วิธีสร้างและดำเนินการตามแผนการถ่ายโอนความรู้ที่ประสบความสำเร็จ

การรักษาพนักงานของคุณให้มีทักษะสูงและรอบรู้คือวิธีที่คุณช่วยให้พวกเขาประสบความสำเร็จในหน้าที่การงาน ท้ายที่สุดแล้ว วิธีที่คุณช่วยให้องค์กรของคุณประสบความสำเร็จก็เช่นกัน การถ่ายทอดความรู้เป็นวิธีง่ายๆ ในการทำเช่นนี้

การถ่ายโอนความรู้เป็นกระบวนการแบ่งปันข้อมูลและทักษะระหว่างสมาชิกในทีมเพื่อป้องกันความผิดพลาด การสื่อสารที่ผิดพลาด และการสูญเสียความรู้ที่สำคัญ เมื่อคุณมีกระบวนการถ่ายโอนความรู้ที่มั่นคงแล้ว คุณสามารถหลีกเลี่ยงสิ่งเหล่านั้นทั้งหมดและเพิ่มความคล่องตัวในการเข้าถึงข้อมูลสำหรับทุกคนในทีมของคุณ

อย่างไรก็ตาม เพื่อให้การถ่ายโอนความรู้เป็นไปได้ คุณต้องมีแผน

ในคู่มือนี้ เราจะพูดถึงวิธีสร้างแผนการถ่ายทอดความรู้ที่มั่นคงและวิธีที่แผนนี้สามารถช่วยธุรกิจของคุณได้

เรายังได้รวมเทมเพลตที่ใช้งานสะดวกเพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นได้

การถ่ายโอนความรู้คืออะไร?

การถ่ายโอนความรู้เป็นกระบวนการที่เป็นทางการและชุดของกิจกรรมเฉพาะสำหรับ การแบ่งปันความรู้หรือข้อมูลระหว่างส่วนหนึ่งของธุรกิจของคุณกับอีกส่วนหนึ่ง

ซึ่งอาจดูเหมือนการแบ่งปันระหว่างผู้จัดการและพนักงานหรือการแบ่งปันแบบเพียร์ทูเพียร์ นอกจากนี้ยังอาจหมายถึงการแบ่งปันข้อมูลเมื่อสมาชิกในทีมของคุณลาออกจากบริษัท

เป้าหมายของการถ่ายโอนความรู้คือการ ป้องกันการสูญเสียความรู้ โดยปกติแล้ว ลักษณะนี้จะเหมือนกับการแบ่งปันความรู้ประเภทต่างๆ ซึ่งจัดอยู่ในประเภทความรู้โดยปริยายหรือความรู้ที่ชัดแจ้งกับผู้คนในบริษัทของคุณ นอกจากนี้ยังช่วยเติมเต็มช่องว่างด้านข้อมูลเมื่อพนักงานลาออก และสนับสนุนการรวมแผนกต่างๆ เพื่อลดความซ้ำซ้อนในธุรกิจของคุณ

โดยทั่วไป การถ่ายโอนความรู้เกี่ยวข้องกับการหมุนเวียนของงาน ข้อมูล เอกสาร กระบวนการ ความคิด และอื่นๆ การถ่ายโอนความรู้เกี่ยวข้องกับ ความรู้หลัก 2 ประเภท ได้แก่ ความรู้โดยปริยายและความรู้ชัดแจ้ง

นี่คือรายละเอียดของแต่ละรายการ:

ความรู้โดยปริยาย (หรือโดยปริยาย)

ความรู้โดยปริยายหรือโดยปริยายหมายถึงข้อมูลที่ยากสำหรับพนักงานที่จะส่งต่อหรือถ่ายโอนด้วยวาจาหรือลายลักษณ์อักษร มันเกี่ยวข้องกับ ข้อมูลเชิงลึก ประสบการณ์ และการสังเกต ของบุคคล

ตัวอย่างของทักษะที่ถือว่าเป็นความรู้โดยปริยาย ได้แก่:

• ความสามารถในการทำนายเชิงตรรกะ
• ภาษากายและอารมณ์ขัน
• ความสามารถในการจดจำผู้คนที่มองเห็น
• ความฉลาดทางอารมณ์
• ความรู้เกี่ยวกับภาษาเฉพาะ
• ทักษะความเป็นผู้นำ

ความรู้โดยปริยายนั้นมีความเฉพาะเจาะจงและเป็นส่วนตัวมากกว่า เพราะมันถูกเก็บไว้ในใจของบุคคล ส่วนใหญ่ได้มาจากกระบวนการรับรู้ (เช่น การสังเกต การไตร่ตรอง การหยั่งรู้ และอื่นๆ) และการฝึกฝน

วิธีที่ดีที่สุดในการถ่ายทอดความรู้โดยปริยายคือผ่าน กิจกรรมหรือการประชุมแบบเห็นหน้ากัน สิ่งนี้ทำให้ผู้ให้และผู้รับความรู้โดยปริยายมีปฏิสัมพันธ์กันบ่อยครั้ง ในทางกลับกันช่วยสร้างความไว้วางใจซึ่งกันและกัน

ความรู้ที่ชัดเจน

ความรู้ที่ชัดเจนคือข้อมูลใด ๆ ที่บันทึก ประมวล และแสดงอย่างรวดเร็ว เพื่อแบ่งปันและถ่ายโอน การจัดทำเอกสารและบันทึกความรู้ชัดแจ้งทำได้ง่ายกว่ามากเมื่อเทียบกับความรู้โดยปริยาย

อาจเป็นเรื่องยากที่จะทราบว่าคุณกำลังจัดการกับข้อมูลที่ชัดเจนหรือไม่ชัดเจน ลองคิดแบบนี้: ความรู้ชัดแจ้งคือ ข้อมูลที่ตรงไปตรงมา ซึ่งแบ่งปันและแสดงออกระหว่างผู้คน

มีการบันทึกไว้อย่างชัดเจนเกือบทุกครั้ง โดยมักเขียนเป็นลายลักษณ์อักษร ตัวอย่างเช่น อาจเป็นขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP) หรือรายงานการตลาดสำหรับไตรมาส นอกจาก SOP แล้ว เอกสารแนะนำการใช้งานและคำแนะนำวิธีใช้ยังสามารถใช้เป็นความรู้ที่ชัดเจนได้อีกด้วย

สี่ประเภทหลักของการถ่ายโอนความรู้

ในขณะที่มีความรู้ 2 ประเภทที่เกี่ยวข้องกับการถ่ายโอนความรู้ มี 4 ประเภทหลัก ๆ ของการถ่ายทอดความรู้เอง เหล่านี้คือ:

• Tacit to tacit: เกี่ยวข้องกับการถ่ายโอนความรู้ที่จับต้องไม่ได้จากบุคคลหนึ่งหรือกลุ่มหนึ่งไปยังอีกบุคคลหนึ่งซึ่งเก็บความรู้นั้นไว้ในรูปแบบที่ซ่อนเร้น
• โดยปริยายชัดเจน: เรียกอีกอย่างว่าการทำให้เป็นภายนอก มันเกี่ยวข้องกับการแปลงความรู้โดยปริยายเป็นความรู้ที่ชัดเจน เช่น การบันทึกข้อมูลเชิงลึกส่วนตัวของใครบางคนในบันทึกการประชุม
• ชัดเจนถึงชัดเจน: เกี่ยวข้องกับการสร้างข้อมูลใหม่จากความรู้ที่ชัดเจนที่มีอยู่ เช่น การแปลงรายงานทางกายภาพเป็นดิจิทัล
• ชัดเจนโดยปริยาย: เรียกอีกอย่างว่าการปรับให้เป็นภายใน มันเกี่ยวข้องกับการสอนความรู้ที่ชัดเจนให้กับบุคคลหรือกลุ่มที่เก็บไว้ในใจของพวกเขา ตัวอย่างจะเป็นบุคคลที่แบ่งปันนโยบายทรัพยากรบุคคลกับทีม ซึ่งจะเก็บข้อมูลทางจิตใจ

เหตุใดการถ่ายทอดความรู้จึงมีความสำคัญ

การถ่ายโอนความรู้มีประโยชน์มากมายหลายประการ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจ

ประการแรก ช่วย ปรับปรุงการจัดการเวลา ในขณะที่ฝึกอบรมพนักงานใหม่ในบทบาทเฉพาะของตน เมื่อทีมของคุณเข้าร่วมในการถ่ายโอนความรู้ ผู้จัดการจะทราบข้อมูลที่แน่นอนเพื่อแบ่งปันกับพนักงานใหม่ ซึ่งจะไม่เสียเวลาและสับสนระหว่างการเริ่มงานและการฝึกอบรม นอกจากนี้ การถ่ายโอนความรู้ที่มีประสิทธิภาพยังช่วยให้คุณมีเวลาไปโฟกัสกับด้านอื่นๆ ของการเริ่มต้นใช้งาน เช่น การแนะนำพนักงานใหม่ให้กับทีมงานที่เหลือ

การถ่ายทอดความรู้ยัง ช่วยพัฒนาพนักงานของคุณ อีกด้วย พวกเขาสามารถเรียนรู้ทักษะและข้อมูลจากผู้อื่นในองค์กร ซึ่งเติบโตในแบบที่พวกเขาอาจไม่มี หากการถ่ายโอนความรู้ไม่ใช่แนวปฏิบัติมาตรฐานที่บริษัทของคุณ

นอกจากนี้ การถ่ายโอนความรู้ยัง ช่วยให้พนักงานที่มีอยู่เปลี่ยนไป สู่บทบาทของสมาชิกในทีมที่แยกย้ายกันไป ช่วยให้บริษัทของคุณรักษาข้อมูลสำคัญ แม้ว่าคุณจะจัดการกับการเปลี่ยนแปลงของพนักงาน

ในขณะเดียวกัน ก็ช่วยให้พนักงานของคุณทุกคนประสบความสำเร็จในบทบาทหน้าที่ของตนได้ดียิ่งขึ้น ช่วยให้พวกเขา ทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น

นอกจากนี้ การถ่ายโอนความรู้ยังมีความสำคัญเนื่องจาก ช่วยส่งเสริมนวัตกรรม สิ่งนี้สามารถนำไปสู่แนวคิดใหม่ พนักงานที่มีแรงจูงใจมากขึ้น ชื่อเสียงทางธุรกิจที่ดีขึ้น ความพึงพอใจของลูกค้าที่มากขึ้น และอื่นๆ

ประการสุดท้าย กระบวนการถ่ายโอนความรู้มักเกี่ยวข้องกับ การสร้างพื้นที่ส่วนกลางเพื่อจัดเก็บความรู้ ซึ่งช่วยป้องกันการสูญหายของข้อมูล ซึ่งช่วยลดโอกาสที่ข้อมูลสำคัญจะสูญหาย ถูกลบ หรือถูกมองข้ามโดยสมาชิกในทีม

แผนการถ่ายทอดความรู้คืออะไร?

แผนการถ่ายโอนความรู้เป็นกลยุทธ์ที่ช่วยให้ธุรกิจย้ายข้อมูลจากส่วนหนึ่งขององค์กรไปยังอีกที่หนึ่ง ในกรณีส่วนใหญ่ ลักษณะนี้จะเหมือนกับการย้ายข้อมูลจากบุคคลหรือแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหนึ่ง

โดยพื้นฐานแล้ว แผนเหล่านี้เป็น แผนที่นำทางสำหรับการแบ่งปันความรู้ — ให้รายละเอียดว่าความรู้คืออะไร จะแบ่งปันอย่างไร ใครจะแบ่งปัน และใครจะได้รับ

แผนการถ่ายทอดความรู้สามารถเป็นได้ทั้งเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรือกลยุทธ์ที่ใช้ร่วมกันด้วยวาจา ไม่ว่าในกรณีใด เป้าหมายจะเหมือนกัน: เพื่อให้แน่ใจว่าการถ่ายโอนความรู้ภายในองค์กรประสบความสำเร็จ

แผนเหล่านี้มักเกี่ยวข้องกับ 4 ขั้นตอนสำคัญ:

1. ระบุความรู้ที่สำคัญ
2. จับความรู้นั้น
3. บันทึกความรู้
4. แบ่งปันความรู้

ขั้นตอนเหล่านี้ช่วยให้ธุรกิจสามารถย้ายความรู้จากบุคคลหรือแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหนึ่งได้โดยไม่สูญเสียหรือตีความข้อมูลผิด

ประโยชน์ของแผนการถ่ายทอดความรู้

มีหลายวิธีที่คุณจะได้รับประโยชน์จากการสร้างและนำกลยุทธ์การถ่ายโอนความรู้ที่มีประสิทธิภาพไปใช้ คุณสามารถเร่งระยะเวลาที่ใช้ในการรวบรวมและเผยแพร่ความรู้ รวมแนวคิดเข้ากับแผนกอื่นๆ ได้ดีขึ้น ส่งเสริมนวัตกรรมในบริษัทของคุณ และอื่นๆ อีกมากมาย

พวกเขายังสามารถช่วยคุณ:

ปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลในที่ทำงาน

แผนเหล่านี้ช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการแบ่งปันความรู้ ทำให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นต่อการทำงานได้ง่ายขึ้น พวกเขาจะไม่เสียเวลา ถามคำถามหรือติดต่อสื่อสารกับแผนกอื่น สิ่งนี้ทำให้พวกเขามีเวลามากขึ้นในการโฟกัสกับงานของพวกเขา

นอกจากนี้ยังช่วยให้พวกเขา ตัดสินใจได้ดีขึ้นและแก้ปัญหาได้เร็ว และมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งช่วยให้พนักงานและองค์กรของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ในเวลาเดียวกัน เมื่อพนักงานได้รับความรู้สำคัญๆ พวกเขาก็พร้อมที่จะทำงานให้สำเร็จลุล่วงได้ดียิ่งขึ้นในครั้งแรก ซึ่ง ช่วยให้พวกเขาไม่ต้องทำงานผิดพลาด และต้องทำใหม่อีกครั้งในบางส่วน

ปรับปรุงการทำงานร่วมกัน

แผนการถ่ายทอดความรู้ยังช่วย ให้แผนกต่างๆ ทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น อีกด้วย ช่วยให้การแบ่งปันข้อมูลราบรื่นระหว่างสมาชิกในแผนกต่างๆ ทำให้สามารถใช้ความรู้ ทักษะ ความคิด และอื่นๆ ของกันและกันเพื่อมุ่งสู่ความสำเร็จของบริษัทที่มากขึ้น

นอกจากนี้ แผนเหล่านี้ยัง ช่วยป้องกันไม่ให้ข้อมูลรั่วไหล เข้าไป แผนกหนึ่ง แต่มีกระบวนการสำหรับการแบ่งปันความรู้ระหว่างสมาชิกในทีมและแผนกต่าง ๆ เมื่อพวกเขาต้องการ สิ่งนี้ช่วยปรับปรุงการเข้าถึงข้อมูลโดยรวมภายในบริษัท ซึ่งทำให้การทำงานร่วมกันราบรื่นยิ่งขึ้น

เพิ่มการมีส่วนร่วม

แผนการถ่ายโอนความรู้ช่วยให้เพื่อนร่วมงานที่มีประสบการณ์และผู้เชี่ยวชาญเฉพาะเรื่องแบ่งปันข้อมูลกับผู้อื่นในบริษัทของคุณได้ง่ายขึ้น สิ่งนี้ทำให้พนักงานของคุณได้รับความคิด ทักษะ และข้อมูลที่พวกเขาอาจไม่เคยได้ยินมาก่อน และอาจรู้สึกตื่นเต้น

สิ่งนี้สามารถ ส่งเสริมความสนใจในทักษะใหม่ ๆ กระตุ้นให้พนักงานของคุณแสวงหาโอกาสในการพัฒนาทางวิชาชีพที่สามารถทำให้พวกเขาทำงานปัจจุบันได้ดีขึ้นหรือมีทักษะในการรับผิดชอบใหม่ ความสนใจที่จุดประกายใหม่นี้กระตุ้นให้พนักงาน ในทางกลับกัน ทำให้พวกเขามีส่วนร่วมมากขึ้น

สิ่งที่ควรรวมไว้ในแผนการถ่ายทอดความรู้

ด้วยคำจำกัดความที่ไม่ชัดเจน มาหารือเกี่ยวกับสิ่งที่จะรวมไว้ในแผนการถ่ายทอดความรู้

โดยทั่วไป แผนการถ่ายทอดความรู้ที่ดีจะรวมถึง:

• วัตถุประสงค์หลัก: เป้าหมายสุดท้ายของการถ่ายโอนข้อมูลนี้คืออะไร
• ความรู้ที่ชัดเจน: คุณมีเป้าหมายที่จะแบ่งปันอะไร เป็นข้อมูลโดยปริยายหรือชัดเจน?
• ใครเป็นผู้แชร์ความรู้: ใครคือบุคคล ทีม หรือแผนกที่เป็นเจ้าของความรู้
• ใครเป็นผู้ได้รับความรู้: บุคคล ทีมงาน หรือแผนกใดจะได้รับความรู้?
• ใครได้ประโยชน์จากการถ่ายทอดความรู้: นอกจากผู้ให้และผู้รับแล้ว ใครจะได้ประโยชน์จากการแบ่งปันข้อมูลอีกบ้าง?
• วิธีการ: คุณจะแบ่งปันความรู้อย่างไร? ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือกการให้คำปรึกษา การทำงานเป็นคู่ หรือการทำงานเงา
• เครื่องมือ: คุณจะใช้เครื่องมือใดเพื่ออำนวยความสะดวกในการแบ่งปันความรู้ ตัวอย่างเช่น แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันแบบดิจิทัล ระบบการจัดการการเรียนรู้ หรือฐานความรู้ออนไลน์
• วันกำหนดส่ง: ข้อมูลจำเป็นต้องแบ่งปันเมื่อใด
• สถานที่: ข้อมูลจะถูกเก็บไว้ที่ไหน? ตัวอย่างเช่น จะจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์ เช่น Google Drive หรือ Dropbox หรือในสถานที่ตั้งทางกายภาพ เช่น ตู้เก็บเอกสารหรือไม่
• การติดตามผล: คุณจะติดตามผลกับผู้ที่เกี่ยวข้องกับการแบ่งปันความรู้เพื่อติดตามความคืบหน้าและรวบรวมคำติชมได้อย่างไร
• การวัดผล: คุณจะวัดและประเมินความสำเร็จของการถ่ายโอนความรู้ได้อย่างไร

การตอบคำถามเหล่านี้จะช่วยให้คุณกำหนดได้ว่าใคร อย่างไร อะไร ทำไม เมื่อไร และที่ไหนในการถ่ายโอนความรู้ คุณสามารถพัฒนาแผนที่มีประสิทธิภาพซึ่งทุกคนสามารถปฏิบัติตามได้อย่างง่ายดาย

ยกเว้นข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง

นอกจากการรู้ว่าคุณ ควร ใส่อะไรลงในแผนการถ่ายทอดความรู้แล้ว สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าอะไร ไม่ ควรใส่เข้าไปด้วย นี่หมายถึงการดูว่าข้อมูลส่วนใดที่ไม่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ของคุณ และละทิ้งข้อมูลเหล่านั้นไว้นอกตาราง

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณกำลังถ่ายทอดความรู้เกี่ยวกับนโยบายการจ้างงานของบริษัทของคุณ ในกรณีนี้ คุณจะต้องละเว้นข้อมูล HR อื่นๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการจ้างงาน เช่น นโยบายเกี่ยวกับการเลิกจ้างและการเลิกจ้าง

มิฉะนั้น คุณสามารถครอบงำสมาชิกในทีมและทำให้พวกเขาดูดซับและใช้ข้อมูลใหม่ได้ยากขึ้น

ดำเนินแผนการถ่ายทอดความรู้ใน 7 ขั้นตอน

เพื่อให้กระบวนการราบรื่น เราได้เตรียมรายการตรวจสอบการถ่ายโอนความรู้ที่มีประโยชน์ แต่ละขั้นตอนในเจ็ดขั้นตอนด้านล่างนี้จะให้คำแนะนำที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่จำเป็นต้องทำให้สำเร็จ

มาดำดิ่งและเริ่มต้นการถ่ายโอนความรู้อย่างง่ายดาย

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดวัตถุประสงค์และความต้องการของคุณ

ขั้นตอนแรกในการสร้างแผนการถ่ายทอดความรู้คือการกำหนดวัตถุประสงค์และค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการรวบรวม

การตั้งวัตถุประสงค์มักเกี่ยวข้องกับการดู ว่าบุคคลหรือหน่วยงานใดมีความเสี่ยงต่อการสูญเสียความรู้ และข้อมูลใดเป็นความรู้ที่สำคัญซึ่งจำเป็นต้องรักษาไว้ นอกจากนี้ คุณจะต้องดูว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบข้อมูลนั้น และคุณต้องการการถ่ายโอนความรู้จริง ๆ เพื่อรักษาข้อมูลนั้นหรือไม่

วัตถุประสงค์ตัวอย่างอาจเป็นเพื่อให้พนักงานปัจจุบันมีทักษะและความรู้ที่จำเป็นในการรับตำแหน่งแทนสมาชิกในทีมที่จากไป หรือเพื่อให้ฝ่ายขายของคุณเรียนรู้ทักษะและคุณลักษณะจากฝ่ายการตลาดของคุณเพื่อปรับปรุงการทำงานร่วมกัน

จากที่นั่น คุณสามารถ กำหนดข้อมูลที่คุณต้องการรวบรวม ดูความรู้ที่บุคคลหรือกลุ่มต้องใช้ในชีวิตประจำวัน อะไรที่จำเป็นสำหรับบทบาทหรือหน้าที่ของทีมหรือแผนกของพวกเขา? ส่วนใหญ่เป็นความรู้โดยปริยาย เช่น ทักษะความเป็นผู้นำ หรือความรู้ชัดแจ้ง เช่น ทักษะในการใช้งานเครื่องจักรกลหนัก

นอกจากนี้ คุณควร ทราบด้วยว่าความรู้ใดเป็นความรู้เฉพาะ สำหรับบางคนหรือบางแผนกเท่านั้น ลองนึกถึงวิธีการทำงานของแต่ละทีม และสมาชิกในทีมหรือแผนกใดบ้างที่รู้วิธีทำงานที่คนอื่นๆ ควรรู้เช่นกัน คุณยังสามารถนึกถึงคนที่มักขอความช่วยเหลือเมื่อพวกเขาพยายามทำงานให้เสร็จ คุณจะต้องรวบรวมข้อมูลจากบุคคลเหล่านี้

สุดท้าย คุณสามารถสร้างรายการข้อมูลที่ต้องแบ่งปันระหว่างสมาชิกในทีมและจดลงในแผนการถ่ายทอดความรู้ของคุณ

ขั้นตอนที่ 2: รวบรวมข้อมูล

ต่อไป คุณจะต้องรวบรวมข้อมูลจริงๆ

สิ่งนี้อาจยุ่งยากเพราะคุณอาจต้องรับมือกับทั้งความรู้โดยปริยายและความรู้ที่ชัดแจ้ง ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องใช้วิธีการต่างๆ ในการรวบรวมข้อมูล เช่น:

• ดำเนินการสังเกตโดยตรง / เงาของงาน (เหมาะสำหรับความรู้โดยปริยาย)
• ดูหรือบันทึกวิดีโอ (มีประโยชน์สำหรับความรู้โดยปริยาย)
• ดำเนินการสัมภาษณ์ (เหมาะสำหรับความรู้โดยปริยาย)
• การประชุมเชิงปฏิบัติการและเซสชั่นการให้ข้อมูล (มีประโยชน์ทั้งความรู้โดยปริยายและความรู้ชัดแจ้ง)
• ดูเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร (เหมาะสำหรับความรู้ที่ชัดเจน)
• การดูเอกสารที่ใช้ร่วมกันในแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกัน (มีประโยชน์สำหรับทั้งความรู้โดยปริยายและความรู้ที่ชัดเจน)
• ทบทวนคู่มือนโยบายและขั้นตอน (เหมาะสำหรับความรู้ที่ชัดเจน)
• ฟังหรือบันทึกเสียง (เหมาะสำหรับความรู้โดยปริยาย)
• การทำแบบสำรวจ (มีประโยชน์ทั้งความรู้โดยปริยายและความรู้ชัดแจ้ง)
• การจัดกลุ่มโฟกัสหรือการอภิปรายกลุ่ม (มีประโยชน์ทั้งความรู้โดยปริยายและความรู้ชัดแจ้ง)

ขั้นตอนที่ 3: จัดเก็บข้อมูลอย่างถูกต้อง

เมื่อคุณมีข้อมูลทั้งหมดแล้ว คุณจะต้องเก็บไว้ที่ใดที่หนึ่ง คุณสามารถจัดเก็บข้อมูลทางกายภาพเช่นในตู้เก็บเอกสารหรือดิจิทัล

ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด คุณอาจต้องคัดลอกข้อมูลบางส่วน เพื่อให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลหรือทางกายภาพ

ตัวอย่างเช่น หากคุณได้บันทึกคำแนะนำแบบวิดีโอเกี่ยวกับวิธีการทำงานบางอย่าง คุณจะต้องจัดเก็บไว้ใน USB หากคุณจะเก็บความรู้ในสถานที่จริง หากคุณมีบันทึกที่เป็นลายลักษณ์อักษรและกำลังจัดเก็บความรู้แบบดิจิทัล คุณจะต้องแปลงบันทึกเป็นดิจิทัลก่อนที่จะจัดเก็บ

คุณควร คำนึงถึงความเป็นส่วนตัวและกฎข้อบังคับในการจัดเก็บ ด้วย เมื่อคุณรวบรวมความรู้ บางส่วนอาจรวมถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อน อย่าลืมอ่านกฎระเบียบด้านความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวที่อาจส่งผลต่อวิธีที่คุณเลือกจัดเก็บข้อมูลของคุณ

ขั้นตอนที่ 4: เลือกเครื่องมือของคุณ

ก่อนที่คุณจะเริ่มถ่ายโอนความรู้ คุณต้อง คิดให้ออกว่าเครื่องมือใดที่คุณจะใช้ ในการถ่ายทอด

เครื่องมือเหล่านี้บางอย่างอาจจับต้องได้ เช่น เอกสารการฝึกอบรมที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรืออุปกรณ์ประกอบฉากที่จำเป็นสำหรับเซสชันการฝึกอบรมแบบตัวต่อตัว ส่วนอื่นๆ อาจเป็นดิจิทัล เช่น แพลตฟอร์มการประชุมผ่านวิดีโอ เช่น Zoom หรือซอฟต์แวร์ที่ให้คุณสร้างงานนำเสนอแบบโต้ตอบได้

ในการเลือกเครื่องมือของคุณ ให้นึกถึงวิธีที่ดีที่สุดในการแบ่งปันข้อมูลที่คุณต้องการถ่ายโอน ตัวอย่างเช่น อาจเป็นการดีที่สุดที่จะใช้แพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอเพื่อถ่ายทอดความรู้โดยปริยาย เช่น ทักษะการบริการลูกค้าโดยสัญชาตญาณของพนักงานขาย สำหรับความรู้ที่ชัดเจน เช่น ขั้นตอนที่เหมาะสมในการปิดร้านอาหารในตอนกลางคืน เอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรอาจเหมาะสมที่สุด

โปรดทราบว่า คุณอาจต้องใช้เครื่องมือทางกายภาพและดิจิทัลผสมกัน ในระหว่างกระบวนการถ่ายโอนความรู้ของคุณ ดังนั้นควรวางแผนให้สอดคล้องกัน

ขั้นตอนที่ 5: เลือกวิธีการของคุณและดำเนินการถ่ายโอน

ต่อไปก็ถึงเวลาเลือกวิธีการจัดส่ง

มีวิธีการจัดส่งการถ่ายโอนความรู้หลายวิธีที่คุณสามารถเลือกได้ เหล่านี้รวมถึง:

• การให้คำปรึกษา: เหมาะสำหรับการแบ่งปันความรู้โดยปริยาย สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับผู้ที่มีประสบการณ์มากกว่าในการฝึกอบรมผู้ที่มีประสบการณ์น้อยกว่า
• เงาการทำงาน: อนุญาตให้ผู้เรียนใหม่แสดงเงาบุคคลขณะที่พวกเขาทำกิจวัตรประจำวันเพื่อดูว่าพวกเขานำความรู้ไปปฏิบัติอย่างไร
• การเรียนรู้แบบ peer-to-peer: เกี่ยวข้องกับการทำงานเป็นคู่หรือกลุ่มเพื่อแบ่งปันความรู้โดยปริยายและชัดเจน
• การฝึกอบรมในที่ทำงานหรือประสบการณ์ที่ได้รับคำแนะนำ: เกี่ยวข้องกับพนักงานที่มีประสบการณ์ในการฝึกอบรมสมาชิกในทีมคนอื่นเกี่ยวกับงาน แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด และอื่นๆ ในระหว่างวันทำงานปกติ สิ่งนี้ช่วยถ่ายทอดความรู้ทั้งโดยปริยายและชัดเจน เหมาะสำหรับผู้เรียนด้านการเคลื่อนไหวร่างกายหรือ "ลงมือปฏิบัติจริง"
• การเรียนรู้โดยผู้สอน: ตามชื่อที่แนะนำ นี่คือเมื่อผู้เชี่ยวชาญเฉพาะเรื่องหรือพนักงานที่มีทักษะสูงเป็นผู้นำเซสชันการเรียนรู้เพื่อสอนผู้อื่นเกี่ยวกับหัวข้อเฉพาะ สามารถทำได้ด้วยตนเอง (พร้อมการนำเสนอทางกายภาพหรือการบรรยาย) หรือทางออนไลน์ (พร้อมการนำเสนอดิจิทัลหรือการบรรยาย)
• การจำลองสถานการณ์และแบบฝึกหัดการแสดงบทบาทสมมติ: ด้วยวิธีนี้ บุคคลจะมีส่วนร่วมในสถานการณ์การทำงานในสภาพแวดล้อมที่มีการควบคุม สิ่งนี้สอนให้พวกเขามีทักษะและพฤติกรรมที่เหมาะสม วิธีนี้ใช้ได้ผลดีสำหรับการถ่ายทอดความรู้โดยปริยาย
• อีเลิร์นนิงและการเรียนรู้ที่นำโดยเทคโนโลยี: สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการใช้แพลตฟอร์มดิจิทัลที่มีวิดีโอ เอกสารการฝึกอบรมดิจิทัล แบบทดสอบ และกิจกรรมดิจิทัลอื่นๆ เพื่อแบ่งปันความรู้
• การสอนผ่านวิดีโอ: เกี่ยวข้องกับการมีผู้สอนที่บันทึกไว้ล่วงหน้าหรือสอนสดเพื่อกำหนดบทเรียนเสมือนจริงให้กับบุคคลหรือกลุ่ม
• การฝึกสอน: นี่คือเมื่อพนักงานที่มีประสบการณ์มากกว่าทำงานอย่างใกล้ชิดกับสมาชิกในทีมคนอื่นเพื่อพัฒนาทักษะ ปรับปรุงความรู้ และให้แน่ใจว่าพวกเขาทำงานได้ดี
• การมีส่วนร่วมทางสังคม: เกี่ยวข้องกับการใช้แพลตฟอร์มแบบโต้ตอบที่ช่วยให้พนักงานค้นหาข้อมูลและสื่อสารกันเพื่อส่งเสริมการถ่ายโอนความรู้

โปรดจำไว้ว่านี่เป็นเพียงตัวอย่างเล็กๆ น้อยๆ ของวิธีการถ่ายทอดความรู้ที่แตกต่างกัน คุณจะต้องเลือกสิ่งที่ เหมาะสมที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าการถ่ายโอนความรู้จะประสบความสำเร็จ

คุณอาจต้องกลับไปเพิ่มเครื่องมือใหม่ ให้กับแผนการถ่ายทอดความรู้ของคุณ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีการที่คุณเลือก

หลังจากที่คุณได้เลือกวิธีการ (หรือวิธีการ) แล้ว ให้ดำเนินการถ่ายโอนความรู้ของคุณ!

ขั้นตอนที่ 6: วัดความสำเร็จของการโอน

หลังจากที่คุณเสร็จสิ้นโปรแกรมการถ่ายโอนความรู้แล้ว ก็ถึงเวลาวัดความสำเร็จ

ขั้นแรก คุณจะต้อง กำหนดตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) ที่จะบ่งบอกว่าการถ่ายโอนสำเร็จ ตัวอย่างบางส่วนได้แก่:

• ปรับปรุงแบบสำรวจความพึงพอใจของลูกค้า
• ข้อบกพร่องของผลิตภัณฑ์น้อยลง
• เพิ่มผลผลิตหรือประสิทธิภาพในการทำงานให้สำเร็จ
• ปรับปรุงการปฏิบัติตามหรือการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
• เกิดข้อผิดพลาดน้อยลงในบางกระบวนการ
• เวลาตอบสนองการบริการลูกค้าที่รวดเร็วขึ้น

จดบันทึกสิ่งเหล่านี้ลงในแผนการถ่ายทอดความรู้ของคุณ จากนั้น เปรียบเทียบผลลัพธ์ ของการถ่ายโอนของคุณกับพวกเขา พนักงานของคุณประสบความสำเร็จหรือพวกเขาพลาดเป้าหมายหรือไม่? มีข้อมูลเพิ่มเติมที่ต้องถ่ายโอนหรือพื้นที่สำหรับการปรับปรุงที่ต้องระบุหรือไม่?

การประเมินนี้เป็นกุญแจสำคัญในการทำให้กระบวนการถ่ายโอนความรู้ของคุณมีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนที่ 7: รวบรวมความคิดเห็น

สุดท้าย คุณต้องติดตามผลกับ ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ฐานติดต่อกับบุคคลหรือผู้แบ่งปันความรู้ ผู้ที่ได้รับ ผู้อื่นที่ได้รับประโยชน์จากความรู้ที่ถูกถ่ายทอด และใครก็ตามที่มีบทบาทในกระบวนการนี้

คุณสามารถตรวจสอบแบบเห็นหน้ากัน ทางโทรศัพท์ ทางอีเมล หรือผ่านการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที และขอความคิดและความคิดเห็นของพนักงานเกี่ยวกับกระบวนการ คุณอาจสร้างและแชร์แบบสำรวจเพื่อขอความคิดเห็นจากพนักงานของคุณ

การติดตามผลสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าแก่คุณว่าอะไรได้ผลและอะไรควรปรับปรุง วิธีนี้จะช่วยให้คุณ ปรับแต่งแนวทางของคุณ ในครั้งต่อไปที่คุณต้องการแบ่งปันความรู้ในบริษัทของคุณ

แม่แบบการถ่ายโอนความรู้

เนื่องจากทุกบริษัทมีความแตกต่างกัน จึงไม่มีแผนการถ่ายโอนความรู้แบบสากล แต่การใช้แม่แบบแผนการถ่ายทอดความรู้พื้นฐานเป็นจุดเริ่มต้นเป็นแนวคิดที่ดี คุณสามารถปรับแต่งเพื่อสร้างกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ

เราได้รวบรวมเทมเพลตการถ่ายโอนความรู้ที่คุณสามารถใช้เพื่อเริ่มต้น:

Connectteam สามารถช่วยคุณถ่ายทอดความรู้ในธุรกิจของคุณได้อย่างไร

องค์ประกอบที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของแผนการถ่ายทอดความรู้คือวิธีการและเครื่องมือที่คุณต้องใช้ในการแบ่งปันข้อมูล Connectteam ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มการทำงานและการจัดการความรู้แบบครบวงจร นำเสนอเครื่องมือหลายอย่างที่ปรับปรุงการแบ่งปันความรู้

ลองมาดูที่โดดเด่นสองสามข้อ

แบ่งปันความรู้ผ่านการฝึกอบรมที่กำหนดเอง

สำหรับผู้เริ่มต้น Connectteam เสนอ คุณสมบัติการฝึกอบรมพนักงานที่ทรงพลัง ซึ่งทำให้การแบ่งปันความรู้เป็นเรื่องง่าย

คุณสามารถสร้างและอัปโหลดเอกสารการฝึกอบรมของคุณเอง ตลอดจนสร้างหลักสูตรแบบกำหนดเองตั้งแต่เริ่มต้นหรือโดยใช้เทมเพลตของ Connecteam เพิ่มวิดีโอ รูปภาพ บันทึกเสียง และอื่นๆ จากนั้น ทำแบบทดสอบเพื่อวัดว่าพนักงานเก็บข้อมูลการฝึกอบรมได้ดีเพียงใด คุณยังสามารถแบ่งกลุ่มโมดูลเพื่อให้พนักงานสามารถฝึกอบรมให้เสร็จสิ้นได้ง่ายขึ้นโดยไม่รู้สึกหนักใจ

พนักงานสามารถเข้าถึงหลักสูตรและเนื้อหาได้จากอุปกรณ์เคลื่อนที่หรือเดสก์ท็อป และไม่จำกัดจำนวนพนักงานที่สามารถใช้ Connecteam ได้ ฝึกฝนทีมจำนวนหนึ่งหรือทั้งบริษัทของคุณ!

รูปภาพ: เพิ่มรูปภาพของคุณลักษณะการฝึกอบรมแบบเชื่อมต่อ

นอกจากนี้ ฟีเจอร์การฝึกอบรมของ Connectteam ยังใช้เป็นวิธีการ สำหรับแผนการถ่ายทอดความรู้ของคุณได้อีกด้วย คุณสามารถสร้างและจัดเก็บโมดูลอีเลิร์นนิง วิดีโอการฝึกอบรม เซสชันที่นำโดยผู้สอน และอื่นๆ ได้โดยตรงบนแพลตฟอร์ม Connectteam ยังมีฟีเจอร์การจัดการเหตุการณ์ที่คุณสามารถใช้เพื่อกำหนดเวลาการฝึกอบรมแบบตัวต่อตัว

ทั้งหมดนี้นำไปสู่การถ่ายทอดความรู้ที่ราบรื่นยิ่งขึ้นภายในองค์กรของคุณ

จัดเก็บและเข้าถึงข้อมูลผ่านศูนย์ความรู้

คุณลักษณะ ศูนย์ความรู้ของ Connectteam ช่วยให้คุณจัดการด้านการจัดเก็บข้อมูลของการถ่ายโอนความรู้ จัดเก็บข้อมูลสำคัญทั้งหมดของบริษัทไว้ในที่เดียวที่พนักงานสามารถเข้าถึงได้ง่ายไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ตาม

คุณสมบัติอื่น ๆ ของฐานความรู้ประกอบด้วย:

• ไม่มีข้อจำกัดในการจัดเก็บ คุณ จึงสามารถจัดเก็บได้มากเท่าที่คุณต้องการ
• การเข้ารหัสข้อมูลแบบ end-to-end ดังนั้นข้อมูลของคุณจึงได้รับการปกป้องและเป็นไปตามข้อบังคับด้านความเป็นส่วนตัว
• การซิงค์ข้อมูลอัตโนมัติ เพื่อให้คุณทราบว่าข้อมูลที่คุณเก็บไว้ไม่มีวันล้าสมัย การเปลี่ยนแปลงล่าสุดจะปรากฏในเอกสารเสมอ!
• สิทธิ์ของผู้ใช้ที่กำหนดเอง คุณจึงสามารถระบุได้ว่าพนักงานคนใดสามารถดูไฟล์ใดได้บ้าง

แจ้งให้พนักงานทราบโดยใช้ฟีเจอร์การแชทและอัปเดตในแอป

เครื่องมือสื่อสารของ Connectteam ช่วยให้กระบวนการถ่ายโอนความรู้ง่ายขึ้นสำหรับบริษัทของคุณ

ประการแรก คุณลักษณะการแชทในตัว ช่วยให้คุณและสมาชิกในทีมสื่อสารกันได้แบบเรียลไทม์ในการสนทนาแบบตัวต่อตัวหรือแบบกลุ่ม ส่งข้อความพร้อมวิดีโอ รูปภาพ บันทึกเสียง และไฟล์แนบเพื่อถ่ายทอดความรู้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

นอกจากนี้ยังมี คุณลักษณะการอัปเดต ซึ่งช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันข้อมูลกับทุกคนในองค์กรของคุณหรือเฉพาะพนักงานบางกลุ่ม คุณสามารถเลือกผู้ที่จะรับข้อมูลตามแผนก หน้าที่ ชื่อ และปัจจัยอื่นๆ

ในฐานะผู้จัดการ คุณสามารถดูจำนวนการดูโพสต์ของคุณ และ Connectteam จะส่งการแจ้งเตือนและการแจ้งเตือนไปยังอุปกรณ์ของพนักงานเพื่อไม่ให้พลาดข้อมูล

คุณลักษณะทั้งสองนี้ทำให้สามารถกระจายข้อมูลทั่วทั้งองค์กรของคุณได้อย่างง่ายดาย และสามารถเป็นเครื่องมือที่คุณใช้ดำเนินการตามแผนการถ่ายโอนความรู้ของคุณ

รวบรวมข้อเสนอแนะด้วยแบบสำรวจและแบบสำรวจ

คุณยังสามารถใช้ แบบสำรวจและแบบสำรวจความคิดเห็นของ Connectteam เพื่อรวบรวมคำติชมจากพนักงานเกี่ยวกับกระบวนการถ่ายโอนความรู้ของคุณ

แพลตฟอร์มนี้มีเทมเพลตแบบสำรวจ แต่คุณสามารถสร้างแบบสำรวจของคุณเองได้ง่ายๆ โดยใช้ประเภทคำถามที่หลากหลาย เช่น ใช่/ไม่ใช่ คำถามแบบปรนัย และคำถามปลายเปิด นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกในการส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติไปยังพนักงานเพื่อทำแบบสำรวจ

บทสรุป

การถ่ายโอนความรู้เกี่ยวข้องกับการแบ่งปันข้อมูลระหว่างสมาชิกในทีมภายในองค์กร ช่วยปรับปรุงการสื่อสารและทำให้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้มากขึ้น ในการทำเช่นนั้น การมีแผนการถ่ายทอดความรู้เป็นกุญแจสำคัญ

แผนการถ่ายโอนความรู้ที่มั่นคงช่วยให้คุณดำเนินกระบวนการถ่ายโอนความรู้ได้อย่างชัดเจน รัดกุม และมีประสิทธิภาพ สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน การทำงานร่วมกัน การมีส่วนร่วมของพนักงาน และอื่นๆ ในธุรกิจของคุณ

ไม่ว่าคุณจะถ่ายโอนความรู้ประเภทใด คุณจำเป็นต้องทำตามคำแนะนำทีละขั้นตอนที่คล้ายกับที่เรานำเสนอในบทความนี้ เรายังแนะนำให้ใช้เครื่องมือการจัดการงานดิจิทัล เช่น Connecteam เพื่อช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการแบ่งปันความรู้ที่บริษัทของคุณให้ดียิ่งขึ้นไปอีก

เริ่มต้นกับ Connectteam วันนี้!  

คำถามที่พบบ่อย

จุดประสงค์หลักของการถ่ายทอดความรู้คืออะไร?

วัตถุประสงค์หลักของการถ่ายทอดความรู้คือเพื่อปรับปรุงการแพร่กระจายและการเข้าถึงข้อมูลภายในบริษัท ผลที่ได้คือช่วยป้องกันการสูญหายของข้อมูล ส่งเสริมการทำงานร่วมกัน เพิ่มประสิทธิภาพ และอื่นๆ อีกมากมาย

การถ่ายทอดความรู้ 4 ประเภท มีอะไรบ้าง?

การถ่ายทอดความรู้ 4 ประเภท ได้แก่

• โดยปริยายไปโดยปริยาย
• โดยปริยายที่จะชัดเจน
• ชัดเจนเพื่อชัดเจน
• ชัดเจนถึงโดยปริยาย

ต้องการรับบทความดีๆ เพิ่มเติมตรงไปยังกล่องจดหมายของคุณหรือไม่ สมัครสมาชิกที่นี่