10 ข้อผิดพลาดทั่วไปในการออกใบแจ้งหนี้ (และวิธีหลีกเลี่ยง)

ทุกคนทำผิดพลาดได้ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณไม่ควรพยายามหลีกเลี่ยงสิ่งเหล่านั้นให้ดีที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงการออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์ ข้อผิดพลาด เช่น เงื่อนไขการชำระเงินที่ไม่เหมาะสม อาจทำให้สูญเสียรายได้และปัญหาเกี่ยวกับกระแสเงินสด หรือแม้แต่สถานการณ์ที่เลวร้ายยิ่งกว่า

เช่นเดียวกับชีวิตส่วนใหญ่ การป้องกันข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินเหล่านี้ได้ดีที่สุดคือความรู้และการเตรียมตัว การทำความเข้าใจว่าข้อผิดพลาดใดมีแนวโน้มที่จะทำให้คุณระแวดระวัง นอกจากนี้ การมีแผนป้องกันข้อผิดพลาด (หรือจัดการกับข้อผิดพลาดหากเกิดขึ้น) จะช่วยลดผลกระทบได้

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้ที่พบบ่อยที่สุด 10 ข้อ เช่น การออกใบแจ้งหนี้ล่าช้า การไม่ติดตามหรือส่งการแจ้งเตือนการชำระเงิน และรวมถึงค่าธรรมเนียมที่น่าประหลาดใจ นอกจากนี้เรายังจะหารือเกี่ยวกับขั้นตอนที่คุณสามารถทำได้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ทำซ้ำ มาดูกัน!

1. การออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าของคุณไม่สอดคล้องกัน

การส่งใบแจ้งหนี้ที่ไม่สอดคล้องกัน เช่น การส่งใบแจ้งหนี้ล่าช้าหรือส่งในวันที่ต่างกันในแต่ละเดือน ถือเป็นความผิดพลาดได้ง่าย เป็นเรื่องที่เข้าใจได้ เนื่องจากวันที่รายเดือนไม่ตรงกับวันเดียวกันของสัปดาห์ หลายคนจะเลือกเช้าวันจันทร์หรือบ่ายวันศุกร์และเริ่มทำงาน

อย่างไรก็ตาม การทำเช่นนี้อาจทำให้เกิดปัญหากับทั้งลูกค้าและคุณ ลูกค้าแทบจะไม่มีความคิดเลยว่าจะรอใบแจ้งหนี้เมื่อใด ซึ่งอาจนำไปสู่การชำระเงินล่าช้า วิธีแก้ไขคือการทำงานจากปฏิทิน และกำหนดระยะเวลาการออกใบแจ้งหนี้เป็นวันที่ปกติในแต่ละเดือน โดยปกติแล้วจะเป็นวันแรกหรือวันสุดท้าย แม้ว่าจุดกึ่งกลางสามารถให้ความสม่ำเสมอได้มากพอๆ กัน ต่อจากนี้ไป ลูกค้าของคุณจะมีเวลาเตรียมตัวมากขึ้นสำหรับการชำระเงินของคุณ เนื่องจากรอบการเรียกเก็บเงินของคุณจะคาดการณ์ได้

2. ไม่ไล่ตามลูกหนี้ในใบแจ้งหนี้ค้างชำระ

การออกใบแจ้งหนี้เป็นสิ่งหนึ่ง แต่งานยังไม่จบเมื่อคุณกดส่ง อันที่จริง การไล่ตามใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระเป็นมากกว่าแค่การปิดงานของเดือน การไม่ทำเช่นนั้นอาจเป็นอุปสรรคต่อความสามารถในการเติบโตของคุณอย่างจริงจัง

ในระดับพื้นฐาน แก้ไขข้อผิดพลาดนี้ดีกว่าองค์กร เมื่อส่งใบแจ้งหนี้ของคุณแล้ว คุณสามารถตั้งค่าการเตือนในแอปพลิเคชันปฏิทินที่คุณชื่นชอบ ดังนั้นอย่าลืมไล่ตามหนี้ เมื่อถึงเวลานั้น อีเมลที่ส่งถึงลูกค้าแต่ละรายก็เพียงพอที่จะกระตุ้นให้พวกเขาดำเนินการได้

อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้ Hiveage ยังสามารถใช้ประโยชน์จากการติดตามสถานะใบแจ้งหนี้และรายงานอายุบัญชี ซึ่งมีเส้นทางการตรวจสอบที่ครอบคลุมเพื่อช่วยคุณจัดการสถานะปัจจุบันของการชำระเงินแต่ละครั้ง

นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่ เช่น Hiveage ยังมีระบบเตือนอัตโนมัติสำหรับฐานลูกค้าทั้งหมดของคุณ ซึ่งหมายความว่าการไล่ตามลูกหนี้ที่มีอายุมากจะกลายเป็นงานที่ง่ายกว่ามาก

3. ระบุเงื่อนไขการชำระเงินไม่ชัดเจน

คุณอาจได้รับการอภัยเพราะคิดว่าผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ดูแลใบแจ้งหนี้ของคุณจะคุ้นเคยกับคำศัพท์และศัพท์เฉพาะที่เกี่ยวข้องกับการทำบัญชี แน่นอนว่าไม่มีพนักงานการเงินคนใดที่คุ้มกับเกลือของพวกเขาที่จะขาดความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับอุตสาหกรรมนี้ อย่างไรก็ตาม การระบุเงื่อนไขการชำระเงินที่ไม่ชัดเจนอาจทำให้กระบวนการชำระเงินหยุดชะงักได้

ตัวอย่างเช่น วันที่ชำระเงิน: พิจารณาจำนวนธุรกิจที่เสนอเงื่อนไขการชำระเงิน 'สุทธิ 15' ซึ่งหมายความว่าการชำระเงินจะครบกำหนดภายใน 15 วันหลังจากออกใบแจ้งหนี้ อย่างไรก็ตาม เป็นเพียงข้อความที่คลุมเครือมากพอที่จะเข้าใจผิดได้ในบางจุดของห่วงโซ่การเงิน

ตัวอย่างเช่น 'net 15' รวมเฉพาะวันทำการ และไม่รวมวันหยุดสุดสัปดาห์ที่บริษัทยังเปิดทำการอยู่หรือไม่ การเสนอระยะเวลาที่ชัดเจนและแน่นอน เช่น '15 วันทำการ' เหมาะสมกว่า และตรงไปตรงมามากพอที่จะให้ทุกคนเข้าใจ โชคดีที่ Hiveage ช่วยให้คุณสามารถกำหนดวันที่ครบกำหนดใบแจ้งหนี้ได้ ดังนั้นคุณจึงสามารถหลีกเลี่ยงการผสมผสานเหล่านี้ได้เป็นอย่างดี

4. รวมข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินในใบแจ้งหนี้ของคุณ

หากคุณมีสติสัมปชัญญะ คุณจะไม่รู้ข้อผิดพลาดในผลงานของคุณโดยรู้เท่าทัน ยิ่งไปกว่านั้น คุณต้องแน่ใจว่างานของคุณมีมาตรฐานที่เหมาะสมก่อนส่ง

ใบแจ้งหนี้ของคุณควรใช้ความระมัดระวังเช่นเดียวกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณต้องการได้รับเงินตรงเวลา มิเช่นนั้น เงินและธุรกิจของลูกค้าของคุณต่างหากที่คุณทำผิดพลาด การเห็นการแยกรายการหรือ (ที่แย่กว่านั้น) ความคลาดเคลื่อนของเงินในใบกำกับสินค้านั้นส่งเสียงกรีดร้องว่าขาดความเอาใจใส่และเอาใจใส่ การคาดหวังว่าลูกค้าที่กังวลเรื่องข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้เช่นนี้จะไม่ใช่การก้าวกระโดดของจินตนาการที่จะมองหาซัพพลายเออร์รายอื่น

เพื่อรักษาความไว้วางใจของลูกค้า คุณจะต้องสร้างใบแจ้งหนี้อย่างขยันขันแข็ง แม้ว่า Hiveage จะมีคุณลักษณะการติดตามเวลาเป็นค่าเริ่มต้น แต่ก็ไม่มีอะไรมาแทนที่การป้อนรายละเอียดที่ถูกต้องตั้งแต่แรก เช่นเดียวกับงานที่คุณส่ง การตรวจสอบใบแจ้งหนี้ของคุณอีกครั้งก่อนส่งสามารถสร้างความแตกต่างได้

