แผนฉุกเฉินของคุณ: คืออะไร และจะสร้างได้อย่างไร

ในฐานะเจ้าของธุรกิจคุณไม่รู้ว่าอะไรจะเกิดขึ้น มันอาจเป็นความหายนะทางการเงินทั้งหมด (ฉันหวังว่าจะไม่) หรือแม้แต่โรคระบาดไปทั่วโลก!

ไม่ว่าจะเกิดภัยพิบัติอะไรก็ตาม โชคลาภของบริษัทสามารถเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ซึ่งทำให้การดำเนินงานของคุณตกรางโดยสิ้นเชิง

ดังนั้นคุณต้องมีแผนฉุกเฉิน

นั่นคือแผนสำรองสำหรับทุกเหตุการณ์

มาดูกันว่าแผนฉุกเฉินคืออะไร ประโยชน์ของแผนและวิธีการใช้เครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อสร้างแผนของคุณเอง

คำจำกัดความของแผนฉุกเฉิน

กล่าวโดยย่อ แผนฉุกเฉินคือแผนการคิดมาอย่างดีซึ่งครอบคลุมทุกด้านในบริษัทของคุณ

ได้รับการออกแบบมาเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดที่ค่อนข้างเล็กก่อนที่จะบานปลายไปสู่หายนะเต็มรูปแบบ

แน่นอน คุณคงเคยได้ยินคำว่า “แผน B” มาบ้างแล้ว และนั่นคือสิ่งที่มันเป็น แผน "ฉุกเฉิน" เป็นศัพท์เฉพาะของมืออาชีพ

เมื่อดำเนินการอย่างเหมาะสม แผนฉุกเฉินจะช่วยให้บริษัทของคุณกลับมายืนหยัดได้ในเวลาไม่นาน ไม่เพียงแค่นั้น แต่ยังออกแบบมาเพื่อป้องกันไม่ให้ปัญหาที่คล้ายกันเกิดขึ้นอีก

เหตุใดแผนฉุกเฉินจึงมีความสำคัญ

บริษัทที่มีความเข้าใจผิดแบบคลาสสิกมีดังต่อไปนี้: หากคุณทำผิดพลาด คุณสามารถแก้ไขได้ และจากนั้นจะไม่เกิดขึ้นอีก อย่างไรก็ตาม ความจริงก็คือความพึงพอใจนี้หมายความว่าปัญหาจะกลับมาซ้ำแล้วซ้ำเล่า หากไม่ได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม ปัญหาที่เกิดซ้ำเหล่านี้อาจส่งผลร้ายแรง รวมถึงการปิดกิจการ

ดังที่พิสูจน์แล้วในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวสามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว แต่บริษัทต่างๆ ก็อาจยังไม่พร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ การศึกษาแสดงให้เห็นว่า 39% ของผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลไม่มีแผนฉุกเฉินเพื่อรับมือกับ COVID-19 ในช่วงเริ่มต้นของการแพร่ระบาด สิ่งนี้รวมถึงเหตุผลอื่น ๆ แสดงให้เห็นว่าการคิดอย่างรวดเร็วและมีแผนฉุกเฉินมีความสำคัญเพียงใด

• ช่วยลดความเสียหายทางธุรกิจ – แผนฉุกเฉินช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถเริ่มต้นได้ทัน โดยลดความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นให้เหลือน้อยที่สุด ตัวอย่างเช่น หากคุณทำงานในร้านค้าปลีกและจำเป็นต้องเรียกคืนผลิตภัณฑ์ แผนฉุกเฉินจะช่วยให้แน่ใจว่าผู้จัดการร้านไม่จำเป็นต้องจัดการกับผลิตภัณฑ์นั้นทั้งหมด สมมติว่าลูกค้าสามคนบ่นเกี่ยวกับสินค้าชิ้นเดียวกัน ผู้จัดการร้านเพียงแค่ต้องนำสินค้าที่เป็นปัญหาออกและแจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับการนำออก แผนฉุกเฉินนี้จะปกป้องชื่อเสียงของร้านค้าในท้ายที่สุด
• บริษัทของคุณฟื้นตัวเร็วขึ้น – ปฏิเสธไม่ได้ว่าโรคระบาดทำให้เราทุกคนไม่ทันตั้งตัว เนื่องจากบริษัทต่าง ๆ ได้รับความเดือดร้อน กู้คืน และออกแบบเวิร์กโฟลว์ต่าง ๆ ใหม่ในยุคหลังการแพร่ระบาด พวกเขาจึงมีแผนฉุกเฉินเผื่อไว้ในกรณีที่เหตุการณ์ขนาดนี้เกิดขึ้นอีก และสิ่งนี้ใช้ได้กับแทบทุกสถานการณ์ เมื่อคุณมีขั้นตอนแล้ว การดำเนินการในครั้งต่อไปจะเร็วขึ้น
• พนักงานมีความมั่นใจเพิ่มขึ้น – แผนฉุกเฉินทำให้มั่นใจได้ว่าแม้แต่พนักงานใหม่ล่าสุดก็เตรียมพร้อมสำหรับปัญหาที่อาจเกิดขึ้น พนักงานสามารถมาทำงานได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องกังวลเพราะพวกเขารู้วิธีจัดการกับความเป็นไปได้ต่างๆ อยู่แล้ว ตัวอย่างเช่น หากคุณทำงานในการก่อสร้างและคุณมีแผนฉุกเฉินสำหรับอันตรายจากความปลอดภัยอยู่แล้ว ทีมของคุณรู้วิธีรับมือแล้วในอนาคต เพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่มีใครสัมผัสกับสิ่งนี้

5 ขั้นตอนในการสร้างแผนฉุกเฉิน

บอกตามตรง การวางแผนฉุกเฉินของคุณไม่ใช่เรื่องง่าย ต้องใช้เวลาและเป็นผลมาจากการค้นคว้าและระดมสมองอย่างละเอียด ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนสำคัญที่ผู้จัดการทุกคนควรปฏิบัติตามเมื่อสร้างแผนฉุกเฉิน

ประการแรก สิ่งสำคัญคือต้องนั่งเป็นทีมและตัดสินใจว่าสิ่งใดที่คุณคิดว่าอาจเป็นความท้าทายที่อาจเกิดขึ้นในฐานะบริษัท ในฐานะผู้จัดการ สิ่งที่คุณคิดว่าเป็นความท้าทายอาจแตกต่างจากสิ่งที่พนักงานของคุณเผชิญในแต่ละวัน การมีส่วนร่วมในกระบวนการระดมความคิด สมาชิกทุกคนในทีมสามารถเข้าใจตรงกันได้ หากสมาชิกในทีมทุกคนไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้ คุณสามารถเปิดกล่องข้อเสนอแนะได้ตลอดเวลาเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนจะได้ยินเสียงของทุกคนไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง

ให้อำนาจแก่พนักงานในการเสนอแนะสำหรับแผนฉุกเฉินของคุณ

เรียนรู้เพิ่มเติม

เมื่อคุณได้ระบุความท้าทาย/ความเสี่ยงที่สำคัญแล้ว คุณจะเริ่มเข้าใจว่าเหตุใดจึงเกิดขึ้น จากนั้นคุณสามารถระดมความคิดเพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้เพื่อไม่ให้เกิดขึ้นอีก ในการเตรียมพร้อมสำหรับเหตุการณ์ในอนาคต ให้จดรายชื่อผู้ติดต่อฉุกเฉินที่เจ้าหน้าที่ควรโทรหา คุณยังสามารถจดขั้นตอนของแผนฉุกเฉินและทรัพยากรที่คุณอาจต้องการสำหรับแต่ละแผน

เมื่อคุณได้ระบุขั้นตอนของแผนฉุกเฉินของคุณแล้ว คุณจะต้องแสดงรายการตามลำดับความสำคัญ ไม่ว่าอุตสาหกรรมจะเป็นอย่างไร ความปลอดภัยควรอยู่ในอันดับต้น ๆ ของรายการเสมอ ตัวอย่างเช่น หากคุณทำงานก่อสร้าง คุณต้องตัดสินใจว่าควรวางนั่งร้านอย่างไร หากสร้างนั่งร้านไม่เพียงพอ ขั้นตอนความปลอดภัยจะถูกดำเนินการตามแผนฉุกเฉิน การเตือนพนักงานล่วงหน้าจะป้องกันไม่ให้พวกเขาได้รับอันตราย ซึ่งอาจช่วยชีวิตผู้คนในกระบวนการนี้ได้

เพื่อให้แผนฉุกเฉินของคุณมีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ถึงเวลากำจัดตัวประสานขนาดใหญ่ที่ใช้เวลาหลายชั่วโมงของผู้จัดการเพื่อค้นหาขั้นตอนที่เหมาะสม แอปต่างๆ เช่น Connecteam มีทุกสิ่งที่คุณต้องการ เพื่อให้พนักงานของคุณสามารถเข้าถึงขั้นตอนฉุกเฉินได้อย่างง่ายดาย และแจ้งเตือนสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ก่อนที่ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นจะเกิดขึ้น

• สมาชิกในทีมสามารถใช้กล่องข้อเสนอแนะเพื่อส่งแนวคิดสำหรับแผนฉุกเฉิน ปรับปรุงการมีส่วนร่วมของพนักงาน
• ด้วยศูนย์ความรู้ของ Connectteam คุณสามารถอัปโหลดขั้นตอนทั้งหมดของคุณพร้อมกับรูปภาพ วิดีโอ ฯลฯ ซึ่งจะช่วยให้ทีมของคุณรู้ว่าต้องทำอย่างไรเมื่อเกิดสถานการณ์ขึ้น พนักงานสามารถมองเห็นสิ่งที่ต้องทำโดยไม่ต้องโทรกลับไปกลับมากับผู้จัดการผ่านทางโทรศัพท์ มิฉะนั้น พวกเขาสามารถติดต่อผู้จัดการด้วยการสื่อสารภายใน (1:1 หรือแชทกลุ่ม)

• ใช้การจัดการงานเพื่อให้สมาชิกในทีมดำเนินการตามแผนฉุกเฉินโดยทำตามขั้นตอน
• ส่งการอัปเดตเพื่อแจ้งทั้งทีมของคุณว่าแผนฉุกเฉินพร้อมให้อ่านและปฏิบัติตามหากจำเป็น พนักงานต้องอ่านทุกหน้าก่อนที่จะดำเนินการต่อ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนได้อ่านและทำความเข้าใจแล้ว
• การจัดตารางกะจะขจัดภาระทางจิตใจและความเป็นไปได้ที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ ตัวอย่างเช่น คุณลักษณะนี้จะแจ้งเตือนพนักงานโดยอัตโนมัติเมื่อมีข้อขัดแย้ง ผู้จัดการสามารถดูได้ว่าใครว่าง/ไม่ว่าง หากสถานการณ์เลวร้ายที่สุดเกิดขึ้น และมั่นใจได้ว่ากะการทำงานที่จำเป็นทั้งหมดจะถูกเติมเต็ม
• ใช้แบบฟอร์ม/รายการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างได้รับการตรวจสอบล่วงหน้า เพื่อลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ ส่งแบบประเมินความเสี่ยงให้พนักงานได้ง่ายๆ สิ่งนี้เป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยและบุคลากรทางการแพทย์

แม้ว่าแผนฉุกเฉินของคุณพร้อมที่จะเผยแพร่แล้ว สิ่งสำคัญคือต้องทบทวนอีกครั้งและตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนดังกล่าวมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เมื่อบริษัทของคุณเติบโตขึ้น แผนฉุกเฉินของคุณก็เช่นกัน เป็นงานระหว่างดำเนินการที่จะต้องประเมินและแก้ไขตามเวลา

ตัวอย่างเช่น ภัยธรรมชาติและโรคระบาดทั่วโลกอาจทำให้ผู้จัดการต้องเปลี่ยนขั้นตอนตามโปรโตคอลด้านสุขภาพและความปลอดภัย

บรรทัดล่างเกี่ยวกับแผนฉุกเฉิน

เมื่อทุกอย่างพูดและทำเสร็จแล้ว แผนฉุกเฉินก็ไม่จำเป็นต้องเป็นสิ่งที่พนักงานต้องการการฝึกอบรมเป็นเวลาหลายชั่วโมง นอกจากนี้ยังไม่จำเป็นต้องรวมพนักงานทั้งหมดของคุณไว้ในห้องเดียว ซึ่งอาจเป็นเรื่องท้าทายอย่างยิ่งสำหรับคนทำงานที่ต้องนั่งโต๊ะ

ความจริงก็คือคุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์แผนฉุกเฉินลงบนกระดาษกองโต ให้ใช้แอปแบบออลอินวันเพื่อทำให้แผนของคุณเคลื่อนไหวและทำการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องแทน

เมื่อคุณใช้ Connecteam คุณจะไม่ต้องถามตัวเองอีกต่อไปว่าแผนฉุกเฉินคืออะไร หรือคุณจะแก้ไขปัญหาต่างๆ ในอนาคตได้อย่างไร คุณจะต้องถามตัวเองว่า “ทำไมฉันไม่สร้างให้เร็วกว่านี้”