วิธีการใช้ระบบส่งข้อความของพนักงานเพื่อการสื่อสารในที่ทำงานที่ดียิ่งขึ้น

ในสภาพแวดล้อมปัจจุบันที่มีพนักงานกระจัดกระจายและนั่งไม่ติดโต๊ะ การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพกับพนักงานของคุณเป็นเรื่องที่ท้าทายกว่าที่เคย พนักงานหลายคนอยู่นอกสถานที่เกือบทั้งวันหรือทำงานในเขตเวลาที่แตกต่างกัน ดังนั้นวิธีการสื่อสารแบบดั้งเดิมจึงใช้ไม่ได้ผลเสมอไป ระบบการส่งข้อความถึงพนักงานสามารถช่วยให้คุณเอาชนะความท้าทายเหล่านี้ได้ ดังนั้นคุณจึงสามารถติดต่อพนักงานของคุณได้ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานที่ไหนหรือเมื่อไหร่ก็ตาม

ระบบส่งข้อความของพนักงานคืออะไร?

ระบบการส่งข้อความของพนักงานเป็นเครื่องมือในการสื่อสารกับทุกคนในองค์กรของคุณโดยใช้แพลตฟอร์มกลาง ด้วยระบบการส่งข้อความของพนักงาน คุณสามารถสื่อสารด้วยข้อความโต้ตอบแบบทันที แชท การโทรด้วยเสียง กระดานข่าว ฟีดโซเชียล และอื่นๆ พนักงานสามารถแบ่งปันข้อมูล ทำงานร่วมกัน และจัดการงานประจำวันได้อย่างง่ายดาย

คุณสมบัติของระบบส่งข้อความพนักงานที่มีประสิทธิภาพ

ระบบการส่งข้อความของพนักงานไม่ได้มีประโยชน์เท่ากันทั้งหมด เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากคุณ ให้มองหาโซลูชันที่มีคุณสมบัติดังต่อไปนี้:

ส่วนต่อประสานที่ใช้งานง่าย

หาก UI ของระบบการส่งข้อความของคุณรกและล้าสมัย คุณจะทำให้พนักงานใช้งานได้ยาก ระบบการส่งข้อความที่ดีจะเป็นส่วนสำคัญในเกือบทุกเวิร์กโฟลว์ ดังนั้นการเลือกระบบที่ใช้งานง่ายควรมีความสำคัญสูงสุด

ตามหลักการแล้ว ระบบควรมีการออกแบบที่ใช้งานง่าย ทุกคนควรเข้าใจวิธีการทำงานจากแดชบอร์ดหรือจุดเชื่อมต่อ คุณอาจจำเป็นต้องให้พนักงานของคุณได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับระบบของคุณ แต่ไม่ควรซับซ้อนจนสร้างปัญหามากเกินควร

การเข้าถึงมือถือ

ผู้คนใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่มากกว่าที่ใช้แล็ปท็อปหรือคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป โดยเฉพาะพนักงานที่ไม่มีโต๊ะ พนักงานของคุณมักจะมีอุปกรณ์พกพาติดตัวอยู่เสมอ ดังนั้นระบบที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้พวกเขาสื่อสารและรับการแจ้งเตือนบนโทรศัพท์หรือแท็บเล็ตได้

การบูรณาการ

ระบบการส่งข้อความของคุณควรรวมอยู่ในกิจวัตรประจำวันของคุณ เพื่อให้พนักงานสามารถใช้งานได้อย่างง่ายดายตลอดวันทำงาน ระบบที่ดีจะรวมเข้ากับเครื่องมือที่คุณใช้อยู่แล้ว เช่น อีเมลและซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

การปรับแต่ง

ทุกธุรกิจมีความแตกต่างกัน และระบบส่งข้อความของพนักงานของคุณต้องสามารถรองรับความแตกต่างเหล่านั้นได้ด้วยการอนุญาตให้คุณปรับแต่งแพลตฟอร์มได้ ความสามารถในการตั้งค่าแชนเนลหรือกลุ่มต่างๆ ตามโครงการ หัวข้อ หรือแม้แต่ความสนใจร่วมกัน จะทำให้ระบบของคุณมีประโยชน์มากขึ้น

ฟังก์ชั่นการค้นหา

ข้อความที่เก่ากว่าไม่จำเป็นต้องสูญเสียความสำคัญไป เนื่องจากข้อความใหม่จะฝังข้อความเหล่านั้น ดังนั้น "หายไป" จึงไม่ควรหมายความว่า "ลืม" การค้นหาบทสนทนาเก่าๆ มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการข้อมูลเกี่ยวกับโครงการที่ผ่านมา

การแชร์ไฟล์

เมื่อพนักงานของคุณทำงานร่วมกันในโครงการ ความสามารถในการแบ่งปันไฟล์ภายในระบบส่งข้อความสามารถเร่งความคืบหน้าได้

ความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว

คุณกำลังสนทนาเกี่ยวกับข้อมูลธุรกิจที่เป็นความลับบนระบบการส่งข้อความของคุณ ดังนั้นโปรดเลือกข้อมูลที่ปกป้องความเป็นส่วนตัวของคุณและมีคุณสมบัติด้านความปลอดภัยขั้นสูง

วิธีเลือกระบบการส่งข้อความของพนักงานที่เหมาะสม

บริษัทของคุณไม่เหมือนใคร และความต้องการด้านการสื่อสารของคุณก็เช่นกัน ก่อนที่คุณจะเริ่มประเมินผู้ขาย ให้นึกถึงวิธีที่คุณสื่อสารในปัจจุบันและวิธีที่คุณสามารถปรับปรุงการสื่อสารปัจจุบันของคุณ คุณจะต้องใช้คุณสมบัติที่แตกต่างกันหากพนักงานของคุณทำงานในภาคสนามเป็นหลัก มากกว่าที่คุณต้องการหากพวกเขาทั้งหมดมักจะอยู่ในสำนักงานเดียวกัน

ถามพนักงานของคุณว่าพวกเขาคิดอย่างไรกับระบบปัจจุบันของคุณ และพวกเขาต้องการสื่อสารอย่างไร เมื่อพวกเขารู้สึกว่ามีสิทธิ์มีเสียงในการเลือกระบบ พวกเขามีแนวโน้มที่จะนำไปใช้งานและมีส่วนร่วมขณะใช้งาน

เมื่อคุณเข้าใจว่าพนักงานของคุณต้องการอะไรและคุณสมบัติใดที่สามารถช่วยคุณปรับปรุงการสื่อสารได้ คุณสามารถเริ่มเปรียบเทียบผู้ขายได้ มองหาคุณสมบัติที่คุณระบุว่าสำคัญที่สุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณจะได้รับการปกป้อง และเปรียบเทียบราคาสำหรับแผนที่คุณต้องการ หลายบริษัทนำเสนอเวอร์ชันฟรีแบบแยกส่วน แต่อาจไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุด

วิธีใช้ระบบส่งข้อความของพนักงานเพื่อการสื่อสารในที่ทำงานที่ดียิ่งขึ้น

เมื่อคุณติดตั้งระบบแล้ว ต่อไปนี้เป็นบางวิธีที่คุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินธุรกิจประจำวันของคุณ:

การเริ่มต้นใช้งานและการปฐมนิเทศ

พนักงานของคุณมีหลายสิ่งหลายอย่างที่ต้องเรียนรู้เมื่อพวกเขาเริ่มทำงานกับคุณเป็นครั้งแรก จากแหล่งเติมกาแฟไปจนถึงการเรียนรู้บทบาทใหม่ของพวกเขา การเริ่มงานให้ประสบความสำเร็จนั้นต้องการมากกว่าแค่การเซ็นชื่อในแบบฟอร์ม HR และดูวิดีโอการฝึกอบรมสองสามรายการ คุณต้องการให้พนักงานใหม่รับเอาวัฒนธรรมและค่านิยมของบริษัทมาใช้เมื่อพวกเขาเรียนรู้เชือก คุณไม่ต้องการให้พวกเขายืนรอใครบางคนบอกว่าต้องทำอะไรต่อไป

ระบบการส่งข้อความให้พนักงานของคุณสามารถลดความซับซ้อนของกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน และทำให้พนักงานใหม่สามารถรวมเข้ากับทีมทำงานได้ง่ายขึ้น แผนกต่าง ๆ จำนวนมากจำเป็นต้องมีส่วนร่วมในการสรรหาพนักงานใหม่

