9 เคล็ดลับในการสร้างจดหมายข่าวบริษัทที่ยอดเยี่ยม

ความโดดเดี่ยวทางสังคมและการขาดความเชื่อมโยงกับพันธกิจของบริษัทเป็นสาเหตุหลักของการเลิกจ้างพนักงานและการลาออกจำนวนมากในสหรัฐอเมริกา นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทีมแบบกระจายที่คนงานกระจัดกระจายไปตามสถานที่ต่างๆ

การมีส่วนร่วมกับพนักงานของคุณเป็นสิ่งสำคัญยิ่งกว่าที่เคย และทำให้พวกเขามีส่วนร่วมในวัฒนธรรมองค์กรและการตัดสินใจทางธุรกิจ จดหมายข่าวของบริษัท—สิ่งพิมพ์ดิจิทัลที่แบ่งปันข้อมูลที่เกี่ยวข้องเป็นประจำกับพนักงาน—เป็นวิธีที่ดีในการทำเช่นนี้

ในบทความนี้ เราจะดูเคล็ดลับ 9 ข้อในการสร้างจดหมายข่าวพนักงานที่ยอดเยี่ยมและมีส่วนร่วม เรายังให้ตัวอย่างในชีวิตจริงเพื่อช่วยให้คุณเห็นว่าอะไรใช้ได้ผล ใช้สิ่งเหล่านี้เป็นแรงบันดาลใจในการสร้างจดหมายข่าวภายในที่ประสบความสำเร็จสำหรับบริษัทของคุณ

McKinsey แสดงให้เห็นว่าพนักงานโดยเฉลี่ยใช้เวลา 28% ของวันในการอ่านและตอบอีเมล ด้วยการรับส่งข้อมูลอีเมลที่สูงขนาดนี้ จึงเป็นเรื่องง่ายที่พนักงานจะไม่สนใจจดหมายข่าวของพนักงาน หรือแม้กระทั่งพลาดจดหมายไปเลย คุณต้องหาวิธีที่จะดึงดูดและรักษาความสนใจของพวกเขา

ใช้หัวเรื่องที่เจาะจงและดึงดูดใจ สำหรับจดหมายข่าวภายในบริษัทของคุณ คุณสามารถเพิ่มส่วนที่น่าสนใจของจดหมายข่าวของคุณในหัวเรื่อง ตัวอย่างเช่น “นโยบายการลาไม่จำกัดครั้งใหม่และอีกมากมาย! อ่านตอนนี้” การกล่าวถึงสิ่งที่จะทำให้พนักงานสนใจเป็นวิธีที่ดีในการดึงดูดความสนใจของพวกเขา

เมื่อพวกเขาเข้ามาแล้ว ให้แน่ใจว่าพวกเขามีส่วนร่วมกับประเด็นสำคัญทั้งหมดที่คุณต้องการแบ่งปัน ทำจดหมายข่าวให้สั้นเพื่อไม่ให้มากเกินไป นอกจากนี้ แบ่งเนื้อหาออกเป็นส่วนขนาดพอดีคำ พร้อมหัวข้อที่สื่อความหมาย สิ่งนี้ทำให้ผู้อ่าน skim สามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ง่ายขึ้น คุณยังสามารถเพิ่มส่วนสรุปประเด็นสำคัญที่ด้านบนสุดเพื่อแชร์การอัปเดตที่สำคัญได้ในที่เดียว

พนักงานในปัจจุบันส่วนใหญ่ประกอบด้วยพนักงานรุ่นมิลเลนเนียลและรุ่น Gen Z หรือที่เรียกว่า Zoomers จากข้อมูลของ Forbes พนักงานเหล่านี้ต้องการเนื้อหาที่ตรงประเด็น เกี่ยวข้องกับพวกเขา และสอดคล้องกับค่านิยมของพวกเขา

กฎของหัวแม่มือคือการเขียนให้ง่ายและกระชับ ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่ทำให้ผู้อ่านได้รับข้อมูลที่ไม่จำเป็นมากเกินไป

นอกจากนี้ หลีกเลี่ยงการใช้คำที่ซับซ้อนหรือทางเทคนิค ที่อาจทำให้พนักงานของคุณสับสน อธิบายข้อมูลอย่างชัดเจนและรวมถึงสิ่งที่เกิดขึ้น เหตุผล และผลกระทบที่เกิดขึ้น ข้อมูลที่คลุมเครืออาจทำให้คุณหงุดหงิดและทำให้เข้าใจผิดได้

ตัดคำซ้ำซ้อน ที่ทำให้ประโยคของคุณยาวขึ้นโดยไม่เพิ่มคุณค่า การเปลี่ยน “ระยะเวลา 4 วัน” เป็น “4 วัน” เป็นตัวอย่างที่ดีของสิ่งนี้

ใช้น้ำเสียงที่ไม่เป็นทางการและเป็นบทสนทนา เพราะอ่านได้ง่ายกว่าน้ำเสียงที่เป็นทางการ การใช้สรรพนามเช่น "ฉัน" "เรา" และ "คุณ" เป็นวิธีที่ดีในการทำเช่นนี้ นอกจากนี้ยังช่วยให้พนักงานรู้สึกว่าเนื้อหาได้รับการปรับแต่งและเกี่ยวข้องกับพวกเขา

สุดท้าย ใช้อิโมจิตามความเหมาะสม เพื่อให้น้ำเสียงเป็นกันเองและสนุกสนาน แต่โปรดระวังว่าอีโมจิตัวใดที่คุณใช้ในจดหมายข่าวทางอีเมลและการสื่อสารภายในอื่นๆ การสำรวจล่าสุดพบว่า 74% ของผู้ตอบแบบสอบถามเข้าใจอีโมจิผิดในบางประเด็น ตัวอย่างเช่น บางคนใช้อีโมจิร้องไห้เพื่อแสดงน้ำตาแห่งความสุข ในขณะที่บางคนใช้อีโมจิเพื่อแสดงว่าพวกเขากำลังเสียใจ

จดหมายข่าวภายในช่วยให้คุณแบ่งปันข้อมูลสำคัญกับสมาชิกในทีมได้ในที่เดียว ต่อไปนี้เป็นบางวิธีที่คุณสามารถใช้ประโยชน์สูงสุดจากช่องทางการสื่อสารนี้

• ทำการประกาศทั่วทั้งบริษัท ตัวอย่างเช่น การดำเนินการตามนโยบายบริษัทใหม่ ข่าวการเกษียณอายุ หรือการต้อนรับผู้ร่วมงานใหม่
• แจ้งให้พนักงานทราบข้อมูลล่าสุด เกี่ยวกับแนวโน้มของอุตสาหกรรม กฎระเบียบใหม่ และข่าวสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
• เตือนพวกเขาเกี่ยวกับกิจกรรมที่จะเกิดขึ้น เช่น การสัมมนาผ่านเว็บ การประชุมนอกสถานที่ของทีม และอื่นๆ
• เตือนพวกเขาถึงกำหนดส่งงานที่กำลังจะมาถึง เช่น ‌เปิดรับสมัครเพื่อรับผลประโยชน์ของบริษัท หรือลงทะเบียนวันอาสาสมัคร
• ให้ข้อมูลอัปเดตความเป็นผู้นำ ซึ่งอาจรวมถึงการเปลี่ยนแปลงทิศทางเชิงกลยุทธ์ของบริษัท รายการส่งเสริมการขายในปีนี้ และอื่นๆ
• แบ่งปันคำถามที่พบบ่อย เพื่อตอบคำถามพนักงานที่พบบ่อยที่สุด สิ่งนี้จะช่วยคุณประหยัดเวลาไม่ต้องจัดการกับมันทีละตัว

มันไร้ประโยชน์ที่จะให้ข้อมูลสำคัญถ้าไม่มีใครอ่าน การทำให้พนักงานมีส่วนร่วมกับจดหมายข่าวภายในบริษัทเป็นสิ่งสำคัญ คุณสามารถทำได้ด้วยวิธีต่อไปนี้

ใช้มัลติมีเดีย

ฝังวิดีโอ เพื่อให้พนักงานมีส่วนร่วมกับเนื้อหา พวกเขาบอกเล่าเรื่องราวและเป็นวิธีที่ดีในการให้ข้อมูลแก่พนักงานโดยไม่ต้องขอให้พวกเขาอ่านย่อหน้าหรือประโยคยาว ๆ

แม้ว่าจะส่งผลกระทบน้อยกว่าวิดีโอ แต่ รูปภาพก็ช่วยให้เห็นภาพได้ชัดเจน และเพิ่มความสนุกให้กับจดหมายข่าวของคุณ

สุดท้ายนี้ GIF ซึ่งเป็นภาพเคลื่อนไหวก็เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการดึงดูดความสนใจเช่นกัน

ใช้แบบสำรวจหรือประกาศผลการสำรวจและแบบสำรวจก่อนหน้า

การฝังแบบสำรวจหรือแบบสำรวจสั้นๆ ลงในจดหมายข่าวเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการทำให้พนักงานมีส่วนร่วม นอกจากนี้คุณยังรวบรวมข้อเสนอแนะที่สำคัญซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อขับเคลื่อนการตัดสินใจทางวัฒนธรรม

คุณยังสามารถแชร์ผลลัพธ์จากแบบสำรวจและแบบสำรวจก่อนหน้าได้อีกด้วย แรงงานที่เข้าร่วมจะสนใจทราบผล พวกเขา มีแนวโน้มที่จะเปิดและอ่านจดหมายข่าว ที่แบ่งปันข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้อย่างน้อยบางส่วน

ให้พนักงานมีส่วนร่วมในจดหมายข่าว

ไอเดียจดหมายข่าวบริษัทสนุกๆ มากมายมาจากตัวพนักงานเอง ถามคนงานว่าต้องการเห็นอะไรในจดหมายข่าว นี่เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขากำลังเชื่อมต่อกับเนื้อหา

นอกจากนี้ พิจารณาให้บางส่วนเขียนโดยพนักงานเอง ตัวอย่างเช่น พนักงานสามารถเขียนกรณีศึกษาเกี่ยวกับโครงการเฉพาะและบทเรียนจากโครงการนั้น หรือคุณอาจมีสปอตไลต์ของทีมซึ่งพนักงานสามารถแบ่งปันเพิ่มเติมเกี่ยวกับชีวิตส่วนตัวของพวกเขา เช่น งานแต่งงานล่าสุดของพวกเขา องค์ประกอบเช่นนี้ช่วยสร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของและความเป็นชุมชนในที่ทำงาน

แบ่งปันบอร์ดงานภายใน

ท่ามกลางแนวคิดจดหมายข่าวของบริษัทที่น่าสนใจ การแบ่งปันบทบาทที่เปิดกว้าง เป็นวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการทำให้พนักงานมีส่วนร่วม ทุกวันนี้ คนงานต้องการโอกาสในการเติบโตและการเคลื่อนไหวภายในองค์กรมากขึ้น พวกเขามักจะเปิดจดหมายข่าวของคุณทุกฉบับหากมันช่วยให้พวกเขาพบโอกาสต่อไปภายในบริษัท

มีส่วน "ถามฉันอะไรก็ได้" (AMA)

ให้พนักงานมีแพลตฟอร์มเพื่อถามคำถามใด ๆ ที่พวกเขามีเกี่ยวกับวัฒนธรรมของบริษัท วิธีปฏิบัติในการทำงาน และอื่น ๆ บริษัทส่วนใหญ่ ไม่ระบุชื่อส่วน AMA เพื่อกระตุ้นให้พนักงานเปิดใจกับคำถามของพวกเขา สิ่งนี้ช่วยสร้างวัฒนธรรมแห่งความไว้วางใจระหว่างพนักงานและฝ่ายบริหาร

รวมกล่องข้อเสนอแนะเสมือน

จัดเตรียมพื้นที่ให้พนักงานแบ่งปันคำติชมและข้อเสนอแนะ และให้ทางเลือกแก่พวกเขาในการทำเช่นนี้โดยไม่เปิดเผยตัวตน สิ่งนี้ไม่เพียงทำให้พนักงานสามารถโต้ตอบกับจดหมายข่าวได้ แต่ยังช่วยให้พวกเขา รู้สึกว่าได้รับการรับฟังและเห็นคุณค่า จากบริษัทอีกด้วย

ใส่คำกระตุ้นการตัดสินใจ (CTA) ตลอดทั้งจดหมายข่าว

เพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานมีส่วนร่วมและมีปฏิสัมพันธ์กับเนื้อหาของคุณ ให้รวม CTA ไว้ในส่วนต่างๆ ให้มากที่สุด CTA จะบอกพนักงาน อย่างชัดเจนว่าคุณต้องการให้พวกเขาทำอะไรต่อไป ตัวอย่างเช่น แชร์ลิงก์ไปยังโพสต์โซเชียลมีเดียล่าสุดของคุณ และขอให้พนักงาน "ถูกใจ สมัครรับข้อมูล หรือแชร์" โพสต์นั้นกับเครือข่ายของพวกเขา

จดหมายข่าวของบริษัทไม่จำเป็นต้องทำตามรูปแบบเดิมที่น่าเบื่อของอีเมลแบบคลาสสิกในกล่องจดหมายของคุณ ทุกวันนี้ มีแอพสมัยใหม่มากมายที่ให้คุณสร้างจดหมายข่าวที่น่าสนใจและสนุกสนาน

Connectteam เป็นแอปการจัดการพนักงานแบบ all-in-one ที่ทำให้การแจกจ่ายจดหมายข่าวที่น่าสนใจไปยังทีมแนวหน้าของคุณเป็นเรื่องง่าย ด้วยการออกแบบที่ใช้งานง่ายและอินเทอร์เฟซที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้ Connectteam ช่วยให้คุณสร้างและส่งจดหมายข่าวแบบกำหนดเองไปยังสมาร์ทโฟนของพนักงานได้โดยตรง และเข้าถึงพวกเขาได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม

หนึ่งในสิ่งที่ดีที่สุดเกี่ยวกับการใช้ Connecteam เพื่อแจกจ่ายจดหมายข่าวคือคุณสามารถสร้างเนื้อหาที่น่าสนใจและโต้ตอบได้ ซึ่งจะทำให้พนักงานของคุณสนใจและมีแรงบันดาลใจ คุณสามารถรวมวิดีโอ รูปภาพ และองค์ประกอบเชิงโต้ตอบ เช่น แบบทดสอบและแบบสำรวจ เพื่อทำให้จดหมายข่าวของคุณมีความน่าสนใจและให้ข้อมูลมากขึ้น

คุณลักษณะที่ยอดเยี่ยมอีกอย่างหนึ่งของ Connectteam คือช่วยให้คุณสามารถ ติดตามประสิทธิภาพของจดหมายข่าว ได้แบบเรียลไทม์ คุณสามารถดูว่าใครเปิดจดหมายข่าวของคุณ บทความใดที่ได้รับความนิยมมากที่สุด และจำนวนคลิกลิงก์ของคุณที่ได้รับ ข้อมูลนี้สามารถช่วยให้คุณตัดสินใจอย่างมีข้อมูลเกี่ยวกับจดหมายข่าวในอนาคตและปรับปรุงการสื่อสารกับทีมของคุณ

เริ่มต้นใช้งาน Connecteam ได้ฟรีวันนี้ และแจกจ่ายการอัปเดตที่สนุกสนานและมีส่วนร่วมให้กับพนักงานทั้งหมดของคุณ

เครื่องมือสื่อสารที่ยอดเยี่ยมของพนักงานสามารถช่วยปรับปรุงการมีส่วนร่วมในที่ทำงาน ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างประโยชน์ของเนื้อหาจดหมายข่าวที่มีประสิทธิภาพ

ส่งเสริมวัตถุประสงค์และค่านิยมของบริษัท

พนักงานรุ่นปัจจุบันต้องการทำงานให้กับนายจ้างที่มีวัตถุประสงค์และค่านิยมที่สอดคล้องกับพวกเขาเอง Gallup พบว่า 67% ของคนรุ่นมิลเลนเนียลมีส่วนร่วมกับงานมากขึ้นเมื่อพวกเขาสามารถเชื่อมโยงกับพันธกิจของบริษัทได้

คุณสามารถใช้จดหมายข่าวพนักงานของคุณเพื่อ เตือนพนักงานเกี่ยวกับภารกิจขององค์กร และวิธีที่พวกเขามีส่วนร่วม ตัวอย่างเช่น ชัยชนะของบริษัทหุ้นและความสำเร็จครั้งสำคัญกับพนักงาน เพื่อให้พวกเขาเห็นว่าการทำงานหนักของพวกเขาได้รับผลตอบแทนเป็นอย่างไร หรือเพิ่มเรื่องราวเชิงบวกของลูกค้าและข้อความรับรองเพื่อให้พวกเขามีแรงจูงใจในการทำงานที่ดีต่อไป

เสนอโอกาสการฝึกอบรมและการพัฒนา

มหาวิทยาลัยฟีนิกซ์พบว่ากว่า 65% ของคนงานจะอยู่กับนายจ้างหากบริษัทของพวกเขาพยายาม ยกระดับทักษะหรือเพิ่มทักษะให้ พวกเขาใหม่ แจ้งให้พนักงานทราบเกี่ยวกับโอกาสการฝึกอบรมและการพัฒนาล่าสุดผ่านจดหมายข่าว ซึ่งรวมถึงหลักสูตรที่กำลังจะมาถึง วันพัฒนาทักษะ โปรแกรมการให้คำปรึกษา และอื่นๆ

ยกย่องและยกย่องพนักงาน

ขับเคลื่อนวัฒนธรรมแห่งความเป็นเลิศด้วยการยกย่องความสำเร็จของพนักงานต่อสาธารณชนในจดหมายข่าว คุณยังสามารถประกาศผู้ชนะรางวัลต่างๆ เช่น รางวัลพนักงานยอดเยี่ยมประจำเดือน สิ่งนี้ช่วยให้พนักงานรู้สึกชื่นชมและกระตุ้นให้ผู้อื่นปฏิบัติตาม

นอกจากนี้ คุณยังสามารถเฉลิมฉลองเหตุการณ์สำคัญต่างๆ เช่น วันเกิดและวันครบรอบการทำงานสำหรับทุกคน นี่เป็นวิธีที่ดีในการ ทำให้พนักงานรู้สึกมีค่าและเพิ่มขวัญกำลังใจโดยรวม

หารือเกี่ยวกับการริเริ่มและกิจกรรมของบริษัท

จดหมายข่าวเป็นสถานที่ที่ดีในการแจ้งให้พนักงานทราบเกี่ยวกับกิจกรรมและความคิดริเริ่มของบริษัททั้งหมด ตัวอย่างเช่น บอกพนักงานเกี่ยวกับการแข่งขันภายในที่กำลังจะมีขึ้นและวิธีที่พวกเขาสามารถสมัครเข้าร่วมได้ คุณยังสามารถแจ้งให้พวกเขาทราบเกี่ยวกับการริเริ่ม เช่น กิจกรรมวันสุขภาพจิต กิจกรรมความหลากหลาย ความเสมอภาค และการอยู่ร่วมกัน (DEI) และอื่นๆ

การออกแบบจดหมายข่าวที่ดีที่สุดนั้นง่ายต่อการมองเห็นและมอบประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมแก่ผู้ใช้ ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับในการสร้างส่วนต่อประสานที่เรียบง่ายและเป็นมิตรกับผู้ใช้

• ยึดติดกับเลย์เอาต์ที่เรียบง่ายสะอาดตาพร้อมหัวเรื่องและส่วนต่างๆ ที่ชัดเจน
• รวมภาพและกราฟิกคุณภาพสูงเพื่อแยกข้อความและทำให้น่าสนใจ
• ใช้ฟอนต์และขนาดฟอนต์ที่อ่านได้เพื่อให้ประมวลผลเนื้อหาได้ง่าย อย่าใช้รูปแบบตัวอักษรมากกว่า 2 รูปแบบเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนทางสายตา
• ปรับให้เหมาะสมสำหรับการดูบนมือถือ Millennials และ Zoomers มักจะอ่านจดหมายข่าวบนสมาร์ทโฟน
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่า CTA ของคุณชัดเจน มองเห็นได้ และโดดเด่น เพื่อให้พนักงานไม่พลาดและรู้ว่าต้องทำอะไร

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณ ตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ของจดหมายข่าวของคุณ ก่อนที่จะส่งออกไป นอกจากนี้คุณยังสามารถดำเนินการนำร่องโดยขอให้พนักงานสองสามคนอ่านและให้ข้อเสนอแนะและข้อเสนอแนะ

แม้ว่าจะมีคำแนะนำมากมาย แต่ก็ไม่มีสูตรสำเร็จสำหรับเนื้อหาและการออกแบบจดหมายข่าวที่ดีที่สุด ปรับแต่งจดหมายข่าวของคุณเป็นครั้งคราวเพื่อดูว่าสิ่งใดที่ดึงดูดความสนใจและความสนใจของพนักงาน สิ่งนี้เรียกว่า “ การทดสอบ ” คุณสามารถทดสอบสี ฟอนต์ ความยาวสำเนา และอื่นๆ ตัวอย่างเช่น คุณอาจพบว่าพนักงานมีส่วนร่วมมากขึ้นเมื่อสีพื้นหลังเป็นสีกลางแทนที่จะเป็นสีสว่างเกินไป

เมื่อพูดถึงการทดสอบ ให้เปลี่ยนทีละองค์ประกอบเท่านั้น พยายามรักษารูปแบบให้สอดคล้องกันมากที่สุด เพื่อให้พนักงานของคุณรู้ว่าจดหมายข่าวจัดวางอย่างไรและจะหาข้อมูลใดได้จากที่ใด

นอกจากรูปแบบที่สอดคล้องกัน คุณต้อง สอดคล้องกับการเผยแพร่ ด้วย แจกจ่ายจดหมายข่าวของคุณตามช่วงเวลาปกติ เช่น รายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายไตรมาส ด้วยวิธีนี้ พนักงานรู้ว่าเมื่อใดควรคาดหวังและสามารถตั้งตารอที่จะได้รับ

สรุป

จดหมายข่าวพนักงานช่วยติดต่อกับพนักงาน แจ้งข่าวสาร และทำให้แน่ใจว่าพวกเขามีส่วนร่วม แต่การสร้างและแจกจ่ายจดหมายข่าวที่มีประสิทธิภาพนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย คุณต้องทำให้ง่ายต่อการอ่านและมีส่วนร่วม การทำความเข้าใจว่าเนื้อหาใดที่เกี่ยวข้องกับพนักงานของคุณและปรับแต่งจดหมายข่าวของคุณให้สอดคล้องกันก็มีความสำคัญเช่นกัน

จดหมายข่าวที่ดีจะดึงดูดความสนใจของพนักงาน แต่สิ่งที่ยอดเยี่ยมจะช่วยปรับปรุงระดับความผูกพันของพนักงานอย่างแท้จริง ด้วยเคล็ดลับและตัวอย่างยอดนิยมของเรา คุณก็พร้อมที่จะสร้างจดหมายข่าวพนักงานที่ยอดเยี่ยมและติดต่อกับพนักงานของคุณได้ทุกที่

ต้องการรับบทความดีๆ เพิ่มเติมตรงไปยังกล่องจดหมายของคุณหรือไม่ สมัครสมาชิกที่นี่