วิธีเขียนจดหมายสมัครงาน + แบบฟอร์มเขียนจดหมายสมัครงานฟรี

ในฐานะผู้จัดการ คุณต้องรับผิดชอบในการทำให้สมาชิกในทีมของคุณบรรลุความคาดหวังที่ตั้งไว้ แต่บางครั้ง คุณจะต้องดำเนินการทางวินัยเมื่อพนักงานประพฤติตัวไม่เหมาะสมในที่ทำงาน

วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือเขียนถึงพนักงาน

การเขียนบันทึกของพนักงานให้บันทึกที่เป็นทางการเกี่ยวกับพฤติกรรมที่ยอมรับไม่ได้ของพนักงาน จำเป็นต้องใช้เอกสารที่สอดคล้องกันเมื่อคุณเขียนถึงพนักงาน สิ่งนี้จะช่วยรักษาโครงสร้างที่เป็นธรรมในธุรกิจของคุณ และสร้างบันทึกพฤติกรรมของพนักงานเป็นลายลักษณ์อักษรเมื่อเวลาผ่านไป

เมื่อทำอย่างถูกต้องแล้ว การเขียนจดหมายถึงพนักงานสามารถช่วยปรับปรุงพฤติกรรมของพวกเขาและทำให้แน่ใจว่าพวกเขาปฏิบัติตามความคาดหวังและมาตรฐาน

ในบทความนี้ เราจะอธิบายวิธีการเขียนจดหมายถึงพนักงานและสิ่งที่คุณควรพูดในระหว่างการประชุมเพื่อเขียนจดหมาย นอกจากนี้ เรายังมี เทมเพลตฟรีสำหรับแบบฟอร์มการเขียนบันทึกของพนักงาน

การเขียนจดหมายของพนักงานคืออะไร?

การเขียนบันทึกของพนักงานเป็น บันทึกอย่างเป็นทางการที่เป็นลายลักษณ์อักษร เกี่ยวกับพฤติกรรม พฤติกรรม หรือผลการปฏิบัติงานที่ยอมรับไม่ได้ของพนักงาน เป็นการแจ้งให้พนักงานทราบว่าพฤติกรรมของพวกเขาไม่เป็นไปตามความคาดหวัง และให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงหรือปรับปรุง นอกจากนี้ยังมีรายละเอียดผลของการไม่ปรับปรุง

การเขียนจดหมายของพนักงานใช้สำหรับ ปัญหาเล็กน้อย ที่ไม่รับประกันว่าจะมีการประชุมทางวินัย แต่ก็ยังไม่สามารถยอมรับได้ ตัวอย่างเช่น การมาสายบ่อยๆ พฤติกรรมก่อกวน เช่น ความหยาบคาย หรือการละเมิดระเบียบการแต่งกายเล็กน้อย

โดยทั่วไป การเขียนจดหมายของพนักงานจะทำหน้าที่เป็นขั้นตอนแรกของกระบวนการทางวินัยของคุณ อย่างไรก็ตาม คุณยังสามารถใช้เป็นวิธีการแบบสแตนด์อโลนในการฝึกวินัยพนักงาน

ความแตกต่างระหว่างการเขียนบันทึกและการประชุมทางวินัย

การเขียนบันทึกและการประชุมทางวินัยเป็นสองวิธีในการฝึกวินัยพนักงาน ผู้จัดการและหัวหน้างานใช้พวกเขาเพื่อจัดการกับพฤติกรรมของพนักงานที่ไม่เป็นไปตามความคาดหวัง แม้ว่าทั้งสองวิธีจะคล้ายกัน แต่ก็มีจุดประสงค์ที่แตกต่างกัน

การเขียนขึ้นทำหน้าที่เหมือนเป็นส่วนหนึ่งของ "ทางกระดาษ" เพื่อบันทึกพฤติกรรมที่พนักงานยอมรับไม่ได้ มักเป็นขั้นตอนแรกในกระบวนการทางวินัยอย่างเป็นทางการ

การประชุมทางวินัยคือการประชุมอย่างเป็นทางการที่เกิดขึ้นระหว่างพนักงานกับผู้จัดการหรือหัวหน้างาน มักเกิดขึ้น เมื่อพฤติกรรมของพนักงานไม่เหมาะสมอย่างยิ่ง ตัวอย่างเช่น การเลือกปฏิบัติ การคุกคาม การโจรกรรม การละเมิดความปลอดภัย หรือการดื้อรั้นอย่างร้ายแรง

