5 กรณีการใช้งานการจัดการเนื้อหาองค์กรที่ต้องพิจารณา

เราได้รวบรวมกรณีการใช้งานการจัดการเนื้อหาห้ากรณีไว้ด้วยกันเพื่อให้คุณพิจารณาเมื่อพิจารณาว่าจะลงทุนในโซลูชันการจัดการเนื้อหาระดับองค์กร (ECM) หรือไม่

สี่รายการเหล่านี้ได้รับความอนุเคราะห์จาก DocuWare หนึ่งในพันธมิตรด้านเทคโนโลยีของ Impact Networking หากต้องการอ่านกรณีศึกษา DocuWare เพิ่มเติม โปรดไปที่ลิงก์นี้

ทำไมต้องมีการจัดการเนื้อหาระดับองค์กร?

เหตุใดองค์กรในปัจจุบันจึงต้องการระบบ ECM สำหรับการดำเนินงาน

การจัดการเนื้อหาระดับองค์กรช่วยให้บริษัทต่างๆ แปลงเป็นดิจิทัล ควบคุม และทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติสำหรับข้อมูลที่มีโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง เช่น ใบแจ้งหนี้ ประวัติย่อ เอกสารภาษี อีเมล และอื่นๆ

อย่างที่คุณอาจจินตนาการหรือรู้อยู่แล้ว ความสามารถในการจัดการข้อมูลนี้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลผ่านโซลูชันที่รวมศูนย์นั้นมีความสำคัญต่อองค์กรสมัยใหม่ที่มุ่งเน้นการปรับปรุงความสามารถด้านดิจิทัล

ด้วยปริมาณข้อมูลที่มีอยู่ในธุรกิจขนาดเล็กในปัจจุบัน ความจำเป็นในการจัดการข้อมูลอย่างเหมาะสมจึงเพิ่มขึ้น และความต้องการเวิร์กโฟลว์ที่ได้รับการปรับปรุงให้ดีขึ้นด้วยโซลูชันต่างๆ เช่น ECM จะมีความชัดเจนมากขึ้นทุกปี

โพสต์ที่เกี่ยวข้อง: เหตุใดการจัดการเนื้อหาระดับองค์กรจึงจำเป็นสำหรับธุรกิจของคุณ

กรณีการใช้งาน #1: Avance (ไม่แสวงหาผลกำไร)

Avance ตั้งอยู่ในเมืองซานอันโตนิโอและดำเนินการศูนย์การศึกษาในวัยเด็กประมาณ 30 แห่งในซานอันโตนิโอและเมืองอื่นๆ

ศูนย์การศึกษาเหล่านี้จำเป็นต้องสั่งซื้ออุปกรณ์สิ้นเปลืองจำนวนมาก (ไม่ว่าจะเป็นสูตร ผ้าอ้อม หรือเฟอร์นิเจอร์) และส่งผลให้มีคำสั่งซื้อจำนวนมากที่ต้องติดตาม

ก่อนการนำ ECM ไปใช้ องค์กรต้องอาศัยกระบวนการที่ใช้กระดาษเป็นหลักเท่านั้น ซึ่งการตอบรับของพวกเขาเองทำให้กระบวนการอนุมัติและการได้มานั้นช้าและไม่มีประสิทธิภาพ

กระบวนการที่ใช้กระดาษเหล่านี้ ซึ่งส่วนใหญ่เกี่ยวกับแบบฟอร์มใบสั่งซื้อกระดาษ จะต้องส่งทางไปรษณีย์ระหว่างสำนักงานหรือผ่าน FedEx ซึ่งทั้งสองวิธีนี้ใช้เวลานานอย่างเหลือเชื่อ

หลังจากแปลงกระบวนการเหล่านี้ให้เป็นดิจิทัลด้วยระบบการจัดการเนื้อหาแล้ว สคริปต์การทำงานอัตโนมัติถูกใช้เพื่อนับและรายงานการซื้อที่ค้างอยู่ทั้งหมด ทำให้องค์กรมีภาพที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันของคำสั่งซื้อที่รอดำเนินการและเงินทุนที่เหลือ

พวกเขายังช่วยประหยัดพื้นที่ทางกายภาพจำนวนมากหลังจากถอดตู้เก็บเอกสารที่ซ้ำซ้อนจำนวนมากออก ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อสถานที่ทำงานและพนักงานที่ใช้ตู้เหล่านี้

กรณีใช้ #2: เครดิต Advantage (การเงิน)

Advantage Credit ให้บริการรายงานเครดิตแก่ผู้ให้กู้สินเชื่อจำนอง นายหน้า และธนาคาร

ก่อนการแปลงเป็นดิจิทัล เช่น Avance บริษัทต้องพึ่งพากระบวนการที่ใช้กระดาษเป็นอย่างมาก

ด้วยเหตุนี้ องค์กรจึงประสบปัญหาอย่างมากในการรักษาพนักงาน เนื่องจากไม่สามารถให้ความยืดหยุ่นแก่พนักงานในเรื่องการทำงานทางไกลได้

ผลลัพธ์ที่ได้คือระดับปัญหาของการลาออกของพนักงาน ซึ่งแย่ลงไปอีกหลังจากอยู่ในอุตสาหกรรมมานานกว่าทศวรรษ โดยมีพนักงานที่โตเต็มที่หลายคนต้องการความยืดหยุ่น

ในความพยายามที่จะจัดการกับข้อกังวลด้านแรงงานเหล่านี้ ได้มีการค้นหากลยุทธ์การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล และการแนะนำระบบการจัดการเนื้อหาขององค์กรถือเป็นส่วนสำคัญ

Advantage ต้องการโซลูชันการจัดการเอกสารที่มีความปลอดภัยและสามารถแปลงเอกสารที่เป็นกระดาษเป็นดิจิทัลเพื่อเรียกค้น แบ่งปัน และทำงานร่วมกันได้

หลังจากนำระบบ ECM ไปใช้แล้ว บริษัทสามารถบรรลุเป้าหมายเหล่านี้ทั้งหมด และเป็นผลให้สามารถเสนอโอกาสในการทำงานทางไกลให้กับพนักงานได้

Advantage Credit สามารถเปลี่ยน 90% ของพนักงานไปทำงานระยะไกล ลดค่าเช่าสำนักงานลง 65% ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน 50% และที่สำคัญที่สุดคือปรับปรุงการรักษาพนักงานได้ 100%

กรณีการใช้งาน #3: Ewart-Ohlson (การผลิต)

Ewart-Ohlson Machine Company ทำงานร่วมกับเครื่องควบคุมเชิงตัวเลขด้วยคอมพิวเตอร์ (CNC) ซึ่งผลิตชิ้นส่วนสำหรับอุตสาหกรรมการบินและอวกาศ พลังงาน เหล็กกล้า และยานยนต์

บริษัทก่อตั้งขึ้นในปี 2485 และปฏิบัติตามกฎระเบียบ AS9100 สำหรับข้อมูลและข้อมูลมาหลายปี

เนื่องจากเอกสารทั้งหมดก่อนการแปลงเป็นดิจิทัลต้องจัดหาด้วยตนเอง พวกเขาจึงต้องจัดเก็บและรักษาความปลอดภัยในสถานที่จริง ซึ่งโดยทั่วไปคือตู้เก็บเอกสารในสถานที่

เมื่อพนักงานจำเป็นต้องอ้างอิงเอกสาร เช่น เพื่อวัตถุประสงค์ในการควบคุมคุณภาพหรือคำขอของลูกค้า การค้นหาเอกสารนั้นต้องใช้แรงงานจำนวนมากและช้า

เนื่องจากต้องยื่นเอกสารมากถึง 300 หน้าต่อสัปดาห์ จึงง่ายที่จะเห็นว่าเหตุใดจึงกลายเป็นปัญหาที่ต้องจัดการในไม่ช้านี้

หลังจากใช้ระบบการจัดการเนื้อหาแล้ว Ewart-Ohlson ไม่เพียงแต่สามารถให้การเข้าถึงเอกสารที่จำเป็นสำหรับพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น แต่สำหรับลูกค้าด้วย กล่าวโดยย่อ สิ่งที่เป็นงาน 30 นาทีตอนนี้ใช้เวลาน้อยกว่าหนึ่ง

นอกจากนี้ ECM ยังสามารถปฏิบัติตามกฎระเบียบที่จำเป็น เพื่อให้สามารถจัดการ เข้าถึง และแบ่งปันข้อมูลได้ในขณะที่ยังคงปฏิบัติตามข้อกำหนด

กรณีใช้ #4: เมืองโอ๊คฟิลด์ (รัฐบาล)

โอ๊คฟิลด์เป็นเมืองในรัฐนิวยอร์กและอยู่ภายใต้การปกครองของสำนักงานเมืองโอ๊คฟิลด์

ก่อนเริ่มแผนการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล Town of Oakfield อาศัยการจัดเก็บเอกสารทางการทั้งหมดในสำนักงานด้วยตนเอง

การเก็บรักษาบันทึกที่เป็นกระดาษเพียงอย่างเดียวหมายความว่าสำนักงานต้องเพิ่มพื้นที่จัดเก็บอย่างต่อเนื่อง และพวกเขาเสนอราคา 300,000 ดอลลาร์เพื่อเพิ่มห้องเก็บข้อมูลเพื่อการนี้

เมื่อรู้ว่านี่เป็นสถานการณ์ที่ต้องใช้ค่าใช้จ่ายและการขยายตัวเพิ่มขึ้นในอนาคตเท่านั้น Town of Oakfield จึงตัดสินใจเปลี่ยนรูปแบบดิจิทัลเป็นทางเลือก

หลังจากนำโซลูชันการจัดการเนื้อหาระดับองค์กรมาใช้ รัฐบาลท้องถิ่นของเมืองสามารถจัดเก็บเอกสารที่มีอยู่แล้วมากกว่า 40,000 รายการในที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์

ทุกเดือนมีการสแกนเอกสารใหม่ประมาณ 300 เอกสารเข้าสู่ระบบ และตอนนี้ต้องขอบคุณระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ ที่ทำการของรัฐบาล Town of Oakfield สามารถจัดเก็บไฟล์และเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและไม่ละเอียดอ่อนได้อย่างง่ายดาย

กรณีใช้ #5: Watertech of America

Watertech of America มีโครงการบำบัดน้ำในวิสคอนซิน มินนิโซตา ไอโอวา และอิลลินอยส์ตอนเหนือ

Watertech ให้ความสำคัญอย่างมากกับสิ่งที่เรียกว่า "สิ่งแวดล้อมในทางปฏิบัติ" ซึ่งดูเหมือนว่าจะผสมผสานความยั่งยืนเข้ากับประสิทธิภาพสำหรับลูกค้า

น่าเสียดายที่ระบบเอกสารของ Watertech นั้นไม่ยั่งยืน และหลังจากนั้นไม่นานสำนักงานเล็กๆ ของพวกเขาก็มีตู้เก็บเอกสารประมาณ 40 ตู้ที่เต็มไปด้วยเอกสารที่เป็นกระดาษ

สิ่งนี้ทำให้เกิดความไร้ประสิทธิภาพในระดับสูงในกระบวนการปฏิบัติงานของบริษัท ดังนั้นพวกเขาจึงแสวงหาระบบการจัดการเนื้อหาเพื่อบรรเทาความเจ็บปวดนี้

หลังจากที่ Impact Networking ดำเนินการตรวจสอบการค้นพบและให้คำแนะนำที่เหมาะสมเพื่อนำกลยุทธ์การจัดการเอกสารของ Watertech มาใช้แล้ว ECM ก็ถูกนำไปใช้และกระบวนการจัดทำเอกสารของบริษัทก็ถูกแปลงเป็นดิจิทัล

สิ่งนี้ทำให้องค์กรเลิกใช้กระบวนการที่ใช้กระดาษเพียงอย่างเดียว และเปลี่ยนไปใช้พื้นที่เก็บข้อมูลดิจิทัลที่มีประสิทธิภาพและปลอดภัยยิ่งขึ้นเพื่อรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลและข้อมูล

ไม่ต้องสงสัยเลย ฉันคิดว่าการใช้งาน DocuWare with Impact เป็นหนึ่งในสิ่งที่ดีที่สุดในรอบ 12 ปีของฉันที่บริษัทที่เราเคยทำมา – Jon Tiegs รองประธาน Watertech แห่งอเมริกา

บรรทัดล่าง

มีกรณีการใช้งานหลายอย่างที่สามารถแจ้งการตัดสินใจของบริษัทในการใช้กลยุทธ์สำหรับการนำการจัดการเนื้อหาระดับองค์กรไปใช้

การใช้งานหลักและชัดเจนที่สุดคือการลดงานที่ใช้กระดาษ แบบแมนนวล และใช้เวลานาน ซึ่งทำให้ธุรกิจต้องเสียเวลาและเงินเป็นประจำ

ECM ไม่เพียงแต่สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพในกระบวนการปฏิบัติงานผ่านการแปลงให้เป็นดิจิทัลเท่านั้น แต่ยังสามารถเพิ่มเวิร์กโฟลว์การทำงานอัตโนมัติเพื่อก้าวไปอีกขั้น และมาตรฐานการปฏิบัติตามข้อกำหนดของข้อมูลก็ทำได้อย่างง่ายดายด้วยโซลูชันที่ทันสมัย

นอกจากนี้ กรณีใช้งานนอกเหนือจากการพึ่งพากระบวนการแบบแมนนวลน้อยลง เช่น ความยืดหยุ่นที่เพิ่มขึ้นของวิธีจัดการข้อมูล หมายความว่าองค์กรที่ใช้ระบบ ECM สามารถเพลิดเพลินกับโครงสร้างกระบวนการเวิร์กโฟลว์ที่มีความคล่องตัวและมีประสิทธิภาพ

เราหวังว่ากรณีการใช้งานการจัดการเนื้อหาเหล่านี้จะช่วยให้คุณเข้าใจถึงสาเหตุที่ธุรกิจใช้ ECM และสนับสนุนให้คุณเยี่ยมชม DocuWare ซึ่งเป็นพันธมิตรของเราสำหรับกรณีการใช้งานอื่นๆ ในการจัดการเนื้อหา

สมัครรับข้อมูลบล็อกของเรา เพื่อรับข้อมูลเชิงลึกรายเดือนเกี่ยวกับเทคโนโลยีทางธุรกิจ และติดตามข่าวสารล่าสุดเกี่ยวกับการตลาด ความปลอดภัยทางไซเบอร์ และข่าวสารและแนวโน้มด้านเทคโนโลยีอื่นๆ