เคล็ดลับ 10 ข้อเพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงาน

งานเกือบทั้งหมดในปัจจุบันเกี่ยวข้องกับการแบ่งปันข้อมูลและสื่อสารกับผู้อื่น ไม่ว่าจะเป็นการเสนอข้อเสนอแนะด้านประสิทธิภาพให้กับพนักงาน รับโทรศัพท์ เข้าร่วมการประชุมทีม หรือส่งอีเมลเกี่ยวกับการอัปเดตของบริษัท พนักงาน 97% กล่าวว่าการสื่อสารส่งผลต่องานของพวกเขา (และความสามารถในการทำงาน) ทุกวัน

แล้วการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพคืออะไร และมันจะเป็นอย่างไรในที่ทำงานของคุณ? การสื่อสารที่ดีนั้นเกี่ยวกับการเชื่อมต่อและทำให้แน่ใจว่าข้อมูลที่เกี่ยวข้องไปถึงสมาชิกในทีมที่ถูกต้องในเวลาที่ถูกต้อง มันเกี่ยวกับการทำให้ทุกคนรู้สึกว่าสามารถถามคำถามและสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อทำงานให้เสร็จลุล่วง และทำให้มั่นใจว่าพนักงานรู้สึกได้รับการสนับสนุน

ทำไมต้องปรับปรุงการสื่อสารในที่ทำงานของคุณ?

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงานสามารถส่งเสริมวัฒนธรรมของบริษัทโดยทำให้มั่นใจว่าข้อมูลจะไหลอย่างราบรื่น และทุกคนรู้สึกมีส่วนร่วมและมีทรัพยากรที่จำเป็นในการทำงาน สิ่งนี้สามารถแปลผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ดีขึ้น: การใช้เทคโนโลยีทางสังคม สถานที่ทำงานที่ปรับปรุงการสื่อสารสามารถเห็นประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้นถึง 25%

อะไรคืออุปสรรคต่อการสื่อสารในทีมที่ยอดเยี่ยม?

มีเพียง 7% ของผู้ตอบแบบสำรวจในสหรัฐอเมริกาเท่านั้นที่เห็นด้วยว่าการสื่อสารในองค์กรของพวกเขานั้นเปิดกว้าง ทันเวลา และเชื่อถือได้ ปัญหาการสื่อสารอาจเกิดจากปัจจัยหลายประการ ได้แก่ :

• การเปลี่ยนสถานที่ทำงาน: สถาน ที่ทำงานหลังปี 2020 ให้ความสำคัญกับพนักงานที่ไม่มีโต๊ะทำงาน ไฮบริด และพนักงานระยะไกล ปัจจุบัน มีพนักงานประมาณ 9% ที่ทำงานจากระยะไกลเป็นส่วนใหญ่ และ 11% อยู่ห่างไกลกันโดยสมบูรณ์ 2.7 พันล้านคนหรือประมาณ 80% ของแรงงานทั่วโลกไม่มีโต๊ะทำงาน พนักงานเหล่านี้มีความต้องการด้านการสื่อสารที่แตกต่างกัน พวกเขาอาจมีความเป็นอิสระอย่างมากเมื่อทำงาน และอาจต้องการข้อมูลเพิ่มเติม—อาจส่งแบบอะซิงโครนัส—เพื่อทำงานของพวกเขา
• ความต้องการด้านการสื่อสารที่แตกต่างกันระหว่างสมาชิกในทีม: ผู้จัดการอาจชอบอีเมลในขณะที่พนักงานบางคนอาจชอบการพูดคุยแบบตัวต่อตัว พนักงานบางคนอาจต้องการรับคำติชมที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น ในขณะที่คนอื่นๆ อาจต้องการข้อมูลทั่วไปเพิ่มเติมเกี่ยวกับความคาดหวังในงาน สมาชิกในทีมบางคนต้องการการสื่อสารจำนวนมาก ในขณะที่คนอื่นๆ ต้องการการติดต่อเพียงเล็กน้อย โดยข้อมูลที่ส่งบนพื้นฐาน "จำเป็นต้องรู้" การตั้งค่าการสื่อสารในทีมอาจแตกต่างกันไปตามบุคลิกภาพ อายุ ภูมิหลัง วัฒนธรรม และปัจจัยอื่นๆ และอาจเป็นเรื่องยากที่จะทำให้ทุกคนพอใจตลอดเวลา
• ความจำเป็นในการสนทนาที่ยากลำบาก: ความท้าทายที่ยิ่งใหญ่อย่างหนึ่งในการสื่อสารในที่ทำงานคือเมื่อผู้จัดการหรือผู้นำต้องมีการสนทนาที่ยากลำบาก ไม่ว่าจะเป็นการบอกพนักงานว่าการทบทวนผลการปฏิบัติงานบ่งชี้ถึงความจำเป็นในการปรับปรุง หรือเป็นการสื่อสารความจำเป็นในการลดจำนวนพนักงาน การสนทนากับข่าวร้ายอาจทำให้พนักงานรู้สึกไม่มีส่วนร่วมหรือไม่พอใจ เมื่อการสื่อสารประเภทนี้ไม่ได้รับการจัดการอย่างละเอียดอ่อน พนักงานอาจไม่มีความสุขและอาจต้องการออกจากองค์กร

หากคุณสนใจปัญหาด้านการสื่อสารที่อาจเกิดขึ้นในที่ทำงานมากขึ้น Connecteam มีคู่มือการแก้ไขปัญหาที่จะช่วยคุณค้นหาวิธีแก้ไข

มาลองดูว่าคุณสามารถสร้างแนวทางปฏิบัติด้านการสื่อสารที่ดีในบริษัทของคุณได้อย่างไร

คุณจะสร้างการสื่อสารในทีมที่ยอดเยี่ยมได้อย่างไร

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงานต้องอาศัยการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่พนักงานรู้สึกว่าได้รับการสนับสนุนและข้อมูลที่ไหลลื่นไหลอย่างถูกต้อง มีสิบวิธีที่คุณสามารถส่งเสริมการสื่อสารประเภทนี้ในที่ทำงาน:

1. สร้างเส้นทางการสื่อสารที่ชัดเจนและเรียบง่าย

ถ้าคนในทีมของคุณต้องการข้อมูลบางอย่าง พวกเขารู้ว่าต้องไปที่ไหนหรือต้องหันไปหาใคร การสื่อสารที่ดีเริ่มต้นด้วยการกำหนดวิธีการติดต่อประสานงานกับทีมของคุณทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นการแชท อีเมล การนำเสนอ การประชุม การตรวจสอบประสิทธิภาพ หรืออย่างอื่น ถัดไป พิจารณา สิ่งที่ คุณต้องการสื่อสาร คุณต้องการช่วยให้สมาชิกในทีมเข้าใจกำหนดการและกะงานของพวกเขาหรือไม่? คุณจำเป็นต้องเสนอการฝึกอบรมและรายการตรวจสอบเพื่อช่วยให้พนักงานทำงานได้หรือไม่?

เป็นไปได้ว่าการสื่อสารที่ดีในบริษัทของคุณเกี่ยวข้องกับการโต้ตอบหลายประเภท การทำรายการข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการแชร์ในองค์กรและวิธีสื่อสารในปัจจุบันอาจเป็นประโยชน์ หากคุณใช้เครื่องมือและแพลตฟอร์มการสื่อสารจำนวนมาก การปรับปรุงประสิทธิภาพอาจเป็นประโยชน์ ตัวอย่างเช่น โซลูชันอย่าง Connecteam ช่วยให้คุณพัฒนาตารางเวลา เสนอการฝึกอบรม แชทกับพนักงานในแอปที่ปลอดภัย และอื่นๆ อีกมากมาย ทั้งหมดนี้อยู่ในแพลตฟอร์มเดียวที่สามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ที่พนักงานของคุณมีคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่ ด้วยวิธีนี้ พนักงานของคุณจะทราบเสมอว่าสามารถรับข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการได้ในที่เดียว ระบบเดียวหรือระบบจำนวนน้อยที่สุดหมายถึงการสูญเสียน้อยลง และมีความชัดเจนมากขึ้นเกี่ยวกับตำแหน่งที่พนักงานสามารถหันกลับมาได้

นอกจากนี้ยังอาจเป็นประโยชน์ในการสร้างกราฟิกหรือแผ่นทรัพยากรที่พนักงานสามารถค้นหาว่าจะหาข้อมูลประเภทใดประเภทหนึ่งได้จากที่ใด ด้วยวิธีนี้ จะมีสถานที่ที่กำหนดที่ทีมของคุณสามารถเปิดได้ หากพวกเขาต้องการกำหนดว่าจะหาแบบฟอร์ม HR ได้ที่ไหน ทรัพยากรการฝึกอบรมออนไลน์ที่เฉพาะเจาะจง หรือใครที่พวกเขาต้องการพูดคุยเกี่ยวกับปัญหาเฉพาะที่พวกเขากำลังประสบ

2. ส่งเสริมการสื่อสารสองทาง

รูปแบบการสื่อสารที่ดีที่สุดคือการแบ่งปัน และ การฟัง แม้ว่าคุณจะมีพนักงานที่อยู่ห่างไกลหรือไม่มีโต๊ะก็ตาม ให้ใช้เวลาในการขอความคิดเห็นและพบปะด้วยตนเองหรือผ่านการประชุมทางวิดีโอ

เมื่อคุณสื่อสารกับทีมของคุณ ให้มีส่วนร่วมในการฟังอย่างกระตือรือร้น แนวคิดนี้พัฒนาขึ้นครั้งแรกในปี 1957 โดย Carl Rogers และ Richard Farson และเกี่ยวข้องกับการให้ความสนใจในรูปแบบที่เป็นตัวเป็นตน คิดบวก และนำเสนออย่างเต็มที่ ด้วยการฟังอย่างกระตือรือร้น คุณสามารถปรับปรุงการมีส่วนร่วมของพนักงานโดยแสดงให้สมาชิกในทีมเห็นว่าคุณกำลังเข้าใกล้การสื่อสารด้วยสมาธิ ความเคารพ และเปิดใจ คุณสามารถฝึกการฟังอย่างกระตือรือร้นร่วมกันเป็นทีม วิธีนี้เกี่ยวข้องกับ:

• ขจัดสิ่งรบกวนก่อนที่จะมีส่วนร่วมในการสื่อสารสองทาง
• เอาใจใส่อย่างเต็มที่และฟังผู้พูด
• ระงับการตัดสินและหลีกเลี่ยงการขัดจังหวะหรือพูดจนกว่าผู้พูดจะหยุดพูดโดยสมบูรณ์
• ปล่อยให้ผ่านไปครู่หนึ่งก่อนจะตอบกลับ
• ตรวจร่างกายเพื่อดูว่าคุณมีปฏิกิริยาตอบสนองหรือไม่ เช่น ไหล่ตึง ระหว่างการสนทนา สิ่งนี้สามารถป้องกันไม่ให้คุณมีปฏิกิริยา หากคุณสังเกตเห็นว่าร่างกายเกร็ง ให้เวลากับตัวเองในการหายใจและพยายามทำให้การสื่อสารเป็นไปอย่างราบรื่นและเป็นมืออาชีพ
• สรุปและชี้แจงสิ่งที่พูดโดยพูดใหม่เป็นคำพูดของคุณเอง เพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าเข้าใจสิ่งที่ถ่ายทอดถึงคุณ
• การแนะนำแนวคิดและคำตอบของคุณก็ต่อเมื่อคุณรู้สึกว่าคุณเข้าใจแนวคิดและมุมมองของผู้พูดแล้วเท่านั้น

หากคุณมีพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่หรืออยู่ห่างไกล การสื่อสารแบบสองทางจะขึ้นอยู่กับการเข้าถึง แอปที่ปลอดภัย เช่น Connecteam Chat ช่วยให้พนักงานสามารถติดต่อคุณได้เมื่อจำเป็น และช่วยให้คุณฝึกการฟังอย่างกระตือรือร้นในการแชทแบบตัวต่อตัวและแชทเป็นกลุ่มทางออนไลน์

3. เช็คอินเป็นประจำ

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพไม่ได้เกี่ยวกับ วิธี สื่อสารของคุณเท่านั้น แต่ยังรวม ถึงความถี่ ด้วย คุณต้องการสร้างสมดุลเพื่อให้คุณสื่อสารบ่อยพอที่จะทำให้พนักงานรู้สึกว่ามีคนรับฟัง ได้รับการสนับสนุน และมีส่วนร่วม แต่ไม่บ่อยนักที่พนักงานจะรู้สึกรำคาญเพราะงานของพวกเขาถูกขัดจังหวะด้วยการประชุมบ่อยครั้ง ในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพในเวลาที่เหมาะสม คุณจะต้องตั้งค่าช่องทางการสื่อสารสองสามประเภท:

• แชนเนลแบบอะซิงโครนัส: สำหรับข้อมูลในชีวิตประจำวัน การฝึกอบรม การอัปเดต และเอกสารที่ทีมของคุณต้องการเพื่อทำงาน ให้มีที่ออนไลน์หรือในสถานที่ที่ทุกคนสามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างง่ายดายเมื่อต้องการ ทุกรายการควรมีป้ายกำกับชัดเจนและจัดระเบียบอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้พนักงานของคุณสามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย เลิกใช้หรือเก็บถาวรสื่อที่เก่าและล้าสมัย เพื่อให้ทีมของคุณมีเฉพาะสิ่งที่ต้องการในมือเสมอ
• การสื่อสารและการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์: อาจจำเป็นต้องมีการประชุมของบริษัท การประชุมทีม และการประชุมรายบุคคลเพื่อให้ทุกคนได้รับข้อมูลล่าสุด เพื่อประกาศการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ และเพื่อทำงานร่วมกันในโครงการหรือให้ข้อเสนอแนะด้านประสิทธิภาพ คุณอาจต้องการกำหนดเวลาการประชุมแบบเรียลไทม์รายไตรมาส รายเดือน หรือบ่อยกว่านี้ ขึ้นอยู่กับขนาดของทีมและความต้องการของคุณ
• การสื่อสารที่อ่อนไหวต่อเวลา: บางครั้งจำเป็นต้องมีการสื่อสารอย่างเร่งด่วนเกี่ยวกับการหยุดทำงาน กำหนดเวลาเร่งด่วนอย่างกะทันหัน หรือสภาพอากาศที่อาจส่งผลต่อการทำงาน ความเร่งด่วนสามารถสร้างความเครียดได้ ดังนั้นพยายามลดจำนวนข้อความที่ต้องการการตอบสนองทันทีหากเป็นไปได้ หากคุณต้องการส่งบางสิ่งที่มีความสำคัญต่อเวลา ให้พิจารณาระบบการสื่อสารแบบเรียลไทม์ เช่น แอปแชทและส่งข้อความผ่านหลายช่องทาง เช่น อีเมลและข้อความพุช เพื่อให้แน่ใจว่าจะเข้าถึงทุกคนที่ต้องการข้อมูลสำคัญ .

4. รับคำติชมเกี่ยวกับการสื่อสารของบริษัท

ในขณะที่คุณสร้างทักษะการสื่อสารในฐานะองค์กร รับคำติชมเกี่ยวกับความต้องการและรูปแบบการสื่อสาร ถามทีมของคุณเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาอาจต้องการดู—เช็คอินมากขึ้น เช็คอินน้อยลง? ถามว่ามีข้อมูลหรือการสื่อสารบางประเภทที่พวกเขาต้องการแต่ไม่เห็นหรือไม่ ทุกคนพอใจกับรูปแบบการสื่อสารหรือยังมีปัญหาที่ต้องแก้ไขหรือไม่? แม้ว่าคุณอาจไม่สามารถจัดการกับข้อกังวลของทุกคนได้ แต่หากคุณเห็นรูปแบบปรากฏขึ้น คุณอาจต้องการเปลี่ยนแปลง

ที่สำคัญที่สุด คุณจะต้องวัดการสื่อสารในทีมอย่างสม่ำเสมอ คุณเห็นการปะปนน้อยลง ความหงุดหงิดน้อยลง และประสิทธิภาพมากขึ้นหรือไม่? มีข้อมูลน้อยลงผ่านรอยแตกหรือไม่? หากต้องการประเมินอย่างถูกต้อง โปรดอ่านคำแนะนำในการวัดผลการสื่อสารในบริษัทของคุณ

5. สร้างรูปแบบการสื่อสารให้ผู้คนมาก่อน

วิธีหนึ่งในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นคือกำจัดศัพท์แสงและทำให้การสื่อสารของคุณดูเป็นรูปเป็นร่างมากขึ้น ทั้งต่อหน้าและในข้อความ แทนที่จะใช้หัวข้อย่อยและวลีที่กระจัดกระจาย ให้ใช้ประโยคเต็มแทน แทนที่จะใช้ศัพท์แสงอย่าง “กระบวนทัศน์” หรือ “วงกลมกลับ” ให้ใช้ภาษาที่ง่ายกว่าและชัดเจนกว่า เช่น “เปลี่ยน” หรือ “อภิปรายอีกครั้ง” หากคุณต้องใช้คำย่อ ให้สะกดคำก่อนและใส่คำย่อหลังจากนั้น เช่น “Diversity, Equity, and Inclusion (DEI)” การเขียนโดยคำนึงถึงผู้ฟังเป็นหลักและการใช้ภาษาที่คุณจะใช้กับผู้ติดต่อมืออาชีพ สามารถทำให้น้ำเสียงของคุณฟังดูอบอุ่นและน่าดึงดูดยิ่งขึ้น นอกจากนี้ยังทำให้ข้อความของคุณชัดเจนขึ้น

เมื่อสื่อสารกับบุคคลหรือทีม ทำให้ข้อความของคุณเป็นแบบส่วนตัวโดยเช็คอินกับบุคคลที่คุณกำลังติดต่อก่อน ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเริ่มการประชุมกับสมาชิกในทีม ให้เริ่มด้วยการถามจริงๆ ว่า "คุณเป็นอย่างไรบ้าง" และรับฟังคำตอบอย่างเต็มที่ การสร้างสายสัมพันธ์ด้วยความเอาใจใส่อย่างแท้จริงสำหรับทีมของคุณจะทำให้การสื่อสารง่ายขึ้น เมื่อคุณได้รู้จักผู้ฟังและความต้องการของพวกเขา

6. ใช้ทักษะส่วนตัวร่วมกันเป็นทีม

การทำงานร่วมกันในทักษะต่างๆ เช่น ความฉลาดทางอารมณ์ ทักษะการพูด และทักษะการเขียน สามารถช่วยให้คุณแบ่งปันความคิดและข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในฐานะทีม คุณสามารถจ้างผู้ฝึกสอนเพื่อจัดเซสชันที่ออกแบบมาเพื่อพัฒนาทักษะการสื่อสารของคุณ และสร้างแนวทางในการสื่อสารร่วมกัน แอปพลิเคชันการฝึกอบรมพนักงานช่วยให้คุณสร้างหลักสูตรที่เน้นทักษะการสื่อสารและติดตามการมีส่วนร่วมได้

7. สร้างการสื่อสารที่ครอบคลุม

ภายใต้หัวข้อ I ของพระราชบัญญัติผู้ทุพพลภาพชาวอเมริกัน (ADA) นายจ้างในสหรัฐอเมริกาจำเป็นต้องจัดหาที่พักที่เหมาะสมแก่คนงานที่อาศัยอยู่กับความทุพพลภาพ ซึ่งหมายความว่าคุณอาจมีภาระหน้าที่ในการทำให้การสื่อสารของคุณสามารถเข้าถึงได้ คุณสามารถเสนอคำบรรยายใต้ภาพในการบันทึกการประชุมและเสนอบันทึกออนไลน์ที่เป็นลายลักษณ์อักษรหลังการกล่าวสุนทรพจน์หรือการสื่อสารด้วยวาจาเพื่อให้พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ องค์การสหประชาชาติมีคู่มือออนไลน์ที่เต็มไปด้วยแนวคิดเพิ่มเติมเพื่อให้การสื่อสารครอบคลุม และ ADA มีภาพรวมของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

8. ระบุทุกวิธีที่คุณสื่อสาร

คุณอาจต้องการคิดถึงการสื่อสารในที่ทำงานอย่างครอบคลุมและมีประสิทธิภาพโดยพิจารณาจากการสื่อสารหลักสี่ประเภท:

การสื่อสารด้วยวาจา รวมทั้งการโทร การนำเสนอ และการสนทนาระหว่างบุคคล

คุณสามารถฝึกการโทรและการนำเสนอล่วงหน้าและทบทวนสิ่งเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีภาษาใดยกเว้นใคร เสนอชุดสไลด์หรือการนำเสนอในรูปแบบลายลักษณ์อักษรเพื่อให้พนักงานทุกคนสามารถทบทวนข้อมูลหรืออ้างอิงได้ตามต้องการ

การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร รวมถึงอีเมล จดหมาย และรายงาน

เมื่อเขียน พึงระวังมารยาทในการเขียนที่ดี: หลีกเลี่ยงการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด เช่น หรือเครื่องหมายอัศเจรีย์มากเกินไป ตรวจสอบเนื้อหาของคุณเสมอก่อนที่จะส่งเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดหรือการแสดงออกที่อาจสร้างปัญหาให้กับผู้ชมของคุณ ตัวอย่างเช่น หลีกเลี่ยงการใช้คำอย่าง “ว้าว-ว้าว” และ “ปู่ย่าตายาย” เพราะมันมีรากฐานมาจากอคติทางเชื้อชาติและอาจทำให้บางคนรู้สึกว่าถูกกีดกัน ระวังคำพูดที่อาจเป็นการเหยียดเชื้อชาติ มีความสามารถ อายุ หรือเป็นอันตราย เนื่องจากภาษามีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ การปรึกษามัคคุเทศก์เมื่อเขียนจึงมีประโยชน์ American Psychological Association มีภาพรวมที่เป็นประโยชน์ของภาษาที่ครอบคลุม ถ้าเป็นไปได้ ให้ใครสักคนตรวจสอบเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรของคุณสำหรับปัญหาใดๆ ก่อนที่คุณจะแชร์

เมื่อส่งข้อมูลผ่านคำที่เป็นลายลักษณ์อักษร ให้พิจารณาว่าบุคคลที่มีความบกพร่องทางการมองเห็นสามารถเข้าถึงได้อย่างไร มีซอฟต์แวร์หรือแอปที่พนักงานใช้อ่านออกเสียงโน้ตได้หรือไม่ ซึ่งไม่เพียงแต่ช่วยผู้ที่มีความบกพร่องทางสายตาเท่านั้น แต่ยังช่วยสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ด้วย การมีหลายวิธีในการเข้าถึงข้อมูล พนักงานสามารถเลือกวิธีที่เหมาะสมที่สุดและรู้สึกสบายใจที่สุดสำหรับพวกเขา

ให้สร้างเอกสารที่มีชีวิตซึ่งคุณอนุญาตให้ผู้อื่นแสดงความคิดเห็น เพิ่มหรือแก้ไขข้อความได้ตามความเหมาะสม ซึ่งช่วยให้เกิดความคิดเห็นแบบอะซิงโครนัสซึ่งเปิดโอกาสให้ทุกคนมีส่วนร่วมและมอบตัวเลือกการสื่อสารอื่นให้กับสมาชิกในทีม

การสื่อสารด้วยภาพ รวมถึงวิดีโอและภาพถ่าย

เมื่อแบ่งปันภาพถ่ายและภาพ ให้พิจารณาว่าภาพนั้นอาจทำให้เกิดการละเมิดหรือไม่ มีเรื่องตลกที่ทำให้คนอื่นเสียเปรียบหรือไม่? ถ้าเป็นภาพหรือวิดีโอของทุกคนในทีม ทุกคนได้รับอนุญาตให้แชร์หรือไม่?

เมื่อแบ่งปันการสื่อสารด้วยภาพ ให้ใช้คำบรรยายใต้ภาพหรือคำอธิบายของภาพนิ่งเพื่อช่วยเหลือผู้ที่มีความบกพร่องทางการมองเห็น การทำเช่นนี้ยังช่วยทุกคนที่ใช้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ช้ากว่าและไม่สามารถดูภาพที่โหลดช้าได้ง่ายๆ

9. ที่อยู่ตัวชี้นำการสื่อสารอวัจนภาษา

การสื่อสารแบบไม่ใช้คำพูด ซึ่งรวมถึงท่าทาง ภาษากาย และการแสดงออกทางสีหน้า คิดเป็น 55% ของข้อความของคุณ โดยมีเพียง 7% เท่านั้นที่ประกอบด้วยคำที่คุณใช้ กระนั้น มีผู้เชี่ยวชาญเพียงไม่กี่คนที่ตระหนักถึงความประทับใจที่พวกเขาอาจสร้างขึ้น

การประชุมและการนำเสนอด้วยวิดีโอเทปได้รับอนุญาตจากผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ เพื่อประเมินน้ำเสียง ระดับเสียง ท่าทาง และภาษากายของคุณ รับคำติชมจากโค้ชหรือคนอื่นๆ ในทีมของคุณ การสื่อสารแบบไม่ใช้คำพูดของคุณทำให้ข้อความของคุณเข้าใจหรือมีส่วนร่วมได้ยากหรือไม่?