5. ทำให้ลูกค้าของคุณชำระเงินได้ยาก

คุณสามารถทำทุกอย่างได้ถูกต้อง แต่หากคุณล้มเหลวในการจัดหาวิธีการชำระเงินที่ราบรื่นให้กับลูกค้าของคุณ คุณอาจจะเห็นลูกค้าจำนวนมากเข้าร่วมรายการลูกหนี้ที่มีอายุมากของคุณ วิธีง่ายๆ วิธีหนึ่งในการหลีกเลี่ยงปัญหานี้คือเสนอตัวเลือกการชำระเงินหลายแบบ

เราไม่ควรขายผลประโยชน์ให้คุณที่นี่ โดยสรุป กระบวนการออกใบแจ้งหนี้ทั้งหมดของคุณควรมุ่งสู่การชำระเงินซึ่งเป็นงานที่ง่ายที่สุดที่ลูกค้าของคุณต้องทำตลอดทั้งเดือน มีความสัมพันธ์โดยตรงระหว่างกระบวนการชำระเงินที่ซับซ้อนซึ่งเกี่ยวข้องกับคำสั่งและรายละเอียดที่ซับซ้อน และการชำระเงินล่าช้า

แม้ว่าจะมีหลายวิธีในการจัดการกับสิ่งนี้ แต่เราค่อนข้างภูมิใจในระบบของเราสำหรับการชำระเงินแบบประจำ:

ด้วยคุณสมบัตินี้ คุณสามารถตั้งค่าการออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติในเวลาเดียวกันทุกเดือน และเลือก 'จำนวนครั้ง' ที่เฉพาะเจาะจง ยิ่งไปกว่านั้น คุณยังสามารถรวมตัวเลือกการชำระเงินต่างๆ มากมาย เข้าถึงได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียวโดยตรงจากใบแจ้งหนี้ที่คุณส่ง

6. ไม่ใช้ตราสินค้าของบริษัทในใบแจ้งหนี้

ต่อไป เราจะดูองค์ประกอบการออกใบแจ้งหนี้ที่มักถูกจัดลำดับความสำคัญต่ำ แม้ว่าองค์ประกอบดังกล่าวจะมีผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญ การสร้างแบรนด์เป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจของคุณในทุกแง่มุมที่ลูกค้าต้องเผชิญ ซึ่งรวมถึงใบแจ้งหนี้ของคุณด้วย

จากมุมมองที่ใช้งานได้จริง การสร้างตราสินค้าในใบแจ้งหนี้ของคุณหมายความว่าลูกค้าของคุณรู้ว่าคุณเป็นใครในทันที และหวังว่าจะเข้าใจว่าใบแจ้งหนี้เกี่ยวข้องกับอะไร การใช้โลโก้ที่ดึงดูดใจและการสร้างแบรนด์โดยรวมที่ชัดเจนช่วยให้มั่นใจได้ว่าใบแจ้งหนี้ของคุณจะถูกตรวจพบภายในกอง ซึ่งหมายความว่าลูกค้าของคุณมีโอกาสน้อยที่จะส่งต่อพวกเขา ยิ่งไปกว่านั้น ยังมีความเป็นมืออาชีพในใบแจ้งหนี้ที่มีตราสินค้า ซึ่งสามารถปรับปรุงการรับรู้และสถานะของคุณได้

โชคดีที่ Hiveage มีฟังก์ชันที่จำเป็นในการช่วยคุณสร้างเทมเพลตใบแจ้งหนี้แบบกำหนดเอง และเพิ่มองค์ประกอบการสร้างแบรนด์ตามความต้องการเฉพาะของคุณ:

แทบทุกองค์ประกอบสามารถปรับแต่งตามความชอบได้ ซึ่งจะทำให้คุณมีฐานที่ดีในการทำงาน และมีโอกาสเพิ่มการจดจำแบรนด์อีก

7. ไม่เสนอความชัดเจนและการแยกรายการ

การสร้างฐานลูกค้าย่อมส่งผลให้เกิดการหมุนเวียนในระดับที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ถึงกระนั้น คุณน่าจะมีลูกค้าระยะยาวเป็นหัวใจหลักของคุณ และมีความเสี่ยงที่การออกใบแจ้งหนี้ของคุณอาจ 'หละหลวม' ยิ่งพวกเขาอยู่ในหนังสือของคุณนานขึ้น ในที่สุด ความคุ้นเคยนี้สามารถเห็นได้ว่าคุณเพียงแค่ส่งใบแจ้งหนี้พร้อมยอดรวมหรือคำอธิบายที่คลุมเครือของสิ่งที่เสร็จสมบูรณ์

เป็นเรื่องที่เข้าใจได้ ส่วนใหญ่เป็นเพราะคุณทั้งคู่รู้ว่างานใดเสร็จสิ้นแล้ว และจะต้องเสียค่าใช้จ่ายเท่าใด อย่างไรก็ตาม การรักษาความชัดเจนในระดับสูงและการลงรายละเอียดทุกงานจะช่วยให้ความสัมพันธ์ระหว่างลูกค้ากับธุรกิจเป็นไปอย่างมืออาชีพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อธุรกิจขนาดเล็กได้รับเงินเป็นรายงานมีความหมายมากกว่าที่ทำกับองค์กรขนาดใหญ่ นอกจากนี้ ด้วยรายละเอียดในระดับที่มากขึ้นในใบแจ้งหนี้แต่ละใบตามวิธีปฏิบัติของคุณ คุณจึงมีขอบเขตสำหรับข้อสงสัยน้อยกว่า

ในความเห็นของเรา นี่เป็นคำถามขององค์กร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ติดป้ายกำกับงานที่คุณทำไว้อย่างชัดเจนและลงรายละเอียดทุกแง่มุมตั้งแต่เริ่มโครงการ เราแนะนำให้เลือกวลี (เช่น “การออกแบบหน้าแรกใหม่”) และอ้างอิงถึงวลีนั้นอย่างต่อเนื่อง ซึ่งรวมถึงการใช้เป็นหัวเรื่องของอีเมลของคุณ ภายในเอกสารภายใน และที่สำคัญที่สุดคือเป็นรายการในใบแจ้งหนี้ของลูกค้าของคุณ

8. การส่งใบแจ้งหนี้ให้ผิดคน

เราจะพูดตรงๆ และบอกว่าการส่งใบแจ้งหนี้ไปยังบุคคลที่ไม่ถูกต้องถือเป็นหนึ่งในข้อผิดพลาดด้านใบแจ้งหนี้ที่ใหญ่ที่สุดที่คุณสามารถทำได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพิจารณาถึงผลลัพธ์ที่เป็นไปได้

คิดจากมุมมองของลูกค้าของคุณ คุณได้ใช้เวลาในการดำเนินโครงการ แต่คุณไม่สามารถแม้แต่ส่งข้อมูลการชำระเงินไปยังบุคคลที่ใช่ หากคุณทำผิดพลาดอย่างโจ่งแจ้งกับงานเล็กๆ น้อยๆ นี้ พวกเขาจะสงสัยว่าปัญหาอื่นๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นกับงานของคุณคืออะไร เช่นเดียวกับข้อผิดพลาดอื่นๆ ในการออกใบแจ้งหนี้ในรายการนี้ ข้อผิดพลาดง่ายๆ อาจส่งผลร้ายแรง

สำหรับผู้ใช้ Hiveage ปัญหานี้เป็นเพียงอดีต ลูกค้าของคุณแต่ละคนมีโปรไฟล์ของตนเอง ซึ่งเชื่อมต่อกับที่อยู่อีเมลที่คุณตั้งไว้ ด้วยเหตุผลดังกล่าว จึงไม่มีข้ออ้างในการส่งใบแจ้งหนี้ไปให้ผิดคน นั่นเป็นข่าวดี เนื่องจากการนำพวกเขาไปยังที่ที่ถูกต้องหมายความว่าคุณสามารถรับการชำระเงินได้เร็วกว่ามาก

9. ไม่สำรองใบแจ้งหนี้ของคุณ

หากคุณเคยอ่านบทความเกี่ยวกับการจัดการเว็บไซต์ของคุณ คุณจะพบคำแนะนำในการสำรองข้อมูลเนื้อหาของคุณในทุกโอกาส นี่เป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากเว็บไซต์ที่ล่มโดยไม่สามารถกู้คืนได้ก็คือเงินที่เสียไป