เวิร์กโฟลว์การเตรียมความพร้อมในระบบข้อความของคุณช่วยให้แผนกต่างๆ สามารถติดตามกิจกรรมการเตรียมความพร้อมและการปฐมนิเทศได้ง่าย ด้วยวิธีนี้ พนักงานจะรู้ว่าสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขาและสิ่งที่พวกเขาควรทำต่อไป และผู้จัดการและแผนกทรัพยากรบุคคลของคุณไม่จำเป็นต้องทำซ้ำงานของพวกเขาสำหรับพนักงานทุกคน

ระบบการส่งข้อความยังช่วยให้พนักงานทำความรู้จักกับสมาชิกในทีมใหม่และตรวจสอบกับที่ปรึกษาและหัวหน้างานได้ง่ายขึ้น หากมีคำถาม การส่งข้อความจะรวดเร็วและง่ายกว่าการส่งอีเมลหรือค้นหาหัวหน้าโดยตรง

การทำงานร่วมกันเป็นทีม

พนักงานของคุณสามารถใช้ระบบการส่งข้อความเพื่อทำงานร่วมกันโดยแบ่งปันแนวคิด อัปเดต และไฟล์ให้กันและกันอย่างรวดเร็ว ระบบการส่งข้อความให้การสื่อสารแบบเรียลไทม์ ดังนั้นทีมของคุณสามารถหารือและแก้ไขปัญหาได้ทันที โดยไม่จำเป็นต้องมีเธรดอีเมลที่ยืดยาวหรือการประชุมตัวต่อตัว

ใช้ระบบส่งข้อความของคุณเป็นตำแหน่งศูนย์กลางสำหรับเอกสารและข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการปัจจุบัน ซึ่งสมาชิกในทีมทุกคนสามารถเข้าถึงได้ คุณสามารถหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดและการจัดลำดับความสำคัญที่ขัดแย้งกันได้โดยให้ทุกคนอยู่ในวงเดียวกัน ระบบการส่งข้อความที่มีประสิทธิภาพจะทำหน้าที่เป็นเครื่องมือในการจัดการโครงการในขณะเดินทาง ช่วยให้พนักงานสามารถติดตามความคืบหน้าและวางแผนขั้นตอนต่อไปได้

ความคิดเห็นของพนักงาน

การสื่อสารแบบเปิดเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างวัฒนธรรมการทำงานเชิงบวกที่ซึ่งพนักงานมีส่วนร่วมและรู้สึกมีค่า คำติชมเป็นวิธีหนึ่งในการส่งเสริมการสื่อสารที่เปิดกว้างและซื่อสัตย์ระหว่างผู้จัดการกับพนักงานและระหว่างเพื่อนร่วมงาน

การใช้ช่องทางการสื่อสารภายในของคุณเพื่ออำนวยความสะดวกในการแสดงความคิดเห็นในหลายระดับจะทำให้ทุกคนในบริษัทของคุณได้รับข้อมูลเชิงลึกที่พวกเขาต้องการเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานในบทบาทของตน ผู้จัดการสามารถให้ข้อเสนอแนะแก่พนักงานเพื่อรับรู้ถึงงานที่ทำได้ดีและชี้ให้เห็นถึงสิ่งที่ควรปรับปรุง ระบบการส่งข้อความเหมาะอย่างยิ่งเมื่อตัวต่อตัวเป็นไปไม่ได้ นอกจากนี้ยังเหมาะสำหรับการติดตามหลังจากการตรวจสอบประสิทธิภาพที่เป็นทางการมากขึ้น

เพื่อนร่วมงานสามารถให้ข้อเสนอแนะซึ่งกันและกันเพื่อรับทราบเมื่อมีคนทำเกินกว่าเหตุ และแม้ว่าความคิดเห็นระหว่างผู้จัดการกับพนักงานและเพื่อนต่อเพื่อนจะมีความจำเป็น แต่อย่ามองข้ามความสำคัญของการเรียกร้องความคิดเห็นของพนักงานเกี่ยวกับผู้จัดการและนโยบายของบริษัท

การเปลี่ยนพนักงานใหม่มีค่าใช้จ่ายสูง โดยมีค่าใช้จ่ายเฉลี่ย 1-2 เท่าของเงินเดือน เมื่อคุณขอคำติชมจากพนักงานของคุณและดำเนินการตามนั้น พวกเขามักจะรู้สึกมีค่าและมีแนวโน้มที่จะมีส่วนร่วมกับบริษัทและงานของพวกเขา คุณสามารถทำเช่นนี้กับระบบข้อความของคุณได้หลายวิธี