นอกจากนี้ยังสามารถใช้การประชุมทางวินัยเมื่อ ความประพฤติของพนักงานไม่ดีขึ้นหลังจากได้รับการเขียนเรื่องจากพนักงาน ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณเขียนถึงพนักงานเรื่องการละเมิดระเบียบการแต่งกาย แต่พวกเขายังคงสวมเครื่องแบบไม่ถูกต้อง ในกรณีนั้น คุณสามารถดำเนินการประชุมทางวินัยต่อไปได้

การประชุมทางวินัยและการเขียนเรียงความเปิดโอกาสให้คุณได้ขีดเส้นแบ่งเกี่ยวกับพฤติกรรมบางประเภท แก้ไขพฤติกรรมนั้น และก้าวไปข้างหน้าด้วยกัน น้ำเสียงที่คุณควรจริงจังแต่สนับสนุน

คุณควรเขียนถึงพนักงานเมื่อใด

โดยปกติแล้ว พนักงานจะถูกเขียนขึ้นสำหรับเรื่องวินัยเล็กน้อย ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของ ประเภทพฤติกรรมที่อาจรับประกันว่าจะมีการเขียนขึ้น :

• ความล่าช้าถาวร
• พฤติกรรมก่อกวนหรือไม่เป็นมืออาชีพซึ่งไม่ถือเป็นการดื้อรั้น ตัวอย่างเช่น การสบถในระหว่างการประชุมหรือการหยาบคายต่อเพื่อนร่วมงาน
• ปัญหาการเข้างานหรือผลผลิต ตัวอย่างเช่น การใช้โซเชียลมีเดียในช่วงเวลาทำงานหรือสิ่งรบกวนอื่นๆ ที่ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง
• ไม่ปฏิบัติตามนโยบายหรือขั้นตอนที่เหมาะสม ตัวอย่างเช่น กรอกเอกสารที่จำเป็นไม่ถูกต้อง
• การละเมิดระเบียบการแต่งกายเล็กน้อย
• ไม่ใช้ความคิดเห็นเกี่ยวกับปัญหาเล็กน้อย

คุณสามารถจัดการกับปัญหาด้านประสิทธิภาพหรือขาดงานบ่อยได้โดยใช้การเขียนสรุป แต่โดยปกติแล้วปัญหาเหล่านี้ไม่ใช่เครื่องมือที่ดีที่สุดในการแก้ไขปัญหาเหล่านี้ แต่ปัญหาด้านประสิทธิภาพสามารถจัดการได้ผ่านนโยบายความสามารถของบริษัทของคุณ การขาดงานบ่อยสามารถจัดการได้ผ่านนโยบายการขาดงานของคุณ

ในทำนองเดียวกัน บางเรื่องอาจ ร้ายแรงเกินไปที่จะรับประกันว่าพนักงานจะเขียนขึ้น สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึง:

• ขโมย
• ความรุนแรงทางร่างกายต่อเพื่อนร่วมงาน ผู้จัดการ หรือลูกค้า
• ล่วงละเมิดทางเพศ.
• กลั่นแกล้ง
• การละเมิดสุขภาพและความปลอดภัยอย่างร้ายแรง
• การดื้อรั้นอย่างจริงจัง

นโยบายทางวินัยของคุณควรระบุอย่างชัดเจนว่าพฤติกรรมประเภทใดที่จะถือเป็นเรื่องทางวินัยและอาจส่งผลให้มีการเขียนขึ้น

สิ่งที่จะรวมไว้ในการเขียนถึงพนักงาน

แม้ว่าจะไม่มีข้อกำหนดทางกฎหมายสำหรับสิ่งที่คุณควรรวมไว้ในเอกสารสรุปของพนักงาน แต่แบบฟอร์มสามารถช่วยคุณสร้างโครงสร้างในธุรกิจของคุณได้

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของสิ่งที่จะรวมไว้ในแบบฟอร์มของคุณ:

• ชื่อและโลโก้ของบริษัท
• วันที่ของการเขียนขึ้น
• ชื่อพนักงานและตำแหน่งงาน
• ชื่อผู้จัดการและตำแหน่งงาน
• พื้นที่สำหรับบันทึกรายละเอียดของการกระทำผิด ซึ่งรวมถึงการอธิบายสิ่งที่เกิดขึ้น วันที่ เวลา และพยานที่เกี่ยวข้อง
• พื้นที่สำหรับบันทึกการสนทนาที่คุณมีกับพนักงาน เหล่านี้ควรเป็นบันทึกสั้น ๆ ที่สรุปการสนทนา อย่ารู้สึกกดดันที่จะต้องจับบทสนทนาแบบคำต่อคำ
• พื้นที่สำหรับเขียนแผนการปรับปรุง ซึ่งควรรวมถึงการดำเนินการแก้ไขที่พนักงานต้องดำเนินการเพื่อปรับปรุง และผลที่ตามมาอาจเป็นอย่างไรหากพวกเขาไม่ปรับปรุงพฤติกรรม
• พื้นที่สำหรับทั้งผู้จัดการและพนักงานลงนามในเอกสาร

คุณควรเขียนจดหมายถึงพนักงานให้เสร็จสิ้นในไม่ช้าหลังจากที่คุณสังเกตเห็นพฤติกรรมที่ยอมรับไม่ได้

สิ่งที่ต้องทำหลังจากกรอกแบบฟอร์มการเขียนของพนักงาน

กำหนดการประชุมอย่างไม่เป็นทางการกับพนักงานของคุณ เพื่อนำเสนอแบบฟอร์มและอธิบายข้อกังวลของคุณ ณ จุดนี้ คุณสามารถรวบรวมบันทึกย่อของการสนทนา ตกลงเกี่ยวกับการดำเนินการในอนาคต จากนั้นขอให้พนักงานของคุณลงนามในแบบฟอร์ม

พนักงานอาจปฏิเสธที่จะลงนามในเอกสาร หากพวกเขารู้สึกว่าไม่ยุติธรรมหรือไม่ถูกต้อง เตือนพวกเขาว่าพวกเขากำลังลงนามเพื่อรับทราบว่าพวกเขาได้รับการเขียนขึ้นแล้ว ไม่ใช่เพื่อเห็นด้วยกับสิ่งที่ระบุเกี่ยวกับพฤติกรรมของพวกเขา

หากพวกเขายังคงปฏิเสธที่จะลงนามในแบบฟอร์ม ให้จดบันทึกการปฏิเสธในช่องลายเซ็น “พนักงานปฏิเสธที่จะลงนาม” แบบธรรมดาจะครอบคลุมเรื่องนี้ พนักงานที่ปฏิเสธที่จะลงนามใน เอกสารนี้ไม่ได้ทำให้เอกสารเป็นโมฆะ หรือป้องกันไม่ให้นำไปใช้ในการดำเนินการทางวินัยในอนาคต

จากนั้นคุณควร สร้างสำเนา ของการเขียนที่ลงนามหรือไม่ได้ลงนาม ให้สำเนาหนึ่งชุดแก่พนักงานของคุณและจัดเก็บอีกชุดไว้ในแฟ้มบุคลากร หากพนักงานปฏิเสธที่จะรับสำเนา ให้เก็บสำเนาทั้งสองฉบับด้วยตัวคุณเอง แนบหมายเหตุชี้แจงว่าพนักงานไม่ได้ถ่ายสำเนามาด้วย

คุณยังสามารถอัปโหลดสำเนาดิจิทัลของการเขียนไปยังโซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรบุคคลของคุณหากคุณใช้ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีสำเนาของแบบฟอร์มอยู่เสมอ หากต้นฉบับสูญหายหรือเสียหาย

คุณควรทำอย่างไรเมื่อเขียนถึงพนักงาน?

สิ่งที่คุณควรพูดในระหว่างการเขียนจะขึ้นอยู่กับลักษณะของพฤติกรรมของพนักงาน อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าเนื้อหาของบทความนี้จะเป็นอย่างไร มีวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดทั่วไปที่ต้องปฏิบัติตาม

มีความชัดเจนและทั่วถึง

อาจเป็นเรื่องยากที่จะเขียนถึงพนักงาน แต่สิ่งสำคัญคือต้องชัดเจนและละเอียดถี่ถ้วน

ในบทความนี้ ให้อธิบายอย่างชัดเจนว่าพฤติกรรมที่คุณสังเกตเห็นนั้นไม่เป็นที่ยอมรับและพวกเขาได้รับการตำหนิเพราะเหตุนั้น ระบุรายละเอียดว่าคุณกำลังพูดถึงพฤติกรรมใด เกิดขึ้นเมื่อใด และเหตุใดจึงไม่สามารถยอมรับได้ อาจเป็นไปได้ว่าพฤติกรรมดังกล่าวส่งผลกระทบต่อพนักงานคนอื่นๆ หรือขัดต่อจรรยาบรรณของคุณ นอกจากนี้ยังอาจด้วยเหตุผลสำคัญอื่นๆ

หากพนักงานของคุณตั้งคำถามในระหว่างการประชุมเขียน ให้จดไว้ในแบบฟอร์มและตอบคำถามในตอนท้าย อย่าสร้างคำตอบหากคุณไม่แน่ใจว่าจะตอบคำถามอย่างไร บอกพนักงานว่าคุณจะตรวจสอบและติดต่อกลับ อย่ากลัวที่จะขอความช่วยเหลือจากผู้จัดการคนอื่นหากคุณไม่แน่ใจ

ใช้คำสั่ง "ฉัน"

คำสั่ง "ฉัน" เป็นเครื่องมือสื่อสารที่เน้น ความเชื่อหรือความรู้สึกของผู้พูด ตามชื่อที่แนะนำ ข้อความเหล่านี้ขึ้นต้นด้วย “ฉัน” แทนที่จะเป็น “คุณ”

การใช้คำสั่ง "ฉัน" เป็นการเปลี่ยนแปลงภาษาเล็กน้อยที่สามารถทำให้พนักงานยอมรับสิ่งที่คุณบอกได้มากขึ้น สิ่งนี้จะป้องกันการโยนความผิดและช่วยให้การสนทนามีจุดมุ่งหมาย การใช้คำสั่ง "ฉัน" ยังช่วยสร้างความไว้วางใจระหว่างคุณและพนักงานของคุณ

ตัวอย่างเช่น:

• “ฉันสังเกตว่าคุณมาสายสามอาทิตย์ในสัปดาห์นี้” แทนที่จะพูดว่า “สัปดาห์นี้คุณมาสายบ่อยมาก”
• “ฉันกังวลว่าพฤติกรรมของคุณระหว่างการประชุมทีมจะก่อกวน” ตรงข้ามกับ “คุณหยาบคายมากในการประชุม”
• “ฉันผิดหวังที่ข้อเสนอแนะของฉันถึงคุณไม่ได้ดำเนินการเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว” แทนที่จะเป็น "คุณไม่ฟังฉันเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว"

จงเข้าใจ

การเขียนไม่เกี่ยวกับการลงโทษพนักงานของคุณ มันเกี่ยวกับการบันทึกและจัดการกับพฤติกรรมที่ไม่ดีอย่างยุติธรรมและสม่ำเสมอ เป็นวิธีที่จะช่วยให้พนักงานทราบว่าการปฏิบัติของพวกเขาไม่เป็นไปตามความคาดหวังและแบ่งปันคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาสามารถประสบความสำเร็จในอนาคตได้

น้ำเสียงของการประชุมควร จริงจังแต่ต้องสนับสนุนและเข้าใจด้วย สิ่งสำคัญคือต้องให้พนักงานของคุณได้รับประโยชน์จากข้อสงสัยและสนับสนุนพวกเขาผ่านการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของพวกเขา

ต่อไปนี้เป็นวิธีทำความเข้าใจเมื่อเขียนถึงพนักงาน:

• ใช้ภาษาที่ไม่ตัดสิน ตัวอย่างเช่น อย่าเขียนว่า “คุณไม่มีความเป็นมืออาชีพเลยในพฤติกรรมของคุณในการประชุมทีมครั้งล่าสุดของเรา” ให้เขียนว่า “ฉันสังเกตเห็นระหว่างการประชุมทีมครั้งล่าสุดว่าคุณพูดเกินเพื่อนร่วมงานและขัดจังหวะการมีส่วนร่วมของพวกเขา พฤติกรรมนี้ก่อกวน”
• ให้บริบทในการอธิบายของคุณ ตัวอย่างเช่น ถ้าพนักงานมาสายบ่อยๆ ให้อธิบายในแบบฟอร์มว่าทำไมการมาทำงานให้ตรงเวลาจึงเป็นเรื่องสำคัญ คุณอาจสังเกตว่าการทำงานล่าช้าส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงาน ขวัญกำลังใจของทีม หรือชื่อเสียงของธุรกิจที่มีต่อลูกค้า
• เสนอทรัพยากรและการสนับสนุน ตัวอย่างเช่น หากพนักงานประสบปัญหาในการบรรลุความคาดหวังด้านประสิทธิภาพการทำงาน ให้เสนอการสนับสนุนเพิ่มเติมแก่พวกเขา เช่น การฝึกอบรมเพิ่มเติมหรือการรีเฟรชคู่มือพนักงาน

เตรียมพร้อมสำหรับความขัดแย้ง

ในขณะที่การเขียนจดหมายถึงพนักงานเป็นโอกาสในการปรับปรุงพฤติกรรมและผลการปฏิบัติงานของพนักงาน แต่ก็ไม่มีใครชอบที่จะถูกบอกว่าพวกเขาทำงานได้ไม่ดี

ความขัดแย้งเป็นส่วนหนึ่งของการเขียนเรียงความโดยธรรมชาติของพนักงาน พนักงานอาจรู้สึกสะเทือนใจ เหมือนถูกทำโทษ หรือแม้แต่การตัดสินใจที่ไม่ยุติธรรม ตั้งใจฟังและตอบสนองต่อความรู้สึกของพนักงานของคุณ

ในระหว่างขั้นตอนการเขียน พนักงานอาจ:

• ปฏิเสธการกระทำผิดกฎหมายใด ๆ พนักงานอาจปฏิเสธสิ่งที่คุณบอก อ้างว่าข้อมูลไม่จริง หรือพยายามปิดการสนทนา ด้วยเหตุนี้การมาประชุมโดยเตรียมหลักฐานให้พร้อมจึงเป็นสิ่งสำคัญ พวกเขาไม่สามารถปฏิเสธเนื้อหาของบทความได้อย่างมีเหตุผลเมื่อมีหลักฐานปรากฏต่อหน้าพวกเขา
• รบกวนการประชุม พนักงานอาจตะโกน สบถ ร้องไห้ หรือออกจากห้อง หากสิ่งนี้เกิดขึ้น จงสงบสติอารมณ์และมีเป้าหมาย รับน้ำสักแก้วหรือออกจากห้องแล้วรอจนกว่าพนักงานจะสงบลง
• โยนความผิดไปที่เพื่อนร่วมงาน พนักงานของคุณอาจพยายามอ้างว่าเพื่อนร่วมงานของพวกเขามีความผิดจริงสำหรับพฤติกรรมที่ไม่ดีของพวกเขา ตัวอย่างเช่น สมมติว่าพนักงานขาดกำหนดเวลาอย่างสม่ำเสมอ พวกเขาอาจอ้างว่าเพื่อนร่วมงานทำให้พวกเขาเสียสมาธิและทำให้งานสำเร็จได้ยาก กระตุ้นให้พนักงานมุ่งเน้นไปที่การกระทำของตนเอง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพูดว่า “เรามาโฟกัสกับการพัฒนากลยุทธ์ที่จะช่วยให้คุณอยู่ในแนวทางและบรรลุเป้าหมายของคุณ”
• ตำหนิคุณหรือบริษัท พนักงานอาจพยายามชักนำการสนทนาเพื่อโจมตีคุณหรือบริษัทซึ่งเป็นสาเหตุของพฤติกรรมที่ยอมรับไม่ได้ หลีกเลี่ยงการตั้งรับหรือมีส่วนร่วมในการโต้เถียง สงบสติอารมณ์และเปลี่ยนเส้นทางการสนทนากลับไปยังประเด็นพฤติกรรมเฉพาะที่อยู่ในมือ

เคล็ดลับยอดนิยมสำหรับการเขียนจดหมายของพนักงาน

รักษาความสงบและมีวัตถุประสงค์

ความรู้สึกผิดหวัง อารมณ์เสีย หรือแม้แต่โกรธพนักงานของคุณเป็นเรื่องที่เข้าใจได้เมื่อคุณต้องเขียนถึงพวกเขา อย่างไรก็ตาม คุณไม่ควรเขียนถึงพวกเขาหรือจัดการประชุมในขณะที่คุณกำลังโกรธหรือไม่พอใจ ความรู้สึกเหล่านี้ทำให้ยากที่จะยุติธรรมและเป็นกลาง

