9 เคล็ดลับในการสร้างพนักงานที่ดีที่สุด Rota สำหรับธุรกิจของคุณ

การสร้างพนักงาน rota เป็นการกระทำที่ละเอียดอ่อน คุณไม่เพียงแต่ต้องคำนึงถึงความพร้อมของพนักงานและชุดทักษะเท่านั้น แต่คุณยังต้องคำนึงถึงความต้องการของธุรกิจของคุณด้วย การตั้งเวลาที่ไม่ได้มาตรฐานนำไปสู่การขาดพนักงาน เกินกำลัง และประสบการณ์ของลูกค้าที่ไม่ดี สิ่งนี้อาจส่งผลต่อผลกำไรและขวัญกำลังใจของพนักงาน การเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้ายอาจทำให้เรื่องแย่ลงและทำให้ทั้งพนักงานและผู้จัดการเครียดและสับสน

Rota ที่ออกแบบมาอย่างดีเป็นกุญแจสำคัญในการหลีกเลี่ยงสิ่งเหล่านี้ทั้งหมด ผู้จัดการทราบดีว่าตนมีพนักงานเพียงพอ และพนักงานจะได้รับกะที่พวกเขาต้องการ นอกจากนี้ โรตาที่เป็นระเบียบสามารถช่วยป้องกันความเหนื่อยหน่ายของพนักงานและลดโอกาสในการขาดงาน สิ่งนี้ช่วยเพิ่มผลผลิตและลดต้นทุนแรงงาน

ในบทความนี้ เราจะแนะนำวิธีสร้างโรตารีพนักงานที่ช่วยให้ธุรกิจของคุณทำงานได้อย่างราบรื่นและพนักงานของคุณมีความสุข

Staff Rota คืออะไร?

โรต้าการรับพนักงาน—หรือที่เรียกว่าบัญชีรายชื่อหรือกำหนดการ —กำหนดข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับกะของพนักงานของคุณ ซึ่งรวมถึงเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดกะ สถานที่ เวลาพัก และงานเฉพาะใดๆ ที่ต้องทำให้เสร็จ

อุตสาหกรรมหลายประเภทใช้ระบบโรต้า เช่น การต้อนรับ การก่อสร้าง การค้าปลีก และบริการภาคสนาม นอกจากนี้ยังมีตารางการทำงานแบบยืดหยุ่นหลายประเภทที่นายจ้างสามารถใช้ได้ ซึ่งรวมถึงการบีบอัด แยกกะ หรือโทรตาม

Rota ที่วางแผนไว้อย่างรอบคอบสนับสนุนการดำเนินธุรกิจและขวัญกำลังใจของพนักงาน นอกจากช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการจ้างพนักงานน้อยเกินไปหรือเกินจำนวนแล้ว ตารางเวลาที่มีการจัดระเบียบอย่างดียังช่วยให้คุณปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานที่เกี่ยวข้อง เช่น การทำงานล่วงเวลาหรือช่วงพัก

นั่นเป็นเหตุผลที่จำเป็นต้องรู้วิธีสร้าง Rota ที่ดี

อะไรทำให้ Rota ทำงานได้ดี?

บัญชีสำหรับความต้องการทางธุรกิจ

คุณต้องมีบัญชีรายชื่อพนักงานให้เพียงพอกับข้อกำหนดการรับพนักงานของธุรกิจของคุณ ซึ่งรวมถึงการบัญชีสำหรับการเปลี่ยนแปลงตามฤดูกาลหรือกิจกรรมพิเศษที่ต้องใช้พนักงานมากขึ้น

คุณไม่เพียงต้องการรายชื่อพนักงานที่เพียงพอ แต่คุณยังต้องการคน ที่เหมาะสม ด้วย โรตารีที่ดีจะสร้างสมดุลให้กับชุดทักษะของพนักงาน

การเข้าใจพนักงานในแง่ของจำนวนหรือทักษะทำให้พนักงานของคุณเครียดโดยไม่จำเป็น และอาจส่งผลต่อคุณภาพงานของพวกเขา ในเวลาเดียวกัน การมีพนักงานมากเกินไปเป็นวิธีที่ทำให้ค่าใช้จ่ายแรงงานมากเกินไปอย่างรวดเร็ว

ธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากใช้พนักงานประเภทต่างๆ ร่วมกัน เช่น พนักงานประจำและนอกเวลา เพื่อตอบสนองความต้องการทางธุรกิจ

รองรับความต้องการของพนักงาน

การรองรับความต้องการของพนักงานของคุณใน Rota เป็นสิ่งสำคัญสำหรับพนักงานที่ประสบความสำเร็จและมีประสิทธิผล คุณควรคำนึงถึงความพร้อม ความชอบ และภาระผูกพันนอกเวลางานของพนักงานแต่ละคน สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าพนักงานของคุณสามารถสร้างสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัวได้

พนักงานมีความพึงพอใจมากขึ้นเมื่อมีโรต้าที่สนับสนุนความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน เมื่อพวกเขารู้สึกว่าได้รับการสนับสนุนในชีวิตส่วนตัว พวกเขาก็มีความสุขในการทำงานมากขึ้น ความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานที่ดีขึ้นยังช่วยลดความเหนื่อยหน่ายและการลาออกของพนักงาน ทำให้พนักงานมีอายุยืนยาวขึ้น

สร้างง่ายและอ่านง่าย

โรตาการทำงานที่ดีนั้นสร้างได้ง่ายและเข้าใจได้ง่าย

คุณไม่ต้องการใช้เวลาหลายชั่วโมงทุกสัปดาห์ในการสร้าง rota ใหม่ คุณควรจะสามารถสร้างและอัปเดตได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย สิ่งนี้จะช่วยคุณประหยัดเวลาและเงิน นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณเห็นชั่วโมงการทำงานของพนักงานและตำแหน่งที่พวกเขาอยู่ได้อย่างง่ายดาย

โรต้าควรอ่านและทำความเข้าใจได้ง่ายพอๆ กันสำหรับพนักงาน เมื่อพวกเขาดูเวลาทำงานได้อย่างรวดเร็ว พวกเขารู้ว่าต้องไปที่ไหนและเมื่อไหร่

ยุติธรรมและสมดุล

โรตาที่สมดุลจะกระจายกะอย่างยุติธรรมระหว่างพนักงานในขณะที่มีส่วนร่วมและเอื้อเฟื้อเผื่อแผ่

การจัดสรรกะยอดนิยมให้กับคนกลุ่มเดียวกันอาจดูเหมือนเป็นการเล่นพรรคเล่นพวก สิ่งนี้สามารถส่งเสริมความไม่พอใจในหมู่พนักงานคนอื่นๆ การโหลดพนักงานหนึ่งหรือสองคนกับกะส่วนใหญ่อาจทำให้พวกเขาเสี่ยงต่อความเหนื่อยหน่าย

ยืดหยุ่นได้

การเปลี่ยนแปลงตารางเวลาในนาทีสุดท้ายเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ Rota ของคุณต้องมีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะรองรับการเปลี่ยนแปลงเนื่องจากการเจ็บป่วย การบาดเจ็บ หรือความรับผิดชอบของผู้ดูแล

การสร้างความยืดหยุ่นใน Rota ของคุณยังช่วยให้ความต้องการทางธุรกิจเปลี่ยนแปลงได้ หากมีโครงการใหม่เกิดขึ้นในเวลาอันสั้น คุณต้องการความยืดหยุ่นในการเพิ่มพนักงานให้กับโรตาที่มีอยู่ของคุณ

การจัดทำแผนฉุกเฉินหรือ on-call เป็นวิธีที่คุณสามารถรองรับการเปลี่ยนแปลงที่ไม่คาดคิดได้

ทันสมัยและเข้าถึงได้ง่าย

พนักงานจำเป็นต้องเข้าถึง rota เวอร์ชันล่าสุดเสมอและได้รับแจ้งเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง แจ้งให้พนักงานทราบแบบเรียลไทม์ ลดความเสี่ยงของความขัดแย้งในการจัดตารางเวลา หรือพนักงานลืมกะ

ให้พนักงานมีโรตารีล่วงหน้ามากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อช่วยในการวางแผนรอบกะ นอกจากนี้ยังสามารถแจ้งปัญหาใด ๆ ในระยะเริ่มต้นได้อีกด้วย จากนั้นคุณสามารถจัดการสิ่งเหล่านี้ได้ก่อนที่จะเริ่มกะ

การสื่อสารภายในที่ดีเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างความมั่นใจในการมองเห็นและความโปร่งใส แต่การสื่อสารเกี่ยวกับ rotas ทำได้ทั้งสองทาง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานสามารถติดต่อคุณได้ทันทีเมื่อพวกเขาไม่สามารถมาทำงานได้

โซลูชันการจัดตารางเวลาบนมือถือ เช่น Connecteam เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการแบ่งปันโรตาและแจ้งให้พนักงานทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงใด ๆ แอพเหล่านี้ยังช่วยให้คุณและพนักงานของคุณสามารถสื่อสารเกี่ยวกับปัญหาการจัดตารางเวลาได้อย่างง่ายดาย

9 เคล็ดลับในการสร้าง Rota ที่มีประสิทธิภาพ

การวางแผนเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทั้งธุรกิจและพนักงานของคุณ จากมุมมองทางธุรกิจ จะช่วยให้คุณพิจารณาช่วงเวลาเร่งด่วน การลางานของพนักงาน และปัญหาการจัดกำหนดการอื่นๆ ที่ทราบ

จากนั้นคุณสามารถ แจ้งให้พนักงานทราบรายชื่อได้มากที่สุด สิ่งนี้ช่วยให้พวกเขาวางแผนภาระผูกพันส่วนตัวตามกะของพวกเขา นอกจากนี้ยังสามารถแจ้งและแก้ไขปัญหาบัญชีรายชื่อได้ในระยะเริ่มต้น

โปรดทราบว่าคุณอาจถูกกฎหมายกำหนดให้แจ้งพนักงานของคุณเกี่ยวกับโรตาจำนวนหนึ่ง ตัวอย่างเช่น กฎหมายการจัดกำหนดการเชิงคาดการณ์ของรัฐต่างๆ ของสหรัฐฯ กำหนดให้มีการแจ้งล่วงหน้าที่นายจ้างต้องแจ้งให้พนักงานทราบ

ในสหราชอาณาจักร นายจ้างต้องแจ้งให้พนักงานทราบกำหนดการของตน “ล่วงหน้า” เป็นที่เข้าใจกันโดยทั่วไปว่าหมายถึงการแจ้งล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์

ขอให้พนักงานของคุณลงทะเบียนความพร้อมหรือการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าล่วงหน้าก่อนสร้าง Rota ซึ่งรวมถึงเวลาหยุดพักผ่อนประจำปีที่วางแผนไว้ ความรับผิดชอบของผู้ดูแล และภาระผูกพันส่วนตัวอื่นๆ

ข้อมูลนี้ช่วยให้คุณสร้าง Rota ที่สะท้อนถึงความพร้อมของพนักงานและหลีกเลี่ยงความขัดแย้งในการจัดตารางเวลา นอกจากนี้ยังช่วยลดความเสี่ยงที่พนักงานจะยกเลิกกะในนาทีสุดท้ายหรือไม่ปรากฏตัวเลย และทำให้คุณขาดพนักงาน

เมื่อสร้าง rota ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจัดตารางการผสมผสานพนักงานที่เหมาะสมกับชุดทักษะที่จำเป็นเพื่อให้ครอบคลุมกะ ซึ่งจะขึ้นอยู่กับความต้องการเฉพาะทางธุรกิจของคุณ ตัวอย่างเช่น บางกะอาจต้องการเจ้าหน้าที่ด้านเทคนิค ผู้ดูแลระบบ และฝ่ายสนับสนุนจำนวนหนึ่งเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัย

พิจารณาความสมดุลของปริมาณงานระหว่างพนักงานของคุณด้วย ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการกระจายกะที่ยุติธรรมและเท่าเทียมกันซึ่งสะท้อนถึงสัญญาและความพร้อมของพนักงาน

หลีกเลี่ยงการกำหนดชั่วโมงให้กับพนักงานคนเดิมมากเกินไป สิ่งนี้สามารถส่งผลให้พนักงานเหนื่อยล้า ซึ่งอาจส่งผลต่อความเป็นอยู่ที่ดีและคุณภาพของงาน เมื่อเวลาผ่านไป สิ่งนี้มักจะนำไปสู่ความเหนื่อยหน่าย นอกจากนี้ยังสามารถสร้างความไม่พอใจให้กับพนักงานคนอื่น ๆ ที่พลาดชั่วโมง

ความเจ็บป่วย อุบัติเหตุ และเหตุฉุกเฉินส่วนบุคคลเกิดขึ้น และโรตาของคุณจำเป็นต้องเตรียมพร้อมสำหรับสิ่งเหล่านี้ การสลับกะเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดการกับสถานการณ์นี้

การสลับกะช่วยให้พนักงานสามารถสลับกะกับเพื่อนร่วมงานได้ เมื่อพนักงานหาคนมาแทนได้เช่นนี้ จะช่วยประหยัดเวลา นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณไม่ต้องดิ้นรนหาคนมาดูแลกะงานในนาทีสุดท้าย

