วิธีการประมาณเวลาที่จะเสร็จสมบูรณ์สำหรับการจัดการโครงการ

การวางแผนและการประมาณค่ามีความสำคัญต่อการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น คุณจำเป็นต้องรู้ว่าโครงการจะใช้เวลานานเท่าใด เพื่อให้คุณสามารถสร้างกำหนดเวลาที่เป็นจริง จัดการทรัพยากร กำหนดงบประมาณที่เหมาะสม และกำหนดความคาดหวังสำหรับพนักงานและผู้มีส่วนได้เสีย

หากไม่มีการวางแผนที่เหมาะสม โครงการที่ควรใช้เวลาสองสามสัปดาห์อาจจบลงด้วยการยืดเยื้อหลายเดือน การขาดประสิทธิภาพนี้อาจทำให้คุณใช้จ่ายเกินงบประมาณ ทำให้ธุรกิจของคุณต้องเสียเงินไปกับค่าแรงงานส่วนเกิน และทำให้ลูกค้าของคุณไม่พึงพอใจ

เทคนิคยอดนิยมที่ผู้จัดการโครงการใช้ในการวางแผนและประมาณการอย่างมีประสิทธิภาพคือเวลาโดยประมาณที่จะเสร็จสมบูรณ์ (ETC) ในคำแนะนำนี้ เราจะอธิบายว่า ETC คืออะไร ความสำคัญของการประมาณเวลาที่เหมาะสม วิธีการประมาณเวลาอย่างถูกต้อง และอื่นๆ

เวลาโดยประมาณที่จะเสร็จสมบูรณ์คืออะไร?

ETC เกี่ยวข้องกับ การประมาณ เวลาทั้งหมดที่ต้องใช้ในการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น แม่นยำกว่าการเดาเพียงอย่างเดียว และช่วยให้คุณมั่นใจมากขึ้นเมื่อต้องกำหนดบุคลากร กำหนดงบประมาณ และจัดสรรทรัพยากร นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณวางแผนงานที่ต้องทำให้เสร็จและทำให้ทุกคนรู้ว่าต้องทำงานนานแค่ไหน

ควรคำนวณ ETC ให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ในวงจรชีวิตของโครงการ เพื่อให้ได้ค่าประมาณที่ถูกต้องของระยะเวลาที่ต้องใช้ในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น

ความสำคัญของการประมาณเวลาที่เหมาะสม

ประการแรก การประมาณเวลาที่เหมาะสมสามารถช่วยให้ทีมของคุณ หลีกเลี่ยงความล่าช้า และ ส่งมอบโครงการที่เสร็จสมบูรณ์ได้ตรงเวลา

คุณต้องสามารถทำงานให้ทันกำหนดเวลาอย่างสม่ำเสมอเพื่อสร้างความไว้วางใจกับลูกค้าหรือผู้รับบริการของคุณ ดังนั้นพวกเขาจึงร้องขอบริการของคุณครั้งแล้วครั้งเล่า ETC สามารถช่วยทีมของคุณจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้งานทั้งหมด เป็นไปตามหรือเกินความคาดหวังของลูกค้า

การประมาณเวลาที่ถูกต้องแม่นยำยังสามารถช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณมีเงินทุนที่จำเป็นในการดูแต่ละโครงการและมีพนักงานที่เหมาะสมเมื่อคุณต้องการ

นอกจากนี้ ETC ยังช่วยผู้จัดการโครงการสร้างกำหนดการโดยละเอียด กำหนดการเหล่านี้จะเน้นว่าบุคคลหรือทีมมีหน้าที่ทำอะไร รวมถึงกำหนดเวลาโครงการตามการคาดการณ์ของคุณ

การรู้ว่าควรใช้เวลานานเท่าใดในการดำเนินการให้เสร็จสิ้นและพนักงานคนใดที่รับผิดชอบงานนั้นช่วยให้คุณจัดการทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

นอกจากนี้ยังมี ผลเสียของการประมาณเวลาที่ไม่ดี คุณเสี่ยงต่อการทำให้ลำดับเวลาโครงการของคุณล่าช้า เลื่อนกำหนดเส้นตาย และทำให้พนักงานทำงานหนักเกินไป นอกจากนี้ การทำโครงการให้เสร็จช้ากว่าที่คาดไว้อาจทำให้ลูกค้าผิดหวังและทำให้ชื่อเสียงของคุณเสียหายได้

การไม่ประมาณค่า ETC ที่เหมาะสมยังอาจนำไปสู่ ​​‌งบประมาณไม่เพียงพอ หากโครงการใช้เวลานานเกินไป ซึ่งทำให้คุณและแม้แต่เงินของลูกค้าต้องเสียเงิน ในบางกรณี โครงการอาจล้มเหลวทันทีเนื่องจากการประมาณเวลาที่ไม่ดี

เคล็ดลับสำหรับการประมาณเวลาอย่างถูกต้อง

การประมาณเวลาที่ไม่เหมาะสมอาจทำให้เสียค่าใช้จ่ายสูงและเป็นอันตรายได้ ดังนั้น ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับบางประการเพื่อให้แน่ใจว่าคุณประมาณเวลาได้ถูกต้อง

ตระหนักถึงทุกสิ่งที่คุณต้องการในการทำโครงการให้สำเร็จ

หากไม่มีรายการงาน การประชุม และข้อกำหนดอื่น ๆ สำหรับการทำโครงการให้สำเร็จ คุณจะพบว่าเป็นการยากที่จะประเมินเวลาที่จะทำให้เสร็จ

สิ่งใดก็ตามที่มีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการควรได้รับการบันทึกและพิจารณา สิ่งที่ขาดหายไปสามารถเพิ่มวันหรือสัปดาห์ให้กับค่าประมาณของคุณได้อย่างง่ายดาย ซึ่งอาจทำให้ไทม์ไลน์ของคุณไม่ตรงกัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้แสดงรายการการดำเนินการและข้อกำหนดของโครงการตามลำดับที่เหมาะสม ไม่ว่าจะเป็นตามลำดับเวลา ตามลำดับความสำคัญ หรือทั้งสองอย่าง

คุณอาจพิจารณาใช้เทคนิคอย่างเช่นโครงสร้างการแบ่งงานเพื่อแยกย่อยโครงการขนาดใหญ่และเข้าใจทุกสิ่งที่ต้องทำอย่างชัดเจน

นอกจากนี้ อย่าลืมพิจารณาว่าจะใช้เวลานานเท่าใดในการดำเนินการทดสอบก่อนโครงการ สื่อสารกับพนักงานและลูกค้า และแก้ไขโครงการเมื่อประมาณเวลาที่จะเสร็จสมบูรณ์

ตรวจสอบข้อมูลจากโครงการที่ผ่านมา

การใช้ข้อมูลประวัติจากโครงการที่ผ่านมาสามารถช่วยปรับประมาณการปัจจุบันของคุณได้ ดูลำดับเวลาและงานโครงการที่ผ่านมาของคุณเพื่อทำความเข้าใจว่าใช้เวลานานเท่าใด จากนั้นใช้ข้อมูลนี้เพื่อเป็นแนวทางในการประมาณการ ETC ของคุณ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังตรวจสอบโครงการที่คล้ายกันเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่คุณวิเคราะห์มีความเกี่ยวข้องและเป็นประโยชน์

ในบางกรณี คุณอาจสามารถตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังจากบริษัทอื่นๆ ที่ทำโครงการที่คล้ายกันเสร็จแล้ว อย่างไรก็ตาม การเข้าถึงอาจเป็นเรื่องยากและมีค่าใช้จ่ายสูงในบางกรณี

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณติดตามเวลาที่พนักงานทำงาน เพื่อให้คุณเห็นว่างานและโครงการต่างๆ ใช้เวลานานเพียงใด สิ่งนี้จะช่วยติดตามโครงการปัจจุบันของคุณและทำให้การประเมินในอนาคตง่ายขึ้นมาก

ให้ทีมของคุณมีส่วนร่วมในการประมาณการ

พยายามให้สมาชิกในทีมมีส่วนร่วมในค่าประมาณที่คุณสร้างขึ้น การปรึกษาหารือกับผู้อื่นสามารถช่วยให้แน่ใจว่าการประมาณการของคุณสมเหตุสมผลและสะท้อนถึงเวลาที่ทีมของคุณใช้ในการทำโครงการให้เสร็จสิ้นอย่างถูกต้อง

นอกจากนี้ การมีส่วนร่วมกับทีมของคุณสามารถช่วย ปรับปรุงความพึงพอใจของพนักงาน ได้ การขอความคิดเห็นทำให้พนักงานรู้สึกมีค่าและมีความสามารถ ทำให้พวกเขามีส่วนร่วมมากขึ้น นอกจากนี้ พวกเขาจะมีแรงจูงใจมากขึ้นในการทำงานหนักและยึดตามไทม์ไลน์ของโครงการหากพวกเขาช่วยสร้างมันขึ้นมา

นอกจากนี้ อย่าลังเลที่จะติดต่อผู้เชี่ยวชาญหรือผู้เชี่ยวชาญที่เคยทำงานในโครงการที่คล้ายกัน ดวงตาที่สดใสสามารถสร้างสิ่งมหัศจรรย์ได้ ผู้ที่มีประสบการณ์และความรู้เฉพาะทางจะช่วยให้คุณเข้าใจได้ดีขึ้นว่าโครงการควรใช้เวลานานเท่าใด และสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพ

ตระหนักถึงความเสี่ยง

ในความพยายามของคุณในการสร้างการประมาณเวลาที่แม่นยำ คุณต้องตระหนักถึงความเสี่ยง ความเสี่ยงอาจนำไปสู่ปัญหาต่างๆ เช่น ความล่าช้าและปัญหาด้านงบประมาณที่อาจทำให้โครงการหยุดชะงักได้

ความเสี่ยงอาจเกิดขึ้นจากภายใน เช่น ไม่มีเงินทุนที่คุณต้องการสำหรับโครงการหรือการที่พนักงานลาออกกะทันหัน ความเสี่ยงจากภายนอก เช่น สภาพอากาศที่ไม่เอื้ออำนวยทำให้คุณไม่อยู่ที่ไซต์งาน อาจทำให้โครงการออกนอกเส้นทางได้

เมื่อพิจารณาถึงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นและมีแผนฉุกเฉิน คุณจะสามารถลดความล่าช้าให้เหลือน้อยที่สุด และหลีกเลี่ยงการปล่อยให้ปัญหาเดียวนำไปสู่ความล้มเหลวของโครงการ

ทำงานในความยืดหยุ่นบางอย่าง

เมื่อสร้างแผนโครงการและกำหนดเวลา สิ่งสำคัญคือต้องจัดตารางเวลาเพิ่มเติมในกรณีที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น คำนึงถึงเวลาที่เพิ่มขึ้นเพื่อรับมือกับความท้าทายต่างๆ เช่น การขาดแคลนแรงงาน อุปกรณ์ขัดข้อง ไฟฟ้าดับ สภาพอากาศแปรปรวน และแม้แต่ทรัพยากรบางอย่างก็ไม่พร้อมใช้งาน

แผนที่มีระยะเวลาตอบสนองที่จำกัดซึ่งไม่สามารถยืดหยุ่นได้อาจพังทลายเมื่อเกิดปัญหาเพียงเรื่องเดียว ปลอดภัยไว้ดีกว่าเสียใจ และการเพิ่มเวลาฉุกเฉินอาจช่วยชีวิตได้

นอกจากนี้ คอยสังเกตเวลาที่คุณใช้ไปกับสิ่งอื่นในขณะที่ทำงานในโครงการ ไม่มีทีมใดที่มีประสิทธิภาพ 100% ตลอดเวลา และคุณต้องวางแผนสำหรับสิ่งนี้ แม้ว่าคุณจะและทีมของคุณกำลังทำงานในโครงการที่สำคัญที่สุด คุณก็ยังต้องสนทนากัน ถามและตอบคำถาม หาอะไรกินหรือดื่ม หรืออื่นๆ เสียสมาธิ

การหลีกเลี่ยงไม่ให้เสียเวลาไปพร้อมกันนั้นไม่สมจริงเอาเสียเลย ดังนั้น จะเป็นการดีกว่าหากคิดรวมเป็นประมาณการทั้งหมดของคุณ

ตรวจสอบไทม์ไลน์ของคุณเสมอหลังจากเสร็จสิ้นโครงการ

เมื่อโครงการเสร็จสิ้น ให้ตรวจสอบไทม์ไลน์โดยละเอียด สิ่งนี้สามารถช่วยให้คุณมองเห็นระยะเวลาของโครงการจริงได้อย่างชัดเจนเมื่อเทียบกับค่าประมาณของคุณ คุณสามารถระบุความแตกต่างระหว่างการประมาณการและผลลัพธ์ได้อย่างง่ายดาย และตัดสินใจว่าจะจัดการอย่างไรในโครงการต่อไปของคุณ

นอกจากนี้ คุณควรพยายามติดตามความคืบหน้าในแต่ละโครงการ คุณสามารถปรับไทม์ไลน์ได้ทันทีหากมีปัญหาใดๆ เกิดขึ้น

การติดตามยังช่วยให้แน่ใจว่าคุณได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการอยู่เสมอ การเข้าถึง เครื่องมือการจัดการงานที่เหมาะสม (การตรวจสอบแอปการจัดการงานที่ดีที่สุด) — เช่น รายการตรวจสอบ การมอบหมายงานที่ต้องดำเนินการ และการแจ้งเตือนงานที่ส่งตรงไปยังอุปกรณ์ของพนักงาน — สามารถทำให้สิ่งนี้เป็นเรื่องง่าย

การติดตามความคืบหน้าทำให้คุณสามารถเปรียบเทียบสิ่งที่เกิดขึ้นจริงกับวิธีที่คุณประมาณการได้ เพื่อทำให้การประมาณในอนาคตแม่นยำยิ่งขึ้น ยิ่งคุณทุ่มเทให้กับการวิเคราะห์และทำความเข้าใจโครงการมากเท่าใด การประมาณการของคุณก็จะยิ่งแม่นยำมากขึ้นเท่านั้น

วิธีการที่ดีที่สุดสำหรับการประมาณเวลา

เมื่อคุณมีข้อมูลที่จำเป็นและทราบข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการแล้ว คุณสามารถเริ่มการประมาณค่าได้ ติดอยู่กับการประมาณเวลาสำหรับโครงการ? ต่อไปนี้คือวิธีที่ดีที่สุดและเป็นที่นิยมที่สุดที่คุณสามารถทำตามได้

การประมาณค่าจากล่างขึ้นบน

วิธีการประมาณค่าจากล่างขึ้นบนเกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์งานทีละรายการและพิจารณาว่าแต่ละงานน่าจะใช้เวลาเท่าใด จากนั้น คุณก็แค่รวมเวลาของงานแต่ละอย่างเข้าด้วยกัน แล้วคุณจะเหลือเวลาโดยประมาณทั้งหมดสำหรับโครงการทั้งหมด

นี่เป็นวิธีที่แม่นยำมากในการประมาณชั่วโมงสำหรับโครงการ เนื่องจากเป็นการบังคับให้คุณดูงานเฉพาะแต่ละอย่างก่อน แล้วจึงค่อยดูโครงการโดยรวม

วิธีนี้มักต้องใช้เวลาและความพยายามมากขึ้น แต่ท้ายที่สุดวิธีนี้จะช่วยขจัดความเครียดจากการประมาณเวลาด้วยการแบ่งโครงการขนาดใหญ่ออกเป็นงานแต่ละอย่างที่สามารถจัดการได้มากขึ้น

การประมาณค่าจากบนลงล่าง

การประมาณค่าจากบนลงล่างจะตรงกันข้ามกับการประมาณค่าจากล่างขึ้นบน มันเกี่ยวข้องกับการหาเวลาที่คุณต้องทำในโครงการ แล้วแบ่งเวลานั้นให้กับงานต่างๆ

คุณอาจพิจารณาใช้ข้อมูลในอดีตเพื่อทำความเข้าใจว่าโครงการทั้งหมดควรใช้เวลานานเท่าใดและทำการประมาณการจากที่นั่น หรือคุณอาจประมาณเวลาที่จะเสร็จสมบูรณ์ตามข้อกำหนดของลูกค้า

โดยรวมแล้ว การประมาณค่าจากบนลงล่างเป็นวิธีที่รวดเร็วและง่ายกว่า เนื่องจากคุณให้ความสำคัญกับโครงการโดยรวมมากขึ้น ไม่ใช่งานแต่ละอย่างในรายละเอียด

การประมาณสามจุด

ตามชื่อที่แนะนำ วิธีการประมาณค่าแบบสามจุดเกี่ยวข้องกับการประมาณเวลาสามแบบ ได้แก่ สถานการณ์ที่ดีที่สุด กรณีเลวร้ายที่สุด และสถานการณ์ที่เป็นไปได้มากที่สุด

การประมาณการกรณีที่ดีที่สุดคือถ้าทุกอย่างเป็นไปตามแผนโดยไม่มีปัญหาเป็นศูนย์ และการประมาณการกรณีเลวร้ายที่สุดคือถ้าทุกอย่างที่อาจผิดพลาดได้เกิดความผิดพลาด ค่าประมาณที่เป็นไปได้มากที่สุดคือค่าประมาณที่ทำให้เกิดการสะอึกเพียงเล็กน้อยระหว่างทาง

การคาดคะเนแบบสามจุดมักเป็นวิธีที่ปลอดภัยที่สุดในการประมาณเวลา เนื่องจากช่วยให้มั่นใจว่าคุณเตรียมพร้อมไม่ว่าโครงการจะดำเนินไปอย่างไร อย่างที่กล่าวไป มันต้องใช้ความพยายามอย่างมาก ผู้จัดการโครงการจำนวนมากจะใช้ค่าเฉลี่ยของทั้งสามสถานการณ์เพื่อให้ได้ค่าประมาณจริง

การประมาณแบบพาราเมตริก

วิธีนี้เกี่ยวข้องกับการหาเวลาที่ต้องใช้สำหรับงานเดียว แล้วคูณเวลานั้นด้วยจำนวนงานที่คล้ายกันที่เกี่ยวข้องในโครงการ งานหลายอย่างในโครงการคล้ายกัน และวิธีนี้ทำให้คุณสามารถประมาณการได้อย่างแม่นยำโดยไม่ต้องวิเคราะห์แต่ละงาน

เนื่องจากการประมาณค่าพารามิเตอร์กำหนดให้คุณต้องจัดกลุ่มงานที่คล้ายกันเข้าด้วยกันเพื่อประมาณเวลาของโครงการ การเปลี่ยนแปลงบางอย่างอาจเกิดขึ้นได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากงานนั้นไม่เหมือนกับที่คุณคิดไว้ในตอนแรก ถึงกระนั้น วิธีนี้อาจมีประโยชน์ตราบเท่าที่คุณรู้จักงานและสิ่งที่พวกเขาต้องการ

การประมาณค่าเปรียบเทียบ

การประมาณค่าโดยเปรียบเทียบ (หรือที่เรียกว่าการประมาณค่าแบบอะนาล็อก) คือการที่คุณตรวจสอบว่าโครงการที่ผ่านมาใช้เวลานานเท่าใด จากนั้นจึงนำข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้ไปใช้กับโครงการปัจจุบันของคุณ ตัวอย่างเช่น มีเหตุผลที่จะสมมติว่าโครงการปัจจุบันจะใช้เวลาสี่เดือนจึงจะเสร็จสมบูรณ์ หากคุณและทีมของคุณใช้เวลาสี่เดือนในโครงการที่คล้ายกันในอดีต

คุณสามารถประมาณเวลาได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายโดยใช้วิธีนี้ แต่ความแม่นยำอาจลดลงได้หากโครงการปัจจุบันและโครงการในอดีตที่คุณอ้างถึงมีข้อกำหนดที่แตกต่างกัน

บทสรุป

หากไม่ทราบวิธีการประมาณเวลาสำหรับโครงการ คุณอาจจบลงด้วยโครงการที่ล้มเหลว งบประมาณที่ไม่ถูกต้อง และปัญหาเกี่ยวกับตารางเวลาของคุณ พนักงานอาจติดค้างกับการทำงานเป็นเวลานานและอาจพลาดกำหนดเวลาได้ การประเมินเวลาที่ไม่ดีจบลงด้วยการเสียเวลาและเงินเป็นจำนวนมาก และทำให้ลูกค้ารู้สึกตื่นเต้นน้อยลง

ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะทำโปรเจกต์ประเภทใด การประมาณการเวลาโดยประมาณที่จะเสร็จสมบูรณ์ (ETC) สามารถช่วยให้คุณเสร็จตามกำหนดเวลา สร้างตารางเวลาที่ดีขึ้น จัดการเวลาอย่างเหมาะสม และอยู่ในงบประมาณ พนักงานของคุณจะมีความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาต้องทำ — และเมื่อไหร่ — และคุณจะรักษาชื่อเสียงที่แข็งแกร่งด้วยการส่งมอบโครงการตรงเวลาอย่างสม่ำเสมอ