1. ฟีดของบริษัทช่วยให้พนักงานมีโอกาสตอบสนองต่อเหตุการณ์และการสื่อสารแบบเรียลไทม์ พวกเขาสามารถแสดงความคิดเห็นและอีโมจิในข้อความได้ เพื่อให้คุณรู้สึกถึงความรู้สึกของพนักงานที่มีต่อการประกาศของคุณ
2. คุณสามารถใช้ระบบส่งข้อความของคุณเพื่อสร้างและส่งแบบสำรวจ — ทุกอย่างตั้งแต่การตรวจสอบชีพจรอย่างง่ายไปจนถึงแบบสำรวจความพึงพอใจของพนักงานที่ครอบคลุมมากขึ้น ติดตามโดยใช้ข้อมูลที่สร้างขึ้นจากแบบสำรวจของคุณเพื่อทำการตัดสินใจอย่างชาญฉลาดเพื่อปรับปรุงประสบการณ์การทำงานของพนักงานของคุณ

การสื่อสารฉุกเฉิน

โชคดีที่เหตุฉุกเฉินที่แท้จริงนั้นเกิดขึ้นได้ยากสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ แต่เมื่อเกิดขึ้น พวกเขาต้องการการดำเนินการอย่างรวดเร็วเพื่อปกป้องทุกคนที่เกี่ยวข้อง คุณไม่ต้องการที่จะพยายามหาระบบสื่อสารฉุกเฉินที่ซับซ้อนในช่วงกลางของวิกฤต

คุณสามารถใช้ระบบข้อความของคุณเพื่อการสื่อสารในกรณีฉุกเฉินได้ การตั้งค่าขั้นตอนการตอบสนองต่อเหตุฉุกเฉินและโปรโตคอลความปลอดภัยล่วงหน้าจะทำให้คุณนำหน้าเกมเมื่อเกิดเหตุฉุกเฉิน คุณจะสามารถแจ้งให้พนักงานทราบถึงสิ่งที่ควรทำในช่วงวิกฤตหรือภัยพิบัติทางธรรมชาติ คุณยังสามารถส่งการแจ้งเตือนและทำให้แน่ใจว่าทุกคนรู้ว่าควรไปรวมตัวกันที่ไหนหลังจากสัญญาณเตือนไฟไหม้หรือการอพยพ

แม้ในกรณีฉุกเฉินเล็กน้อย ระบบสื่อสารของคุณสามารถช่วยชีวิตได้ แจ้งให้พนักงานของคุณทราบว่าพวกเขาไม่ต้องกังวลกับการพยายามขับรถไปทำงานบนถนนที่เป็นน้ำแข็ง หรือส่งคำแนะนำสำหรับการเตรียมพร้อมในกรณีฉุกเฉินในช่วงฤดูเฮอริเคน

กะกำหนดการและการแจ้งเตือน

การเปลี่ยนแปลงตารางเวลาเป็นสิ่งที่ท้าทายสำหรับทั้งพนักงานและผู้จัดการ ระบบการสื่อสารของคุณสามารถช่วยให้ทุกคนติดตามได้โดยการจัดเตรียมกะและกำหนดการในตำแหน่งส่วนกลาง

ผู้จัดการสามารถร่างกำหนดการได้อย่างรวดเร็วและส่งการแจ้งเตือนไปยังพนักงานว่ากะของพวกเขากำลังจะเริ่มขึ้นในเร็วๆ นี้ พนักงานสามารถเปลี่ยนกะได้โดยตรงโดยไม่ต้องผ่านผู้จัดการ พนักงานยังสามารถขอเวลานอกได้โดยตรงผ่านระบบข้อความ จึงไม่เกิดความผิดพลาดหรือเข้าใจผิด คุณสามารถทำซ้ำกำหนดการเพื่อหลีกเลี่ยงการทำงานซ้ำซาก และส่งการแจ้งเตือนให้ทุกคนทราบเมื่อมีการเผยแพร่กำหนดการใหม่

การสื่อสารกับพนักงานที่ไม่ได้นั่งโต๊ะ

พนักงานที่ไม่ได้นั่งโต๊ะอาจรู้สึกเหมือนถูกตัดขาดจากคนอื่นๆ ในทีมหากคุณไม่ให้ความสำคัญกับการสื่อสาร แม้ว่าพนักงานนั่งโต๊ะจะไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่ปัจจุบันเทคโนโลยีได้นำเสนอวิธีการสื่อสารกับพวกเขาอย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าที่เคย พนักงานในสถานพยาบาล บริการร้านอาหาร การผลิต และการก่อสร้างมักไม่สามารถเข้าถึงอีเมลได้ง่ายเหมือนพนักงานออฟฟิศ ดังนั้นพวกเขาจึงต้องการรูปแบบการสื่อสารที่ทันท่วงทีมากขึ้น

ระบบการส่งข้อความให้การติดต่อโดยตรงกับพนักงานที่ไม่ได้นั่งโต๊ะ ดังนั้นพวกเขาจึงสามารถติดตามข่าวสารล่าสุดและรู้สึกเหมือนอยู่ในงานกิจกรรมของบริษัท พวกเขายังสามารถตรวจสอบคำถามหรือข้อกังวลได้อย่างรวดเร็วและอัปเดตหัวหน้าเกี่ยวกับความคืบหน้าโดยไม่ต้องโทรศัพท์

การสำรวจและการแบ่งปันข้อมูล

แจ้งให้พนักงานของคุณทราบเกี่ยวกับกิจกรรมของบริษัท เช่น:

• ตำแหน่งงานว่าง
• นโยบายใหม่
• กำหนดเวลาการลงทะเบียนผลประโยชน์
• กิจกรรมทางสังคม

หากคุณกำลังวางแผนกิจกรรม ส่งแบบสำรวจอย่างรวดเร็วเพื่อขอความคิดเห็นจากทุกคน ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังวางแผนจัดงานปาร์ตี้คริสต์มาสของบริษัท ให้จัดเตรียมตัวเลือก เช่น พนักงานของคุณต้องการทานขนม แลกคุกกี้ หรือไปร้องคาราโอเกะหรือไม่ ทำแบบสำรวจอย่างรวดเร็วเพื่อค้นหา

การยกย่องชมเชยพนักงานและการส่งเสริมขวัญและกำลังใจ

คุณยังสามารถใช้ฟีดข้อมูลบริษัทของคุณเพื่อยกย่องพนักงานและกล่าวสุนทรพจน์ได้อีกด้วย ทุกคนชอบที่จะรู้สึกมีค่ากับงานของตน และการสร้างวัฒนธรรมแห่งการยอมรับจะช่วยปรับปรุงการรักษาพนักงาน

เพื่อให้มีประสิทธิภาพ การรับรู้ควรทันเวลาและเชื่อมโยงกับค่านิยมของบริษัท การยกย่องชมเชยที่เกิดขึ้นหลังจากทำดีหลายเดือนจะไม่ได้ผลเท่าการกล่าวชมในทันที ใช้ฟีดข้อมูลบริษัทของคุณเพื่อยกย่องและให้รางวัลแก่ผู้ที่มีผลงานยอดเยี่ยมทันที

คุณยังสามารถให้รางวัลแก่พนักงานได้ด้วยการตั้งค่าโปรแกรมรางวัลพนักงาน ผู้จัดการและพนักงานสามารถให้รางวัลที่สามารถแลกเป็นบัตรของขวัญได้

แม้ว่ารางวัลสาธารณะจะมีมูลค่ามหาศาล แต่การส่งข้อความแสดงความชื่นชมเป็นการส่วนตัวก็สำคัญเช่นกัน เนื่องจากสภาพแวดล้อมการทำงานแบบไร้โต๊ะหมายความว่าพนักงานต้องเดินทางตลอดเวลา คุณจึงไม่น่าจะบังเอิญเจอพนักงานเพื่อยกย่องคุณ กระตุ้นให้ผู้จัดการส่งข้อความส่วนตัวที่ให้กำลังใจเพื่อช่วยสร้างความสัมพันธ์

การสื่อสารกับพนักงานใหม่

การปรับตัวเข้ากับงานใหม่อาจเป็นเรื่องยุ่งยาก และพนักงานใหม่ของคุณจะเปราะบางเป็นพิเศษในช่วงสองสามสัปดาห์แรก ทำให้กระบวนการง่ายขึ้นด้วยการติดต่ออย่างใกล้ชิดผ่านระบบข้อความของคุณ

