6 ระบบจัดการเอกสารที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กในปี 2566

6 ระบบจัดการเอกสารที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กปี 2023

1. 

   Connectteam — ระบบจัดการเอกสารบนคลาวด์แบบครบวงจรที่ดีที่สุด

   มีจำหน่ายวันที่

   • เว็บ
   • iOS
   • แอนดรอยด์

   

   Connectteam เป็นแพลตฟอร์มที่ใช้ง่ายที่สุดในการรวบรวม จัดการ และจัดระเบียบเอกสารของคุณในที่เก็บข้อมูลส่วนกลาง ได้รับการจัดอันดับให้เป็นโซลูชันแบบ all-in-one ชั้นนำสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง Connecteam นั้นยอดเยี่ยมสำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคลและการเริ่มต้นใช้งานและการประมวลผล ช่วยให้พนักงานอัปโหลดเอกสารที่จำเป็นและจัดการไฟล์ส่วนตัวได้อย่างปลอดภัยในที่เดียว ซึ่งช่วยลดเวลาเริ่มต้นใช้งานและทำให้พนักงานทำงานได้เร็วขึ้น — ทำให้มีเวลาเหลือสำหรับงานสำคัญอื่นๆ

   การหมดอายุและการแจ้งเตือน

   คุณสามารถตั้งค่าการหมดอายุของเอกสารด้วยการแจ้งเตือนอัตโนมัติเพื่อให้แน่ใจว่าบันทึกพนักงานของคุณเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนเพื่อแจ้งให้คุณทราบเมื่อเอกสารการปฏิบัติตามข้อกำหนด สิทธิ์การใช้งาน หรือใบรับรองของพนักงานกำลังจะหมดอายุ เพื่อให้คุณสามารถอัปเดตบันทึกของคุณได้

   กำจัดไซโลข้อมูล

   เนื่องจากคุณสามารถเข้าถึงเอกสารทั้งหมดของคุณได้ในแอปเดียว คุณจึงสามารถกำจัดไซโลข้อมูลและช่องทางการจัดการเอกสารได้ ไม่จำเป็นต้องใช้อีเมล, Google ไดรฟ์ หรือ Dropbox เพื่อติดตามสิ่งต่างๆ และกังวลว่าข้อมูลจะเก็บไว้ที่ใด

   การจัดการการเข้าถึงที่มีประสิทธิภาพ

   คุณสามารถดึงเอกสารใดๆ ที่คุณเก็บไว้ ให้สิทธิ์แก่ผู้ใช้ และจำกัดข้อมูลเฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตได้ทันที สิ่งนี้ทำให้การแบ่งปันเอกสารกับ สมาชิกในทีม เป็นเรื่องง่าย ในขณะเดียวกันก็มั่นใจได้ว่าเฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้

   ศูนย์ความรู้

   คุณยังสามารถใช้ Connectteam เพื่อสร้าง ศูนย์ความรู้ที่ครอบคลุม สำหรับทีมภายใน โดยเพิ่มไฟล์ได้มากเท่าที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจัดเก็บข้อมูลการเริ่มงาน เอกสารการฝึกอบรม คู่มือบริษัท นโยบาย และคำถามที่พบบ่อยในพื้นที่ที่ตั้งค่าไว้สำหรับพนักงานใหม่ นอกจากนี้ยังทำให้การเปลี่ยนแปลงทั่วโลกทำได้ง่าย ทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลล่าสุดได้

   แชร์เอกสารในแชท กลุ่ม หรือโดยตรงได้อย่างง่ายดาย

   ทีมสามารถแชร์เอกสารใน การแชทเป็นทีม โดยตรงกับสมาชิกในทีมคนอื่นๆ หรือมอบหมายเอกสารให้กับกลุ่ม Connectteam ทำงานได้ดีเป็นพิเศษสำหรับ “พนักงานที่ไม่มีโต๊ะ” ซึ่งไม่สามารถเข้าถึงคอมพิวเตอร์ในสำนักงานหรืออีเมลของบริษัทได้เป็นประจำ

