Productivity Suite คืออะไรและสามารถช่วยธุรกิจของคุณได้อย่างไร?

การใช้ Productivity Suites

ก่อนหน้านี้เราได้พูดถึงความสำคัญของการจัดทำแผนสำรองและความต่อเนื่องทางธุรกิจ และทำให้แน่ใจว่านโยบายความปลอดภัยในการทำงานระยะไกลของคุณเป็นไปตามมาตรฐานที่จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณปลอดภัย

สัปดาห์นี้ เราจะมาดูวิธีทำให้พนักงานของคุณทำงานอย่างเต็มความสามารถโดยใช้ชุดเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

เราจะพูดถึงสิ่งที่ชุดเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เหตุใดจึงมีความสำคัญต่อประสิทธิภาพของพนักงานของคุณ และวิธีที่พวกเขาสามารถให้ความยืดหยุ่นในการปฏิบัติงานแก่คุณเพื่อตอบสนองต่ออย่างมีประสิทธิภาพในยามยาก

Productivity Suite คืออะไร?

ชุดเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานคือชุดของแอปพลิเคชันที่ประกอบด้วยแอปต่างๆ เช่น โปรแกรมประมวลผลคำ แอปนำเสนอ และแอปสำหรับสร้างสเปรดชีต ซึ่งโดยปกติแล้ว แอปทั้งสามนี้เป็นแกนหลักของชุดเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานใดๆ

คนส่วนใหญ่คุ้นเคยกับชุดเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ใหญ่ที่สุดสองชุดในตลาด G Suite และ Office 365 ของ Google (ซึ่งได้รับการรีแบรนด์เป็น Microsoft 365)

แน่นอน ผู้คนใช้ Microsoft Word และ Excel มาหลายปีแล้ว บางทีคุณอาจติดตั้ง Word 2003 ไว้บนเดสก์ท็อปเครื่องใดเครื่องหนึ่งของคุณ

88% ของพนักงานออฟฟิศกล่าวว่าพวกเขาต้องการแพลตฟอร์มการค้นหาข้อมูลที่เชื่อถือได้และเป็นหนึ่งเดียวที่จะช่วยให้พวกเขาทำงานได้ดีขึ้น

สิ่งที่กำหนดชุดการผลิตคือโดยทั่วไปจะ:

• ฟังก์ชันบนพื้นฐานการสมัครสมาชิก หมายความว่าไม่มีการซื้อแบบครั้งเดียว
• อัปเดตเป็นเวอร์ชันล่าสุดโดยอัตโนมัติ หมายความว่าคุณจะไม่มีซอฟต์แวร์ที่ล้าสมัย
• รวมแอพทั้งหมดไว้ในอินเทอร์เฟซเดียวที่สอดคล้องกัน
• สำรองข้อมูลของคุณไปยังคลาวด์และมอบพื้นที่จัดเก็บข้อมูลออนไลน์ให้กับผู้ใช้แต่ละคน

Productivity Suites on the Rise

แม้ว่าการเริ่มต้นทศวรรษใหม่จะเป็นความท้าทายที่ยิ่งใหญ่สำหรับ SMB ทั่วประเทศ แต่ชุดเพิ่มประสิทธิภาพเป็นโซลูชันที่ได้รับความสนใจจากธุรกิจเพิ่มขึ้นอย่างมาก

G Suite ได้เพิ่มธุรกิจจำนวนมากขึ้นถึง 1 ล้านธุรกิจในฐานลูกค้า โดยเติบโตขึ้นจาก 5 เป็น 6 ล้านระหว่างเดือนกุมภาพันธ์ถึงมีนาคม 2020 เพียงปีเดียว

ในขณะเดียวกัน Microsoft คาดว่าจะออกมาจากการระบาดใหญ่ของ COVID-19 ได้รุนแรงกว่าที่พวกเขาเข้าไป และแอพ Teams ซึ่งเป็นคำตอบของ Microsoft สำหรับ Slack ได้กลายเป็นแอพสื่อสารทางธุรกิจที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในโลก มากกว่าสองเท่าของผู้ใช้งานประจำวัน จาก 20 ล้านในเดือนพฤศจิกายน 2019 เป็น 44 ล้านในเดือนมีนาคม 2020 และจากนั้นเป็น 115 ล้าน DAU ในเดือนตุลาคม 2020

เหตุใด Microsoft และ Google จึงเห็นความต้องการที่เพิ่มขึ้นสำหรับชุดเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขา

คำตอบนั้นค่อนข้างง่าย: การแพร่ระบาดทำให้เกิดการอพยพจำนวนมากจากพื้นที่สำนักงาน และพนักงานต้องการโซลูชันระบบคลาวด์ที่เชื่อถือได้ซึ่งมาพร้อมกับแอปที่พวกเขาต้องการ และทำให้พวกเขาทำงานต่อจากที่บ้านได้ราวกับว่าพวกเขาไม่เคยจากไป

ในขณะที่คนงานจำนวนมากได้กลับมาที่สำนักงานแล้ว ยังมีอีกหลายคนที่ทำงานจากที่บ้านหรือในสถานการณ์ที่ไม่แน่นอน ความไม่แน่นอนนี้ที่ธุรกิจต่างๆ กำลังมองหาที่จะป้องกันในอนาคต

ทีมที่ทำงานร่วมกันใช้เวลากับงานมากกว่าทีมเดี่ยวถึง 64%

อย่างไรก็ตาม หากคุณคิดว่า SMB จะได้รับโซลูชันเหล่านี้เนื่องจากเหตุการณ์ปัจจุบันเท่านั้น คิดใหม่อีกครั้ง.

ชุดเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้นเป็นเวลาหลายปีแล้ว ก่อนเกิดวิกฤติขึ้น

อันที่จริง องค์กรหลายแห่งที่รอจนถึงตอนนี้ในการลงทุนน่าจะพบว่าพวกเขาจะลงทุนลงสายในทุกกรณี

Productivity Suite ช่วยธุรกิจของฉันได้อย่างไร

เป็นเรื่องที่ดีและดีที่จะพูดถึงว่าธุรกิจอื่นๆ ตอบสนองอย่างไรโดยการซื้อการสมัครรับข้อมูลชุดเพิ่มประสิทธิภาพ แต่สิ่งที่คุณอยากรู้จริงๆ ก็คือทำไมคุณถึงต้องการ

มีเหตุผลหลักสองประการที่ธุรกิจควรใช้ชุดเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ประสิทธิภาพและความร่วมมือ

ประสิทธิภาพ

สำหรับองค์กรที่ไม่มีชุดเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานใดๆ มีแนวโน้มว่าพนักงานจะใช้แอปพลิเคชันรุ่นเก่าเพื่อทำงาน

ไม่มีอะไรผิดปกติกับแอปแบบเดิมในตัวของมันเอง แต่แอปเหล่านี้มีแนวโน้มที่จะสร้างคลังข้อมูลภายในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่ได้รับการจดบันทึกเป็นอย่างดี ซึ่งขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานของคุณอย่างมาก

ไซโลข้อมูลเกิดขึ้นเมื่อข้อมูลถูกเก็บไว้โดยบุคคลหรือแผนกเดียวและผู้อื่นไม่สามารถเข้าถึงได้

นี่เป็นปัญหาใหญ่สำหรับธุรกิจสมัยใหม่ และเป็นสิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงในทุกกรณี

คลังข้อมูลเสียเวลา เงิน และประสิทธิภาพ

ตัวอย่างเช่น; มีคนใช้ระบบเดิมและต้องการโอนไฟล์ให้คนอื่น พวกเขาพยายามส่งอีเมลถึงพวกเขา แต่ขนาดไฟล์ใหญ่เกินไป—หากพวกเขาลดขนาดลงเพื่อวางมันบน USB stick และขนส่งไปยังบุคคลนั้นทางกายภาพ นั่นเป็นการสิ้นเปลืองทรัพยากรทั้งเวลาและแรงงานอย่างมาก

หากคุณมีชุดเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เช่น Office 365 ข้อมูลทั้งหมดของคุณจากแอปพลิเคชันที่เกี่ยวข้องสามารถแชร์กับใครก็ได้ในบริษัทของคุณในทันที ช่วยให้คุณทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้นในวันทำการ

ไม่เพียงเท่านั้น คุณยังสามารถใช้และเข้าถึงแอพเหล่านี้บนอุปกรณ์ใดก็ได้ ไม่ว่าคุณจะอยู่ในสำนักงานหรือไม่—มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณมีผู้ปฏิบัติงานระยะไกล

การทำงานร่วมกัน

ผู้มีอำนาจตัดสินใจส่วนใหญ่จะรู้ว่าการทำงานร่วมกันและการสื่อสารมีความสำคัญเพียงใดในธุรกิจของตน

แง่มุมที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของกลยุทธ์การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลคือการกำจัดอุปสรรคในการสื่อสาร แอปที่แผนกต่างๆ ใช้จะต้องรวมกันเป็นหนึ่งเดียวเพื่อทำลายอุปสรรคเหล่านั้น

69% ของ CFO กล่าวว่าการเก็บรักษาข้อมูลในแผนกเป็นความผิดพลาดทางการเงินที่ใหญ่ที่สุดหรือเกิดขึ้นบ่อยที่สุดที่บริษัทต่างๆ ทำในปัจจุบัน

การสื่อสารที่ราบรื่นเป็นส่วนสำคัญในการตระหนักถึงสิ่งนี้

ชุดเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานไม่ใช่แค่การสมัครใช้งาน Office เวอร์ชันล่าสุดทั่วทั้งธุรกิจเท่านั้น ที่สำคัญไม่แพ้กันคือแอปสื่อสารที่นำพนักงานของคุณมารวมกัน

ตามที่เราเพิ่งกล่าวไปสั้นๆ ว่าแอป Teams ของ Microsoft ได้พุ่งสูงขึ้นตั้งแต่ปีที่แล้ว โดยส่วนใหญ่ขับเคลื่อนโดยธุรกิจที่ต้องการแอปพลิเคชันการสื่อสารและการทำงานร่วมกันเพื่อช่วยเหลือพนักงานของตน

ด้วย Teams คุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้

• บุคคลและกลุ่มข้อความโต้ตอบแบบทันที
• แชร์ไฟล์
• การประชุมทางวิดีโอและเสียง
• บันทึกการโทร

อย่างที่คุณสามารถจินตนาการได้ แอพที่อนุญาตให้ผู้ใช้ทำสิ่งเหล่านี้ผ่านอินเทอร์เฟซเดียวนั้นได้รับความนิยมด้วยเหตุผลที่ดีและธุรกิจต่างเรียกร้องให้ติดตั้ง

ข้อกำหนดทางอุตสาหกรรมสำหรับแอปประเภทนี้คือ Unified Communications-as-a-Service หรือ UCaaS

โพสต์ที่เกี่ยวข้อง: Unified Communication เป็นบริการคืออะไร?

UCaaS ได้รับความนิยมอย่างไม่น่าเชื่อกับองค์กรในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา เนื่องจากพวกเขาพยายามลดความไร้ประสิทธิภาพในการสื่อสารและปรับปรุงการทำงานร่วมกันภายในบริษัทของตน

นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์อย่างยิ่งในการนำผู้ปฏิบัติงานระยะไกลมารวมกัน เนื่องจากช่วยให้พวกเขาเก็บการสื่อสารทั้งหมดไว้ในที่เดียว ไม่ต้องใช้ Facebook Messenger หรือ WhatsApp สำหรับติดต่อเพื่อนร่วมงานอีกต่อไป

โดยเฉพาะทีมเป็นที่ต้องการเนื่องจากมีการเข้ารหัสแบบ end-to-end ซึ่งแพลตฟอร์มการสื่อสารอื่นๆ ส่วนใหญ่ไม่มี เช่น Slack และ Google Hangouts

ตอนนี้คุณมีแพลตฟอร์มการสื่อสารทางธุรกิจโดยเฉพาะซึ่งทำงานข้ามอุปกรณ์ได้จากทุกที่

บรรทัดล่าง

โซลูชันบนระบบคลาวด์เป็นประโยชน์สำหรับ SMB ในช่วงครึ่งหลังของทศวรรษที่ผ่านมาและเป็นจุดเริ่มต้นของโซลูชันนี้

โซลูชันเหล่านี้ได้รับการพิสูจน์แล้วว่ามีประโยชน์มากสำหรับการรักษาความปลอดภัย ความต่อเนื่องทางธุรกิจ และการดำเนินธุรกิจในด้านอื่นๆ และชุดเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานก็เป็นส่วนหนึ่งของรายการดังกล่าวด้วย

การใช้ชุดเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เช่น Microsoft 365 ให้เครื่องมือและความยืดหยุ่นแก่คุณเพื่อให้พนักงานของคุณทำงานจากที่บ้านได้เหมือนกับอยู่ในสำนักงาน

ไม่ต้องกังวลว่าพวกเขาจะเข้าถึงแอปนี้หรือแอปนั้นได้อีกต่อไป และไม่ต้องกังวลว่าซอฟต์แวร์รุ่นเก่าจะสิ้นเปลืองไปกับการติดตั้งบนเดสก์ท็อปในสำนักงาน

ในช่วงวิกฤตนี้ สำหรับสภาพการทำงานปกติ และสำหรับความท้าทายในอนาคตที่จะมาถึง ชุดเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานจะช่วยให้การดำเนินงานของคุณง่ายขึ้นอย่างมาก

ชุดเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจสมัยใหม่ ทำให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และช่วยให้ธุรกิจมีความยืดหยุ่นในการตอบสนองในสถานการณ์ที่ยากลำบาก เช่น การเพิ่มจำนวนพนักงานที่ทำงานจากระยะไกล

หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ระบบคลาวด์สามารถรับรองได้ว่าธุรกิจของคุณจะอยู่ในสภาพที่ดีสำหรับอนาคต ดาวน์โหลด eBook ของเรา "ตัวเลือกระบบคลาวด์ใดที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ"