วิธีสร้างคู่มือพนักงานสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณ: สุดยอดคู่มือ

คู่มือพนักงานเป็นเอกสารที่ครอบคลุมค่านิยมของบริษัท นโยบาย ขั้นตอน และข้อผูกมัดทางกฎหมาย หากไม่มีสิ่งนี้ ผู้จัดการจะใช้เวลามากขึ้นในการตอบคำถาม และพนักงานก็ไม่ชัดเจนในสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขา นอกจากนี้ เจ้าของธุรกิจอาจประสบปัญหาทางกฎหมายหากพวกเขาไม่มีกระบวนการที่ชัดเจนในการจัดการกับปัญหาของพนักงานที่ละเอียดอ่อน

คู่มือพนักงานที่เขียนอย่างดีจะช่วยให้ทีมของคุณมีความชัดเจนเกี่ยวกับมาตรฐาน กระบวนการ และความคาดหวังของบริษัท นอกจากนี้ คุณยังมีคู่มือที่เชื่อถือได้และมีประโยชน์สำหรับพนักงานหรือเรื่องการจ้างงาน

ในบทความนี้ เราให้คำแนะนำทีละขั้นตอนในการสร้างคู่มือพนักงานของธุรกิจขนาดเล็กและคู่มือพนักงานตัวอย่างที่ครอบคลุมซึ่งคุณสามารถดาวน์โหลดและปรับแต่งตามความต้องการของคุณ

ทำไมคุณต้องมีคู่มือพนักงาน

ด้วยคู่มือพนักงาน เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กและผู้จัดการสามารถ:

• ปฏิบัติตาม ธุรกิจทั้งหมดจำเป็นต้องปฏิบัติตามกฎหมายการจ้างงานในท้องถิ่น รัฐ และรัฐบาลกลาง ดังนั้นคู่มือพนักงานของคุณควรสอดคล้องกับข้อกำหนดทางกฎหมายและสิทธิของพนักงาน นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรับรองว่าคุณไม่ได้ละเมิดกฎหมายและช่วยปกป้องธุรกิจของคุณในกรณีที่พนักงานฟ้องร้อง

• กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจน คู่มือพนักงานของธุรกิจขนาดเล็กช่วยให้คุณแบ่งปันวัฒนธรรม ค่านิยม และมาตรฐานของบริษัทกับพนักงานของคุณ ทีมของคุณจะมีความชัดเจนว่าคาดหวังอะไรจากพวกเขาและผลที่ตามมาหากละเมิดกฎ

• สร้างความสม่ำเสมอ คู่มือพนักงานสำหรับธุรกิจขนาดเล็กมีกฎการจ้างงานที่ชัดเจนและสอดคล้องกัน สิ่งเหล่านี้ใช้กับทุกคนในบริษัท โดยไม่คำนึงถึงแผนก สถานที่ หรืออาวุโส เป็นวิธีที่ดีเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนได้รับการปฏิบัติแบบเดียวกัน

• ลดความเสี่ยงทางกฎหมาย คู่มือพนักงานให้ความโปร่งใสในเรื่องการเลือกปฏิบัติ การคุกคาม การเลิกจ้างพนักงาน และข้อกำหนดทางกฎหมายอื่นๆ สิ่งนี้ไม่เพียงแต่ช่วยลดความเสี่ยงของการถูกฟ้องร้อง แต่ยังช่วยปกป้องคุณหากคุณถูกฟ้องร้อง ตราบใดที่คุณปฏิบัติตามขั้นตอนทางกฎหมาย

• เสนอการเริ่มต้นใช้งานที่ง่ายดาย พนักงานใหม่สามารถใช้คู่มือพนักงานเพื่อทำความเข้าใจภารกิจ นโยบาย ผลประโยชน์ของพนักงาน และอื่นๆ ของธุรกิจคุณ ซึ่งช่วยให้พวกเขาปรับตัวได้อย่างรวดเร็วและได้รับคำตอบสำหรับคำถามที่อาจมีเกี่ยวกับหลักปฏิบัติในการทำงานของธุรกิจของคุณ

• ประหยัดเวลา. ด้วยคู่มือพนักงานที่ครอบคลุม ผู้จัดการธุรกิจขนาดเล็กสามารถประหยัดเวลาได้มากเมื่อประสบปัญหาเกี่ยวกับพนักงาน พวกเขาสามารถดูคู่มือได้ทันทีเพื่อขอคำแนะนำ แทนที่จะใช้เวลาอันมีค่าในการพยายามหาทางแก้ไข

<< ดาวน์โหลดคู่มือตัวอย่างฉบับสมบูรณ์ของคุณ >>

วิธีสร้างคู่มือพนักงานสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณ

ขั้นตอนที่ 1: รวมข้อมูลสำคัญ

ขั้นตอนแรกในการเขียนคู่มือพนักงานสำหรับธุรกิจขนาดเล็กคือการตัดสินใจว่าจะครอบคลุมหัวข้อใดบ้าง ด้านล่างนี้เป็นองค์ประกอบสำคัญที่เราแนะนำให้รวมไว้

ค่านิยมและพันธกิจของบริษัท

เพื่อให้พนักงานของคุณมีความมุ่งมั่นในธุรกิจของคุณ พวกเขาจำเป็นต้องเกี่ยวข้องกับพันธกิจ เป้าหมาย และหลักการสำคัญ จัดลำดับความสำคัญเหล่านี้ในตอนต้นของคู่มือเพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานทราบว่าองค์ประกอบเหล่านี้มีความสำคัญเพียงใดและเข้าถึงได้ง่าย

ส่วนแรกนี้ควรเริ่มต้นด้วยพันธกิจของบริษัทของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพันธกิจของคุณชัดเจน กระชับ และสะท้อนถึงวัตถุประสงค์โดยรวมของธุรกิจของคุณ ควรสร้างแรงบันดาลใจและกระตุ้นพนักงาน ลูกค้า และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ

ต่อไป คุณควรร่างค่านิยมหลักและหลักการของธุรกิจของคุณ ตัวอย่างเช่น ความเป็นเลิศ ความซื่อสัตย์ และนวัตกรรม กำหนดแต่ละข้ออย่างชัดเจน อธิบายว่าเหตุใดจึงมีความสำคัญต่อบริษัท และอภิปรายว่าสิ่งเหล่านี้สะท้อนให้เห็นในการปฏิบัติงานประจำวันอย่างไร ด้วยวิธีนี้ พนักงานรู้ว่าพวกเขาถูกคาดหวังให้แสดงคุณค่าเหล่านี้อย่างไรในงานของตน

นโยบายและข้อมูลการจ้างงานทั่วไป

คู่มือพนักงานทั้งหมดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กมีส่วนนโยบายการจ้างงานทั่วไป ที่นี่ พนักงานสามารถค้นหาข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับแนวทางการจ้างงานในธุรกิจ ได้แก่:

นโยบายการจ้างงาน

ใช้ส่วนย่อยนี้เพื่อแจ้งให้พนักงานทราบถึงกระบวนการจ้างงานที่บริษัทของคุณ รวมถึงขั้นตอนการสมัคร ข้อกำหนดในการเริ่มงาน และการตรวจสอบประวัติ

นอกจากนี้ ใช้พื้นที่นี้เพื่ออธิบายว่าธุรกิจของคุณเสนองานประเภทใด เช่น การจ้างงานตามความประสงค์ นี่คือการที่คุณหรือพนักงานของคุณมีอิสระที่จะยุติสัญญาจ้างงานได้ตลอดเวลาโดยไม่มีสาเหตุ โดยมีหรือไม่มีระยะเวลาแจ้งให้ทราบล่วงหน้า

สุดท้ายนี้เป็นสถานที่ที่ดีในการหารือเกี่ยวกับช่วงทดลองงานสำหรับพนักงานใหม่ หารือเกี่ยวกับระยะเวลาของการทดลองงาน รวมทั้งสิทธิในการหยุดงานและสวัสดิการระหว่างการทดลองงานหรือไม่

ชั่วโมงทำงาน

กำหนดเวลาทำงานของพนักงานประจำและนอกเวลาให้ชัดเจน อย่าลืมร่างความแตกต่างในสถานะการจ้างงาน ผลประโยชน์ และนโยบายการหยุดงานระหว่างทั้งสอง

พักและรับประทานอาหาร

โดยทั่วไป กฎหมายกำหนดให้นายจ้างจัดเวลารับประทานอาหารและเวลาพักให้กับคนงานในช่วงเวลาทำงาน คู่มือพนักงานของคุณควรร่างเวลาขั้นต่ำและสูงสุดสำหรับการพัก คุณยังสามารถเลือกที่จะระบุวิธีและเวลาที่คุณต้องการให้ช่วงพักเหล่านี้ เช่น ครึ่งทางของกะของพนักงาน หรือช่วงพักแบบเซ เพื่อให้พนักงานทุกคนไม่ได้พักพร้อมกัน

นอกจากนี้ ต้องมีความโปร่งใสว่าพนักงานจะได้รับค่าจ้างในช่วงพักเบรกหรือไม่ นอกจากนี้ ชี้แจงด้วยว่าพวกเขามีข้อจำกัดอื่นๆ หรือไม่ เช่น อยู่ในพื้นที่ใดพื้นที่หนึ่งหรือไซต์งานในขณะที่หยุดพัก

เวลาหยุดงานและลาหยุดงาน

พนักงานควรมีความชัดเจนว่าค่าเผื่อการลาหยุดเป็นอย่างไร ซึ่งรวมถึงวันหยุดที่ได้รับค่าจ้าง เช่น เวลาลาพักร้อน วันลาป่วย วันลาเพื่อไว้ทุกข์ วันหยุดสำหรับหน้าที่คณะลูกขุน หรือวันส่วนตัว

พนักงานยังต้องเข้าใจถึงการลางานนานขึ้นที่ธุรกิจของคุณเสนอ สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงการลาเพื่อเกณฑ์ทหาร การลาเพื่อการรักษาพยาบาล การลาพักร้อน หรือการลาเพื่อเลี้ยงดูบุตร

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายในเรื่องเวลาและการขาดงานด้วยเช่นกัน ตัวอย่างเช่น กฎหมายของรัฐบางฉบับกำหนดให้คุณต้องลาคลอดหากธุรกิจของคุณมีพนักงานถึงจำนวนที่กำหนด

ที่สำคัญ ระบุวันที่อนุญาตสำหรับการลาหยุดระยะยาวประเภทต่างๆ ข้อจำกัดใดๆ ว่าพนักงานสามารถลาหยุดได้เมื่อใด และลาหยุดได้ค่าจ้างหรือไม่ได้รับค่าจ้าง

สุดท้าย ส่วนนี้ควรรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการขอการขาดงาน เกณฑ์คุณสมบัติการขาดงาน และกระบวนการกลับไปทำงาน

ขั้นตอนการจัดการประสิทธิภาพ

ธุรกิจขนาดเล็กควรรวมกระบวนการและขั้นตอนการจัดการผลการปฏิบัติงานไว้ในคู่มือพนักงาน สิ่งนี้ควรครอบคลุมถึงความคาดหวังในการปฏิบัติงาน เกณฑ์การเลื่อนตำแหน่ง และการตรวจสอบประสิทธิภาพและกระบวนการอุทธรณ์

คุณควรอธิบายกระบวนการปรับปรุงประสิทธิภาพของคุณด้วย หารือเกี่ยวกับขั้นตอนที่คุณต้องทำเพื่อให้พนักงานที่มีผลงานต่ำกว่าเกณฑ์กลับมาเป็นปกติ และปัญหาใดที่อาจนำไปสู่การเลิกจ้าง

ขั้นตอนความปลอดภัยและการรักษาความปลอดภัย

คู่มือพนักงานสำหรับพนักงานในธุรกิจขนาดเล็กจะครอบคลุมกฎความปลอดภัยและความปลอดภัยสำหรับเวิร์กสเตชันหรือไซต์งาน ซึ่งรวมถึงข้อมูลด้านความปลอดภัยเกี่ยวกับการฝึกซ้อมดับเพลิง ขั้นตอนการอพยพ และเหตุฉุกเฉินทางการแพทย์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคู่มือของคุณเป็นไปตามข้อบังคับที่เกี่ยวข้องโดย Occupational Safety and Health Administration (OSHA) และระเบียบว่าด้วยค่าชดเชยแรงงาน

นอกจากนี้ ขั้นตอนการรักษาความปลอดภัยยังครอบคลุมถึงการปกป้องข้อมูล นโยบายรหัสผ่าน และมาตรการรักษาความปลอดภัยทางกายภาพ เช่น การเข้าถึงพื้นที่ปลอดภัย

กระบวนการลาออกและการเลิกจ้าง

คู่มือพนักงานควรระบุแนวทางที่ชัดเจนเกี่ยวกับขั้นตอนการลาออกและการเลิกจ้าง พนักงานจำเป็นต้องทราบวิธีการลาออกและระยะเวลาการแจ้งล่วงหน้า คุณยังสามารถรวมข้อมูลเกี่ยวกับการโอนย้าย การสัมภาษณ์ออกจากงาน และการคืนทรัพย์สินของบริษัท

สำหรับการยุติ ให้ระบุรายละเอียดว่าเหตุใดสัญญาจึงสามารถยุติได้ เช่น การประพฤติมิชอบ ประสิทธิภาพต่ำกว่าเกณฑ์ หรือการเลิกจ้าง

รวมถึงนโยบายการชดเชยของธุรกิจของคุณ รวมทั้งจำนวนเงินชดเชยที่พวกเขาคาดหวัง วิธีคำนวณเงินชดเชย และเงื่อนไขการจ่ายเงิน

สุดท้าย คุณสามารถใช้ส่วนนี้เพื่อบอกพนักงานว่าพวกเขาสามารถเข้าถึงจดหมายอ้างอิงการจ้างงานหรือเข้าร่วมศิษย์เก่าของบริษัทได้อย่างไร

ข้อตกลงไม่เปิดเผยหรือรักษาความลับ

นี่คือหัวข้อที่คุณจะพบในเทมเพลตคู่มือพนักงาน ข้อตกลงไม่เปิดเผยหรือรักษาความลับป้องกันไม่ให้พนักงานแบ่งปันข้อมูลทางธุรกิจที่ละเอียดอ่อนกับบุคคลภายนอกหรือใช้ข้อมูลนั้นเพื่อ “ผลประโยชน์ส่วนตัว” ซึ่งอาจรวมถึงความลับทางการค้า แผนธุรกิจ ข้อมูลลูกค้า หรือข้อมูลส่วนตัวอื่นๆ

คู่มือควรระบุว่าข้อตกลงไม่เปิดเผยข้อมูลมีระยะเวลานานเท่าใด ผลที่ตามมาของการละเมิด และข้อยกเว้นใดๆ เช่น เมื่อกฎหมายกำหนดให้เปิดเผยข้อมูล

กฎหมายต่อต้านการเลือกปฏิบัติและการต่อต้านการล่วงละเมิด

คู่มือพนักงานส่วนนี้กำหนดโดยกฎหมายของรัฐบาลกลางและมีวัตถุประสงค์เพื่อป้องกันการเลือกปฏิบัติและการคุกคามในที่ทำงาน นอกจากนี้ยังควรเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมายของรัฐที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

อธิบายอย่างชัดเจนว่าธุรกิจของคุณนิยามการเลือกปฏิบัติและการล่วงละเมิด รวมถึงพฤติกรรมต้องห้ามอย่างไร ซึ่งอาจรวมถึงการล่วงละเมิดทางเพศ การเหยียดเพศ การเหยียดผิว หรือการเลือกปฏิบัติและการคุกคามในรูปแบบอื่นๆ

คู่มือนี้ควรสรุปขั้นตอนของธุรกิจของคุณในการจัดการกับการเลือกปฏิบัติและการคุกคาม ซึ่งควรครอบคลุมถึงวิธีการรายงานข้อร้องเรียน การสอบสวนที่เกิดขึ้น และผลที่ตามมาสำหรับผู้กระทำความผิดคืออะไร นอกจากนี้ คุณยังสามารถเลือกที่จะพูดคุยเกี่ยวกับแนวทางของธุรกิจของคุณในการฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับการเลือกปฏิบัติและการคุกคามในที่ทำงาน

สุดท้าย หากคุณเป็นนายจ้างที่ให้โอกาสเท่าเทียมกัน นี่เป็นจุดที่ดีในการเน้นเรื่องนี้ หารือเกี่ยวกับแนวทางของคุณในการจ้างงาน การเลื่อนตำแหน่ง และการจ่ายผลตอบแทนแก่พนักงานโดยไม่เลือกปฏิบัติ

จรรยาบรรณ

คู่มือพนักงานส่วนนี้มุ่งเน้นไปที่พฤติกรรมของพนักงานและการปฏิบัติภายในธุรกิจ พนักงานควรปฏิบัติตามกฎที่กำหนดไว้ในจรรยาบรรณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเน้นผลที่ตามมาของการทำลายรหัสด้วย

นี่คือสิ่งที่ควรรวม:

• ความเป็นมืออาชีพ: พนักงานควรปฏิบัติต่อเพื่อนร่วมงาน ลูกค้า และคนอื่นๆ ในที่ทำงานอย่างไร

• การแต่งกาย: สิ่งที่พนักงานสวมใส่ได้และไม่ได้ในการทำงาน รวมถึงข้อจำกัดเฉพาะใดๆ เช่น แพทย์และพยาบาลที่ผ่าตัดถูกจำกัดไม่ให้สวมเสื้อผ้าแขนยาวหรือยาทาเล็บ

• จริยธรรม: คำจำกัดความและมาตรฐานของบริษัทเกี่ยวกับความไม่ซื่อสัตย์ การฉ้อฉล และพฤติกรรมที่ผิดกฎหมาย

• การใช้ยาและแอลกอฮอล์: กฎเกี่ยวกับการใช้ยาและแอลกอฮอล์ทั้งในและนอกที่ทำงาน เน้นผลที่ตามมาของการละเมิดกฎ

• การใช้เทคโนโลยี: กฎเกี่ยวกับวิธีที่พนักงานใช้โทรศัพท์มือถือของบริษัท อีเมลที่ทำงาน อินเทอร์เน็ตที่เวิร์กสเตชันหรือไซต์งาน หรือแอปที่เกี่ยวข้องกับงาน

• นโยบายโซเชียลมีเดีย: สิ่งที่พนักงานและไม่ได้รับอนุญาตให้โพสต์เกี่ยวกับธุรกิจของคุณหรืองานของพวกเขาบนโซเชียลมีเดีย ซึ่งอาจรวมถึงข้อจำกัดอื่นๆ เช่น ธุรกิจไม่ยอมให้พนักงานโพสต์คำพูดแสดงความเกลียดชังหรือความคิดเห็นที่ไม่เหมาะสมในบัญชีโซเชียลมีเดียของตน

• ความขัดแย้งทางผลประโยชน์: นโยบายของบริษัทเกี่ยวกับสถานการณ์ที่ผลประโยชน์ส่วนตัวหรือทางการเงินของพนักงานขัดขวางความสามารถของพวกเขาในการดำเนินการเพื่อผลประโยชน์สูงสุดของบริษัท

ซึ่งควรรวมถึงนโยบายเกี่ยวกับการรับของขวัญจากลูกค้า พนักงานที่คาดหวัง หรือผู้ขาย นอกจากนี้ยังควรรวมถึงจุดยืนของธุรกิจของคุณเกี่ยวกับความสัมพันธ์ที่โรแมนติกระหว่างพนักงานหรือกับลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ รวมถึงการว่าจ้างญาติ เพื่อน อดีตเพื่อนร่วมงาน หรือคนรู้จัก

นอกจากนี้ควรครอบคลุมหัวข้อของพนักงานที่เป็นเจ้าของทางการเงินในบริษัทหรือพนักงานที่มีส่วนร่วมในกิจกรรมที่แข่งขันกับธุรกิจ

• การชักชวน: นโยบายของธุรกิจของคุณเกี่ยวกับการชักชวนใดๆ ก็ตาม รวมถึงการติดสินบน การพยายามขายบริการให้กับพนักงานหรือลูกค้ารายอื่นเพื่อผลประโยชน์ส่วนตัว หรือการแย่งเพื่อนร่วมงานไปยังบริษัทใหม่เมื่อพนักงานย้ายออกไป

• ค่าใช้จ่ายและการชำระเงินคืน: กระบวนการเรียกร้องค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับงาน ระบุให้ชัดเจนเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับงาน เช่น ค่าเดินทางหรือค่าฝึกอบรม

• การรายงานการละเมิด: พนักงานควรรายงานการละเมิดนโยบายหรือหลักปฏิบัติของบริษัทอย่างไร และวิธีจัดการกับสิ่งเหล่านี้

ค่าตอบแทนและผลประโยชน์

พนักงานมักจะอ้างถึงส่วนค่าตอบแทนและผลประโยชน์ โดยจะให้ข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับค่าจ้างของพนักงานและผลประโยชน์ของบริษัท

ในส่วนนี้ ครอบคลุมวิธีการจ่ายเงินให้พนักงาน เช่น รายชั่วโมง รายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน คุณควรอธิบายด้วยว่าเมื่อใดที่พนักงานคาดว่าจะได้รับค่าจ้างในกรณีที่เป็นวันหยุดหรือสถานการณ์อื่นๆ ที่อาจทำให้การชำระเงินล่าช้า ตัวอย่างเช่น หากวันจ่ายเงินตรงกับวันหยุดนักขัตฤกษ์หรือวันหยุดสุดสัปดาห์ คนงานจะได้รับเงินในวันทำการถัดไป

นอกจากนี้ยังครอบคลุมวิธีการคำนวณค่าจ้าง เช่น พนักงานรายชั่วโมงควรบันทึกเวลาและอัตราค่าจ้างสำหรับชั่วโมงทำงานของตนอย่างไร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย เช่น ค่าจ้างขั้นต่ำ ค่าล่วงเวลา และนโยบายการหยุดพัก

คุณยังสามารถระบุวิธีการชำระเงินต่างๆ ที่มี เช่น การฝากโดยตรง เช็ค หรือบัตรชำระเงิน

นอกจากนี้ ร่างสิ่งที่หักเงินที่พนักงานสามารถคาดหวังได้จากเช็คเงินเดือนของพวกเขา สิ่งเหล่านี้อาจเป็นการหักเงินที่จำเป็น เช่น ภาษีของรัฐบาลกลางและรัฐ หรือการหักเงินโดยสมัครใจสำหรับผลประโยชน์ต่างๆ เช่น บัญชีออมทรัพย์เพื่อสุขภาพ นอกจากนี้ สิ่งสำคัญคือต้องระบุว่าธุรกิจของคุณหักค่าจ้างสำหรับการลาป่วยหรือการขาดงานอื่นๆ หรือไม่

แม้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องระบุรายละเอียดของสิทธิประโยชน์ทั้งหมดที่คุณเสนอ แต่คุณควรครอบคลุมข้อมูลพื้นฐาน ตัวอย่างเช่น ระบุว่ามีแผนประกันสุขภาพใดบ้างที่เสนอ หากผู้อยู่ในอุปการะได้รับความคุ้มครอง และเมื่อมีการลงทะเบียนแบบเปิดรายปี

ในทำนองเดียวกัน จัดทำข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับผลประโยชน์อื่นๆ เช่น การจ่ายเงินนอกเวลา (PTO) แผนเกษียณอายุ ประกันชีวิต ส่วนลดโรงยิม และอื่นๆ นี่เป็นวิธีที่ดีในการแจ้งให้พนักงานทราบว่าพวกเขามีสิทธิ์ได้รับอะไรและแสดงสิทธิพิเศษในการทำงานที่คุณเสนอ

นโยบายวินัยและการประพฤติมิชอบอย่างร้ายแรง

นายจ้างมักจะต้องใช้การลงโทษทางวินัยเมื่อพนักงานละเมิดกฎของบริษัท คู่มือควรระบุชัดเจนว่ากระบวนการทางวินัยคืออะไร อธิบายขั้นตอนการสอบสวนและผลที่คาดว่าจะได้รับ รวมทั้งการตักเตือนด้วยวาจาและลายลักษณ์อักษร หรือการยุติกรณีที่มีการประพฤติมิชอบอย่างร้ายแรง

ยกตัวอย่างพฤติกรรมที่ถือเป็นการประพฤติมิชอบอย่างร้ายแรง เช่น การลักขโมย การใช้ยา การเลือกปฏิบัติ ฯลฯ นอกจากนี้ ให้ระบุว่าการเลิกจ้างเนื่องจากการประพฤติมิชอบอย่างร้ายแรงหมายถึงระยะเวลาการแจ้ง การอ้างอิงสำหรับการจ้างงานในอนาคต และโบนัสที่ค้างชำระ

ข้อจำกัดความรับผิดชอบและลายเซ็น

รวมข้อจำกัดความรับผิดชอบที่ระบุว่าคู่มือพนักงานไม่ใช่สัญญา วิธีนี้จะป้องกันไม่ให้พนักงานฟ้องร้องคุณหากไม่ปฏิบัติตามขั้นตอนในคู่มือ

นอกจากนี้ คุณยังอาจพบส่วนลายเซ็นเพิ่มเติมในคู่มือพนักงานตัวอย่างสำหรับผู้ปฏิบัติงานในธุรกิจขนาดเล็ก นี่คือที่ที่พนักงานสามารถลงนามเพื่อรับทราบว่าพวกเขาได้รับสำเนาคู่มือและอ่านและทำความเข้าใจแล้ว อีกครั้ง สิ่งนี้ช่วยปกป้องธุรกิจในกรณีที่พนักงานยื่นฟ้องโดยมิชอบโดยอ้างว่าไม่รู้กฎของบริษัท

ขั้นตอนที่ 2: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสะท้อนถึงวัฒนธรรมของบริษัท

คู่มือพนักงานของคุณเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการแสดงให้เห็นว่าธุรกิจของคุณมีจุดยืนอย่างไร และสิ่งที่พนักงานคาดหวังได้จากวัฒนธรรมองค์กร

ใช้น้ำเสียงที่เข้ากับตัวตนของธุรกิจคุณ เช่น อบอุ่นหรือเป็นทางการ นอกจากนี้ ให้กำหนดนโยบายของคุณให้สอดคล้องกับค่านิยมของบริษัท ตัวอย่างเช่น คุณอาจแสดงความอดทนต่อการเลือกปฏิบัติเป็นศูนย์ แต่อาจผ่อนปรนมากขึ้นกับระเบียบการแต่งกายของคุณ ปรับแต่ละส่วนตามที่คุณใช้เพื่อให้คู่มือนี้แสดงถึงธุรกิจและวัฒนธรรมของคุณอย่างแท้จริง

ขั้นตอนที่ 3: ตรวจสอบว่าเป็นไปตามกฎหมายแรงงาน

คู่มือพนักงานที่เขียนโดยฝ่ายบุคคลหรือเจ้าของธุรกิจอาจได้รับประโยชน์จากการตรวจสอบทางกฎหมาย เนื่องจากข้อบังคับแตกต่างกันไปตามปัจจัยต่างๆ เช่น สถานที่ทำงาน จำนวนพนักงาน และประเภทของพนักงาน ทนายความที่ตรวจสอบเอกสารสามารถมั่นใจได้ว่าครอบคลุมกฎหมายของรัฐบาลกลาง รัฐ และท้องถิ่นที่เกี่ยวข้องทั้งหมด ซึ่งจะช่วยปกป้องธุรกิจของคุณในกรณีที่มีการฟ้องร้อง

ขั้นตอนที่ 4: ทำให้ง่ายต่อการอ่านและค้นหาง่าย

ระวังศัพท์แสงที่มากเกินไปและคำศัพท์ที่ซับซ้อนอื่นๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณใช้เทมเพลตคู่มือพนักงานฟรีสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่อาจมีคำและวลีที่ธุรกิจของคุณไม่ได้ใช้ คู่มือของคุณควรอ่านง่ายและเข้าใจง่าย

นอกจากนี้ ให้เข้าถึงคู่มือนี้ ลองจัดเก็บไว้ในไดรฟ์ที่แชร์ซึ่งพนักงานสามารถค้นหาได้ง่าย

Connectteam เป็นแอปที่ยอดเยี่ยมสำหรับจัดเก็บและแชร์เอกสารสำคัญของบริษัท คุณสามารถใช้เพื่อจัดเก็บคู่มือพนักงานของคุณอย่างปลอดภัย ยิ่งไปกว่านั้น พนักงานของคุณจะสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่บนโทรศัพท์มือถือของพวกเขา คุณสามารถลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้ฟรีเพื่อทดสอบสิ่งนี้และเครื่องมือการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพ HR และเครื่องมือสื่อสารอื่นๆ อีกมากมาย

ขั้นตอนที่ 5: เผยแพร่และตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ

เมื่อคุณได้ตรวจสอบคู่มือของคุณแล้วและตัดสินใจว่าจะจัดเก็บไว้ที่ไหน คุณสามารถเผยแพร่ให้พนักงานของคุณอ่านได้

นอกจากนี้ เราขอแนะนำให้คุณกำหนดเจ้าของหรือทีมที่ได้รับมอบหมายเพื่อตรวจทานและอัปเดตคู่มือเป็นประจำตามความคิดเห็นของพนักงานและกฎหมายที่เปลี่ยนแปลง

ขั้นตอนที่ 6: ใช้การสนับสนุน—ดาวน์โหลดคู่มือตัวอย่างฉบับสมบูรณ์ของเรา!

การสร้างคู่มือพนักงานสามารถครอบงำได้ โชคดีที่คุณไม่จำเป็นต้องเขียนใหม่ตั้งแต่ต้น คุณสามารถดูคู่มือของบริษัทอื่นเป็นข้อมูลอ้างอิงหรือขอให้มืออาชีพที่ได้รับค่าจ้างเขียนคู่มือให้คุณ

วิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการสร้างคู่มือคือการใช้เทมเพลตคู่มือพนักงานฟรีสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ดาวน์โหลดเทมเพลตที่ครอบคลุมด้านล่างและปรับแต่งตามกฎและขั้นตอนของธุรกิจคุณ

<< ดาวน์โหลดคู่มือตัวอย่างฉบับสมบูรณ์ของคุณ >>

สรุป

การสร้างคู่มือพนักงานเป็นขั้นตอนสำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ช่วยกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนสำหรับพนักงานและช่วยให้มั่นใจว่าคุณปฏิบัติตามกฎระเบียบของท้องถิ่น รัฐ และรัฐบาลกลาง

คู่มือพนักงานที่ดีจะมีเนื้อหาครอบคลุมข้อมูลการจ้างงาน ค่าตอบแทนและสวัสดิการ นโยบายการเลือกปฏิบัติและการคุกคาม การปฏิบัติของพนักงาน และอื่นๆ ควรอ่านและเข้าใจง่าย รวมทั้งเข้าถึงได้ง่ายจากทุกที่ นอกจากนี้ ขอแนะนำให้ให้ทนายความตรวจสอบคู่มือพนักงานของคุณและมอบหมายให้เจ้าของที่ได้รับมอบหมายเพื่ออัปเดตเป็นประจำ เพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดทางกฎหมายและนโยบายทางธุรกิจอยู่เสมอ

ด้วยการสร้างคู่มือพนักงานที่มีประสิทธิภาพ คุณสามารถส่งเสริมวัฒนธรรมความโปร่งใสและความปลอดภัยสำหรับพนักงานของคุณ และปกป้องธุรกิจขนาดเล็กของคุณจากความเสี่ยงทางกฎหมาย