วิธีคำนวณต้นทุนที่แท้จริงของพนักงาน

นายจ้างต้องตั้งงบประมาณให้มากกว่าเงินเดือนพื้นฐานเมื่อพิจารณาจ้างงานใหม่ ผลประโยชน์และภาษีจะบวกเข้ากับต้นทุนรวมของนายจ้างต่อพนักงานหนึ่งคน

นอกจากนี้ พนักงานแต่ละคนต้องการทรัพยากรในการทำงาน เช่น อุปกรณ์ วัสดุการฝึกอบรม หรือแม้แต่เชื้อเพลิงสำหรับใส่ยานพาหนะของบริษัท

ทั้งหมดนี้เพิ่มขึ้น ดังนั้นพนักงานมีค่าใช้จ่ายเท่าไหร่? แล้วจะคำนวณได้อย่างไร?

ในบทความนี้ เราจะหารือเกี่ยวกับส่วนประกอบของต้นทุนพนักงานและให้สูตรบางอย่างสำหรับการคำนวณต้นทุนที่แท้จริงของพนักงาน

นอกจากนี้เรายังดูที่ค่าใช้จ่ายที่ซ่อนอยู่ของพนักงานที่นายจ้างจำนวนมากพลาด

สูตรคำนวณต้นทุนที่แท้จริงของพนักงาน

สูตรที่ใช้กันทั่วไปในการคำนวณค่าใช้จ่ายของพนักงานได้รับการประกาศเกียรติคุณเป็นครั้งแรกโดย Joseph Hadzima อาจารย์อาวุโสของ Massachusetts Institute of Technology

Hadzima เสนอว่าค่าใช้จ่ายของนายจ้างที่แท้จริงสำหรับลูกจ้างอยู่ ระหว่าง 1.25 ถึง 1.4 เท่าของฐานเงินเดือนของลูกจ้าง ปัจจัยนี้ส่งผลต่อภาษีเงินเดือนต่อพนักงานและต้นทุนสวัสดิการพนักงาน

เมื่อพนักงานใหม่เข้าร่วมบริษัทของคุณ คุณสามารถกำหนดค่าใช้จ่ายของพวกเขาได้โดยการคำนวณ:

ฐานเงินเดือน x 1.25

ฐานเงินเดือน x 1.4

ค่าใช้จ่ายที่แท้จริงของพนักงานควรอยู่ ระหว่างสองตัวเลขนี้

ตัวอย่างเช่น สมมติว่ามีการจ้างพนักงานใหม่ในธุรกิจของคุณที่ฐานเงินเดือน 45,000 ดอลลาร์ คำนวณต่อไปนี้:

$45,000 (ฐานเงินเดือน) x 1.25 = $56,250

$45,000 (ฐานเงินเดือน) x 1.4 = $63,000

ค่าใช้จ่ายจริงของพวกเขาจะอยู่ระหว่าง 56,250 ถึง 63,000 ดอลลาร์

สูตรเดียวกันนี้ใช้กับ พนักงานรายชั่วโมง เพียงคูณอัตราค่าจ้างต่อชั่วโมงด้วย 1.25 และ 1.4 เพื่อกำหนดช่วงของต้นทุนที่แท้จริง

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณจ้างพนักงานใหม่ในอัตรา 20 ดอลลาร์ต่อชั่วโมง

$20 x 1.25 = $25

20 ดอลลาร์ x 1.4 = 28 ดอลลาร์

ค่าใช้จ่ายที่แท้จริงของคนงานอยู่ระหว่าง 25 ถึง 28 เหรียญต่อชั่วโมง

โปรดทราบว่าสูตรนี้ ไม่รวมค่าใช้จ่ายอื่นๆ เช่น ค่าใช้จ่ายในการจัดหางาน พื้นที่สำนักงาน อุปกรณ์ของพนักงาน การเริ่มต้นใช้งานและการฝึกอบรม ด้านล่างนี้ เราจะพูดถึงปัจจัยทั่วไปที่ส่งผลต่อต้นทุนของนายจ้างต่อพนักงาน เพื่อให้คุณคำนวณได้แม่นยำยิ่งขึ้น

สิ่งที่อาจส่งผลต่อต้นทุนพนักงาน

ปัจจัยหลายอย่างส่งผลต่อค่าใช้จ่ายของพนักงาน ปัจจัยบางอย่างเป็นปัจจัยภายในบริษัท ในขณะที่ปัจจัยอื่นๆ มีอิทธิพลจากภายนอก สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจปัจจัยเหล่านี้เพื่อคำนวณต้นทุนพนักงานได้อย่างถูกต้อง

ภาษีเงินเดือน

ธุรกิจของคุณมีหน้าที่จ่ายภาษีเงินเดือนตามค่าจ้างของพนักงานแต่ละคน ซึ่งรวมถึงประกันสังคม เมดิแคร์ และภาษีการว่างงานของรัฐ ภาษีจะจ่ายให้กับรัฐบาลกลางและรัฐ ขึ้นอยู่กับสถานที่ปฏิบัติงาน

ตรวจสอบเว็บไซต์ IRS เพื่อขอความช่วยเหลือเกี่ยวกับการคำนวณภาษีของรัฐบาลกลาง คุณยังสามารถดูรายละเอียดการติดต่อสำหรับหน่วยงานภาษีของรัฐ

สวัสดิการพนักงาน

ผลประโยชน์ของพนักงานมีบทบาทสำคัญในต้นทุนโดยรวมของพนักงาน ซึ่งรวมถึงประกันสุขภาพ แผนการเกษียณอายุ การลาหยุดแบบจ่ายเงิน และประกันอื่นๆ และสิทธิพิเศษที่ธุรกิจของคุณมอบให้กับพนักงาน

คำนวณต้นทุนสวัสดิการพนักงานโดยเฉลี่ยต่อพนักงานโดยการหารต้นทุนรวมของชุดสวัสดิการของคุณด้วยจำนวนพนักงานทั้งหมด นี่คือสูตรที่เขียนออกมา:

ต้นทุนผลประโยชน์รวม / จำนวนพนักงานทั้งหมด = ต้นทุนผลประโยชน์ต่อพนักงาน

โปรดจำไว้ว่า ผลประโยชน์เป็นต้นทุนต่อเนื่อง และผลประโยชน์เช่น PTO และการประกันภัยอื่น ๆ มักจะต่ออายุในบางช่วงเวลา ซึ่งหมายความว่าพวกเขาจะไม่จ่ายต้นทุนผลประโยชน์ต่อพนักงานเพียงครั้งเดียว โปรดระลึกไว้เสมอระหว่างการคำนวณ

ที่ตั้ง

สถานที่เป็นหนึ่งในปัจจัยภายนอกที่ใหญ่ที่สุดที่ส่งผลต่อค่าใช้จ่ายของพนักงาน ตัวอย่างเช่น พนักงานคนเดียวกันที่ทำงานเดียวกันในเดนเวอร์ รัฐโคโลราโด จะต้องได้รับฐานเงินเดือนที่สูงขึ้นในลอสแอนเจลิส รัฐแคลิฟอร์เนีย เพื่อชดเชยส่วนต่างของค่าครองชีพ ตามเครื่องคำนวณค่าครองชีพของ CNN Money ค่าครองชีพของลอสแองเจลิสสูงกว่าค่าครองชีพในเดนเวอร์ 31.5%

สภาวะตลาด

ตลาดการจ้างงานเปลี่ยนไปตามการเปลี่ยนแปลงของอุปสงค์และอุปทาน เมื่อตลาดเอื้อประโยชน์ต่อนายจ้าง ก็เป็นไปได้ที่จะหาผู้มีความสามารถระดับสูงด้วยต้นทุนที่ต่ำลง อย่างไรก็ตาม เมื่อตลาดสนับสนุนพนักงาน อาจต้องมีการเพิ่มค่าตอบแทนและสวัสดิการเพื่อดึงดูดความสามารถที่คุณต้องการ

อุตสาหกรรม

การทำความเข้าใจเกี่ยวกับอุตสาหกรรมของคุณเป็นสิ่งจำเป็นในการทำความเข้าใจว่าพนักงานคาดหวังอะไรจากค่าตอบแทนทั้งหมด พนักงานในบางอุตสาหกรรมคาดว่าจะจ่ายบางส่วนหรือทั้งหมดของแผนประกันสุขภาพของตน ในอุตสาหกรรมอื่น ๆ พนักงานคาดหวังให้นายจ้างเสนอประกันสุขภาพที่บริษัทจ่ายเต็มจำนวน

สิทธิพิเศษสำหรับองค์กร เช่น การเป็นสมาชิกโรงยิมลดราคาเป็นเรื่องปกติในบางอุตสาหกรรม ในขณะที่บางอุตสาหกรรมให้สิทธิพิเศษที่จำกัดหรือไม่มีเลยสำหรับพนักงาน

ประเภทบทบาท

ค่าใช้จ่ายของพนักงานยังแตกต่างกันไปตามบรรทัดฐานที่คาดไว้โดยบทบาทต่างๆ ภายในบริษัท พนักงานอาวุโสและผู้มีทักษะที่ต้องการมีแนวโน้มที่จะคาดหวังค่าตอบแทนและผลประโยชน์ที่เพิ่มขึ้นเมื่อเทียบกับพนักงานระดับเริ่มต้นหรือทักษะทั่วไป กระบวนการสรรหาบุคลากรอาจใช้เวลานานและเข้มงวดมากขึ้นสำหรับตำแหน่งระดับสูง ซึ่งจะเพิ่มค่าใช้จ่ายของพนักงาน

วิธีคำนวณค่าจ้างพนักงานอาจส่งผลต่อต้นทุนพนักงานด้วย พนักงานรายชั่วโมง—และบางตำแหน่งที่ได้รับเงินเดือน—มีสิทธิ์ได้รับค่าล่วงเวลา การกำหนดงบประมาณอาจทำได้ยากขึ้น เว้นแต่ว่าคุณมีระบบติดตามเวลาที่มีประสิทธิภาพ

ขนาดของ บริษัท

บางครั้งบริษัทขนาดใหญ่สามารถรักษาต้นทุนต่อพนักงานให้ต่ำลงได้ เนื่องจากค่าใช้จ่ายโดยรวมจะกระจายออกไปตามคนงานจำนวนมากขึ้น

นอกจากนี้ ในบริษัทขนาดใหญ่ ค่าใช้จ่ายสำหรับบริการสนับสนุนด้านไอทีและระบบดิจิทัล เช่น การติดตามเวลาและซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนสามารถกระจายไปยังพนักงานได้มากขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายของพนักงานแต่ละคน

ค่าใช้จ่ายในการสรรหา

การค้นหาพนักงานที่เหมาะสมสำหรับบทบาทนั้นจำเป็นต้องมีการลงทุนด้านการสรรหาบุคลากรจำนวนมาก รวมถึงค่าใช้จ่ายในการสรรหาทั้งภายในและภายนอก

ค่าใช้จ่ายในการสรรหาบุคลากรภายใน

ค่าใช้จ่ายเหล่านี้เป็นค่าใช้จ่ายในการสรรหาพนักงานและผู้จัดการการจ้างงาน สำหรับเวลาของพวกเขา

รับสมัครพนักงาน

ตัวอย่างเช่น ลองพิจารณา HR Generalist ที่ใช้เวลา 15 ชั่วโมงต่อสัปดาห์กับงานสรรหาบุคลากร พนักงานคนนั้นมีรายได้ 20 ดอลลาร์ต่อชั่วโมง และทำงาน 50 สัปดาห์ในแต่ละปีหลังจากลาพักร้อน 2 สัปดาห์ การคำนวณของคุณจะมีลักษณะดังนี้:

15 [ชั่วโมงที่ใช้ในการสรรหา] x $20 [อัตรารายชั่วโมง] x 50 [สัปดาห์ที่ทำงานต่อปี] = $15,000 ต่อปีสำหรับการสรรหาภายใน

สำหรับพนักงานที่ได้รับเงินเดือน ขั้นแรกให้คำนวณอัตรารายชั่วโมงที่แท้จริงด้วยสูตรนี้:

เงินเดือน / (ชั่วโมงทำงานรายสัปดาห์ x สัปดาห์ต่อปี) = อัตรารายชั่วโมง

ถ้าพนักงานประจำของคุณทำงาน 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ พวกเขาจะทำงาน 2,080 ชั่วโมงต่อปี (40 x 52) ด้วยเงินเดือน $45,000 อัตราต่อชั่วโมงที่แท้จริงคือ $21.63 ($45,000 / 2,080)

หากบริษัทของคุณมีพนักงานหลายคนที่จัดการเรื่องการสรรหา คุณจะต้องรวมเงินช่วยเหลือของแต่ละคนเข้ากับต้นทุนการสรรหาบุคลากรภายใน ตัวอย่างเช่น พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลสองคนใช้เวลา 15 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในงานสรรหาบุคลากรตามตัวอย่างข้างต้น จะส่งผลให้มีค่าใช้จ่ายในการสรรหาพนักงานภายใน 30,000 ดอลลาร์ต่อปี

จ้างผู้จัดการ

ผู้จัดการฝ่ายว่าจ้างอาจมีส่วนร่วมในการสรรหาเป็นระยะๆ เท่านั้น แต่ควรพิจารณาเวลาของพวกเขาด้วยเมื่อคำนวณต้นทุนการสรรหาภายในของคุณ

ตัวอย่างเช่น ลองพิจารณาผู้จัดการการจ้างงานที่ใช้เวลาเฉลี่ย 5 ชั่วโมงต่อเดือนในงานสรรหาบุคลากร เงินเดือนของผู้จัดการการจ้างงานคือ 50,000 ดอลลาร์ โดยมีอัตราต่อชั่วโมงที่แท้จริงอยู่ที่ 24.04 ดอลลาร์ เมื่อคำนึงถึงสิ่งนี้ การคำนวณของคุณจะมีลักษณะดังนี้:

$24.04 [อัตรารายชั่วโมง] x (5 [ชั่วโมงการรับสมัคร] x 12 [เดือน]) = $1,442.40 [ค่าใช้จ่ายรายปี]

เช่นเดียวกับการสรรหาพนักงาน ให้รวมค่าใช้จ่ายรายปีทั้งหมดสำหรับผู้จัดการการจ้างแต่ละคนเพื่อให้ได้ต้นทุนการสรรหารายปีทั้งหมดจากเวลาการจ้างผู้จัดการ

ค่าใช้จ่ายในการสรรหาภายนอก

หลังจากคำนวณต้นทุนการสรรหาภายในของคุณ คุณต้องคำนวณต้นทุนการสรรหาภายนอกของคุณ

สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงค่าใช้จ่ายในการจ้างนายหน้าบุคคลที่สามสำหรับเวลาของพวกเขา เช่นเดียวกับการชำระเงินภายนอกสำหรับ:

• โฆษณางาน
• กิจกรรมส่งเสริมธุรกิจ เช่น งานแสดงสินค้า
• ซอฟต์แวร์การสรรหา เช่น ระบบติดตามผู้สมัคร
• ตรวจสอบประวัติ
• ค่าใช้จ่ายในการย้ายถิ่นฐาน
• โบนัสการอ้างอิงให้กับพนักงานที่มีอยู่

ค่าใช้จ่ายในการขึ้นเครื่อง

หลังจากจ้างพนักงานใหม่แล้ว พวกเขาจำเป็นต้องมีความรู้เพื่อมีส่วนร่วมในบทบาทใหม่ของพวกเขา การเตรียมความพร้อมและการฝึกอบรมเป็นค่าใช้จ่ายที่จำเป็นซึ่งสามารถเพิ่มขึ้นได้อย่างรวดเร็ว

ค่าโสหุ้ย

สิ่งเหล่านี้ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับพนักงาน แต่ ครอบคลุมค่าใช้จ่ายที่จำเป็นในการดำเนินธุรกิจ

โดยทั่วไปจะรวมสิ่งต่างๆ เช่น ค่าเช่าพื้นที่สำนักงาน ค่าสาธารณูปโภค เครื่องใช้สำนักงาน อุปกรณ์ เครื่องแบบพนักงาน โทรศัพท์มือถือสำหรับพนักงาน และอื่นๆ ค่าโสหุ้ยยังรวมถึงเทคโนโลยีทั่วไป เช่น ซอฟต์แวร์ธุรกิจและคอมพิวเตอร์

อัตราหมุนเวียน

บริษัทที่มีอัตราการลาออกสูงกว่าจะมีต้นทุนพนักงานโดยรวมสูงกว่า นี่เป็นเพราะพวกเขาถูกบังคับให้ลงทุนในการจัดหางานและการเริ่มต้นใช้งานบ่อยขึ้น

เหตุใดการคำนวณต้นทุนพนักงานจึงมีความสำคัญ

การคำนวณค่าใช้จ่ายของพนักงานเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการจัดการธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ การทราบค่าใช้จ่ายของพนักงานจะช่วยให้คุณ กำหนดงบประมาณค่าใช้จ่ายพนักงานได้อย่างถูกต้อง ความรู้นี้สามารถช่วยให้คุณ ‌ตัดสินใจอย่างรอบรู้มากขึ้นเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน เช่น ชุดสวัสดิการ อุปกรณ์ หลักสูตรการฝึกอบรม และอื่นๆ อีกมากมาย

ในทำนองเดียวกัน ความต้องการพนักงานจะคาดการณ์ได้ง่ายกว่า เมื่อคุณรู้ว่าตำแหน่งของพนักงานมีค่าใช้จ่ายเท่าไรในธุรกิจของคุณ ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถระบุได้ว่าตัวเลือกที่ยืดหยุ่น เช่น พนักงานพาร์ทไทม์หรือการจ้างผู้รับเหมาภายนอกจะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรของคุณได้ดีที่สุด

การทำความเข้าใจต้นทุนของนายจ้างสำหรับพนักงานแต่ละคนยัง แจ้งราคา สำหรับผลิตภัณฑ์และบริการด้วย ธุรกิจของคุณสามารถกำหนดราคาสินค้าและบริการได้อย่างเหมาะสมเพื่อทำกำไร

นอกจากนี้ การคำนวณค่าใช้จ่ายของพนักงานสามารถช่วยได้ ประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน เมื่อเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายของพนักงานกับผลผลิตและการสร้างรายได้ คุณสามารถทำการตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลเกี่ยวกับการเลื่อนตำแหน่ง การขึ้นเงินเดือน โบนัส และแผนการปรับปรุงประสิทธิภาพ

บทสรุป

การคำนวณต้นทุนพนักงานพิจารณามากกว่าฐานเงินเดือนของพนักงาน ค่าใช้จ่ายที่แท้จริงของพนักงานอยู่ระหว่าง 1.25 ถึง 1.4 เท่าของเงินเดือนพื้นฐาน เพื่อพิจารณาถึงผลประโยชน์ของพนักงานและต้นทุนภาษี สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาปัจจัยเพิ่มเติมที่ส่งผลต่อต้นทุนพนักงาน เช่น ต้นทุนการสรรหาพนักงานของบริษัทของคุณ ที่ตั้งของพนักงาน สภาวะตลาดงานปัจจุบัน และต้นทุนการเริ่มงาน

ธุรกิจที่เข้าใจต้นทุนที่แท้จริงของพนักงานจะสามารถกำหนดงบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพ พิจารณาต้นทุนแรงงานในการกำหนดราคา และประเมินประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานได้อย่างถูกต้อง

คำถามที่พบบ่อย

พนักงานควรมีค่าใช้จ่ายกี่เปอร์เซ็นต์

ค่าใช้จ่ายเฉลี่ยต่อพนักงานอยู่ระหว่าง 1.25 ถึง 1.4 เท่าของเงินเดือนพื้นฐาน ตัวเลขนี้จะเพิ่มขึ้นเมื่อพิจารณาต้นทุนผันแปร เช่น เวลาของนายหน้า ตำแหน่งของพนักงาน และสภาวะตลาดงาน

บริษัทในสหรัฐอเมริกาส่วนใหญ่ใช้จ่าย 15% ถึง 30% ของรายได้รวมในบัญชีเงินเดือน ตัวเลขเหล่านี้แตกต่างกันไปในแต่ละอุตสาหกรรม

การเปลี่ยนพนักงานมีค่าใช้จ่ายเท่าไร?

Society for Human Resource Management (SHRM) พบว่า $4,700 เป็นต้นทุนเฉลี่ยต่อการจ้างงาน อย่างไรก็ตาม นายจ้างบางคนบอกกับ SHRM ว่าพวกเขาคาดว่าการจ้างงานใหม่จะมีราคา 3 ถึง 4 เท่าของเงินเดือนของตำแหน่ง ค่าประมาณนี้พิจารณาต้นทุนที่ไม่แน่นอน เช่น เวลาที่หัวหน้างานลงทุนในกระบวนการจ้างงาน ซึ่งอาจทำให้ต้นทุนในการเปลี่ยนพนักงานพุ่งสูงขึ้น

ต้องการรับบทความดีๆ เพิ่มเติมตรงไปยังกล่องจดหมายของคุณหรือไม่ สมัครสมาชิกที่นี่