ทำไมคุณไม่เชื่อมต่อกับพนักงานที่ไม่มีโต๊ะและกระจัดกระจาย

พูดตามตรง การสื่อสารกับพนักงานที่ไม่มีโต๊ะนั้นไม่เคยง่ายเลยในการเริ่มต้น เทคโนโลยีช่วยได้หลายอย่าง แต่แม้ว่าวัฒนธรรมการทำงานของเราจะเปลี่ยนไปสู่การทำงานแบบเคลื่อนที่ การทำงานทางไกล และเศรษฐกิจอิสระมากขึ้น ความท้าทายด้านการสื่อสารก็มีการพัฒนา ทวีคูณ และกลายเป็นเรื่องซับซ้อนมากเช่นกัน

เพื่อไม่ให้ดราม่าเกินไป ธุรกิจขนาดเล็กยังสามารถขจัดอุปสรรคด้านการสื่อสารเหล่านี้ได้อย่างง่ายดาย ตราบใดที่คุณแน่ใจว่าได้หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไป 10 ประการเหล่านี้:

ในการติดต่อกับพนักงานที่ไม่มีโต๊ะได้ดียิ่งขึ้น คุณต้องเข้าใจพวกเขาก่อน พนักงานเสิร์ฟ พนักงานขาย คนงานก่อสร้าง บุคลากรทางการแพทย์ คนขับรถ และนักแสดงเป็นเพียงงานส่วนหนึ่งที่ไม่ต้องมีโต๊ะทำงาน (รวมถึงฮีโร่ด้วย)

สิ่งที่ทำให้พนักงานไร้โต๊ะมีเอกลักษณ์คือกระบวนการทำงาน ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อทางเลือกในการสื่อสารที่พวกเขาต้องการสิ่งเหล่านี้อาจแตกต่างอย่างมากจากพนักงานประจำ พนักงานที่ไม่ได้นั่งโต๊ะมักจะจัดการงานหลายอย่างในขณะเดินทาง ทำงานนอกเวลา และจำเป็นต้องเป็นผู้จัดการตนเองที่ยอดเยี่ยม เนื่องจากในหลายกรณี พวกเขาไม่ได้รับการดูแลโดยตรงเกือบทั้งวัน

นั่นเป็นเหตุผลที่เราตัดสินใจรวบรวมกระบวนการพื้นฐานในการทำความเข้าใจความต้องการของพนักงานที่ไม่มีโต๊ะ และจัดหาวิธีแก้ปัญหา:

• กำหนดว่าพนักงานที่ไม่มีโต๊ะของคุณคือใคร
• ตอบคำถามว่าพวกเขาแตกต่างจากพนักงานคนอื่นๆ ของคุณอย่างไร
• วางแผนตัวเลือกการสื่อสารที่มีให้คุณ (และตัวเลือกที่ไม่พร้อมใช้งานด้วย – ใช้การคิดนอกกรอบที่นี่)
• เสนอวิธีแก้ปัญหา
• แนะนำขั้นตอนเบื้องต้นที่จำเป็น

คุณไม่ได้ติดต่อและสื่อสารกับญาติห่างๆ เหมือนที่คุณทำกับสมาชิกในครอบครัวโดยตรงที่อาศัยอยู่กับคุณในบ้านหลังเดียวกัน ในทำนองเดียวกัน ข้อความและสื่อแบบเดียวกับที่คุณใช้เพื่อเชื่อมต่อกับพนักงานที่ต้องนั่งทำงานประจำนั้นไม่จำเป็นว่าจะใช้ได้กับพนักงานที่ต้องนั่งทำงานคนเดียว

พนักงานที่ไม่ได้นั่งโต๊ะจะไม่นั่งรอโทรศัพท์หรือมีเวลาอ่านไฟล์ PDF ยาวๆ บางคนไม่มีแม้แต่ที่อยู่อีเมลของบริษัทหรือสิทธิ์เข้าถึงแหล่งข้อมูลของบริษัท ดังนั้นจึงขึ้นอยู่กับคุณที่จะค้นหาช่องทาง รูปแบบ และกระบวนการสื่อสารที่ทำงานร่วมกับพนักงานที่ไม่มีโต๊ะ

พนักงานแต่ละคนมีความชอบในการสื่อสารของตนเอง คุณก็ทำเช่นกัน บางคนชอบโทรศัพท์ บางคนใช้การสนทนาแบบตัวต่อตัวเมื่อสื่อสารข้อมูลที่สำคัญหรือละเอียดอ่อน เมื่อพูดถึงพนักงานที่ไม่มีโต๊ะ คุณต้องพิจารณาความต้องการและความพึงพอใจของพวกเขาเป็นกลุ่ม

ตัวอย่างเช่น พนักงานที่อายุน้อยกว่าอาจไม่ได้ตรวจสอบอีเมลของตนทุกครั้ง แม้ว่าจะมีบัญชีอยู่แล้วก็ตาม และพวกเขาไม่ค่อยใช้เนื้อหาเกี่ยวกับงานบนพีซีพวกเขามีโทรศัพท์มือถือสุดที่รัก และพวกเขาจะเช็คมันประมาณ 46 ครั้งต่อวัน บ่อยครั้งในช่วงเวลาทำงาน ไม่ว่าคุณจะชอบหรือไม่ก็ตาม ดังนั้นเพื่อเชื่อมต่อกับพนักงานที่ไม่มีโต๊ะ กลยุทธ์การสื่อสารของคุณจะต้องเน้นไปที่อุปกรณ์เคลื่อนที่เป็นอันดับแรก

เมื่อร่างการสื่อสารภายในและบันทึกช่วยจำสำหรับทั้งบริษัท ให้พิจารณาถึงพนักงานที่ไม่ได้นั่งโต๊ะของคุณ หากข้อมูลที่คุณรวมและให้ไม่เกี่ยวข้องกับพวกเขา คุณเพียงแค่เสียเวลาอันมีค่าของพวกเขา เช่นเดียวกับเราทุกคน คนทำงานที่ต้องนั่งโต๊ะเต็มไปด้วยเนื้อหาและข้อความจากทุกทิศทุกทาง สิ่งที่ทำให้พนักงานไร้โต๊ะแตกต่างคือความสามารถในการบริโภคและแยกแยะเนื้อหาถูกจำกัดเพิ่มเติม

แต่ไม่เพียงแค่นั้น ในขณะที่พนักงานที่ทำงานบนโต๊ะทำงานของคุณจะได้รับสภาพแวดล้อมที่ปลอดเชื้อพอสมควร เพื่อให้ส่วนใหญ่ปราศจากสิ่งรบกวนจากภายนอก พนักงานที่ไม่ได้นั่งโต๊ะของคุณยังต้องรับมือกับสิ่งเร้าภายนอกอีกมากมายหากคุณโจมตีพวกเขาด้วยข้อมูลมากเกินไปซึ่งไม่ได้ให้คุณค่าแก่พวกเขา พวกเขาจะเลิกสนใจพวกเขาไม่มีทางเลือกจริงๆ หากพวกเขาต้องการคงไว้ซึ่งประสิทธิภาพที่สมเหตุสมผล เราเรียกสิ่งนี้ว่าเอฟเฟกต์ "หมาป่าร้องไห้" และคุณควรพยายามอย่างเต็มที่เพื่อหลีกเลี่ยง

เมื่อธุรกิจใช้แอปแชทระดับผู้บริโภค เช่น iMessage หรือ Whatsapp สำหรับการสื่อสารภายในองค์กร พวกเขาผสมผสานธุรกิจเข้ากับความเพลิดเพลินในแบบที่สามารถลดประสิทธิภาพการทำงานและสร้างความเสี่ยงด้านความปลอดภัยร้ายแรงสำหรับบริษัทและพนักงาน วิธีหนึ่งที่ดีในการหลีกเลี่ยงปัญหานี้คือการสร้าง "สวนที่มีกำแพงล้อมรอบ" ในรูปแบบของแอปสำหรับพนักงาน ซึ่งพนักงานที่ไม่มีโต๊ะ (และคนอื่นๆ ในองค์กร) สามารถทำงานร่วมกันและสื่อสารกันได้โดยปราศจากสิ่งรบกวนจากภายนอก

หากคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีเลือกแอปสำหรับการสื่อสารภายในบริษัท โปรดดูที่ วิธีเลือกแอปการสื่อสารภายในสำหรับธุรกิจของคุณ

เอฟเฟ็กต์ "หมาป่าร้องไห้" ไม่ได้เกิดขึ้นเมื่อเนื้อหาไม่เกี่ยวข้องเท่านั้นมันยังเกิดขึ้นเมื่อมันน่าเบื่อตัวอย่างเช่น การแนะนำส่วนบุคคลเกี่ยวกับระบบซอฟต์แวร์ใหม่และเซสชันการฝึกอบรมในสำนักงานมักไม่เกี่ยวข้องกับพนักงานที่ไม่มีโต๊ะ ดังนั้นเมื่อการสื่อสารภายในถูกส่งออกไป พวกเขาจำเป็นต้องเกี่ยวข้องกับพนักงานที่ไม่มีโต๊ะ หรือคุณต้องแบ่งกลุ่มพนักงานของคุณแล้วส่งเนื้อหาที่แตกต่างกันให้กับพนักงานที่ไม่มีโต๊ะของคุณ

เราทุกคนประสบปัญหาและอุปสรรคในการปฏิบัติงานในแต่ละวัน คำถามคือเราจะจัดการกับปัญหาเหล่านี้อย่างไรพนักงานที่ไม่ได้นั่งโต๊ะไม่สามารถเพียงแค่แอบมองผนังห้องเล็ก ๆ แล้วขอความช่วยเหลือหรือคำแนะนำจากหัวหน้างานหัวหน้างานหรือผู้จัดการไม่ได้อยู่เคียงข้างตลอดเวลา หรือบุคคลที่เหมาะสมในองค์กรที่จะติดต่อเพื่อแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น สิ่งนี้สร้างอุปสรรคและความล่าช้าโดยไม่จำเป็น

พยายามอย่างดีที่สุดเพื่อจัดหาเครื่องมือ คู่มือ เวิร์กโฟลว์ และคำถามที่พบบ่อยให้กับพนักงานที่ทำงานแบบไร้โต๊ะ ซึ่งพวกเขาสามารถใช้เพื่อแก้ไขปัญหาใดๆ ก็ตามด้วยตนเอง นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ให้ช่องทางติดต่อหลายจุดแก่พนักงานแบบไร้โต๊ะของคุณในองค์กรเพื่อแก้ไขปัญหา ตัวอย่างเช่น คนงานก่อสร้างที่ต้องทนทุกข์กับปัญหาอุปกรณ์เสียหายไม่ควรต้องติดต่อหัวหน้างานหรือโทรศัพท์ติดต่อกันไม่รู้จบเพื่อซื้อดอกสว่านใหม่ที่ซื้อและจัดหาให้เธอ

เมื่อคุณต้องจัดการงานหลายโหลและไม่สามารถสนทนาได้ตลอดเวลา คุณมักจะชอบการสื่อสารที่สั้นและตรงประเด็น สำหรับคนทำงานที่ไม่มีโต๊ะ สถานะนี้ค่อนข้างคงที่การสื่อสารกับพนักงานที่ไม่ได้นั่งโต๊ะควรเป็นไปอย่างลื่นไหลและไม่หยุดนิ่งคุณไม่ได้อยู่ในการประชุม และไม่ควรใช้อีเมลทำให้เร็วและเข้าประเด็น

พนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ไม่สามารถทำงานแบบเดียวกันได้ บางครั้งพวกเขาไม่มีเครื่องมือในการกำจัด และบางครั้งพวกเขายุ่งกับงานอื่นที่เรียกร้องในสถานที่ของพวกเขา อย่าลืมส่งคำขอที่คุณรู้ว่าสามารถดำเนินการได้ และขอคำติชมและคำชี้แจงจากพวกเขา

กลวิธีหลักอย่างหนึ่งที่ใช้ได้ผลในการรักษาพนักงานคือการทำให้พวกเขารู้สึกเหมือนเป็น “ส่วนหนึ่งของครอบครัว” ทำให้พวกเขามีส่วนร่วมกับเป้าหมายและวิสัยทัศน์ของบริษัท และเปลี่ยนพวกเขาให้เป็นพนักงานที่ภักดีอย่างเหมาะสม แต่ยังรวมถึงแบรนด์แอมบาสเดอร์ด้วย ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากพวกเขามักจะเป็นผู้ที่เชื่อมต่อกับลูกค้าของคุณ

อดทน การทำงานโดยไม่มีการควบคุมโดยตรงนั้นยาก ไม่ใช่เพราะพนักงานที่ไม่มีโต๊ะของคุณเป็นคนงานที่แย่และขาดความรับผิดชอบ เพราะพวกเขาคือมนุษย์ สิ่งรบกวน งานหลายชิ้น และธรรมชาติที่ลื่นไหลของงานที่ต้องนั่งโต๊ะต้องปรับเปลี่ยนรูปแบบการสื่อสาร สื่อกลาง และความถี่ หากคุณไม่ได้รับการตอบกลับข้อความทันที อย่ารีบโทรบางทีพวกเขาอาจกำลังอยู่กับลูกค้า บางทีพวกเขาอาจกำลังมีงานเร่งด่วนเป็นพิเศษ หรือบางทีพวกเขาอาจแค่มือสกปรกอยู่ในขณะนี้

พนักงานที่ไม่ได้นั่งโต๊ะเป็นส่วนสำคัญในทีมงานของคุณ แม้ว่าคุณจะไม่เห็นพวกเขาทุกคนทุกวันก็ตาม การเชื่อมต่อกับพวกเขาเป็นสิ่งสำคัญไม่เพียงแต่สำหรับประสิทธิภาพและผลผลิตเท่านั้น แต่ยังสำหรับการรักษาที่ยุ่งยากอีกด้วย การให้เครื่องมือที่เหมาะสม การกำหนดกระบวนการที่เหมาะสม และการสื่อสารอย่างมีประสิทธิผล คุณจะสามารถใช้ความสามารถของพวกเขาให้เกิดประโยชน์สูงสุด