ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ – ประโยชน์ แอปพลิเคชัน ตัวอย่าง และขั้นตอนในการทำให้เป็นระบบอัตโนมัติ

เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานจะไม่ทำงานซ้ำโดยไม่จำเป็นหรือละทิ้งงานก่อนเสร็จสิ้น มองข้ามรายละเอียด หรือไม่ข้ามขั้นตอนในเวิร์กโฟลว์ ธุรกิจจึงกำหนดกระบวนการที่เป็นมาตรฐาน กระบวนการทางธุรกิจเหล่านี้ช่วยให้มั่นใจถึงการปฏิบัติตามและสอดคล้องกับวิธีการดำเนินงานของบริษัท ดังนั้น กระบวนการทางธุรกิจจึงต้องมีความสม่ำเสมอมากกว่าการดำเนินการซ้ำๆ นี่คือจุดเริ่มต้นของกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติ (BPA)

BPA มุ่งเน้นที่การทำให้กระบวนการไอทีและการทำงานทางธุรกิจในแต่ละวันเป็นแบบอัตโนมัติ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด ลดต้นทุน และรับประกันการดำเนินงานที่ราบรื่น ตามรายงานของ Markets and Markets ขนาดตลาดระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจทั่วโลกคาดว่าจะสูงถึง 19.6 พันล้านดอลลาร์ในปี 2569 จาก 9.8 พันล้านดอลลาร์ในปี 2563 ซึ่งเติบโตที่ CAGR 12.2%

ปัจจัยต่างๆ เช่น องค์กรที่ วางแผนจะย้ายโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีของตนไปยังระบบคลาวด์ การส่งเสริมความต่อเนื่องทางธุรกิจ และการปรับปรุงการดำเนินธุรกิจได้นำไปสู่การใช้ BPA ในวงกว้างทั่วทั้งองค์กร

ในบทความต่อไปนี้ เราจะพูดถึงประโยชน์ของ วิธีการอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ พร้อมกับขั้นตอนในการนำระบบอัตโนมัติไปใช้ในกระบวนการทางธุรกิจ

แต่ก่อนที่เราจะพูดถึงเรื่องนั้น ก่อนอื่น เรามาทำความเข้าใจความแตกต่างระหว่างระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจกับกระบวนการอัตโนมัติของหุ่นยนต์ เพื่อให้มีความชัดเจนมากขึ้นในแนวคิด

เพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลา ไปดำน้ำกัน!

BPA กับ RPA – ความแตกต่างคืออะไร?

ระบบอัตโนมัติของ กระบวนการทางธุรกิจมักสับสนกับกระบวนการอัตโนมัติของหุ่นยนต์ แต่ทั้งสองวิธีมี ความแตกต่างกันในทางของตนเอง อย่างไรก็ตาม สิ่งเหล่านี้ช่วยเสริมซึ่งกันและกัน และสามารถช่วยให้คุณปรับใช้การ เปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล ทั่วทั้งบริษัท ได้อย่างราบรื่น

ด้วย กระบวนการอัตโนมัติของหุ่นยนต์ ผู้ใช้ซอฟต์แวร์จะสร้างซอฟต์แวร์หุ่นยนต์หรือบอท ที่สามารถเรียนรู้ เลียนแบบ และดำเนินการตามกระบวนการทางธุรกิจตามกฎ ระบบอัตโนมัติ RPA ช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างบอทโดยสังเกตการกระทำทางดิจิทัลของมนุษย์ บอทแต่ละตัว ถูกออกแบบมาสำหรับงานเฉพาะงานเดียว

ตัวอย่างเช่น สามารถสร้างบอทเพื่อเข้าสู่ระบบ คัดลอกข้อมูล แล้ววางข้อมูลนั้นลงในสเปรดชีต

ในทางกลับกัน BPA เป็นแนวทางแบบองค์รวมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นไปโดยอัตโนมัติตั้งแต่ต้นจนจบ BPA เป็นโซลูชันแบบ end-to-end สำหรับทำให้กระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดเป็นแบบอัตโนมัติ และ RPA เป็นส่วนเสริมของแนวทาง BPA ที่มั่นคง นอกจากนี้ BPA ยังมีความสามารถมากมายที่ไม่พบใน RPA ซึ่งรวมถึงคุณลักษณะที่ปรับปรุงการทำงานร่วมกันและให้ข้อมูลและข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพของกระบวนการ

ตอนนี้เราได้พิจารณาความแตกต่างที่สำคัญระหว่าง RPA และ BPA แล้ว เรามาทำความเข้าใจเพิ่มเติมว่า BPA มีประโยชน์ต่อธุรกิจอย่างไร และเหตุใดจึงเป็นแนวทางในอุดมคติเมื่อต้องการทำให้กระบวนการแบบแมนนวลเป็นแบบอัตโนมัติ

ประโยชน์ของระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ

ในส่วนนี้ เราจะพูดถึงข้อดีหลักของ ระบบอัตโนมัติในธุรกิจ และวิธีที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กรของคุณ

ลดต้นทุน

เมื่อกระบวนการทางธุรกิจดำเนินการด้วยตนเอง ทรัพยากรจำนวนมากจะสูญเปล่าและมีโอกาสเกิดความไร้ประสิทธิภาพสูงขึ้น ตาม รายงาน องค์กรสูญเสียรายได้ 20-30% ทุกปีเนื่องจากกระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพ การเปลี่ยนจากกระบวนการแบบแมนนวลเป็นกระบวนการอัตโนมัติช่วยลดข้อผิดพลาดได้ ด้วยวิธีนี้ จึงไม่ต้องใช้เวลาและเงินในการแก้ไขปัญหา อีกทั้งมีการใช้ทรัพยากรอย่างเหมาะสมและขจัดความสิ้นเปลือง

Generali ผู้ให้บริการประกันภัยชั้นนำของยุโรป เป็นหนึ่งใน ตัวอย่างกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติที่ ดี ที่สุด เปลี่ยนจากกระบวนการที่ใช้กระดาษซึ่งเสียเวลาและเงินไปเป็นกระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดเวลาในการรับประกันงานที่ซับซ้อนได้ครึ่งหนึ่งและประหยัดได้ถึง 90% ผ่านกระบวนการที่ใช้ซ้ำได้

ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า

ประโยชน์ที่น่าตื่นเต้นที่สุดอย่างหนึ่งของ BPA คือ ผลกระทบเชิงบวกต่อลูกค้าของคุณ ประสบการณ์ของพวกเขากับธุรกิจของคุณ และวิธีที่คุณให้บริการพวกเขา

ด้วย BPA ที่พร้อมใช้ คุณจะสามารถตอบสนองลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็วยิ่งขึ้น โดยเคารพเวลาของลูกค้าและตอบคำขอและข้อซักถามของลูกค้าให้ประสบความสำเร็จไปพร้อม ๆ กัน

สิ่งที่เคยใช้เวลาหลายชั่วโมงหรือหลายวัน ตอนนี้ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที แน่นอนว่าสิ่งนี้สามารถนำไปใช้กับการโต้ตอบกับลูกค้าจำนวนเท่าใดก็ได้ รวมถึงการประมวลผลคำสั่งซื้อ

สิ่งนี้จะปรับปรุงชื่อเสียงของบริษัทของคุณในหมู่ผู้ชมของคุณผ่านการบอกปากต่อปากในเชิงบวกและบทวิจารณ์ออนไลน์ที่แข็งแกร่งขึ้น

ปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน

การใช้ซอฟต์แวร์อัตโนมัติสำหรับกระบวนการทางธุรกิจทำให้เกิดประโยชน์ด้านการปฏิบัติงานมากมาย ในการเริ่มต้น กระบวนการอัตโนมัติส่วนใหญ่จะเป็นการลงมือทำ ซึ่งหมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องทำให้แน่ใจว่างานหนึ่งในกระบวนการกำลังคืบหน้าไปยังขั้นตอนต่อไป

นอกจากนี้ ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจยังช่วยให้สามารถระบุและแก้ไขข้อผิดพลาดและคอขวดในเวิร์กโฟลว์ได้อีกด้วย สิ่งนี้มีส่วนช่วยให้ประสิทธิภาพของกระบวนการโดยรวมสูงขึ้น

ตัวอย่างเช่น Adidas ใช้ซอฟต์แวร์อัตโนมัติสำหรับกระบวนการทางธุรกิจเพื่อสร้างมาตรฐานให้กับกระบวนการและทำให้แผนกต่างๆ เป็นอัตโนมัติ รวมถึงการเงิน การตลาด อีคอมเมิร์ซ และการค้าปลีก ความคิดริเริ่มที่ประสบความสำเร็จอย่างสูงช่วยลดเวลาในการออกสู่ตลาดได้สองในสามเมื่อเทียบกับการพัฒนาภายในองค์กรแบบดั้งเดิมและเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานได้ถึง 60%

การมองเห็นและความโปร่งใส

ด้วยระบบอัตโนมัติ การมองเห็นกระบวนการทั่วทั้งองค์กรสามารถปรับปรุงได้ผ่านแดชบอร์ดที่ปรับแต่งได้ ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) ที่จัดตั้งขึ้นสามารถติดตามได้อย่างง่ายดายสำหรับหลายกระบวนการ รายงานเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพของกระบวนการสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าในส่วนที่จำเป็นต้องปรับปรุง

ระบบอัตโนมัติยังเอื้อต่อความโปร่งใสในกระบวนการทางธุรกิจ ซึ่งช่วยให้ทีมรับทราบข้อมูลเกี่ยวกับงานที่ได้รับมอบหมายและส่งเสริมความรับผิดชอบ

ตัวอย่างเช่น บริษัทจัดการสินทรัพย์ระดับโลก Insight Investment ต้องการจัดทำเอกสาร ค้นพบ และทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นดิจิทัลเพื่อสร้างความโปร่งใส ด้วยการใช้แดชบอร์ดที่ปรับแต่งได้เพื่อแสดงภาพข้อมูล พวกเขาได้สร้างรากฐานของระบบการรายงานที่ลดความซับซ้อน ให้การมองเห็นแก่ผู้บริหารระดับสูง และทำให้การส่งต่องานมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น

ขวัญกำลังใจของพนักงานดีขึ้น

ข้อได้เปรียบที่สำคัญของ วิธีการอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ คือขวัญกำลังใจของพนักงานที่สูงขึ้น ด้วยระบบอัตโนมัติ พนักงานจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ติดขัด การอนุมัติทำได้เร็วกว่า ซึ่งหมายความว่าทีมไม่ต้องเสียเวลารอและเตือนผู้จัดการ

ความโปร่งใสในกระบวนการช่วยให้ผู้ที่มีความสามารถสูงได้รับการยอมรับว่าพวกเขาสมควรได้รับ แบนด์วิดท์ที่ว่างโดยระบบอัตโนมัติสามารถกระตุ้นให้พนักงานคิดค้นและปรับปรุงวิธีการทำงาน

ตอนนี้เราเข้าใจแล้ว ว่าระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจคืออะไร และ ได้ศึกษาประโยชน์หลักๆ ควบคู่ไปกับตัวอย่างกระบวนการอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจแล้ว ก็ถึงเวลาลงลึกลงไปในกรณีการใช้งานหลักของระบบอัตโนมัติของ กระบวนการ ระดับองค์กร

การใช้งานที่สำคัญของระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ

กรณีการใช้งานระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ สามารถครอบคลุมพื้นที่ปฏิบัติงานได้หลากหลาย ตั้งแต่การว่าจ้าง การอนุมัติงบประมาณ และการขายและการตลาด ลองดูที่บางส่วนเหล่านี้อย่างใกล้ชิดมากขึ้น

การสรรหาและทรัพยากรบุคคล

การสรรหาและ HR เป็นพื้นที่สำคัญที่ต้องใช้ระบบอัตโนมัติเนื่องจากจำนวนกระบวนการและงานเอกสารที่ต้องได้รับการจัดการ

การเริ่มต้นใช้งานและการสรรหาบุคลากรมักเป็นกระบวนการที่น่าเบื่อและใช้เวลานาน อย่างไรก็ตาม ด้วยการนำระบบอัตโนมัติไปใช้ วิธีการทำงานด้วยตนเอง เช่น การวางโฆษณาตำแหน่งงานหรือการปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับพนักงานใหม่ สามารถทำให้เป็นแบบอัตโนมัติได้

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นอีกแผนกหนึ่งที่ต้องใช้งานด้านเอกสารจำนวนมาก ซึ่งหลายๆ หน่วยงานสามารถทำงานอัตโนมัติได้ งานเหล่านี้บางส่วนรวมถึงการติดตามใบบันทึกเวลาของพนักงาน การสัมภาษณ์ออก การจัดการประสิทธิภาพ และอื่นๆ เวลาที่บันทึกไว้โดยกระบวนการอัตโนมัติจะช่วยให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีสมาธิกับงานที่สำคัญกว่า ทีมทรัพยากรบุคคลสามารถจัดการการฝึกอบรม วัฒนธรรม และสุขภาพของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การประมวลผลใบแจ้งหนี้

การติดตามใบแจ้งหนี้ที่นับได้อาจทำให้หมดเวลาและทำให้เกิดข้อผิดพลาดเมื่อจัดการด้วยตนเอง ด้วย BPA คุณสามารถดำเนินการตามใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติและรับประกันการชำระเงินที่ตรงเวลาสำหรับผู้ขายของคุณ ซึ่งจะช่วยลดความผิดพลาดของมนุษย์และความไม่ถูกต้องในกระบวนการชำระเงิน

ด้วยระบบอัตโนมัติ คุณสามารถประหยัดเวลาได้มากสำหรับทีมบัญชีของคุณ และสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่มีลำดับความสำคัญสูง เช่น การตัดสินใจด้านงบประมาณและการคาดการณ์

ใบสั่งซื้อ

ใบสั่งซื้อมีบทบาทสำคัญในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างโดยรวม ช่วยให้องค์กรสามารถจัดหาสินค้าและบริการที่จำเป็นในการดำเนินงาน อย่างไรก็ตาม กระบวนการนี้ติดอยู่กับรูปแบบทางกายภาพและการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง พนักงานใช้เวลาส่วนใหญ่ไปในแต่ละสัปดาห์กับงานที่ซ้ำซากจำเจ เช่น กรอกใบสั่งซื้อเดียวกัน

ด้วยความช่วยเหลือของ ซอฟต์แวร์อัตโนมัติสำหรับกระบวนการทางธุรกิจ คุณสามารถปรับปรุงกระบวนการทั้งหมดนี้ได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถแปลงแบบฟอร์มใบสั่งซื้อของคุณให้เป็นดิจิทัลและเชื่อมต่อกับฐานข้อมูล SQL เพื่อดึงข้อมูลลูกค้าได้

การเรียกร้องค่าใช้จ่าย

การจัดการการรายงานค่าใช้จ่ายด้วยตนเองส่งผลให้ใช้เวลาดำเนินการนานขึ้น และทำให้องค์กรเสี่ยงต่อการฉ้อโกงค่าใช้จ่าย ตัวอย่างเช่น พนักงานอาจขยายหรืออ้างสิทธิ์ที่เป็นเท็จ ด้วย BPA คุณจะสร้างเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่ปรับปรุงแต่ละขั้นตอนและลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดของมนุษย์ได้

พนักงานสามารถกรอกแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างรวดเร็วและรวมถึงใบเสร็จรับเงินด้วย เมื่อส่งการเรียกร้องค่าใช้จ่ายแล้ว แบบฟอร์มจะถูกส่งไปยังผู้จัดการของพวกเขาโดยอัตโนมัติ ซึ่งสามารถตรวจสอบได้ทันที

ตลอดกระบวนการนี้ พนักงานสามารถติดตามการเรียกร้องค่าใช้จ่ายของตนได้ กระบวนการอัตโนมัติยังช่วยให้มั่นใจว่าพนักงานจะได้รับการชำระเงินคืนตรงเวลาและลดการฉ้อโกงค่าใช้จ่ายเนื่องจากมีร่องรอยที่ชัดเจน

การอนุมัติงบประมาณ

การอนุมัติงบประมาณเป็นเอกสารสำคัญในการวางแผนทางการเงิน ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการงบประมาณและวางแผนสำหรับอนาคตได้อย่างมีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม การจัดการการอนุมัติงบประมาณด้วยตนเองอาจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อและใช้เวลานาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทีมการเงินที่ต้องตรวจสอบและอนุมัติ

เมื่อใช้ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติ คุณสามารถสร้างแบบฟอร์มที่กำหนดเองสำหรับการอนุมัติงบประมาณได้อย่างง่ายดาย คุณยังสามารถใช้ซอฟต์แวร์เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่กำหนดเส้นทางแบบฟอร์มทั้งหมดไปยังผู้อนุมัติที่ถูกต้อง

การขายและการตลาด

อีกประเด็นสำคัญที่จะได้รับประโยชน์อย่างมากจาก โซลูชันระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ คือการขายและการตลาด หากตัวแทนขายและโซลูชัน BPA ทำงานร่วมกัน พวกเขาสามารถปรับปรุงการจัดสรรทรัพยากร การคาดการณ์การขาย งานบริหาร และอื่นๆ ตัวแทนขายสามารถให้ความสำคัญกับลูกค้ามากขึ้นโดยการเพิ่มเวลาพบปะ ลูกค้าและประสบการณ์ของ ลูกค้า

โซลูชันระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ เมื่อนำไปใช้กับแผนกการตลาด มีศักยภาพมหาศาลในด้านการตลาดผ่านอีเมลและการจัดการลูกค้าเป้าหมาย มีความคุ้มค่าและให้ผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ต้องการ นอกจากนี้ยังช่วยในการบำรุงเลี้ยงลูกค้าเป้าหมาย การจับลูกค้าเป้าหมาย คุณสมบัติลูกค้าเป้าหมาย และการให้คะแนนลูกค้าเป้าหมาย นอกจากนี้ยังช่วยในการตอบกลับอัตโนมัติ/การสนับสนุนลูกค้า

คำขอหยุดเวลา

พนักงานอาจส่งคำขอหยุดพักเนื่องจากเหตุฉุกเฉินส่วนบุคคลหรือการเจ็บป่วย การจัดการคำขอเหล่านี้อาจเป็นเรื่องยากสำหรับแบบฟอร์มหรืออีเมลที่จับต้องได้ ด้วย BPA คุณสามารถปรับปรุงกระบวนการนี้และทำให้พนักงานส่งคำขอหยุดพักได้ง่ายขึ้น ซึ่งจะทำให้มองเห็นกระบวนการได้ ซึ่งจะทำให้การอนุมัติเร็วขึ้น

นอกจากนี้ การมีกระบวนการในการขอลางานเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้จัดการในการชดเชยพนักงานอย่างเหมาะสม

ราคา

เมื่อผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าขอใบเสนอราคา แสดงว่าพวกเขาสนใจทำธุรกิจร่วมกับคุณเป็นอย่างมาก แต่พวกเขายังต้องการข้อมูลการกำหนดราคาโดยละเอียดเพื่อช่วยในการตัดสินใจ ความล่าช้าในกระบวนการนี้อาจทำให้คุณเสียโอกาสได้

ทีมขายของคุณสามารถรวบรวมใบเสนอราคาได้อย่างรวดเร็วโดยใช้ซอฟต์แวร์ BPA และส่งไปยังผู้จัดการเพื่อตรวจสอบโดยอัตโนมัติ

การเสนอราคาอัตโนมัติสามารถช่วยสร้างความประทับใจแรกพบให้กับลูกค้าได้ สิ่งที่คุณต้องทำคือเพียงแค่ส่งลิงก์ไปยังใบเสนอราคาให้กับลูกค้าของคุณ และพวกเขาสามารถลงนามในเอกสารได้ทันที ไม่จำเป็นต้องจัดการกับอีเมลไปมา

ขั้นตอนในการดำเนินการอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ

จากการ สำรวจ 75% ขององค์กรเชื่อว่า BPM และเทคโนโลยีช่วยให้องค์กรบรรลุเป้าหมาย นอกจากนี้ 73% รายงานว่าองค์กรของตนมีความสนใจใน BPM เพิ่มขึ้นเล็กน้อยหรือรวดเร็วในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา

สถิติเหล่านี้แสดงให้เห็นว่าองค์กรต่างๆ ทั่วโลกกำลังเปลี่ยนไปใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ

ในส่วนนี้ เราได้แสดงรายการบางขั้นตอนที่จะช่วยให้คุณนำกระบวนการทำงานอัตโนมัติขององค์กรไปใช้ในองค์กรของคุณได้อย่างประสบความสำเร็จ

เอาล่ะ เข้าเรื่องกันเลย

ระบุงานที่ทำซ้ำ

ขั้นตอนแรกในการเลือกใช้ บริการอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ คือการระบุงานที่ซ้ำซากและประเด็นในธุรกิจของคุณที่อาจมีโอกาสปรับปรุง

เพื่อระบุประเด็นและปัญหาดังกล่าว ความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญ ตัวเลือกที่ดีที่สุดคือการแสดงภาพเวิร์กโฟลว์ปัจจุบันของคุณด้วยความช่วยเหลือของไดอะแกรมโฟลว์ วิธีนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจธุรกิจของคุณดีขึ้นและระบุงานที่ซ้ำซากจำเจ

นี่เป็นขั้นตอนสำคัญที่ต้องทำโดยความร่วมมืออย่างใกล้ชิดกับผู้ใช้จริงของกระบวนการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก

คุณควรพิจารณาถึง ประโยชน์ ของ ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ สุทธิ ในแง่ของการประหยัดต้นทุนอย่างมีประสิทธิภาพและประหยัดเวลา ซึ่งจะช่วยนำเสนอกรณีศึกษาทางธุรกิจที่ชัดเจนเพื่อสนับสนุนระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจเหล่านี้

กำหนดเป้าหมายของคุณ

ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของคุณโดยใช้เวิร์กโฟลว์ปัจจุบันเป็นเกณฑ์เปรียบเทียบ เป้าหมายของคุณอาจเป็นการทำให้งานประจำวันเป็นอัตโนมัติ เช่น การเขียนและส่งอีเมล แจ้งสมาชิกในทีม หรืออัปเดตสถานะงาน

คุณอาจต้องการให้พนักงานของคุณให้ความสำคัญกับข้อมูลเชิงลึกของกระบวนการและการเพิ่มประสิทธิภาพ แทนที่จะใช้เวลามากมายในการป้อนข้อมูล

อาจเป็นอะไรก็ได้ แต่คุณควรจะสามารถพิสูจน์ได้ว่าเป้าหมายของคุณจะสำเร็จได้อย่างไรโดยใช้ระบบอัตโนมัติ และวิธีที่คุณจะวัดผลและติดตามผลการปฏิบัติงานของคุณ

เลือกโซลูชันระบบอัตโนมัติที่เหมาะสม

คุณไม่ต้องเสียเงินหลายล้านดอลลาร์ไปกับซอฟต์แวร์เขียนโค้ดแบบกำหนดเองเพื่อทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นไปโดยอัตโนมัติ มี บริการระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจและบริการ วิเคราะห์ข้อมูลที่ มีอยู่มากมายในตลาดที่สามารถช่วยให้บริษัทต่างๆ ออกแบบและทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นไปโดยอัตโนมัติ เลือกซอฟต์แวร์หรือรับซอฟต์แวร์ที่กำหนดเองซึ่งเหมาะสำหรับองค์กรของคุณ ขอการสาธิต และสำรวจว่าเครื่องมืออัตโนมัติสามารถสนับสนุนวัตถุประสงค์ทางธุรกิจได้อย่างไร

ตามความต้องการเฉพาะของคุณ คุณสามารถเลือกผู้ขายสามถึงห้าราย จากนั้นทำการวิเคราะห์เปรียบเทียบเพื่อเลือกผู้ขายที่ดีที่สุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ที่เลือกนั้นเรียบง่ายและเป็นมิตรกับผู้ใช้ และผู้ใช้ของคุณสามารถปรับเปลี่ยนได้ง่าย

ฝึกผู้ใช้

เมื่อคุณได้ใช้เครื่องมืออัตโนมัติในองค์กรของคุณแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการฝึกอบรมพนักงานให้ใช้ซอฟต์แวร์ใหม่

การเปลี่ยนแปลงใหม่ ๆ ที่ฝ่ายบริหารเข้ามามักถูกต่อต้านโดยพนักงานเนื่องจากเห็นว่าไม่จำเป็น ดังนั้นจึงจำเป็นต้องรวมผู้ใช้ปลายทางตั้งแต่ขั้นตอนแรกด้วย ทำให้พวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของการสนทนาของคุณเพื่อให้พวกเขาสามารถเข้าใจกระบวนการได้ดีขึ้น และแบ่งปันความคิดและข้อเสนอแนะ

การระบุเส้นทางการเปลี่ยนแปลงที่ชัดเจนจากกระบวนการแบบแมนนวลที่มีอยู่ไปยังระบบอัตโนมัติแบบใหม่ และการให้การฝึกอบรมที่เพียงพอแก่พวกเขาจะช่วยให้การเปลี่ยนแปลงนี้ประสบความสำเร็จได้อย่างมาก

ติดตามความคืบหน้าของคุณ

เมื่อคุณพร้อมและใช้งานระบบอัตโนมัติใหม่ของคุณแล้ว การ ติดตาม KPI และปรับปรุงระบบเวิร์กโฟลว์ เป็นสิ่งสำคัญ

ผู้ใช้ของคุณจะให้ข้อเสนอแนะอันมีค่าเกี่ยวกับกระบวนการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้นำคำติชมนั้นไปใช้เพื่อแก้ไขปัญหาและปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ปัจจุบัน

การตรวจสอบและวัดผลเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติของคุณอย่างต่อเนื่องจะช่วยระบุปัญหาคอขวดและแนะนำด้านที่ควรปรับปรุง การประเมินเวิร์กโฟลว์ที่อัปเกรดใหม่อย่างต่อเนื่องจะช่วยให้ทีมของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ความคิดสุดท้าย

การทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นแบบอัตโนมัติสามารถช่วยให้ธุรกิจเปลี่ยนจากการเติบโตเชิงเส้นไปสู่ การเติบโตที่เร็วขึ้น ตั้งแต่ การจัดการสินค้าคงคลัง ไปจนถึงการปฐมนิเทศพนักงานและการทำให้กระบวนการหลักเป็นดิจิทัล คุณจะพบว่าระบบอัตโนมัติที่มีความคล่องตัวตัดการประมวลผลแบบแมนนวลออกไปเพื่อการทำงานที่ราบรื่นและปราศจากข้อผิดพลาด

หากคุณต้องการลดต้นทุนของกระบวนการที่ต้องดำเนินการด้วยตนเองที่ยุ่งยากและทำให้กระบวนการทางธุรกิจของคุณคล่องตัวขึ้น คุณสามารถติดต่อ บริษัทพัฒนาซอฟต์แวร์ AI ที่มีชื่อเสียง เช่น Appinventiv Appinventiv เชี่ยวชาญอย่างเต็มที่ในการจัดการเทคโนโลยีที่ซับซ้อนทั้งหมดที่จำเป็นในการทำให้กระบวนการทางธุรกิจของคุณเป็นไปโดยอัตโนมัติอย่างมีประสิทธิภาพ

ตัวอย่างเช่น เมื่อเร็ว ๆ นี้เราได้ช่วยธนาคารระดับโลกเพื่อทำให้ กระบวนการ ธนาคารเป็นไปโดยอัตโนมัติ โดยใช้ปัญญาประดิษฐ์และเทคโนโลยีการเรียนรู้ของเครื่อง โซลูชันระบบอัตโนมัติทางธุรกิจของเราช่วยพวกเขาในการจัดการงานที่ซับซ้อน เช่น การแก้ไขข้อร้องเรียนของลูกค้าในแบบเรียลไทม์ และการรายงานกรณีบัตรเครดิตที่ถูกขโมย

ระบบอัตโนมัติทำให้อัตราการรักษาลูกค้าเพิ่มขึ้น 20% และกระบวนการแบบแมนนวลลดลง 35%

ดังนั้น ในกรณีที่คุณต้องการความช่วยเหลือในการทำให้กระบวนการทางธุรกิจของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ คุณสามารถ ติดต่อเรา ได้ ผู้เชี่ยวชาญของเราจะนำเสนอโซลูชันที่ครอบคลุมซึ่งมีราคาไม่แพงและใช้งานง่าย พวกเขายังจะแนะนำคุณตลอดคุณลักษณะที่สำคัญของระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจที่คุณสามารถรวมไว้ในซอฟต์แวร์ของคุณได้