9 ขั้นตอนในการสร้างรูปแบบการจัดหาพนักงานที่มีประสิทธิภาพสำหรับบริษัทของคุณ

หากคุณทำงานด้านทรัพยากรบุคคล เราพนันได้เลยว่าคุณกำลังมองหาวิธีใหม่ๆ เจ๋งๆ ที่จะช่วยให้บริษัทของคุณไปสู่จุดที่ต้องการได้

นี่อาจหมายถึง...รูปแบบการจัดพนักงานที่มีประสิทธิภาพ

ฉันเคยทำงานในบริษัทสองสามแห่งที่ต้องดิ้นรนเพื่อให้ทันกับการเติบโตที่พวกเขาประสบ

มันมักจะนำไปสู่สภาพแวดล้อมที่ตึงเครียดและเพื่อนร่วมงานของฉันต้องทนทุกข์ทรมานเพราะสิ่งนี้ มันไม่สวยและนั่นเป็นการพูดเกินจริง

นั่นเป็นเหตุผลที่บริษัทของคุณต้องการเทมเพลตการรับพนักงานบางประเภทเพื่อให้แน่ใจว่ามีจำนวนพนักงานที่เหมาะสมพร้อมด้วยเครื่องมือและทักษะที่เหมาะสมเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย

รูปแบบการจัดหาพนักงานคืออะไรกันแน่?

กล่าวโดยย่อ โมเดลการจัดพนักงานคือชุดของกราฟ รายงาน แผนภูมิ และตัวเลขที่ให้คำตอบทั้งหมดแก่คุณเพื่อช่วยให้บริษัทของคุณก้าวไปสู่ระดับถัดไป

เราหมายถึงสิ่งต่างๆ เช่น กิจกรรมปัจจุบันของบริษัท ความต้องการ และงบประมาณ โดยพื้นฐานแล้ว ทุกอย่างเกี่ยวข้องกับวิธีการทำงานของทีมของคุณ ทั้งในเรื่องการเงินและเวลา

เมื่อคุณแยกย่อยออกเป็นพื้นฐาน ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะใช้แบบจำลองการจัดพนักงานเพื่อบอกอนาคต ช่วยให้บริษัทต่างๆ มีโอกาสที่จะเน้นย้ำเป้าหมายปัจจุบันและสร้างแผนการที่จะช่วยให้บรรลุเป้าหมายได้

มีสองสิ่งที่พนักงานระดับสูงทุกคนจะระบุตั้งแต่เริ่มต้น ประการแรก คุณควรหาจำนวนพนักงานที่บริษัทของคุณต้องการเพื่อประสบความสำเร็จ และประการที่สอง พนักงานเหล่านั้นจำเป็นต้องเรียนรู้ทักษะอะไรบ้างเพื่อให้ตรงกับความต้องการของบริษัทของคุณ

ยิ่งคุณสามารถตอบคำถามสองข้อนี้ได้เร็วเท่าไร ทิศทางที่บริษัทของคุณต้องดำเนินการก็จะยิ่งชัดเจนขึ้นเท่านั้น มันไม่ใช่วิทยาศาสตร์จรวด

สิ่งนี้ทำให้เกิดคำถาม: คุณจะสร้างรูปแบบการจัดพนักงานที่มีประสิทธิภาพด้วยตัวคุณเองได้อย่างไร? เลื่อนลงเพื่อค้นหา

วิธีสร้างรูปแบบการจัดพนักงานที่มีประสิทธิภาพ

เป็นเรื่องสมเหตุสมผลที่ขั้นตอนแรกในการสร้างแบบจำลองการจัดพนักงานที่ประสบความสำเร็จคือการมองย้อนกลับไปที่ความก้าวหน้าในปัจจุบันของคุณ กุญแจสำคัญคือการประเมินเป้าหมายและวิธีการที่คุณใช้เพื่อไปให้ถึงเป้าหมายนั้น จากนั้นถามตัวเองด้วยคำถามต่อไปนี้:

• เป้าหมายที่สำคัญที่สุดในปีหน้าคืออะไร?
• บริษัทต้องปรับโครงสร้างองค์กรในด้านใดบ้าง?
• HR สามารถทำอะไรได้บ้างในการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้

คำตอบสำหรับคำถามง่ายๆ เหล่านี้เป็นพื้นฐานในการสร้างแบบจำลองการจัดพนักงานทั้งหมดของคุณ

คุณไม่สามารถคาดหวังว่ารูปแบบการจัดพนักงานของคุณจะดำเนินไปโดยไม่มีปัญหา คุณต้องคาดการณ์ว่าอาจมีปัญหาที่ขัดขวางการสร้างแบบจำลองการจัดพนักงานของคุณ

มีการบอกความจริง - ปัจจัยภายในและภายนอกสามารถเล่นได้ที่นี่ สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงสิ่งต่างๆ เช่น กฎหมายที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา การแข่งขัน หรือวิธีการที่ตำแหน่งในบริษัทของคุณเปลี่ยนแปลงอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

แม้ว่าปัจจัยเหล่านี้อาจขัดขวางความก้าวหน้าของคุณ แต่การระบุให้ทราบตั้งแต่เนิ่นๆ สามารถบอกได้ว่าคุณควรมองหาผู้สมัครคนใดในระหว่างกระบวนการสรรหา

การระบุเป้าหมายที่เป็นจริงและความท้าทายที่ส่งผลต่อการบรรลุจะทำให้คุณก้าวไปสู่ขั้นต่อไปได้ นี่คือการวิเคราะห์สถานะปัจจุบันของบริษัทของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งจากมุมมองของพนักงาน

เพื่อให้วิเคราะห์สิ่งนี้ได้สำเร็จ คุณต้องรวบรวมข้อมูลจากหลากหลายด้าน ซึ่งรวมถึงทักษะของพนักงานปัจจุบันที่บริษัทมีอยู่ ทรัพยากรปัจจุบัน พนักงานที่มีอยู่ และอื่นๆ

หากคุณรู้ว่าบริษัทของคุณอยู่ที่ไหนในตอนนี้ คุณก็จะมีพื้นฐานในการสร้างแบบจำลองการจัดหาพนักงาน

เมื่อคุณมีพื้นฐานในการสร้างและนึกถึงจุดสิ้นสุดแล้ว ตอนนี้คุณสามารถเริ่มระบุเครื่องมือที่บริษัทของคุณต้องการเพื่อให้ขั้นตอนที่หนึ่งของกระบวนการเกิดขึ้นได้

ยังเร็วเกินไปที่จะวิ่งเข้าเส้นชัย ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจำเป็นต้องระดมความคิดต่อไปว่าจะทำให้เป้าหมายเดิมของคุณเกิดขึ้นได้อย่างไร

คุณสามารถระบุสิ่งที่บริษัทต้องการได้อย่างแท้จริงก็ต่อเมื่อคุณตระหนักว่าสิ่งที่ขาดหายไปในปัจจุบัน โดยเฉพาะในโครงสร้างทีม

ตัวอย่างเช่น บริษัทของคุณอาจขาดเครื่องมือขององค์กรบางอย่างหรือพนักงานบางประเภท คิดอย่างรอบคอบเกี่ยวกับสิ่งที่ขาดหายไปจากการดำเนินงานที่คุณต้องการจริงๆ

ทุกคนสามารถเน้นปัญหาในบริษัท หากมีขนาดใหญ่พอ แม้แต่พนักงานระดับเริ่มต้นก็ยังมองเห็นได้ แต่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจำเป็นต้องสามารถพัฒนาวิธีแก้ปัญหาเหล่านั้นได้ ในกรณีนี้ วิธีแก้ไขจะอ้างอิงถึงตำแหน่งใหม่ที่คุณต้องการเติม

บางทีทีมอาจต้องการผู้จัดการคนอื่นเพื่อทำหน้าที่เป็นผู้นำ หรือคุณอาจต้องจ้างคนงานที่มีประสบการณ์มากกว่ามาเพื่อให้เรือมั่นคง

การแก้ปัญหาทั้งหมดขึ้นอยู่กับเป้าหมายที่กำหนดไว้ในขั้นตอนก่อนหน้า คุณจะสามารถตัดสินใจได้ว่าคุณต้องการจ้างหรือรักษาพนักงานประเภทใดไว้

รูปแบบการจัดพนักงานของคุณจะกำหนดวิธีที่คุณเลือกรับพนักงานในอนาคต จะขึ้นอยู่กับบุคลากรที่บริษัทของคุณต้องการในขณะนั้นเป็นหลัก คุณอาจจำเป็นต้องเลื่อนตำแหน่งจากภายใน จ้างพนักงานเก่าใหม่ หรือจ้างพนักงานใหม่ทั้งหมด

ไม่ว่าในกรณีใดก็ตาม มีกลยุทธ์การสรรหาจำนวนมากที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถนำไปใช้เพื่อว่าจ้างพนักงานภายนอกที่พวกเขากำลังมองหาอยู่ เหล่านี้รวมถึง:

• ติดตามดูกระดานงานเฉพาะ
• ทบทวนทักษะการสัมภาษณ์
• การปรับปรุงรายละเอียดงานให้เหมาะกับความต้องการในปัจจุบัน
• จัดงานมีตติ้งเสมือนจริง
• รับสมัครพนักงานพาร์ทไทม์และนักศึกษา
• จัดหานักศึกษาฝึกงาน
• การใช้เว็บไซต์เครือข่าย เช่น Linkedin
• การอ้างอิงพนักงาน

ไม่ว่าคุณจะเลือกใช้กลยุทธ์ใดในการสรรหา ความต้องการของบริษัทในรูปแบบการรับพนักงานจะต้องมีความสำคัญเป็นอันดับแรกเสมอ

การเลือกผู้สมัครที่มีประวัติการทำงานน่าประทับใจที่สุดอาจเป็นเรื่องดึงดูดใจ แต่ถ้าคนๆ นั้นไม่ตรงกับความต้องการของคุณ ก็แสดงว่าไม่เหมาะ

ในการจำกัดตัวเลือกของคุณให้แคบลง คุณควรพิจารณาทำสิ่งต่อไปนี้:

• ระบุผู้สมัครที่มีทักษะและคุณสมบัติที่ดีซึ่งตรงกับวัฒนธรรมของบริษัทและทิศทางปัจจุบัน
• สัมภาษณ์ทางโทรศัพท์
• เริ่มการสัมภาษณ์แบบตัวต่อตัว
• สร้างกระบวนการเริ่มต้นใช้งานทีละขั้นตอน

ในตอนท้ายของวัน ความพอดีที่ดีสามารถมาในรูปทรงและขนาดต่างๆ พวกเขาสามารถมีประสบการณ์ในระดับที่แตกต่างกันและมาจากภูมิหลังแทบทุกชนิด ความพอดีคือความพอดี

ในขณะที่การสร้างทีมในอุดมคติเป็นขั้นตอนสำคัญในรูปแบบการจัดพนักงานของคุณ การรักษาพนักงานเหล่านั้นให้อยู่รอบๆ ก็มีความสำคัญเช่นเดียวกัน

หากพนักงานปรับตัวได้ เป็นอิสระ ช่วยเหลือซึ่งกันและกันและมุ่งมั่นที่จะปรับปรุง คุณก็มีทีมที่ควรค่าแก่การรักษาไว้

มีหลายขั้นตอนที่ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถดำเนินการเพื่อรักษาพนักงานให้ประสบความสำเร็จได้:

– ทำการทบทวนประสิทธิภาพบ่อยๆ

– ส่งเสริมการทำงานเป็นทีมผ่านกิจกรรมเชื่อมสัมพันธ์และแบบฝึกหัด

– ให้พนักงานรับรู้เมื่อถึงกำหนด

– ให้สิทธิพิเศษแก่พนักงานของคุณ (เช่น สวัสดิการพิเศษ)

ขั้นตอนที่เป็นประโยชน์เหล่านี้จะก่อให้เกิดประโยชน์ทุกประเภท เช่น ขวัญกำลังใจของทีม ความสามัคคี และเพิ่มผลผลิต

เครื่องมือและซอฟต์แวร์ที่จะช่วยคุณนำแบบจำลองการจัดพนักงานไปใช้

จากการศึกษาในปี 2019 ผู้จัดการฝ่ายจ้างงานจำนวน 67% เชื่อว่ามีความจำเป็นต้องใช้เทคโนโลยีล่าสุดเพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดหาพนักงาน ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ใช้วิธีที่น่าเบื่อ เช่น ปากกาและกระดาษ สเปรดชีต และแม้แต่การโทรศัพท์

โชคดีที่มีเครื่องมือและซอฟต์แวร์ที่มีประโยชน์ให้เลือกมากมาย ซึ่งสามารถใช้เพื่อช่วยนำโมเดลการจัดพนักงานของคุณไปใช้ได้เมื่อสร้างเสร็จแล้ว

แอพจัดหาพนักงานแบบ all-in-one เช่น Connectteam จะช่วยให้คุณปรับปรุงการปฏิบัติงานประจำวันของคุณ แอปประเภทนี้ช่วยให้ HR สามารถจัดการด้านต่างๆ ของบริษัทได้ เช่น การติดตามเวลา การจัดตารางกะ การมีส่วนร่วมของพนักงาน การสื่อสารภายใน และอื่นๆ อีกมากมาย Connectteam รับรองว่าคุณสามารถจัดการบริษัทของคุณได้ในขณะเดินทาง

การจัด ตารางกะอย่างมีประสิทธิภาพ : กำหนดกะ/งานตามความต้องการ เพิ่มหมายเหตุสำคัญ รวมถึงเวลา ที่อยู่ และคำแนะนำอื่นๆ พนักงานมีตัวเลือกในการยอมรับ/ปฏิเสธกะ เป็นต้น

ความพร้อมใช้งานแบบเรียลไทม์: ตรวจสอบความพร้อมของพนักงานและแจกจ่ายกะใหม่ตามความจำเป็น นอกจากนี้ยังสร้างกะเปิดซึ่งพนักงานสามารถเรียกร้องตามคุณสมบัติและทักษะที่กำหนด - มาก่อนได้ก่อน!

การแจ้งเตือนกะ: รับการแจ้งเตือนเมื่อใดก็ตามที่พนักงานมาถึง ปฏิเสธ หรือไม่แสดงตามกะของพวกเขา

รายการตรวจสอบและแบบฟอร์ม: ทำให้กระบวนการรายงานรวดเร็วและมีประสิทธิภาพผ่านรายการตรวจสอบ สร้างแบบประเมินพนักงาน ความพึงพอใจของพนักงาน และแบบสำรวจประสิทธิภาพของทีมเพื่อแบ่งปันระหว่างผู้บริหารระดับสูง

นโยบายบริษัททั้งหมดที่มี: พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญของบริษัทได้แบบเรียลไทม์ รวมถึงคู่มือ นโยบาย และคู่มือต่างๆ เป็นต้น

การเตรียมความพร้อมและการฝึกอบรมพนักงานใหม่: ใช้ Connectteam เพื่อฝึกอบรมพนักงานใหม่อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ พวกเขาสามารถกรอกแบบฟอร์ม "อ่านและลงนาม" และการฝึกอบรมอุปกรณ์พกพาประเภทอื่นๆ ได้ในเวลาไม่นาน

การติดตามเวลาอัตโนมัติ/การจ่ายเงินเดือน ติดตามชั่วโมงการทำงานได้อย่างง่ายดายและแจ้งให้พนักงานทราบโดยอัตโนมัติเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขากำลังตอกบัตรเข้าและออก ทบทวนว่าแต่ละงานใช้เวลาไปเท่าไร และใช้ข้อมูลเพื่อแจ้งโมเดลการจัดพนักงานรอบถัดไป นอกจากนี้ ยังสามารถส่งออก Timesheets ไปยัง QuickBooks Online หรือ Gusto ได้อย่างง่ายดายเพื่อการจ่ายเงินเดือนที่แม่นยำและราบรื่น

การสื่อสารภายใน: แจ้งข่าวสารให้ทีมทราบผ่านการแจ้งเตือน อัปเดต และแชท (ทั้งแบบ 1:1 และแบบกลุ่ม) ค้นหาว่าพนักงานคนใดได้อ่านการอัปเดตที่ส่งและส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้ที่ยังไม่ได้อ่าน ค้นหารายละเอียดที่สำคัญของพนักงานทุกคนในไดเร็กทอรีพนักงาน

ทำให้รูปแบบการจัดพนักงานของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย Connectteam

เรียนรู้เพิ่มเติม

ทำไมบริษัทของคุณถึงต้องการรูปแบบการจัดหาพนักงาน

หากคุณยังอยู่ในขั้นตอนนี้ เราจะเข้าใจว่าเหตุใดบริษัทของคุณจึงต้องการรูปแบบการจัดหาพนักงานตั้งแต่แรก

COVID-19 ไม่ได้ทำให้การจัดหาพนักงานง่ายขึ้นอย่างแน่นอน เมื่อโรคระบาดเริ่มขึ้น บริษัทต่าง ๆ ถูกบังคับให้ทำการเปลี่ยนแปลงการค้าส่ง หมายความว่าพวกเขาจำเป็นต้องทบทวนแผนธุรกิจใหม่ และตัวเลขไม่โกหก

การศึกษาโดยมหาวิทยาลัยชิคาโกเปิดเผยว่าโรคระบาดทำให้การเลิกจ้างงานเพิ่มขึ้นเป็น 12.8% โดยมีพนักงานใหม่อยู่ที่ 3.8% ซึ่งหมายความว่ามีการจ้างงานใหม่ประมาณ 3 คนทุกๆ 10 การเลิกจ้าง

เมื่อข้อจำกัดต่างๆ เริ่มผ่อนคลายลง บริษัทต่างๆ จึงเร่งพัฒนาทีมอีกครั้ง แต่พวกเขาไม่จำเป็นต้องจ้างพนักงานที่มีทักษะที่เหมาะสมเพื่อตอบสนองความต้องการของพวกเขา อันที่จริง จากการศึกษาในปี 2019 พบว่า 52% ของผู้จัดการการจ้างงานอ้างว่าหนึ่งในความท้าทายหลักในการจัดหาพนักงานคือการหาผู้สมัครที่เหมาะสม

ข้างต้น เราได้แจกแจงรายละเอียดทีละขั้นตอนในการสร้างแบบจำลองการจัดพนักงานที่ประสบความสำเร็จเมื่อเราเข้าสู่ยุคหลังการแพร่ระบาด ก่อนที่คุณจะรู้ตัว ทีมของคุณจะยิงกระบอกสูบทั้งหมด

บรรทัดล่างสุดเกี่ยวกับรูปแบบการจัดพนักงาน

เมื่อเหตุการณ์ล่าสุดได้พิสูจน์แล้ว ปัจจัยภายในและภายนอกสามารถทำให้บริษัทต่างๆ จำเป็นต้องสร้างใหม่และกลับไปที่กระดานวาดภาพ

ดังนั้นไม่ว่าคุณจะทำงานในอุตสาหกรรมการผลิต การดูแลสุขภาพ การค้าปลีก การขนส่ง การต้อนรับ การทำความสะอาด หรือการรักษาความปลอดภัย ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลจำเป็นต้องมีแผนโดยละเอียดเมื่อต้องตอบสนองความต้องการทางธุรกิจของตน ทั้งในระยะสั้นและระยะยาว

รูปแบบการจ้างพนักงานที่มีการวางแผนอย่างดีจะช่วยให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้รับข้อมูลเชิงลึกที่จำเป็นอย่างมากเกี่ยวกับจุดแข็งและจุดอ่อนของบริษัทในปัจจุบัน ทักษะใดที่ยังขาดอยู่ในปัจจุบัน และแนวทางแก้ไขใดที่สามารถดำเนินการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้

และเมื่อคุณสร้างโมเดลการจัดพนักงานแล้ว คุณก็นำไปใช้ได้โดยใช้แอปแบบครบวงจรเพื่อปรับปรุงการดำเนินงานของคุณ ถ้าคุณมีแผน แสดงว่าบริษัทของคุณกำลังไปสู่ความสำเร็จแล้ว

แอปอันดับ 1 ที่จะนำรูปแบบการจัดพนักงานของคุณไปใช้

ค้นพบเพิ่มเติม