7 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการฝึกอบรมทางไกลในปี 2566

การฝึกอบรมทางไกลช่วยให้ธุรกิจของคุณสามารถฝึกอบรมพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใด ใช้ได้ดีกับทั้งพนักงานออฟฟิศที่ทำงานจากที่บ้านและพนักงานแนวหน้าที่ไม่ค่อยเข้าออฟฟิศ

ในขณะที่เซสชันการฝึกอบรมแบบตัวต่อตัวแบบดั้งเดิมนั้นต้องการให้ทุกคนอยู่ในสถานที่เดียวกันในเวลาเดียวกัน พนักงานสามารถรับการฝึกอบรมทางไกลได้จากทุกที่และบ่อยครั้งตามกำหนดเวลาของตนเอง

การฝึกอบรมทางไกลมีข้อกำหนดที่แตกต่างจากการฝึกอบรมแบบตัวต่อตัว ต้องทำอย่างถูกต้องเพื่อให้พนักงานทุกคนของคุณสามารถได้รับการฝึกอบรมตามมาตรฐานเดียวกัน

ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการฝึกอบรมทางไกลและเน้นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด 7 ประการสำหรับการฝึกอบรมทางไกล

การฝึกอบรมระยะไกลคืออะไร?

การฝึกอบรมทางไกลคือการฝึกอบรมพนักงานประเภทใดก็ตามที่เกิดขึ้นนอกเซสชันแบบตัวต่อตัว

การสื่อสารดิจิทัลเกือบทั้งหมดที่ให้ทักษะและความรู้แก่พนักงานสามารถจัดได้ว่าเป็นการฝึกอบรมทางไกล สามารถทำได้ง่ายๆ เพียงส่งอีเมลถึงพนักงานพร้อมคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีดำเนินกระบวนการทางธุรกิจ นอกจากนี้ยังอาจซับซ้อนเท่ากับการออกแบบหลักสูตรฝึกอบรมวิดีโอหลายส่วน

ตัวอย่างทั่วไปของการฝึกอบรมทางไกล ได้แก่:

• การสัมมนาผ่านเว็บสด
• วิดีโอที่บันทึกไว้ล่วงหน้า
• หลักสูตรฝึกอบรมออนไลน์
• กลุ่มแชท
• เอกสารการฝึกอบรมที่เป็นลายลักษณ์อักษร
• พอดคาสต์

เหตุใดการฝึกอบรมทางไกลจึงมีความสำคัญ

ตามเนื้อผ้า การฝึกอบรมพนักงานหมายถึงการรวบรวมพวกเขาในที่เดียวกันในเวลาเดียวกัน อาจเป็นกระบวนการที่มีราคาแพงและซับซ้อน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทีมขนาดใหญ่ ธุรกิจต่างๆ ต้องการใช้เวลาและเงินของตนให้เกิดประโยชน์สูงสุด และหลายๆ แห่งจัดการฝึกอบรมแบบตัวต่อตัวเป็นเวลานานหลายชั่วโมงซึ่งครอบคลุมหัวข้อต่างๆ มากมาย เนื่องจากเวลาและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการฝึกอบรมแบบตัวต่อตัว โดยทั่วไปแล้วจะเกิดขึ้นเป็นระยะๆ เท่านั้น

การฝึกอบรมทางไกลเปลี่ยนแปลงทุกสิ่ง พนักงานไม่จำเป็นต้องอยู่ที่เดิมอีกต่อไปเพื่อเสร็จสิ้นการฝึกอบรม พวกเขายังไม่จำเป็นต้องผ่านหลักสูตรการฝึกอบรมที่ยาวนานซึ่งอาจทำให้พวกเขารู้สึกหนักใจ

ด้วยการฝึกอบรมทางไกล คุณสามารถจัดเซสชันสดผ่านการประชุมทางเสียงหรือวิดีโอ และพนักงานสามารถเข้าร่วมได้จากทุกที่

แต่พนักงานไม่จำเป็นต้องมาพร้อมกันเพื่อรับการฝึกอบรมทางไกล คุณสามารถบันทึกวิดีโอล่วงหน้าและจัดทำสื่อการฝึกอบรมอื่นๆ ออนไลน์ได้ จากนั้นพนักงานสามารถเข้าร่วมการฝึกอบรมได้ทุกเมื่อที่พวกเขาสะดวกที่สุด

นอกจากนี้ การฝึกอบรมทางไกลทำให้ง่ายต่อการ ‌จัดการฝึกอบรมอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้ทักษะและความรู้ของพนักงานของคุณเฉียบคมอยู่เสมอ ซึ่งอาจรวมถึงการฝึกอบรมเริ่มต้นใช้งาน การฝึกอบรมเกี่ยวกับระเบียบการด้านความปลอดภัยล่าสุด และแม้แต่การฝึกอบรมวิดีโอความยาว 5 นาทีเกี่ยวกับวิธีการใช้อุปกรณ์ในสถานที่ทำงานอย่างเหมาะสม

โดยรวมแล้ว การฝึกอบรมทางไกลมีความสำคัญเนื่องจาก ประหยัดค่าใช้จ่าย สะดวก สำหรับคุณและพนักงาน และ ช่วย ให้พนักงานได้รับข้อมูลที่ดี

บริษัทของคุณต้องการการฝึกอบรมทางไกลหรือไม่?

การฝึกอบรมทางไกลมีประโยชน์สำหรับทุกธุรกิจ โดยเฉพาะกับ พนักงานทางไกล ซึ่งรวมถึงพนักงานสำนักงานที่ทำงานจากที่บ้านเท่านั้น แต่ยังรวมถึงพนักงานที่ใช้เวลาส่วนใหญ่ในภาคสนามด้วย

ธุรกิจที่มี สำนักงานหลายแห่ง สามารถได้รับประโยชน์จากการฝึกอบรมทางไกลเช่นกัน มิฉะนั้น พวกเขาอาจต้องจัดการฝึกอบรมแบบตัวต่อตัวเดียวกันที่สำนักงานแต่ละแห่ง ซึ่งใช้เวลานานและมีค่าใช้จ่ายสูง

แม้แต่ธุรกิจที่มี ทีมงานแบบตัวต่อตัวเต็มรูปแบบก็สามารถได้รับประโยชน์จากการฝึกอบรมทางไกล ธุรกิจเหล่านี้สามารถนำเสนอวิดีโอการฝึกอบรมที่บันทึกไว้ล่วงหน้าหรือหลักสูตรออนไลน์ที่เรียนรู้ด้วยตนเอง เพื่อให้พนักงานสามารถรับการฝึกอบรมได้ทุกเมื่อที่เหมาะกับตารางเวลาของพวกเขา สิ่งนี้มีประสิทธิผลมากกว่าการกำหนดให้พนักงานมาเข้ารับการฝึกอบรมด้วยตนเองในเวลาที่ไม่สะดวก

ข้อดีของการฝึกอบรมทางไกล

การฝึกอบรมทางไกลมีข้อดีหลายประการเหนือการฝึกอบรมแบบตัวต่อตัวแบบดั้งเดิม

มันเปิดใช้งานการเรียนรู้แบบอะซิงโครนัส

ประการแรก การเรียนรู้ทางไกลสามารถทำได้แบบอะซิงโครนัส ซึ่งหมายความว่าพนักงานสามารถเข้าร่วมการฝึกอบรมเดียวกันในเวลาที่ต่างกันได้ วิดีโอและการสัมมนาผ่านเว็บที่บันทึกไว้ล่วงหน้า เอกสารการฝึกอบรมออนไลน์ และแผ่นงานสามารถเป็นส่วนหนึ่งของหลักสูตรการฝึกอบรมแบบอะซิงโครนัสได้ทั้งหมด

การเรียนรู้แบบอะซิงโครนัสสะดวกสำหรับพนักงานเพราะสามารถจับคู่ตารางการฝึกอบรมกับตารางการทำงานได้ สะดวกสำหรับผู้จัดการด้วย คุณไม่จำเป็นต้องประสานตารางเวลาของพนักงานหลายคนเพื่อจัดเซสชันการฝึกอบรม

ช่วยลดต้นทุนการฝึกอบรม

การฝึกอบรมแบบตัวต่อตัวทำให้คุณต้องรวบรวมพนักงานทั้งหมดไว้ในที่เดียว สำหรับธุรกิจที่มีพนักงานอยู่ในเมืองอื่นหรือแม้แต่ประเทศอื่น อาจมีค่าใช้จ่ายสูง

นอกจากนี้ โดยปกติแล้ว ธุรกิจต่างๆ จะต้องจัดการฝึกอบรมพนักงานใหม่แต่ละคนเพื่อให้พนักงานใหม่แต่ละคนได้รับการฝึกอบรมที่ต้องการ การจัดฝึกอบรมแบบตัวต่อตัวหลายครั้งจะเพิ่มต้นทุนการฝึกอบรมโดยรวมของคุณ

ด้วยการฝึกอบรมทางไกล พนักงานสามารถรับการฝึกอบรมได้จากทุกที่ คุณยังสามารถบันทึกเซสชันการฝึกอบรมและทำให้วิดีโอพร้อมใช้งานทางออนไลน์เพื่อให้พนักงานใหม่ตรวจสอบได้ สิ่งนี้จะลดความถี่ที่คุณต้องจัดเซสชันการฝึกอบรมสด

คุณสามารถตอบสนองรูปแบบการเรียนรู้ที่แตกต่างกัน

การฝึกอบรมประเภทนี้ยังช่วยให้คุณตอบสนองพนักงานที่มีรูปแบบการเรียนรู้ที่แตกต่างกัน พนักงานบางคนอาจเรียนรู้ได้ดีที่สุดในสภาพแวดล้อมแบบห้องเรียน ในขณะที่บางคนอาจเรียนรู้ได้ดีที่สุดจากการดูวิดีโอหรือตรวจสอบรายการตรวจสอบที่ดาวน์โหลดได้

ด้วยการฝึกอบรมทางไกล คุณสามารถ เสนอการฝึกอบรมในหลายรูปแบบ และอนุญาตให้พนักงานเลือกแนวทางที่ได้ผลดีที่สุดสำหรับพวกเขา

กระตุ้นให้เกิดการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง

ประโยชน์อีกประการของการเรียนรู้ทางไกลคือคุณสามารถใช้เอกสารการฝึกอบรมที่คุณสร้างขึ้นสำหรับเซสชันการฝึกอบรมอื่นๆ พนักงานสามารถตรวจสอบเนื้อหาในคลังการฝึกอบรมของคุณได้ทุกเมื่อที่ต้องการทบทวนหรือขอใบรับรองใหม่

การมีสื่อการฝึกอบรมออนไลน์ยังทำให้พนักงานสามารถรีเฟรชการฝึกอบรมอย่างรวดเร็วได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น พนักงานสามารถดูวิดีโอความปลอดภัยสั้นๆ ก่อนกะเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาปฏิบัติตามระเบียบการและขั้นตอนที่เหมาะสม

ข้อเสียของการฝึกอบรมระยะไกล

แม้ว่าการฝึกอบรมประเภทนี้จะทำงานได้ดีในหลาย ๆ สถานการณ์ แต่ก็มีข้อเสียอยู่บ้าง

พนักงานอาจเสียสมาธิ

เมื่อพนักงานกำลังศึกษาเอกสารการฝึกอบรมจากระยะไกล เป็นการยากที่จะทราบว่าพวกเขากำลังให้ความสนใจอยู่หรือไม่ เป็นผลให้พนักงานอาจไม่ได้รับสิทธิประโยชน์ทั้งหมดที่คุณต้องการจากเซสชันการฝึกอบรมออนไลน์

การฝึกอบรมทางไกลสามารถแยกได้

การทำงานจากระยะไกลอาจทำให้พนักงานรู้สึกโดดเดี่ยว และการฝึกอบรมจากระยะไกลก็มีผลเช่นเดียวกัน พนักงานอาจไม่รู้สึกมีอำนาจที่จะถามคำถามในลักษณะเดียวกับที่พวกเขาทำในสภาพแวดล้อมการฝึกอบรมแบบกลุ่ม พวกเขาอาจรู้สึกเหมือนกำลังเรียนรู้ด้วยตัวเองแทนที่จะเรียนรู้ร่วมกับเพื่อนร่วมงาน

ปัญหาทางเทคนิค

เมื่อมีการส่งการฝึกอบรมจากระยะไกล มีความเสี่ยงที่จะเกิดปัญหาทางเทคนิค สิ่งเหล่านี้อาจทำให้พนักงานไม่ได้รับการฝึกอบรมที่ต้องการได้ชั่วคราว พนักงานอาจมีประสิทธิผลน้อยลงหากไม่ได้รับการฝึกอบรมที่จำเป็น

7 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการฝึกอบรมทางไกล

มีหลายวิธีที่คุณสามารถหลีกเลี่ยงความท้าทายที่อาจเกิดขึ้นในการฝึกอบรมพนักงานจากระยะไกล และตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณได้รับประสบการณ์การเรียนรู้ที่พวกเขาต้องการ

ด้านล่างนี้ เราจะพูดถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด 7 ข้อสำหรับการฝึกอบรมทางไกล

สื่อการฝึกอบรมทั้งหมดของบริษัทของคุณควรจะเข้าถึงได้จากทุกที่ ในการทำเช่นนี้ คุณสามารถตั้งค่าพอร์ทัลการฝึกอบรมออนไลน์หรือระบบการจัดการเอกสารดิจิทัล สิ่งเหล่านี้มีตำแหน่งศูนย์กลางที่พนักงานของคุณสามารถเข้าถึงหลักสูตรการฝึกอบรม วิดีโอ เวิร์กชีต และอื่นๆ

นอกจากนี้ สื่อการเรียนรู้ของคุณควรเป็นมิตรกับมือถือ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพอร์ทัลการฝึกอบรมหรือระบบการจัดการเอกสารดิจิทัลที่คุณใช้พร้อมใช้งานในรูปแบบแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ ด้วยวิธีนี้ พนักงานสามารถรับการฝึกอบรมโดยใช้สมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ต พวกเขายังสามารถเรียนรู้ด้วยตนเอง

การนำเสนอรูปแบบการฝึกอบรมที่หลากหลายเป็นสิ่งสำคัญเพื่อตอบสนองพนักงานที่มีรูปแบบการเรียนรู้ที่แตกต่างกัน พนักงานบางคนอาจเรียนรู้ได้ดีที่สุดโดยการอ่าน PDF ผู้อื่นอาจเก็บข้อมูลได้ดีกว่าหากแสดงในรูปภาพหรือวิดีโอที่มีคำอธิบายประกอบ รวมสื่อการฝึกอบรมในรูปแบบที่เป็นลายลักษณ์อักษร ภาพ เสียง และวิดีโอ ซึ่งอาจรวมถึงเอกสารข้อความ งานนำเสนอสไลด์ รูปภาพ ไฟล์เสียงหรือพ็อดคาสท์ และวิดีโอ

สิ่งสำคัญคือ ต้องเสนอโอกาสในการฝึกอบรมแบบซิงโครนัสและอะซิงโครนัสผสม กัน

โอกาสในการฝึกอบรมแบบซิงโครนัส เช่น การสัมมนาผ่านเว็บแบบสตรีมสด ต้องการให้พนักงานเข้าร่วมในเวลาเดียวกัน พวกเขาช่วยให้พนักงานโต้ตอบกันได้ในระหว่างการฝึกอบรมและถามคำถามผู้สอนแบบเรียลไทม์

โอกาสในการฝึกอบรมแบบอะซิงโครนัส เช่น หลักสูตรออนไลน์และวิดีโอที่บันทึกไว้ล่วงหน้า ช่วยให้พนักงานสามารถเรียนรู้เนื้อหาการฝึกอบรมได้ตามต้องการ แม้ว่าการฝึกอบรมแบบอะซิงโครนัสจะมีการโต้ตอบน้อยกว่า แต่พนักงานสามารถตรวจสอบเนื้อหาได้มากเท่าที่ต้องการ

การสร้างกลุ่มสนทนาออนไลน์เกี่ยวกับหลักสูตรฝึกอบรมของธุรกิจของคุณเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้พนักงานมีส่วนร่วมและนำพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลมาพบกัน

คุณสามารถตั้งค่าช่องทางภายในแพลตฟอร์มการส่งข้อความของบริษัทของคุณ ซึ่งพนักงานสามารถถามคำถามเกี่ยวกับสื่อการฝึกอบรมได้ ผู้จัดการยังสามารถจัดเซสชันคำถามและคำตอบแบบสดหลังจากที่พนักงานเสร็จสิ้นเซสชันการฝึกอบรมแบบอะซิงโครนัส

พนักงานมักจะพบว่าการฝึกอบรม 8 ชั่วโมงเป็นเรื่องที่น่าหวาดหวั่น พวกเขามักจะมีปัญหาในการเก็บข้อมูลสำคัญหากคุณนำเสนอมากเกินไปในคราวเดียว

ดังนั้นจึงเป็นความคิดที่ดีที่จะ แบ่งเซสชันการฝึกซ้อมที่ยาวนาน ออกเป็นเซสชันเล็กๆ การฝึกแบบเดียวกัน 8 ชั่วโมงสามารถแบ่งออกเป็น 8 ช่วง ช่วงละ 1 ชั่วโมง จากนั้นคุณสามารถให้เวลาพนักงานหนึ่งเดือนในการฝึกอบรมทั้งหมดตามจังหวะของตนเอง

เป็นการยากที่จะแบ่งเซสชันการฝึกอบรมแบบสด เนื่องจากพนักงานต้องจัดตารางเวลาของตนหลายครั้ง อย่างไรก็ตาม การนำทั้งทีมมารวมกันจากระยะไกลครั้งละหนึ่งชั่วโมงนั้นง่ายกว่าการรวบรวมทุกคนเป็นเวลาหลายชั่วโมง

หนึ่งในแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการฝึกอบรมทางไกลคือการประเมินว่าพนักงานเข้าใจเนื้อหาที่คุณนำเสนอหรือไม่ แบบทดสอบออนไลน์ เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับสิ่งนี้

คุณสามารถสร้างและนำแบบทดสอบไปใช้ได้โดยใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะ เช่น แพลตฟอร์มทำแบบทดสอบหรือแอปการจัดการพนักงาน หรือคุณสามารถสร้างแบบทดสอบใน Microsoft Word หรือ Google Docs และแบ่งปันกับทีมของคุณผ่านทางอีเมลหรือแชท

ผลลัพธ์ของแบบทดสอบเหล่านี้ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับขอบเขตการฝึกอบรมที่พนักงานอาจต้องทบทวน จากที่นั่น คุณสามารถมอบหมายการฝึกอบรมเพิ่มเติมในหัวข้อที่สมาชิกในทีมของคุณไม่เข้าใจ

แบบทดสอบยังทำให้ง่ายต่อการระบุปัญหาเกี่ยวกับโปรแกรมการฝึกอบรมทางไกลของคุณ พนักงานหลายคนที่ได้รับคำถามผิดอาจบ่งชี้ว่าหัวข้อนั้นไม่ครอบคลุมเพียงพอ คุณสามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อปรับแต่งการฝึกอบรมของคุณในอนาคต

ระบบการจัดการการเรียนรู้ เช่น Connecteam สามารถลดความซับซ้อนของกระบวนการสร้าง บำรุงรักษา และจัดการโปรแกรมการฝึกอบรมทางไกล

แพลตฟอร์มเหล่านี้มีเครื่องมือสำหรับการประกอบเอกสารการฝึกอบรมเป็นหลักสูตรออนไลน์และแบ่งหลักสูตรของคุณออกเป็นโมดูล พวกเขายังสนับสนุนแบบทดสอบออนไลน์

ข้อดีอีกประการของซอฟต์แวร์การจัดการการฝึกอบรมคือการติดตามว่าพนักงานแต่ละคนผ่านหลักสูตรการฝึกอบรมใดบ้าง นี่เป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานแต่ละคนผ่านการฝึกอบรมที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เมื่อสิ้นสุดเซสชันการฝึกอบรมทางไกลหรือหลักสูตรออนไลน์ คุณควรรวบรวมคำติชมจากพนักงาน

ข้อเสนอแนะนี้ไม่ควรมุ่งเน้นไปที่การประเมินสิ่งที่พนักงานได้เรียนรู้อย่างไรก็ตาม คุณจะประเมินสิ่งนี้ด้วยแบบทดสอบระหว่างการฝึกอบรม ให้ใช้คำติชมนี้เพื่อ พิจารณาว่า คุณจะปรับปรุงประสบการณ์การเรียนรู้ทางไกลที่บริษัทของคุณได้อย่างไร

แบบสำรวจพนักงานหลังการฝึกอบรมอาจรวมถึงคำถามเกี่ยวกับ:

• รูปแบบสื่อการฝึกอบรมใดที่พวกเขาต้องการ (เช่น วิดีโอที่บันทึกไว้ล่วงหน้า การสัมมนาผ่านเว็บแบบสด การนำเสนอแบบสไลด์โชว์ หรือเอกสารที่ดาวน์โหลดได้)
• ไม่ว่าพวกเขาจะชอบเซสชันการฝึกอบรมแบบซิงโครนัสหรืออะซิงโครนัส
• ไม่ว่าพวกเขาจะใช้กลุ่มสนทนาออนไลน์ของบริษัทของคุณหรือไม่
• พวกเขารู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับระยะเวลาของเซสชันการฝึกอบรมหรือแต่ละโมดูล
• หัวข้อใดที่พวกเขาต้องการให้การฝึกอบรมในอนาคตมุ่งเน้น

สรุป

การฝึกอบรมพนักงานจากระยะไกลสามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย ในขณะเดียวกันก็มั่นใจได้ว่าพนักงานจะพร้อมสำหรับงานของตน วิธีการนี้ไม่ได้มีไว้สำหรับทีมที่อยู่ห่างไกลเท่านั้น นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์สำหรับธุรกิจที่มีพนักงานที่ทำงานจากที่บ้าน พนักงานส่วนหน้า หรือพนักงานที่ทำงานในสำนักงาน

สิ่งสำคัญคือต้องปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการฝึกอบรมจากระยะไกล ใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการฝึกอบรมทางไกล 7 ข้อที่เราเน้นย้ำในบทความนี้เพื่อให้แน่ใจว่าเซสชันการฝึกอบรมของคุณมีส่วนร่วมและมีประสิทธิภาพ