วิธีสร้างใบแจ้งหนี้รวมเพื่อการชำระเงินที่เร็วขึ้น

สำหรับนักแปลอิสระและเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก เวลาคือเงินอย่างแท้จริง ขออภัย มีบางแง่มุมของการทำงานเพื่อตัวคุณเองที่ต้องใช้เวลาแต่ไม่ได้สร้างรายได้โดยตรง เช่น การสร้างใบแจ้งหนี้ การติดตามการชำระเงิน และการออกใบเสร็จ การหาวิธีประหยัดเวลาให้กับงานเหล่านี้จะช่วยให้คุณมีสมาธิกับงานที่ลูกค้าจะจ่ายเงินให้คุณตามจริง

การใช้ใบแจ้งหนี้รวมเป็นวิธีที่ชาญฉลาดในการทำให้กระบวนการออกใบแจ้งหนี้ง่ายขึ้นและเร็วขึ้น การส่งใบแจ้งหนี้เพียงใบเดียวที่ครอบคลุมงานทั้งหมดที่ทำให้กับลูกค้าในช่วงเวลาที่กำหนดสามารถช่วยให้คุณจัดระเบียบและเพิ่มประสิทธิภาพได้ ยิ่งไปกว่านั้น กระบวนการสร้างใบแจ้งหนี้รวมนั้นเรียบง่าย และการนำไปใช้ในโครงการธุรกิจฟรีแลนซ์หรือธุรกิจขนาดเล็กของคุณก็จะไม่ง่ายไปกว่านี้แล้ว

ในบทความนี้ เราจะอธิบายว่าใบแจ้งหนี้รวมคืออะไร เหตุใดจึงมีประโยชน์ และวิธีสร้างใบแจ้งหนี้ด้วย Hiveage ไปกันเถอะ!

ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้แบบรวมบัญชี (และทำไมคุณควรใช้)

ใบแจ้งหนี้รวมคือเมื่อคุณเรียกเก็บเงินจากลูกค้าสำหรับงานทั้งหมดที่เสร็จสมบูรณ์ในช่วงเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ตัวอย่างเช่น นักเขียนอิสระอาจส่งใบแจ้งหนี้หนึ่งใบให้กับลูกค้าสำหรับบทความทั้งหมดที่พวกเขาเขียนในช่วงระยะเวลาหนึ่งเดือน แทนที่จะส่งใบแจ้งหนี้แยกต่างหากสำหรับแต่ละบทความ ไม่ว่าผู้เขียนจะเขียนบทความสองบทความในเดือนนั้นหรือสิบสองบทความเสร็จหรือไม่ พวกเขาก็ยังส่งใบเรียกเก็บเงินเพียงฉบับเดียว

คุณอาจพบว่าใบแจ้งหนี้รวมมีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณหรือธุรกิจของคุณมักอยู่ในสถานการณ์ต่อไปนี้:

• คุณมีลูกค้าประจำที่สั่งซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการหลายอย่างเป็นประจำ
• คุณมักจะทำงานในโครงการระยะยาวสำหรับลูกค้า ซึ่งมีหลายขั้นตอนซึ่งแต่ละขั้นตอนควรถูกเรียกเก็บเงินเป็นบริการหรือผลิตภัณฑ์แต่ละรายการ
• คุณกำลังให้บริการอย่างต่อเนื่องและเรียกเก็บเงินลูกค้าของคุณต่อชั่วโมง และคุณต้องการเรียกเก็บเงินสำหรับชั่วโมงทั้งหมดที่คุณทำงานในช่วงระยะเวลาหนึ่ง

อย่างที่คุณอาจจินตนาการได้ การใช้การเรียกเก็บเงินรวมช่วยให้ขั้นตอนการเรียกเก็บเงินกับลูกค้าของคุณง่ายขึ้นและปรับปรุงประสิทธิภาพของคุณ คุณจะประหยัดเวลาในการสร้างใบแจ้งหนี้แต่ละใบ เนื่องจากคุณจะต้องรวมเข้าด้วยกันน้อยลง การมีไฟล์ให้ติดตามน้อยลงจะช่วยในองค์กรและการจัดการไฟล์ หากคุณต้องการเรียกค้นใบแจ้งหนี้ คุณจะมีไฟล์ให้จัดเรียงน้อยลง

อย่างไรก็ตาม ประโยชน์ที่สำคัญที่สุดของใบแจ้งหนี้รวมคือศักยภาพในการปรับปรุงกระบวนการชำระเงิน การส่งใบแจ้งหนี้จำนวนมากไปยังลูกค้าในช่วงเวลาสั้นๆ อาจเป็นสูตรสำหรับการเรียกเก็บเงินที่สูญหายและการชำระเงินที่ไม่ได้รับ

ในทางกลับกัน ลูกค้ามีโอกาสน้อยที่จะติดตามใบแจ้งหนี้ใบเดียว ซึ่งหมายความว่าคุณไม่ควรใช้เวลาในการติดตามลูกค้าเพื่อรักษาการชำระเงินที่ขาดหายไป นอกจากนี้ยังช่วยให้ลูกค้าของคุณหลีกเลี่ยงการเรียกเก็บเงินที่ค้างชำระและจัดระเบียบอยู่เสมอ โดยมีเพียงวันเรียกเก็บเงินเดียวที่ต้องติดตาม และรอบการเรียกเก็บเงินคงที่ ซึ่งน่าจะทำให้พวกเขาประทับใจกับสิ่งที่ต้องการทำงานร่วมกับธุรกิจของคุณ

วิธีสร้างใบแจ้งหนี้รวม (ใน 3 ขั้นตอน)

โชคดีที่การสร้างใบแจ้งหนี้รวมนั้นค่อนข้างง่าย ยิ่งไปกว่านั้น Hiveage ยังมีเครื่องมือมากมายที่สามารถช่วยเหลือคุณได้ตลอดเส้นทาง มาแจกแจงสิ่งที่คุณต้องพิจารณาเมื่อตั้งค่าใบแจ้งหนี้รวมใบแรกของคุณกัน

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดรอบการเรียกเก็บเงินตามใบแจ้งหนี้

เมื่อทำงานกับลูกค้าประจำหรือในโครงการต่อเนื่องยาวนาน สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดรอบการเรียกเก็บเงินที่คุณจะใช้สำหรับใบแจ้งหนี้รวมของคุณล่วงหน้า จะเป็นประโยชน์สำหรับลูกค้าของคุณที่จะรู้ว่าเมื่อใดที่คุณคาดว่าจะได้รับการชำระเงิน นอกจากนี้ การมีรอบการเรียกเก็บเงินที่กำหนดไว้ยังช่วยให้แน่ใจได้ว่าคุณจะไม่รอเป็นเวลาหลายเดือนก่อนที่คุณจะเห็นเช็คเงินเดือนแรกของคุณ

รอบการเรียกเก็บเงินที่คุณชำระจะต้องเหมาะสมสำหรับคุณ ลูกค้า และธุรกิจของคุณ อย่างไรก็ตาม รอบรายเดือนและ 30 วันเป็นเรื่องปกติ และสามารถติดตามได้ง่ายสำหรับคุณและลูกค้าของคุณ ทางที่ดีไม่ควรทำให้วงจรของคุณยาวเกินไป เนื่องจากจะส่งผลต่อกระแสรายได้ที่ไหลเข้าของธุรกิจของคุณอย่างต่อเนื่อง

ขั้นตอนที่ 2: เก็บบันทึกรายละเอียดสำหรับใบแจ้งหนี้

การเก็บบันทึกที่ครอบคลุมและชัดเจนเกี่ยวกับเวลาที่คุณใช้ทำงานในแต่ละโครงการ ควบคู่ไปกับบริการหรือผลิตภัณฑ์ใดๆ ที่คุณอาจมอบให้กับลูกค้าของคุณในแต่ละรอบการเรียกเก็บเงินนั้นมีความสำคัญอย่างยิ่ง คุณจะต้องใช้ข้อมูลนี้เมื่อคุณสร้างใบแจ้งหนี้รวม

วิธีแก้ปัญหาง่ายๆ คือการติดตามชั่วโมงของคุณในสเปรดชีตหรือในปฏิทิน อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการปรับปรุงกระบวนการนี้อย่างแท้จริง คุณสามารถใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะการติดตามที่สะดวกสบายของ Hiveage ได้ เหนือสิ่งอื่นใด Hiveages ช่วยให้คุณสามารถหยุดชั่วคราวและเริ่มนาฬิกาเมื่อคุณหยุดพักจากการทำงาน และบันทึกเทมเพลตสำหรับงานที่คุณจัดการเป็นประจำ (เพื่อให้ง่ายต่อการเก็บบันทึก)

ขั้นตอนที่ 3: เขียนใบแจ้งหนี้ของคุณ (แทนที่จะเป็นใบแจ้งหนี้หลายใบ)

เมื่อรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดและถึงจุดสิ้นสุดของรอบการเรียกเก็บเงินแล้ว คุณสามารถป้อนเวลา บริการ และผลิตภัณฑ์ลงในใบแจ้งหนี้แล้วส่งให้ลูกค้าของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวม:

• รอบบิล วันที่
• รายการแยกรายการของสิ่งที่คุณกำลังเรียกเก็บเงินจากลูกค้า
• คุณกำลังเรียกเก็บเงินจากลูกค้าสำหรับแต่ละรายการโฆษณา
• ยอดรวมในใบแจ้งหนี้ (รวมภาษีและค่าธรรมเนียมที่เกี่ยวข้อง)

หากคุณกังวลว่าจะลืมอะไรไป ให้ลองใช้โปรแกรมสร้างใบแจ้งหนี้ของ Hiveage ซึ่งประกอบด้วยช่องสำหรับข้อมูลทั้งหมดที่คุณจำเป็นต้องให้แก่ลูกค้าของคุณ นอกจากนี้ หากคุณติดตามเวลาของคุณด้วย Hiveage คุณสามารถแปลงบันทึกของคุณเป็นใบแจ้งหนี้ ทำให้กระบวนการนี้รวดเร็วและง่ายดาย

สรุป: วิธีการใช้ใบแจ้งหนี้รวม

การดำเนินธุรกิจของคุณควรเกี่ยวกับการทำเงิน ไม่ใช่การจัดการเอกสาร การใช้ใบแจ้งหนี้รวมทำให้คุณมีเวลามากขึ้นในการใช้จ่ายในด้านธุรกิจของคุณที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณ มากกว่าในกระบวนการเรียกเก็บเงิน นอกจากนี้ยังเป็นระบบที่ง่ายกว่าซึ่งสะดวกกว่าสำหรับทั้งคุณและลูกค้าของคุณ

เหนือสิ่งอื่นใด คุณสามารถรวมใบแจ้งหนี้ได้ในสามขั้นตอน:

1. กำหนดระยะเวลาการเรียกเก็บเงินของใบแจ้งหนี้
2. เก็บบันทึกรายละเอียด
3. เขียนใบแจ้งหนี้ของคุณ

คุณมีคำถามเกี่ยวกับวิธีใช้ใบแจ้งหนี้รวมอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่? แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง!