5 เทมเพลตจดหมายคอลเลกชัน

ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก คุณทราบดีถึงความสำคัญของการออกใบแจ้งหนี้และจดหมายเรียกเก็บเงิน ไม่เพียงช่วยให้คุณติดตามยอดขายและลูกหนี้ของคุณเท่านั้น แต่ยังเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการเก็บเงินที่เป็นหนี้คุณอีกด้วย หากคุณกำลังมองหาแนวคิดใหม่ๆ เพื่อช่วยให้คุณเขียนจดหมายรวบรวมที่มีประสิทธิภาพ ลองดูตัวอย่างจดหมายรวบรวมห้าตัวอย่างในบทความนี้ แต่ละคนได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณได้รับเงินตรงเวลาทุกครั้ง มาดำน้ำกันเถอะ!

จดหมายเรียกเก็บเงินคืออะไร?

จดหมายทวงหนี้คือจดหมายที่เจ้าหนี้หรือหน่วยงานติดตามทวงถามส่งถึงลูกหนี้ โดยทั่วไปหลังจากที่ลูกหนี้ไม่สามารถชำระเงินกู้หรือภาระหนี้อื่นๆ จุดประสงค์ของจดหมายคือเพื่อเตือนลูกหนี้ถึงหนี้คงค้างและกระตุ้นให้ชำระเงิน

• อ่านเพิ่มเติม: 12 ตัวเลือกเทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่พิมพ์ได้

วิธีเขียนจดหมายทวงหนี้

หน่วยงานเรียกเก็บเงินและเจ้าหนี้มักใช้เทมเพลตจดหมายเรียกเก็บเงินมาตรฐาน แม้ว่าเทมเพลตเหล่านี้อาจมีประโยชน์ แต่สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าสถานการณ์หนี้แต่ละแห่งมีลักษณะเฉพาะ ด้วยเหตุนี้ คุณจะต้องปรับแต่งจดหมายเรียกเก็บเงินของคุณให้เหมาะกับสถานการณ์เฉพาะของหนี้

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนที่จะช่วยให้คุณเขียนจดหมายรวบรวมได้อย่างมีประสิทธิภาพ:

ขั้นตอนที่ 1: เข้าประเด็น

เมื่อคุณเขียนจดหมายรวบรวม สิ่งสำคัญคือต้องเข้าประเด็น ชัดเจนว่าคุณต้องการอะไรและทำไมคุณถึงเขียน ไม่จำเป็นต้องตีโพยตีพายหรือใส่ร้ายข้อความของคุณ

ขั้นตอนที่ 2: ใช้น้ำเสียงที่สุภาพและเป็นมืออาชีพ

แม้ว่าการพูดตรงๆ เป็นสิ่งสำคัญ แต่คุณควรใช้น้ำเสียงที่สุภาพและเป็นมืออาชีพ ท้ายที่สุด คุณกำลังพยายามเก็บหนี้ ไม่ใช่สร้างศัตรู

ขั้นตอนที่ 3: ทำให้มันสั้นและไพเราะ

จดหมายเรียกเก็บเงินของคุณควรสั้นและไพเราะ ไม่จำเป็นต้องเขียนนวนิยาย เพียงระบุข้อเท็จจริงและเข้าประเด็น

ขั้นตอนที่ 4: ทำให้การชำระเงินเป็นเรื่องง่าย

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณระบุคำแนะนำที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการชำระเงินของลูกหนี้ รวมข้อมูลการติดต่อของคุณและรายละเอียดอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง

ขั้นตอนที่ 5: ติดตามผล

หากคุณไม่ได้รับการชำระเงินหลังจากส่งจดหมายเรียกเก็บเงินแล้ว อย่ากลัวที่จะติดตาม อาจจำเป็นต้องโทรศัพท์ เยี่ยมเยียนเป็นการส่วนตัว หรือจดหมายติดตามผลเพื่อดำเนินการ

