วิธีทำคำแนะนำทีละขั้นตอนในการตรวจสอบเวลา (+ แผ่นงานการตรวจสอบเวลา)

การตรวจสอบเวลาจะแสดงให้คุณเห็นว่าพนักงานใช้เวลาอย่างไรกับงานและโครงการ เพื่อให้คุณสามารถประเมินและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้ พวกเขายังช่วยระบุงานที่ไม่มีประสิทธิภาพและการขโมยเวลา นอกจากนี้ คุณสามารถใช้ใบตรวจสอบเพื่อระบุการทำงานเกินกำหนด ป้องกันค่าล่วงเวลา และปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน

ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายว่าการตรวจสอบเวลาคืออะไร และคุณจะดำเนินการตรวจสอบได้อย่างไร รวมถึงการใช้ซอฟต์แวร์การตรวจสอบเวลา นอกจากนี้ เรายังมีแผ่นงานฟรีที่คุณสามารถดาวน์โหลดและใช้สำหรับการตรวจสอบเวลาที่บริษัทของคุณ

การตรวจสอบเวลาคืออะไร?

การตรวจสอบเวลาคือกระบวนการ รวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลว่าทีมของคุณใช้เวลาในการทำงานอย่างไร โดยทั่วไป การตรวจสอบจะดำเนินการโดยใช้ไทม์ชีทที่มีรายการการตอกบัตรเข้าและออก และบัญชีสำหรับเวลาหยุดและพัก สำหรับบริบทเพิ่มเติม ผู้จัดการยังสามารถตรวจสอบรายการงานและปฏิทิน หรือดำเนินการสำรวจ

ข้อมูลจากไทม์ชีทสามารถวิเคราะห์ได้หลายวิธี คุณสามารถแยกย่อยข้อมูลเพื่อดูว่าใช้เวลาเท่าไรกับงานและโครงการต่างๆ เพื่อดูว่าสิ่งนี้สอดคล้องกับเป้าหมายของบริษัทอย่างไร คุณยังสามารถติดตามว่าพนักงานแต่ละคนใช้เวลาของพวกเขาอย่างไรและประเมินประสิทธิภาพ ยิ่งกว่านั้น การตรวจสอบเวลายังช่วยให้คุณมองเห็นการเข้างานและวันลาหยุดของพนักงาน

ความถี่ในการตรวจสอบของคุณแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับความต้องการและเป้าหมายของธุรกิจของคุณ ตามหลักการแล้ว คุณควร ดำเนินการตรวจสอบเวลาเป็นประจำ —ไตรมาสละครั้ง หรือทุกๆ 6 เดือน แต่ถ้าบริษัทของคุณมีโปรเจกต์สั้นๆ บ่อยขึ้น คุณอาจพิจารณาตรวจสอบบ่อยขึ้น

เหตุใดจึงสำคัญในการดำเนินการตรวจสอบเวลา

การตรวจสอบเวลาอย่างละเอียดและสม่ำเสมอสำหรับพนักงานช่วยให้คุณ:

จัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ

การดูว่าพนักงานของคุณใช้เวลาอย่างมีประสิทธิผลเพียงใดสามารถช่วยให้คุณจัดสรรกะและโครงการได้ดีขึ้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถมอบหมายงานที่มีกำหนดเวลาสั้นกว่าให้กับผู้ที่มักจะทำงานเสร็จได้มากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง

ในทำนองเดียวกัน แนวโน้มจะแสดงให้คุณเห็นว่าพนักงานคนใดดีกว่าในงานที่ต้องใช้ทักษะเฉพาะ สิ่งนี้สามารถช่วยคุณจัดคนที่เหมาะสมในโครงการที่เหมาะสมเพื่อเพิ่มชุดทักษะของพนักงานของคุณ

ประการสุดท้าย การทำความเข้าใจแนวโน้มความพร้อมใช้งานของพนักงานสามารถช่วยให้จัดตารางเวลาได้ดีขึ้น ตัวอย่างเช่น การตรวจสอบอาจแสดงว่าผู้ปฏิบัติงานบางคนไม่ว่างในวันศุกร์ คุณจึงทราบได้ว่าควรจัดตารางเวลาผู้ปฏิบัติงานคนอื่นเพื่อเติมเต็มช่องว่างนั้น

ระบุการขโมยเวลา การมาสาย และความไร้ประสิทธิภาพอื่นๆ

การตรวจสอบเวลาช่วยให้คุณระบุการจัดการเวลาที่ผิดพลาด ซึ่งเป็นข้อกังวลอย่างแท้จริงเมื่อพนักงานกระจายอยู่ตามสถานที่ต่างๆ

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสังเกตรูปแบบต่างๆ เช่น พนักงานมาทำงานสายเป็นประจำ การตรวจสอบเวลายังชี้ให้เห็นถึงการขโมยเวลา—เมื่อพนักงานใช้ชั่วโมงที่ได้รับค่าจ้างอย่างไม่เกิดผล นอกจากนี้ยังระบุเมื่อคนงานหยุดพักมากกว่าที่กำหนด

ปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานและป้องกันค่าล่วงเวลา

การดำเนินการตรวจสอบเวลาสำหรับพนักงานช่วยให้คุณปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน เขตอำนาจศาลส่วนใหญ่มีกฎเกี่ยวกับการทำงานล่วงเวลาและการหยุดพัก รายการเวลาสามารถช่วยให้คุณระบุได้ว่าพนักงานบางคนทำงานเกินชั่วโมงที่อนุญาตหรือไม่หยุดพักตามกำหนดเวลา

นอกเหนือจากการปฏิบัติตามข้อกำหนดแล้ว สิ่งนี้ยังป้องกันพนักงานจากการทำงานหนักเกินไปและหมดไฟอีกด้วย นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณประหยัดค่าล่วงเวลาได้มากอีกด้วย

ตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ทางธุรกิจ

เวิร์กชีตการตรวจสอบเวลาช่วยให้คุณมีความชัดเจนเกี่ยวกับเวลาที่ใช้ไปในโครงการต่างๆ คุณสามารถเปรียบเทียบเวลาและต้นทุนแรงงานกับรายได้เพื่อระบุว่าโครงการเหล่านี้ทำเงินได้มากพอที่จะปรับเวลาที่ใช้ไปกับพวกเขาหรือไม่ ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้มีค่าอย่างยิ่งในการขับเคลื่อนการเลือกโครงการในอนาคตและการตัดสินใจด้านกลยุทธ์ทางธุรกิจ

วิธีตรวจสอบเวลาใน 3 ขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 1: สร้างแผ่นงานการตรวจสอบเวลา

แผ่นงานการตรวจสอบเวลาคืออะไร?

แผ่นงานการตรวจสอบเวลาคือแบบฟอร์มที่พนักงานของคุณสามารถกรอกเพื่อติดตามรายการเวลาและงานที่พวกเขาทำเสร็จในระหว่างชั่วโมงทำงาน คุณสามารถสร้างแผ่นงานเหล่านี้ใน Microsoft Excel หรือ Google ชีต หรือสร้างด้วยตนเองโดยใช้ปากกาและกระดาษ พนักงานของคุณสามารถกรอกข้อมูลเหล่านี้ทางออนไลน์หรือใช้ปากกาก็ได้ ขึ้นอยู่กับว่าคุณแจกจ่ายสำเนาดิจิทัลหรือกระดาษ

คุณสามารถใช้กำหนดการหรือปฏิทินเพื่อดูว่าพนักงานกำลังทำงานกะใดและเมื่อใด อย่างไรก็ตาม ข้อมูลนี้ไม่ได้ให้รายละเอียด เช่น งานที่เสร็จสิ้นระหว่างกะ ยังไม่นับรวมเวลาพัก เวลารับประทานอาหาร และอื่นๆ

สิ่งที่จะรวมไว้ในแผ่นงานการตรวจสอบเวลา

• เดือน/ไตรมาส: ที่ด้านบนสุดของเวิร์กชีต คุณสามารถเพิ่มเดือนหรือไตรมาสที่จะใช้แบบฟอร์มได้ ตัวอย่างเช่น กรกฎาคม 2023 หรือ Q3 2023 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีพื้นที่เพียงพอสำหรับผู้ปฏิบัติงานเพื่อเพิ่มรายการสำหรับเดือนหรือไตรมาส

• ชื่อพนักงาน: เว้นช่องว่างให้พนักงานเพิ่มชื่อเต็ม

• คอลัมน์วันที่: แบบฟอร์มควรมีคอลัมน์วันที่เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถระบุวันที่ที่พวกเขากำลังป้อนข้อมูลได้อย่างชัดเจน

• คอลัมน์เวลาเริ่มต้น: คอลัมน์นี้เป็นที่ที่ผู้ปฏิบัติงานสามารถบันทึกเวลาที่พวกเขาเริ่มงานหรือโครงการ

• คอลัมน์เวลาสิ้นสุด: ระบุเมื่อพนักงานหยุดทำงาน นี่อาจเป็นวันสิ้นสุดหรือเมื่อพวกเขาหยุดพักผ่อน

• คอลัมน์ชั่วโมงทั้งหมด: คอลัมน์นี้ระบุจำนวนชั่วโมงของงานที่ทำเสร็จระหว่าง “เวลาเริ่มต้น” และ “เวลาสิ้นสุด”

• คอลัมน์งาน/กิจกรรม: นี่คือที่ที่ผู้ปฏิบัติงานสามารถติดตามสิ่งที่พวกเขากำลังทำในช่วงเวลาที่บันทึกไว้

• คอลัมน์ระดับความสำคัญ: ที่นี่ พนักงานสามารถทำเครื่องหมายว่างานหรือโครงการมีความสำคัญหรือมีลำดับความสำคัญสูงเพียงใด คุณควรมีระบบที่สม่ำเสมอในการบันทึกสิ่งนี้ ตัวอย่างเช่น สเกลที่มี 1 มีลำดับความสำคัญสูงมาก และ 5 มีลำดับความสำคัญต่ำมาก

• คอลัมน์บันทึกเพิ่มเติม: เว้นที่ว่างให้พนักงานเพิ่มบันทึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับเวลาที่ใช้ไปหรืองานที่พวกเขาทำ

• ลายเซ็น: ให้พื้นที่สำหรับผู้ปฏิบัติงานในการลงนามรายการเวลา สิ่งนี้ช่วยให้พนักงานมีความรับผิดชอบ ส่งเสริมความซื่อสัตย์ และมีประโยชน์หากบริษัทของคุณเคยถูกตรวจสอบ คุณยังสามารถจัดเตรียมพื้นที่สำหรับผู้จัดการในการลงนามเมื่อพวกเขาได้อนุมัติรายการแล้ว

ขั้นตอนที่ 2: รวบรวมบริบทเพิ่มเติม (ไม่บังคับ)

ก่อนวิเคราะห์ผลลัพธ์ การรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติมที่ผู้ปฏิบัติงานไม่สามารถเพิ่มลงในแบบฟอร์มได้จะเป็นประโยชน์ ตัวอย่างเช่น งานโครงการอาจล่าช้ากว่าปกติเนื่องจากการเจ็บป่วยหรือเรื่องส่วนตัวอื่นๆ

คุณสามารถรวบรวมบริบทโดย การสัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติงาน ที่ได้รับมอบหมายให้ทำงานกะหรือโครงการ

อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการรวบรวมข้อมูลจากกรอบเวลาที่ใหญ่ขึ้น การสัมภาษณ์อาจใช้เวลานาน แบบสำรวจ เป็นวิธีที่ดีในการรับความคิดเห็นของทีมอย่างรวดเร็ว คุณยังสามารถทำให้เป็นนิรนามเพื่อให้พนักงานมีความถูกต้องในคำตอบของพวกเขา

ขั้นตอนที่ 3: สร้างรายงานและวิเคราะห์ผลลัพธ์

สร้างกราฟและแผนภูมิเพื่อวิเคราะห์แนวโน้ม

การรวบรวมแผ่นงานตรวจสอบเวลาไม่เพียงพอต่อการทำความเข้าใจว่าเกิดอะไรขึ้นในธุรกิจของคุณ ในการระบุแนวโน้มและรับข้อมูลเชิงลึกอันมีค่า คุณต้องทำสิ่งต่อไปนี้:

• เรียงรายการทั้งหมดลงในสเปรดชีต Excel หรือ Google สิ่งนี้ทำได้ง่ายกว่าหากแผ่นงานอยู่ในรูปแบบนี้แล้ว มิฉะนั้น คุณจะต้องเพิ่มข้อมูลจากสำเนาจริงลงในแผ่นงานออนไลน์ด้วยตนเอง

• พิจารณาสิ่งที่คุณต้องการได้รับจากข้อมูล คุณสามารถวิเคราะห์ข้อมูลได้หลายวิธี เช่น ตามผู้ปฏิบัติงาน ทีมงาน โครงการ สถานที่ และอื่นๆ ตัดสินใจเกี่ยวกับข้อมูลเชิงลึกที่คุณต้องการค้นหา ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการดูระยะเวลาที่ใช้ใน Project X เทียบกับ Project Y

• สร้างกราฟและแผนภูมิเพื่อช่วยให้คุณเห็นความแตกต่างทางสายตา ใช้แผนภูมิ Excel หรือ Google ชีตเพื่อสร้างภาพที่เรียบง่าย ตัวอย่างเช่น แผนภูมิแท่งสามารถแสดงให้คุณเห็นจำนวนชั่วโมงทั้งหมดที่ใช้ใน Project X เทียบกับ Project Y แต่แผนภูมิวงกลมจะช่วยให้คุณเห็นจำนวนเวลาทั้งหมดของทีมที่ใช้ใน Project X

เธอรู้รึเปล่า?

Connectteam มีคุณสมบัติการรายงานขั้นสูงที่ให้คุณดูรายงานที่กำหนดเองตรงเวลาและการเข้างานด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

ใช้ข้อมูลเชิงลึกเพื่อขับเคลื่อนการตัดสินใจ

ข้อมูลเชิงลึกจากการตรวจสอบเวลาของคุณสามารถช่วยคุณ ในการตัดสินใจที่สอดคล้องกับเป้าหมายของบริษัท

คุณอาจตัดสินใจหยุดทำบางโปรเจกต์หากใช้เวลาไม่คุ้มกับรายได้ เช่น หรือคุณสามารถตัดสินใจให้รางวัลแก่พนักงานที่ทำงานได้อย่างยอดเยี่ยมในเวลาอันสั้น

ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้จะช่วยในการวางแผนและจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตัวอย่างเช่น การมอบหมายโครงการที่มีลำดับความสำคัญสูงให้กับพนักงานที่มักจะทำงานได้เร็วขึ้น

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการตรวจสอบเวลา

ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการตรวจสอบเวลาของคุณแข็งแกร่งและเชื่อถือได้

แจกจ่ายแบบฟอร์มให้กับพนักงานทุกคนและพนักงานใหม่

คุณสามารถแจกจ่ายแบบฟอร์มแบบดิจิทัล (ทางอีเมล การแชร์ไฟล์ ข้อความ การแชร์ลิงก์ ฯลฯ) หรือด้วยตนเองพร้อมสำเนากระดาษ เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่า พนักงานทุกคนในบริษัท ใช้แผ่นงานเพื่อติดตามเวลาและงานของตน

คุณอาจติดต่อกับพนักงานของคุณผ่านทางอีเมลหรือข้อความเพื่อดูว่ามีคนเข้าใจผิดว่าไม่ได้รับเวิร์กชีตหรือไม่ แบบฟอร์มที่ขาดหายไปสามารถสร้างข้อผิดพลาดในผลลัพธ์ ซึ่งอาจทำให้คุณเข้าใจผิดได้

เน้นความสำคัญของแผ่นงานและส่งการแจ้งเตือน

คุณต้องแน่ใจว่าทุกคนในบริษัทเข้าใจถึงความสำคัญของการใช้เวิร์กชีต ทำสิ่งนี้ผ่าน ประกาศของบริษัทหรืออีเมล ติดตามผลด้วยตนเอง ทางโทรศัพท์ หรือทางอีเมลหรือข้อความ กับผู้ปฏิบัติงานที่ไม่ได้ใช้แบบฟอร์มตามที่ควรจะเป็น

คุณยังสามารถแนบแบบฟอร์มกับคู่มือพนักงานของคุณโดยเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนบังคับของบริษัท

นอกจากนี้ เตือนพนักงานให้เข้าและออกจากกะด้วยเวิร์กชีต ส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลทุกวัน หรือเพิ่มลงในรายการงานเพื่อให้จำได้ คุณต้องเตือนให้พนักงานส่งใบบันทึกเวลาเป็นประจำ—รายสัปดาห์ รายเดือน ฯลฯ

จำกัด การเปลี่ยนแปลง

เป็นการดีที่สุดที่จะไม่ทำการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญใดๆ กับเทมเพลตเวิร์กชีต เมื่อฟิลด์ทั้งหมดยังคงเหมือนเดิม การเปรียบเทียบผลลัพธ์เมื่อเวลาผ่านไปจะง่ายขึ้น

สอดคล้องกับการตรวจสอบ

ตรวจสอบว่าคุณตรวจสอบเวลาของทีมเป็นประจำ ซึ่งอาจเป็น รายเดือน รายไตรมาส รายสองปี หรืออะไรก็ตามที่เหมาะ กับบริษัทของคุณที่สุด ความสม่ำเสมอช่วยให้คุณติดตามได้ว่าการตัดสินใจทางธุรกิจของคุณส่งผลให้มีการปรับปรุงเมื่อเวลาผ่านไปหรือไม่ นอกจากนี้ยังแสดงให้พนักงานเห็นว่ากระบวนการตรวจสอบเวลาได้รับการดำเนินการอย่างจริงจัง

หลีกเลี่ยงการเล่นพรรคเล่นพวก

มีความยุติธรรมและเท่าเทียมกันในการวิเคราะห์ผลการตรวจสอบเวลา ตัวอย่างเช่น คุณไม่ควรดำเนินการกับพนักงานคนหนึ่งที่มาสาย หากพนักงานคนอื่นมาสายบ่อยพอๆ กัน การเล่นพรรคเล่นพวกอาจทำให้คุณตกอยู่ในความเสี่ยง ทางกฎหมายสำหรับการเลือกปฏิบัติและทำลายชื่อเสียงของคุณกับพนักงาน ลูกค้า และนักลงทุน

จัดเก็บแผ่นงานอย่างระมัดระวังและปลอดภัย

ไม่ว่าจะส่งเวิร์กชีตทางออนไลน์หรือเป็นสำเนาเอกสาร คุณต้องจัดเก็บเวิร์กชีต อย่างปลอดภัยและรวมไว้ในที่เดียว เพื่อไม่ให้สูญหาย

เก็บไว้ในสถานที่จับต้องได้ที่ปลอดภัยในสำนักงานบริษัทของคุณ เช่น ตู้เก็บเอกสารที่ล็อคกุญแจ หรือคุณสามารถจัดเก็บแบบดิจิทัลโดยใช้ซอฟต์แวร์บนคลาวด์

จากนั้น ตรวจสอบเฉพาะคนที่เหมาะสมเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงแผ่นงานได้ มอบกุญแจตู้เก็บเอกสารให้กับพนักงานบางคนเท่านั้น หรือตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้แบบกำหนดเอง หากคุณเลือกที่จะจัดเก็บเวิร์กชีตแบบดิจิทัล

ประเมินประสิทธิผล

ทบทวนกระบวนการตรวจสอบเวลาของคุณเป็นประจำ และตรวจสอบว่าการทำงานมีประสิทธิภาพเพียงใด ประเมินว่าข้อมูลที่คุณได้รับเพียงพอที่จะเข้าใจว่าพนักงานของคุณใช้เวลาของพวกเขาอย่างไร จากนั้น ให้พิจารณาบริบทอื่นๆ ที่อาจเป็นประโยชน์หรือฟิลด์เพิ่มเติมที่ต้องเพิ่มลงในแบบฟอร์มเพื่อการวิเคราะห์ที่ดีขึ้น สุดท้าย คุณสามารถปรับเปลี่ยนเพื่อปรับปรุงกระบวนการ

ตรวจสอบเวลาโดยอัตโนมัติด้วย Connectteam

เวลาในการตรวจสอบอาจใช้เวลานานและน่าหงุดหงิด แต่ซอฟต์แวร์อย่าง Connecteam ช่วยขจัดความเครียดออกจากกระบวนการ

ด้วย Connectteam พนักงานสามารถ ตอกบัตรเข้าและออกจากกะได้ด้วยการสัมผัสอุปกรณ์ของพวกเขาเพียงครั้งเดียว พวกเขาจะได้รับการเตือนโดยอัตโนมัติให้เริ่มและสิ้นสุดการติดตามเวลาเมื่อเริ่มต้นและสิ้นสุดกะ

Connectteam ยังช่วยให้คุณสามารถ ตั้งค่า geofences พนักงานสามารถเจาะเข้าไปได้ก็ต่อเมื่ออยู่ภายในขอบเขตพื้นที่ และจำเป็นต้องตอกบัตรเมื่อออกจากตำแหน่งไปแล้ว นอกจากนี้ คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์ติดตามตำแหน่ง GPS ในตัวเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานอยู่ในที่ที่พวกเขาต้องการในช่วงเวลาทำงาน

นอกจากนี้ คุณสามารถตั้งกฎแบบกำหนดเองสำหรับการพักและการทำงานล่วงเวลา และอนุมัติหรือปฏิเสธคำขอทำงานล่วงเวลาได้โดยตรงจากภายในแอป ด้วยวิธีนี้ ส่วนหนึ่งของกระบวนการตรวจสอบจะเกิดขึ้นแบบเรียลไทม์ก่อนที่ปัญหาจะลุกลาม

นอกจากนี้ ฟีเจอร์การจัดการงาน ของ Connectteam ยังให้คุณเห็นว่าพนักงานมีความคืบหน้าอย่างไรในงานที่คุณมอบหมายให้พวกเขา คุณยังสามารถส่งการแจ้งเตือนให้พนักงานทำงานให้เสร็จเมื่อใกล้ถึงกำหนดเวลา

สุดท้าย เครื่องมือการรายงานที่กำหนดเอง ของ Connecteam ช่วยให้คุณสามารถวิเคราะห์ข้อมูลได้ทันที โดยไม่ต้องเรียงข้อมูลและสร้างกราฟด้วยตัวเอง คุณสามารถติดตามการเข้าร่วม เวลาที่ใช้ในโครงการ ชั่วโมงการทำงานของพนักงานแต่ละคน และอื่นๆ อีกมากมาย

บทสรุป

การตรวจสอบเวลาของพนักงานมีประโยชน์มากมายที่จะช่วยให้คุณเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน นอกจากนี้ กระบวนการยังช่วยให้คุณปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานและตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น แต่ถึงแม้จะทราบข้อมูลนี้ คุณอาจพบว่าเป็นเรื่องยากที่จะทราบวิธีการตรวจสอบเวลาอย่างแน่ชัดและขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตาม

ขั้นแรก คุณต้องสร้างเวิร์กชีตการตรวจสอบเวลาและตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ปฏิบัติงานทุกคนอย่าลืมดำเนินการให้เสร็จสิ้น ข้อมูลจากแผ่นงานทั้งหมดจะต้องรวมกันเป็นไฟล์ Excel หรือ Google ชีตไฟล์เดียว เพื่อให้คุณสามารถสร้างแผนภูมิเพื่อวิเคราะห์ผลลัพธ์ได้

ซอฟต์แวร์อย่าง Connecteam ทำให้กระบวนการทั้งหมดเป็นไปโดยอัตโนมัติและทำให้กระบวนการทั้งหมดง่ายขึ้นตั้งแต่ต้นจนจบ พนักงานสามารถติดตามเวลาบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ของตนได้ จากนั้น คุณสามารถวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างง่ายดายโดยใช้เครื่องมือการรายงานของ Connectteam เพื่อทำการตัดสินใจทางธุรกิจได้ดียิ่งขึ้น ลองใช้ Connectteam วันนี้เพื่อใช้เวลากับทีมของคุณให้เกิดประโยชน์สูงสุด

คำถามที่พบบ่อย

คุณเตรียมตัวอย่างไรสำหรับการตรวจสอบเวลา?

ในการเตรียมพร้อมสำหรับการตรวจสอบเวลา ให้สร้างและแจกจ่ายแผ่นงานการตรวจสอบเวลาของคุณให้กับพนักงานของคุณ ไม่ว่าจะเป็นกระดาษหรือสำเนาดิจิทัล จากนั้น วางแผนทรัพยากรที่คุณต้องการเพื่อสร้างรายงานและวิเคราะห์ข้อมูล ตัวอย่างเช่น ที่ปรึกษาภายนอกหรือโซลูชันซอฟต์แวร์ออนไลน์ เช่น Connectteam ที่จะสร้างรายงานให้คุณ

“การตรวจสอบตามเวลาจริง” คืออะไร?

การตรวจสอบเวลาแบบดั้งเดิมจะวิเคราะห์ใบบันทึกเวลาและแนวโน้มในอดีต ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้ช่วยขับเคลื่อนการตัดสินใจทางธุรกิจในอนาคต “การตรวจสอบแบบเรียลไทม์” หมายถึงการดูว่าพนักงานใช้เวลาทำงานในแบบเรียลไทม์อย่างไร แอปอย่าง Connecteam จะแสดงรายการเวลาจริง สถานที่ และอื่นๆ ให้กับพนักงาน ดังนั้นคุณจึงสามารถปรับปรุงได้ทันที

คุณควรตรวจสอบเวลาของพนักงานบ่อยแค่ไหน?

คุณสามารถดำเนินการตรวจสอบเวลาเป็นรายเดือน รายไตรมาส รายสองปี หรือแม้แต่รายปี ขึ้นอยู่กับลักษณะธุรกิจของคุณ ธุรกิจบางอย่าง เช่น การจัดส่งอาหารมีกระบวนการควบคุมภายในที่ต้องใช้เวลาในการตรวจสอบให้บ่อยขึ้น บางบริษัทใช้ซอฟต์แวร์เช่น Connectteam เพื่อดำเนินการตรวจสอบแบบเรียลไทม์

ใบตรวจสอบเวลา

ต้องการรับบทความดีๆ เพิ่มเติมตรงไปยังกล่องจดหมายของคุณหรือไม่ สมัครสมาชิกที่นี่