ใบแจ้งหนี้ของคุณมีความสำคัญพอๆ กับการสำรองข้อมูล ไม่น้อยเพราะ (ขึ้นอยู่กับเขตอำนาจศาลของคุณ) คุณจะต้องเก็บมันไว้ในไฟล์ตามกฏหมายในช่วงระยะเวลาหนึ่ง นอกจากนี้ ความสามารถในการให้คลังใบแจ้งหนี้ของลูกค้าตามคำขอแสดงว่าคุณจัดการบัญชีของพวกเขาอย่างถูกต้อง

โชคดีที่ Hiveage เสนอตัวเลือกการสำรองข้อมูลอัตโนมัติโดยใช้พื้นที่เก็บข้อมูลสำรอง เพื่อให้แน่ใจว่าไฟล์ของคุณปลอดภัย เนื่องจากการสำรองข้อมูลจะดำเนินการทุกวัน ข้อมูลของคุณจะปลอดภัยโดยไม่คำนึงถึงขนาดของธุรกิจและความถี่ในการออกใบแจ้งหนี้

10. รวมค่าธรรมเนียมที่ซ่อนอยู่หรือน่าประหลาดใจในใบแจ้งหนี้ของคุณ

ข้อผิดพลาดสุดท้ายของการออกใบแจ้งหนี้นี้เป็นข้อผิดพลาดที่คุณจะต้องป้องกันก่อนจะเข้าสู่ขั้นตอนการชำระเงิน ไม่มีใครชอบค่าใช้จ่ายแอบแฝง และการใส่ไว้ในใบแจ้งหนี้ถือเป็นรูปแบบที่ไม่ดีซึ่งอาจทำให้คุณต้องเสียค่าใช้จ่ายทางธุรกิจเป็นจำนวนมาก

หากคุณเคยตกเป็นเหยื่อของค่าธรรมเนียมที่น่าประหลาดใจ คุณจะรู้ว่าลูกค้าของคุณมาจากไหน ค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดติดอยู่กับกลิ่นเหม็นของการหลอกลวงทั้งหมด พูดตรงๆ อย่างน้อยตอนนี้ก็มีปัญหาเรื่องความน่าเชื่อถือในการเล่น ซึ่งมักจะจบลงด้วยการที่ลูกค้ามุ่งหน้าไปยังคู่แข่งรายใดรายหนึ่งของคุณ ไม่กลับมาอีก และพูดจาไม่ดีกับคุณตลอดทาง

คำตอบคือเพียงแค่แจ้งค่าใช้จ่ายทั้งหมดกับลูกค้าของคุณล่วงหน้า นี่เป็นวิธีแก้ปัญหาที่ดูเรียบง่าย คุณจะต้องให้รายละเอียดไม่เพียงแต่ต้นทุนโครงการของคุณเท่านั้น แต่ยังมี "ค่าธรรมเนียมการฆ่า" ส่วนเสริม ภาษี และอื่นๆ:

เมื่อพูดถึงเรื่องภาษี Hiveage ยังมีคุณสมบัติที่ยืดหยุ่นเพื่อช่วยคุณระบุต้นทุนและบันทึกการตั้งค่าเฉพาะสำหรับลูกค้าแต่ละราย สิ่งนี้สามารถเร่งกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ของคุณได้อย่างมาก

สรุป: หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ของคุณ

การออกใบแจ้งหนี้เป็นส่วนสำคัญของการทำธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับฟรีแลนซ์และทีมขนาดเล็ก การรับเงินตรงเวลาอาจเป็นความแตกต่างระหว่างเดือนที่ดีและเดือนที่ไม่ดี ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการออกใบแจ้งหนี้ของคุณไม่รั่วไหลเป็นสิ่งสำคัญ

ในบทความนี้ เราได้พิจารณาว่าข้อผิดพลาดเล็กน้อยในการออกใบแจ้งหนี้ที่ควรจะเป็น เช่น การส่งไปยังผิดคนหรือละเลยการสร้างแบรนด์ สามารถขัดขวางความสามารถในการรับเงินของคุณได้อย่างไร วิธีแก้ปัญหาคือเลือกโซลูชันการออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพ เช่น Hiveage และกลับไปทำสิ่งที่คุณทำได้ดีที่สุด

คุณเคยทำผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้ที่เราพลาดไปจากรายการนี้หรือไม่? บอกเราเกี่ยวกับประสบการณ์ของคุณในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง!