เวิร์กโฟลว์และแบบฟอร์มดิจิทัลสามารถขับเคลื่อนประสิทธิภาพการดำเนินงานได้อย่างไร

กระบวนการอัตโนมัติและการกำหนดมาตรฐานเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกธุรกิจ เวิร์กโฟลว์ช่วยให้พนักงานของคุณสามารถกรอกรายงาน แบบฟอร์ม รายการตรวจสอบ คำขอ และอื่นๆ ทั้งหมดนี้ได้จากแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่

ด้วยเวิร์กโฟลว์รายวัน พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น ในขณะเดียวกันก็มั่นใจได้ว่าปฏิบัติตามกฎและข้อบังคับ

การย้ายจากปากกาและกระดาษ คลิปบอร์ด และสมุดบันทึกสำหรับการจัดการงานนำเสนอข้อดีมากมายของกระบวนการอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น:

• ซีอีโอและผู้จัดการใช้เวลาเกือบ 20% ในการทำงานที่สามารถทำงานอัตโนมัติได้ ซึ่งรวมถึงการวิเคราะห์ข้อมูลการปฏิบัติงานและการตรวจสอบรายงานสถานะ
• เกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจ บริษัท 60% สามารถประหยัดเวลาได้ประมาณ 30% ด้วยระบบอัตโนมัติ การสร้างโอกาสในการขาย การอนุมัติเอกสาร และการประมวลผลเอกสารเป็นเพียงส่วนหนึ่งของงานที่จะช่วยคุณประหยัดเวลาผ่านระบบอัตโนมัติ
• บริษัทวิจัยตลาด IDC กล่าวว่า บริษัทต่างๆ สูญเสียรายได้ 20 ถึง 30% ทุกปี เนื่องจากกระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพ
• 1/2 ของพนักงานระบุว่าต้องการเข้าถึงและแก้ไขเอกสารในขณะเดินทาง

เราเชื่อว่าเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลและรายการตรวจสอบการปฏิบัติงานมีคุณสมบัติหลัก 4 ประการที่ให้คุณค่าแก่การทำงานอัตโนมัติ:

ไม่ว่าจะเป็นรายการตรวจสอบรายสัปดาห์ รายงานเหตุการณ์ หรือการยืนยันการเผยแพร่นโยบายล่าสุด เวิร์กโฟลว์จะพร้อมให้ใช้งานเสมอสำหรับทีมของคุณ และเติมได้ง่ายด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง ดังนั้นการเพิ่มระบบอัตโนมัติในการดำเนินธุรกิจจึงง่ายกว่ามาก

ตามค่าเริ่มต้น รายการเวิร์กโฟลว์ทุกรายการจะถูกยื่น ซึ่งให้คุณเข้าถึงข้อมูลประวัติทั้งหมดในลักษณะที่ค้นหาได้และเป็นระเบียบ ดังนั้นคุณสามารถค้นหา ส่งออก หรือสร้างรายงานที่เกี่ยวข้องจากข้อมูลที่รวบรวมได้ในภายหลัง

เวิร์กโฟลว์ไม่เพียงแค่รวบรวมข้อมูล แต่ยังส่งต่อโดยอัตโนมัติไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องเพื่อให้พวกเขาสามารถดำเนินการได้ ลดการตอบสนองและค่าใช้จ่ายในการสื่อสาร ทำให้ธุรกิจของคุณมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น

ในฐานะผู้จัดการ เวิร์กโฟลว์ช่วยให้คุณสามารถติดตามสถานะ ยืนยันรายการด้วยลายเซ็น และอื่นๆ เพื่อให้คุณสามารถติดตามการดำเนินการติดตามผลที่เรียกใช้โดยสมาชิกในทีมของคุณ

ทีนี้มาดูตัวอย่างจริงของเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลกัน

เพื่อนำสิ่งนี้มาสู่โลก เรามาดูตัวอย่างลูกค้าในชีวิตจริงของเวิร์กโฟลว์ดิจิทัล เวิร์กโฟลว์และแบบฟอร์มดิจิทัลสามารถแบ่งออกได้เป็นหมวดหมู่หลักสองสามประเภท:

ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์ : 'รายการตรวจสอบการเปิดไซต์', 'รายการตรวจสอบก่อนการขับขี่', 'รายการตรวจสอบความปลอดภัยรายเดือน'

ข้อดี: รายการตรวจสอบการปฏิบัติงานโดยค่าเริ่มต้นกำหนดมาตรฐานทั่วทั้งองค์กรของคุณ เนื่องจากสมาชิกในทีมทั้งหมดปฏิบัติตามรูปแบบการรายงานเดียวกันช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน ปรับปรุงระดับการบริการ และช่วยคุณทำเครื่องหมายข้อยกเว้นที่อาจจำเป็นต้องให้ความสนใจเพิ่มเติม

ตัวอย่างเช่น Bob ผู้จัดการร้านสามารถดูรายการตรวจสอบการเปิดทำการของวันนี้จากมือถือ ณ เวลาใดก็ตาม และดำเนินการกับข้อยกเว้นที่อาจเกิดขึ้น แม้ว่าเขาจะไม่ได้อยู่ในร้านก็ตาม

ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์ : 'รายงานเหตุการณ์' 'รายงานอันตรายด้านความปลอดภัย' 'รายงานอุบัติเหตุ'

ข้อดี: เวิร์กโฟลว์การรายงานช่วยให้สามารถรายงานโดยละเอียดได้อย่างรวดเร็วจากทุกที่ ทุกเวลา และช่วยให้ตอบสนองได้อย่างรวดเร็ว

