5 แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสำรวจพนักงานยอดนิยมสำหรับข้อเสนอแนะที่มีประสิทธิภาพ

หลายบริษัทใช้แบบสำรวจเพื่อรวบรวมความคิดเห็นของพนักงาน แต่ผลลัพธ์มักมีข้อบกพร่อง ทำให้เข้าใจผิด และวิเคราะห์ได้ยาก การตีความสิ่งต่างๆ ผิดๆ เช่น ความพึงพอใจ การมีส่วนร่วม และผลการปฏิบัติงานของพนักงานอาจส่งผลร้ายแรงได้

ตัวอย่างเช่น ผลลัพธ์อาจแสดงว่าพนักงานรู้สึกมีอำนาจในการทำงานน้อยลง คุณอาจแก้ปัญหานี้ได้โดยให้ความเป็นเจ้าของและความเป็นอิสระมากขึ้น แต่ถ้าพวกเขากำลังมองหาการฝึกอบรมและการสนับสนุนเพิ่มเติม คุณก็ได้เตรียมพวกเขาให้พร้อมสำหรับความล้มเหลว

ในทำนองเดียวกัน พนักงานที่กลัวที่จะพูดความจริงอาจบอกคุณว่าพวกเขาพอใจในที่ทำงาน สิ่งต่อไปที่คุณรู้ พวกเขาเลิกแล้ว ทำให้คุณสับสน

เมื่อสร้างและจัดการแบบสำรวจ สิ่งสำคัญคือต้องปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสำรวจของพนักงาน สิ่งเหล่านี้ช่วยให้มั่นใจได้ถึงผลลัพธ์ที่แข็งแกร่งและเชื่อถือได้ ด้านล่างนี้ เราจะแชร์เคล็ดลับการออกแบบแบบสำรวจจากผู้เชี่ยวชาญ 5 ข้อเพื่อช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมและรวบรวมข้อมูลเชิงลึกที่ซื่อสัตย์และมีความหมายสำหรับบริษัทของคุณ

วางแผนล่วงหน้า

กำหนดวัตถุประสงค์

แบบสำรวจพนักงานสามารถใช้ได้ด้วยเหตุผลหลายประการ บริษัทต่างๆ ใช้เพื่อวัดระดับความผูกพันของพนักงาน พนักงานยังสามารถใช้เพื่อรวบรวมคำติชมจากผู้จัดการ เพื่อนร่วมงาน และรายงานโดยตรง

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้กำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนสำหรับแบบสำรวจของคุณ ไม่ว่าจะเป็นอะไรก็ตาม จากการศึกษาของ Forbes พบว่า 78% ของบริษัทล้มเหลวในการได้รับผลลัพธ์ที่มีคุณภาพจากการสำรวจความผูกพันของพนักงาน และหนึ่งในเหตุผลหลักสำหรับเรื่องนี้ก็คือพวกเขาจัดการกับปัญหาหลายอย่างพร้อมกันมากเกินไป

เป็นการดีที่สุดที่จะจำกัดจุดประสงค์ของคุณให้แคบลงเป็นหัวข้อสำคัญสองสามหัวข้อ วิธีนี้จะทำให้คุณไม่ต้องเหนื่อยกับพนักงานด้วยคำถามมากมาย นอกจากนี้ เมื่อมีการมุ่งเน้นที่ชัดเจนสำหรับแบบสำรวจ คุณจะสามารถรวบรวมข้อมูลเชิงลึกที่มีความหมายมากขึ้นเพื่อขับเคลื่อนผลลัพธ์ทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจง

กำหนดกลุ่มเป้าหมายของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาเป็น "ตัวแทน"

ระบุว่าคุณต้องการรวบรวมคำตอบจากใคร กลุ่มเป้าหมายหรือ “กลุ่มตัวอย่าง” จะแตกต่างกันไปตามการวัดผลแบบสำรวจของคุณ

เมื่อพูดถึงแบบสำรวจพนักงาน แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดรวมถึงการรวบรวมความคิดเห็นจาก "กลุ่มตัวอย่างที่เป็นตัวแทน" ซึ่งหมายถึงกลุ่มที่สะท้อนถึงบุคคลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดซึ่งอาจตรงกับคำถามของแบบสำรวจ คุณอาจจบลงด้วยผลการสำรวจที่ทำให้เข้าใจผิดได้หากคุณไม่รวบรวมความคิดเห็นจากกลุ่มตัวอย่างที่เป็นตัวแทน

ตัวอย่างเช่น การส่งแบบสำรวจไปยังสมาชิกในทีมที่มีส่วนร่วมสูงเท่านั้นจะไม่ให้ผลลัพธ์ที่เป็นกลาง สมาชิกในทีมเหล่านี้ไม่ได้เป็นตัวแทนของพนักงานของคุณทุกคน ซึ่งน่าจะมีระดับการมีส่วนร่วมที่แตกต่างกัน ในตัวอย่างนี้ คุณจะไม่มีโอกาสได้ยินจากพนักงานที่มีส่วนร่วมน้อย และดังนั้นจึงไม่สามารถแก้ไขปัญหาพื้นฐานได้

สุดท้าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีขนาดตัวอย่างที่ดี ซึ่งหมายความว่าคุณควรมีจำนวนคำตอบขั้นต่ำเพื่อให้แบบสำรวจของคุณได้รับการพิจารณาว่าเป็นตัวแทนของประชากรทั้งหมด

ขนาดตัวอย่างจะแตกต่างกันไปตามขนาดของบริษัทของคุณ มีเครื่องมือออนไลน์มากมายที่จะช่วยคุณคำนวณขนาดตัวอย่างที่ดี

ตามหลักการแล้ว สำหรับบริษัทขนาดใหญ่ที่มีพนักงานมากกว่า 1,000 คน โดยปกติแล้ว 10% จะเป็นขนาดตัวอย่างที่ดี แต่สำหรับบริษัทขนาดเล็กที่มีพนักงานน้อยกว่า 100 คน คุณควรตั้งเป้าให้พวกเขาทำแบบสำรวจทั้งหมด

ตัดสินใจว่าเทมเพลตแบบสำรวจเหมาะกับคุณหรือไม่

ก่อนที่คุณจะออกแบบแบบสำรวจ ให้ประเมินว่าคุณจำเป็นต้องสร้างแบบสำรวจตั้งแต่ต้นหรือไม่ บางบริษัทใช้เทมเพลตการสำรวจแบบใหม่หรือแบบที่ใช้ก่อนหน้านี้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้แบบสำรวจความพึงพอใจของพนักงานในปีที่แล้วอีกครั้งในปีนี้หากได้ผลดี สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสามารถเปรียบเทียบผลลัพธ์ได้อย่างมีความหมายมากขึ้น

อีกทางเลือกหนึ่งคือการเริ่มต้นด้วยเทมเพลตที่มีอยู่แล้วปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเพิ่มหรือลบคำถามตามสิ่งที่สำคัญสำหรับแบบสำรวจของคุณ หรือคุณสามารถเพิ่มกล่องความคิดเห็นสำหรับคำแนะนำของพนักงานได้ หากนั่นคือสิ่งที่คุณต้องการ

พิจารณาแบบสำรวจนำร่องหรือรับข้อเสนอแนะจากการสนทนากลุ่ม

บางบริษัททำแบบสำรวจนำร่องก่อนที่จะส่งแบบสำรวจไปยังกลุ่มเป้าหมายทั้งหมด ซึ่งหมายความว่าบริษัทต่างๆ จะทดสอบแบบสำรวจประสบการณ์ของพนักงานกับกลุ่มเล็กๆ เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ตอบแบบสอบถามสามารถเข้าใจคำถามทั้งหมดได้

บริษัทต่างๆ ยังใช้แบบสำรวจนำร่องเพื่อระบุอคติใดๆ เช่น ทุกคนจัดอันดับรายการแรกหรือรายการสุดท้ายเป็นตัวเลือกที่ต้องการ สิ่งนี้เรียกว่าอคติหลัก (เมื่อผู้ตอบเลือกรายการแรก) หรืออคติใหม่ (เมื่อเลือกรายการสุดท้าย)

นอกจากนี้ การใช้วิธีการสำรวจนำร่องยังช่วยให้คุณทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นก่อนที่แบบสำรวจของคุณจะส่งไปยังกลุ่มที่ใหญ่กว่า

แต่การสำรวจนำร่องไม่ใช่ทางเลือกเดียวของคุณ คุณยังสามารถจัดการสนทนากลุ่มที่คุณขอให้กลุ่มเล็กๆ อ่านคำถามและแสดงความคิดเห็น

เลือกจังหวะและความถี่ที่เหมาะสม

พิจารณาอย่างรอบคอบเมื่อคุณต้องการส่งแบบสำรวจ ตัวอย่างเช่น มักจะมีการส่งแบบสำรวจประสิทธิภาพทุกปีหรือทุก 6 เดือน คุณสามารถจัดการการมีส่วนร่วมของพนักงานหรือแบบสำรวจความพึงพอใจได้บ่อยขึ้น ตัวอย่างเช่น ทุกไตรมาส สิ่งเหล่านี้เรียกอีกอย่างว่าการสำรวจชีพจร

แน่นอน คุณสามารถส่งแบบสำรวจได้บ่อยเท่าที่คุณต้องการ แต่จังหวะเวลาก็มีความสำคัญ เนื่องจากเป็นการให้บริบท ตัวอย่างเช่น คุณอาจส่งแบบสำรวจความพึงพอใจให้กับพนักงานในช่วงเวลาที่ท้าทายสำหรับธุรกิจ คำตอบของพนักงานอาจเป็นไปในเชิงลบมากกว่าที่ควรจะเป็นหากแบบสำรวจถูกส่งออกไปในขณะที่ธุรกิจไปได้ดี อย่าลืมคำนึงถึงเวลาเมื่อคุณวิเคราะห์การตอบแบบสำรวจ

ตัดสินใจว่าใครจะเป็นเจ้าของมัน

การสำรวจควรดำเนินการโดยบุคคลหรือทีมเฉพาะ ซึ่งอาจเป็นฝ่ายทรัพยากรบุคคล ฝ่ายสื่อสาร หรือทีมอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าบุคคลหรือทีมที่เกี่ยวข้องมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการแบบสำรวจตรงเวลา ตลอดจนวิเคราะห์และนำเสนอผลลัพธ์ต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง

เพิ่มการมีส่วนร่วมสูงสุดและส่งเสริมความซื่อสัตย์

ทำให้สั้นและใช้งานง่าย

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแบบสำรวจของคุณสั้น เข้าใจง่าย และสบายตา ตามหลักการแล้ว พนักงานควรสามารถทำแบบสำรวจให้เสร็จภายใน 20 นาที ด้วยวิธีนี้ พวกเขาสามารถมีสมาธิจดจ่ออยู่กับมันได้ด้วยการนั่งเพียงครั้งเดียวโดยไม่มีสิ่งรบกวนใดๆ

นอกจากนี้ เก็บองค์ประกอบภาพใดๆ เช่น โลโก้ หมายเลขหน้า สถานะความคืบหน้าของแบบสำรวจ และอื่นๆ ให้ดูสะอาดตาและเรียบง่าย หลีกเลี่ยงการใช้สีมากเกินไปเพราะอาจทำให้เสียสมาธิได้ นอกจากนี้ ให้พิจารณาแบบอักษรที่คุณใช้เมื่อสร้างแบบสำรวจ ใช้ฟอนต์ sans serif เช่น Arial ในขนาดฟอนต์ 12 เพื่อให้พนักงานสามารถอ่านคำถามได้อย่างชัดเจน

แบบสอบถามที่มีความยาวและมีองค์ประกอบที่ทำให้เสียสมาธิมากเกินไปอาจเป็นเรื่องที่น่ากังวลและทำให้อัตราการมีส่วนร่วมของพนักงานลดลง

สร้างการไม่เปิดเผยตัวตนและ/หรือการรักษาความลับ

ผู้ตอบควรทราบล่วงหน้าว่าแบบสำรวจเป็นแบบนิรนามหรือไม่ โดยทั่วไปแล้วพนักงานจะตอบอย่างเปิดเผยมากขึ้นหากพวกเขารู้ว่าคำตอบของพวกเขานั้นไม่เปิดเผยตัวตน ในขณะที่บางคนแย้งว่าการไม่เปิดเผยตัวตนนั้นกีดกันความเปิดเผยและความโปร่งใสในการทำงาน การศึกษายังแสดงให้เห็นว่าการสำรวจโดยไม่เปิดเผยตัวตนได้รับอัตราการตอบกลับของพนักงานที่สูงกว่า 90%

แบบสำรวจบางรายการไม่เปิดเผยชื่อ แต่คำตอบยังคงเป็นความลับ ซึ่งหมายความว่ามีเพียงฝ่ายบริหารเท่านั้นที่รู้ว่าคนงานตอบอย่างไร สิ่งสำคัญคือต้องแจ้งให้พนักงานทราบหากเป็นกรณีนี้ และรับประกันว่าคำตอบของพวกเขาจะไม่ถูกแบ่งปันกับบุคคลอื่น

ใช้ภาษาที่ง่ายและมีคำอธิบายที่จำเป็น

เพื่อปรับปรุงความแม่นยำของคำตอบ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้ภาษาง่ายๆ ที่ทุกคนเข้าใจเหมือนกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับแบบสำรวจความผูกพันของพนักงาน แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดรวมถึงการใช้แบบสำรวจนำร่องหรือการสนทนากลุ่มเพื่อตรวจสอบว่าไม่มีคำถามใดคลุมเครือ เนื่องจากแบบสำรวจเหล่านี้มีแนวโน้มที่จะมีคำศัพท์เกี่ยวกับทรัพยากรบุคคลซึ่งผู้อื่นไม่เข้าใจ

สำหรับสิ่งใดที่อาจสร้างความสับสน ให้อธิบายอย่างชัดเจน ด้วยวิธีนี้ พนักงานสามารถมุ่งเน้นไปที่การตอบคำถามแทนที่จะพยายามเข้าใจความหมายของพวกเขา

เริ่มและจบด้วยคำถามง่ายๆ

สร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับพนักงานตั้งแต่เริ่มต้นแบบสำรวจโดยถามคำถามง่ายๆ ตัวอย่างเช่น “เช่น “ฉันภูมิใจที่ได้เป็นส่วนหนึ่งของบริษัทนี้” คำถามเริ่มต้นง่ายๆ จะทำให้พนักงานสบายใจและรู้สึกสบายใจในการตอบแบบสำรวจที่เหลือ

การลงท้ายด้วยคำถามง่าย ๆ จะทำให้พนักงานรู้สึกดี สิ่งนี้น่าจะเพิ่มความเต็มใจที่จะเข้าร่วมการสำรวจในอนาคต

ใช้เทคโนโลยีในการจัดการแบบสำรวจและติดตามการตอบสนอง

ตามเนื้อผ้า การสำรวจจะดำเนินการในรูปแบบกระดาษ แม้ว่าบางบริษัทยังคงทำเช่นนี้ แต่อาจทำให้การมีส่วนร่วมลดลง ขาดการตอบกลับ และไม่ได้รับคำถาม นอกจากนี้ยังใช้เวลาและความพยายามอย่างมากในการวิเคราะห์ผลลัพธ์ด้วยตนเอง

ใช้เทคโนโลยี เช่น ซอฟต์แวร์แบบสำรวจพนักงานเพื่อสร้างและจัดการแบบสำรวจพนักงานทางออนไลน์ คำตอบทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ในระบบคลาวด์ ดังนั้นคุณจะไม่สูญเสียข้อมูล คุณยังสามารถกำหนดให้คำถามบางข้อเป็นข้อบังคับได้หากต้องการให้ทุกคนตอบ นอกจากนี้คุณยังสามารถติดตามและวิเคราะห์การตอบสนองแบบเรียลไทม์ได้อย่างง่ายดาย

หรือคุณสามารถส่งแบบสำรวจในรูปแบบ Microsoft Word หรือ Google Docs และส่งอีเมลเหล่านี้ให้พนักงาน แม้ว่าสิ่งนี้จะยังคงใช้เทคโนโลยี แต่ก็มีข้อจำกัด คุณจะต้องจัดกลุ่มคำตอบแต่ละรายการเข้าด้วยกันและวิเคราะห์ข้อมูลด้วยตนเอง

ที่สำคัญ การใช้เทคโนโลยีช่วยให้พนักงานมีส่วนร่วมได้จากทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการปรับปรุงอัตราการตอบกลับของพนักงานสำหรับทีมแบบกระจาย

ทำให้เป็นมิตรกับมือถือ

การจัดการแบบสำรวจบนอุปกรณ์พกพาช่วยให้พนักงานมีส่วนร่วมได้ง่ายยิ่งขึ้น พวกเขาสามารถเข้าถึงแบบสำรวจได้ในขณะเดินทางและบันทึกและดำเนินการต่อในภายหลังหากจำเป็นต้องหยุดชั่วคราว

การศึกษาพบว่า 90% ของคนรุ่นมิลเลนเนียลและ 98% ของคนทำงาน Gen Z ใช้สมาร์ทโฟน นั่นเป็นเหตุผลที่แบบสำรวจที่เหมาะกับมือถือเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการรวบรวมความคิดเห็นในปัจจุบัน

คำแนะนำของเรา: ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการทีมที่มีแอพมือถือ เช่น Connecteam

Connectteam มีคุณสมบัติแบบสำรวจในตัวที่ให้คุณสร้างและกำหนดแบบสำรวจและติดตามการตอบสนองแบบเรียลไทม์ คุณยังสามารถส่งการแจ้งเตือนพนักงานเพื่อเตือนพวกเขาเมื่อพวกเขาจำเป็นต้องกรอกแบบสำรวจ นอกจากนี้ เครื่องมือการรายงานของ Connectteam ยังช่วยให้คุณดูและวิเคราะห์แนวโน้มการสำรวจได้อย่างง่ายดาย ลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้งานฟรีวันนี้

เสนอสิ่งจูงใจหรือบังคับทำแบบสำรวจ

การทำแบบสำรวจเป็นข้อบังคับช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน นอกจากนี้ยังให้ตัวอย่างที่ยุติธรรมและเป็นตัวแทน

อีกทางหนึ่ง ให้พิจารณาเสนอรางวัลเพื่อจูงใจพนักงานให้ทำแบบสำรวจ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเสนอส่วนลดสำหรับองค์กรสำหรับการค้าปลีก ร้านอาหาร และอื่นๆ หรือจับรางวัลโดยมีผู้ตอบถูกรางวัล

ขอขอบคุณผู้ตอบแบบสอบถามที่สละเวลา

การขอให้พนักงานตอบคำถามมากมายไม่ใช่จุดสิ้นสุดของแบบสำรวจพนักงาน แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ได้แก่ การขอบคุณผู้เข้าร่วมที่สละเวลาและความพยายาม

คุณสามารถเพิ่มข้อความขอบคุณในตอนท้ายของแบบสำรวจหรือส่งอีเมลถึงพวกเขา หรือคุณสามารถแท็กแบบสาธารณะและขอบคุณผู้ตอบแบบสอบถามในฟีดข่าวของบริษัท สิ่งนี้อาจกระตุ้นให้คนงานเข้าร่วมมากขึ้นในอนาคต

พนักงานที่รู้สึกเคารพและชื่นชมจะมีโอกาสมากขึ้นในการเข้าร่วมการสำรวจในอนาคต

สร้างคำถามที่มีความหมาย ตรงประเด็น และมีวัตถุประสงค์

เขียนคำถามแต่ละข้อให้ครอบคลุมหนึ่งหัวข้อ

คุณสามารถครอบคลุมหลายหัวข้อในแบบสำรวจ แต่คำถามแต่ละข้อควรเน้นที่แนวคิดหรือหัวข้อเฉพาะเพียงข้อเดียว

ตัวอย่างเช่น หากคุณถามพนักงานว่าพวกเขาพึงพอใจเพียงใดกับโอกาสในการฝึกอบรมและการให้คำปรึกษา คุณจะไม่สามารถแยกการให้คะแนนสำหรับแต่ละหัวข้อเหล่านี้ออกจากกัน ดังนั้น คุณจะไม่สามารถใช้ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ให้ใช้คำถามหนึ่งเพื่อมุ่งเน้นการฝึกอบรมและอีกคำถามหนึ่งเพื่อมุ่งเน้นไปที่การเป็นที่ปรึกษา

หลีกเลี่ยงคำถามปลายเปิดและเน้นที่ข้อเท็จจริง ไม่ใช่ความรู้สึก

เมื่อกำหนดเป้าหมายหัวข้อต่างๆ จำนวนมากกับกลุ่มเป้าหมายขนาดใหญ่ วิธีที่ดีที่สุดคือจำกัดคำถามปลายเปิด พนักงานแต่ละคนจะตอบสนองไม่เหมือนกัน และการวิเคราะห์ความคิดเห็นที่มีคำหยาบและไม่สอดคล้องกันนั้นใช้เวลานาน นอกจากนี้ คุณจะพบว่าการเลือกธีมที่สำคัญและตัดสินใจว่าจะดำเนินการอย่างไรกับคำติชมนั้นเป็นเรื่องยาก

ในทางกลับกัน คำถามเชิงปริมาณจะตอบและวิเคราะห์ได้ง่ายกว่า ผู้ออกแบบแบบสำรวจมักใช้มาตราส่วนการให้คะแนนเพื่อรวบรวมข้อมูลที่ชัดเจนซึ่งสามารถวิเคราะห์ทางสถิติได้

ต่อไปนี้คือตัวอย่างมาตราส่วนการให้คะแนนที่ใช้กันทั่วไปซึ่งใช้กับคำถามแบบสำรวจ:

ถาม: ผู้จัดการของฉันให้ข้อเสนอแนะที่มีประสิทธิภาพแก่ฉัน

1. ไม่เห็นด้วยอย่างยิ่ง
2. ไม่เห็นด้วย
3. เป็นกลาง
4. เห็นด้วย
5. เห็นด้วยอย่างยิ่ง

อย่างไรก็ตาม แม้แต่คำถามประเภทนี้ก็อาจเป็นปัญหาได้ มันมุ่งเน้นไปที่ ความรู้สึก ของพนักงานมากกว่าข้อเท็จจริงที่สังเกตได้ มันขึ้นอยู่กับสิ่งที่พนักงานพิจารณาว่าเป็น "ข้อเสนอแนะที่มีประสิทธิภาพ"

ตัวเลือกอื่นอาจ ใช้ระบบตัวเลข

ต่อไปนี้คือตัวอย่างคำถามแบบสำรวจที่อิงตามตัวเลข:

ถาม: ในช่วงปีที่แล้ว ผู้จัดการของฉันได้ให้ข้อเสนอแนะที่มีประสิทธิภาพและนำไปใช้ได้จริงแก่ฉัน

1. ไม่เคย ………………………………………………………………………… 10. เสมอ

คำถามนี้มุ่งเน้นไปที่ข้อเท็จจริงที่สังเกตได้และมีวัตถุประสงค์มากขึ้น คำตอบที่เป็นตัวเลขจะให้ข้อมูลที่มีประสิทธิภาพมากกว่าคำตอบที่เป็นคำพูด

ท้ายที่สุดแล้ว วัตถุประสงค์ของแบบสำรวจและขนาดของกลุ่มเป้าหมายจะเป็นตัวกำหนดว่าคำถามและมาตราส่วนการให้คะแนนใดจะให้ผลลัพธ์ที่มีความหมายมากที่สุด

ข้อเสนอแนะเชิงคุณภาพมีที่มา

ในกรณีส่วนใหญ่ แบบสำรวจประกอบด้วยคำถามอย่างน้อย 1-2 ข้อที่ช่วยให้พนักงานสามารถให้ข้อเสนอแนะเชิงคุณภาพ เช่น ข้อคิดเห็น นอกเหนือไปจากความคิดเห็นเชิงปริมาณ

วิธีนี้จะมีประสิทธิภาพมากที่สุดเมื่อคุณกำลังมองหาคำแนะนำจากพนักงาน คำติชมเชิงคุณภาพยังช่วยให้คุณมีบริบทมากขึ้นและเข้าใจความคิดเห็นของพนักงานอย่างลึกซึ้งยิ่งขึ้น นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่ดีในการทำให้พนักงานรู้สึกว่าได้รับการรับฟังและเห็นคุณค่า

วางตัวเป็นกลางและหลีกเลี่ยงคำถามนำหน้า

คำถามนำจะถูกใช้วลีเพื่อแนะนำผู้ตอบไปสู่คำตอบที่ต้องการ ตัวอย่างเช่น “คุณรู้สึกขาดพนักงานหรือไม่” กระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมมุ่งเน้นไปที่เชิงลบ

คำถามที่เป็นกลางและไม่เกี่ยวกับอารมณ์จะรวบรวมความคิดเห็นที่มีประสิทธิภาพและเป็นกลางมากขึ้น ลองพิจารณาแทนว่า “คุณพอใจกับขนาดพนักงานมากน้อยเพียงใด”

ในทำนองเดียวกัน บริษัทต่างๆ มักจะโรยแบบสำรวจด้วยข้อความที่เป็นบวก เช่น “ผู้จัดการของฉันให้การสนับสนุน” ผลลัพธ์จากแบบสำรวจที่เต็มไปด้วยข้อความแสดงอารมณ์มักจะไม่น่าเชื่อถือ ดังนั้นจึงเป็นการดีที่สุดที่จะหลีกเลี่ยงสิ่งเหล่านี้

ให้คำถามที่มีความหมายต่อประสิทธิภาพและความสำเร็จของบริษัท

เพื่อให้แบบสำรวจสั้นและกระชับ ให้ยึดคำถามที่มีความหมายต่อวัตถุประสงค์ของแบบสำรวจ หลีกเลี่ยงการยัดเยียดแบบสำรวจของคุณด้วยคำถามน่ารู้ที่ไม่ได้มีความสำคัญในทันที การดำเนินการนี้จะช่วยให้คุณรวบรวมข้อมูลเชิงลึกที่มีความหมายได้ง่ายขึ้น เพื่อให้คุณสามารถดำเนินการได้

หลีกเลี่ยงความเป็นอันดับหนึ่งและความลำเอียงใหม่ด้วยคำถามจัดอันดับ

คำถามเกี่ยวกับการจัดอันดับให้รายการตัวเลือกแก่พนักงานที่พวกเขาถูกขอให้จัดอันดับ ตัวอย่างเช่น “อันดับบริษัทได้รับประโยชน์ตามลำดับความสำคัญที่มีต่อคุณ”

ซึ่งอาจส่งผลให้พนักงานมีอคติด้านความเป็นอันดับหนึ่งและ/หรือความใหม่ ซึ่งหมายความว่าพวกเขามีแนวโน้มที่จะมุ่งเน้นไปที่รายการแรกและ/หรือรายการสุดท้ายในรายการ โดยให้ความสนใจเพียงเล็กน้อยกับรายการที่อยู่ระหว่างนั้น

เป็นการดีที่สุดที่จะหลีกเลี่ยงคำถามจัดอันดับและใช้คำถามที่เป็นอิสระแทน

เปลี่ยนถ้อยคำเป็นครั้งคราวเพื่อให้คำตอบที่ต้องการเป็นลบ

ให้พนักงานมีส่วนร่วมและพร้อมรับมือโดยเปลี่ยนคำตอบที่ต้องการเป็นเชิงลบเป็นระยะๆ

ตัวอย่างเช่น “ผู้จัดการของฉันไม่ให้ข้อเสนอแนะที่มีประสิทธิภาพแก่ฉัน” วิธีนี้จะกำจัดแนวโน้มที่จะ "เห็นด้วย" กับทุกสิ่ง ซึ่งเป็นอคติที่มีพลังมากขึ้นในช่วงท้ายของแบบสำรวจ

จัดรูปแบบเพื่อลดอคติ

หลีกเลี่ยงป้ายกำกับหัวข้อ และลองสุ่มลำดับคำถาม

หลีกเลี่ยงการติดป้ายกำกับส่วนต่างๆ หรือรวมชุดคำถามไว้ในกล่อง ตัวอย่างเช่น บางบริษัทจัดกลุ่มคำถามที่เกี่ยวข้องกับผลประโยชน์ไว้ด้วยกัน มุมมองของพนักงานเกี่ยวกับการทำงานแบบยืดหยุ่นอาจมีอิทธิพลต่อวิธีที่พวกเขาให้คะแนนผลประโยชน์อื่นๆ เช่น การประกันสุขภาพ พนักงานมักจะตอบหรือให้คะแนนคำตอบที่คล้ายกันสำหรับคำถามภายในกล่องหรือส่วน

คุณสามารถสุ่มลำดับคำถามของคุณเพื่อไม่ให้ถูกจัดกลุ่มเข้าด้วยกัน ตัวอย่างเช่น ไม่มีคำถามเกี่ยวกับสวัสดิการทั้งหมดติดต่อกัน กระจายข้อมูลเหล่านี้ไปทั่วแบบสำรวจเพื่อให้คุณได้รับคำตอบที่เป็นกลางซึ่งนำไปใช้กับผลประโยชน์เพียงข้อเดียวในแต่ละครั้ง

ให้คำถามมีความยาวเท่ากันเพื่อป้องกันอคติ

พยายามเขียนคำถามที่มีความยาวใกล้เคียงกัน เช่น 1 ประโยค 5-10 คำ หรือน้อยกว่า 20 คำ ตัดสินใจเลือกความยาวที่เหมาะกับคำถามที่คุณจะถามและคงไว้ซึ่งความสม่ำเสมอในขณะที่คุณเขียนแบบสำรวจ

พนักงานอาจคิดว่าคำถามที่ยาวกว่าหรือใช้คำมากมีความสำคัญต่อบริษัทมากกว่า สิ่งนี้สามารถทำให้พวกเขาตอบคำถามเหล่านั้นในเชิงบวกมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพวกเขากังวลว่าจะถูกระบุตัวตน

ตั้งคำถามเกี่ยวกับข้อมูลประชากรอย่างระมัดระวัง

คำถามเกี่ยวกับประชากรศาสตร์เกี่ยวกับเพศ อายุ เชื้อชาติ และรสนิยมทางเพศมีความสำคัญ พวกเขาช่วยระบุธงสีแดงเมื่อพูดถึง DEI (ความหลากหลาย ความเท่าเทียม และการไม่แบ่งแยก) และการเลือกปฏิบัติ

ในทางกลับกัน ช่วยให้ระบุตัวผู้ตอบได้ง่ายขึ้น ซึ่งอาจส่งผลให้พนักงานลังเลที่จะตอบคำถามตามความเป็นจริง

เป็นการดีที่สุดที่จะเลือกคำถามเกี่ยวกับข้อมูลประชากร ด้วยวิธีนี้ พนักงานสามารถตัดสินใจได้ว่าต้องการเปิดเผยรายละเอียดหรือไม่

นอกจากนี้ ให้พิจารณาว่าคุณต้องการวางคำถามเหล่านี้ไว้ที่ไหนในแบบสำรวจ ในการสำรวจการมีส่วนร่วมของพนักงาน แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดรวมถึงการตั้งคำถามเกี่ยวกับข้อมูลประชากรในตอนท้าย วิธีนี้จะช่วยป้องกันพนักงานออกจากแบบสำรวจและลดการตอบสนองที่มีอคติ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผลลัพธ์มีความน่าเชื่อถือและใช้มัน!

ตรวจสอบการตรวจสอบ

ตรวจสอบผลการสำรวจของคุณด้วยข้อมูลจริงและแนวโน้มในชีวิตจริง ตัวอย่างเช่น ลองนึกภาพว่าพนักงานคนหนึ่งจดบันทึกในแบบสำรวจว่าพวกเขามีแนวโน้มที่จะอยู่กับบริษัทในระยะยาว แต่ในชีวิตจริงพวกเขาลาออกหลังจากทำแบบสำรวจได้ไม่นาน สิ่งสำคัญคือต้องระบุความไม่สอดคล้องกันเหล่านี้และเข้าใจว่ามาจากไหน

การเปรียบเทียบ

ใช้ประโยชน์จากข้อมูลเปรียบเทียบ ซึ่งเป็นผลลัพธ์สำหรับคำถามเดียวกันหรือที่คล้ายกัน จากแบบสำรวจที่ทำโดยทีมหรือบริษัทอื่นๆ ในอุตสาหกรรมของคุณ

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าผลลัพธ์ของคุณบ่งชี้ว่าพนักงานของคุณมีส่วนร่วมสูง บางทีผลลัพธ์ของบริษัทอื่นสำหรับคำถามเดียวกันนี้บ่งชี้ว่าพนักงานมีส่วนร่วมสูงเช่นกัน

การเปรียบเทียบแบบเหมือนต่อแบบเหล่านี้สามารถช่วยตรวจสอบข้อมูลของคุณและแสดงให้คุณเห็นว่าทีมของคุณทำงานอย่างไรเมื่อเทียบกับคู่แข่งของคุณ

ละทิ้งคำถามหรือแบบสำรวจที่มีการตอบกลับน้อยมาก

อย่าพึ่งพาข้อมูลสำหรับแบบสำรวจหรือคำถามหากจำนวนคำตอบต่ำเกินไปและไม่ได้เป็นตัวแทนของประชากรเป้าหมาย

ตัวอย่างเช่น หากคุณมีบริษัทที่มีพนักงาน 50 คนและมีผู้เข้าร่วมเพียง 5 คน ผลลัพธ์ของคุณจะไม่สะท้อนถึงมุมมองของสมาชิกในทีมทั้งหมด ดังนั้นจึงไม่ควรนำไปใช้ในการตัดสินใจที่สำคัญ

คำตอบเบ้

คุณอาจพบว่าผลการสำรวจดูเหมือนจะโน้มเอียงไปด้านใดด้านหนึ่งอย่างมาก ในกรณีเหล่านี้ ให้ตรวจสอบว่าข้อมูลแบบสำรวจของคุณไม่ได้รับอิทธิพลจากคำตอบที่รุนแรงเพียงหยิบมือเดียว

ตัวอย่างเช่น หากคนส่วนใหญ่กล่าวว่าพวกเขา "พอใจ" หรือ "เป็นกลาง" กับเงินช่วยเหลือการลางาน แต่มีพนักงานจำนวนน้อยที่ "ไม่พอใจอย่างมาก" ก็อาจส่งผลให้ผลลัพธ์โดยรวมกลายเป็น "ไม่พอใจ" สิ่งนี้เรียกว่า "การเอียง"

ติดตาม

AON เผยผู้จัดการเกือบ 80% ไม่ทำตามข้อมูลสำรวจพนักงาน ซึ่งสอดคล้องกับ 80% ของพนักงานที่รู้สึกว่าการตอบแบบสำรวจไม่ได้สร้างความแตกต่างให้กับสภาพการทำงานของพวกเขา

เนื่องจากการมีส่วนร่วมของพนักงานในสหรัฐฯ มีแนวโน้มลดลง จึงเป็นเรื่องสำคัญที่บริษัทต่างๆ จะใช้ข้อมูลที่รวบรวมจากการสำรวจความคิดเห็นของพนักงาน

อย่าถือว่าเป็นแบบฝึกหัดในกล่องกาเครื่องหมาย แบบสำรวจเหล่านี้ให้ข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าที่คุณสามารถใช้เพื่อปรับปรุงวัฒนธรรมและแนวปฏิบัติในการทำงานภายในบริษัทของคุณ

บรรทัดล่างสุดของแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสำรวจความคิดเห็นของพนักงาน

แบบสำรวจพนักงานเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการรวบรวมคำติชมจากพนักงานของคุณ โดยจะให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการมีส่วนร่วมของพนักงาน ระดับความพึงพอใจ การเริ่มต้นใช้งาน และอื่นๆ

แต่ผลการสำรวจมีแนวโน้มที่จะมีอคติและข้อผิดพลาด และสามารถตีความผิดได้ง่าย สิ่งนี้อาจทำให้คุณตัดสินใจผิดพลาดสำหรับพนักงานของคุณ

ดังนั้น คุณต้องสร้างแบบสำรวจที่มีประสิทธิภาพแต่ต้องคำนึงถึงข้อผิดพลาดเหล่านี้ด้วย คุณต้องวางแผนล่วงหน้า เพิ่มอัตราการมีส่วนร่วมให้สูงสุด และได้รับคำตอบที่ซื่อสัตย์และเป็นกลางจากพนักงานของคุณ

บทความนี้ครอบคลุมเคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ 5 ข้อเพื่อปรับปรุงการออกแบบ การบริหาร และการวิเคราะห์แบบสำรวจ ด้วยข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้ คุณสามารถใช้พลังของแบบสำรวจพนักงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