การทำงานกับโค้ชจะทำให้คุณเป็นผู้พูดที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ผู้ฝึกสอนด้านสื่อสามารถช่วยให้คุณเชี่ยวชาญภาษากาย การแสดงออกทางสีหน้า และความมั่นใจเพื่อการสื่อสารด้วยวาจาและอวัจนภาษาที่ดีขึ้น

10. ระวังการสื่อสารภายในของคุณเอง

การสื่อสารภายในมักไม่ค่อยมีการพูดคุยกันเมื่อเราพูดถึงการสื่อสารของบริษัท แต่อาจส่งผลต่อวิธีการโต้ตอบของคุณกับผู้อื่น ในบางครั้งคุณอาจไม่ทราบ เราทุกคนมีแนวโน้มที่จะสร้าง "เรื่องราว" เกี่ยวกับสิ่งที่เราประสบ ตัวอย่างเช่น ถ้ามีคนปิดแขน เราอาจตีความสิ่งนี้ว่าเป็นคนที่อารมณ์เสีย แม้ว่าจะไม่เป็นเช่นนั้นก็ตาม คุณสามารถตั้งสมมติฐานนี้ได้โดยไม่ต้องรับรู้ และการโต้ตอบของคุณกับบุคคลอื่นอาจได้รับผลกระทบจากการตีความในจิตใต้สำนึกของคุณ

ต้องใช้การฝึกฝนเพื่อรับรู้เมื่อคุณเล่าเรื่องให้ตัวเองฟัง นิสัยที่ดีในการสื่อสารกับใครก็ตามคือถามตัวเองบ่อยๆ (และเงียบๆ) สองสามคำถาม:

• อะไรคือข้อเท็จจริงเกี่ยวกับสถานการณ์นี้?
• เป็นข้อเท็จจริงหรือสมมติฐานจริง ๆ ?
• ฉันกำลังเล่าเรื่องอะไรเกี่ยวกับสถานการณ์นี้
• เรื่องที่ฉันบอกตัวเองเป็นความจริงหรือมีคำอธิบายอื่นที่เป็นไปได้หรือไม่

หากคุณจับได้ว่าตัวเองกำลังเล่าเรื่องให้ตัวเองฟังแทนที่จะยึดติดกับข้อเท็จจริง การคาดเดาเจตนาที่ดีที่สุดจากผู้อื่นและอธิบายให้ชัดเจนอาจเป็นประโยชน์ บางครั้ง หากคุณสังเกตเห็นว่าตัวเองออกนอกลู่นอกทางด้วยวิธีนี้ คุณสามารถเช็คอินโดยพูดว่า: “ถ้าฉันได้ยินคุณถูกต้อง คุณหมายถึง . .แต่ฉันพบว่าตัวเองตีความสิ่งต่าง ๆ เป็น . . . เราขอชี้แจงเพื่อให้แน่ใจว่าฉันอยู่ในหน้าเดียวกันได้ไหม” วิธีการโดยตรงนี้สามารถลดการสื่อสารที่ผิดพลาดได้ ซึ่งเป็นเหตุผลที่คุณอาจต้องการสอนทั้งทีมให้นำมันมาใช้

คำสุดท้าย

วันส่วนใหญ่ของคุณอาจใช้เวลาไปกับการรับข้อมูลหรือแบ่งปันข้อมูลกับผู้อื่น สายไขว้ สายหลุด และการตีความผิดเกิดขึ้น แต่ด้วยเทคนิคการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในองค์กรของคุณ คุณสามารถเป็นสถานที่ทำงานที่สมาชิกในทีมได้สัมผัสกับความชัดเจน ข้อมูลในเวลาที่เหมาะสม และทรัพยากรที่เชื่อถือได้เมื่อพวกเขาต้องการ