การมอบความยืดหยุ่นให้กับพนักงานของคุณด้วยโรต้าของพวกเขาจะสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานในเชิงบวกมากขึ้น นอกจากนี้ยังให้อิสระแก่พวกเขามากขึ้นและกระตุ้นให้พวกเขารับผิดชอบการจัดตารางเวลา

เมื่อพูดถึงการผลัดเปลี่ยนพนักงาน การไม่เตรียมตัวคือการเตรียมพร้อมที่จะล้มเหลว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีแผนสำรองเผื่อไว้ในกรณีที่พนักงานหลายคนลาป่วยพร้อมกัน หรือพนักงานไม่สามารถหาใครมาเปลี่ยนกะได้

สิ่งนี้จะช่วยคุณประหยัดเวลาและความเครียดที่ต้องหาวิธีแก้ปัญหาที่รุนแรงในระยะเวลาอันสั้น

นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับบางอุตสาหกรรม เช่น การแพทย์หรือเทคโนโลยี อุตสาหกรรมเหล่านี้มักจะใช้การหมุนเวียนตามสายเพื่อให้แน่ใจว่ามีเจ้าหน้าที่สำรองอยู่เสมอหากจำเป็น

เทมเพลตเป็นวิธีที่ดีในการทำให้ระบบ rota ของคุณเป็นอัตโนมัติ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและเงินของคุณ ด้วยเทมเพลต Rota ของพนักงาน คุณสามารถจำลอง Rota ได้อย่างรวดเร็วและทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นได้ในไม่กี่คลิก เพื่อหลีกเลี่ยงการสร้างใหม่ตั้งแต่ต้น ซึ่งอาจเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานาน

คุณสามารถปรับแต่งเทมเพลตให้เหมาะกับความต้องการของแผนกหรือทีมของคุณ ทำให้เป็นเครื่องมือที่เหมาะสำหรับการจัดการกำหนดการที่ซับซ้อน ช่วยให้คุณติดตามการตั้งค่าของพนักงานและความพร้อมใช้งานที่เกิดขึ้นประจำ

การใช้เทมเพลต rota ยังสามารถสร้าง ความสามารถในการคาดการณ์การจัดกำหนดการสำหรับพนักงานของคุณ พวกเขารู้ว่าควรคาดหวังอะไรในแง่ของตารางการทำงานในแต่ละสัปดาห์ สองสัปดาห์ หรือหนึ่งเดือน ซึ่งช่วยลดความเครียดที่พนักงานของคุณมีต่อการจัดตารางเวลาและช่วยให้พวกเขาวางแผนส่วนตัวล่วงหน้าได้

แม้ว่าเทมเพลตจะเป็นเครื่องมือตั้งเวลาที่มีประโยชน์ แต่การตรวจสอบ rota ของคุณเป็นประจำก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่ายังคงมีความสมดุลระหว่างความต้องการของธุรกิจของคุณกับการตั้งค่าและความพร้อมของพนักงานของคุณ

ตรวจสอบกับพนักงานของคุณและรับคำติชมเพื่อดูว่า rota นั้นใช้ได้ผลสำหรับพวกเขาหรือไม่ สิ่งนี้ช่วยให้คุณรักษา ความพึงพอใจของพนักงาน เกี่ยวกับการจัดตารางเวลา พนักงานมีโอกาสแจ้งข้อกังวลใด ๆ และรู้สึกว่านายจ้างรับฟัง

โรตาการจ้างพนักงานยังช่วยให้ติดตามการลาตามกฎหมายที่พนักงานของคุณมีสิทธิ์รวมถึงวันหยุดที่ได้รับค่าจ้าง (PTO) การลาเพื่อเลี้ยงดูบุตร และการลาป่วยได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ยังสามารถช่วยคุณติดตามข้อมูลที่จำเป็นสำหรับ วัตถุประสงค์ในการปฏิบัติตามข้อกำหนด เช่น ชั่วโมงการทำงานของพนักงาน การทำงานล่วงเวลา การพัก และการขาดงาน

ตัวอย่างเช่น ในสหราชอาณาจักร พนักงานที่ทำงาน 6 ชั่วโมงขึ้นไปต่อวันจะได้รับสิทธิ์พักอย่างน้อย 20 นาทีหนึ่งครั้ง คนงานจะต้องมีเวลาพักผ่อน 11 ชั่วโมงระหว่างวันทำงาน

