วิธีสร้างคู่มือการฝึกอบรมพนักงานใน 10 ขั้นตอน

การสร้างคู่มือการฝึกอบรมพนักงานที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้คุณเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่ที่สอดคล้องกัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนในบริษัทของคุณมีความสอดคล้องกับเป้าหมายและค่านิยมทางธุรกิจ และช่วยให้พนักงานของคุณมีความรู้ที่จำเป็นต่อการประสบความสำเร็จในบทบาทหน้าที่ของตน

คุณสามารถใช้คู่มือการฝึกอบรมเพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ และครอบคลุมหัวข้อต่างๆ เวิร์กโฟลว์ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด และอื่นๆ อีกมากมาย อย่างไรก็ตาม แม้จะมีความสำคัญและหลากหลายมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ การสร้างหนึ่งในคู่มือเหล่านี้อาจเป็นเรื่องยุ่งยาก

ในบทความนี้ เราจะแนะนำคุณเกี่ยวกับ 10 ขั้นตอนในการสร้างและใช้คู่มือการฝึกอบรมพนักงานของคุณเอง เรายังอธิบายวิธีที่ Connectteam สามารถปรับปรุงกระบวนการ

คู่มือการฝึกอบรมคืออะไรและมีวัตถุประสงค์อย่างไร?

คู่มือการฝึกอบรมเป็นเอกสารที่ครอบคลุมซึ่งนำเสนอ คำแนะนำและข้อมูลเกี่ยวกับกระบวนการ เวิร์กโฟลว์ หรือหัวเรื่อง

ไม่มีรูปแบบมาตรฐานสำหรับคู่มือเหล่านี้ บางรายการมีคำแนะนำทีละขั้นตอน บางรายการมีภาพเหมือนแผนผังลำดับงาน และบางรายการเป็นเอกสารแบบยาว

บริษัทหลายแห่งจัดทำคู่มือการฝึกอบรมสำหรับพนักงาน เพื่อให้พวกเขาสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าพวกเขาจะเป็นพนักงานใหม่หรือทำงานกับบริษัทมานานหลายปีก็ตาม

เวลาที่ใช้บ่อยที่สุดในการใช้คู่มือการฝึกอบรม ได้แก่:

• จ้างใหม่ออนบอร์ด เมื่อพนักงานเข้าร่วมกับบริษัท คู่มือการฝึกอบรมจะช่วยให้การปฏิบัติตามข้อกำหนดของบทบาท ความคาดหวัง ระบบที่ธุรกิจใช้ รวมถึงนโยบายและขั้นตอนปฏิบัติของบริษัทเป็นเรื่องง่าย
• เรียนรู้อย่างต่อเนื่อง แม้แต่พนักงานที่มีประสบการณ์ก็ต้องการการทบทวนเป็นระยะๆ สิ่งสำคัญคือต้องจัดทำคู่มือการฝึกอบรมเพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถอ้างถึงแนวทางปฏิบัติและกระบวนการที่ดีที่สุด
• การฝึกอบรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบและข้อบังคับ คู่มือการฝึกอบรมในหัวข้อต่างๆ เช่น การล่วงละเมิดทางเพศ การเลือกปฏิบัติ การฝึกอบรมภายใน ความปลอดภัยในโลกไซเบอร์ และความปลอดภัยในที่ทำงาน ช่วยให้บริษัทของคุณปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย
• การฝึกอบรมผลิตภัณฑ์หรือระบบ เมื่อคุณใช้ระบบหรือผลิตภัณฑ์ใหม่ในธุรกิจของคุณ พนักงานจำเป็นต้องรู้วิธีใช้อย่างถูกต้อง จัดเตรียมข้อมูลเหล่านี้โดยสร้างคู่มือการฝึกอบรมพร้อมคำแนะนำทีละขั้นตอนเพื่อการใช้งานที่เหมาะสมที่สุด

นอกเหนือจากการฝึกอบรมพนักงานแล้ว มักจะจำเป็นต้องมี คู่มือการฝึกอบรมเพื่อแจ้งให้ลูกค้า ทราบเกี่ยวกับวิธีการใช้ผลิตภัณฑ์หรือบริการของบริษัทของคุณ

ประโยชน์ของคู่มือการฝึกอบรม

สร้างความสม่ำเสมอให้กับทีมของคุณ

คู่มือการฝึกอบรมที่ดีช่วยให้พนักงานทุกคนได้รับประสบการณ์การฝึกอบรมแบบเดียวกัน ช่วยลดโอกาสที่จะเกิดความสับสนหรือความผิดพลาด

เมื่อมีการบันทึกกระบวนการหรือขั้นตอนที่สำคัญสำหรับทั้งทีม คุณสามารถวางใจได้ว่า ทุกคนทำงานจากแนวทางเดียวกัน และปฏิบัติตามคำแนะนำเดียวกัน สิ่งนี้ยังทำให้ทีมมั่นใจได้ว่าพวกเขากำลังทำตามขั้นตอนที่ถูกต้อง

ปรับปรุงกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน

การใช้คู่มือการฝึกอบรมช่วยให้คุณ ประหยัดเวลาในการเตรียมพนักงานใหม่ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าพนักงานทุกคนจะได้รับข้อมูลมาตรฐานเดียวกันและได้รับการจัดเตรียมอย่างถูกต้องตั้งแต่วันที่ 1 ยิ่งพนักงานเรียนรู้รายละเอียดเกี่ยวกับบทบาทของตนเร็วเท่าไร พวกเขาก็ยิ่งสามารถเริ่มให้คุณค่าได้เร็วเท่านั้น

พนักงานสามารถเริ่มต้นใช้งานได้เร็วขึ้นและมีประสิทธิผลมากขึ้นด้วยสื่อการฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าพวกเขาจำเป็นต้องเข้าใจนโยบาย กระบวนการ และขั้นตอน หรือเข้ารับการฝึกอบรมเชิงลึกเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการของบริษัทของคุณ

เสริมสร้างความมีไหวพริบ ประสิทธิภาพ และความเป็นอิสระ

พนักงานจะมี ไหวพริบมากขึ้นในการแก้ปัญหา และเรียนรู้ทักษะใหม่ๆ เมื่อพวกเขารู้ว่ามีคู่มือการฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพและจะหาได้จากที่ไหน

พวกเขาสามารถดูคู่มือแทนที่จะมาหาคุณหรือผู้จัดการคนอื่นเพื่อขอความช่วยเหลือ สิ่งนี้ช่วยประหยัดเวลาของทุกคนและสร้างความมั่นใจและความเป็นอิสระของสมาชิกในทีมในขณะที่พวกเขาค้นหาวิธีแก้ปัญหาด้วยตนเองได้สำเร็จ

พนักงานที่ได้รับการฝึกอบรมมาอย่างดีและมั่นใจในความรู้ในงานของตนก็มีแนวโน้มที่จะทำงานได้ดีขึ้น มีประสิทธิผลมากขึ้น และยังคงมีส่วนร่วม

เพิ่มความสอดคล้องและความปลอดภัย

วิธีที่ดีที่สุดในการรับประกันว่าทีมของคุณปฏิบัติตามกฎระเบียบคือเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับข้อมูลที่ถูกต้องและปฏิบัติตามขั้นตอนต่างๆ การสร้างคู่มือการฝึกอบรมเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการร่างขั้นตอนและระเบียบการเหล่านี้ เพื่อ หลีกเลี่ยงปัญหาการปฏิบัติตามกฎระเบียบหรือการฟ้องร้อง

คุณยังสามารถจัดทำวิดีโอการฝึกอบรมควบคู่ไปกับคู่มือที่เป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อให้พนักงานมีการนำเสนอวิธีการปฏิบัติตามข้อกำหนดแบบสดในโลกแห่งความเป็นจริง

ลดความผิดพลาด

โปรแกรมการฝึกอบรมที่มีรายละเอียดทำให้ข้อมูลสำคัญอยู่ในมือของพนักงานโดยตรง คุณไม่ต้องกังวลว่าพนักงานอาจลืมวิธีปฏิบัติงานอย่างถูกต้อง บันทึกงาน หรือปฏิบัติตามโปรโตคอลและขั้นตอนต่างๆ

การหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดช่วยลดความจำเป็นในการทำซ้ำงานและช่วยปรับปรุงคุณภาพของงานโดยรวม

นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณ ไม่ต้องเสียค่าปรับหรือค่าล่วงเวลาอีก ด้วย ตัวอย่างเช่น การฝึกอบรมที่เหมาะสมทำให้มีแนวโน้มว่างานจะเสร็จถูกต้องในครั้งแรก สิ่งนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้คุณต้องจ่ายค่าล่วงเวลาให้กับพนักงานเพื่อมาสายและแก้ไข นอกจากนี้ยังแจ้งให้พนักงานทราบถึงขั้นตอนที่เหมาะสม โดยเฉพาะอย่างยิ่งเกี่ยวกับความปลอดภัยหรือการปฏิบัติตาม ซึ่งจำกัดความเสี่ยงของค่าปรับสำหรับการละเมิด

ประหยัดเงินค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม

คู่มือการฝึกอบรมสามารถช่วยธุรกิจของคุณประหยัดเงินได้ ประการแรก มันเป็น วิธีที่สอดคล้องกันสำหรับคุณในการฝึกอบรมทุกคน ในหัวข้อเฉพาะ คุณไม่จำเป็นต้องจ่ายเงินเพื่อสร้างและจัดเตรียมเซสชันการฝึกอบรมหรือวิดีโอการฝึกอบรมเฉพาะบุคคล แต่คุณสามารถย่อข้อมูลนั้นให้อยู่ในแหล่งเดียวที่พนักงานทุกคนสามารถใช้ได้

นอกจากนี้ เนื่องจากพนักงานสามารถดูคู่มือการฝึกอบรมได้ตลอดเวลา คุณจึงไม่จำเป็นต้องเสียเงินไปกับการสร้างหลักสูตรทบทวนความรู้หรือเซสชันไมโครเลิร์นนิงเพื่อให้พนักงานได้รับข้อมูลเร็วขึ้นหากพวกเขาลืมข้อมูล

วิธีสร้างคู่มือการฝึกอบรมพนักงานใน 10 ขั้นตอน

แม้ว่าขั้นตอนที่แน่นอนอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับความต้องการของบริษัทของคุณ การสร้างคู่มือการฝึกอบรมนั้นง่ายเหมือนทำตามขั้นตอนทั่วไป 10 ขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 1: ระบุวัตถุประสงค์การฝึกอบรมและความรู้

สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือค้นหา ความรู้ที่คุณต้องการสอนผ่านการฝึกอบรมนี้ คิดถึงวัตถุประสงค์ที่สำคัญที่สุดที่คุณต้องการให้พนักงานบรรลุ พวกเขาควรเรียนรู้หรือพัฒนาทักษะอะไร พวกเขาควรเรียนรู้ข้อมูลอะไรบ้าง?

การเขียนเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจงสองสามข้อจะเป็นประโยชน์ ตัวอย่างเช่น: “หลังจากอ่านคู่มือนี้แล้ว พนักงานจะเข้าใจกระบวนการที่ถูกต้องในการสมัครรับสวัสดิการพนักงาน” หรือ “การฝึกอบรมนี้จะช่วยให้สมาชิกในทีมได้รับคำแนะนำเฉพาะสำหรับการกรอกข้อมูลการทบทวนประสิทธิภาพด้วยตนเอง”

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดกลุ่มเป้าหมาย

ต่อไปให้นึกถึงกลุ่มเป้าหมาย พิจารณาว่า ใครต้องการความรู้นี้ หรือใครจะได้รับประโยชน์จากคำแนะนำเหล่านี้

คุณจะต้องพิจารณาสิ่งต่างๆ เช่น ระดับประสบการณ์ บทบาท และภูมิหลัง ตัวอย่างเช่น พนักงานอาวุโสมีแนวโน้มที่จะมีความรู้ที่แตกต่างจากพนักงานที่อายุน้อยกว่า ดังนั้นให้ระวังว่าพนักงานแต่ละคนจะได้ประโยชน์จากการฝึกอบรมประเภทใด

ในทำนองเดียวกันพนักงานในแต่ละตำแหน่งก็จะมีทักษะและความเข้าใจที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น คุณอาจรวมข้อมูลทางเทคนิคไว้ในคู่มือการฝึกอบรมสำหรับวิศวกร แต่อาจทำให้สับสนในคู่มือสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้าน HR

เมื่อกำหนดผู้ชม คุณควร คำนึงถึงวัตถุประสงค์ ที่คุณตั้งไว้ด้วย ตัวอย่างเช่น วัตถุประสงค์ที่ใหญ่ที่สุดอาจเป็นการปรับปรุงความปลอดภัยในคลังสินค้าของคุณ กลุ่มเป้าหมายของคุณจะเป็นใครก็ได้ที่ใช้เวลาทำงานที่นั่น หรือบางทีคุณอาจตั้งเป้าที่จะสร้างทีมผู้บริหารที่เต็มไปด้วยโค้ชที่ยอดเยี่ยม กลุ่มเป้าหมายของคุณจะเป็นคนงานที่บริหารงานอยู่แล้วหรือมีความสนใจในการเลื่อนตำแหน่ง

ขั้นตอนที่ 3: รวบรวมทรัพยากรและข้อมูล

ก่อนที่คุณจะพร้อมสร้างคู่มือการฝึกอบรม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด

ตัวอย่างเช่น สำหรับคู่มือการฝึกอบรมเกี่ยวกับขั้นตอนเฉพาะของบริษัท ให้รวบรวมเอกสารที่มีอยู่ทั้งหมดของขั้นตอนและกระบวนการที่เกี่ยวข้องใดๆ สำหรับซอฟต์แวร์หรือการฝึกอบรมระบบ คุณจะต้องเตรียมคู่มือหรือคู่มือการใช้งานไว้ให้พร้อม หากต้องการจัดทำคู่มือการฝึกอบรมด้านความปลอดภัย อย่าลืมค้นหาข้อบังคับหรือรหัสต่างๆ

นี่เป็นเวลาที่ดีที่จะ ปรึกษากับผู้เชี่ยวชาญเฉพาะเรื่องภายในหรือภายนอก ผู้ที่เกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับหัวข้อการฝึกอบรมสามารถให้ข้อมูลเชิงลึก แนวคิด และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่คุณอาจไม่เคยนึกถึง

ขั้นตอนที่ 4: เลือกรูปแบบและโครงสร้าง

จากนั้น ตัดสินใจว่าจะจัดรูปแบบและโครงสร้างคู่มือของคุณอย่างไร

เลือกรูปแบบที่ดีที่สุด

มีสื่อการฝึกอบรมหลายประเภท ดังนั้นคุณจึงมีรูปแบบให้เลือกมากมาย

คุณสามารถเขียนเอกสาร สร้างชุดสไลด์ (เช่น งานนำเสนอ PowerPoint หรือ Google ชีต) หรือใช้ระบบบริหารจัดการการเรียนรู้แบบโต้ตอบ (LMS) เพื่อสร้างคู่มือของคุณ

ท้ายที่สุด ให้เลือกสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับประเภทการฝึกอบรม ที่คุณให้บริการและกลุ่มเป้าหมายของคุณ

ตัวอย่างเช่น คุณอาจใช้ชุดสไลด์สำหรับคู่มือที่มีภาพจำนวนมาก เช่น เวิร์กโฟลว์และอินโฟกราฟิกสำหรับคู่มือที่เน้นเรื่องความปลอดภัย สำหรับพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลด้วยตนเองสามารถอ้างอิงได้ตามต้องการ เอกสารช่วยให้พวกเขาค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ง่าย

จัดโครงสร้างคู่มือของคุณ

ไม่ว่าคุณจะนำเสนอข้อมูลด้วยวิธีใด คุณจะต้องมีเค้าโครงที่ชัดเจนของเนื้อหา สร้างโครงร่างที่แบ่งเนื้อหาออกเป็น ชิ้นเล็กๆ ที่ย่อยง่าย

เริ่มต้นด้วยการสร้างหัวเรื่องสำหรับแต่ละส่วน รวมถึงบทนำของการฝึกอบรมเพื่ออธิบายสิ่งที่ผู้ใช้สามารถคาดหวังที่จะเรียนรู้ สารบัญ และบทสรุปที่สรุปเนื้อหาที่ครอบคลุม

ขณะที่คุณสร้าง ‌คู่มือ ให้เน้นที่ การออกแบบที่เรียบง่ายและเข้าถึงได้ คุณไม่ต้องการให้เนื้อหาการฝึกอบรมสูญหายไปท่ามกลางสีหรือสไตล์ที่มากเกินไป ยึดติดกับรูปแบบแบรนด์ของบริษัทของคุณหรือใช้สีที่ต่างกันเพียงสองสามสี ช่วยให้อ่านคู่มือได้ง่ายขึ้น

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้ ฟอนต์เดียวกันที่อ่านง่าย ตลอด แบบอักษร sans-serif เช่น Arial เป็นตัวเลือกที่ปลอดภัย ใช้ขนาดฟอนต์ที่แตกต่างกันเพียงไม่กี่ขนาดเท่าที่จำเป็นสำหรับชื่อเรื่อง หัวเรื่อง หัวเรื่องย่อย ข้อความหลัก ฯลฯ

รวมทัศนูปกรณ์

สื่อการฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพประกอบด้วยสื่อโสตทัศนูปกรณ์ แม้ว่าการฝึกอบรมของคุณจะเป็นแบบข้อความเป็นส่วนใหญ่ การมีตัวช่วยด้านภาพบางส่วนเป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการถ่ายทอดข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับผู้ที่เรียนรู้ด้านการมองเห็น

พิจารณาเพิ่มรูปภาพ ที่แสดงวิธีดำเนินการตามกระบวนการ เช่น ผังงานหรือแผนภาพอธิบาย หรือภาพประกอบเพื่อให้พนักงานมีส่วนร่วม ตารางสามารถช่วยคุณแสดงข้อมูลจำนวนมากในลักษณะที่ย่อยได้

รูปภาพสามารถทำให้คู่มือของคุณดูน่าสนใจยิ่งขึ้น แต่ หลีกเลี่ยงการใช้ . พวกเขาสามารถดึงความสนใจไปจากข้อมูลที่สำคัญกว่าและทำให้เนื้อหาของคุณดูรก

ขั้นตอนที่ 5: ร่างและแก้ไขเนื้อหา

อ้างอิงจากโครงร่างที่คุณสร้างขึ้นและ เริ่มเติมคำในช่องว่าง กรอกรายละเอียดตามความจำเป็น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเปิดโปงข้อมูลใหม่เมื่อพูดคุยกับ SMEs หรือตรวจสอบเอกสาร

ใช้ผลลัพธ์ที่ต้องการเป็นแนวทางของคุณ เพื่อให้พนักงานได้รับการฝึกฝนอย่างเต็มที่ พวกเขาต้องเรียนรู้อะไรบ้าง? คุณต้องอธิบายอะไรให้พวกเขาฟัง

จำ ลำดับของข้อมูล เพื่อให้ไหลอย่างมีเหตุผล เริ่มต้นจากจุดเริ่มต้นและสร้างหัวข้อตลอดการฝึกอบรม

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณกำลังสร้างคู่มือการฝึกอบรมเกี่ยวกับขั้นตอนความปลอดภัย คุณอาจ:

• เริ่มต้นด้วยการแนะนำว่าทำไมความปลอดภัยจึงมีความสำคัญ และขั้นตอนเหล่านี้ช่วยเพิ่มความปลอดภัยในบริษัทของคุณได้อย่างไร
• เจาะลึก "เนื้อหา" ของการฝึกอบรมเพื่ออธิบายทุกสิ่งที่พนักงานของคุณจำเป็นต้องรู้
• จบด้วยบทสรุปและขั้นตอน พนักงานของคุณควรทำอย่างไรต่อไป? พวกเขาควรดำเนินการอย่างไรเมื่อได้รับการฝึกฝนแล้ว

นอกจากนี้ อย่าลืม พิจารณาผู้ชมของคุณ เมื่อคุณร่างเนื้อหาของคุณ หลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์เฉพาะหรือเทคนิคเฉพาะเจาะจงมากเกินไป หากคุณกำลังอบรมผู้ชมทั่วไป นอกจากนี้ เก็บทุกอย่างในการฝึกอบรมที่เกี่ยวข้องกับผู้ฟังไว้ในมือ

ตัวอย่างเช่น หลีกเลี่ยงศัพท์แสงเฉพาะบทบาทในคู่มือการฝึกอบรมที่มีไว้สำหรับทั้งบริษัทของคุณ ให้ใช้ภาษาที่ทุกคนจะเข้าใจได้โดยไม่คำนึงถึงตำแหน่งของพวกเขา ในทางกลับกัน สำหรับการฝึกอบรมที่เน้นกระบวนการที่ใช้กับ 1 ทีมเท่านั้น คุณสามารถปรับแต่งคู่มือให้เฉพาะเจาะจงมากขึ้นสำหรับความรู้ของทีมนั้น

หลังจากที่คุณเขียนเนื้อหาแล้ว ให้อ่านและแก้ไขตามความจำเป็น

ขั้นตอนที่ 6: ส่งคู่มือการทดสอบและทำการเปลี่ยนแปลงตามต้องการ

ก่อนเปิดตัวทั่วทั้งบริษัท ให้ทดสอบ กับกลุ่มย่อยเล็กๆ ของบริษัท คุณอาจเลือกสมาชิกของแผนกเฉพาะ สมาชิกของผู้นำ หรือแม้แต่ 1-2 คนจากทีมข้ามสายงานเพื่อให้ได้กลุ่มที่มีความรอบรู้

ขอให้พวกเขาอ่านคู่มือการฝึกอบรม แล้วขอความคิดเห็นจากพวกเขา ส่งแบบสำรวจ ถามคำถามเช่น:

• คุณได้อะไรจากการฝึกครั้งนี้?
• หลังจากอ่านคู่มือแล้ว คุณจะให้คะแนนความเข้าใจในหัวข้อนี้อย่างไร
• การฝึกอบรมนี้เกี่ยวข้องกับบทบาทของคุณมากน้อยเพียงใด มันจะช่วยให้คุณปรับปรุงงานได้อย่างไร?
• มีอะไรที่คุณหวังว่าจะได้เรียนรู้แต่ไม่ได้?
• คุณมีข้อเสนอแนะใดสำหรับการเพิ่มหรือเปลี่ยนแปลงการฝึกอบรมนี้ในอนาคต

เมื่อคุณรวบรวมความคิดเห็นแล้ว ให้วิเคราะห์คำตอบเพื่อทำความเข้าใจประเด็นสำคัญและประเด็นที่ต้องปรับปรุง ใช้ข้อมูลนั้นเพื่อ แก้ไขคู่มือ ก่อนที่จะเผยแพร่ให้ทุกคน

ขั้นตอนที่ 7: เปิดตัวกับพนักงานทุกคน

ขอแสดงความยินดี คู่มือการฝึกอบรมของคุณพร้อมเผยแพร่แล้ว! ถึงเวลาแบ่งปันกับพนักงานของคุณแล้ว

เริ่มต้นด้วย การสื่อสารทรัพยากรใหม่กับทีมของคุณ อธิบายว่าเหตุใดจึงมีคู่มือนี้ ช่วยได้อย่างไร และเข้าถึงได้จากที่ใด

พิจารณาใช้ กลยุทธ์การสื่อสารหลายแง่หลายมุม ส่งอีเมล แชร์คู่มือในแอปรับส่งข้อความของบริษัท และเผยแพร่ไปยังฐานความรู้ภายในหรือหน้า wiki ซึ่งครอบคลุมฐานทั้งหมดและทำให้มั่นใจว่าไม่มีใครพลาดข้อมูล นอกจากนี้ยังช่วยให้พนักงานมีทางเลือกที่หลากหลายสำหรับตำแหน่งที่สามารถเข้าถึงคู่มือได้

ขั้นตอนที่ 8: ติดตามความคืบหน้า

ในขณะที่พนักงานทำงานผ่านคู่มือการฝึกอบรม การติดตามความคืบหน้าและความสำเร็จของพวกเขาอาจเป็นประโยชน์

คุณไม่จำเป็นต้องติดตามความคืบหน้าของคู่มือทุกเล่ม ขึ้นอยู่กับประเภทของการฝึกอบรม คู่มือที่มีไว้สำหรับอ้างอิงตามความจำเป็นหรือคู่มือที่สอนผู้ใช้ถึงวิธีการใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะไม่จำเป็นต้องมีการติดตามความคืบหน้า

อย่างไรก็ตาม คุณจะต้องการติดตามความคืบหน้าของการฝึกอบรมที่จำเป็นสำหรับเหตุผลด้านกฎระเบียบหรือการปฏิบัติตามกฎข้อบังคับหรือคู่มือที่นำเสนอข้อมูลใหม่

ขั้นตอนที่ 9: ทดสอบความรู้ของพนักงาน

พิจารณาเพิ่มแบบทดสอบหรือองค์ประกอบเชิงโต้ตอบอื่นๆ ลงในคู่มือการฝึกอบรมของคุณ สิ่งเหล่านี้ช่วย ทดสอบความรู้ของพนักงานและทำให้พวกเขามีส่วนร่วม

อ้างถึงวัตถุประสงค์ความรู้หลักที่คุณจดไว้ จากนั้นสร้างแบบทดสอบและรวมคำถามเพื่อประเมินความรู้นั้น คุณสามารถตั้งค่าแบบทดสอบให้แสดงตลอดทั้งเล่มหรือตอนท้ายก็ได้ คุณสามารถกำหนดให้พนักงานผ่านแบบทดสอบก่อนที่จะจบคู่มือการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการ

ขั้นตอนที่ 10: รวบรวมคำติชมและอัปเดตเมื่อเวลาผ่านไป

เช่นเดียวกับที่คุณทำเมื่อคุณทดลองใช้คู่มือ คุณจะต้อง ขอความคิดเห็นจากพนักงาน เพื่อปรับปรุงคู่มือการฝึกอบรมของคุณ

แบบสำรวจทำงานได้ดีที่นี่เช่นกัน คุณยังสามารถทำการสำรวจ 1 ครั้งก่อนที่พนักงานจะอ่านคู่มือและอีก 1 ครั้งหลังจากนั้น

ตัวอย่างแบบสำรวจเบื้องต้นอาจรวมถึงคำถามต่างๆ เช่น

• คุณหวังว่าจะได้เรียนรู้อะไรจากคู่มือการฝึกอบรมนี้
• ในระดับ 1-5 คุณจะให้คะแนนความเข้าใจในปัจจุบันของคุณเกี่ยวกับหัวข้อนี้อย่างไร

สำหรับแบบสำรวจหลังการฝึกอบรม คุณสามารถใช้คำถามที่คล้ายคลึงกันกับคำถามที่คุณใช้ในแบบสำรวจทดสอบการทำงาน คุณสามารถประเมินว่าพวกเขาได้เรียนรู้มากน้อยเพียงใดและรวบรวมความคิดเห็นหรือคำแนะนำที่พวกเขาอาจมี

วิเคราะห์คำตอบเหล่านี้และ ปรับปรุงคู่มือการฝึกอบรมตามความจำเป็น

Connectteam สามารถช่วยคุณในการฝึกอบรมได้อย่างไร

Connectteam เป็นแพลตฟอร์มการจัดการงานแบบครบวงจรที่มีทุกสิ่งที่คุณต้องการใน การฝึกอบรมพนักงานที่มีส่วนร่วม

สร้างเอกสารและหลักสูตรการฝึกอบรมพนักงานแบบกำหนดเอง

ด้วย Connectteam คุณสามารถสร้างหลักสูตรการฝึกอบรมเต็มรูปแบบ วิดีโอขนาดพอดีคำ คู่มือการฝึกอบรมที่กำหนดเอง และสื่ออื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย

ใช้เทมเพลตหรือสร้างเนื้อหาและหลักสูตรตั้งแต่เริ่มต้น คุณสามารถรวม PDF, วิดีโอ, แบบฟอร์ม, รูปภาพ, อินโฟกราฟิก และอื่นๆ และแบ่งหลักสูตรออกเป็นโมดูลที่ย่อยง่าย

นอกจากนี้ เมื่อสิ่งต่าง ๆ เปลี่ยนไป การแก้ไขและอัปเดตเนื้อหาการฝึกอบรมของคุณตามต้องการก็เป็นเรื่องง่าย

พนักงานสามารถใช้แอพมือถือ Connectteam เพื่อ เข้าถึงข้อมูลการฝึกอบรมได้จากทุกที่ ทุกเวลา สิ่งนี้ส่งเสริมการเรียนรู้อย่างต่อเนื่องและสามารถช่วยเพิ่มความมั่นใจและความเป็นอิสระของพวกเขา

เก็บข้อมูลทั้งหมดไว้ในที่เดียว

เมื่อคุณใช้ Connectteam เพื่อสร้างสื่อการฝึกอบรม คุณสามารถจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดอย่างปลอดภัยใน ฐานความรู้ส่วนกลาง

พนักงานสามารถดูเอกสารการฝึกอบรมและเอกสารสำคัญอื่นๆ ของบริษัทได้ทุกเมื่อที่ต้องการ แหล่งความจริงเดียวนี้หมายความว่าไม่มีใครต้องใช้เวลาตามล่าข้อมูลจากสถานที่ต่างๆ

ติดตามความคืบหน้าและทดสอบความรู้

Connectteam ทำให้ง่ายต่อ การติดตามความคืบหน้าการฝึกอบรมของพนักงาน เพียงดูแดชบอร์ดกลางเพื่อดูว่าการฝึกอบรมพนักงานแต่ละคนมีระยะเวลานานเพียงใด Connectteam ช่วยให้คุณสามารถส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติไปยังพนักงานเพื่อกระตุ้นให้พวกเขาทำการฝึกอบรมให้เสร็จสิ้น

นอกจากนี้ แบบทดสอบเชิงโต้ตอบ ยังให้คุณตรวจสอบความรู้ของสมาชิกในทีม คุณจึงมั่นใจได้ว่าพวกเขาได้รับสิ่งที่ต้องการจากการฝึกอบรม

เมื่อพนักงานเสร็จสิ้นการฝึกอบรมและผ่านการทดสอบในแอป คุณสามารถให้รางวัลแก่ความสำเร็จของพวกเขาด้วยตราสัญลักษณ์หรือโทเค็นดิจิทัล

การขอความคิดเห็นเป็นเรื่องง่าย

คุณลักษณะแบบสำรวจและแบบสำรวจความคิดเห็นของ Connectteam ช่วยให้คุณสามารถรวบรวมข้อเสนอแนะจากพนักงานได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย คุณสามารถสร้างและแชร์แบบสำรวจและแบบสำรวจได้โดยตรงในแอพ และพนักงานสามารถตอบกลับได้จากทุกที่

ใช้เทมเพลตหรือสร้างแบบสำรวจของคุณเองด้วยคำถามใช่/ไม่ใช่ มาตราส่วนการให้คะแนน คำถามปลายเปิด และคำถามแบบเลือกตอบ ดูผลลัพธ์แบบเรียลไทม์โดยตรงจากอุปกรณ์มือถือของคุณ และส่งการแจ้งเตือนอัจฉริยะให้พนักงานกรอกแบบสำรวจก่อนกำหนด

ไม่มีข้อจำกัดในการฝึกอบรมพนักงาน

ด้วยความสามารถในการสร้าง การฝึกอบรมไม่จำกัดและแบ่งปันกับผู้ใช้ไม่จำกัด Connecteam เติบโตไปพร้อมกับบริษัทของคุณ ไม่ว่าคุณจะมีพนักงาน 10, 100 หรือ 10,000 คน ไม่ต้องกังวลว่าพื้นที่เก็บข้อมูลจะหมดหรือต้องจ่ายเพิ่มสำหรับผู้เรียนจำนวนมากขึ้น

บทสรุป

การสร้างคู่มือการฝึกอบรมพนักงานนำไปสู่การเริ่มต้นใช้งานที่ง่ายขึ้น ประสิทธิภาพของพนักงานที่แข็งแกร่งขึ้น ความสม่ำเสมอที่ดีขึ้น และข้อผิดพลาดที่น้อยลง ด้วยคู่มือนี้ คุณพร้อมที่จะปฏิบัติตาม 10 ขั้นตอนในการออกแบบและใช้งานคู่มือการฝึกอบรมของคุณเอง

คุณสามารถใช้ Connecteam สำหรับความต้องการในการฝึกอบรมพนักงานทั้งหมดของคุณ ตั้งแต่การสร้างเนื้อหาไปจนถึงการรวบรวมคำติชม พนักงานของคุณจะประทับใจกับความสะดวกในการเข้าถึงสื่อระหว่างเดินทาง และคุณจะได้รับประโยชน์จากการมีพนักงานที่มีความรู้และมีทักษะ แผนเริ่มต้นเพียง $29 ต่อเดือนสำหรับผู้ใช้สูงสุด 30 คน และธุรกิจขนาดเล็กที่มีพนักงานไม่เกิน 10 คนสามารถใช้ Connecteam ได้ฟรี 100% ตลอดชีวิต

คำถามที่พบบ่อย

สิ่งที่ควรมีในสื่อการฝึกอบรม?

สื่อการฝึกอบรมพนักงานควรประกอบด้วยเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษร อุปกรณ์ช่วยด้านภาพเพื่อแสดงกระบวนการและเวิร์กโฟลว์ และวิดีโอสาธิต แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการรวมแบบทดสอบหรือแบบทดสอบเพื่อตรวจสอบความรู้ของพนักงาน

เครื่องมือใดที่ใช้ในการฝึกอบรมพนักงาน?

มีเครื่องมือดิจิทัลมากมายที่คุณสามารถใช้สำหรับการฝึกอบรมพนักงาน อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องเลือกตัวเลือกที่มีตัวเลือกการปรับแต่ง เนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรและภาพ ผู้ใช้ไม่จำกัด และการเข้าถึงในขณะเดินทาง Connectteam เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับโซลูชันการฝึกอบรมแบบครบวงจร

ต้องการรับบทความดีๆ เพิ่มเติมตรงไปยังกล่องจดหมายของคุณหรือไม่ สมัครสมาชิกที่นี่