   คุณสมบัติที่สำคัญ

   • รวบรวม จัดเก็บ และจัดระเบียบเอกสาร

   • ทีมจัดการเอกสารที่แข็งแกร่ง

   • แบบฟอร์มดิจิทัลและรายการตรวจสอบ

   • การจัดการงาน

   • ฟังก์ชันศูนย์ความรู้

   • การฝึกอบรมพนักงาน

   ข้อดี

   • ใช้งานง่ายด้วยเครื่องมือที่ใช้งานง่าย

   • ใช้พื้นที่จัดเก็บน้อยที่สุด

   • ทางเลือกราคาย่อมเยาสำหรับโซลูชัน DMS อื่นๆ

   • การสนับสนุนลูกค้าที่ยอดเยี่ยม

   ข้อเสีย

   • ไม่รองรับการทำงานร่วมกันของเอกสารในขณะนี้

   ราคา

   เริ่มต้น เพียง $29/เดือน สำหรับผู้ใช้ 30 คนแรก ทดลองใช้ ฟรี14 วัน แผนใช้งานฟรี

   ทดลองใช้ฟรี 14 วัน ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต

   เริ่มการทดลองใช้ฟรีของคุณ
2. 

   Zoho Docs — เหมาะสำหรับการสร้างและแก้ไขไฟล์

   มีจำหน่ายวันที่

   • เว็บ
   • iOS
   • แอนดรอยด์

   

   Zoho WorkDrive เป็นอีกหนึ่งซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารทางเลือกที่นอกเหนือไปจากการสร้างและจัดเก็บเอกสารในพื้นที่เก็บข้อมูลส่วนกลาง มีพื้นที่ทำงานที่ใช้ร่วมกันที่ปลอดภัยซึ่งเรียบง่ายและใช้งานง่าย นอกจากนี้ยังรวบรวมอีเมล แชท การโทร และการจัดการงานไว้ในพื้นที่เดียวกัน

   Zoho ยุติโครงการการจัดการเอกสารแบบสแตนด์อโลน Zoho Docs ในช่วงต้นปี 2023 แต่นำคุณสมบัติดังกล่าวไปใช้กับ Zoho WorkDrive ประกอบด้วยเครื่องมือการทำงานร่วมกันในตัวทั้งหมดจาก Zoho Docs ทำให้ผู้ใช้สามารถ เชื่อมต่อ สื่อสาร ตรวจสอบ แสดงความคิดเห็น หรือแก้ไขไฟล์แบบเรียลไทม์ ซอฟต์แวร์ยังช่วยอำนวยความสะดวกในการมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมหรือกลุ่มเฉพาะ

   เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Zoho Docs

   คุณสมบัติที่สำคัญ

   • การจัดประเภทเอกสาร
   • ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
   • การควบคุมเวอร์ชัน
   • เส้นทางการตรวจสอบ

   ข้อดี

   • พื้นที่ทำงานที่ปลอดภัยและใช้ร่วมกันสำหรับการทำงานร่วมกันและการสื่อสารในทีม
   • ตอบสนองรวดเร็วและใช้งานง่าย

   ข้อเสีย

   • การค้นหาไฟล์อาจเป็นเรื่องยากหากคุณไม่ทราบว่าจัดเก็บไว้ที่ไหน
   • ไม่มีการรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัย (2FA) ในตัวเลือกระดับเริ่มต้นและระดับกลาง

   ราคา

   เริ่มต้นที่ $5/ผู้ใช้/เดือน ทดลองใช้: ใช่ แผนฟรี: ใช่

3. 

   กล่อง — ดีสำหรับการจัดเก็บและแบ่งปันไฟล์ที่มีประสิทธิภาพ

   มีจำหน่ายวันที่

   • เว็บ
   • iOS
   • แอนดรอยด์
   • หน้าต่าง
   • แม็ค

   

   Box for Business ช่วยให้คุณอัปโหลดและแชร์เอกสารทั่วทั้งองค์กรได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถโฮสต์ไฟล์ส่วนตัวและส่งลิงก์โดยตรงหรือดาวน์โหลดเนื้อหาก่อนส่ง Box for Business ยังให้คุณปรับแต่งลิงก์เพื่อให้สิทธิ์ในการดูหรือแก้ไข และสร้างลิงก์ที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน ลิงก์สามารถรวม URL ที่กำหนดเองและตั้งค่าให้หมดอายุโดยอัตโนมัติหลังจากช่วงเวลาหนึ่ง และอนุญาตหรือบล็อกการดาวน์โหลดเอกสาร

   ผู้ใช้สามารถเริ่มต้นใช้งานได้อย่างรวดเร็วด้วยอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายสำหรับการจัดเก็บไฟล์ อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้บางคนพบว่าการอนุญาตและการตั้งค่าผู้ดูแลระบบนั้นค่อนข้างท้าทาย

   คุณยังสามารถแก้ไขแบบออฟไลน์ได้ เอกสารที่ซิงค์จะอัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อออนไลน์ อย่างไรก็ตามมีเวลาล่าช้าเล็กน้อย ผู้ใช้ภายนอก เช่น ไคลเอ็นต์และลูกค้าจะได้รับสิทธิ์แบบอ่านอย่างเดียวเท่านั้น และไม่สามารถแก้ไขเอกสารได้ ซึ่งอาจทำให้การทำงานร่วมกันซับซ้อนขึ้น

   เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับบ็อกซ์

   คุณสมบัติที่สำคัญ

   • ฟังก์ชั่นการลากและวาง
   • เทมเพลตที่ปรับแต่งได้
   • การจัดการเวิร์กโฟลว์
   • การเก็บถาวรและการเก็บรักษา

   ข้อดี

   • พื้นที่เก็บข้อมูลไม่จำกัด
   • การทำงานอัตโนมัติ เช่น การแจ้งเตือนและการอนุมัติ

   ข้อเสีย

   • ไม่รองรับการรู้จำอักขระด้วยแสง
   • การค้นหาเอกสารอาจเป็นเรื่องยากเว้นแต่คุณจะทราบตำแหน่งที่ตั้ง

   ราคา

   เริ่มต้นที่ $20/ผู้ใช้/เดือน ทดลองใช้: ใช่ — แผนฟรี 14 วัน : ไม่

4. 

   Microsoft Sharepoint — เหมาะสำหรับผู้ใช้ Microsoft 365 สำหรับสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกัน

   มีจำหน่ายวันที่

   • เว็บ
   • iOS
   • แอนดรอยด์

   

   Microsoft SharePoint ทำงานเป็นผลิตภัณฑ์แบบสแตนด์อโลนหรือเป็นส่วนหนึ่งของการสมัครใช้งาน Microsoft 365 ของคุณ มีการทำงานร่วมกันของเนื้อหาและความสามารถในการค้นหาขั้นสูง ผู้ใช้บางคนพบว่ามันซับซ้อนและนำทางได้ยาก อย่างไรก็ตาม หากคุณมีความรอบรู้ใน Microsoft 365 ก็น่าจะไม่ใช่ช่วงการเรียนรู้มากนัก นอกจากพื้นที่จัดเก็บเอกสารแล้ว ยังช่วยให้ผู้ใช้สร้างไซต์อินทราเน็ตสำหรับการแบ่งปันข้อมูล การจัดตารางงาน และการติดต่อ

   เนื่องจาก SharePoint สร้างขึ้นใน Microsoft 365 จึงเป็นตัวเลือกยอดนิยมสำหรับธุรกิจจำนวนมาก SharePoint ช่วยให้คุณสามารถจัดการเอกสาร ตั้งค่าระดับความปลอดภัยและสิทธิ์ และรวมเข้ากับเครื่องมือสแกนและจับภาพ นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้ใช้ป้อนและจัดการข้อมูลเมตาของเอกสาร

   การตั้งค่าและการบำรุงรักษาอาจใช้เวลานาน — ในขณะที่มีฟังก์ชันบางอย่างที่พร้อมใช้งานแล้ว คุณลักษณะบางอย่างอาจต้องใช้ผู้ใช้หรือนักพัฒนาที่มีประสบการณ์ในการสร้าง อย่างไรก็ตาม สำหรับพื้นฐานการจัดการเอกสารนั้นเหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

   เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Microsoft Sharepoint

   คุณสมบัติที่สำคัญ

   • เครื่องมือการทำงานร่วมกัน
   • การจัดการเวิร์กโฟลว์
   • แสดงความคิดเห็นและบันทึก
   • ผสานรวมกับ Microsoft 365

   ข้อดี

   • เทมเพลตที่ปรับแต่งได้
   • สามารถสร้างไซต์อินทราเน็ตแบบกำหนดเองได้

   ข้อเสีย

   • ไม่รองรับการควบคุมเวอร์ชันหรือเส้นทางการตรวจสอบ
   • ไม่รองรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

   ราคา

   เริ่มต้นที่ $4.59/ผู้ใช้/เดือน ทดลองใช้: ไม่มี แผนฟรี: ไม่

5. 

   SmartVault — เหมาะสำหรับจัดเก็บและแชร์เอกสาร

   มีจำหน่ายวันที่

   • เว็บ
   • iOS
   • แอนดรอยด์
   • หน้าต่าง

   

   SmartVault ได้รับการออกแบบมาสำหรับการจัดการและจัดเก็บเอกสารบนคลาวด์ที่ปลอดภัย โดยเน้นการปฏิบัติตามข้อกำหนดและเวิร์กโฟลว์ เป็นการดีสำหรับการแบ่งปันเอกสารกับลูกค้า รวมถึงการสร้างพอร์ทัลไคลเอนต์ที่มีตราสินค้า แม้ว่าคุณจะแก้ไขเอกสารใน SmartVault ไม่ได้ แต่คุณก็ปรับปรุงกระบวนการโดยใช้เทมเพลตมาตรฐานได้

   SmartVault นำเสนอ "ความปลอดภัยระดับธนาคาร" เพื่อปกป้องเอกสารในระดับที่สูงกว่าแอประบบคลาวด์ระดับผู้บริโภค แม้ว่าจะอนุญาตให้มีปฏิสัมพันธ์กับลูกค้า แต่ลูกค้าต้องมีบัญชีเพื่อเข้าถึงเอกสารใดๆ บนแพลตฟอร์ม

   เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ SmartVault

   คุณสมบัติที่สำคัญ

   • การจัดการเอกสารที่เข้ารหัส
   • เครื่องมือการทำงานร่วมกัน
   • ฟังก์ชั่นการลากและวาง
   • เครื่องมือการจัดการเวิร์กโฟลว์

   ข้อดี

   • การควบคุมการเข้าถึงและการอนุญาตที่แข็งแกร่ง
   • เส้นทางการตรวจสอบอัตโนมัติ

   ข้อเสีย

   • ไม่สามารถแก้ไขเอกสารใน SmartVault
   • ไม่รองรับการซิงค์เอกสารตามเวลาจริง

   ราคา

   เริ่มต้นที่ $20/เดือน ต่อผู้ใช้ ขั้นต่ำ 5 คน ทดลองใช้: ใช่ — แผนฟรี 14 วัน : ไม่

6. 

   Google ไดรฟ์ — เหมาะสำหรับการจัดเก็บไฟล์และการทำงานร่วมกัน

   มีจำหน่ายวันที่

   • เว็บ
   • iOS
   • แอนดรอยด์

   

   Google ไดรฟ์ให้การเข้าถึงไฟล์แบบเข้ารหัสและทำงานร่วมกับ Google Suite ได้อย่างราบรื่น รวมถึง Google เอกสาร, Google ชีต และ Google สไลด์ ช่วยให้คุณทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์กับสมาชิกในทีม ทำงานได้ดีสำหรับ การจัดเก็บไฟล์ พื้นฐาน และเป็นไฟล์เก็บถาวรส่วนกลาง แต่ไม่มีระบบการจัดการไฟล์และการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพซึ่งธุรกิจบางแห่งต้องการ ตัวอย่างเช่น ไม่มีการสนับสนุน การปฏิบัติ ตามข้อกำหนด การควบคุมเวอร์ชันขั้นสูง หรือเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม มันเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับการจัดการเอกสารขั้นพื้นฐานและการมีศูนย์กลางสำหรับการทำงานร่วมกันสำหรับไฟล์ต่างๆ

   Google ไดรฟ์ยังทำงานร่วมกับไฟล์ Microsoft Office คุณจึงสามารถอัปโหลดและแก้ไขเอกสาร Word, Excel หรือ PowerPoint ทางออนไลน์ได้โดยไม่ต้องแปลง

   เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Google ไดรฟ์

   คุณสมบัติที่สำคัญ

   • ลากและวางอินเทอร์เฟซ
   • ความสามารถในการค้นหาและกรองข้อมูล
   • เครื่องมือการทำงานร่วมกันและการติดตาม
   • การควบคุมเวอร์ชัน

   ข้อดี

   • สะดวกในการใช้
   • ยังให้การเข้าถึงเอกสารแบบออฟไลน์

   ข้อเสีย

   • ไม่รองรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
   • ไม่รองรับการจัดการเวิร์กโฟลว์

   ราคา

   ฟรีสำหรับการทดลองใช้ 15GB ครั้งแรก : ไม่มี แผนฟรี: ใช่