การจัดการการพิมพ์: นำหน้าเกม

การนำการจัดการการพิมพ์ไปใช้ในองค์กรของคุณอาจไม่ใช่ประเด็นสำคัญของคุณในตอนนี้ แต่บางทีก็ควรเป็นเช่นนั้น

ท้ายที่สุด พวกเราส่วนใหญ่กำลังทำงานจากที่บ้าน และด้วยสถานการณ์ปัจจุบัน เราจึงอาจไม่เห็นสำนักงานของเราเป็นเวลาหลายสัปดาห์หรือหลายเดือน

หากสภาพอากาศในปัจจุบันได้แสดงให้เราเห็น ความจำเป็นในการลดรายจ่ายที่ไม่จำเป็นไม่เคยมีความสำคัญมากไปกว่านี้

เมื่อบริษัทต่างๆ กลับมาทำธุรกิจตามปกติ สิ่งแวดล้อมจะแตกต่างออกไปอย่างมาก ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมจะได้รับผลกระทบและผลกระทบทางการเงินของการระบาดของ COVID-19 จะรู้สึกได้ไปอีกนาน การจัดการการพิมพ์สามารถช่วยลดต้นทุนที่ไม่จำเป็นเหล่านั้นได้อย่างมากเมื่อคุณต้องการมากที่สุด

ของเสียในการพิมพ์

ผู้นำธุรกิจส่วนใหญ่มักจะรู้ไม่ชัดว่านิสัยการพิมพ์ของพวกเขาทำให้พวกเขาต้องเสียค่าใช้จ่ายมากกว่าที่พวกเขาอยากจะจ่าย

อย่างไรก็ตาม ค่าใช้จ่ายที่แท้จริงนั้นน่าตกใจมาก ต่อไปนี้เป็นสถิติการพิมพ์เจ็ดรายการเพื่อแสดงให้เห็นว่าขยะที่น่ากังวลควรเป็นเท่าใด:

1. นิสัยการพิมพ์ของพนักงานโดยเฉลี่ยมีค่าใช้จ่าย 725 ดอลลาร์ต่อปี
2. พนักงานโดยเฉลี่ยพิมพ์วันละ 34 หน้า โดย 17% จะยังไม่ได้อ่าน
3. 90% ของบริษัทไม่ติดตามค่าใช้จ่ายในการพิมพ์
4. บริษัทที่ใช้การคาดเดาเพื่อระบุต้นทุนการพิมพ์โดยเฉลี่ยประเมินต่ำไป 40%
5. แผนกไอทีใช้เวลาโดยเฉลี่ย 15% ของเวลาในการแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์
6. ในช่วง 20 ปีที่ผ่านมา ปริมาณการใช้กระดาษในสหรัฐฯ ลดลงจาก 92 ล้านตันเป็น 208 ล้านใบ เพิ่มขึ้น 126%
7. ปริมาณการใช้กระดาษของธุรกิจโดยเฉลี่ยเพิ่มขึ้น 22% ในแต่ละปี ซึ่งหมายความว่าภายในสามปีครึ่งการบริโภคของคุณจะเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่า

สิ่งสำคัญที่สุดคือถ้าคุณไม่มีความรู้เกี่ยวกับพฤติกรรมการพิมพ์ขององค์กร มีโอกาสสำคัญที่คุณจะใช้จ่ายมากกว่าที่คุณต้องการ—ผลกระทบของสิ่งนี้จะขยายใหญ่ขึ้นเมื่อพิจารณาจากสภาพแวดล้อมทางธุรกิจในปัจจุบัน .

ผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม

นอกจากนี้ ผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมของขยะจากการพิมพ์ยังมีมหาศาล

กระบวนการผลิตกระดาษซึ่งเกี่ยวข้องกับการเผาเปลือกไม้เพื่อสร้างเส้นใยที่ใช้งานได้ จะปล่อยก๊าซเรือนกระจกที่เป็นพิษ ซึ่งเป็นมลพิษหนักที่ส่งผลกระทบร้ายแรงต่อโลก

40% ของไม้แปรรูปเชิงพาณิชย์ของโลกใช้ในการผลิตกระดาษ และป่าไม้กว่า 30 ล้านเอเคอร์ถูกทำลายทุกปีเพื่อช่วยเสริมการผลิตนี้

การปรับปรุงด้านเทคโนโลยีและการผลิตได้เพิ่มการผลิตกระดาษ และการบริโภคก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน

สิ่งนี้ไม่ยั่งยืน และธุรกิจทุกขนาดจะต้องจัดการกับปัญหาความยั่งยืนภายในองค์กรไม่ช้าก็เร็ว

ผลกระทบต่อผลผลิต

ผลกระทบที่การพิมพ์มีต่อประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานของคุณอาจไม่ปรากฏให้เห็นในตอนแรก

เมื่อคุณปฏิบัติตามโครงสร้างเดิมมาหลายปีหรือหลายสิบปี การระบุปัญหาที่เติบโตอย่างช้าๆ เมื่อเวลาผ่านไปอาจเป็นเรื่องยาก แม้ว่าจะส่งผลกระทบต่อคุณในแต่ละวันก็ตาม

การผลิต, การต้อนรับ, กฎหมาย—ไม่ว่าจะเป็นอุตสาหกรรมใดก็ตาม ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมต้องต่อสู้กับปัญหาเดียวกันที่เกี่ยวข้องกับแรงงานที่มีประสิทธิผลอันเป็นผลมาจากการพิมพ์ที่ไม่มีการจัดการ

พนักงานใช้เวลามากเกินไปในการค้นหาข้อมูลที่ต้องการ—รวม 1.8 ชั่วโมงต่อวัน หรือ 9.3 ชั่วโมงต่อสัปดาห์

สิ่งนี้สร้างคำสาปแช่งสองเท่าสำหรับ SMB; ไม่เพียงแต่คุณจะสูญเสียเงินจากค่าใช้จ่ายในการพิมพ์เท่านั้น แต่คุณกำลังสูญเสียเงินจากแรงงานที่สูญเสียไป เนื่องจากพนักงานพยายามดึงสิ่งที่หย่อนยานและทำงานผ่านกระบวนการจัดการเอกสารที่ไม่มีประสิทธิภาพซึ่งเกี่ยวข้องกับการพิมพ์

90% ของข้อมูลทั่วโลกถูกสร้างขึ้นในสองปีที่ผ่านมาเพียงอย่างเดียว

ทุกปี ปริมาณข้อมูลที่มีอยู่เพิ่มขึ้นอย่างทวีคูณ เนื่องมาจากการเพิ่มขึ้นของข้อมูลขนาดใหญ่

ซึ่งหมายความว่ามีการใช้กระดาษมากขึ้นเพื่อรองรับการไหลเข้าของข้อมูล และทำให้เสียเวลา (และเงิน) มากขึ้น

การจัดการการพิมพ์คืออะไรและจะช่วยได้อย่างไร

การจัดการการพิมพ์หมายถึงการเป็นพันธมิตรกับบุคคลที่สามสำหรับความต้องการด้านการพิมพ์ของคุณ

ความหมายในทางปฏิบัติคือบุคคลที่สามจะประเมินความต้องการของคุณ กำหนดฮาร์ดแวร์ที่เหมาะสมที่สุด และให้บริการคุณด้วยชิ้นส่วนและวัสดุสิ้นเปลืองสำหรับฮาร์ดแวร์นั้นในระยะยาว

พวกเขาจะใช้ซอฟต์แวร์เพื่อติดตามการใช้งานของคุณและยึดตามเป้าหมายงบประมาณของคุณ

โพสต์ที่เกี่ยวข้อง: 6 ประโยชน์ของบริการการพิมพ์ที่มีการจัดการสำหรับ SMB

โซลูชั่นเวิร์กโฟลว์

คู่ค้าและที่ปรึกษาด้านบริการมักใช้การจัดการการพิมพ์เป็นขั้นตอนแรกในกลยุทธ์การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลในวงกว้าง

เหตุผลของเรื่องนี้ก็คือการพิมพ์เป็นสิ่งที่ไม่ได้ผล และสามารถให้ ROI ที่สำคัญแก่ SMB ที่ตระหนักถึงผลกำไรของพวกเขาเป็นพิเศษ

หากบริษัทยังไม่ได้ดำเนินการพิมพ์ ก็มักจะมีราคาแพงมาก ไม่มีประสิทธิภาพ และไม่ได้เตรียมพร้อมสำหรับอนาคต

โซลูชันเวิร์กโฟลว์สามารถสนับสนุนการดำเนินงานของคุณได้อย่างมากด้วยการเปิดตัวเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่น (หากจำเป็น) และซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์ที่ออกแบบมาเพื่อปรับปรุงกระบวนการเอกสารของคุณ

ตัวอย่างเช่น แทนที่จะพิมพ์กองและกองกระดาษทุกวัน คุณสามารถสแกนเอกสารของคุณและทำให้ใครก็ตามที่สามารถเข้าถึงระบบคลาวด์ใช้งานได้ทันที

เมื่อข้อมูลและเอกสารของคุณได้รับการจัดระเบียบอย่างมีประสิทธิภาพ คุณจะไม่ต้องยุ่งยากมากมาย ปัญหาก่อนหน้านี้กับพนักงานใช้เวลาเกือบสองชั่วโมงในการค้นหาเอกสาร? ตอนนี้พวกเขาจะไม่มีปัญหาใดๆ ในการค้นหาข้อมูลสำคัญชิ้นเดียวที่ซ่อนอยู่ใต้กองกระดาษ เพราะมันถูกจัดเก็บแบบดิจิทัลและเข้าถึงได้ง่าย

สิ่งนี้จะปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานของคุณอย่างมาก ลดการใช้จ่ายของคุณกับกระดาษ และปรับปรุงผลกำไรของคุณ

การเติมเต็มและการมองเห็นอุปทาน

เมื่อคุณมีพันธมิตรที่ดูแลกลุ่มเครื่องพิมพ์ของคุณ พวกเขาจะใช้เครื่องมือในการวิเคราะห์และประเมินค่าใช้จ่ายและการใช้งานของคุณ

เมื่อก่อนไม่มีการมองเห็น ตอนนี้คุณมีคู่หูที่สามารถบอกคุณได้ว่าคุณกำลังใช้อะไรอยู่ คุณใช้จ่ายเกินงบประมาณของคุณหรือไม่? พวกเขาจะรู้และสามารถช่วยคุณได้

พวกเขายังจะสามารถบอกได้เมื่อคุณมีเสบียงเหลือน้อยและคุณต้องเติมให้เต็มจำนวนเท่าใด

สรุปคือ คุณจะมีความเข้าใจมากขึ้นว่าคุณกำลังใช้ไปมากแค่ไหนและสอดคล้องกับเป้าหมายของคุณหรือไม่ แทนที่จะอยู่ในความมืดมิดและใช้จ่ายอย่างคุ้มค่าโดยการซื้อมากกว่าที่คุณต้องการ .

นอกจากนี้ หากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น ผู้ให้บริการที่มีคุณภาพจะเข้าไปแก้ไขปัญหาของคุณโดยเป็นส่วนหนึ่งของข้อตกลงการบริการทันที

การปรึกษาหารือ

ผู้ให้บริการที่มีการจัดการที่มีประสบการณ์จะสามารถให้การสนับสนุนแก่คุณในทุกๆ ด้านของการจัดการการพิมพ์ของคุณ

นี่ไม่ใช่—และคุณไม่ควรชำระ—เพียงแค่กระบวนการในการซื้อเครื่องพิมพ์แล้วค่อยโทรไปวันๆ

คู่ของคุณควรช่วยคุณจัดตำแหน่งเครื่องพิมพ์โดยการสัมภาษณ์พนักงาน มีความไม่สมดุลในการใช้งานระหว่างเครื่องพิมพ์ต่างๆ หรือไม่? พวกเขาอยู่ในตำแหน่งที่จะเพิ่มผลผลิตหรือไม่? พนักงานของคุณมีนิสัยอย่างไรในปัจจุบันและส่งผลต่อกลยุทธ์ของคุณอย่างไร?

สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นส่วนสำคัญของการจัดการการพิมพ์ที่จะช่วยให้คุณประหยัดเงินและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

ความคิดริเริ่มสีเขียว

พันธมิตรของคุณควรสามารถเสนอความคิดริเริ่มที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมเพื่อช่วยให้ธุรกิจของคุณลดการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์

ซึ่งอาจมาจากการจัดหากระดาษสีเขียวจากประเทศสหรัฐอเมริกา เช่นเดียวกับที่ Impact ทำ จากโครงการรีไซเคิลผงหมึก หรือจากการใช้โปรแกรมอย่าง PrintReleaf ที่อนุญาตให้คุณทำสิ่งเล็กๆ น้อยๆ ในความพยายามปลูกป่า

เมื่อคุณรีไซเคิลกระดาษ คุณสามารถ "ทิ้ง" ใหม่ได้เทียบเท่ากับการใช้กระดาษของคุณ และยังมีโอกาสเลือกว่าจะปลูกที่ไหน

บรรทัดล่าง

ประเด็นหลักคือ: สภาพแวดล้อมการพิมพ์สมัยใหม่ได้เปลี่ยนแปลงไปมากกว่าธุรกิจส่วนใหญ่ที่ไม่ทันตั้งตัว มักจะเกิดจากการขาดข้อมูลธรรมดาๆ มากกว่าสิ่งอื่นใด

ด้วยการลงทุนในหุ้นส่วน คุณสามารถลดของเสียและค่าใช้จ่ายที่ไม่ต้องการได้อย่างมาก (ซึ่งส่วนใหญ่คุณอาจไม่รู้ด้วยซ้ำว่าคุณมี) และช่วยให้คุณวางตำแหน่งตัวเองสำหรับอนาคต

การจัดการการพิมพ์ของคุณในตอนนี้สามารถทำให้คุณประหลาดใจเมื่อเรากลับมาเป็นปกติ—มันจะช่วยกำจัดลิงอีกตัวหนึ่งจากคุณ ปรับปรุงธุรกิจของคุณ และเตรียมคุณให้พร้อมสำหรับการใช้งานดิจิทัลต่อไปควรเลือกที่จะดำเนินการตามนั้น

การจัดการการพิมพ์เป็นส่วนสำคัญในการลดต้นทุนสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางจำนวนมากที่คำนึงถึงงบประมาณและมองหาวิธีลดค่าใช้จ่ายและผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่การจัดการการพิมพ์สามารถทำได้สำหรับคุณ โปรดดูที่หน้า Managed Print Services ของเรา และค้นพบสิ่งที่คุณจะได้รับจากการเป็นพันธมิตรกับผู้ให้บริการที่มีการจัดการ