วิธีเขียนแบบฟอร์มขอเวลาหยุดงานของพนักงาน + เทมเพลตฟรี

ในฐานะผู้จัดการ การติดตามคำขอลาหยุดสำหรับทั้งทีมอาจเป็นเรื่องปวดหัวอย่างแท้จริง คุณต้องจัดการเพื่อรองรับความต้องการส่วนบุคคลของพนักงานด้วยการดูแลให้มีพนักงานที่เหมาะสม นั่นเป็นเหตุผลที่จำเป็นต้องมีกระบวนการขอลางานที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน

แบบฟอร์มขอลาหยุดของพนักงาน ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของนโยบายการลาหยุดที่ใหญ่ขึ้น เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการสร้างมาตรฐานของกระบวนการนี้ พวกเขาให้วิธีการอย่างเป็นทางการแก่พนักงานในการขอลาหยุด และทำให้คุณหรือเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) อื่น ๆ สามารถอนุมัติและปฏิเสธคำขอได้อย่างง่ายดาย

คุณยังสามารถบันทึกการอนุมัติหรือปฏิเสธในแต่ละแบบฟอร์ม ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถดูได้ในทันทีว่าใครได้รับสิทธิ์ลาและได้เท่าไร

ในบทความนี้ เราจะอธิบายว่าแบบฟอร์มขอลาหยุดของพนักงานคืออะไร เหตุใดจึงสำคัญ และเหมาะสมกับนโยบายการลาหยุดอย่างไร นอกจากนี้ เรายังเสนอเทมเพลตฟรีและอธิบายวิธีที่คุณสามารถนำแบบฟอร์มคำขอไปใช้ในองค์กรของคุณได้ดีที่สุด

แบบฟอร์มขอลาหยุดคืออะไร?

แบบฟอร์มขอลาหยุดของพนักงานเป็นเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่ช่วยให้สมาชิกในทีมขอลาประเภทใดก็ได้ที่พวกเขาอาจต้องการ ประเภทของการลารวมถึง:

• วันพักผ่อน
• การลาคลอด
• ลาพักรักษาตัว
• วันที่ป่วย
• ลาทหาร
• ลาวิมุตติ
• ลาบาดเจ็บ
• การลาตามพระราชบัญญัติการลาเพื่อครอบครัวและการแพทย์ (FMLA)
• การหยุดงานทั่วไปที่ไม่ได้รับค่าจ้างหรือได้รับค่าจ้าง (PTO) ด้วยเหตุผลอื่น

จากนั้นแบบฟอร์มเหล่านี้จะถูกส่งไปยังผู้จัดการ หัวหน้าทีม หรือเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่อนุมัติหรือปฏิเสธคำขอแต่ละรายการ

อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ทุกองค์กรที่ใช้เอกสารขอลาหยุด บางคนขอให้พนักงานขอลางานโดยใช้อีเมล คำขอทางวาจา หรือใช้แพลตฟอร์มดิจิทัล

โดยรวมแล้ว แบบฟอร์มเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของนโยบายวันหยุดที่มากขึ้นของธุรกิจ และช่วย สร้างมาตรฐานให้กับกระบวนการขอลาหยุด

ทำไมมันถึงสำคัญ?

นโยบายการลาหยุดที่ดีและแบบฟอร์มขอลาหยุดของพนักงานสามารถช่วยองค์กรของคุณในเรื่อง:

การปฏิบัติตาม

นายจ้างต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายในการกำหนดวันลาบางประเภท เช่น การลาป่วยหรือการลาเพื่อครอบครัว ตัวอย่างเช่น พระราชบัญญัติการลาเพื่อครอบครัวและการรักษาพยาบาล (FMLA) กำหนดให้นายจ้างต้องจัดให้มีการลางานโดยไม่ได้รับค่าจ้างเป็นเวลา 12 สัปดาห์สำหรับคนงานที่ต้องการลาป่วยหรือต้องดูแลสมาชิกในครอบครัวที่ป่วยเรื้อรัง

เมื่อใช้แบบฟอร์มขอลาหยุด คุณสามารถมั่นใจได้ว่าธุรกิจของคุณปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย และจัดทำเอกสารคำขอลาหยุดของพนักงานอย่างสม่ำเสมอและเชื่อถือได้

นอกจากนี้ การมีบันทึกคำขอลาหยุดและการอนุมัติของพนักงานสามารถช่วยแสดงให้เห็นว่านโยบายการลาหยุดของบริษัทของคุณเป็นไปตามข้อบังคับด้านแรงงานและการเก็บบันทึก

การจัดการการลางานของพนักงานและความต้องการแรงงาน

แบบฟอร์มคำขอช่วยให้คุณเห็นว่าใครใช้เวลาว่างที่จ่ายไป (PTO) จนหมด พวกเขาช่วยให้คุณวางแผนล่วงหน้าเพื่อ ลดความเสี่ยงของช่องว่างพนักงาน แบบฟอร์มนี้ยังช่วยให้คุณสามารถติดตามผู้ที่ได้รับการอนุมัติสำหรับการลางาน และตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีการมองข้ามคำขอการลางาน

สนับสนุนพนักงานของคุณ

คนงานอเมริกันเป็นหนึ่งในกลุ่มแรงงานที่ทำงานหนักเกินไปที่สุดในโลก โดยกว่า 20% ของพนักงานในภาคเอกชนไม่สามารถเข้าถึง PTO ได้ สิ่งนี้ทำให้พวกเขามีความสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตที่ไม่ดี ซึ่งอาจนำไปสู่ปัญหาต่างๆ เช่น ความเหนื่อยหน่ายและความไม่มีส่วนร่วม

นโยบายการลาหยุดที่ดีช่วยให้พนักงานเข้าถึงเวลาหยุดทำงานที่จำเป็นมาก และแบบฟอร์มที่เป็นมาตรฐานช่วยให้พวกเขาขอลาหยุดได้ง่ายขึ้นมาก ในทางกลับกัน พนักงานรู้สึกได้รับการสนับสนุนเมื่อรู้ว่ามีเส้นทางที่ชัดเจนในการสละเวลาจากการทำงานเพื่อเติมพลังและเติมความสดชื่น

ลดการหมุนเวียนและการขาดงาน

ในทำนองเดียวกัน ผลสำรวจของ Deloitte จากผู้เชี่ยวชาญ 1,000 คนพบว่า 42% ของคนงานทั้งหมดและเกือบครึ่งหนึ่งของคนงานยุคมิลเลนเนียลรายงานว่าลาออกจากงานเพราะความเหนื่อยหน่าย Harvard Business Review รายงานว่าเมื่อพนักงานทำงานหนักเกินไป บริษัทต่าง ๆ จะมีผลประกอบการที่สูงขึ้น การขาดงานเพิ่มขึ้น และค่าประกันที่สูงขึ้น

ด้วยแบบฟอร์มคำขอ สมาชิกในทีมสามารถ ขอเวลาหยุดได้อย่างง่ายดายเมื่อต้องการ ด้วยวิธีนี้ พวกเขาอาจไม่อยากพลาดงานน้อยลง หรือแย่กว่านั้นคือ ลาออก

สิ่งที่ต้องระบุในแบบฟอร์มขอลาหยุด

ต่อไปนี้คือแบบฟอร์มขอลางานที่ดี

คำแนะนำสำหรับแบบฟอร์ม

สิ่งเหล่านี้ควรอธิบายให้ผู้ปฏิบัติงานทราบวิธีการกรอกแบบฟอร์ม คุณอาจต้องการระบุล่วงหน้าว่าพนักงานควรขอลางานได้นานแค่ไหน

วันที่ขอ

สิ่งสำคัญสำหรับทีม HR และผู้จัดการในการดูว่าพนักงานขอลาหยุดเมื่อใด เพื่อให้พวกเขาสามารถอนุมัติหรือปฏิเสธแบบฟอร์มได้ทันท่วงที

ข้อมูลพนักงาน

แบบฟอร์มควรมีชื่อพนักงานและลายเซ็น ขึ้นอยู่กับองค์กร นอกจากนี้ยังอาจรวมหมายเลขพนักงาน บทบาท และแผนกเพื่อช่วยให้บริษัทสามารถระบุตัวพนักงานได้

วันที่ขอและเหตุผล

ควรมีส่วนในแบบฟอร์มที่พนักงานสามารถระบุวันหรือเวลาที่แน่นอนที่พวกเขาขอหยุดงาน และจำนวนวันหรือชั่วโมงทั้งหมดที่พวกเขาขอ

สิ่งสำคัญคือต้องติดตามว่าเหตุใดพนักงานจึงขอลางาน สิ่งนี้สามารถช่วย HR ในการตัดสินใจว่าจะอนุมัติคำขอลาหยุดหรือไม่

ส่วนนี้อาจรวมถึงช่องว่างสำหรับความคิดเห็นเพิ่มเติม หากผู้ปฏิบัติงานต้องการให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคำขอของพวกเขา

ส่วนที่จะติดตามว่าคำขอได้รับการอนุมัติหรือไม่

ควรมีพื้นที่ที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถระบุได้ว่าคำขอได้รับการอนุมัติหรือไม่ ส่วนนี้ควรมีช่องว่างสำหรับลายเซ็นของผู้จัดการหรือเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลด้วย

เทมเพลตคำขอลาหยุดของพนักงานฟรี

คุณสามารถสร้างแบบฟอร์มขอลาหยุดได้โดยใช้ Google Docs, Adobe Acrobat, Microsoft Word หรือโปรแกรมประมวลผลคำอื่นๆ คุณสามารถเพิ่มโลโก้และสีของบริษัท จากนั้น บันทึกแบบฟอร์มในรูปแบบ PDF ขอแนะนำให้บันทึกแบบฟอร์มเป็น PDF เนื่องจากการกรอกแบบดิจิทัลในรูปแบบนี้ง่ายกว่า

เมื่อสร้างแบบฟอร์ม ให้ใช้ภาษาที่เรียบง่ายและกระชับ ซึ่งจะช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานกรอกแบบฟอร์มได้รวดเร็วยิ่งขึ้นและป้องกันความสับสน คุณยังต้องการใช้น้ำเสียงที่เป็นทางการเล็กน้อย แม้ว่าสภาพแวดล้อมการทำงานของคุณจะไม่เป็นทางการ แต่น้ำเสียงที่เป็นทางการและเป็นข้อเท็จจริงก็บ่งบอกถึงความสำคัญของเอกสาร

การสร้างแบบฟอร์มตั้งแต่เริ่มต้นอาจเป็นเรื่องยาก ดังนั้นดาวน์โหลด เทมเพลตแบบฟอร์มคำขอลาพักร้อน และใช้เป็นจุดเริ่มต้น คุณสามารถปรับแต่งตามความต้องการของคุณ

>> ดาวน์โหลดเทมเพลตแบบฟอร์มคำขอลาพักร้อนของคุณ <<

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการใช้แบบฟอร์มขอลางานของพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ

มีนโยบายการหยุดงาน

แบบฟอร์มขอลาหยุดของคุณควรเป็นส่วนหนึ่งของนโยบายลาหยุดที่ใหญ่ขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่าคำขอได้รับการจัดการอย่างยุติธรรม นโยบายการหยุดงานของคุณควรเข้าถึงได้ง่ายสำหรับพนักงาน รวมไว้ในคู่มือพนักงานของคุณและจัดเก็บไว้ในที่ที่สมาชิกในทีมสามารถอ้างอิงถึงได้ง่าย

คุณสามารถอธิบายสิ่งต่อไปนี้ในนโยบายของคุณ:

• การขาดงานประเภทต่างๆ เช่น ลาป่วย ลากิจ ครอบครัว ส่งกำลังออก ฯลฯ
• เมื่อพนักงานสามารถลาหยุดได้
• พนักงานสามารถขอเวลานอกได้อย่างไร
• การใช้แบบฟอร์มการขอลางานอย่างเหมาะสม
• สิ่งที่พนักงานควรปฏิบัติหากมีเหตุฉุกเฉินหรือเจ็บป่วยในนาทีสุดท้ายซึ่งไม่สามารถขอแบบฟอร์มการลาได้
• สามารถขาดงานพร้อมกันได้กี่คน สามารถแสดงเป็นเปอร์เซ็นต์ได้ เช่น 20% ของทีมหรือแผนก
• ใครเป็นผู้ตรวจสอบ อนุมัติ และปฏิเสธคำขอ
• พนักงานควรติดต่อที่ใด หรือติดต่อใคร หากมีคำถามเกี่ยวกับการขอลาหยุด
• พนักงานสามารถทำอะไรได้บ้างหากคำขอของพวกเขาถูกปฏิเสธ

นโยบายการหยุดงานของคุณควรมีรายละเอียด:

ระยะเวลาการแจ้งสำหรับคำขอ

พนักงานควรเข้าใจว่าต้องขอลา ล่วงหน้านานแค่ไหน บางบริษัทต้องการแจ้งลางานล่วงหน้าอย่างน้อย 2 สัปดาห์ถึง 1 เดือน

จำนวนคำบอกกล่าวที่คุณขออาจขึ้นอยู่กับตารางเวลาของบริษัทที่ยืดหยุ่น ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการขอให้พนักงานแจ้งให้คุณทราบล่วงหน้าอย่างน้อย 2 เดือนสำหรับการลาหยุดที่นานขึ้น เช่น 4 สัปดาห์ขึ้นไป

การแจ้งให้ทราบล่วงหน้าช่วยให้คุณวางแผนตารางเวลาของพนักงานได้อย่างเหมาะสม นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณมีเวลาจ้างคนมาแทนชั่วคราวหากจำเป็น

ไทม์ไลน์การตอบกลับของคุณ

ตามหลักการแล้ว คุณควรตอบกลับแบบฟอร์มคำขอลางานได้ภายใน 3 วันหรือน้อยกว่า ไม่ควรเกินหนึ่งสัปดาห์ หากคุณมีพนักงานส่งคำขอแบบดิจิทัลผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์ คุณจะตอบกลับคำขอได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

กฎสำหรับการแก้ไขคำขอ

พิจารณากฎเกี่ยวกับการแก้ไขแบบฟอร์มคำขอหากแผนของพนักงานเปลี่ยนไป คุณอาจต้องการให้สมาชิกในทีมส่งอีเมลถึงผู้จัดการหรือสมาชิกในทีม HR เพื่อแก้ไขแบบฟอร์ม หรือคุณอาจกำหนดให้พนักงานส่งแบบฟอร์มคำขอใหม่

ขั้นตอนการปฏิเสธคำขอลาหยุด

สร้างขั้นตอนอย่างเป็นทางการที่ผู้จัดการหรือเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องปฏิบัติตามเมื่อปฏิเสธคำขอลาหยุด จากนั้นร่างสิ่งนี้ในนโยบายการหยุดงานของคุณ

ตัวอย่างเช่น คุณอาจพิจารณาขอให้บุคคลที่ปฏิเสธคำขอติดต่อพนักงานโดยตรงเพื่ออธิบายการตัดสินใจของพวกเขา คุณอาจระบุไว้ในนโยบายว่าผู้จัดการหรือฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะเสนอวันหรือเวลาอื่นให้กับพนักงานเพื่อเป็นการประนีประนอม

หรือคุณอาจขอให้พนักงานส่งคำขอเพิ่มเติมตามจำนวนที่กำหนดหลังจากที่คำขอหนึ่งถูกปฏิเสธ ตัวอย่างเช่น 1 หรือ 2 คุณอาจกำหนดให้พนักงานระบุวันหรือชั่วโมงที่ต่างกันในแบบฟอร์มคำขอที่ตามมา

ใช้โซลูชันการจัดการเวลาปิดแบบดิจิทัล

ซอฟต์แวร์การจัดการเวลาหยุดแบบดิจิทัล เช่น Connectteam สามารถช่วยให้คุณสร้างนโยบายการลาหยุดและจัดการคำขอลาหยุดได้อย่างง่ายดาย

Connectteam เป็นโซลูชันการจัดการพนักงานที่ครอบคลุมซึ่งมีฟีเจอร์มากมายที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณจัดการพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เมื่อใช้ คุณลักษณะการจัดการลาหยุด ของ Connectteam พนักงานของคุณสามารถส่งคำขอลาหยุดจากอุปกรณ์มือถือของตน และผู้จัดการสามารถอนุมัติหรือปฏิเสธคำขอด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง ระบบจะติดตามคำขอและการอนุมัติการหยุดงานทั้งหมดโดยอัตโนมัติ ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องติดตามคำขอด้วยตนเองหรือใช้สเปรดชีต

คุณควรอ่านบทวิจารณ์เชิงลึกเกี่ยวกับเครื่องมือติดตาม pto ของพนักงานที่ดีที่สุดด้วย

ด้วย Connecteam คุณสามารถตั้งกฎเกี่ยวกับระยะเวลาที่พนักงานสามารถลางานได้ ต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้ามากน้อยเพียงใด และกำหนดว่าบางช่วงของปีจะถูกปิดหรือไม่สำหรับการขอลาหยุด

เหนือสิ่งอื่นใด ฟีเจอร์การจัดการเวลาหยุดงานของ Connecteam นั้นผสานรวมเข้ากับแพลตฟอร์มที่เหลือของ Connecteam ได้อย่างราบรื่น ช่วยให้คุณจัดการทุกด้านของพนักงานได้จากแพลตฟอร์มเดียว ทำให้ง่ายต่อการจัดตารางกะ สื่อสารกับพนักงาน ติดตามเวลาและการเข้างาน ทั้งหมดนี้ทำได้จากศูนย์กลางที่เดียว

เริ่มต้นใช้งาน Connectteam ฟรีวันนี้!

วางแผนล่วงหน้าสำหรับคอขวดและปัญหาต่างๆ

ในช่วงงานใหญ่และช่วงวันหยุด เป็นเรื่องปกติที่พนักงานจำนวนมากจะขอลางานในเวลาเดียวกัน

คุณสามารถวางแผนล่วงหน้าได้โดยการสื่อสารกับพนักงานของคุณล่วงหน้าหนึ่งเดือนหรือมากกว่านั้นก่อนวันหยุดเพื่อดูว่าใครเต็มใจทำงาน สร้างธนาคารของพนักงานที่คุณสามารถวาดได้ ในช่วงเวลานี้ นอกจากนี้ คุณยังอาจพิจารณาให้เวลาพนักงานเหล่านี้หยุดงานในช่วงวันหยุดถัดไป ด้วยวิธีนี้ คุณไม่ต้องพึ่งพาพนักงานคนเดิมเพื่อให้ครอบคลุมวันหรือชั่วโมงมากเกินไป

คุณควร กำหนดระดับพนักงานขั้นต่ำ ด้วย พิจารณาว่าคุณต้องการพนักงานกี่เปอร์เซ็นต์ในแต่ละกะ นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานจำนวนนี้สามารถนำเสนอคุณภาพการบริการที่ลูกค้าของคุณคาดหวังในช่วงเวลาอื่นๆ ของปี

หากองค์กรของคุณทำงานตลอดช่วงวันหยุดหรือมีงานยุ่งมากขึ้นเช่นเดียวกับที่ทุกคนต้องการหยุด คุณอาจต้องการ จัดเตรียมโซลูชันการจัดหาพนักงานชั่วคราว ก่อนวันหยุดเพื่อเติมเต็มช่องว่าง

นอกจากนี้ มีสองสามวิธีที่คุณสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำขอลาหยุดได้รับการจัดการอย่างยุติธรรมในช่วงวันหยุดยอดนิยม คุณสามารถกำหนดนโยบายให้ จัดลำดับความสำคัญของคำขอ ตามลำดับอาวุโส ตามลำดับก่อนหลัง หรือโดยดูว่าใครมีเวลาหยุดน้อยที่สุด คุณอาจเสนอโบนัสสำหรับคนงานที่เต็มใจทำงานในวันหยุดสำคัญด้วย

เจ็บป่วยและฉุกเฉิน

พนักงานอาจป่วยกะทันหันหรือประสบเหตุฉุกเฉินได้ ในกรณีเหล่านี้ พวกเขามักจะไม่มีเวลาขอวันลาล่วงหน้าหลายวันหรือหลายสัปดาห์ด้วยแบบฟอร์มคำร้อง นั่นเป็นเหตุผลที่จำเป็นต้องมีนโยบายสำหรับ การหยุดงานในนาทีสุดท้าย

นโยบายของคุณควรมี:

• คำจำกัดความของสิ่งที่ก่อให้เกิดความเจ็บป่วยหรือเหตุฉุกเฉิน
• คำอธิบายว่าพนักงานของคุณควรติดต่อใครในสถานการณ์เหล่านี้ ไม่ว่าจะเป็นคุณ คนอื่น หรือเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล
• จำนวนการแจ้งเตือนขั้นต่ำที่พนักงานต้องแจ้งก่อนวันเริ่มทำงาน เช่น 2 ชม.
• พนักงานต้องการใบลาป่วยหรือไม่หากกลับมา หลายองค์กรต้องการใบลาป่วยหลังจากลางาน 3 วัน
• ไม่ว่าจะจ่ายเวลานอกนาทีสุดท้ายหรือไม่ก็ตาม

นอกจากนี้ คุณจะต้องสร้างนโยบายภายในสำหรับจัดการกับการขาดเรียนในนาทีสุดท้าย คุณควรรู้ว่าคุณจะเติมเต็มช่องว่างในการเปลี่ยนแปลงได้อย่างไร คุณอาจมีรายชื่อพนักงานรับโทรศัพท์ที่คุณสามารถติดต่อให้เข้ามาได้ในนาทีสุดท้าย คุณยังสามารถส่งข้อความกลุ่มหรือคำขอทางอีเมลไปยังพนักงานของคุณเพื่อดูว่ามีคนว่างหรือไม่

สร้างกระบวนการรับเข้าเพื่อตอบสนองต่อคำขอหยุดงานโดยทันที

เมื่อพนักงานขอลางาน พวกเขามักจะรอการตอบกลับอย่างใจจดใจจ่อ นอกจากนี้ ธุรกิจของคุณจำเป็นต้องทราบด้วยว่าคำขอใดบ้างที่ได้รับอนุมัติ เพื่อให้คุณสามารถกรอกกำหนดการหรือกะที่ได้รับผลกระทบจากการขาดงานได้

กระบวนการรับเข้าสามารถช่วยได้ นี่หมายถึง ขั้นตอนการส่งและจัดการแบบฟอร์มคำขอ สอดคล้องกับนโยบายการหยุดงานของคุณ

เมื่อสร้างกระบวนการรับเข้า คุณควรคำนึงถึง:

• ส่งแบบฟอร์มที่ไหนและอย่างไร
• ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการตรวจสอบพวกเขา
• การตัดสินใจเรื่องเวลาหยุดเป็นอย่างไร
• วิธีการกรอกแบบฟอร์ม

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถขอให้พนักงานส่งแบบฟอร์มที่กรอกเสร็จแล้วทางอีเมลหรือส่งด้วยตนเอง ส่งถึงคุณ สมาชิกในทีมที่กำหนด หรือแผนกทรัพยากรบุคคลของคุณ คุณยังสามารถขอให้พนักงานส่งแบบฟอร์มแบบดิจิทัลผ่านแพลตฟอร์มการจัดการงานออนไลน์หรือโซลูชันซอฟต์แวร์แชร์ไฟล์

คุณสามารถสร้างกระบวนการรับเข้าด้วยตนเอง โดยสร้างชุดคำแนะนำทีละขั้นตอนเพื่อแบ่งปันกับเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่จะดูแลแบบฟอร์มคำขอ แต่อาจเป็นเรื่องยากและใช้เวลานาน

ด้วย การใช้แพลตฟอร์มดิจิทัล อย่าง Connectteam คุณสามารถทำให้กระบวนการขอลาหยุดส่วนใหญ่เป็นไปอย่างอัตโนมัติ พนักงานสามารถขอลาหยุดจากอุปกรณ์ใดก็ได้ และคุณสามารถรับคำขอได้แบบเรียลไทม์ แพลตฟอร์มเหล่านี้ทำให้คุณสามารถตรวจสอบการขอลาของพนักงานได้ทันที

พวกเขายังแจ้งให้พนักงานทราบเมื่อมีการตัดสินใจตามคำขอของพวกเขา นอกจากนี้ คุณยังสามารถดูได้อย่างรวดเร็วว่าใครได้ขอลางานและคำขอของใครที่ยังต้องได้รับการจัดการ

แพลตฟอร์มดิจิทัลบางแพลตฟอร์มยังเชื่อมโยงโดยตรงกับคุณลักษณะการจัดกำหนดการ คุณจึงสามารถอัปเดตกะและกำหนดการได้อย่างรวดเร็ว ถามสมาชิกในทีมว่าใครสามารถครอบคลุมพนักงานที่ขาดงาน และรับการแจ้งเตือนหากกะต้องการพนักงานเพิ่ม

ตรวจสอบนโยบายการหยุดงานของคุณเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด

คุณอาจต้องการตรวจสอบนโยบายการลาของคุณกับทนายความเพื่อ ให้แน่ใจว่าไม่ละเมิดกฎหมายใดๆ

ตัวอย่างเช่น นายจ้างไม่ได้รับอนุญาตให้ปฏิเสธการลางาน FMLA ของพนักงานในกรณีส่วนใหญ่ อย่างไรก็ตาม ในกรณีที่นายจ้างมีลูกจ้างน้อยกว่า 50 คน หรือลูกจ้างที่ขอลาหยุดทำงานให้กับบริษัทน้อยกว่า 1,250 ชั่วโมงหรือ 12 เดือน อาจไม่มีสิทธิลาได้ การทำความเข้าใจในรายละเอียดของกฎหมายฉบับนี้เป็นสิ่งสำคัญ

ใครก็ตามที่ตัดสินใจเกี่ยวกับการลางานในบริษัทของคุณควรเข้าใจว่าเมื่อใดที่คำขอลาหยุดต้องได้รับการอนุมัติ และเมื่อใดที่พนักงานอาจไม่มีคุณสมบัติในการลา

ประเมินประสิทธิผลของแบบฟอร์มขอลางานของคุณ

แบบฟอร์มขอลางานควรลดการขาดงานและการไม่โทรหาพนักงานไม่มาปรากฏตัว หากไม่ส่งหรือพนักงานส่งแบบฟอร์มไม่ถูกต้องเป็นประจำ ให้ประเมินนโยบายของคุณใหม่

พิจารณาว่าคุณจำเป็นต้องขอข้อมูลเพิ่มเติมจากพนักงานหรือไม่ หรือดูว่ามีคำแนะนำเพิ่มเติมที่คุณสามารถระบุในแบบฟอร์มเพื่อช่วยให้พนักงานกรอกแบบฟอร์มคำขอได้อย่างถูกต้องและส่งตรงเวลาหรือไม่

ตัวอย่างเช่น หากแบบฟอร์มของคุณซับซ้อนเกินไป พนักงานอาจไม่มั่นใจในการกรอก การปรับปรุงรูปแบบคำขอให้มี 1 ถึง 2 หน้าและใช้ภาษาง่ายๆ สามารถช่วยได้ การให้พื้นที่สำหรับหมายเหตุเพิ่มเติมในแบบฟอร์มจะทำให้พนักงานมีโอกาสอธิบายด้วยคำพูดของพวกเขาเองว่าทำไมพวกเขาถึงต้องการวันหยุด

หากคุณขาดงานในนาทีสุดท้ายหลายครั้ง คุณอาจต้องการดูไทม์ไลน์ของคุณอย่างใกล้ชิด คุณต้องการให้พนักงานแจ้งล่วงหน้าเป็นเดือนหรือไม่? คนงานบางคนอาจไม่ได้วางแผนล่วงหน้าขนาดนั้น การอนุญาตให้พนักงานขอลาหยุดโดยแจ้งล่วงหน้าสองสามสัปดาห์อาจให้ความยืดหยุ่นมากกว่า

สรุป

แบบฟอร์มขอลาหยุดช่วยให้พนักงานสื่อสารเมื่อพวกเขาต้องการเวลาลาพักร้อน วันลาป่วย หรือการลาประเภทอื่นๆ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของคำขอเหล่านี้และแจ้งให้พนักงานทราบว่าพวกเขาสามารถลาพักร้อนได้หรือไม่และเมื่อใด

แบบฟอร์มขอเวลาหยุดงานที่มีประสิทธิภาพของพนักงานยังสามารถลดความสับสนและความเข้าใจผิดระหว่างพนักงานและฝ่ายบริหาร และรับประกันว่าเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมาย

ด้วยการใช้เทมเพลตฟรีของเราและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่สรุปไว้ในบทความนี้ คุณสามารถลดความเครียดในการจัดการคำขอลาหยุด และสร้างแบบฟอร์มคำขอที่เหมาะกับธุรกิจของคุณได้อย่างสมบูรณ์แบบ

ต้องการรับบทความดีๆ เพิ่มเติมตรงไปยังกล่องจดหมายของคุณหรือไม่ สมัครสมาชิกที่นี่