วิธีการดำเนินการส่งอีเมลแบบ Cold Outreach สำหรับการประชาสัมพันธ์

สุจัน ปาเตล

Sujan Patel เป็นผู้ก่อตั้ง Mailshake ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์การมีส่วนร่วมในการขายที่ผู้เชี่ยวชาญด้านการขายและการตลาด 38,000 คนใช้ เขามีประสบการณ์ด้านการตลาดมากกว่า 15 ปี และเป็นผู้นำกลยุทธ์การตลาดดิจิทัลให้กับบริษัทต่างๆ เช่น Salesforce, Mint, Intuit และบริษัทอื่นๆ ที่ติดอันดับ Fortune 500

อ่านบทความเพิ่มเติมโดย Sujan Patel →

• 13 มีนาคม 2024

ธุรกิจเป็นเรื่องเกี่ยวกับความสัมพันธ์: ความสัมพันธ์กับลูกค้า พนักงาน ผู้ผลิต ผู้จัดจำหน่าย ผู้มีอิทธิพล และแม้แต่คู่แข่งของคุณ คุณปลูกฝังและพัฒนาความสัมพันธ์เหล่านั้นผ่านช่องทางที่หลากหลาย เช่น โซเชียลมีเดีย กิจกรรมสด การโฆษณาแบบเสียค่าใช้จ่าย และทั้งอีเมลแบบเย็นและอุ่น

แต่คุณไม่เพียงแต่ต้องรักษาการเชื่อมต่อที่มีอยู่เท่านั้น คุณยังต้องเข้าถึงและสร้างความสัมพันธ์ใหม่อีกด้วย ไม่ว่าจะเพื่อการขยาย การสร้างแบรนด์ใหม่ การรักษา หรือการเปิดตัวผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่ การสร้างความสัมพันธ์ใหม่ๆ และสร้างความสัมพันธ์ใหม่ๆ อย่างสม่ำเสมอถือเป็นกุญแจสำคัญในการเติบโตของธุรกิจ และเพื่อที่จะทำสิ่งนี้ได้สำเร็จ คุณต้องมีเครื่องมือที่เหมาะสมในคลังแสงของคุณ

นี่คือที่มาของการประชาสัมพันธ์ (PR)

ประชาสัมพันธ์

แล้ว PR คืออะไรกันแน่?

การตลาดและการโฆษณาค่อนข้างตรงไปตรงมา พวกเขาพยายามแนะนำและชักชวนให้คุณซื้อ ของ บางอย่าง

แต่การประชาสัมพันธ์ยังไม่ชัดเจนนัก คิดว่ามันเป็นผู้สร้างความสัมพันธ์ขั้นสูงสุด การประชาสัมพันธ์คือการสร้างและรักษาความสัมพันธ์ระหว่างคุณ แบรนด์ ผลิตภัณฑ์ของคุณ และสาธารณชน

“การประชาสัมพันธ์โดยทั่วไปคือการขายการรับรู้ ชื่อเสียง และการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรม เป็นผู้เปลี่ยนเกมด้วยหนึ่งใน ROI ที่สูงที่สุดในบรรดากิจกรรมทางการตลาด/การสื่อสาร การประชาสัมพันธ์สร้างความตระหนักรู้ทางจิตใจเป็นอันดับแรก และบางครั้งก็ทำให้แบรนด์ ผลิตภัณฑ์ และผู้นำทางความคิดมองเห็นได้อย่างรวดเร็ว ”

~Joel Swanson ผู้อำนวยการฝ่ายการส่งข้อความและการสื่อสารการตลาดของ UnitedHealth Group

ตามชื่อที่แสดง PR กำลังสร้างชื่อเสียง เชิงบวก ต่อสาธารณะ หรือโดยเฉพาะอย่างยิ่งต่อสาธารณะ ของคุณ

แต่ต่างจากการโฆษณาแบบเดิมๆ ตรงที่การประชาสัมพันธ์มักจะได้รับหรือได้รับความสนใจจากสื่อโดยไม่ได้รับค่าตอบแทน คุณไม่ได้จ่ายเงินสำหรับโฆษณาทางวิทยุหรือ PPC ความยาว 30 วินาที

ผู้เชี่ยวชาญด้านประชาสัมพันธ์ใช้พลังของการเล่าเรื่องเพื่อดึงความสนใจและการประชาสัมพันธ์ ให้กับ คุณสำหรับสิ่งดีๆ และ อยู่ห่าง จากคุณสำหรับสิ่งที่ไม่ดี (การควบคุมความเสียหาย)

ด้วยเหตุนี้ จึงอาจเป็นเรื่องง่ายที่จะมองข้ามการประชาสัมพันธ์ว่าไม่มีอะไรมากไปกว่าการประชาสัมพันธ์ คุณจะไม่ใช่คนแรกที่มีความคิดเห็นเช่นนั้น

แหล่งที่มาของภาพ

แต่นั่นเป็นมุมมองที่แคบดังที่เห็นในแผนภูมิด้านบน PR มีชิ้นส่วนและฟันเฟืองที่เคลื่อนไหวได้มากมายในเครื่องจักร

และเมื่อเราเปลี่ยนจากรูปแบบการโฆษณาแบบเดิมๆ การประชาสัมพันธ์ก็มีความสำคัญมากขึ้นต่อความสำเร็จทางธุรกิจ:

• ผู้คน 86% ข้ามโฆษณาทางโทรทัศน์ และ 44% ของไดเร็กเมล์ไม่เคยเปิดอ่านเลย
• ผู้บริโภค 70% ชอบที่จะเรียนรู้เกี่ยวกับบริษัทหรือแบรนด์ใดแบรนด์หนึ่งผ่านบทความมากกว่าโฆษณาแบบชำระเงิน และตัวเลขดังกล่าวพุ่งสูงถึง 80% สำหรับผู้มีอำนาจตัดสินใจทางธุรกิจ
• คนรุ่นมิลเลนเนียลมีแนวโน้มที่จะได้รับอิทธิพลจากโซเชียลมีเดียหรือบล็อกมากขึ้น 247%
• การจัดการชื่อเสียงของคุณเป็นสิ่งสำคัญในโลกดิจิทัล เนื่องจากจะใช้เวลาเพียงสองชั่วโมงในการยืนยันข่าวลือที่แท้จริง แต่จะใช้เวลาโดยเฉลี่ยอย่างน้อย 14 ชั่วโมงเพื่อหักล้างข่าวลือที่เป็นเท็จ คุณต้องการใครสักคนที่เอาใจใส่และพร้อมที่จะลงมือทำ
• การประชาสัมพันธ์จำเป็นต้องมีมากกว่าแค่ข่าวประชาสัมพันธ์ นักข่าว 73% มองหาข่าวประชาสัมพันธ์ใหม่ๆ ที่น่าสนใจทุกวัน … แต่นั่นหมายความว่า 27% ไม่สนใจ คุณจะเข้าถึงตลาดที่ยังไม่ได้ใช้ได้อย่างไร?
• การใช้ตัวบล็อคโฆษณาเพิ่มขึ้น 30% ในปี 2560 และมีแนวโน้มว่าจะดำเนินต่อไปในปี 2561 และต่อ ๆ ไป

ผู้เชี่ยวชาญด้านประชาสัมพันธ์จะต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการค้าและนักเล่าเรื่องที่ทรงพลัง พวกเขาอาจมีส่วนร่วมในช่องทางและยุทธวิธี 10, 15, 20 หรือมากกว่านั้น

แต่นี่คือสิ่งที่ฉันต้องการให้คุณจำไว้หากคุณนำสิ่งเดียวออกจากโพสต์นี้:

92% ของผู้มีอิทธิพลและนักข่าว ยังคงชอบการเสนอทางอีเมลและการเข้าถึง มากกว่าช่องทางอื่นๆ

แหล่งที่มาของภาพ

อ่า สนาม; ความเข้มแข็งของเข็มขัดเครื่องมือ PR อย่างที่คุณเห็น ความชอบอย่างท่วมท้นในการเสนอราคาต่อหน้าต่อตาคนขวาคืออีเมล

การเสนอขายทางอีเมลที่เขียนมาอย่างดีและตรงเวลา โดย 61% ต้องการรับอีเมลในตอนเช้า 30% ในช่วงบ่าย และ 9% ในตอนเย็น สามารถสร้างผลตอบแทนที่มีประสิทธิภาพอย่างจริงจังให้กับเงินเชิงเปรียบเทียบของคุณ (เป็น Earned Media หลังจากนั้น).

ดังนั้นไม่ว่าคุณจะติดต่อนักข่าว ผู้มีอิทธิพล หรือธุรกิจในท้องถิ่น คุณควร ก) เสนอขายด้วยวิธีที่ถูกต้อง และ ข) ส่งการเสนอข่าวทางอีเมล

ขว้าง. อีเมล. ควบคุมการเล่าเรื่องของคุณ

การเผยแพร่ทางอีเมลในการประชาสัมพันธ์

วิธีที่สำคัญที่สุดในการก้าวข้ามฝูงอีเมล ซึ่งเราส่งไปประมาณ 269 พันล้านอีเมลในแต่ละวัน คือการทำให้พวกเขาเป็นส่วนตัวและเป็นรายบุคคล ไม่มีใครอยากตอบอีเมลที่ส่งถึงคนอื่นหลายสิบคนอย่างชัดเจนเช่นกัน

ข้อผิดพลาดมือใหม่ที่จะเสียค่าใช้จ่าย? รวมถึงผู้รับรายอื่นในช่อง CC: และการส่งอีเมลที่ไม่มีความเป็นส่วนตัวโดยสิ้นเชิง

เพื่อต่อสู้กับสิ่งนั้น อย่า ส่งอีเมลเดียวกันไปให้คนมากกว่าหนึ่งคน และจำคำสั้นๆ สามคำนี้: การวิจัย การวิจัย การวิจัย

หากต้องการค้นหาเป้าหมายที่เป็นไปได้ ให้ทำการค้นหาโดย Google ด้วยคำสำคัญหรือหัวข้อที่เกี่ยวข้อง หรือค้นหาเนื้อหาที่ได้รับความนิยมสูงสุดในเรื่องใดเรื่องหนึ่งด้วยเครื่องมือเช่น BuzzSumo เหล่านี้ คือนักเขียนและบล็อกเกอร์ที่คุณกำลังมองหา

จากนั้น ตอบคำถามสองสามข้อเกี่ยวกับพวกเขา: คุณเสนอขายใคร พวกเขามักจะเขียนถึงอะไร อะไรคือความสำเร็จล่าสุด ที่เกี่ยวข้อง ที่คุณสามารถพูดถึงได้ คุณมีความสัมพันธ์ที่มีอยู่หรือไม่ และที่สำคัญที่สุด การเสนอขายของคุณจะเป็นประโยชน์ต่อ พวกเขา อย่างไร และ ผู้อ่าน ของพวกเขา เหรอ? ค้นหาทุกสิ่งที่คุณสามารถทำได้เกี่ยวกับพวกเขา เนื้อหางานของพวกเขา ผู้อ่าน สิ่งตีพิมพ์ของพวกเขา และอื่นๆ

ยิ่งคุณรู้จักและรวมข้อมูลมากเท่าไรก็ยิ่งดีเท่านั้น

สนามที่สมบูรณ์แบบ

การเสนอขายที่ดีทุกครั้งมีอย่างน้อยสามสิ่งที่เหมือนกัน: ความเชื่อมโยง คำกระตุ้นการตัดสินใจที่ชัดเจน และการนำเสนอคุณค่าที่ไม่อาจต้านทานได้

ตะขอ

เบ็ดของคุณคือมุมที่คุณกำลังขว้าง โดยทั่วไปแล้ว การเสนอขายประชาสัมพันธ์ให้กับนักข่าวและผู้มีอิทธิพลมีทั้ง หมุดข่าว ซึ่งเชื่อมโยงอย่างมีความหมายกับหัวข้อหรือเรื่องราวปัจจุบัน หรือ หมุดเวลา ซึ่งเชื่อมโยงกับวันครบรอบ วันที่ หรือเหตุการณ์ที่กำลังจะมาถึง

หากคุณมีข่าวหรือเวลาที่ชัดเจนและมีความหมาย แสดงว่าคุณมาได้ครึ่งทางแล้ว

คำกระตุ้นการตัดสินใจ

อีเมลหรือหน้า Landing Page หรือโพสต์บนโซเชียลมีเดีย หรืออะไรก็ตาม มีการดำเนินการเฉพาะเจาะจงที่คุณต้องการให้ผู้อ่านดำเนินการ การขว้างก็ไม่แตกต่างกัน

คุณต้องการให้ผู้รับทำอะไร กันแน่ ? ติดต่อลูกค้าของคุณ ศึกษาการเปลี่ยนแปลงด้านกฎระเบียบ เผยแพร่ข้อมูลอัปเดต สัมภาษณ์ CEO ตรวจสอบผลิตภัณฑ์ หรืออย่างอื่นทั้งหมด

มีความชัดเจนและชัดเจนว่าคุณต้องการให้ผู้อ่านทำอะไร

ข้อเสนอที่มีค่า

องค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของการเสนอขาย PR ที่ประสบความสำเร็จ คือการส่งเสริมคุณค่า ที่นี่เพื่อให้คุณเข้าใจอย่างชัดเจนว่าทำไมพวกเขาจึงควรกล่าวถึงเรื่องราวนี้ ความเชื่อมโยงกับหัวข้อหรือประเด็นที่ใหญ่กว่า และเหตุใดจึงเป็นประโยชน์ต่อผู้อ่าน ผู้ติดตาม และสิ่งตีพิมพ์

มันต้องเกี่ยวกับพวกเขา ไม่ใช่เกี่ยวกับคุณ การเสนอขายที่ดีควรเป็นหรืออย่างน้อยก็ดูเหมือนคุณกำลังช่วยเหลือพวกเขา ไม่ใช่ในทางกลับกัน

แหล่งที่มาของภาพ

และโปรดจำไว้ว่าเพียงเพราะอีเมลไม่สุภาพไม่ได้หมายความว่าไม่สามารถปรับเปลี่ยนให้เป็นแบบส่วนตัวได้

เคล็ดลับและคำแนะนำ

นอกเหนือจากการใช้โครงสร้างที่ผ่านการทดสอบแล้วข้างต้น ยังมีเคล็ดลับอื่นๆ ที่แนะนำโดยผู้เชี่ยวชาญด้านประชาสัมพันธ์เพื่อให้คุณได้เปรียบมากยิ่งขึ้น:

• อย่านำเสนอแนวคิดเกี่ยวกับการจัดส่งผลิตผลออร์แกนิกให้กับนักข่าวด้านเทคโนโลยี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเรื่องราวของคุณซิงค์กับหัวข้อตามปกติ ดูเหมือนชัดเจน แต่คุณจะแปลกใจว่ามี "ข้อดี" กี่คนที่ไม่ทำเช่นนั้น
• ลิงก์ไปยังสถิติ ข้อมูล และบทความที่เกี่ยวข้องเพื่อเสริมสร้างการนำเสนอของคุณ
• ลิงก์ไปยังประวัติของบุคคลและการวิจัยหรือข้อมูลที่คุณกล่าวถึงในการเสนอขาย ทำให้ผู้รับของคุณสามารถเจาะลึกและกระตุ้นความสนใจได้อย่างรวดเร็ว ง่ายดาย และสะดวก
• เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ ให้นำเสนอเป็นการเสนอ ขายสุดพิเศษ เสนอให้คนอื่นเฉพาะในกรณีที่พวกเขาส่งต่อและเมื่อพวกเขาส่งต่อเท่านั้น ตั้งเป้าที่จะนำเสนอสิ่งที่ช่วยเสริมเรื่องราวที่พวกเขากำลังเขียนหรือแก้ไขจุดที่เป็นปัญหา ฉันเพิ่งมีการแลกเปลี่ยนโดยขอลิงก์สำหรับเครื่องมือยืนยันอีเมลที่ฉันเพิ่งได้มาเพื่อรวมไว้ในโพสต์ที่มีประสิทธิภาพสูงสุดในด้านการเติบโตของรายชื่ออีเมล
• อย่าตีรอบพุ่มไม้ ไปให้ถึงจุดและไปให้ถึงโดยเร็ว ทุกคนมีงานยุ่ง
• ปรับแต่งแต่ละสนามให้มากที่สุดเท่าที่คุณจะทำได้
• เขียนหัวเรื่องให้สั้นและเรียบง่าย ทะเยอทะยาน? ทดสอบหัวเรื่องที่แตกต่างกันเป็นศูนย์เพื่อให้มีประสิทธิภาพสูงสุด
• เพื่อเป็น ส่วนเสริม แต่ไม่ได้ ทดแทน การประชาสัมพันธ์ของคุณ โปรดพิจารณาใช้ Help a Reporter Out (HARO) บริการนี้เชื่อมโยงนักข่าวและแหล่งข้อมูล ดีสำหรับพวกเขาและดีสำหรับคุณ

อย่าใช้ความพยายามและ/หรือทำผิดพลาดอย่างเห็นได้ชัด และคุณกำลังเสียเวลาของทุกคน

อัตโนมัติ? ใช่คุณสามารถ.

แคมเปญ 'สเปรย์และอธิษฐาน' – การส่งอีเมลเดียวกันไปยังผู้รับหลายสิบหรือหลายร้อยคน – จะไม่เกิดขึ้น มันก็จะไม่

แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณไม่สามารถใช้ระบบอัตโนมัติและขยายขอบเขตความพยายามในการเข้าถึงได้

เทมเพลตที่ได้รับการออกแบบมาอย่างดีพร้อมโอกาสมากมายสำหรับการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณผ่านช่องผสานและแท็กทำทุกอย่าง คุณสามารถใส่ข้อมูลส่วนบุคคลในทุกสิ่งได้โดยอัตโนมัติตั้งแต่ชื่อ บริษัท สิ่งพิมพ์ บทความล่าสุด และอื่นๆ เพื่อทำให้เทมเพลตที่ปรับแต่งได้ของคุณเหมาะสมอย่างยิ่งสำหรับผู้รับมากกว่าหนึ่งรายและมากกว่าหนึ่งสถานการณ์

ทำให้การโต้ตอบพื้นฐานและเริ่มต้นของคุณเป็นแบบอัตโนมัติด้วยโซลูชันบริการเต็มรูปแบบเช่น Mailshake แต่ต้องแน่ใจและควบคุมด้วยตนเองเมื่อพวกเขาได้แทะครั้งแรก

ยังไง? ด้วยการแบ่งส่วนและการรวบรวมตามการกระทำ ตัวอย่างเช่น การใช้ Lead Catcher ของ Mailshake คุณสามารถตั้งค่าทริกเกอร์ที่เหมาะสมเพื่อเปลี่ยนผู้รับจากรายการอัตโนมัติของคุณไปเป็นรายการที่ต้องกำหนดเองได้เมื่อพวกเขาอุ่นเครื่องและพร้อมที่จะมีส่วนร่วมแล้ว ทริกเกอร์นั้นอาจเป็นการตอบสนอง หรือการคลิกลิงก์ หรืออะไรก็ตาม

ติดต่อโดยอัตโนมัติ กำหนดเกณฑ์การตอบกลับ และตอบกลับด้วยตนเองเมื่อตรงตามสิ่งกระตุ้นนั้น

สิ่งที่ดีที่สุดของทั้งสองโลก

ติดตาม

คุณเคยได้ยินคำแนะนำนี้มาก่อน คุณต้องติดตาม

70% ของอีเมลการขายที่ไม่ได้รับคำตอบหยุดทำงานหลังจากอีเมล #1 จงแตกต่าง. อยู่ในส่วนน้อย 30% นั้นและส่งต่อไป

ทำไม กล่าวโดยสรุป เพราะยิ่งคุณส่งมากเท่าใด คุณก็จะยิ่งเห็นการตอบกลับมากขึ้นเท่านั้น: อัตราการตอบกลับ 30% สำหรับอีเมลฉบับแรก แต่ 21% สำหรับอีเมลฉบับที่สอง, 18% ไปยังอีเมลฉบับที่สาม และไปจนถึง 7% สำหรับอีเมล ฉบับที่สิบ

แหล่งที่มาของภาพ

ไม่ว่าจะเป็นการเปิดตัวหนังสือ การอัปเดตผลิตภัณฑ์ หรือบริการใหม่ การประชาสัมพันธ์จะทำงานร่วมกับการตลาดแบบเสียค่าใช้จ่ายของคุณเพื่อให้ครอบคลุมทุกฐานและเข้าถึงสาธารณชนทุกคน ในทางกลับกัน หากคุณดำเนินงานด้วยงบประมาณที่จำกัด มีหลายวิธีที่บริษัทต่างๆ สามารถสร้าง PR ได้ฟรีโดยไม่ต้องเสียเงินสักบาท

แน่นอนว่า Cold Email ใช้ได้กับการขายและการตลาด

แต่การประชาสัมพันธ์เป็นเรื่องที่ไม่ค่อยมีใครรู้จัก แต่ก็จำเป็นและมีประสิทธิภาพไม่น้อยไปกว่ากัน ดังนั้นเสนอทางอีเมล โน้มน้าวใจ. ติดตาม.

และควบคุมเรื่องราว ของคุณ