ตัวอย่างเช่น เมื่อ Jessie รายงานเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น ผู้จัดการของเธอจะได้รับแจ้งแบบเรียลไทม์โดยอัตโนมัติ และได้รับสำเนา PDF ของรายละเอียดเหตุการณ์ รูปภาพ และสถานที่จากภาคสนาม

ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์ : 'การตรวจสอบไซต์', 'การตรวจสอบสุขภาพและความปลอดภัย', 'การตรวจสอบประสิทธิภาพของทีม'

ข้อดี: รายงานการตรวจสอบช่วยให้ผู้ตรวจสอบสามารถจัดทำเอกสารสิ่งที่ค้นพบ สร้างมาตรฐานให้กับกระบวนการตรวจสอบ และยังติดตามผลลัพธ์เมื่อเวลาผ่านไปและทั่วทั้งองค์กรได้โดยแปลงเป็นดิจิทัลการตรวจสอบทั้งหมดจากทั่วทั้งองค์กร ทำให้สามารถเข้าถึงได้และเปรียบเทียบได้

ตัวอย่างเช่น เมื่อ Rob ดำเนินการตรวจสอบด้านสุขภาพและความปลอดภัยในเว็บไซต์ร้านอาหาร อันดับแรกเขาจะดูการตรวจสอบจากปีที่แล้วเพื่อประเมินผลลัพธ์ที่ผ่านมา จากนั้นจึงรวมไว้ในรายงานของเขาหากมีแนวโน้มของการปรับปรุงหรือการดำเนินการเพิ่มเติม จำเป็นต้องยกระดับมาตรฐานของทีม

ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์ : 'การรับหนังสือของพนักงาน, 'การประกาศด้านสุขภาพ COVID19 รายวัน', 'การยอมรับนโยบายเครื่องแบบ'

ข้อดี: เวิร์กโฟลว์ Read & Sign มีประสิทธิภาพมากในการรับการตอบกลับอย่างรวดเร็วและเป็นเอกสารจากทีมของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามมาตรฐานการปฏิบัติตามข้อกำหนด และทีมของคุณได้รับการอัปเดตด้วยโปรโตคอลและหลักเกณฑ์ภายในของคุณเวิร์กโฟลว์การอ่านและลงนามช่วยให้คุณมองเห็นได้อย่างสมบูรณ์ว่าใครกรอกแบบฟอร์ม และทำให้ง่ายต่อการติดตามด้วยการแจ้งเตือนแบบพุชเฉพาะกับสมาชิกในทีม ซึ่งไม่เป็นเช่นนั้น คุณจึงสามารถปฏิบัติตามข้อกำหนด 100% จากทีมของคุณได้

ตัวอย่างเช่น Elise จากฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องการให้แน่ใจว่าทีมงานของเธอทั้งหมดได้รับข้อมูลล่าสุดจากการปรับปรุงล่าสุดของคู่มือพนักงานของบริษัท ดังนั้นเธอจึงออกเวิร์กโฟลว์การอ่านและเซ็นชื่อซึ่งมีรายละเอียดข้อมูลที่เกี่ยวข้อง และสามารถรวบรวมการรับทราบจากทีมงานทั้งหมดของเธอได้ภายใน 24 ชั่วโมง เธอยังดาวน์โหลดสำเนา PDF ของทุกแบบฟอร์มที่กรอกเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารเป็นไปตามวัตถุประสงค์

ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์ : 'การเปิดตั๋วบำรุงรักษา', 'แบบฟอร์มการชำระเงินคืน', 'ใบสั่งสต็อค', 'การรายงานตั๋วความเร็ว'

ข้อดี: ด้วยเวิร์กโฟลว์การออกตั๋ว สมาชิกในทีมทุกคนสามารถกรอกและจัดทำเอกสารข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย รวมถึงการอัปโหลดภาพสนับสนุนและข้อมูลที่จำเป็นอื่นๆตั๋วทั้งหมดจะได้รับการบันทึก ยื่น และจัดระเบียบโดยอัตโนมัติ เพื่อให้ทีมสามารถตอบสนองและดำเนินการในภายหลังได้ตามต้องการ

ตัวอย่างเช่น James เป็นผู้ควบคุมที่รับผิดชอบในการคืนเงินให้สมาชิกในทีมตามค่าใช้จ่ายที่ได้รับอนุมัติ เมื่อถึงเวลาทำบัญชีเงินเดือน เขาเพียงแค่ดูตารางเวิร์กโฟลว์การชำระเงินคืนและดูรายการทั้งหมดจากเดือนที่แล้ว จากนั้นเขาสามารถทำเครื่องหมายค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่จ่ายไปแล้ว และแม้แต่ขอคำชี้แจงจากสมาชิกในทีมที่เกี่ยวข้องหากจำเป็น เขาดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ทั้งหมดเพื่อเก็บบันทึกและทำงานต่อไป

พลังของเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลสำหรับการดำเนินธุรกิจอัตโนมัติ

เวิร์กโฟลว์เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับทุกทีม โดยมอบคุณค่ามหาศาลในแง่ของการประหยัดเวลา การกำหนดมาตรฐาน การไหลของข้อมูล การปฏิบัติตามข้อกำหนด และอื่นๆ ติดตั้งง่ายและสมาชิกในทีมนำไปใช้อย่างมากเนื่องจากทำให้ทุกคนง่ายขึ้น