วิธีเขียนจดหมายยืนยันการจ้างงาน + เทมเพลตฟรี

ในฐานะนายจ้าง ลูกจ้างของคุณอาจขอให้คุณยืนยันรายละเอียดเกี่ยวกับการจ้างงานของพวกเขาสำหรับผู้ให้กู้จำนอง เจ้าของบ้าน หรือแม้แต่นายจ้างรายอื่น

แม้ว่าโดยทั่วไปแล้วจดหมายยืนยันการจ้างงานจะสั้นและตรงไปตรงมาในการจัดเตรียม แต่สิ่งสำคัญคือต้องทำให้ถูกต้อง

การก้าวพลาดไม่เพียงแต่สะท้อนถึงความไม่ดีต่อบริษัทของคุณเท่านั้น แต่ยังส่งผลต่อความสามารถของพนักงานในการขอสินเชื่อ ที่พักอาศัย หรืองานใหม่อีกด้วย

ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายวิธีการเตรียมหนังสือยืนยันการจ้างงาน รวมถึงข้อมูลที่ต้องครอบคลุม

เพื่อช่วยคุณ เราได้รวมตัวอย่างจดหมายยืนยันการจ้างงานและเตรียมเทมเพลตพร้อมใช้งานสองแบบ

ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรีของคุณที่นี่

แบบฟอร์มการตรวจสอบพนักงาน – พนักงานปัจจุบัน

แบบฟอร์มการตรวจสอบพนักงาน – อดีตพนักงาน

จดหมายยืนยันการจ้างงานคืออะไร?

จดหมายยืนยันการทำงานเป็นหลักฐานยืนยันการจ้างงานในปัจจุบันหรือก่อนหน้านี้ของใครบางคน เป็นการยืนยันว่าพนักงานทำงาน—หรือเคยทำงาน—ให้กับบริษัทของคุณ และรวมถึงรายละเอียดต่าง ๆ เช่น วันที่จ้างงาน บทบาท และเงินเดือนของพนักงาน

จดหมายยืนยันการจ้างงานบางครั้งเรียกว่า:

• จดหมายการจ้างงาน
• จดหมายรับรองการจ้างงาน
• จดหมายยืนยันการทำงาน
• หนังสือยืนยันเงินเดือน
• จดหมายรับรองรายได้
• แบบฟอร์มการตรวจสอบการจ้างงาน

จดหมายเหล่านี้ให้การตรวจสอบรายละเอียดการจ้างงานที่สำคัญโดยอิสระสำหรับบุคคลที่สาม การขอจดหมายอาจมาจากพนักงานหรือโดยตรงจากบุคคลที่สาม เช่น ธนาคาร เจ้าของบ้าน หน่วยงานของรัฐ หรือนายจ้างอื่นๆ

จดหมายยืนยันการทำงานแตกต่างจากจดหมายอ้างอิงหรือจดหมายแนะนำที่อธิบายว่าพนักงานทำงานได้ดีเพียงใดในบทบาท จดหมายรับรองการจ้างงานจะให้ข้อมูลที่เป็นกลางเกี่ยวกับเวลาของพนักงานกับบริษัทของคุณแทน

คำขอจดหมายยืนยันพนักงานมาจากไหน

การร้องขอจดหมายตรวจสอบเงินเดือนอาจมาจากพนักงาน ซึ่งจะส่งต่อไปยังบุคคลที่สามที่ต้องการข้อมูล

พนักงานไม่จำเป็นต้องบอกคุณว่าทำไมพวกเขาถึงขอจดหมาย อย่างไรก็ตาม พวกเขาจำเป็นต้องแจ้งให้คุณทราบว่าต้องใส่ข้อมูลใดบ้างเมื่อขอจดหมายในนามของบุคคลที่สาม

คำขอสามารถมาจากบุคคลที่สามได้โดยตรง เหล่านี้รวมถึง:

• สถาบันการเงิน. ตัวอย่างเช่น เมื่อพนักงานขอจำนองหรือขอสินเชื่ออื่นๆ ธนาคารจำเป็นต้องยืนยันความสามารถในการชำระหนี้ของพวกเขา หากพนักงานสมัครขอปรับโครงสร้างเงินกู้ที่มีอยู่หรือเลื่อนการชำระเงินเนื่องจากปัญหาทางการเงิน ธนาคารมักจะต้องยืนยันรายได้ก่อนที่จะตัดสินใจว่าจะให้ใบสมัครหรือไม่
• เจ้าของบ้าน เมื่อพนักงานขอเช่าทรัพย์สิน เจ้าของบ้านอาจต้องการดูว่าพวกเขาสามารถจ่ายค่าเช่า เงินมัดจำ และค่าบริการอื่นๆ ได้
• นายจ้างอื่น ๆ หากพนักงานส่งใบสมัครงานไปยังบริษัทอื่น นายจ้างที่คาดหวังอาจต้องการขอจดหมายรับรองการทำงานเพื่อตรวจสอบข้อมูลในประวัติย่อของพนักงาน
• ทนายความตรวจคนเข้าเมือง อาจขอจดหมายจากนายจ้างเมื่อเตรียมคำร้องขอวีซ่าสำหรับลูกจ้างหรือสมาชิกในครอบครัว ตัวอย่างเช่น จดหมายรับรองเงินเดือนอาจใช้เป็นหลักฐานแสดงความสามารถของพนักงานในการสปอนเซอร์การสมัครเป็นผู้อยู่อาศัยถาวรของสมาชิกในครอบครัว
• หน่วยงานติดตามหนี้ บางครั้งติดต่อนายจ้างเพื่อขอจดหมายยืนยันการทำงานเพื่อกระตุ้นให้มีการจ่ายเงิน คุณควรขอคำแนะนำทางกฎหมายเกี่ยวกับการตอบสนองต่อคำขอประเภทเหล่านี้ เนื่องจากคุณมักจะเผยแพร่ข้อมูลที่จำกัดตามกฎหมายเท่านั้น
• หน่วยงานรัฐบาล อาจขอหนังสือยืนยันการจ้างงานเพื่อระบุกรณีการทุจริตประกันสังคมหรือเพื่อยืนยันค่าจ้างสำหรับคำตัดสินของศาล คุณควรปรึกษาทนายความเพื่อขอคำแนะนำหากคุณได้รับคำขอเช่นนี้

นอกจากนี้ สิ่งสำคัญคือต้องขอคำแนะนำทางกฎหมายเพื่อทำความเข้าใจว่าเมื่อใดที่กฎหมายกำหนดให้คุณต้องตอบกลับหลักฐานการร้องขอจดหมายการจ้างงาน

บ่อยครั้งที่คุณไม่จำเป็นต้องทำเช่นนั้น อย่างไรก็ตาม การส่งจดหมายเป็นความคิดที่ดีหากจดหมายนั้นสนับสนุนพนักงาน เช่น ช่วยรับจำนอง เซ็นสัญญาเช่า หรือหางานใหม่

คำขอจากหน่วยงานของรัฐมักจะเป็นข้อยกเว้น กฎหมายอาจกำหนดให้คุณตอบสนองต่อสิ่งเหล่านี้ และโดยทั่วไปแล้วคำขอจะกำหนดข้อบังคับหรือกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

สิ่งที่ควรรวมอยู่ในการตรวจสอบจดหมายรับรองการจ้างงาน

มีข้อมูลพื้นฐานบางอย่างที่คุณควรรวมไว้เสมอเมื่อเขียนจดหมายยืนยันการจ้างงาน รายละเอียดเฉพาะขึ้นอยู่กับคำขอ เช่นเดียวกับนโยบายของบริษัทของคุณ และกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจดหมายของคุณประกอบด้วย:

• วันที่เขียนจดหมาย เพื่อให้ผู้รับทราบว่าข้อมูลในนั้นเป็นปัจจุบัน
• ชื่อบริษัทและที่อยู่ของคุณ
• คำทักทาย หากคุณทราบรายละเอียดของผู้รับ คุณสามารถระบุได้โดยตรง หากคุณไม่มี ให้ใช้ “ถึงผู้ที่สิ่งนี้อาจเกี่ยวข้อง”
• ชื่อเต็มของพนักงาน
• วันที่จ้าง รวมทั้งวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด คุณสามารถบันทึกวันที่สิ้นสุดเป็น "ปัจจุบัน" หากพนักงานยังคงทำงานให้กับบริษัทของคุณ
• ชื่อและข้อมูลติดต่อของคุณ ผู้รับควรมีคำถามใดๆ หรือต้องการข้อมูลเพิ่มเติม
• ลายเซ็นของคุณ.

หากมีการร้องขอและอนุญาตโดยเฉพาะตามกฎหมาย คุณอาจต้องระบุ:

• ชื่อและที่อยู่ของบริษัทผู้รับ หากทราบ
• ตำแหน่งงานและแผนกของพนักงาน
• คำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับหน้าที่ของพนักงาน
• เงินเดือนพนักงาน.
• หลักฐานสนับสนุนเงินเดือน เช่น สลิปเงินเดือนหรือใบลงเวลา
• จ่ายความถี่—เช่น รายสัปดาห์หรือรายเดือน
• จำนวนชั่วโมงที่พนักงานทำงานในหนึ่งสัปดาห์หรือหนึ่งเดือน
• ประเภทของการจ้างงาน (เต็มเวลา นอกเวลา หรือสัญญาจ้าง)
• เหตุใดการจ้างงานของพวกเขาจึงสิ้นสุดลง
• คาดว่างานของพวกเขาจะดำเนินต่อไปหรือไม่
• คุณสมบัติของพนักงานสำหรับการจ้างใหม่

คุณสามารถให้การรับรองจดหมายการจ้างงานในรูปแบบดิจิทัลหรือรูปแบบกระดาษและส่งทางไปรษณีย์ อีเมล หรือแฟกซ์ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับคำขอ

วิธีจัดรูปแบบหนังสือรับรองการจ้างงาน

เตรียมจดหมายบนหัวจดหมายของบริษัทหรือเครื่องเขียนที่มีโลโก้ของบริษัทของคุณ นี่เป็นการยืนยันความถูกต้องสำหรับผู้รับ

วิธีที่ดีที่สุดในการนำเสนอจดหมายเหล่านี้คือในรูปแบบจดหมายธุรกิจ

ใส่ชื่อและที่อยู่บริษัทของคุณ วันที่ และที่อยู่ของผู้รับ (หากทราบ) ที่ด้านซ้ายบนของจดหมาย จากนั้นใส่คำทักทาย เนื้อหาในจดหมายของคุณ และการลงชื่ออย่างเป็นทางการ เช่น "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" ลายเซ็น ชื่อ และบทบาทของคุณควรเป็นไปตามนั้น

นโยบายและระเบียบปฏิบัติเกี่ยวกับจดหมายรับรองการทำงาน

ในฐานะนายจ้าง ลูกจ้างของคุณอาจขอแบบฟอร์มยืนยันการจ้างงานเป็นประจำ ด้วยเหตุผลนี้ การสร้างการยืนยันนโยบายจดหมายจ้างงานและกำหนดขั้นตอนการขอและเตรียมการจึงเป็นประโยชน์

การสร้างนโยบายและขั้นตอนทำให้มั่นใจว่าบริษัทของคุณใช้แนวทางที่สอดคล้องกันในการพิสูจน์จดหมายรับรองการจ้างงาน

นโยบายและขั้นตอนยังช่วยให้คุณและพนักงานของคุณประหยัดเวลาอีกด้วย คุณสามารถเพิ่มลงในคู่มือนโยบายและขั้นตอนเพื่อให้พนักงานค้นหาได้ง่าย ด้วยการกำหนดขั้นตอนอย่างชัดเจน คุณจะได้รับข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการจากพนักงานโดยไม่ต้องกลับไปกลับมา

นโยบาย

นโยบายแบบฟอร์มการตรวจสอบพนักงานกำหนดวิธีจัดการกับคำขอจดหมายและใครเป็นผู้รับผิดชอบในการจัดเตรียม

ก่อนเขียนนโยบาย สิ่งสำคัญคือต้องยืนยันภาระผูกพันทางกฎหมายทั้งในระดับรัฐบาลกลางและระดับรัฐ การตรวจสอบจดหมายจ้างเกี่ยวข้องกับการเปิดเผยข้อมูลพนักงานที่ละเอียดอ่อนแก่บุคคลที่สาม

มักจะมีกฎหมายและข้อบังคับเกี่ยวกับข้อมูลพนักงานที่คุณสามารถเปิดเผยได้และไม่สามารถเปิดเผยได้ รวมถึงขั้นตอนในการดำเนินการดังกล่าว ตัวอย่างเช่น ในบางรัฐของสหรัฐอเมริกา นายจ้างไม่สามารถแชร์ประวัติเงินเดือนกับบุคคลที่สามได้

คุณอาจต้องได้รับความยินยอมจากพนักงานเพื่อเปิดเผยข้อมูลก่อนที่จะแสดงหลักฐานการจ้างงาน คุณควรขอให้เขียนคำขอเป็นลายลักษณ์อักษร คำขอเป็นลายลักษณ์อักษรและแบบฟอร์มการอนุญาตที่ลงนามจะสร้างบันทึกในกรณีที่มีข้อพิพาทในภายหลัง ตัวอย่างเช่น หากพนักงานคัดค้านข้อมูลที่คุณเปิดเผย

ด้วยเหตุผลเหล่านี้ ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) มักได้รับมอบหมายให้ตอบกลับคำขอจดหมายยืนยันตัวพนักงาน จากนั้นพวกเขาสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่าจดหมายนั้นสอดคล้องกับนโยบายภายในของบริษัทและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

ผู้จัดการหรือหัวหน้างานยังสามารถจัดเตรียมแบบฟอร์มการตรวจสอบพนักงานได้อีกด้วย อย่างไรก็ตาม HR ควรตรวจสอบก่อนที่จะส่ง

ขั้นตอน

การสร้างขั้นตอนมาตรฐานสำหรับการขอตรวจสอบจดหมายจ้างงานช่วยให้คุณและพนักงานของคุณประหยัดเวลา พนักงานรู้ว่าต้องส่งคำขอถึงใครและต้องการข้อมูลใดบ้าง

อธิบายในขั้นตอนของคุณ:

• พนักงานและบุคคลภายนอกควรส่งคำขอถึงใคร
• ใครรับผิดชอบในการเตรียมจดหมาย
• ข้อมูลที่จำเป็นในการเตรียมจดหมาย
• จำเป็นต้องใช้จดหมายดิจิทัลหรือฉบับพิมพ์หรือไม่และจะส่งไปที่ใด
• กรอบเวลาในการตอบสนองต่อคำขอ
• ลิงก์ไปยังนโยบายหรือแบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง

อาจเป็นประโยชน์ในการสร้างแบบฟอร์มตัวอย่างที่พนักงานสามารถใช้เพื่อขอจดหมาย การเพิ่มแบบฟอร์มลงในคู่มือนโยบายและขั้นตอนหรือคู่มือพนักงานช่วยให้พนักงานค้นหาได้ง่าย พวกเขาเพียงกรอกข้อมูลที่จำเป็นและส่งไปยังบุคคลหรือแผนกที่เกี่ยวข้อง

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: ใช้ระบบการจัดการเอกสาร HR โดยเฉพาะ เช่น Connecteam เพื่อจัดการเอกสารและข้อมูลพนักงานที่สำคัญทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย

ลองใช้ Connectteam ฟรีวันนี้

เคล็ดลับในการจัดทำจดหมายยืนยันการทำงาน

เมื่อเขียนจดหมายยืนยันเงินเดือน ให้คำนึงถึงประเด็นเหล่านี้

ทำให้สั้นและตรงประเด็น

จดหมายเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องยาวหรือซับซ้อน พวกเขาเพียงแค่ต้องนำเสนอข้อมูลที่ร้องขออย่างเป็นกลาง จดหมายเหล่านี้ไม่ควรแสดงความคิดเห็น ตัวอย่างเช่น เกี่ยวกับผลงานหรือลักษณะนิสัยของพนักงาน

ตรวจทานจดหมายของคุณก่อนที่จะส่ง

เช่นเดียวกับการสื่อสารภายนอก จดหมายรับรองการจ้างงานเป็นภาพสะท้อนของธุรกิจของคุณ ควรปราศจากข้อผิดพลาดและเป็นมืออาชีพ

ตรวจสอบด้วยว่าจดหมายมีข้อมูลที่ร้องขอทั้งหมด เป็นเอกสารสำคัญสำหรับพนักงานที่ช่วยให้พวกเขาได้รับการจดจำนอง ที่อยู่อาศัย หรือการจ้างงานในอนาคต การให้ข้อมูลที่ไม่ครบถ้วนอาจทำให้การสมัครช้าลง

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่อยู่ในจดหมายนั้นถูกต้องและเป็นความจริง

รายละเอียดในจดหมายของคุณควรอ้างอิงจากระเบียนทรัพยากรบุคคล บุคคลภายนอกอาจใช้จดหมายของคุณในการตัดสินใจอย่างจริงจังเกี่ยวกับพนักงานของคุณ เช่น การให้หรือปฏิเสธวีซ่าแก่สมาชิกในครอบครัวของพนักงาน

ความแม่นยำยังช่วยปกป้องคุณจากการร้องเรียนในภายหลังจากพนักงานที่ไม่พอใจกับข้อมูลที่คุณให้

ให้จดหมายตรงเวลา

คำขอจดหมายยืนยันของพนักงานมักมีความสำคัญต่อเวลา ตัวอย่างเช่น ธนาคารที่กำลังพิจารณาคำขอจำนองอาจต้องการข้อมูลภายในสองวันทำการ

หากพนักงานขอจดหมายยืนยันการจ้างงาน คุณควรพยายามตอบกลับโดยเร็วที่สุด คุณสามารถร่างเวลาดำเนินการได้ในนโยบายและขั้นตอนของคุณ จากนั้นพนักงานจะเข้าใจว่าพวกเขาต้องทำคำขอล่วงหน้านานแค่ไหน

ตัวอย่างจดหมายยืนยันการจ้างงาน

ด้านล่างนี้คือตัวอย่างจดหมายยืนยันการทำงาน 2 ฉบับสำหรับทั้งพนักงานปัจจุบันและอดีต

การตรวจสอบเทมเพลตจดหมายการจ้างงานปัจจุบันนี้มีรูปแบบเหมือนกับจดหมายธุรกิจที่เป็นทางการ ปรับแต่งข้อความให้ตรงกับข้อมูลที่เกี่ยวข้องของคุณ บันทึกสำเนาสำหรับการอ้างอิงของคุณและทำให้การติดต่อยืนยันการจ้างงานในอนาคตของคุณรวดเร็ว ชัดเจน และรัดกุม

ดาวน์โหลดการตรวจสอบเทมเพลตจดหมายจ้างงานปัจจุบัน

Google Docs

เทมเพลตจดหมายยืนยันการจ้างงานที่ผ่านมานี้มีรูปแบบเหมือนจดหมายธุรกิจที่เป็นทางการ ปรับแต่งข้อความให้ตรงกับข้อมูลที่เกี่ยวข้องของคุณ บันทึกสำเนาสำหรับการอ้างอิงของคุณและทำให้การติดต่อยืนยันการจ้างงานในอนาคตของคุณรวดเร็ว ชัดเจน และรัดกุม

ดาวน์โหลดการตรวจสอบเทมเพลตจดหมายรับรองการจ้างงานที่ผ่านมา

Google Docs

ลดความซับซ้อนของกระบวนการ

พนักงานของคุณอาจต้องใช้แบบฟอร์มการตรวจสอบพนักงานเป็นประจำ ดังนั้นการมีนโยบายและขั้นตอนในการจัดการคำขอจึงเป็นประโยชน์ สิ่งนี้ทำให้กระบวนการเป็นมาตรฐาน ช่วยให้คุณส่งจดหมายได้ทันท่วงที นอกจากนี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าคุณได้ใส่ข้อมูลที่จำเป็น เช่น บทบาทของพนักงาน รายละเอียดงาน และเงินเดือน

คุณสามารถช่วยสนับสนุนพนักงานของคุณในการซื้อบ้านของตนเอง เช่าที่พัก และหางานในอนาคตได้ โดยการเขียนแบบฟอร์มยืนยันการจ้างงานที่ถูกต้องและเป็นมืออาชีพ

ทำตามคำแนะนำทีละขั้นตอนของเราและใช้เทมเพลตจดหมายยืนยันการจ้างงานเพื่อสร้างหลักฐานการจ้างงานตามต้องการได้อย่างง่ายดาย

ต้องการรับบทความดีๆ เพิ่มเติมตรงไปยังกล่องจดหมายของคุณหรือไม่ สมัครสมาชิกที่นี่