6 ข้อควรพิจารณาในการทำงานระยะไกลสำหรับ SMB

การระบาดของโรค Coronavirus แจ้งการทดลองงานทางไกลที่ไม่เคยมีมาก่อน

การระบาดของไวรัสโคโรน่าได้กระตุ้นให้เกิดการปฏิวัติการทำงานทางไกล โดยธุรกิจจำนวนมากดำเนินการอย่างที่ไม่เคยเกิดขึ้นมาก่อนในการขอให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน

ในขณะที่การสื่อสารโทรคมนาคมโดยทั่วไปมีการยอมรับเพิ่มขึ้นในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา พนักงานเหล่านี้คิดเป็นเพียง 3.4% ของพนักงานทั้งหมดในสหรัฐอเมริกา

เมื่อเราพิจารณาธุรกิจโดยรวม มีเพียง 7% ของนายจ้างในสหรัฐอเมริกาที่เสนอทางเลือกการทำงานจากที่บ้านให้กับพนักงานส่วนใหญ่หรือทั้งหมด

ด้วยเหตุนี้จึงมีองค์กรจำนวนมากทั่วประเทศที่ต้องเรียนรู้วิธีดำเนินการอย่างรวดเร็วภายใต้รูปแบบธุรกิจใหม่อย่างมีประสิทธิภาพ

คุณมีทรัพยากรและมาตรการในการรับมือกับความท้าทายที่คาดไม่ถึงนี้หรือไม่?

วันนี้ เราจะมาดูข้อควรพิจารณาหลักบางประการที่คุณต้องพิจารณาในการเตรียมพนักงานของคุณให้พร้อมสำหรับการทำงานทางไกลเป็นระยะเวลานาน

ข้อควรพิจารณาในการทำงานระยะไกลที่สำคัญสำหรับ SMB

1. คนงานต้องการฮาร์ดแวร์อะไร?

ธุรกิจที่ดำเนินนโยบายการทำงานจากที่บ้านแล้วมักจะมีอุปกรณ์ในมือและเข้าใจอย่างชัดเจนถึง สิ่งที่พนักงานต้องการเพื่อให้สามารถทำงานนอกสำนักงานได้

ผู้ที่ยังใหม่กับสิ่งนี้จะไม่มีความหรูหราดังกล่าว และอาจไม่แน่ใจว่าจะแก้ไขปัญหานี้อย่างไรให้ดีที่สุด

พนักงานส่วนใหญ่จะต้องใช้แล็ปท็อปเพื่อทำงานต่อที่บ้าน แต่ต้องคำนึงถึงผู้เชี่ยวชาญที่มีฮาร์ดแวร์เป็นส่วนสำคัญในชีวิตการทำงานของพวกเขาด้วย

สำหรับนักวิทยาศาสตร์ด้านข้อมูล เช่น แล็ปท็อปส่วนบุคคลหรือแม้แต่แล็ปท็อปมาตรฐานของบริษัทอาจไม่เพียงพอสำหรับพวกเขาที่จะใช้ แอปพลิเคชันที่เน้นฮาร์ดแวร์

ในทำนองเดียวกัน ผู้เชี่ยวชาญในสาขาครีเอทีฟมักจะพึ่งพาแบรนด์และข้อมูลจำเพาะของฮาร์ดแวร์เฉพาะเพื่อดำเนินการตามความจำเป็นในการทำงาน

ประเมินความต้องการของพนักงานทุกคนที่จะทำงานจากที่บ้านอย่างระมัดระวัง และตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีเครื่องมือที่เหมาะสมกับงาน คุณสามารถเตรียมพวกเขาให้พร้อมสำหรับความล้มเหลวได้โดยไม่รอบคอบ

2. พวกเขาจะใช้ซอฟต์แวร์ทำงานอย่างไร?

การตั้งค่าสำนักงานขององค์กรของคุณจะแตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิงกับการตั้งค่าที่บ้านของพนักงาน ซึ่ง พวกเขาอาจเข้าถึงได้เฉพาะแล็ปท็อปและการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเท่านั้น

พนักงานจะมีความคาดหวังที่แน่วแน่ว่าพวกเขาสามารถเข้าถึงซอฟต์แวร์ทั้งหมดที่พวกเขาต้องการบนเดสก์ท็อปหรือแล็ปท็อปที่ทำงานประจำ

อย่างไรก็ตาม การถูกส่งกลับบ้านนั้นเป็นเรื่องที่แตกต่าง — พวกเขาจะไม่สามารถเข้าถึงซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งในเครื่องคอมพิวเตอร์ของตนได้ และอาจ ไม่แน่ใจว่าจะรับแอพพลิเคชั่นที่ต้องการได้อย่างไรในขณะที่ไม่อยู่ที่สำนักงาน

เป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจที่จะต้องพิจารณาว่าพนักงานสามารถเปลี่ยนไปใช้สภาพแวดล้อมการทำงานจากที่บ้านได้อย่างไร และยังสามารถใช้แอปทั้งหมดที่พวกเขาต้องการได้

นึกถึงการอนุญาตให้ใช้สิทธิ์ซอฟต์แวร์สำหรับแอปที่คุณใช้

โซลูชันซอฟต์แวร์บนคลาวด์ส่วนใหญ่จะอนุญาตให้ผู้ใช้ลงชื่อเข้าใช้จากอุปกรณ์ใดก็ได้ แต่มักจะต้องติดตั้งแอปพลิเคชันรุ่นเก่าที่เก่ากว่าในแต่ละอุปกรณ์

โพสต์ที่เกี่ยวข้อง: คุณต้องการ MSP สำหรับซอฟต์แวร์ของคุณเป็นแอพบริการหรือไม่?

คุณพร้อมสำหรับสิ่งนี้หรือไม่? คุณจำเป็นต้องปรับจำนวนใบอนุญาตที่คุณมีเพื่อให้พนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ของคุณสามารถใช้สิ่งที่พวกเขาต้องการได้หรือไม่?

พิจารณาว่าการปรับขนาดใบอนุญาตซอฟต์แวร์ของคุณจำเป็นสำหรับพนักงานในการทำงานจากที่บ้านอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่

3. คนทำงานระยะไกลจำเป็นต้องใช้ VPN หรือไม่?

หากผู้ปฏิบัติงานระยะไกลต้องการเข้าถึงเครือข่ายภายในของบริษัท ให้พิจารณาใช้ VPN เพื่อรับรองความปลอดภัยของข้อมูลองค์กรของคุณ

แม้ว่าบริษัทจะสามารถจัดการธุรกิจที่ปลอดภัยกับทุกคนภายใต้เครือข่ายเดียวกันได้ แต่การทำงานจากที่บ้านหมายถึงพนักงานจำนวนมากที่เข้าถึงข้อมูลของบริษัท ที่มีค่า จากเครือข่ายที่หลากหลายซึ่งมีระดับความปลอดภัยต่างกัน

เครือข่ายส่วนตัวเสมือนหมายความว่าคุณสามารถสร้าง สะพานเชื่อมที่ปลอดภัยระหว่างเครือข่ายภายในกับอุปกรณ์ของพนักงานระยะไกลได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เฉพาะผู้ที่มีข้อมูลประจำตัวที่ถูกต้องเท่านั้นจึงจะสามารถเข้าถึงได้ ดังนั้นเมื่อพนักงานระยะไกลใช้งานอยู่ บุคคลภายนอกจะไม่สามารถ "มองเห็น" เครือข่ายได้ เช่นเดียวกับการเชื่อมต่อ WiFi ปกติ และข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญจะไม่เสี่ยงต่อการถูกขโมย

สิ่งนี้มีประโยชน์เพิ่มเติมที่พนักงานสามารถใช้ WiFi สาธารณะได้ มิฉะนั้นจะ มีความเสี่ยงสูง

รองจากบ้านของตัวเอง สถานที่ที่พบมากที่สุดเป็นอันดับสองสำหรับพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่คือในร้านกาแฟ โดย 37% ของผู้ตอบแบบสอบถามระบุว่าพวกเขาใช้งาน

ตราบใดที่เชื่อมต่อกับ VPN ข้อมูลของพวกเขาจะถูกเข้ารหัสและปลอดภัยจากการโจมตี

หากคุณคาดว่าพนักงานทางไกลจำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลภายในบริษัท ให้พิจารณาใช้ VPN เพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่จะถูกละเมิด

4. คุณมีแนวทางและขั้นตอนดำเนินการหรือไม่?

สำหรับพนักงานหลายคน นี่อาจเป็น ประสบการณ์การทำงานจากที่บ้านครั้งแรกของพวกเขาก็ได้

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจอย่างถ่องแท้ถึงสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขา และไม่เหลือเพียงแนวทางปฏิบัติที่คลุมเครือในขณะที่พวกเขายังคงทำงานต่อไป

การย้ายพนักงานจากสำนักงานไปที่บ้านเป็นเรื่องที่ลึกซึ้ง และองค์กรต่างๆ ควรทำ Due Diligence โดย กำหนดนโยบายให้พวกเขาปฏิบัติตามในขณะที่พวกเขาไม่อยู่ที่สำนักงาน

ซึ่งอาจรวมถึงสิ่งต่างๆ มากมาย แต่โดยทั่วไปจะเกี่ยวข้องกับชั่วโมงทำงาน ความคาดหวังในการสื่อสาร และความรับผิดชอบ

63% ของแผนกของบริษัทมีอย่างน้อยหนึ่งคนที่ทำงานจากระยะไกลเป็นเวลานาน แต่ 57% ของธุรกิจไม่มีนโยบายการทำงานจากที่บ้านอย่างเป็นทางการ

สิ่งนี้ไม่เพียงแต่จะเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจและพนักงานในระยะสั้นเท่านั้น แต่ยังเป็นพื้นฐานสำหรับอนาคต ซึ่ง การทำงานทางไกลเป็นทางเลือกที่ได้รับความนิยมเพิ่มขึ้น สำหรับหลาย ๆ คน

การทำงานทางไกลมีการเติบโต 91% ในช่วงทศวรรษที่ผ่านมา แนวโน้มที่จะดำเนินต่อไปเมื่อเรากลับสู่ภาวะปกติ ดังนั้น การร่างนโยบายหลายๆ คนจะเป็นแนวปฏิบัติที่ดี

5. ฉันจะรักษาการสื่อสารที่ดีระหว่างพนักงานได้อย่างไร

โดยธรรมชาติแล้ว หนึ่งในอุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดที่จะเอาชนะได้ด้วยพนักงานที่อยู่ห่างไกลคือ การทำให้พวกเขาสื่อสารกัน

จำเป็นต้องพูด สิ่งนี้จะยากขึ้นอย่างมากเมื่อพนักงานไม่อยู่ในห้องเดียวกัน แต่ก็ยังมีวิธีบรรเทาปัญหานี้ได้

ให้พนักงานของคุณเข้าถึงการส่งข้อความ การประชุมทางวิดีโอ และ แพลตฟอร์มการแชท เช่น Teams และ Slack เพื่อให้พวกเขาสามารถสื่อสารกันได้อย่างราบรื่นที่สุด

โพสต์ที่เกี่ยวข้อง: Microsoft Dynamics 365 Business Central คืออะไร

อย่าลืมหรือละเลย แง่มุมทางสังคมของการสื่อสารด้วย เช่นกัน

พนักงานจะเคยชินกับการพูดคุยและเข้าสังคมกับเพื่อนร่วมงานแบบตัวต่อตัว และเมื่อถูกพรากไปก็อาจนำไปสู่ความเหงาได้

ในการสำรวจพบว่าความเหงาเป็นการต่อสู้ที่ยิ่งใหญ่ที่สุดสำหรับคนทำงานนอกสถานที่ โดย 21% มองว่าเป็นปัญหา

เพื่อให้พนักงานของคุณมีความสุขในช่วงเวลาที่ไม่แน่นอนนี้ ส่งเสริมให้พวกเขาสื่อสารและทำงานร่วมกันให้มากที่สุด และ มอบซอฟต์แวร์ให้พวกเขาเพื่อทำเช่นนั้น

6. การอบรมให้ความรู้ด้านความปลอดภัย

คุณสามารถเป็นธุรกิจที่ก้าวหน้าที่สุดในโลก คุณสามารถใช้ทุกมาตรการรักษาความปลอดภัยเท่าที่จะจินตนาการได้และยัง ไม่สามารถยกเลิกได้ เนื่องจากพนักงานจากระยะไกลไม่มีความรู้ที่จะรักษาความปลอดภัยจากภัยคุกคามทางไซเบอร์

เป็นความจริงที่โชคร้ายที่ ความผิดพลาดของมนุษย์มีส่วนรับผิดชอบต่อการละเมิดข้อมูลส่วนใหญ่ไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง

ความผิดพลาดของมนุษย์เป็นสาเหตุอันดับหนึ่งของการละเมิดข้อมูลจากการโจมตีทางไซเบอร์ โดย 52% ของเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับพวกเขา

ด้วยพนักงานทั้งหมดอยู่ภายใต้หลังคาเดียวกัน การรักษาความปลอดภัยเครือข่ายของคุณจึงเป็นเรื่องง่าย แต่สำหรับผู้ปฏิบัติงานระยะไกล คุณมักจะพึ่งพาความสามารถในการดูแลข้อมูลทางธุรกิจด้วยตนเอง

ในปัจจุบัน องค์กรต่างๆ โดยเฉพาะ SMB อยู่ภายใต้การคุกคามจากอาชญากรจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ที่ต้องการใช้ประโยชน์จากผู้ที่ตกเป็นเหยื่อที่ไม่สงสัย

โพสต์ที่เกี่ยวข้อง: การหลอกลวง Coronavirus: ถาม & ตอบกับผู้อำนวยการ MIT Security Services ของ Impact

สิ่งที่ต้องทำคือการละเมิดเพียงครั้งเดียวในการทำให้ธุรกิจล้มละลาย ดังนั้นอย่าละเลย การทำให้แน่ใจว่าพนักงานมีความพร้อมในการรับมือกับทุกสิ่งที่เข้ามา โดยเฉพาะอย่างยิ่งการโจมตีแบบฟิชชิ่งหรือแรนซัมแวร์

จากเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเมื่อเร็วๆ นี้ หลายองค์กรพบว่าตนเองกำลังไล่ตาม โดยพยายามใช้โซลูชันดิจิทัลชั่วคราวเพื่อชดเชยพื้นที่ที่สูญเสียไป ในขณะที่พนักงานของพวกเขาเปลี่ยนไปทำงานทางไกลเพื่ออนาคตอันใกล้

Impact Networking อยู่ในธุรกิจการช่วยเหลือ SMB มาเป็นเวลากว่า 20 ปี และลูกค้าของเราใช้โซลูชันสำหรับการทำงานระยะไกลอย่างประสบความสำเร็จทุกวัน เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานทางไกลโดยดูข้อเสนอ Productivity Suite ของเรา