7 การใช้ Robotic Process Automation (RPA) สำหรับ SMB

กระบวนการอัตโนมัติของหุ่นยนต์หรือ RPA ได้เปลี่ยนจากจุดแข็งไปสู่จุดแข็งในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา

ตลาด RPA ทั่วโลกมีมูลค่า 271 ล้านดอลลาร์ในปี 2559 และในปี 2563 ตัวเลขดังกล่าวแตะ 2.5 พันล้านดอลลาร์ เพิ่มขึ้นมหาศาลตามเมตริกใดๆ

โพสต์ที่เกี่ยวข้อง: บันทึกการลงทุนใน RPA: ทำไมจึงสำคัญ

ตัวเลขเหล่านี้ได้รับการแก้ไขอย่างต่อเนื่อง โดยการนำ RPA ไปใช้อย่างรวดเร็วในกลุ่ม SMB นั้นเหนือความคาดหมายส่วนใหญ่ ตลาดไม่คาดว่าจะแตะระดับ 2.5 พันล้านดอลลาร์จนถึงปี 2564

ส่วนใหญ่ได้รับแรงผลักดันจากการปรับใช้อย่างกว้างขวางที่เราเห็นในหมู่ SMB ที่เห็นต้นทุนสำหรับเทคโนโลยีระบบอัตโนมัติลดลงอย่างมากในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา

เมื่อรวมกับความต้องการที่เพิ่มขึ้นสำหรับองค์กรในการลงทุนในเทคโนโลยีใหม่ ๆ ที่จะปรับปรุงการดำเนินงานของพวกเขา ได้นำไปสู่การเพิ่มขึ้นของตลาดอย่างมาก

ในปี 2020 องค์กร 78% ในแบบสำรวจของ Deloitte ได้ใช้ RPA แล้ว และ 16% วางแผนที่จะทำเช่นนั้นในอีกสามปีข้างหน้า

แต่ธุรกิจสมัยใหม่ที่ใช้ระบบอัตโนมัติ RPA เพื่อให้บรรลุคืออะไร มีประโยชน์อะไรบ้างและเหตุใดธุรกิจสมัยใหม่จึงต้องการ

วันนี้ เราจะมาดูเจ็ดวิธีที่ SMB ใช้ RPA เพื่อปรับปรุงกระบวนการของพวกเขาเพื่อตอบคำถามนี้

1. บริการลูกค้า

ระบบอัตโนมัติ RPA เปลี่ยนวิธีที่ธุรกิจสามารถจัดการกับลูกค้าของตนได้ กล่าวคือทำให้การแก้ปัญหาตั๋วทำได้ง่ายและรวดเร็วขึ้นอย่างมาก

ตัวอย่างทั่วไปของสิ่งนี้คือการใช้ RPA สำหรับการโต้ตอบกับลูกค้าโดยอัตโนมัติ

90% ของพนักงานต้องแบกรับภาระงานเล็กๆ น้อยๆ ซึ่งสามารถทำงานอัตโนมัติได้อย่างง่ายดาย ซึ่งโดยพื้นฐานแล้วแปลว่าเสียเวลาและเงินเป็นจำนวนมาก

แทนที่จะให้พนักงานดำเนินการตามขั้นตอนที่เหมาะสมในการค้นหาข้อมูลสำหรับลูกค้าด้วยตนเอง ธุรกิจต่างๆ มักใช้ RPA เพื่อทำให้กระบวนการนี้เป็นแบบอัตโนมัติ

บริษัทต่างๆ ใช้ RPA เพื่อทำให้ทุกขั้นตอนของการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโปรไฟล์ของลูกค้าเป็นไปโดยอัตโนมัติ และรวมชุดข้อมูลที่จำเป็นเข้าด้วยกัน ทำให้ไม่จำเป็นต้องใช้พนักงานที่เป็นมนุษย์ในการสลับไปมาระหว่างแอปพลิเคชัน

RPA ของฝ่ายบริการลูกค้ากำลังดำเนินการอยู่

บริษัทแห่งหนึ่งได้รับข้อร้องเรียนมากมาย แต่จนถึงขณะนี้ ได้มีการจัดการกับพวกเขาด้วยตนเอง ทีละครั้ง กับตัวแทนที่เป็นมนุษย์

พวกเขาติดตั้งบอท RPA ซึ่งตั้งโปรแกรมให้จัดเรียงและประมวลผลข้อมูลที่รวบรวมจากการร้องเรียนเป็นหมวดหมู่ที่กำหนด

หากการร้องเรียนจัดอยู่ในหมวดหมู่ที่มีแนวทางการดำเนินการที่กำหนดไว้ล่วงหน้า บอทก็สามารถดำเนินการดังกล่าวได้

สิ่งเหล่านี้เป็นการกระทำทั้งหมดที่มนุษย์อาจกระทำได้ แต่ RPA ช่วยให้สามารถแก้ไขปัญหาได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

2. การประมวลผลใบแจ้งหนี้

กระบวนการทางการเงินมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการทำงานประจำวันของบริษัทใดๆ

ใบแจ้งหนี้สามารถดำเนินการได้ยาก เมื่อจัดการด้วยตนเอง ผู้คนสามารถคาดหวังที่จะจัดการกับรูปแบบไฟล์ที่แตกต่างกัน ไฟล์แนบอีเมลที่น่าอึดอัดที่ต้องจัดการ งานประจำเหล่านี้ใช้เวลาและพลังงานมาก

ในขณะที่องค์กรขนาดใหญ่ได้ทุ่มเงินหลายร้อยล้านดอลลาร์ไปกับกลยุทธ์ RPA และระบบอัตโนมัติมาหลายปีแล้ว แต่ SMB จำนวนมากต้องรออย่างอดทนเพื่อให้เทคโนโลยีกลายเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมและเป็นไปได้

บอท RPA แบบอัตโนมัติสามารถช่วยได้โดยการจดจำไฟล์และแยกข้อมูลจากไฟล์เหล่านี้โดยไม่ต้องอาศัยข้อมูลจากมนุษย์

การออกใบแจ้งหนี้ถือเป็นตัวเลือกสำคัญสำหรับระบบอัตโนมัติ นี่เป็นเพราะการออกใบแจ้งหนี้โดยธรรมชาติเป็นกระบวนการที่อิงตามกฎ เป็นเพียงการรายงานสถานการณ์ให้กับลูกค้า ซึ่งทำให้เป็นงานที่สมบูรณ์แบบสำหรับบอท RPA แบบไม่ต้องใส่ข้อมูล

ใบแจ้งหนี้ RPA ในการดำเนินการ

วิธีการทำงานคือบอทถูกตั้งโปรแกรมให้ตรวจสอบในโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่ง เมื่อไฟล์ใบแจ้งหนี้ถูกใส่ลงในโฟลเดอร์ บอทจะได้รับการแจ้งเตือน และดำเนินการอ่านและจัดทำเอกสารข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง และเผยแพร่ไปยังที่ที่ต้องการ

ซึ่งช่วยลดเวลาที่ลูกค้าต้องใช้อย่างมากในการรับข้อมูลที่ต้องการ และปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า นอกจากนี้ยังขจัดความจำเป็นสำหรับพนักงานที่จะใช้เวลาทั้งวันในการทำงานด้านการออกใบแจ้งหนี้ที่แสดงให้เห็นได้โดยอัตโนมัติ

3. เพิ่มผลผลิต

เมื่อคุณจ้างผู้เชี่ยวชาญที่เชี่ยวชาญในสาขาของตน และพวกเขาต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการป้อนข้อมูลหรือรวบรวมข้อมูล นั่นเป็นการเสียเงินและเวลาของพวกเขาไปเปล่าๆ

ข้อได้เปรียบหลักของระบบอัตโนมัติด้วย RPA คือ คุณกำลังจ้างพนักงานคนอื่นให้ทำงานนั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยราคาเพียงเล็กน้อย

บอทเหล่านี้ไม่ต้องหยุดพัก ไม่เคยทำผิดพลาด และทำงานตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันไม่เว้นวันหยุด

ผลกระทบที่มีต่อแรงงานมนุษย์นั้นมีมากมาย

โพสต์ที่เกี่ยวข้อง: อินโฟกราฟิก: 8 ประโยชน์ของการทำงานอัตโนมัติของกระบวนการหุ่นยนต์

อิสระใหม่จากงานที่ต้องทำด้วยตนเองและซ้ำซากจำเจ ตอนนี้พนักงานสามารถใช้เวลาทำงานที่ต้องการทักษะเฉพาะทางได้

ในแบบสำรวจของ Deloitte พวกเขาพบว่า 86% ของผู้ตอบแบบสอบถามเห็นด้วยว่า RPA ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานภายในสถานที่ทำงานของพวกเขา

นอกจากนี้ยังมีข้อได้เปรียบเพิ่มเติมในการทำให้พนักงานของคุณมีความสุขมากขึ้นและเพิ่มความพึงพอใจในงานของพวกเขา ไม่มีใครอยากใช้เวลาในการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีตัวเลือกระบบอัตโนมัติพร้อมใช้งาน

ในกรณีเหล่านี้ RPA จ่ายจริงสำหรับตัวเองโดยเอาค่าแรงในการจ่ายเงินให้พนักงานทำงานโดยอัตโนมัติ ในขณะเดียวกันก็ให้โอกาสคุณในการแจกจ่ายพนักงานคนนั้นและอนุญาตให้พวกเขาทำงานที่ต้องการมากขึ้น

4. การปฐมนิเทศพนักงาน

การเริ่มต้นใช้งานมักเต็มไปด้วยงานธุรการที่ต้องทำให้เสร็จ—มักจะเป็นเรื่องธรรมดาและซ้ำซากจำเจ

ระบบอัตโนมัติ RPA สามารถใช้เพื่อสร้างและส่งข้อเสนอโดยอัตโนมัติ และทริกเกอร์เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเมื่อสร้างบัญชีของพนักงาน

เจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่จะรู้ว่ากระดาษมีราคาแพงและสิ้นเปลือง

ผู้มีอำนาจตัดสินใจมีความกระตือรือร้นที่จะใช้ RPA ในองค์กรมากขึ้น โดยองค์กรขนาดใหญ่ถึง 40% นำซอฟต์แวร์ RPA บางประเภทมาใช้ในปีหน้า เพิ่มขึ้นจาก 10% ในปี 2561

นอกจากนี้ยังสามารถใช้ RPA เพื่อลดปริมาณงานเอกสารที่คุณดำเนินการ โดยมีระบบจับภาพอิเล็กทรอนิกส์ที่ขจัดความจำเป็นในการสร้างสำเนาเอกสารของเอกสารด้วยการรับและจัดการกับเอกสารเหล่านั้นแบบดิจิทัล

แน่นอน คุณจะยังทำให้ทีม HR ของคุณมีความสุขมากขึ้น และ ลดเวลาที่ใช้ในการเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานได้มากถึงสิบเท่า

5. เงินเดือน

พนักงาน HR ส่วนใหญ่เข้าใจดีว่าการประมวลผลเงินเดือนที่น่าเบื่อและใช้เวลานานเพียงใด

สามารถใช้บอทได้อย่างกว้างขวางเพื่อช่วยทีมบัญชีเงินเดือนของคุณโดยกำหนดมาตรฐานกระบวนการของคุณ

แทนที่จะคอยดูสเปรดชีตและเขียนเช็คด้วยมือ ให้หาระบบที่จัดการให้คุณ

บัญชีเงินเดือนอัตโนมัติสามารถออกแบบให้จ่ายเงินจำนวนมากได้ เช่น เงินเดือน ค่าล่วงเวลา ค่าคอมมิชชั่น โบนัส การเพิ่ม การหักค่าจ้าง และค่าใช้จ่าย

เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลของคุณจะได้รับบริการที่ดีขึ้นด้วยระบบอัตโนมัติเพื่อช่วยในการจัดการงานที่ต้องการ

โพสต์ที่เกี่ยวข้อง: RPA คืออะไร? คำแนะนำของคุณเกี่ยวกับกระบวนการอัตโนมัติของหุ่นยนต์

79% ของผู้ตอบแบบสำรวจ HR เกี่ยวกับเงินเดือนระบุว่าพวกเขาไม่คุ้นเคยกับ RPA หรือ RPA ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์ปัจจุบัน

การทำงานของ RPA เงินเดือน

RPA สามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์ที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินเดือนได้หลากหลาย

การจัดการการเข้างาน ซึ่งสามารถติดตามชั่วโมงการทำงานของพนักงานโดยอัตโนมัติและปรับรายได้ตามนั้นโดยไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลจากมนุษย์

คาดว่าบริษัทที่มีพนักงาน 50 คนจะสามารถประหยัดเงินได้อย่างน้อย 20,000 ดอลลาร์ต่อปีโดยการใช้ RPA สำหรับระบบเวลาและการเข้างาน

นอกจากนี้ คุณมีการจัดการบัญชีเงินเดือน การประมวลผล การหักเงิน และอื่นๆ แบบอัตโนมัติ

กระบวนการเหล่านี้จำนวนมากถือเป็นผลไม้ที่แขวนลอยต่ำ กล่าวคือ กระบวนการทั่วไปที่เป็นอัตโนมัติในเวิร์กโฟลว์ซึ่งสามารถแก้ไขได้ค่อนข้างง่าย และธุรกิจจะรับรู้ผลประโยชน์ได้อย่างรวดเร็ว

6. การจัดเก็บข้อมูล

ข้อมูลขนาดใหญ่เป็นส่วนสำคัญของธุรกิจสมัยใหม่

ปัจจุบัน SMB เป็นประธานดูแลข้อมูลมากกว่าที่เคย และปริมาณข้อมูลก็เพิ่มขึ้นอย่างทวีคูณ

ด้วยเหตุนี้ ความสามารถในการจัดเรียงข้อมูลบนภูเขาของคุณอย่างมีประสิทธิภาพจึงมีความสำคัญ

RPA มีค่ามากสำหรับองค์กร เนื่องจากสามารถกรองข้อมูลจำนวนมากอย่างไม่รู้จักเหน็ดเหนื่อย ไม่มีข้อผิดพลาด และตลอดเวลา

นี่คือจุดที่ระบบอัตโนมัติของ RPA ดีที่สุด—สามารถปรับปรุงกระบวนการที่ต้องใช้เวลานานกว่ามากในมนุษย์ และทำให้พวกเขาทำบางสิ่งที่ต้องการสัมผัสของมนุษย์ได้

ระบบอัตโนมัติเช่นนี้จะประสบความสำเร็จมากที่สุดในสถานการณ์ที่งานสามารถคาดการณ์ได้และต้องทำด้วยตนเอง เนื่องจากสามารถกำหนดบอทให้ทำงานง่ายๆ เพียงงานเดียวได้

เนื่องจากปริมาณข้อมูลภายใน SMB เพิ่มขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป ซึ่งจะส่งผลให้ธุรกิจต่างๆ จำเป็นต้องใช้วิธีการต่างๆ เช่น RPA ซึ่งจะช่วยจัดระเบียบการไหลเข้าของข้อมูลนี้และจัดเก็บไว้ในที่เก็บส่วนกลางได้อย่างรวดเร็วและไม่มีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดทั่วไป มนุษย์.

การกำกับดูแลข้อมูลเป็นความท้าทายหลักที่ธุรกิจต้องการแก้ปัญหา โดย 80% ของการวิเคราะห์ข้อมูลและผู้นำบิ๊กดาต้าในแบบสำรวจตอบว่าเป็นเรื่องสำคัญมากสำหรับพวกเขา

กรณีการใช้งานสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลนี้ยังมีประโยชน์สำหรับแผนกไอทีภายใน เนื่องจาก RPA สามารถช่วยในการปรับปรุงการตรวจสอบอุปกรณ์เครือข่าย

ตัวอย่างเช่น สำหรับธุรกิจที่มีผู้ปฏิบัติงานระยะไกลจำนวนมาก ซึ่งเป็นเรื่องปกติในปัจจุบันนี้ ระบบอัตโนมัติของกระบวนการจะดึงข้อมูลและจัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้อง และตั้งค่าสถานะข้อกังวลใดๆ ที่ฝ่ายไอทีควรทราบ

วิธีนี้ทำให้การแก้ไขปัญหาสำหรับอุปกรณ์นับสิบ หรือบางครั้งหลายร้อยเครื่อง เป็นงานที่ง่ายและมีประสิทธิภาพมากกว่าที่เคย การใช้ RPA ในโซลูชันการจัดการอุปกรณ์เคลื่อนที่ (MDM) สามารถช่วยได้มากในกรณีที่การประมวลผลแบบกลุ่มมีความจำเป็นสำหรับชุดข้อมูลขนาดใหญ่

7. การวิเคราะห์

การลบองค์ประกอบที่เป็นมนุษย์ออกจากการรวบรวมข้อมูลก็มีความสำคัญเช่นกันในการให้การวิเคราะห์ข้อมูลและข้อมูลเชิงลึกแก่คุณ

ปริมาณข้อมูลในธุรกิจมอบโอกาสที่ดีให้กับข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าสำหรับสิ่งที่สามารถปรับปรุงได้ภายในกระบวนการของคุณ

สำหรับผู้มีอำนาจตัดสินใจ ข้อมูลคุณภาพเป็นเครื่องมือสำคัญ น่าเสียดาย เนื่องจากความผิดพลาดของมนุษย์ ผู้นำธุรกิจเหล่านี้จึงสามารถจัดการกับข้อมูลที่มีคุณภาพต่ำได้

ด้วย RPA ไม่เพียงแต่พวกเขาสามารถผ่านข้อมูลจำนวนมากอย่างไม่รู้จักเหน็ดเหนื่อย แต่ยังสามารถตั้งโปรแกรมให้ระบุข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อมนุษย์ได้อีกด้วย

บอทเก่งในเรื่องนี้ และช่วยให้มั่นใจว่าข้อมูลที่คุณมีมีคุณภาพสูงและกำหนดโดยกฎที่คุณตั้งเอง ซึ่งหมายความว่าคุณจะได้รับเฉพาะสิ่งที่คุณต้องการเท่านั้น

ดังนั้น ตราบใดที่การสืบค้นข้อมูลชุดใหญ่ดำเนินไป RPA นั้นไม่มีใครเทียบได้ในการทำงานเหล่านี้

และนี่ไม่ใช่สิ่งเล็กน้อยเช่นกัน—บริษัทต่างๆ พึ่งพาข้อมูลมากกว่าที่เคยทำมา ไม่ว่าจะเป็นสำหรับการวิจัยตลาดหรือการประเมินประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน

ซื้อกลับบ้าน

• ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติ RPA มีการใช้งานที่หลากหลายสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง
• ตลาดสำหรับ RPA เพิ่มขึ้นอย่างมากในช่วงห้าปีที่ผ่านมา โดยได้แรงหนุนจากต้นทุนที่ถูกกว่า
• ประโยชน์ที่ได้รับมีหลายแง่มุม โดย RPA จะปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลโดยปรับปรุงงานที่ทำด้วยตนเองและใช้งานแรงงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

กระบวนการอัตโนมัติของหุ่นยนต์ช่วยให้บริษัทต่างๆ บรรลุและรักษาความได้เปรียบในการแข่งขันในอุตสาหกรรมของตน ด้วยการใช้ประโยชน์จากเครื่องมือที่มีอยู่ ซึ่งเพิ่มผลิตภาพพนักงานและลดต้นทุน บริษัทสามารถเพลิดเพลินกับความสามารถในการปฏิบัติงานที่สูงขึ้นในขณะที่มอบประสบการณ์ที่เหนือกว่าแก่ลูกค้า

RPA เป็นเพียงแง่มุมหนึ่งของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลซึ่งกำลังเปลี่ยนแปลงวิธีที่ธุรกิจขนาดเล็กดำเนินการในภูมิทัศน์ที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลาในปัจจุบัน หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการปรับปรุงองค์กรให้ทันสมัย ​​โปรดดูข้อเสนอ Robotic Process Automation