ปรับขนาดบริษัททำความสะอาดของคุณด้วยแอปบริการทำความสะอาดชั้นนำ

การเริ่มต้นบริษัททำความสะอาดอาจเป็นการตัดสินใจที่คุ้มค่า เนื่องจากมีงานมากมายที่มีความต้องการสูง รวมถึงค่าใช้จ่ายที่ต่ำและไม่มีค่าใช้จ่ายในการดำเนินการตามปกติ อย่างไรก็ตาม การจัดการบริษัททำความสะอาดมาพร้อมกับความท้าทายในตัวมันเอง ตั้งแต่การจ้างและฝึกอบรมทีมที่ดีที่สุด การวางแผนและรบกวนตารางเวลาที่มีประสิทธิภาพ ติดตามเวลาอย่างถูกต้องเพื่อการจ่ายเงินเดือนที่ง่ายดาย รักษาการสื่อสารภายในที่ดี ดึงดูดลูกค้าที่กลับมาซื้อซ้ำ และรับประกันความพึงพอใจของลูกค้า และรายชื่ออาจพังพินาศ

เจ้าของธุรกิจทำความสะอาดหลายรายพบว่าการใช้ปากกาและกระดาษหรือแม้แต่สเปรดชีต Excel ที่มีข้อความไม่สิ้นสุดและกลุ่ม WhatsApp ที่ยุ่งเหยิงนั้นไม่ได้ผล มันไม่ได้ตัดมัน! ด้วยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี การเปลี่ยนมาใช้โซลูชันดิจิทัลเพื่อจัดการการดำเนินงานประจำวันจึงไม่ใช่เรื่องง่ายๆ

บริษัททำความสะอาดหลายร้อยแห่งกำลังใช้ Connectteam เพื่อต่อสู้กับความท้าทายในแต่ละวันของการบริหารบริษัททำความสะอาด ด้วยเหตุนี้ เราจึงสร้างคำแนะนำตามการใช้งานเพื่อให้คุณได้รับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเอาชนะความท้าทายและขยายธุรกิจทำความสะอาดของคุณ

ความท้าทายที่ บริษัททำความสะอาดต้องเผชิญก่อน Connectteam

• รายงานจากภาคสนามมักถูกใส่ผิดที่

“เมื่อพนักงานทำความสะอาดจำเป็นต้องส่งรายงาน เช่น แบบฟอร์มยืนยันการทำความสะอาด ฉันมักจะไม่ได้รับจนกว่าจะถึงวันนั้นหากฉันโชคดี และถ้าพวกเขาทำผิดพลาดหรือลืมลงนามในแบบฟอร์ม ฉันต้องไล่ตามพวกเขาเพื่อให้ได้ข้อมูลนี้ ดังนั้นฉันจึงใช้เวลานานเป็นสองเท่าในการประมวลผลข้อมูล”

“บางครั้งพนักงานของฉันก็ส่งข้อความยืนยันมาให้ฉัน ซึ่งติดตามได้ยากและยุ่งเหยิงมาก!”

• การติดตามชั่วโมงอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้

“การติดตามเวลาและบัญชีเงินเดือนอาจทำให้ฉันใช้เวลาทั้งวันหรือสองวัน เพราะฉันต้องกรองแผ่นงาน Excel หลายร้อยแผ่นหรือขีดเขียนบนกระดาษ และบางครั้งอาจเกิดข้อผิดพลาดได้ มันไม่ได้มีประสิทธิภาพอะไรเลย”

“มันเป็นแค่เกมปิงปองกับพนักงานที่ไม่รู้จบ ถ้าฉันจับผิดหรือต้องการให้พวกเขาทำงานหลายชั่วโมง”

• การกำหนดกะใช้เวลาหลายชั่วโมง

“ถ้ากะเปิดขึ้น ฉันต้องหาคนมาแทน และการต้องวุ่นวายกับพนักงานและสถานที่มากมาย ทำให้งานนี้กลายเป็นงานน่าเบื่อที่ฉันอยากจะหลีกเลี่ยงจริงๆ”

• การเริ่มต้นใช้งานนั้นใช้เวลานานและใช้เวลานาน

“ฉันต้องการคนทำความสะอาดคนใหม่ให้พร้อมทำงานในวันเดียวกัน แต่เรากลับติดอยู่ในห้อง และเราเสียเวลาทั้งวันไปกับเรื่องเล็กๆ น้อยๆ เช่น สิ่งที่อยู่ในคู่มือพนักงาน มันเสียเปล่าเมื่อพนักงานใหม่ครึ่งหนึ่งเลิกจ้างภายในเดือนแรก”

• การสื่อสารภายในยุ่งเหยิง

“เมื่อฉันต้องการส่งข้อมูลอัปเดตอย่างเร่งด่วน ฉันต้องโทรหาคนทำความสะอาดทั้งหมดทีละคน หรือจัดการประชุมทางโทรศัพท์ หรือส่งข้อความ แต่ฉันไม่รู้ว่าใครได้รับข้อความหรือแม้แต่สนใจที่จะอ่านมัน”

“คนทำความสะอาดของฉันมีปัญหาในการจับตัวฉันในบางครั้ง เพราะฉันยุ่งมากกับการจัดการงานต่างๆ นับสิบๆ งาน กว่าจะได้กลับไปหา มันไม่เกี่ยวข้องกันอยู่แล้ว”

• การให้บริการลูกค้าที่ดีที่สุดอาจเป็นเรื่องยาก

“มีการแข่งขันมากมายข้างนอกนั่น และฉันก็อยากจะมีความได้เปรียบในการแข่งขันจริงๆ แต่ฉันต้องการเครื่องมือที่จะช่วยฉันจัดการทุกอย่าง เพื่อที่ฉันจะได้โฟกัสไปที่ภาพใหญ่”

จนกระทั่งเราพบแอปบริการทำความสะอาดของ Connectteam ความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของเราก็ค่อยๆ กลายเป็นอดีตไปแล้ว! – บริการทำความสะอาด BnB

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับประสบการณ์ของ BnB Clean Service กับแอปบริการทำความสะอาด Connectteam ที่นี่

Connectteam ช่วยให้ผู้จัดการทำความสะอาดรับมือกับความท้าทายในที่ทำงานได้อย่างไร

1. ทำรายการตรวจสอบ รายงาน และแบบฟอร์มประจำวันโดยอัตโนมัติ

การดำเนินงานประจำวันเป็นหน้าที่หลักในการดำเนินงานบริษัททำความสะอาดของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้นรายการตรวจสอบและรายงานจึงถูกใช้โดยทั่วไปเพื่อลดแรงเสียดทานจากกิจกรรมประจำวัน ทำให้การไหลของข้อมูลเป็นไปโดยอัตโนมัติ เพิ่มเวลาในการตอบสนอง และสร้างการควบคุมดูแล

ต่อไปนี้คือตัวอย่างรายการตรวจสอบและแบบฟอร์มที่บริษัททำความสะอาดจัดทำขึ้นเป็นประจำ:

• แบบฟอร์มยืนยันการทำความสะอาด
• รายการตรวจสอบการทำความสะอาดรายวัน
• รายการตรวจสอบการทำความสะอาดประจำสัปดาห์
• รายการตรวจสอบการทำความสะอาดประจำเดือน
• การตรวจสอบไซต์หรือสิ่งอำนวยความสะดวก
• การส่งคืนอุปกรณ์และการสั่งซื้ออุปกรณ์
• ใบสั่งซื้อซ่อม
• รายงานปัญหา
• รายการตรวจนับสินค้าคงคลัง
• แบบฟอร์มการสั่งสต็อคสินค้า (รายการและจำนวน)
• แบบฟอร์มฝากขายหุ้น
• การอนุมัติการบริการลูกค้า
• รายงานเหตุการณ์
• การเบิกค่าใช้จ่าย
• การทบทวนการปฏิบัติงานของพนักงาน

รายการตรวจสอบ รายงาน และแบบฟอร์มทั้งหมดได้รับการบันทึกแบบดิจิทัล สามารถแชร์เป็น PDF หรือส่งออกไปยัง Excel ได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ ไม่จำกัดจำนวนเอกสารที่จัดเก็บและจำนวนการส่งไม่ส่งผลต่อราคา

ยิ่งไปกว่านั้น คุณสามารถแชร์สิ่งเหล่านี้กับลูกค้าของคุณเพื่อให้พวกเขารู้สึกดีขึ้นว่าได้รับการตอบสนองความต้องการแล้ว

2. ติดตามชั่วโมงอย่างแม่นยำ

การติดตามเวลามีอยู่ในสมาร์ทโฟนของพนักงาน ดังนั้นการติดตามเวลาและใบจ่ายเงินเดือนจึงง่ายกว่ามากสำหรับคุณในการจัดการอย่างถูกต้อง

• เข้าและออกนาฬิกาอย่างง่ายด้วยการประทับตำแหน่ง GPS
• การส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานเข้าและออกตรงเวลา
• การใช้แท็ก สิ่งที่แนบมากับกะ และบันทึกเพื่อให้ทราบว่าจัดสรรเวลาเท่าใดสำหรับลูกค้าแต่ละรายหรือประเภทของงาน
• เพื่อจัดการและอนุมัติคำขอลาและเวลานอก
• ส่งออกแผ่นบัญชีเงินเดือนต่อกะหรือทั้งหมด
• การผสานรวมกับ QuickBooks Online และ Gusto เพื่อการประมวลผลเงินเดือนที่ง่ายและตรงไปตรงมา

3. กำหนดกะและเรียกใช้บริการได้อย่างง่ายดาย

สำหรับการจัดส่งและจัดการการโทรของผู้ใช้บริการ บริษัททำความสะอาดใช้คุณสมบัติการจัดตารางงานของ Connecteam เพื่อให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดแก่พนักงานทำความสะอาดอย่างง่ายดายและทั้งหมดจากที่เดียว:

• การกำหนดพนักงานทำความสะอาดสำหรับบริการตามความต้องการที่แตกต่างกัน
• ให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด รวมถึงเวลา ที่อยู่ และคำแนะนำพิเศษสำหรับแต่ละสถานที่และลูกค้า
• การส่งการแจ้งเตือนและการแจ้งเตือนเพื่อให้แน่ใจว่าคนทำความสะอาดมาถึงตรงเวลาและแจ้งผู้จัดการหากมีคนทำงานสาย
• การเก็บบันทึกเวลาเข้าและออกเวลาและสถานที่ และเปิดใช้งานบันทึกกะและความคิดเห็นเมื่อต้องการข้อมูลเพิ่มเติม
• รู้ว่าเมื่อใดที่พนักงานตอกบัตรเข้างานและทำกะให้เสร็จ นอกจากนี้ พนักงานยังสามารถเพิ่มรูปภาพและความคิดเห็นสำหรับแต่ละกะได้หากจำเป็น
• การอนุญาตให้พนักงานยอมรับหรือปฏิเสธกะ (ไม่บังคับ – สามารถปิดใช้งานได้)

4. ตรวจสอบการปฏิบัติตามในทุกระดับ

การปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับบริษัททำความสะอาดส่วนใหญ่ ดังนั้นแบบฟอร์ม 'อ่านและเซ็นชื่อ' และหลักสูตรการฝึกอบรมทบทวนเป็นระยะจึงเป็นเรื่องธรรมดา เอกสารทั้งหมดจะถูกบันทึกและส่งโดยอัตโนมัติเป็นสำเนา PDF ไปยังอีเมลที่กำหนดไว้ล่วงหน้าผ่านทางแอป นอกจากนี้ยังสามารถปรับแต่งรูปแบบใดๆ และรายงานสรุปสามารถส่งออกได้ตลอดเวลา

• รับทราบคู่มือพนักงาน
• การใช้วัตถุอันตราย
• สุขภาพและความปลอดภัย
• ข้อตกลงในเครื่องแบบ
• นโยบายการล่วงละเมิดทางเพศ
• รายงานการค้นพบเหตุการณ์
• อ่านและเซ็นเอกสารอื่น ๆ

5. เตรียมความพร้อมและฝึกอบรมพนักงานของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

บริษัททำความสะอาดมักเผชิญกับอัตราการลาออกที่สูงและต้องมีบริการระดับสูงสุดสำหรับทุกงาน ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องใช้ Connecteam เพื่อปรับปรุงกระบวนการเริ่มต้นใช้งานของคุณ ด้วยแอปนี้ ทุกอย่างจะมีประสิทธิภาพและรวดเร็วยิ่งขึ้น

• จดหมายต้อนรับอย่างเป็นทางการในจดหมาย
• รายการตรวจสอบพนักงานใหม่
• แบบฟอร์มข้อมูลส่วนตัว
• แบบฟอร์มการปฏิบัติตามการตรวจสอบความเป็นมาและความปลอดภัย
• แบบฟอร์มสั่งซื้อเครื่องแบบพนักงานและข้อตกลง
• ข้อตกลงไม่เปิดเผย
• ประกาศวันหยุดจองล่วงหน้า
• อ่านและลงนามในแบบฟอร์มที่เหมาะสม

นอกเหนือจากการเริ่มต้นใช้งานแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องฝึกอบรมพนักงานทำความสะอาดของคุณทุกเมื่อที่จำเป็น เพื่อไม่ให้เกิดช่องว่างทางความรู้ บริษัททำความสะอาดใช้ Connecteam เพื่อติดตามความคืบหน้าของพนักงานและสร้างเอกสารการฝึกอบรมเกี่ยวกับสิ่งต่างๆ เช่น:

• การฝึกอบรมด้านสุขภาพและความปลอดภัย
• การฝึกอบรมการใช้วัตถุอันตรายอย่างถูกวิธี
• อบรมล่วงละเมิดทางเพศ
• การใช้อุปกรณ์และการบำรุงรักษา
• แบบทดสอบและแบบทดสอบ

เรียนรู้เพิ่มเติมที่นี่เกี่ยวกับการฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพสำหรับพนักงานทำความสะอาดของคุณ

6. ปรับปรุงการสื่อสารภายใน

การสื่อสารภายในนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะบรรลุผลได้เมื่อพนักงานของคุณกระจัดกระจายและไม่ได้นั่งอยู่ในที่แห่งเดียว ดังนั้น Connectteam ทำให้การเอาชนะความท้าทายนี้เป็นเรื่องง่ายโดยการรวมคุณสมบัติต่างๆ เช่น:

• ไดเรกทอรีพนักงาน: ง่ายต่อการค้นหารายละเอียดการติดต่อของพนักงานหรือลูกค้าโดยเพียงแค่ค้นหาชื่อ ตำแหน่ง ตำแหน่ง และอื่นๆ
• กลุ่มแชทและแชนเนล: สร้างกลุ่มภายในสำหรับตำแหน่งงานหรือทีมขนาดเล็ก เพื่อให้ทุกคนติดต่อกันได้ง่ายขึ้นพนักงานสามารถแจ้งให้กันและกันทราบหากถนนถูกปิดหรือสินค้าหมดและมีคนคอยช่วยเหลืออยู่ใกล้ๆ
• การแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์และการอัปเดต : สำหรับการประกาศทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ เช่น การอัปเดตด้านทรัพยากรบุคคล จดหมายจาก CEO การยกย่องพนักงาน หรือการอัปเดตเกี่ยวกับนโยบายบริษัทและอื่นๆก้าวไปอีกขั้นแล้วส่งข้อเสนอแนะที่น่าทึ่งจากลูกค้าไปยังพนักงานของคุณทุกคนเพื่อช่วยกระตุ้นขวัญและกำลังใจ

7. เข้าถึงโปรโตคอลของบริษัทได้ง่าย

เพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วทั้งกระดาน ต้องมีโปรโตคอลของบริษัททั้งหมดให้ใช้งานได้ด้วยการคลิกเพียงปุ่มเดียว นอกจากนี้ เมื่อคุณอัปเดตโปรโตคอล คุณจะต้องทำเพียงครั้งเดียวในแอปบริการทำความสะอาดดิจิทัล และทุกคนมีเวอร์ชันที่อัปเดตแล้ว ไม่ต้องพิมพ์สำเนาจำนวนมากและรบกวนพนักงานอีกต่อไป

• ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP)
• โปรโตคอลความปลอดภัยและเหตุฉุกเฉิน
• ขั้นตอนการทำความสะอาดพรม
• คู่มือพนักงาน
• จรรยาบรรณ
• นโยบายการล่วงละเมิดทางเพศ
• นโยบายเครื่องแบบ

8. ปรับปรุงความปลอดภัยในที่ทำงาน

บริษัททำความสะอาดยกระดับมาตรฐานความปลอดภัยและสร้างจิตสำนึก 'ปลอดภัยไว้ก่อน' โดยให้พนักงานรายงานแบบเรียลไทม์ ให้ข้อมูลด้านความปลอดภัย และสื่อสารหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัย แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการ ได้แก่ :

• การรายงานที่รวดเร็วและง่ายดาย: แบบเรียลไทม์ พนักงานสามารถส่งรายงานเกี่ยวกับอันตรายหรือเหตุการณ์ต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย และหัวหน้างานที่เกี่ยวข้องจะได้รับรายงานในทันทีเพื่อการประเมินเพิ่มเติม
• ทรัพยากรดิจิทัลด้านความปลอดภัย: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโปรโตคอลความปลอดภัย เคล็ดลับ และทรัพยากรทั้งหมดพร้อมใช้งานในคลิกเดียว พร้อมด้วย 'บทเรียนที่ได้รับ' การค้นพบเหตุการณ์ และเคล็ดลับด้านความปลอดภัยเป็นระยะ
• การฝึกอบรมด้านความปลอดภัยอย่างต่อเนื่อง: การส่งเอกสารการฝึกอบรมให้กับพนักงานเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีช่องว่างด้านความรู้ และพนักงานรับทราบถึงการอัปเดตบางอย่าง นอกจากนี้ยังง่ายต่อการส่งแบบทดสอบเพื่อให้แน่ใจว่าเข้าใจเนื้อหาผู้ดูแลระบบสามารถติดตามความคืบหน้าและสามารถส่งการแจ้งเตือนเพื่อเสร็จสิ้นการฝึกอบรม
• การสื่อสารเพื่อความปลอดภัยเป็นอันดับแรก: คุณสามารถแจกจ่ายและสื่อสารการอัปเดตและโปรโตคอลที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยได้ด้วยการแตะเพียงครั้งเดียว เช่น รายงานการค้นหาเหตุการณ์ การอัปเดต และคำแนะนำเกี่ยวกับการใช้วัสดุและอุปกรณ์ที่เป็นอันตราย การอัปเดตตามเวลาจริง และอื่นๆ

9. ปรับปรุงความต้องการทรัพยากรมนุษย์

ทีมทรัพยากรบุคคลและผู้บริหารต้องการทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติและควบคุมปัญหาที่เกี่ยวข้องกับพนักงานได้ดีขึ้นผ่าน:

• แนะนำเพื่อน: เป็นเรื่องง่ายที่จะแนะนำเพื่อนให้มารับตำแหน่งที่บริษัท เพื่อช่วยปรับปรุงการเข้าถึงการรับสมัคร
• การจัดการคำขอลาพักร้อนหรือลาป่วย: พนักงานจะได้รับการอัปเดตทันทีหากคำขอได้รับการอนุมัติหรือปฏิเสธ
• แบบฟอร์มข้อมูลส่วนบุคคล: เมื่อรับพนักงานใหม่ คุณสามารถรับข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลติดต่อ ผู้ติดต่อในกรณีฉุกเฉิน เอกสารต่างๆ เช่น แบบฟอร์มภาษี บัตรประจำตัวที่มีรูปถ่าย และอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย
• การอัปเดตข้อมูลผู้ติดต่อ: รับการอัปเดตข้อมูลของพนักงานทันที เช่น ชื่อ ที่อยู่ บัญชีธนาคาร และอื่นๆ
• การสำรวจความพึงพอใจของพนักงานหรือการทบทวนผลงาน

Connectteam เป็นโซลูชันการจัดการแบบ all-in-one ที่มีความสามารถมากมายในการปรับขนาดธุรกิจของคุณ นอกจากนี้การกำหนดราคายังไม่ทำให้กระเป๋าหลังของคุณเสียหาย เริ่มแผนฟรีของคุณวันนี้!