เหตุใดการจัดการเนื้อหาระดับองค์กรจึงจำเป็นสำหรับธุรกิจของคุณ

โซลูชันการจัดการเนื้อหาระดับองค์กรช่วยให้บริษัทต่างๆ แปลงข้อมูลให้เป็นดิจิทัล ควบคุม และทำให้ข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างเป็นอัตโนมัติ เช่น ใบจัดส่งและใบแจ้งหนี้ ประวัติย่อ เอกสารภาษี อีเมล และบันทึกการประชุม

ระบบ ECM จะรวบรวม อ่าน และจัดทำดัชนีข้อมูลเพื่อเพิ่มความเข้าใจ ให้พนักงานสามารถแก้ไขหรือใส่คำอธิบายประกอบข้อมูล และจัดเตรียมเครื่องมือเวิร์กโฟลว์และระบบอัตโนมัติที่ครอบคลุมเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ถูกต้องจะสิ้นสุดลงในมือขวาในเวลาที่เหมาะสม

ภายในระบบนี้ เอกสารสามารถสร้าง จัดการ ประมวลผล และเก็บถาวรได้อย่างปลอดภัยและเป็นไปตามระเบียบข้อบังคับ

88% ของพนักงานออฟฟิศกล่าวว่าพวกเขาต้องการแพลตฟอร์มการค้นหาข้อมูลที่เชื่อถือได้และเป็นหนึ่งเดียวที่จะช่วยให้พวกเขาทำงานได้ดีขึ้น

พนักงานทุกคนสามารถใช้ได้ ไม่ว่าจะเป็นมือถือหรือภายในองค์กร และการเข้าถึงเอกสาร การเปลี่ยนแปลง และการเคลื่อนไหวทั้งหมดจะถูกบันทึกเพื่อองค์กรและนิติเวชที่ดียิ่งขึ้น

การสื่อสารทั้งหมด—รวมถึงสิ่งนั้นกับลูกค้า ซัพพลายเออร์ และผู้รับเหมาช่วง—ได้รับการจัดการอย่างชาญฉลาดและสามารถเรียกค้นได้อย่างง่ายดายเพื่อเวิร์กโฟลว์ที่ดีขึ้นและการปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง

เหตุใดโซลูชันการจัดการเนื้อหาระดับองค์กรจึงมีความสำคัญ

ธุรกิจสมัยใหม่ให้ความสำคัญกับกระบวนการดิจิทัลมากกว่าที่เคย และปรับใช้การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลที่ขับเคลื่อนความสำเร็จ

การจู่โจมของความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี ซึ่งรวมถึงเทคโนโลยีคลาวด์ ความสามารถบนอุปกรณ์พกพา การเรียนรู้ของเครื่อง และระบบอัตโนมัติ กำลังกระตุ้นการเปลี่ยนแปลงและสร้างโอกาส

เนื้อหารูปแบบใหม่กำลังเพิ่มขึ้น เนื่องจากแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดีย เสียง และวิดีโอสร้างข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างมากขึ้นสำหรับธุรกิจที่ต้องจัดการ นอกเหนือจากข้อมูลจำนวนมากที่ธุรกิจต้องจัดการจากลูกค้าและกระบวนการทำงาน

ภายในปี 2020 ปริมาณข้อมูลทั่วโลกที่สร้างขึ้นในแต่ละวันจะสูงถึง 44 ล้านล้านกิกะไบต์ และข้อมูลส่วนใหญ่จะไม่มีโครงสร้าง

ระบบการจัดการเนื้อหาระดับองค์กรให้โซลูชันที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถรับมือกับการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วและอุดมสมบูรณ์เหล่านี้ได้ด้วยการจัดเตรียมวิธีการจัดระเบียบข้อมูลในลักษณะที่เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและลดข้อผิดพลาดให้เหลือน้อยที่สุด