• อ่านเพิ่มเติม: ใช้ตัวอย่างใบแจ้งหนี้นี้เพื่อออกแบบของคุณเอง

ตัวอย่างจดหมายเรียกเก็บเงิน

สมมติว่าคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กและเพิ่งส่งใบแจ้งหนี้สำหรับเดือนนี้ ผ่านไปสองสามวัน คุณไม่ได้รับการชำระเงินจากลูกค้ารายใดรายหนึ่งของคุณ คุณโทรหาพวกเขาแต่ไม่มีคนรับสาย คุณจะทำอย่างไรต่อไป? ส่งจดหมายเรียกเก็บเงินแน่นอน!

นี่คือเทมเพลตจดหมายชุดแรกที่คุณสามารถใช้ได้:

ที่รัก __________,

ฉันเขียนจดหมายนี้เพื่อเตือนคุณว่าการชำระเงินสำหรับยอดคงค้างของคุณจำนวน $______ เกินกำหนดชำระแล้ว เราขอแนะนำให้คุณชำระเงินโดยเร็วที่สุดเพื่อหลีกเลี่ยงค่าธรรมเนียมหรือค่าปรับเพิ่มเติม

หากคุณมีคำถามใดๆ โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อฉันที่ ___________

ขอขอบคุณที่ให้ความสนใจในเรื่องนี้

ขอแสดงความนับถือ,

ชื่อของคุณ

ตัวอย่างจดหมายเรียกเก็บเงินที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

การใช้เทมเพลตจดหมายเรียกเก็บเงินเหมือนด้านบนเป็นการเริ่มต้นที่ดี แต่คุณจะต้องดำเนินการมากกว่านี้เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ มาดูตัวอย่างจดหมายเรียกเก็บเงินฉบับที่ 2 ที่คุณสามารถใช้เพื่อช่วยให้คุณได้รับเงินที่คุณค้างชำระ

เทมเพลตจดหมายชุดที่สอง

อักษรตัวแรกอาจใช้ได้ผล แต่คุณอาจต้องใช้วิธีที่ตรงกว่าเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ เทมเพลตจดหมายชุดที่สองนี้ออกแบบมาเพื่อทำเช่นนั้น

ที่รัก __________,

เราเสียใจที่ต้องแจ้งให้คุณทราบว่าคุณล้มเหลวในการชำระเงินสำหรับยอดค้างชำระของคุณจำนวน __________ ดอลลาร์ โปรดดำเนินการทันทีเพื่อแก้ไขสถานการณ์นี้ การเพิกเฉยต่อการชำระหนี้อาจส่งผลให้เกิดบทลงโทษทางกฎหมายมากมาย รวมถึงการอายัดค่าจ้าง การดำเนินคดีทางกฎหมาย และการยึดทรัพย์สิน

หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อสำนักงานของเรา

ขอแสดงความนับถือ,

ชื่อของคุณ

• อ่านเพิ่มเติม: ใครเป็นหนี้คุณ? การแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้ Xero ช่วยรวบรวม

เทมเพลตจดหมายชุดที่สาม

มาดูเทมเพลตจดหมายชุดที่สามที่สามารถใช้เป็นทางเลือกสุดท้าย จดหมายนี้ควรใช้เมื่อคุณไม่ประสบความสำเร็จในการรับการชำระเงิน และกำลังมองหาการจัดเตรียมการชำระเงินกับลูกค้าของคุณ

ที่รัก __________,

เราเสียใจที่ต้องแจ้งให้คุณทราบว่าบัญชีของคุณกับเรายังคงค้างชำระ ยอดเงินปัจจุบันของคุณคือ $____________ คงค้างอยู่

จนถึงปัจจุบัน เรายังไม่ได้รับการชำระเงินหรือได้รับการติดต่อจากคุณเกี่ยวกับการจัดการการชำระเงิน โปรดดำเนินการทันทีเพื่อแก้ไขสถานการณ์นี้

หากคุณมีคำถามใดๆ โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อสำนักงานของเรา

ขอขอบคุณที่ให้ความสนใจในเรื่องนี้

ขอแสดงความนับถือ,

ชื่อของคุณ

เทมเพลตจดหมายชุดที่สี่

เทมเพลตจดหมายเรียกเก็บเงินนี้สะท้อนให้เห็นว่าลูกค้าไม่ได้ชำระเงินใดๆ มาสักระยะหนึ่งแล้ว หากเป็นเช่นนั้น และธุรกิจไม่สามารถติดต่อพวกเขาทางโทรศัพท์หรือไปรษณีย์ได้

ที่รัก __________,

เราเสียใจที่ต้องแจ้งให้คุณทราบว่าเราไม่ได้รับการชำระเงินใดๆ จากคุณมาระยะหนึ่งแล้ว และไม่สามารถติดต่อคุณได้ทางโทรศัพท์หรือจดหมาย

เราเข้าใจดีว่านี่เป็นช่วงเวลาที่ยากลำบากสำหรับทุกคน แต่เราต้องยืนยันที่จะชำระยอดคงค้างทันที

โปรดติดต่อเราโดยเร็วที่สุดเพื่อชำระเงินหรือเพื่อหารือเกี่ยวกับการจัดเตรียมการชำระเงิน

ขอขอบคุณสำหรับความเข้าใจของคุณ.

ขอแสดงความนับถือ,

ชื่อของคุณ

เทมเพลตจดหมายชุดที่ห้า

นี่คือเทมเพลตจดหมายเรียกเก็บเงินที่ระบุว่าลูกค้ายังไม่ได้ชำระเงินใดๆ ธุรกิจไม่สามารถติดต่อได้ทางโทรศัพท์หรือไปรษณีย์ นี่เป็นการแจ้งครั้งสุดท้าย และอาจมีการดำเนินการทางกฎหมาย

ที่รัก __________,

ขออภัย เราไม่ได้รับเงินจากคุณมาหลายเดือนแล้ว และความพยายามของเราที่จะติดต่อคุณทางโทรศัพท์หรือไปรษณีย์ก็ไม่ประสบผลสำเร็จ

เราเข้าใจดีว่าอาจเป็นเรื่องยาก แต่เราต้องยืนหยัดในการรับยอดคงค้าง $__,___ ทันที

นี่คือการแจ้งครั้งสุดท้ายของคุณและเราจะถูกบังคับให้ดำเนินการทางกฎหมายหากไม่ได้รับการชำระเงินภายใน 7 วัน

ขอขอบคุณที่เข้าใจและให้ความสนใจในเรื่องนี้

ขอแสดงความนับถือ,

ชื่อของคุณ

เคล็ดลับการรวบรวมจดหมาย

จดหมายทวงหนี้สามารถเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเรียกเก็บเงินที่เป็นหนี้กับคุณ แต่มีบางสิ่งที่คุณควรจำไว้เพื่อให้แน่ใจว่าจดหมายของคุณมีประสิทธิภาพมากที่สุด หกเคล็ดลับในการสร้างจดหมายรวบรวม:

ใช้เทมเพลต

แม้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องใช้เทมเพลต แต่การมีรูปแบบทั่วไปให้ทำตามอาจเป็นประโยชน์ สิ่งนี้จะทำให้มั่นใจได้ว่าจดหมายของคุณมีความสอดคล้องและเป็นมืออาชีพ เทมเพลตยังเป็นเครื่องมือที่ดีในการใช้เพื่อกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ของคุณ หากคุณมีปัญหาในการเขียนจดหมายด้วยตัวเอง

รวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

อย่าลืมใส่ข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดลงในจดหมายเรียกเก็บเงินของคุณ เช่น จำนวนเงินที่ค้างชำระ วันที่ของหนี้ และข้อมูลติดต่อของคุณ วิธีนี้จะทำให้บุคคลที่คุณส่งจดหมายได้รับข้อมูลทั้งหมดที่ต้องใช้ในการชำระเงิน

มีความชัดเจน

ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ สิ่งสำคัญคือต้องมีความชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการและเหตุผลที่คุณเขียน ไม่จำเป็นต้องเอาชนะพุ่มไม้ เข้าประเด็นและทำให้ชัดเจนว่าคุณคาดว่าจะได้รับเงิน

มีความสุภาพและเข้าอกเข้าใจ

ไม่มีใครชอบเป็นหนี้ ดังนั้น สิ่งสำคัญคือต้องสุภาพ เข้าใจ และเห็นอกเห็นใจต่อสถานการณ์ของลูกค้า โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงเวลาเช่นปัจจุบันนี้ เมื่อผู้คนจำนวนมากประสบปัญหาทางการเงินเนื่องจากภาวะเงินเฟ้อ ราคาน้ำมันที่สูง และปัจจัยทางเศรษฐกิจอื่นๆ

มีความยืดหยุ่น

โปรดจำไว้ว่าแต่ละสถานการณ์หนี้มีลักษณะเฉพาะ ดังนั้น จงมีความยืดหยุ่นในแนวทางของคุณและปรับแต่งจดหมายรวบรวมของคุณให้เหมาะกับสถานการณ์เฉพาะ ตัวอักษรสองตัวไม่ควรเหมือนกันทุกประการ

ปฏิบัติตามกฎหมาย

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามกฎหมายของรัฐและรัฐบาลกลางทั้งหมดเมื่อส่งจดหมายเรียกเก็บเงิน ซึ่งรวมถึง Fair Debt Collection Practices Act (FDCPA) ซึ่งควบคุมการดำเนินการของผู้ทวงถามหนี้

• อ่านเพิ่มเติม: รายงาน: ผู้คนบ่นเกี่ยวกับการทวงหนี้แม้ว่าคุณจะทำถูกต้องก็ตาม

คุณพูดอะไรในจดหมายเรียกเก็บเงิน?

เมื่อหนี้ค้างชำระ เจ้าหนี้อาจดำเนินการทางกฎหมายเพื่อเรียกเงินคืน ในจดหมายเรียกเก็บเงิน เจ้าหนี้มักขู่ว่าจะดำเนินการดังกล่าวหากไม่ชำระหนี้ จดหมายนี้อาจเป็นกลยุทธ์หลอกล่อให้ลูกหนี้ชำระเงิน หรืออาจเป็นขั้นตอนแรกในการดำเนินคดีทางกฎหมาย

เทมเพลตจดหมายเรียกเก็บเงินคืออะไร?

เทมเพลตจดหมายเรียกเก็บเงินคือแบบฟอร์มจดหมายที่ใช้โดยนักสะสมหนี้เพื่อเรียกร้องให้ชำระหนี้ โดยทั่วไปแล้วจดหมายจะระบุจำนวนหนี้ วันที่ต้องชำระ และข้อมูลติดต่อของผู้เรียกเก็บเงิน เมื่อใช้เทมเพลต อย่าลืมตรวจสอบสถานะและทำความเข้าใจกฎหมายของรัฐเกี่ยวกับการทวงถามหนี้

คุณปรับแต่งเทมเพลตจดหมายสะสมได้อย่างไร?

คุณสามารถปรับแต่งเทมเพลตจดหมายเรียกเก็บเงินได้โดยเพิ่มข้อมูลของบริษัทและปรับแต่งจดหมายให้เหมาะกับสถานการณ์ของลูกค้าแต่ละราย ตัวอย่างเช่น หากลูกค้าเป็นผู้ชำระเงินที่ดีในอดีต แต่เพิ่งพลาดการชำระเงิน คุณอาจต้องการรวมการเตือนที่เป็นมิตรว่าการชำระเงินจะครบกำหนดในเร็วๆ นี้

รูปภาพ: องค์ประกอบ Envato