ใช้เวลาสักครู่เพื่อสงบสติอารมณ์ ไปเดินเล่นหรือดื่มน้ำ หรือคุณสามารถฝึกใช้ประโยคแสดงอารมณ์ เช่น “คุณมาสายเสมอ!” ซ้ำเป็นประโยคคำสั่ง “ฉัน” วิธีนี้จะช่วยกระจายความรู้สึกและเตรียมคุณให้พร้อมเริ่มกระบวนการเขียนด้วยหัวที่ชัดเจน

เมื่อคุณรู้สึกสงบแล้ว ให้กรอกแบบฟอร์มการเขียนตามที่คุณต้องการ หากอารมณ์ขุ่นมัวปะทุขึ้นอีกครั้ง ให้หยุดพัก 10 นาที แล้วค่อยเขียนต่อ โปรดจำไว้ว่าการกรอกแบบฟอร์มการเขียนให้เสร็จสิ้นในวันรุ่งขึ้นหลังจากเหตุการณ์นั้นเป็นเรื่องปกติ

จัดทำเอกสารปัญหาโดยละเอียดและเก็บบันทึกไว้

ใส่รายละเอียดให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ในการเขียน ซึ่งรวมถึงวันที่ เวลา หรือหลักฐานเพิ่มเติมที่สนับสนุนการเขียน การเตรียมพร้อมจะทำให้คุณรู้สึกมั่นใจในการจัดการประชุมและช่วยให้คุณได้รับผลลัพธ์ที่ดีที่สุดสำหรับตัวคุณเองและพนักงานของคุณ

เมื่อคุณกรอกแบบฟอร์มการเขียนและจัดการประชุมกับพนักงานของคุณแล้ว ให้เก็บสำเนาต้นฉบับของการเขียนไว้ เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต เอกสารนี้อาจมีประโยชน์หากพนักงานยื่นข้อพิพาททางกฎหมาย

สิ่งสำคัญคือต้องเก็บบันทึกการเขียนถึง:

• สร้างเส้นทางกระดาษสำหรับการดำเนินการทางวินัยต่อไป
• สนับสนุนการตัดสินใจในอนาคตเกี่ยวกับการเลื่อนตำแหน่งหรือการเปลี่ยนแปลงด้านข้าง
• รักษาบันทึกการปฏิบัติงานที่เป็นทางการ

โปรดดูนโยบายของบริษัท

นโยบายบริษัทของคุณควรสนับสนุนการตัดสินใจของคุณในการแต่งตั้งพนักงาน

หากคุณเขียนถึงพนักงานด้วยเหตุผลนอกเหนือนโยบายของคุณ พนักงานอาจเรียกร้องการปฏิบัติที่ไม่เป็นธรรมหรือยื่นคำร้องต่อคุณ

นโยบายควรระบุว่าพฤติกรรมใดที่ยอมรับได้ สิ่งที่อาจรับประกันการเขียน และสิ่งที่อาจถือเป็นการประพฤติมิชอบหรือการประพฤติมิชอบอย่างร้ายแรง คุณสามารถทำได้ทั้งในรูปแบบรายการหรือตาราง

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างวิธีต่างๆ ที่คุณสามารถจัดรูปแบบได้:

แบบรายการ

เขียน

• ความล่าช้าถาวร
• ฝ่าฝืนระเบียบการแต่งกาย
• พฤติกรรมที่ไม่สุภาพ
• ต่อ…

ประพฤติมิชอบ

• ไม่เชื่อฟัง
• ไม่อยู่โดยไม่ได้รับอนุญาต (AWOL)
• ปลอมแปลงเอกสาร
• ต่อ…

ประพฤติชั่วอย่างร้ายแรง

• ขโมย
• การละเมิดสุขภาพและความปลอดภัยอย่างร้ายแรง
• การล่วงละเมิด
• ต่อ…

แบบฟอร์มตาราง

นอกจากนี้ นโยบายบริษัทของคุณควรมี ข้อความครอบคลุมฐานทั้งหมด ในกรณีที่พนักงานแสดงพฤติกรรมที่ยอมรับไม่ได้ซึ่งไม่ครอบคลุมโดยนโยบาย

เช่น ข้อความที่ระบุว่า “พฤติกรรมและการกระทำต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของเรื่องที่ปกติจะถือว่าเป็นการประพฤติมิชอบและจะถูกดำเนินการตามขั้นตอนทางวินัยของเรา รายการนี้มีไว้เพื่อเป็นแนวทางและไม่ครบถ้วนสมบูรณ์”

พูดคุยกับทีมทรัพยากรบุคคลของคุณเกี่ยวกับการรวมข้อนี้ไว้ในนโยบายวินัยของคุณ

ติดตามผลกับพนักงานของคุณ

เมื่อคุณกรอกแบบฟอร์มการเขียน พูดคุยกับพนักงานของคุณ และยื่นเอกสารเพื่อความปลอดภัยแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องติดตามผลกับพนักงานของคุณ

นี่อาจเป็นการเช็คอินแบบสบายๆ เพื่อดูว่าพวกเขาเป็นอย่างไรบ้างตั้งแต่มีการเขียนขึ้นมา หรือเพื่อตรวจสอบว่าพวกเขาบรรลุเป้าหมายในแบบฟอร์มการเขียนหรือไม่

การประชุมติดตามผลไม่ใช่โอกาสที่จะเตือนพนักงานถึงการกระทำผิดกฎหมาย แต่เป็น โอกาสที่จะถามว่าพวกเขาต้องการการสนับสนุนเพิ่มเติมหรือคำแนะนำ ในการปรับปรุงพฤติกรรมหรือไม่

ตรวจครั้งเดียวน่าจะพอ อย่างไรก็ตาม หากมีประเด็นเพิ่มเติมในการประชุม คุณอาจต้องกำหนดเวลาการประชุมเพิ่มเติมเพื่อสนับสนุนพนักงานของคุณ

บรรทัดล่างสุดในการเขียนขึ้นของพนักงาน

การเขียนบันทึกของพนักงานเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการจัดการพฤติกรรมของพนักงาน ให้คำติชมที่ถูกต้อง และสื่อสารความคาดหวัง พวกเขาไม่ใช่โอกาสที่จะลงโทษพนักงาน แต่เป็นโอกาสสำหรับพนักงานที่จะเข้าใจว่าพวกเขาสามารถปรับปรุงพฤติกรรมของพวกเขาได้อย่างไร

การเขียนโดยทั่วไปมักใช้สำหรับการประพฤติผิดเล็กน้อย เช่น พฤติกรรมที่ไม่สุภาพ การมาสายบ่อยๆ หรือการละเมิดระเบียบการแต่งกายเล็กน้อย พวกเขาสามารถเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทางวินัยของคุณโดยเป็นการตักเตือนด้วยวาจาหรือเป็นเครื่องมือแบบสแตนด์อโลน

การเขียนควรยึดตามพฤติกรรมที่กำหนดไว้ในนโยบายวินัยของคุณ แบบฟอร์มการเขียนควรกรอกรายละเอียดให้มากที่สุด นำเสนอต่อพนักงานในระหว่างการประชุมอย่างไม่เป็นทางการ ลงนาม และเก็บไว้อย่างปลอดภัยเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต

เทมเพลตเขียนขึ้นของพนักงานฟรี

แบบฟอร์มการเขียนสรุปข้อมูลพนักงานตัวอย่างนี้พร้อมให้องค์กรของคุณใช้ ปรับแต่งโลโก้และข้อความให้ตรงกับข้อมูลที่เกี่ยวข้องของคุณ บันทึกสำเนาที่ลงนามแล้วสำหรับการอ้างอิงของคุณและส่งมอบอีกฉบับให้กับพนักงานที่กำลังเขียน

ดาวน์โหลดเทมเพลตบันทึกย่อของพนักงานของคุณได้ฟรี

ตัวอย่างการเขียน

หากคุณไม่แน่ใจว่าควรจัดรูปแบบเทมเพลตอย่างไร เราได้เตรียมตัวอย่างการเขียนเพื่อให้คุณได้แรงบันดาลใจ

ต้องการรับบทความดีๆ เพิ่มเติมตรงไปยังกล่องจดหมายของคุณหรือไม่ สมัครสมาชิกที่นี่