นอกจากนี้ การฉ้อโกงที่ทวีความรุนแรงขึ้นและการโจมตีทางไซเบอร์หมายถึงการกำกับดูแลข้อมูลและการปฏิบัติตามกฎระเบียบมีความสำคัญมากกว่าที่เคย

ECM ช่วยให้สามารถจัดการข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ และ—ที่สำคัญ—การรวมเข้ากับการวิเคราะห์ธุรกิจในปัจจุบัน เพื่อปกป้องข้อมูลจากการสูญเสีย

สุดท้ายนี้ ในตลาดที่มีการแข่งขันสูงขึ้น ธุรกิจต่างๆ จะต้องใช้ประโยชน์จากพลังของผลิตภาพเพื่อรักษาความได้เปรียบเอาไว้

พนักงาน 81% กล่าวถึงความจำเป็นในการเข้าถึงเอกสารของบริษัทผ่านมือถือ

ECM มอบวิธีการจัดเก็บข้อมูลที่สำคัญอย่างปลอดภัยและเป็นระเบียบ ดังนั้นจึงมีไว้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์และเพิ่มประสิทธิภาพด้วยข้อมูลของคุณ

ทำลายมันลง: การจัดการเนื้อหาองค์กรคืออะไร?

อย่างง่ายที่สุด ECM (โซลูชันที่ทันสมัยโดยทั่วไปคือ ECM บนคลาวด์) เป็นระบบมัลติฟังก์ชั่นที่ใช้ในการจัดทำรายการและจัดเก็บข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ

อย่างไรก็ตาม มีหลายอย่างที่เกี่ยวกับการแต่งหน้า การทำงาน และประโยชน์ที่ควรเข้าใจอย่างชัดเจน เพื่อแยกแยะคุณค่าที่แท้จริงที่นำมาสู่กระบวนการ ผลิตภาพ และความสามารถในการทำกำไรของธุรกิจ

ส่วนประกอบของโซลูชันการจัดการเนื้อหาระดับองค์กร

มีองค์ประกอบพื้นฐานห้าประการของการจัดการเนื้อหาขององค์กร ได้แก่ การดักจับ การจัดการ การจัดเก็บ การเก็บรักษา และการส่งมอบ

การจับกุม

ในการจับภาพทั้งข้อมูลดิจิทัลและการพิมพ์ ECM ต้องมีทั้งการสแกนและการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR)

บางคนอาจใช้เทคโนโลยีการรู้จำลายมือ (HCR) ซึ่งเป็นรูปแบบการรู้จำอักขระอัจฉริยะ (ICR) ที่ช่วยให้ตีความและบันทึกข้อความที่พิมพ์ด้วยมือได้อย่างง่ายดาย

ซึ่งช่วยให้งานการป้อนข้อมูลเป็นไปโดยอัตโนมัติเพื่อลดข้อผิดพลาดของมนุษย์และช่วยให้สามารถติดตามข้อมูลปริมาณมากได้

การจัดการ

เครื่องมือการจัดการจะแตกต่างกันไปตามความต้องการของแต่ละธุรกิจ โดยทั่วไปแล้วจะรวมถึง:

• เครื่องมือที่ช่วยให้การทำงานร่วมกันของเนื้อหา
• เครื่องมือเวิร์กโฟลว์สำหรับการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ
• เครื่องมือจัดเก็บและจัดการไฟล์เพื่อทำให้การสร้างดัชนี การเก็บรักษา และการล้างข้อมูลเป็นเรื่องง่าย

เครื่องมืออื่นๆ อาจรวมถึงการจัดการเนื้อหาเว็บหรือเครื่องมือการจัดการเอกสาร

พื้นที่จัดเก็บ

มีองค์ประกอบพื้นฐานสามประการสำหรับโซลูชันการจัดเก็บข้อมูลในโซลูชันการจัดการเนื้อหาระดับองค์กร:

