหนี้ได้ยาก

วิธีสร้างและจัดการใบแจ้งหนี้อย่างมืออาชีพ

แม้ว่าจะมีบางสิ่งที่คุณต้องพิจารณา แต่การสร้างเทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่ใช้งานได้ก็ไม่ใช่เรื่องยาก เพื่อให้ชีวิตง่ายขึ้นสำหรับตัวคุณเอง คุณควรพิจารณาใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะ เช่น Hiveage เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

ด้วยสิ่งนี้ คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพได้อย่างง่ายดายโดยใช้เทมเพลต ซึ่งช่วยให้มั่นใจว่าข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดจะถูกรวมไว้ทุกครั้ง คุณยังสามารถใช้ตัวเลือกนี้เพื่อส่งใบเสร็จและการแจ้งเตือนจากอินเทอร์เฟซเดียวกัน ทำให้ทุกอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อยในที่เดียว

ท้ายที่สุด วิธีนี้จะช่วยให้คุณสร้างใบแจ้งหนี้ที่สม่ำเสมอและครอบคลุม และปรับปรุงกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ของคุณ วิธีนี้จะช่วยคุณประหยัดเวลา เนื่องจากคุณสามารถติดตามใบแจ้งหนี้ที่คุณส่งและกำลังรอการชำระเงินได้อย่างง่ายดาย ในขณะที่ลูกค้าของคุณจะได้รับใบแจ้งหนี้ที่ใช้งานได้จริงซึ่งมีข้อมูลทั้งหมดที่พวกเขาต้องจ่ายในทันที

บทสรุป

การสร้างใบแจ้งหนี้อาจเป็นงานที่น่ากลัวหากคุณมีประสบการณ์ที่จำกัดในด้านนี้ แต่ไม่จำเป็นต้องเป็นเช่นนั้น ด้วยการทำความเข้าใจกายวิภาคหลักของใบแจ้งหนี้และรู้ว่าข้อกำหนดขั้นต่ำสุดคืออะไร คุณสามารถสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ที่ใช้งานได้

ในบทความนี้ เราได้สรุปองค์ประกอบที่ต้องมีในใบแจ้งหนี้ สิ่งเหล่านี้รวมถึงการติดฉลากใบแจ้งหนี้ของคุณอย่างชัดเจน รวมถึงรายละเอียดของทั้งลูกค้าและตัวคุณเอง สรุปบริการจริงที่คุณให้ ค่าใช้จ่ายทั้งหมด และอื่นๆ

คุณมีคำถามใด ๆ เกี่ยวกับวิธีการสร้างใบแจ้งหนี้หรือไม่? แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง!