อธิบายเวิร์กโฟลว์เอกสารดิจิทัล

คำนิยามเวิร์กโฟลว์เอกสารดิจิทัล: ความหมายของการจัดการเอกสารและการแปลงเป็นดิจิทัล ส่วนใหญ่หมายถึงวิธีการและกระบวนการที่ใช้เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์เอกสารภายในธุรกิจที่พึ่งพาวิธีการทางดิจิทัลเท่านั้น โดยทั่วไปจะรวมเทคโนโลยีคลาวด์และระบบอัตโนมัติเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพในกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร

เวิร์กโฟลว์เอกสารดิจิทัลเป็นแรงบันดาลใจของ SMB มาหลายปีแล้ว

เหตุผลนี้ชัดเจนขึ้นเมื่อองค์กรเริ่มเห็นประโยชน์ของการเปลี่ยนกระบวนการทำงานแบบดิจิทัล

ขณะนี้มีรายการซักผ้าของโซลูชันและเทคโนโลยีดิจิทัลที่ CIO พยายามรวมเข้ากับกลยุทธ์ของตนเพื่อใช้ประโยชน์จากข้อได้เปรียบในการแข่งขันที่มาจากการแปลงเป็นดิจิทัล

สามในสี่ของ SMB เห็นด้วยว่าเทคโนโลยีดิจิทัลกำลังเปลี่ยนแปลงภูมิทัศน์ทางธุรกิจ และ 48% กำลังมองหาวิธีเพิ่มเติมในการเพิ่มมาตรการเพื่อการเปลี่ยนแปลงในขอบเขตธุรกิจของตน

การปฏิรูปเวิร์กโฟลว์เป็นเทรนด์ดิจิทัลที่สำคัญซึ่งมีความสำคัญเหนือกว่าในอเมริกาเหนือ

กรณีศึกษาที่เกี่ยวข้อง: ขั้นตอนการจัดการเอกสารใหม่ช่วยให้บริษัทประกันภัยจัดระเบียบ AP และการเรียกร้องใหม่

ธุรกิจในภูมิภาคนี้ใช้กระดาษเกือบสองเท่าของคู่ค้าในยุโรป

ในขณะที่การเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ทางดิจิทัลไม่ได้เป็นเพียงการเปลี่ยนกระบวนการที่ใช้กระดาษเป็นหลัก แต่ยังมีข้อสงสัยเล็กน้อยว่าเวลาและเงินที่ใช้ไปกับกระบวนการทำงานที่ล้าสมัยนั้นเป็นปัจจัยขับเคลื่อนสำคัญสำหรับธุรกิจ

วันนี้ เราจะมาดูกันว่าธุรกิจของคุณจะได้อะไรจากเวิร์กโฟลว์เอกสารดิจิทัลที่มีคุณภาพและผลประโยชน์ที่คาดหวัง

ความหมายการจัดการเอกสารและการแปลงเป็นดิจิทัล

ความหมายของ การจัดการเอกสารและการแปลงเป็นดิจิทัล: การจัดการเอกสารและการแปลงเป็นดิจิทัลหมายถึงกระบวนการเดียวกันกับที่ประกอบเป็นเวิร์กโฟลว์เอกสารดิจิทัล

การจัดการเอกสารและการแปลงเป็นดิจิทัลถือเป็นโซลูชันที่องค์กรใช้ในการบันทึก ติดตาม และจัดเก็บเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ PDF หรือไฟล์กระดาษ

เมื่อเราพูดถึงเวิร์กโฟลว์เอกสารดิจิทัล เราสามารถนึกถึงการจัดการเอกสารและการแปลงเป็นดิจิทัลว่าเป็นองค์ประกอบหลักในการทำเช่นนั้น

ปัญหาของเวิร์กโฟลว์เอกสารดิจิทัลที่ไม่ดี

พนักงานใช้เวลานานเกินไปในการเข้าถึงข้อมูล

และเช่นเคยเมื่อพูดถึงการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล ประเด็นสำคัญที่อยู่ในมือคือประสิทธิภาพการทำงาน

ไม่ว่าจะเป็นการผลิตหรือการบริการ ธุรกิจของทุกอุตสาหกรรมกำลังใช้กลยุทธ์การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลเพื่อปรับปรุงการดำเนินธุรกิจและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

พนักงานใช้เวลาเฉลี่ย 1.8 ชั่วโมงทุกวันในการค้นหาและรวบรวมข้อมูล ซึ่งเท่ากับ 9 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ซึ่งอาจถูกใช้ไปกับการทำบางสิ่งที่มีคุณค่ามากกว่า

เมื่อคุณพิจารณาถึงจำนวนข้อมูลที่มีอยู่ในธุรกิจในปัจจุบัน การปรับปรุงวิธีการที่จะจัดการและแบ่งปันข้อมูลนั้นเป็นสิ่งสำคัญ ในการพิจารณาสิ่งนี้ 90% ของข้อมูลทั้งหมดในโลกถูกสร้างขึ้นในสองปีที่ผ่านมา

จึงมีข้อมูลเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ ที่พนักงานต้องกลั่นกรองอยู่ตลอดเวลา ในองค์กรที่ยังไม่ได้ใช้ประโยชน์จากโซลูชันดิจิทัล นี่หมายถึงการที่พนักงานต้องเสียเวลาไปมากในการค้นหาสิ่งที่ต้องการ

ข้อมูลไม่พร้อมสำหรับพนักงาน

นอกจากนี้ ปัญหาเหล่านี้ก็คือ ใน SMB หลายๆ แห่ง พนักงานพยายามเข้าถึงข้อมูลที่ไม่สามารถเข้าถึงได้ทันทีด้วยเวิร์กโฟลว์เอกสารที่เหมาะสม

อาจเป็นได้จากหลายสาเหตุ แต่ส่วนใหญ่เป็นเพราะแผนกต่างๆ ในบริษัทมีระบบการจัดการข้อมูลที่แตกต่างกัน ซึ่งโดยทั่วไปคือระบบเดิมที่ถูกตัดขาดจากส่วนอื่นๆ ของบริษัท

ซึ่งหมายความว่าเป็นไปไม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพสำหรับคนในแผนกหนึ่งที่จะดึงข้อมูลจากอีกแผนกหนึ่งเนื่องจากไม่สามารถเข้าถึงได้

องค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลมีแนวโน้มที่จะได้ลูกค้าเพิ่มขึ้น 23 เท่า มีแนวโน้มที่จะรักษาลูกค้าไว้ได้ 6 เท่า และมีโอกาสทำกำไรได้มากกว่า 19 เท่า

สิ่งนี้เรียกว่า data silo และเป็นส่วนสำคัญของความไร้ประสิทธิภาพในธุรกิจ

นี่เป็นปัญหาเมื่อพูดถึงประสิทธิภาพการทำงาน และการประมาณการระบุว่าแผนกไอทีใช้เวลา 80% ในการทำงานกับปัญหาที่เกิดจากไซโลข้อมูลโดยตรงหรือโดยอ้อม

ประสบการณ์ลูกค้าที่เกี่ยวข้อง: หุ่นยนต์ซอฟต์แวร์นำประสิทธิภาพการทำงานขั้นสูงมาสู่สำนักงานการผลิต

ความไม่พอใจจากการทำภารกิจรองอย่างต่อเนื่อง

ผลการศึกษาพบว่า 22% ของเวลาของพนักงานถูกใช้ไปกับงานซ้ำๆ ในช่วงปีหนึ่ง คุณสามารถจินตนาการได้ว่าคนงานเสียเงินไปเปล่าๆ กับงานที่ต้องทำด้วยตัวเองซึ่งตอนนี้กลายเป็นแบบอัตโนมัติได้แล้ว

งานประจำและงานที่ต้องทำด้วยตนเองเป็นเรื่องปกติในธุรกิจต่างๆ ที่ยังไม่ได้ปรับใช้การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลสำหรับเวิร์กโฟลว์เอกสาร

โดยทั่วไปงานเหล่านี้จะเกี่ยวข้องกับการป้อนข้อมูลหรือการจัดการข้อมูลตามปกติ

ตัวอย่างเช่น คุณอาจพบว่าพนักงานใน HR ป้อนข้อมูลผลประโยชน์ของพนักงานด้วยตนเอง หรือคุณอาจป้อนข้อมูลใบแจ้งหนี้และใบเสร็จของลูกค้าทั้งหมดด้วยตนเอง

ตัวอย่างเหล่านี้คือกรณีที่บริษัทต่างๆ คุ้นเคยกับการยอมรับงานธรรมดาๆ เหล่านี้ว่าเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินธุรกิจ

eBook ที่เกี่ยวข้อง: 5 เหตุผลที่บริษัทของคุณต้องใช้ประโยชน์จากระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ

อย่างไรก็ตาม ความจริงก็คือสิ่งเหล่านี้มักจะหลีกเลี่ยงได้โดยสิ้นเชิงเนื่องจากเวิร์กโฟลว์ของเอกสารดิจิทัล

ผลลัพธ์สุดท้ายคือพนักงานรู้สึกหงุดหงิดเนื่องจากเวิร์กโฟลว์เอกสารดิจิทัล (หรือขาดขั้นตอน) ไม่ได้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

พวกเขากำลังทำงานอย่างมีประสิทธิภาพที่สามารถแปลงเป็นดิจิทัลได้ ในกรณีนี้พวกเขาจะได้รับโอกาสให้ทุ่มเทพลังงานให้กับสิ่งที่ต้องการสัมผัสของมนุษย์ เช่น การสอบถามจากลูกค้า

เวิร์กโฟลว์เอกสารดิจิทัลที่ต่ำกว่ามาตรฐานทำให้ธุรกิจของคุณต้องเสียเงินและเวลาของพนักงาน

สาเหตุของเวิร์กโฟลว์เอกสารดิจิทัลที่ไม่ดี

คลังข้อมูล

ไซโลข้อมูลคือกลุ่มของข้อมูลที่ถูกตัดออกจากส่วนที่เหลือของธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากมีอยู่ในตำแหน่งดิจิทัลที่ไม่ได้เชื่อมต่อ

สิ่งนี้อาจเป็นการจงใจ แต่ก็มักจะไม่ได้ตั้งใจ บ่อยครั้งเป็นผลมาจากแผนกต่างๆ ที่เปลี่ยนระบบในช่วงเวลาอันยาวนาน

ผลลัพธ์ที่ได้คือข้อมูลของบริษัทไม่มีโครงสร้างและใช้งานยาก ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อ SMB ยุคใหม่

87% ขององค์กรมีการวิเคราะห์ต่ำและมีวุฒิภาวะทางธุรกิจที่ต่ำ ซึ่งหมายความว่าข้อมูลจะไม่ถูกนำไปใช้

การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลมีชีวิตอยู่และตายไปจากการไหลของข้อมูลอย่างราบรื่น และนั่นคือสิ่งที่จำเป็นต้องได้รับการแก้ไขหากธุรกิจไม่สามารถจัดการเวิร์กโฟลว์เอกสารได้

โพสต์ที่เกี่ยวข้อง: การแบ่งไซโลข้อมูล: รวมข้อมูลธุรกิจของคุณ

บริษัทใดๆ ที่ยอมรับการเก็บข้อมูลแบบไซโลกำลังขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานของตนเอง

ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของปัญหาด้านไซโลข้อมูลที่เกิดจากเวิร์กโฟลว์เอกสารดิจิทัลที่ไม่ดี:

• การวิเคราะห์ข้อมูล: ไซโลหมายถึงข้อมูลถูกเก็บไว้ในที่ต่างๆ บ่อยครั้งในรูปแบบไฟล์ที่ไม่สอดคล้องกัน ทำให้การวิเคราะห์การตัดสินใจทางธุรกิจทำได้ยากขึ้นมาก
• การเข้าถึง: การ อนุญาตและปัญหาการเข้าถึงเป็นเรื่องปกติของไซโล ผลลัพธ์ที่ได้คือพนักงานไม่สามารถรับข้อมูลที่ต้องการได้เร็วพอ ทำให้กระบวนการทำงานช้าลงอย่างมาก
• งานที่ไม่จำเป็น: การมองเห็นที่จำกัดทั่วทั้งธุรกิจมักจะหมายความว่าทีมต่างๆ จะต้องทำงานเดียวกันควบคู่กันไป เมื่อการเข้าถึงที่ใช้ร่วมกันและการกำจัดไซโลจะช่วยประหยัดเวลาและพลังงาน

สื่อสารไม่ดี

การสื่อสารในระดับย่อยภายในองค์กรและเวิร์กโฟลว์เอกสารดิจิทัลที่ขาดไปนั้นเป็นไปในทิศทางเดียวกัน

โพสต์ที่เกี่ยวข้อง: เหตุใดการสื่อสารข้ามแผนกจึงมีความสำคัญต่อ DX . ของคุณ

เมื่อเวิร์กโฟลว์เอกสารดิจิทัลมีการใช้งานน้อยเกินไป โดยทั่วไปแล้ว คุณจะพบว่าไม่เพียงแต่ข้อมูลจะถูกกักเก็บ แต่วัฒนธรรมก็เช่นกัน

แผนกต่างๆ ภายในธุรกิจเริ่มทำงานอย่างอิสระด้วยข้อมูลและกระบวนการของตนเอง

ครั้งแล้วครั้งเล่า เราที่ Impact ได้เห็นว่าการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลมีความสำคัญเพียงใดในการมีวัฒนธรรมที่แข็งแกร่งเพื่อให้มั่นใจว่าประสบความสำเร็จ ทั้งกับลูกค้าของเราและตัวเราเอง

การละเลยเวิร์กโฟลว์ของเอกสารทำให้ง่ายมากที่จะตกหลุมพรางที่วัฒนธรรมไม่สอดคล้องกันและการแบ่งแยกดำเนินการด้วยความเป็นอิสระมากเกินไป

กระบวนการทำงานด้านกระดาษที่ใช้เวลานาน

เราได้พูดถึงการที่พนักงานมักจะถูกขัดขวางโดยต้องทำงานด้วยมือเปล่า

สิ่งเหล่านี้มักเกี่ยวข้องกับงานป้อนข้อมูลด้วยตนเอง แต่กระบวนการเกี่ยวกับกระดาษเป็นอีกเรื่องหนึ่งที่มักเกิดขึ้นกับผู้กระทำความผิด

เช่นเดียวกับการป้อนข้อมูลที่น่าเบื่อซึ่งทำให้คุณต้องใช้แรงงาน กระดาษก็เป็นคำสาปแช่งสองเท่า

สำหรับบริษัทที่ดำเนินงานโดยใช้กระบวนการที่ใช้กระดาษเป็นหลัก พนักงานต้องใช้เวลาอันมีค่าในการจัดการเอกสารทางกายภาพ

นี้เพิ่มเติมจากเงินก้อนใหญ่ที่ใช้ไปกับกระดาษเอง

พนักงานออฟฟิศโดยเฉลี่ยใช้กระดาษ 10,000 แผ่นต่อปี

บริษัทเหล่านี้มักดำเนินการด้วยค่าใช้จ่ายของขั้นตอนการทำงานเอกสารดิจิทัลที่ยอดเยี่ยม ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย

เวิร์กโฟลว์เอกสารแย่มีค่าใช้จ่ายเท่าไร?

ดังที่เราได้สังเกตจากปัญหาบางข้อข้างต้นที่เกิดขึ้นเนื่องจากการจัดการเอกสารที่ไม่ดี หลายประเด็นเป็นปัญหาที่สามารถอธิบายได้ว่าเป็นค่าใช้จ่ายที่ "ซ่อนเร้น" ซึ่งส่วนใหญ่ธุรกิจส่วนใหญ่มักมองข้ามไปเพราะมีแนวโน้มที่จะยอมรับ เป็นค่าคงที่

ตัวอย่างที่ดีที่สุดคือการใช้กระดาษ โดยนิสัยการพิมพ์ของพนักงานโดยเฉลี่ยของบริษัทมีมูลค่า 725 ดอลลาร์ต่อปี

อินโฟกราฟิกที่เกี่ยวข้อง: กระดาษทำให้ธุรกิจของคุณมีค่าใช้จ่ายเท่าไร?

เมื่อคุณพิจารณาว่าการใช้กระดาษเพิ่มขึ้นโดยเฉลี่ย 22% ต่อปี ต้นทุนกระดาษจะเพิ่มขึ้นสองเท่าทุกๆ 3.3 ปี

สำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ รายจ่ายประเภทนี้กำลังเป็นไปได้น้อยลงเรื่อยๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีทางเลือกดิจิทัลที่พร้อมใช้งานซึ่งสามารถลดต้นทุนการใช้กระดาษเพียงอย่างเดียวได้อย่างมาก

เมื่อคุณพิจารณาถึงผลกระทบที่เวิร์กโฟลว์เอกสารไม่ดีมีต่อต้นทุนแรงงาน กล่าวคือ พนักงานใช้เวลามากกว่าที่ควรในการค้นหาและเข้าถึงเอกสารที่พวกเขาต้องการ ข้อโต้แย้งสำหรับระบบการจัดการเอกสารดิจิทัลจะชัดเจนขึ้นมาก

เวิร์กโฟลว์เอกสาร: สถิติต้นทุนการพิมพ์ที่คุณควรรู้

จำสถิติการพิมพ์เหล่านี้ไว้เมื่อคุณกำลังพิจารณาว่าคุณจำเป็นต้องใช้เทคโนโลยีสำหรับการจัดการเอกสารของคุณหรือไม่

การพิมพ์เป็นการสิ้นเปลืองทรัพยากรของบริษัทโดยทั่วไป ทำให้แย่ลงไปอีกโดยข้อเท็จจริงที่ว่าสัดส่วนที่มีนัยสำคัญ เกือบหนึ่งในห้าของวัสดุการพิมพ์นั้นยังไม่ได้อ่านและไม่ได้ใช้โดยพนักงาน

• 90% ของบริษัทไม่ติดตามค่าใช้จ่ายในการพิมพ์
• บริษัทที่ใช้การคาดเดาเพื่อระบุต้นทุนการพิมพ์โดยเฉลี่ยประเมินต่ำไป 40%
• แผนกไอทีใช้เวลาโดยเฉลี่ย 15% ของเวลาในการแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์
• ในช่วง 20 ปีที่ผ่านมา การใช้กระดาษในสหรัฐฯ ลดลงจาก 92 ล้านตันเป็น 208 ล้านตัน
• 17% ของเอกสารที่พิมพ์ยังไม่ได้อ่าน

แหล่งที่มา

ทางออกสำหรับเวิร์กโฟลว์เอกสารดิจิทัลที่ไม่ดี

ระบบอัตโนมัติ

การใช้กระบวนการอัตโนมัติของหุ่นยนต์กำลังเพิ่มขึ้นในธุรกิจทุกประเภท

ตัวอย่างเช่น Deloitte รายงานว่าเกือบสองในสามขององค์กรต่างๆ กำลังลงทุนใน RPA เพื่อตอบสนองต่อกระบวนการที่ล้าสมัยจากการระบาดใหญ่

เหตุผลนี้ชัดเจนอย่างยิ่ง: การใช้ระบบอัตโนมัติช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรที่สูญเปล่าได้มาก

ต่อไปนี้คืองานบางส่วนที่ RPA สามารถใช้ได้สำหรับ:

• การดึงข้อมูล: สามารถดึงข้อมูลจำนวนมากเพื่อค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดาย
• การจัดการข้อมูล: การรวมและการจัดการข้อมูล
• กิจกรรมการดำเนินงาน: การสนับสนุนด้านลอจิสติกส์และการปฏิบัติงาน
• Procure-to-pay: การประมวลผลและการรายงานใบแจ้งหนี้
• สินค้าคงคลังและห่วงโซ่อุปทาน: การจัดหมวดหมู่และการจัดการ

กล่าวโดยย่อ บริษัทที่ใช้ระบบอัตโนมัติแม้เพียงเล็กน้อยก็สามารถเห็นการปรับปรุงอย่างมากในเวิร์กโฟลว์เอกสารดิจิทัลของตน

เมฆ

การรวมข้อมูลบริษัทของคุณบนคลาวด์เป็นขั้นตอนสำคัญในกลยุทธ์ดิจิทัลของหลายๆ องค์กร

ปีที่แล้วตลาดบริการคลาวด์สาธารณะทั่วโลกมีมูลค่า 182 พันล้านดอลลาร์ภายในปี 2565 จะมีมูลค่า 331 พันล้านดอลลาร์

การใช้ระบบคลาวด์เพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์เอกสารดิจิทัลของคุณและปรับปรุงการเข้าถึงทั่วทั้งธุรกิจของคุณเป็นวิธีที่ค่อนข้างง่ายและมีประสิทธิภาพในการอัปเกรดกระบวนการ

ความกังวลในอดีตเกี่ยวกับความปลอดภัยของเซิร์ฟเวอร์บนคลาวด์ได้ปิดตัวลงในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา

ส่วนใหญ่เป็นเพราะการปรับปรุงครั้งใหญ่ที่ศูนย์ข้อมูลได้เห็น

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ศูนย์ข้อมูลระดับ IV มีความปลอดภัยหรือกระทั่งปลอดภัยกว่าเซิร์ฟเวอร์ในองค์กร

ข้อดีของเวิร์กโฟลว์การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล

ดังที่เราได้กล่าวไว้ในบล็อกโพสต์นี้ มีปัญหาหลายประการที่เกิดจากการประมวลผลเอกสารดิจิทัลที่ไม่ดีสำหรับข้อมูลและข้อมูล

การแก้ไขปัญหาเหล่านี้ในขั้นแรกเริ่มต้นด้วยการทำความเข้าใจว่าการสร้างเอกสารเป็นหน้าที่หลักของธุรกิจ และวิธีจัดการการสร้างเอกสารนั้นในแง่ของการจับภาพ การจัดเก็บ และเวิร์กโฟลว์นั้นมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการตระหนักถึงประโยชน์และข้อดีของเอกสารดิจิทัล

นี่คือข้อดีสองสามข้อ:

ลดการพึ่งพาเอกสารฉบับพิมพ์

เราไม่ได้เพิกเฉยต่อความจริงที่ว่าอาจเป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่สำหรับบริษัทที่จะละทิ้งกระบวนการที่ใช้กระดาษเป็นหลัก

อย่างไรก็ตาม สำหรับหลาย ๆ คน การเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นเพื่อยอมรับเวิร์กโฟลว์เอกสารดิจิทัลในระดับหนึ่ง

การใช้ระบบจัดการเนื้อหาขององค์กร (ECM) สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของเวิร์กโฟลว์ของคุณได้อย่างมาก

วิธีนี้จะช่วยประหยัดเวลาและวัสดุของคุณมากกว่าสิ่งที่เทียบเท่ากับกระดาษจริง

นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณมองเห็นและควบคุมเอกสารและข้อมูลที่ส่งผ่านบริษัทของคุณได้ดียิ่งขึ้น ช่วยให้คุณกำหนดเวิร์กโฟลว์ของคุณได้มากกว่าวิธีอื่น

ใช้เวลาให้มากขึ้น

ด้วยการใช้เวลาน้อยลงในการค้นหา จัดเก็บ และจัดการข้อมูลและข้อมูล พนักงานสามารถใช้เวลาของตนได้ดีขึ้นเมื่อมีขั้นตอนอัตโนมัติของการไหลของเอกสารและขั้นตอนการจัดการเอกสารที่มีคุณภาพ

สิ่งนี้ให้ประโยชน์แก่บริษัทและพนักงาน—พนักงานเสียเวลาน้อยลงในขณะที่นายจ้างไม่ได้จ่ายเงินให้พนักงานเพื่อใช้เวลามากเกินไปในการค้นหาเอกสารที่พวกเขาสามารถเข้าถึงได้ทันที

เตรียมความพร้อมสำหรับการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

ไม่ว่าจะชอบหรือไม่ การปฏิบัติตามข้อกำหนดถือเป็นประเด็นสำคัญสำหรับธุรกิจในปัจจุบัน

ด้วยกฎหมายเช่น CCPA, SHIELD และกฎหมายเฉพาะอุตสาหกรรมเช่น HIPAA องค์กรต่างๆ จำเป็นต้องจัดระเบียบข้อมูลที่พวกเขาถือครองในลักษณะที่ง่ายต่อการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เกิดขึ้นใหม่

สำหรับธุรกิจที่มีข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับลูกค้า โดยเฉพาะอย่างยิ่งข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือระบุตัวตน การมีเวิร์กโฟลว์การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลในตำแหน่งที่จัดเก็บข้อมูลอย่างปลอดภัยในลักษณะที่มีประสิทธิภาพถือเป็นการลงทุนที่ชาญฉลาด

ซื้อกลับบ้าน:

• เวิร์กโฟลว์เอกสารดิจิทัลที่ไม่ดีนำไปสู่ประสิทธิภาพและความไม่พอใจ
• สิ่งเหล่านี้เกิดจากข้อมูลที่แยกส่วน การสื่อสารที่ไม่ดี และกระบวนการกระดาษที่ใช้เวลานาน
• ระบบอัตโนมัติ ระบบคลาวด์ และการลดการพึ่งพากระดาษภายในองค์กรของคุณสามารถปรับปรุงกระบวนการปฏิบัติงานและประสิทธิภาพได้อย่างมาก

สมัครสมาชิกบล็อกของเราเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับเทคโนโลยีทางธุรกิจ และติดตามข่าวสารล่าสุดเกี่ยวกับการตลาด ความปลอดภัยทางไซเบอร์ และข่าวสารและแนวโน้มเทคโนโลยีอื่นๆ (ไม่ต้องกังวล เราจะไม่รบกวนคุณ)