อันดับแรก; มีที่เก็บสำหรับรวบรวมไฟล์

ที่สอง; เครื่องมือไลบรารีที่รับไฟล์ที่ผ่านการจับภาพและจัดการลำดับ

ในที่สุด; ฮาร์ดแวร์ เช่น เซิร์ฟเวอร์ ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ ออปติคัลดิสก์ และอื่นๆ ที่เก็บไฟล์และซอฟต์แวร์สำหรับการดึงข้อมูล

การอนุรักษ์

ในทางตรงกันข้ามกับที่เก็บระยะสั้นของส่วนประกอบหน่วยเก็บข้อมูล การเก็บรักษาให้การจัดเก็บระยะยาวหรือการเก็บถาวรของไฟล์ที่สำคัญ

มีตัวเลือกสื่อมากมายที่สามารถจัดเตรียมเอกสารสำคัญที่เหมาะสมได้ อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าประเภทสื่อเข้ากันได้กับเทคโนโลยีที่พัฒนาขึ้นเพื่อการใช้งานในระยะยาว

จัดส่ง

เพื่อให้สามารถย้ายเนื้อหาไปยังผู้ใช้ที่เหมาะสมทั่วทั้งระบบของคุณ คุณจะต้องมีมิดเดิลแวร์ที่ช่วยย้ายข้อมูลจากแอปพลิเคชันไปยังแอปพลิเคชัน

ขั้นตอนการจัดส่งอาจรวมถึงการแจกจ่ายสื่อสำหรับการเข้าถึงโดยผู้ใช้ปลายทางผ่านเว็บไซต์ โซเชียลมีเดีย อินทราเน็ต หรือแม้แต่เอกสารที่พิมพ์ออกมา

การรักษาความปลอดภัยเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการ ดังนั้นห้ามไม่ให้มีการแก้ไขและเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต เนื่องจากข้อมูลถูกย้ายจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง

ECM ทำงานอย่างไร

กระบวนการ ECM พื้นฐานมีองค์ประกอบ ECM ทั้งห้าที่ทำงานร่วมกันเพื่อจัดระเบียบและเผยแพร่ข้อมูลกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญตลอดวงจรชีวิตของข้อมูล ในระยะสั้น:

• ข้อมูลถูกจับ
• ข้อมูลถูกเผยแพร่ภายในหรือบนเว็บไซต์ของบริษัท
• ข้อมูลจะถูกเก็บถาวรโดยอัตโนมัติและปลอดภัย
• ข้อมูลเก่า ล้าสมัย หรือไม่ได้ใช้จะถูกลบเป็นระยะเพื่อประหยัดพื้นที่

ในการเริ่มต้นใช้ ECM โดยทั่วไปธุรกิจจะระบุเนื้อหาแต่ละประเภทที่ใช้ภายในองค์กรและกำหนดให้กับกระบวนการทางธุรกิจและแม้แต่พนักงานโดยเฉพาะ

จากนั้น ซอฟต์แวร์ ECM จะกำหนดเป้าหมายเนื้อหาที่ซ้ำกันเพื่อลดความซ้ำซ้อนของการจัดเก็บ แล้วจัดระเบียบข้อมูลในที่เก็บข้อมูลส่วนกลางพร้อมกับข้อมูลเมตาที่ช่วยให้ผู้ที่ต้องการเข้าถึงได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

ผู้ใช้ที่ได้รับอนุมัติเหล่านี้สามารถใช้การค้นหาข้อความแบบเต็มเพื่อค้นหาเนื้อหาที่จำเป็นซึ่งพวกเขาสามารถอ่าน แก้ไข หรือพิมพ์ได้

ผู้ใช้ยังสามารถใช้คำสำคัญหรือวลีเพื่อค้นหาเอกสาร ลดเวลาในการดึงข้อมูลและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

เครื่องมือที่เรียบง่ายแต่ทรงพลังเหล่านี้ช่วยให้แผนกต่างๆ หรือทั้งธุรกิจสามารถ:

• ลดการพึ่งพากระดาษ
• ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์
• ลดความเสี่ยง
• เพิ่มผลผลิต
• ให้บริการลูกค้าที่ยอดเยี่ยม

การเข้าถึงข้อมูลที่สำคัญอย่างง่ายดายช่วยให้ธุรกิจตัดสินใจได้ดีขึ้น ทำโครงการให้เสร็จเร็วขึ้น และทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดายเพื่อประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น

ECM มีประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณอย่างไร

เนื่องจากระบบการจัดการเนื้อหาขององค์กรเป็นแพลตฟอร์มที่รวมเป็นหนึ่งเดียวสำหรับการเผยแพร่ การจัดเก็บ และการจัดการข้อมูล จึงสามารถช่วยธุรกิจในการจัดการข้อมูลในลักษณะที่ตรงตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับการจัดการความเสี่ยงที่ยอดเยี่ยม

สิทธิประโยชน์อื่นๆ ได้แก่:

• ความสามารถในการตรวจสอบรวมถึงการเช็คอิน/เช็คเอาต์และการกำกับดูแลเวิร์กโฟลว์
• การเข้าถึงที่คล่องตัวและลดปัญหาคอขวดของข้อมูลผ่านการควบคุมเวอร์ชัน
• ลดความจำเป็นในการจัดเก็บ กระดาษ และการส่งจดหมายเพื่อลดต้นทุนค่าโสหุ้ย
• การรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสมที่สุด
• ลดต้นทุน—และโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาด—ผ่านระบบอัตโนมัติของกระบวนการแบบแมนนวล
• ปรับปรุงการบริการลูกค้าผ่านการมองเห็นแบบเรียลไทม์

การเข้าถึงเครื่องมือที่ซับซ้อนของ ECM นำฟังก์ชันการทำงานที่แข็งแกร่งมาสู่กระบวนการทางธุรกิจ

ตัวอย่างเช่น การทำเหมืองข้อมูลจะง่ายขึ้นและแม่นยำยิ่งขึ้นผ่านการใช้เครื่องมือที่มีให้โดยระบบ ECM ที่อนุญาตให้ระบุพารามิเตอร์และช่วงการค้นหาเพื่อการค้นหาที่รวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น

ก้าวไปข้างหน้า ระบบ ECM ยังคงพัฒนาและเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องในขณะที่กำหนดเป้าหมายความต้องการของธุรกิจที่กำลังมองหาความคล่องตัวที่เพิ่มขึ้น การบูรณาการ และความได้เปรียบในการแข่งขันในโลกที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว

ในขณะที่ก้าวสู่ยุคดิจิทัลเพิ่มขึ้น ECM ยังคงเพิ่มคุณสมบัติและรวมเทคโนโลยีที่พัฒนาอย่างต่อเนื่อง เช่น การเรียนรู้ของเครื่องและปัญญาประดิษฐ์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด

และธุรกิจทั้งขนาดใหญ่และขนาดเล็กกำลังเก็บเกี่ยวผลประโยชน์จากระบบเหล่านี้เพื่อวางตำแหน่งตนเองให้แข็งแกร่งยิ่งขึ้นในตลาด

ECM บรรเทาความเจ็บปวดอะไรบ้าง?

การปฏิบัติตาม

สำหรับองค์กรจำนวนมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่ต้องจัดการกับกฎระเบียบด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ซับซ้อนในอุตสาหกรรมต่างๆ เช่น การจำหน่ายอาหาร การผลิต และการดูแลสุขภาพ ECM สามารถช่วยจัดการบันทึกได้อย่างมาก

การใช้ ECM ช่วยให้ธุรกิจปฏิบัติตามกฎระเบียบได้ง่ายขึ้นอย่างมาก ในกรณีของการตรวจสอบ ตัวอย่างเช่น การใช้ ECM เพื่อจัดเก็บข้อมูลธุรกิจของคุณหมายความว่าสามารถให้การเข้าถึงข้อมูลระยะไกลที่ปลอดภัยเมื่อจำเป็น ซึ่งจะทำให้ค่าใช้จ่ายในการตรวจสอบภาคบังคับรวดเร็วขึ้นอย่างมาก และทำให้ธุรกิจสบายใจได้

นอกจากนี้ กฎและการกำกับดูแลข้อมูลที่คุณบันทึกและจัดเก็บอย่างเหมาะสมยังทำให้การปฏิบัติตามกฎระเบียบง่ายขึ้นมากในรูปแบบอื่นๆ ด้วย

ตัวอย่างเช่น ไม่จำเป็นต้องลบข้อมูลด้วยตนเองอีกต่อไป—สามารถสร้างการควบคุมอัตโนมัติได้ เพื่อให้ ECM ของคุณดูแลการปฏิบัติตามข้อมูลของคุณในขณะที่คุณสามารถดำเนินการกับธุรกิจของคุณได้

ควบคุม

เช่นเดียวกับการควบคุมที่มีความสำคัญอย่างมากสำหรับการปฏิบัติตามกฎระเบียบ การควบคุมดังกล่าวก็มีบทบาทสำคัญในการดำเนินธุรกิจทั่วไปเช่นกัน และ ECM สามารถมีบทบาทสำคัญในการรับรองการควบคุมข้อมูล

หากไม่มี ECM และที่เก็บข้อมูลส่วนกลาง เป็นเรื่องปกติที่บริษัทจะมีข้อมูลที่มีการกระจายอำนาจและไม่มีการรวบรวมกัน

สิ่งนี้หมายความว่าอย่างไรในทางปฏิบัติ?

อาจหมายถึงพนักงานที่ใช้เอกสารสำคัญทางธุรกิจเวอร์ชันต่างๆ อาจหมายถึงตัวแทนที่ใช้ข้อตกลงการขายหรือแบบฟอร์มคำสั่งซื้อที่ล้าสมัย

ในแบบสำรวจของ Nintex 39% ของผู้ให้สัมภาษณ์อ้างว่าสังเกตเห็นกระบวนการเอกสารที่เสียหายภายในองค์กร:

• 49% กล่าวว่าพวกเขาไม่สามารถค้นหาเอกสารได้อย่างง่ายดาย
• 43% อ้างว่ามีปัญหาขณะแชร์เอกสารและขออนุมัติเอกสาร
• 33% มีปัญหากับการกำหนดเวอร์ชันเอกสาร

ด้วยที่เก็บข้อมูลส่วนกลางและ ECM ในการจัดระเบียบข้อมูล เวิร์กโฟลว์ที่เป็นเอกสารสามารถแสดงให้คุณเห็นว่าใครถูกส่งอะไร ผู้ที่ลงนามในกรมธรรม์และผู้ที่ไม่ได้ลงนามในกรมธรรม์ ที่ต้องการเอกสารที่ยังไม่ได้ส่งไปให้พวกเขา—คุณคงเข้าใจแล้ว

การอัปเดต การกระจาย และการติดตามข้อมูลสำคัญทางธุรกิจสามารถทำได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยระบบรวมศูนย์สำหรับข้อมูลและ ECM ที่เป็นแกนหลัก

ผลผลิต

เหตุผลหลักประการหนึ่งที่ธุรกิจต้องการใช้ระบบการจัดการเนื้อหาระดับองค์กรนั้นขึ้นอยู่กับความสามารถในการผลิตเท่านั้น

บริษัทต่างๆ มักตระหนักดีว่ากระบวนการที่มีอยู่สำหรับการจัดการเอกสารยังไม่เพียงพอ

จากการสำรวจของ AIIM เวลาเฉลี่ยโดยรวมที่ใช้ในการค้นหาและจัดการข้อมูลคือ 45 นาที หรือประมาณ 8% ของวันทำการ

ด้วยวิธีการที่ล้าสมัยสำหรับการจัดการข้อมูล พนักงานใช้เวลามากกว่าที่ควรทำงานพื้นฐาน เช่น ค้นหาเอกสาร

ไม่เพียงแต่พนักงานที่หงุดหงิดใจซึ่งต้องเสียเวลามองหาสิ่งที่พวกเขาควรเข้าถึงได้ทันทีจากทุกที่ แต่ยังต้องเสียเงินทางธุรกิจในการใช้แรงงานอย่างไม่ดีด้วย

การนำ ECM มาใช้จะช่วยบรรเทาความสูญเปล่านี้และปรับปรุงประสิทธิภาพในการดำเนินธุรกิจของคุณโดยรวม

IHS อ้างว่า ECM สามารถลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการไม่สามารถค้นหาเอกสารต่อผู้ใช้ต่อเดือนจากประมาณ $200 ถึง $10 สำหรับธุรกิจขนาดกลาง (พนักงาน 100–999 คน)

ประสิทธิภาพ

แน่นอน การปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของการดำเนินงานของคุณควบคู่ไปกับการดำเนินการตามกระบวนการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับเวิร์กโฟลว์เอกสารของคุณ

เมื่อเราพูดถึงการนำระบบ ECM ไปใช้งาน เวิร์กโฟลว์ของเอกสารจะอยู่ในอันดับต้นๆ ของวาระการประชุม

โพสต์ที่เกี่ยวข้อง: อธิบายเวิร์กโฟลว์เอกสารดิจิทัล

42% ของผู้ปฏิบัติงานที่มีความรู้ยอมรับว่าเวิร์กโฟลว์ที่ใช้กระดาษเป็นหลักทำให้งานประจำวันของพวกเขามีประสิทธิภาพน้อยลง เสียค่าใช้จ่ายมากขึ้น และมีประสิทธิภาพน้อยลง

การจัดการเนื้อหาระดับองค์กรเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์อย่างยิ่งในการปรับปรุงประสิทธิภาพทางธุรกิจ ไม่น้อยเพราะช่วยแบ่งไซโลข้อมูล

ไซโลข้อมูล ซึ่งหมายถึงที่เก็บข้อมูลแยกต่างหากที่เกิดขึ้นภายในองค์กร ซึ่งมักจะอยู่ระหว่างแผนกต่างๆ ที่ใช้ระบบที่ไม่ได้รับการบูรณาการ ถือเป็นปัญหาคอขวดใหญ่เมื่อพูดถึงเรื่องประสิทธิภาพ

จุดปวดนี้สามารถบรรเทาลงได้อย่างมากด้วยการรวมข้อมูลทางธุรกิจในทุกแผนกด้วย ECM และให้การเข้าถึงข้อมูลทั่วทั้งบริษัทในกรณีที่จำเป็นและเป็นประโยชน์

เศษกระดาษ

จุดปวดที่ชัดเจนประการหนึ่งที่โซลูชัน ECM แก้ไขได้คือจำนวนเงินที่ธุรกิจใช้ไปกับกระดาษ รวมถึงปัญหาด้านสิ่งแวดล้อมที่เกี่ยวข้อง

ประโยชน์ที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมของการไร้กระดาษเป็นสิ่งที่น่าชื่นชม หากไม่น่าสนใจจากมุมมองทางธุรกิจทั้งหมด เหตุผลในการปรับใช้ ECM

เป็นแง่มุมที่ไม่ควรมองข้ามอย่างไรก็ตาม การพัฒนาที่น่าสนใจอีกประการหนึ่งที่จะเกิดขึ้นจากการระบาดใหญ่คือการเน้นย้ำที่ผู้บริโภคเริ่มให้ความสำคัญกับประสบการณ์ของลูกค้า มากจนตอนนี้กลายเป็นตัวสร้างความแตกต่างทางการแข่งขันที่สำคัญระหว่างธุรกิจต่างๆ แม้จะวางสูงกว่าราคาและคุณภาพ

เมื่อคำนึงถึงสิ่งนี้ การดำเนินการ ECM และลดการพึ่งพากระดาษเพื่อแสดงให้เห็นให้ลูกค้าเห็นจุดยืนของคุณในประเด็นเฉพาะจึงเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง หากลูกค้าของธุรกิจบางกลุ่มใส่ใจเรื่องสิ่งแวดล้อมในระดับที่ดี การดำเนินแนวทางแบบดิจิทัลเท่านั้นก็สามารถใช้เป็นเครื่องมือทางการตลาดที่สำคัญของบริษัทได้

จากข้อมูลของ IBM พบว่า 81% ของผู้บริโภคทั่วโลกเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มนักช้อปหนึ่งในสองกลุ่ม: ผู้บริโภคที่เน้นคุณค่า (41%) ที่ต้องการความคุ้มค่าและผู้บริโภคที่มุ่งเป้าหมาย (40%) ที่แสวงหาผลิตภัณฑ์และบริการที่สอดคล้องกับค่านิยมของตน

แน่นอน เมื่อพูดถึงขยะกระดาษ มีข้อกังวลเร่งด่วนสำหรับธุรกิจ ลูกค้า หรือลูกค้าที่ไม่มีเลย—นั่นเป็นเพียงบริษัทต่างๆ พิมพ์มากกว่าที่เคยในปัจจุบัน และค่าใช้จ่ายที่เป็นกระดาษเหล่านี้ก็เพิ่มสูงขึ้นเรื่อยๆ สำหรับ SMB

อินโฟกราฟิกที่เกี่ยวข้อง: กระดาษทำให้ธุรกิจของคุณมีค่าใช้จ่ายเท่าไร?

ดูสถิติเหล่านี้บางส่วนจากอินโฟกราฟิกที่เชื่อมโยงเพื่อดูว่ากระดาษมีค่าใช้จ่ายเท่าใดสำหรับ SMB โดยเฉลี่ย:

1. นิสัยการพิมพ์ของพนักงานโดยเฉลี่ยมีค่าใช้จ่าย 725 ดอลลาร์ต่อปี
2. พนักงานโดยเฉลี่ยพิมพ์วันละ 34 หน้า โดย 17% จะยังไม่ได้อ่าน
3. 90% ของบริษัทไม่ติดตามค่าใช้จ่ายในการพิมพ์
4. บริษัทที่ใช้การคาดเดาเพื่อระบุต้นทุนการพิมพ์โดยเฉลี่ยประเมินต่ำไป 40%
5. แผนกไอทีใช้เวลาโดยเฉลี่ย 15% ของเวลาในการแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์
6. ในช่วง 20 ปีที่ผ่านมา ปริมาณการใช้กระดาษในสหรัฐฯ ลดลงจาก 92 ล้านตันเป็น 208 ล้านใบ เพิ่มขึ้น 126%
7. ปริมาณการใช้กระดาษของธุรกิจโดยเฉลี่ยเพิ่มขึ้น 22% ในแต่ละปี ซึ่งหมายความว่าภายในสามปีครึ่งการบริโภคของคุณจะเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่า

เมื่อคุณใส่ไว้ในบริบทนี้ จะเห็นได้ชัดเจนว่าค่าใช้จ่ายในการพิมพ์เพิ่มขึ้นและจะกลายเป็นค่าที่ไม่ยั่งยืนสำหรับธุรกิจ

ด้วยเหตุนี้ การลงทุนในระบบ ECM เพื่อบรรเทาความเจ็บปวดที่มีราคาแพงจึงเป็นวิธีที่ดีสำหรับองค์กรในการจัดการกับของเสียและการใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นอย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการเนื้อหาระดับองค์กรสามารถนำไปใช้ในธุรกิจได้ที่ไหน?

ธุรกิจส่วนใหญ่ปรับใช้ ECM สำหรับกระบวนการทางธุรกิจเฉพาะภายในองค์กร มาดูการใช้งานทั่วไปของ ECM กัน

การจัดการสัญญา

หากคุณจัดการกับสัญญาจำนวนมาก คุณรู้ว่าการจัดการสัญญาเหล่านี้อาจเป็นเรื่องยุ่งยาก และโซลูชัน ECM สามารถช่วยเวิร์กโฟลว์ประเภทนี้ได้จริงๆ

ECM ช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าสัญญาจะได้รับการตรวจสอบโดยบุคคลที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม โดยใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อส่งสัญญาไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่จำเป็นเมื่อถึงเวลาที่พวกเขาจะต้องตรวจสอบหรือแก้ไขเอกสาร

ทรัพยากรบุคคลอัตโนมัติ

ทุกขั้นตอนของการสรรหาและการเริ่มต้นใช้งานสามารถทำได้โดยอัตโนมัติเพื่อสร้างกระบวนการ HR ที่คล่องตัวกว่าที่เคย

แบบฟอร์มออนไลน์สามารถใช้เพื่อรวบรวมแอปพลิเคชัน ซึ่งจากนั้นจะถูกส่งไปยังผู้จัดการที่ว่าจ้างผ่านเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

หลักการเดียวกันนี้สามารถนำไปใช้กับด้านอื่นๆ ของ HR เช่น การจัดการนโยบายและขั้นตอน การปฏิบัติตาม I-9 และการเตรียมพร้อมรับมือกับภัยพิบัติ (การรักษาข้อมูลที่ได้รับการคุ้มครองในคลาวด์มากกว่าการจัดเก็บทางกายภาพ) เป็นต้น

ระบบบัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้อัตโนมัติ

AP และ AR สามารถปรับปรุงได้อย่างมากด้วยการนำ ECM ไปใช้

AP และ AR เป็นสองกระบวนการที่ใช้กระดาษมากที่สุดในองค์กร ใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงินสามารถประมวลผลได้เร็วและมีประสิทธิภาพเพียงใดจะเป็นตัวกำหนดว่าการดำเนินงานของคุณมีประสิทธิภาพเพียงใดในพื้นที่เหล่านี้

ECM ทำให้ AP และ AR สามารถแปลงเป็นดิจิทัลได้อย่างสมบูรณ์ ด้วยการจับภาพ การจัดเก็บ การเข้าถึง และการจัดการที่คล่องตัวกว่าการใช้กระดาษแบบเดิมๆ

ซื้อกลับบ้าน

• โซลูชันการจัดการเนื้อหาระดับองค์กรจะบันทึก อ่าน และจัดทำดัชนีข้อมูล ให้พนักงานสามารถแก้ไขหรือใส่คำอธิบายประกอบ และจัดเตรียมเครื่องมือเวิร์กโฟลว์และระบบอัตโนมัติที่ครอบคลุม
• ECM มีองค์ประกอบพื้นฐานห้าประการ ได้แก่ การดักจับ การจัดการ การจัดเก็บ การเก็บรักษา และการส่งมอบ
• ระบบการจัดการเนื้อหาขององค์กรคือโซลูชันที่ช่วยให้ธุรกิจจัดการข้อมูลในลักษณะที่ตรงตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับการจัดการความเสี่ยงที่ยอดเยี่ยม
• ประโยชน์อื่นๆ ได้แก่ ความสามารถในการตรวจสอบ การเข้าถึงที่คล่องตัวและข้อมูลที่ลดลง พื้นที่จัดเก็บที่ลดลง ความต้องการกระดาษและการส่งจดหมายเพื่อลดต้นทุนค่าโสหุ้ย การรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสมที่สุด ลดค่าใช้จ่ายระยะยาว

การจัดการเนื้อหาระดับองค์กรสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก: MSP มีเครื่องมือและความเชี่ยวชาญเพื่อช่วยแนะนำการเปลี่ยนแปลง ไม่ว่าจะเป็นการใช้บริการคลาวด์หรือเทคโนโลยีใหม่ หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ระบบจัดการการพิมพ์และเอกสารสามารถช่วยคุณได้ ดาวน์โหลด eBook ของเรา " กุญแจสู่เวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพ" หากคุณต้องการคำปรึกษาด้านการจัดการเนื้อหาระดับองค์กร โปรดติดต่อผู้เชี่ยวชาญ Impact แล้วเราช่วยคุณได้