วิธีจัดระเบียบไฟล์บุคลากรของพนักงาน

ไฟล์บุคลากรของพนักงานประกอบด้วยข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับพนักงานของคุณ เช่น เอกสารภาษี การตรวจสอบการปฏิบัติงาน สัญญาจ้างงาน และอื่นๆ

หากไม่มีโครงสร้างองค์กรที่ชัดเจนสำหรับไฟล์บุคลากร ข้อมูลสำคัญอาจสูญหายหรือถูกใส่ผิดตำแหน่งได้ ทำให้พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ผู้ดูแลระบบบัญชีเงินเดือน และผู้จัดการค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ยากขึ้น นอกจากนี้ การสูญเสียข้อมูลพนักงานอาจทำให้บริษัทของคุณไม่ปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานของรัฐและรัฐบาลกลาง นอกจากนี้ยังทำให้ทราบได้ยากขึ้นเมื่อจำเป็นต้องอัปเดตหรือเปลี่ยนเอกสาร

ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายสิ่งที่รวมอยู่ในไฟล์บุคลากรของพนักงาน และเสนอเคล็ดลับ 5 ข้อสำหรับวิธีจัดระเบียบไฟล์บุคลากรของพนักงาน

ไฟล์บุคลากรคืออะไร?

ไฟล์บุคลากรของพนักงานคือชุดของเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการดำรงตำแหน่งของพนักงานในบริษัทของคุณ ทำหน้าที่เป็นบันทึกการจ้างงานของพวกเขาตั้งแต่เวลาที่พวกเขาสมัครงานจนถึงเวลาที่ออกจากงาน

แฟ้มข้อมูลบุคลากรมีความสำคัญต่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจภายในและข้อกำหนดทางกฎหมายต่างๆ พวกเขาทำหน้าที่เป็นจุดอ้างอิงสำหรับคำถามเกี่ยวกับการบริหาร การจัดการ สัญญาและการชดเชย การพัฒนาและวินัยทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน

ไฟล์พนักงานมีความสำคัญต่อการปฏิบัติตามกฎระเบียบและโดยทั่วไปจะมีข้อมูลที่กฎหมายกำหนดให้นายจ้างเก็บรักษาไว้ ซึ่งรวมถึงเอกสารภาษีของพนักงาน เช่น แบบฟอร์ม W-4 ซึ่งกำหนดโดย IRS และบันทึกค่าชดเชย ซึ่งกำหนดโดย Fair Labour Standards Act (FLSA)

นอกจากนี้ แฟ้มข้อมูลพนักงานยังเป็นแหล่งที่ปลอดภัยสำหรับ เอกสารทางกฎหมาย เช่น สัญญาจ้างงานและข้อตกลงที่ไม่เกี่ยวกับการแข่งขัน จำเป็นอย่างยิ่งที่บริษัทของคุณจะต้องมีเอกสารเหล่านี้ที่สามารถเข้าถึงได้ง่ายในกรณีที่เกิดข้อพิพาทแรงงาน

ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการจัดระเบียบไฟล์ HR?

โดยทั่วไปแล้ว ผู้ดูแลระบบทรัพยากรบุคคล มีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดระเบียบไฟล์ทรัพยากรบุคคลและจัดการเอกสารในไฟล์บุคลากรในแต่ละวัน พวกเขายังรับผิดชอบในการตรวจสอบว่าเอกสารเป็นปัจจุบันและให้การเข้าถึงไฟล์สำหรับผู้ที่ต้องการ

ผู้จัดการ อาจได้รับมอบหมายให้เพิ่มเอกสารต่างๆ เช่น การตรวจสอบประสิทธิภาพลงในไฟล์ของพนักงาน ในกรณีนั้น พวกเขาควรมีความเข้าใจในการทำงานของระบบการจัดไฟล์

สิ่งที่ไปในไฟล์บุคลากรของพนักงาน?

ขั้นตอนแรกในการเรียนรู้วิธีจัดระเบียบไฟล์ HR คือการตัดสินใจว่าควรรวมแบบฟอร์มและข้อมูลใดไว้ในไฟล์ เราจะแสดงรายการเอกสารทั่วไปบางส่วนที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลมักเก็บไว้ในแฟ้มบุคลากร

เอกสารการปฏิบัติตาม

เอกสารการปฏิบัติตามข้อกำหนดคือเอกสารที่เกี่ยวข้องกับพนักงานที่ธุรกิจของคุณจำเป็นต้องเก็บไว้โดยกฎหมายของรัฐบาลกลางหรือกฎหมายของรัฐ เหล่านี้รวมถึง:

• ภาษีกรมสรรพากร แบบฟอร์มหัก ณ ที่จ่าย (เช่น แบบฟอร์ม W-4 และ W-9)
• เอกสารตรวจคนเข้าเมือง (เช่น แบบฟอร์ม I-9)
• ใบบันทึกเวลาของพนักงาน ต้นขั้วเงินเดือน และบันทึกการจ่ายเงินเดือนอื่นๆ
• ข้อมูลประชากร (รวมถึงชื่อ หมายเลขประกันสังคม เพศ และที่อยู่)
• ลักษณะงานของพนักงานแต่ละตำแหน่ง
• แบบฟอร์มการลงทะเบียนสวัสดิการพนักงาน (เช่น แบบฟอร์มการลงทะเบียน 401(k))
• เอกสารค่าชดเชยของคนงาน
• ข้อมูลการเลิกจ้าง รวมถึงประกัน COBRA และเอกสารการว่างงาน

เอกสารบริษัท

เอกสารบริษัทคือไฟล์ใดๆ ที่บริษัทของคุณใช้เป็นการภายใน หรือให้บันทึกประวัติพนักงานกับบริษัทของคุณ อาจรวมถึง:

• ประวัติย่อและจดหมายสมัครงาน
• จดหมายเสนองานพร้อมลายเซ็น
• สัญญาจ้าง
• เอกสารทบทวนการปฏิบัติงาน
• บันทึกการส่งเสริมการขายและการเพิ่ม
• ลงนามรับทราบนโยบายของบริษัท รวมถึงคู่มือพนักงานของคุณ
• ข้อตกลงที่ไม่แข่งขันหรือไม่เปิดเผยข้อมูล
• บันทึกทางวินัย
• จดหมายลาออกและเอกสารการสัมภาษณ์ออกจากงาน

ไฟล์ลับของพนักงาน

ที่สำคัญ บริษัทของคุณอาจจะต้องเก็บบันทึกบุคลากรที่เป็นความลับอย่างน้อยหนึ่งชุดที่ แยกจากแฟ้มพนักงานหลักของคุณ

เอกสารในไฟล์ที่เป็นความลับเหล่านี้ควร เข้าถึงได้เฉพาะผู้ดูแลระบบ HR ที่จำเป็นต้องดูเท่านั้น ผู้จัดการไม่ควรเข้าถึงได้ และกระบวนการดูควรควบคุมอย่างรัดกุม

ไฟล์ที่ควรไปอยู่ในไฟล์ลับของพนักงาน ได้แก่

• ตรวจสอบประวัติ
• ผลการตรวจสารเสพติด
• เอกสารช่วยเหลือบุตร
• บันทึกการจ่ายเงินค่าจ้าง
• ข้อมูลผู้รับผลประโยชน์
• บันทึกใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินคดีที่กำลังดำเนินอยู่

คุณจะต้องพิจารณาวิธีจัดเก็บ ไฟล์พนักงานที่มีข้อมูลทางการแพทย์ ด้วย ข้อมูลทางการแพทย์ได้รับการคุ้มครองภายใต้ Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) จะต้องจัดเก็บไว้ในแฟ้มทางการแพทย์ที่เป็นความลับของตนเอง โดยแยกจากข้อมูลที่เป็นความลับประเภทอื่นๆ

ไฟล์ทางการแพทย์อาจรวมถึง:

• แบบฟอร์มลงทะเบียนประกันสุขภาพ ทันตกรรม และการมองเห็น
• แบบฟอร์มลงทะเบียนประกันชีวิต
• การเคลมประกันและบันทึกแพทย์
• เอกสารขอลาป่วย
• คำขอที่พักสำหรับผู้พิการ

กระดาษกับไฟล์พนักงานอิเล็กทรอนิกส์

การตัดสินใจครั้งใหญ่อย่างหนึ่งที่คุณต้องทำก็คือว่าจะใช้กระดาษหรือไฟล์อิเล็กทรอนิกส์

เป็นเวลาหลายทศวรรษแล้วที่แฟ้มข้อมูลของพนักงานเป็นบันทึกที่เป็นกระดาษทั้งหมด ธุรกิจส่วนใหญ่ล็อกตู้เก็บเอกสารซึ่งมีเพียงผู้ดูแลระบบทรัพยากรบุคคลเท่านั้นที่เข้าถึงได้ พนักงานแต่ละคนมีซองจดหมายของตัวเองซึ่งจะค่อย ๆ เติมเอกสารกระดาษเมื่อเวลาผ่านไป

ทุกวันนี้ เป็นเรื่องยากที่จะเห็นบริษัทต่างๆ วิธีที่ดีที่สุดในการจัดระเบียบไฟล์ของพนักงานคือระบบอิเล็กทรอนิกส์ ไฟล์ดิจิทัลของพนักงานมักสะดวกกว่าและมีข้อดีที่สำคัญหลายประการ

ประการแรก เอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถค้นหาได้ คุณสามารถเรียกดูผลการปฏิบัติงานล่าสุดของพนักงานที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว เพียงแค่ค้นหาชื่อพนักงานในตัวจัดการไฟล์หรือระบบการจัดการเอกสารของคุณ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาได้มากเมื่อเทียบกับการขุดค้นในตู้เก็บเอกสารและมองหากระดาษแผ่นใดแผ่นหนึ่ง

นอกจากนี้ยัง มีค่าใช้จ่ายและประหยัดพื้นที่มากขึ้นในการเก็บบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ คุณไม่จำเป็นต้องใช้อสังหาริมทรัพย์อันมีค่ากับตู้เก็บเอกสารขนาดใหญ่ในสำนักงานใหญ่ของคุณ ไม่มีค่าใช้จ่ายในการพิมพ์หรือทำลายเอกสารอีกด้วย

นอกจากนี้ บันทึกอิเล็กทรอนิกส์ยัง ปลอดภัยกว่าบันทึกกระดาษ ผู้ดูแลระบบ HR สามารถกำหนดค่าสิทธิ์การเข้าถึงเพื่อให้ผู้จัดการสามารถเห็นเฉพาะไฟล์ของพนักงานสำหรับรายงานโดยตรงเท่านั้น สิทธิ์เหล่านี้ช่วยลดความเสี่ยงที่ไฟล์พนักงานอาจถูกเปิดเผยโดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตให้ดู

จากมุมมองด้านกฎระเบียบ กระดาษและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ส่วนใหญ่เทียบเท่ากัน บริษัทของคุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์เพื่อกรอกและลงนามในแบบฟอร์มออนไลน์ทั้งหมด หรือสแกนแบบฟอร์มกระดาษเพื่อสร้างสำเนาดิจิทัล ในกรณีส่วนใหญ่ เมื่อคุณสร้างสำเนาดิจิทัลของเอกสารแล้ว คุณมีอิสระที่จะกำจัดสำเนากระดาษต้นฉบับ มีข้อยกเว้นที่น่าสังเกตบางประการ เช่น ภาพเอ็กซ์เรย์ ตามที่กำหนดโดย Occupational Safety and Health Administration

ไม่ว่าคุณจะเลือกเก็บไฟล์พนักงานที่เป็นกระดาษหรือดิจิทัล การรักษาข้อมูลสำรองไว้ เป็นความคิดที่ดี สำหรับบันทึกที่เป็นกระดาษ หมายถึงการจัดเก็บสำเนาเอกสารทั้งหมดของคุณนอกสถานที่ เช่น ที่สถานที่จัดเก็บเอกสารเชิงพาณิชย์ เป็นต้น

สำหรับบันทึกดิจิทัล คุณสามารถบันทึกข้อมูลสำรองลงในฮาร์ดไดรฟ์หรือจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์โดยใช้บริการเช่น Google ไดรฟ์ ระบบการจัดการทรัพยากรบุคคลหลายระบบที่มีพื้นที่จัดเก็บเอกสาร เช่น Connectteam จะสำรองไฟล์พนักงานของคุณในระบบคลาวด์โดยอัตโนมัติ

อ่านรีวิวเชิงลึกเกี่ยวกับ ระบบจัดการเอกสารที่ดีที่สุดประจำปี 2023

วิธีจัดระเบียบไฟล์พนักงาน: 5 เคล็ดลับ

ตอนนี้เราได้คำตอบแล้วว่าไฟล์บุคลากรคืออะไร และคุณทราบแล้วว่าควรรวมไฟล์อะไรบ้าง เรามีเคล็ดลับ 5 ข้อสำหรับวิธีจัดระเบียบไฟล์พนักงานด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์

เคล็ดลับแรกของเราในการจัดระเบียบไฟล์ทรัพยากรบุคคลคือความสม่ำเสมอ อย่างไรก็ตาม คุณตัดสินใจที่จะจัดระเบียบไฟล์ของคุณ ให้ดำเนินการทั่วทั้งระบบ HR ของคุณ

ที่ระดับของแต่ละไฟล์ ให้ใช้วิธีการที่เป็นมาตรฐานในการตั้งชื่อเอกสาร ตัวอย่างเช่น คุณอาจตั้งชื่อเอกสารโดยใช้สูตร:

[นามสกุลพนักงาน] [ชื่อพนักงาน] – [ชื่อเอกสาร] – [ปี]

รูปแบบการตั้งชื่อนี้ทำให้ง่ายต่อการดูว่าเอกสารเป็นของใคร เอกสารนั้นคืออะไร และมีอายุเท่าใด

ที่ระดับโฟลเดอร์พนักงาน คุณสามารถใช้มาตรฐานที่คล้ายกันได้ ตัวอย่างเช่น พนักงานแต่ละคนสามารถมีโฟลเดอร์ที่มีชื่อหรือหมายเลขพนักงานได้ ภายในโฟลเดอร์นั้น คุณสามารถมีโฟลเดอร์ย่อยที่มีป้ายกำกับว่า “Onboarding” “Payroll” “Performance Reviews” และอื่นๆ จากนั้นใส่เอกสารประเภทเดียวกันในแต่ละโฟลเดอร์ย่อยสำหรับพนักงานแต่ละคน

การใช้แอปเฉพาะเพื่อจัดระเบียบเอกสารทำให้การจัดการไฟล์ของพนักงานง่ายขึ้นอย่างมาก ระบบจัดการเอกสาร ช่วยให้คุณสามารถลากและวางไฟล์ระหว่างโฟลเดอร์ ค้นหาเอกสารตามชื่อหรือเนื้อหา และอื่นๆ อีกมากมาย

ระบบการจัดการเอกสารบางระบบ เช่น Connecteam ช่วยให้พนักงานสามารถอัปโหลดเอกสาร HR ที่จำเป็นไปยังระบบของคุณได้อย่างปลอดภัย ซอฟต์แวร์ใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อวางไฟล์และแบบฟอร์มของพนักงานทุกคนในที่ที่ควรจะไป ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาด

Connectteam ยังมีพอร์ทัลบริการตนเองสำหรับผู้จัดการและพนักงานเพื่อดูเอกสาร ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการอนุญาตให้ผู้จัดการดูผลการปฏิบัติงานของพนักงาน และให้พนักงานดูต้นขั้วการจ่ายเงิน สิ่งนี้ทำให้ทีม HR ของคุณมีเวลาโฟกัสกับงานที่สำคัญมากกว่าการตอบสนองต่อคำขอเอกสารอย่างต่อเนื่อง

เริ่มทดลองใช้ Connectteam ฟรี 14 วันตอนนี้

ส่วนสำคัญของการเรียนรู้วิธีจัดระเบียบไฟล์ของพนักงานทางอิเล็กทรอนิกส์คือการตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึง สิทธิ์การเข้าถึงจะกำหนดว่าใครในบริษัทของคุณสามารถดูไฟล์ของพนักงานได้บ้าง ข้อมูลสำคัญเหล่านี้จำเป็นต่อการทำให้มั่นใจว่าข้อมูลพนักงานที่ละเอียดอ่อนจะมองเห็นได้เฉพาะผู้ที่จำเป็นต้องดูเท่านั้น สิทธิ์ยังช่วยป้องกันไม่ให้ไฟล์ถูกย้าย แก้ไข หรือลบโดยไม่ตั้งใจ

ด้วยแอปจัดการไฟล์เพื่อจัดระเบียบเอกสาร การสร้างสิทธิ์การเข้าถึงควรเป็นเรื่องง่าย จุดเริ่มต้นที่ดีคือการให้ผู้จัดการเข้าถึงไฟล์ที่ไม่เป็นความลับสำหรับผู้ใต้บังคับบัญชาเท่านั้น ผู้จัดการอาวุโสอาจต้องการเข้าถึงไฟล์สำหรับรายงานสองระดับ

เฉพาะผู้ดูแลระบบทรัพยากรบุคคลอาวุโสและผู้จัดการสวัสดิการเท่านั้นที่ควรมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลสวัสดิการพนักงานและเอกสารลับอื่นๆ เฉพาะสมาชิกในทีมกฎหมายของบริษัทของคุณเท่านั้นที่ควรมีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินคดีที่กำลังดำเนินอยู่

เคล็ดลับอีกประการหนึ่งสำหรับวิธีจัดระเบียบไฟล์บุคลากรคือการใช้ แบบฟอร์มและรายการตรวจสอบ เช่นเดียวกับที่มีให้ใน Connecteam สิ่งเหล่านี้ช่วยให้แน่ใจว่าพนักงานกรอกเอกสารที่จำเป็นทั้งหมด

ทั้งแบบฟอร์มและรายการตรวจสอบมีประโยชน์อย่างยิ่งในระหว่างการเริ่มต้นใช้งานและในช่วงต้นปีของแต่ละปี เมื่อพนักงานมีเอกสารจำนวนมากที่ต้องจัดเตรียม เป็นเรื่องง่ายสำหรับทั้งพนักงานและผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลในการดูว่าไฟล์หรือแบบฟอร์มสำคัญหายไปหรือไม่

หนึ่งในแง่มุมที่ยุ่งยากกว่าในการจัดการไฟล์ของพนักงานคือ การอยู่ด้านบนของการต่ออายุแบบฟอร์มและการหมดอายุของใบรับรอง คำถามคือจะจัดระเบียบไฟล์บุคลากรของพนักงานอย่างไรเพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าแบบฟอร์มพนักงานของคุณเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ

การใช้ระบบการจัดการเอกสาร สามารถช่วยได้อีกครั้ง เมื่อผู้ดูแลระบบ HR อัปโหลดเอกสาร พวกเขาสามารถกำหนดวันหมดอายุให้กับเอกสารได้ นี่อาจเป็นหนึ่งปีนับจากวันที่อัปโหลดแบบฟอร์ม วันที่ใบรับรองหมดอายุ หรือวันสุดท้ายของปี

ตัวอย่างเช่น Connectteam อนุญาตให้คุณกำหนดวันหมดอายุต่อรายการเอกสารหรือต่อประเภท การกำหนดวันหมดอายุตามประเภท (เช่น หนึ่งปีหรือ 18 เดือน) ช่วยให้คุณไม่ต้องดำเนินการด้วยตนเองสำหรับเอกสารแต่ละฉบับ

ระบบจัดการเอกสารของคุณจะแจ้งให้คุณหรือพนักงานทราบโดยอัตโนมัติเมื่อวันหมดอายุใกล้เข้ามา สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าไฟล์และแบบฟอร์มจะได้รับการต่ออายุก่อนที่จะหมดอายุ ดังนั้นจึงไม่เป็นไปตามข้อกำหนด

สรุป

การทำความเข้าใจวิธีจัดระเบียบไฟล์พนักงานสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมากในการดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคลของธุรกิจของคุณ ไฟล์พนักงานที่มีการจัดระเบียบอย่างดีช่วยให้ผู้ดูแลระบบ HR และผู้จัดการค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ยังมีความสำคัญต่อการรับรองว่าธุรกิจของคุณยังคงปฏิบัติตามกฎหมายภาษีและกฎหมายแรงงาน

วิธีที่ดีที่สุดในการจัดระเบียบไฟล์ของพนักงานคือระบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยควรใช้ระบบจัดการเอกสาร HR โดยเฉพาะ เช่น Connecteam คุณสามารถสร้างระบบการตั้งชื่อไฟล์ที่เป็นมาตรฐาน ควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง คอยควบคุมวันหมดอายุของเอกสาร และอื่นๆ อีกมากมายได้อย่างง่ายดาย

จัดการไฟล์บุคลากรของพนักงานได้อย่างง่ายดายด้วย Connectteam

Connectteam เป็นโซลูชั่นที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการไฟล์บุคลากรของพนักงาน แพลตฟอร์มการจัดการทรัพยากรบุคคลเฉพาะของเรานำเสนอพื้นที่จัดเก็บเอกสารที่ปลอดภัย เข้าถึงได้ง่าย และสิทธิ์ขั้นสูงสำหรับข้อมูลที่เป็นความลับ

ตั้งแต่สัญญาจ้างพนักงานและการตรวจสอบประสิทธิภาพไปจนถึงใบรับรองการฝึกอบรมและการขอลาพักร้อน Connecteam ช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับกระบวนการด้านทรัพยากรบุคคลของคุณ เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุด - ธุรกิจของคุณ

ลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้งานฟรี 14 วันวันนี้ และสัมผัสประโยชน์ของ Connectteam ด้วยตัวคุณเอง