แจ้งให้พนักงานใหม่ของคุณทราบวิธีใช้ระบบการส่งข้อความ และเพิ่มพวกเขาไปยังช่องทางใดๆ ที่ทีมของพวกเขากำลังดำเนินการอยู่ เพื่อส่งเสริมความรู้สึกเป็นชุมชน ผู้จัดการควรรักษาการติดต่ออย่างใกล้ชิดตลอดระยะเวลาการฝึกอบรม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานสามารถถามคำถามใด ๆ ที่พวกเขามี และพวกเขากำลังดำเนินการผ่านกิจกรรมการเริ่มต้นตามที่คาดไว้

ตั้งค่าข้อความอัตโนมัติเพื่อสื่อสารกับพนักงานใหม่ตามทริกเกอร์เฉพาะ ตัวอย่างเช่น คุณอาจส่งข้อความแสดงความยินดีพร้อมกับรางวัลเมื่อพวกเขาเสร็จสิ้นการฝึกอบรมปฐมนิเทศ อย่างไรก็ตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้จัดการของพวกเขาส่งข้อความส่วนตัวและเช็คอินกับพวกเขาบ่อยๆ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการใช้ระบบส่งข้อความของพนักงาน

ระบบการส่งข้อความของพนักงานเป็นเครื่องมือสื่อสารที่ทรงพลัง อย่างไรก็ตาม เช่นเดียวกับเครื่องมืออื่น ๆ พวกเขาสามารถใช้ในทางที่ผิดได้ เพื่อให้แน่ใจว่ามีการใช้ของคุณเพื่อประโยชน์ทั้งบริษัทและพนักงานของคุณ คุณควรกำหนดแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการใช้งาน

กำหนดแนวปฏิบัติที่ชัดเจน

พยายามอย่าละเมิดสิทธิ์ในการติดต่อกับพนักงานของคุณ หากองค์กรของคุณมีเวลาทำงานที่ชัดเจน อย่าใช้ระบบส่งข้อความของคุณในช่วงนอกเวลา หากธุรกิจของคุณเปิดทำการเป็นเวลานาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณรู้ว่าพวกเขาไม่ควรตรวจสอบหรือตอบกลับข้อความในช่วงเวลาปิดทำการ

คุณไม่จำเป็นต้องจำกัดการใช้ระบบการส่งข้อความเฉพาะการสนทนาเรื่องงานเท่านั้น การตั้งค่าช่องทางสำหรับความสนใจร่วมกันเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการส่งเสริมชุมชนและนวัตกรรม แต่คุณควรคาดหวังว่าข้อความทั้งหมดจะต้องให้เกียรติและเป็นมืออาชีพ ทำให้ความคาดหวังชัดเจนและให้ทุกคนรู้ว่าหากไม่ยอมพูดต่อหน้าหัวหน้างาน ก็ไม่ควรพูดในระบบส่งข้อความ

รักษาความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัย

คุณไม่เพียงแต่ต้องปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับของบริษัทเท่านั้น แต่พนักงานของคุณยังต้องรู้ว่าการสื่อสารของพวกเขาจะถูกเก็บไว้เป็นส่วนตัวเมื่อเหมาะสม หากพนักงานส่งข้อความถึงผู้จัดการเกี่ยวกับเรื่องส่วนตัว พวกเขาควรจะวางใจได้ว่าเรื่องนั้นจะถูกจัดการเป็นความลับ

หลีกเลี่ยงสิ่งรบกวน

ระบบการส่งข้อความของคุณควรปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน ไม่ใช่ลดทอน หลีกเลี่ยงการใช้ระบบมากเกินไปและทำให้พนักงานเสียสมาธิจากการทำงานหลัก สมองของมนุษย์ไม่ได้ออกแบบมาสำหรับการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ดังนั้นให้พนักงานของคุณมีสมาธิกับงานที่มีมูลค่าสูง

นอกจากนี้ หากคุณส่งข้อความเกิน พนักงานของคุณจะเริ่มปรับแต่งคุณ เมื่อทุกอย่างสำคัญ ไม่มีอะไรสำคัญ การแจ้งเตือนไม่รู้จบเกี่ยวกับปัญหาเล็กๆ น้อยๆ ทั้งหมดจะสูญเสียผลกระทบไป เก็บการอัปเดตเล็กน้อยในฟีดของบริษัทและจำกัดการแจ้งเตือนเฉพาะข้อความที่สำคัญจริงๆ และข้อมูลที่มีความสำคัญต่อเวลา

3 ระบบการส่งข้อความที่ดีที่สุดสำหรับพนักงาน

Connectteam เป็นระบบส่งข้อความพนักงานแบบ all-in-one พร้อมคุณสมบัติการแชทขั้นสูง ดังนั้นคุณจึงสามารถติดต่อกับทีมของคุณได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ตาม ด้วย Connectteam คุณสามารถส่งข้อความเสียง วิดีโอ รูปภาพ และไฟล์ได้ คุณลักษณะตำแหน่งทางภูมิศาสตร์ยังช่วยให้คุณทราบตำแหน่งที่พนักงานของคุณทำงานได้อย่างแม่นยำ

ด้วยเว็บแอปและการเข้าถึงผ่านมือถือ คุณไม่จำเป็นต้องใช้อุปกรณ์พิเศษใดๆ ในการติดต่อ ทำให้ Connecteam เหมาะอย่างยิ่งสำหรับพนักงานที่ไม่ได้นั่งโต๊ะ

คุณสามารถสร้างกลุ่มอัจฉริยะแบบกำหนดเองตามเกณฑ์ในไดเร็กทอรีพนักงานที่ฝังไว้ เพิ่มสมาชิกทั้งหมดของทีมใดทีมหนึ่งไปยังแชทกลุ่มหนึ่งและผู้จัดการทั้งหมดไปยังอีกกลุ่มหนึ่ง คุณไม่จำเป็นต้องเพิ่มทีละคนด้วยตนเอง

รักษาการสนทนาให้เป็นไปตามแผนและเป็นมืออาชีพโดยแต่งตั้งผู้ดำเนินรายการ ผู้ดูแลระบบสามารถลบเนื้อหาที่ไม่เหมาะสมและตั้งค่าการควบคุมเพื่อจำกัดการเข้าถึงคุณสมบัติบางอย่าง

ด้วยฟีเจอร์ความปลอดภัยขั้นสูง Connectteam จะรักษาข้อความและข้อมูลอื่นๆ ของคุณให้ปลอดภัย เมื่อพนักงานออกจากองค์กรของคุณ พวกเขาจะไม่สามารถเข้าถึง Connectteam ได้โดยอัตโนมัติ ข้อมูลไม่ได้ถูกดาวน์โหลดไปยังอุปกรณ์แต่ละเครื่อง และไม่สามารถบันทึกหรือส่งออกข้อมูลจากระบบได้

Connectteam ก้าวไปไกลกว่าการส่งข้อความและมอบระบบการจัดการพนักงานที่สมบูรณ์แบบ คุณสามารถจัดการการจัดตารางเวลา, HR, การจัดการโครงการ และการสื่อสารทั้งหมดได้จากแพลตฟอร์มราคาย่อมเยาเดียวกัน

Slack ถูกออกแบบมาเพื่อการสื่อสารทางธุรกิจ ฟีเจอร์เวิร์กโฟลว์และการแชทช่วยให้คุณทำงานร่วมกันและสื่อสารแบบเรียลไทม์ คุณสามารถตั้งค่าช่องทางต่างๆ ใน ​​Slack ตามโครงการ สถานที่ ทีม หรือหมวดหมู่อื่นๆ

ด้วย Slack การแชทกลุ่มของคุณจะถูกจัดระเบียบเป็นเธรด โดยสรุปโครงสร้างที่ชัดเจน คุณสามารถแก้ไขและลบข้อความและส่งการตอบกลับอย่างรวดเร็ว Slack ผสานรวมกับเครื่องมือทางธุรกิจทั่วไปอื่น ๆ และเสนอการสมัครสมาชิกฟรี

WhatsApp เป็นระบบส่งข้อความฟรีที่ Meta เป็นเจ้าของ WhatsApp มักถูกใช้เพื่อการสื่อสารที่ปลอดภัยเนื่องจากการตรวจสอบสิทธิ์แบบสองปัจจัย การเข้ารหัส และข้อความหายไป คุณสามารถสร้างการแชทเป็นกลุ่มเพื่อส่งข้อความ บันทึกเสียง ไฟล์ รูปภาพ และวิดีโอ WhatsApp ช่วยให้คุณรู้ว่าใครออนไลน์อยู่และใครเห็นข้อความของคุณบ้าง

นอกจากแผนบริการฟรีแล้ว WhatsApp ยังมีแผนธุรกิจสำหรับการสื่อสารภายในองค์กรและการส่งข้อความถึงพนักงานของคุณ ตลอดจนการส่งข้อความโดยตรงกับลูกค้า