นอกจากนี้คุณยังสามารถมั่นใจได้ว่าคุณมีพนักงานที่มีคุณสมบัติตามที่กำหนดเช่นพนักงานที่มีคุณสมบัติในการปฐมพยาบาลหรือเจ้าหน้าที่ดับเพลิง วิธีการนี้ช่วยให้พนักงานของคุณปลอดภัยและยังช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงบทลงโทษสำหรับการไม่ปฏิบัติตาม

การลงทุนในซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาบนมือถือเป็นตัวเปลี่ยนเกมเมื่อพูดถึงการสร้างพนักงานที่ยอดเยี่ยม

ด้วย ซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาของพนักงาน เช่น Connecteam คุณสามารถสร้างและจัดการตารางเวลาได้ทุกที่ทุกเวลาจากอุปกรณ์ใดๆ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน คุณสามารถติดตามเวลาว่างของพนักงาน การแลกเปลี่ยนกะ คำขอลาหยุด และอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย

เมื่อคุณใช้ Connecteam เป็นซอฟต์แวร์ rota คุณสามารถ:

• ให้พนักงานอัปเดตเวลาว่างตามเวลาจริง
• เก็บข้อมูลพนักงาน รวมถึงรายละเอียดการติดต่อและเวลาหยุดที่วางแผนไว้
• แชร์โรตารีและการเปลี่ยนแปลงกะกับพนักงานได้ทันที
• ส่งการแจ้งเตือนไปยังพนักงานสำหรับกะที่จะเกิดขึ้น
• ตั้งค่าสถานะปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนดใดๆ โดยอัตโนมัติ เช่น การบังคับพักหรือการทำงานล่วงเวลา
• ดูจำนวนชั่วโมงการทำงานของพนักงานทั้งหมด
• ให้พนักงานทำการขอลาได้โดยตรงจากแอพ
• ลดความซับซ้อนของการจัดตารางเวลากะของคุณโดยตั้งค่าสถานะปัญหาการจัดตารางเวลาโดยอัตโนมัติ
• รวมถึงคุณสมบัติการติดตามเวลาและการเข้าร่วม

ด้วยซอฟต์แวร์การจัดกำหนดการของ Connecteam คุณสามารถบอกลาการใช้สเปรดชีตและการจัดกำหนดการด้วยตนเอง ซึ่งอาจใช้เวลานานและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย

อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายของ Connectteam ทำให้ง่ายต่อการสร้าง อัปเดต และแจกจ่ายกำหนดการ ทำให้มั่นใจว่าพนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงกะของตนได้ตลอดเวลา

นอกจากนี้ คุณสามารถปรับปรุงความพยายามในการสื่อสารของคุณด้วยการส่งการอัปเดต การแจ้งเตือนแบบพุช และการแจ้งเตือนไปยังพนักงานของคุณโดยตรงผ่านแอป

ลองใช้ Connecteam ฟรี 14 วัน วันนี้ และสร้าง Rota พนักงานที่ดีที่สุดสำหรับทีมของคุณได้อย่างง่ายดาย!

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสร้าง Rota

การได้รับ Rota สำหรับพนักงานที่ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญ การจัดการ Rota ที่ไม่ดีอาจนำไปสู่ความขัดแย้งในการจัดตารางเวลา พนักงานขาดกะ และขาดพนักงาน สิ่งนี้ส่งผลต่อขวัญและกำลังใจของพนักงาน ประสิทธิภาพการทำงาน และผลกำไรของคุณ

มีหลายขั้นตอนง่ายๆ ที่คุณสามารถทำได้เพื่อสร้างโรตารีที่ทำงานได้ดีขึ้นสำหรับคุณและพนักงานของคุณ

การรวบรวมความพร้อมของพนักงานและการวางแผนล่วงหน้าช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้ได้ตั้งแต่ต้น

ในขณะเดียวกัน เทมเพลตและตัวเลือกการสลับกะทำให้การวางแผนและการสร้าง rota เป็นเรื่องง่าย นอกจากนี้ การใช้แอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่เพื่อจัดการ rotas จากส่วนกลางยังช่วยประหยัดเวลา แรงงาน และเงินได้มากขึ้นอีกด้วย

การสร้าง Rota ที่ดีที่สุดสำหรับพนักงานช่วยลดการหยุดชะงักและทำให้กะดำเนินไปอย่างราบรื่น สิ่งสำคัญที่สุดคือพวกเขาทำให้พนักงานของคุณมีความสุขและสมหวัง

เริ่มต้นใช้งาน Connectteam ทดลองใช้ฟรี 14 วันทันที ! (ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต)