คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการปัดเศษนาฬิกาเวลา

การติดตามชั่วโมงการทำงานของพนักงานอาจเป็นงานที่ท้าทายและใช้เวลานาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาเข้าหรือออกก่อนหรือหลังเวลาไม่กี่นาที เพื่อให้กระบวนการง่ายขึ้น บริษัทต่างๆ อาจใช้นาฬิกาบอกเวลาแบบปัดเศษ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการปัดเศษเวลาเข้า-ออกของพนักงานขึ้นหรือลงเป็นช่วงเวลาที่ใกล้ที่สุด

ประเด็นที่สำคัญ

• การปัดเศษของนาฬิกาเวลานั้นถูกต้องตามกฎหมายหากปัดเศษเวลาเพิ่มขึ้นสูงสุด 15 นาที และไม่ส่งผลให้พนักงานได้รับค่าจ้างต่ำกว่าปกติ
• มีกฎนาฬิกาเวลาที่แตกต่างกันในแต่ละรัฐ รัฐเหล่านี้รวมถึงวอชิงตัน แคลิฟอร์เนีย เท็กซัส และมิชิแกน
• มีสามวิธีในการปัดเศษเวลา: เพิ่มขึ้นทีละ 5, 6 และ 15 นาที
• แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการปัดเศษนาฬิการวมถึงการใช้การเพิ่มการปัดเศษอย่างยุติธรรม สื่อสารกับพนักงานเป็นประจำเกี่ยวกับการปัดเศษ และทบทวนนโยบายการปัดเศษของคุณทุกปี
• คุณต้องรักษาบันทึกชั่วโมงทำงานของพนักงานให้ถูกต้องเพื่อให้แน่ใจว่าคุณยังคงปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับด้านแรงงาน

การปัดเศษของนาฬิกาเวลาไม่เหมือนที่เคยเป็นเพราะความนิยมของซอฟต์แวร์ติดตามเวลาแบบดิจิทัล อย่างไรก็ตาม มีประโยชน์ในการปัดเศษนาฬิกา สามารถช่วยปรับปรุงกระบวนการจ่ายเงินเดือน ลดความซับซ้อนในการคำนวณค่าจ้าง และป้องกันการขโมยเวลาของพนักงาน แต่อาจนำไปสู่ข้อพิพาทของพนักงานและแม้แต่ปัญหาทางกฎหมายหากทำไม่ถูกต้อง

ด้านล่างนี้ เราจะพูดถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการปัดเศษนาฬิกาเวลาและวิธีหลีกเลี่ยงการปัดเศษแบบเอนเอียง นอกจากนี้ เรายังกล่าวถึงวิธีการปัดเศษสามวิธีและแบ่งปันตัวอย่างแผนภูมิการปัดเศษของนาฬิกาเวลาหลายตัวอย่าง

การปัดเศษนาฬิกาเวลาคืออะไร?

การปัดเศษของนาฬิกาเวลาเกี่ยวข้องกับการที่นายจ้างปัดเศษชั่วโมงของพนักงานขึ้นหรือลง ชั่วโมงจะปัดเศษตามการเพิ่มของเวลาที่ตั้งไว้ล่วงหน้า โดยปกติคือ 5, 6 หรือ 15 นาที

นายจ้างมักจะใช้นาฬิกาบอกเวลาแบบปัดเศษเพื่อให้ง่ายต่อการคำนวณว่าพนักงานทำงานมากน้อยเพียงใด ซึ่งจะช่วยลดเวลาที่ต้องใช้ในการจัดทำบัญชีเงินเดือน โดยทั่วไปจะถูกกฎหมายหากดำเนินการในลักษณะที่สม่ำเสมอและยุติธรรมซึ่งไม่ส่งผลให้พนักงานได้รับค่าจ้างต่ำกว่าปกติอย่างสม่ำเสมอ

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าพนักงานของคุณได้รับค่าจ้าง $20 ต่อชั่วโมง และทำงาน 9 ชั่วโมงต่อวัน พวกเขาโอเวอร์คล็อกเวลา 08:02 น. และโอเวอร์คล็อกเวลา 17:01 น. หากไม่มีการปัดเศษ คุณจะต้องคำนวณค่าจ้างของพนักงานตามระยะเวลาที่พวกเขาทำงาน มันจะมีลักษณะดังนี้:

($20 x 9 ชั่วโมง) + (1/60) x $20) – ((2/60) x $20) = $179.67

อย่างไรก็ตาม คุณสามารถปัดเศษเวลาเริ่มต้นเป็น 8.00 น. และปัดเศษเวลาสิ้นสุดเป็น 17.00 น. การคำนวณนั้นง่ายกว่ามาก:

$20 x 9 ชั่วโมง = $180

ความแตกต่าง 33 เปอร์เซ็นต์นั้นเล็กน้อย ด้วยการปัดเศษของนาฬิกาเวลา การคำนวณค่าจ้างจะตรงไปตรงมามาก

การปัดเศษนาฬิกาเวลาสำหรับพนักงานที่ได้รับการยกเว้นกับพนักงานที่ไม่ได้รับการยกเว้น

มีกฎนาฬิกาเวลาที่แตกต่างกันสำหรับพนักงานรายชั่วโมงและพนักงานที่ไม่ใช่รายชั่วโมงหรือพนักงานที่ได้รับเงินเดือน พนักงานรายชั่วโมง "ไม่ได้รับการยกเว้น" จากการปัดเศษนาฬิกา ในขณะที่พนักงานรายชั่วโมงหรือพนักงานที่ได้รับเงินเดือน "ได้รับการยกเว้น"

ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถปัดเศษชั่วโมงของพนักงานที่ไม่ได้รับการยกเว้นได้ เนื่องจากจะต้องได้รับค่าจ้างสำหรับการทำงานล่วงเวลาใดๆ ที่เกิน 40 ชั่วโมง พวกเขาจะต้องได้รับค่าจ้างขั้นต่ำของรัฐบาลกลางด้วย

ในทางกลับกัน พนักงานที่ได้รับการยกเว้นไม่จำเป็นต้องได้รับค่าจ้างสำหรับการทำงานล่วงเวลาเกิน 40 ชั่วโมง อย่างไรก็ตาม คุณยังคงต้องพิสูจน์ต่อ Fair Labour Standards Act (FLSA) ว่าพนักงานเหล่านี้ไม่ได้ทำงานเกิน 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์เป็นประจำ การปัดเศษขึ้นแม้เพียงไม่กี่นาทีที่นี่ก็สามารถดันเวลารายสัปดาห์ของพนักงานให้เกิน 40 ชั่วโมงได้ ดังนั้นจึงไม่แนะนำให้ทำอย่างนั้น

กฎนาฬิกาเวลาตามรัฐ

นอกจากกฎหมายนาฬิกาเวลาของรัฐบาลกลางแล้ว บางรัฐยังมีกฎนาฬิกาเวลาของตนเองอีกด้วย รัฐเหล่านี้รวมถึง:

• วอชิงตัน กฎหมายวอชิงตันกำหนดให้นายจ้างจ่ายเงินให้พนักงานที่ไม่ได้รับการยกเว้นในอัตรา 1.5 เท่าของอัตราค่าจ้างปกติสำหรับเวลาใดก็ตามที่ทำงานเกิน 40 ชั่วโมง
• แคลิฟอร์เนีย . คำสั่งค่าจ้างของรัฐแคลิฟอร์เนียระบุว่าบัตรลงเวลาของพนักงานจะต้องกรอกเป็นภาษาอังกฤษและไม่สามารถแก้ไขได้ รัฐแคลิฟอร์เนียกำหนดให้นายจ้างใช้บัตรลงเวลากระดาษที่เขียนด้วยหมึก (ไม่ใช่ดินสอ) หรือบัตรลงเวลาดิจิทัล
• เท็กซัส กฎหมาย Texas Payday อนุญาตให้นายจ้างใช้นาฬิกาบอกเวลาดิจิทัลและใบบันทึกเวลาทำงานเพื่อบันทึกเวลาทำงาน นอกจากนี้ยังระบุว่านายจ้างต้องสร้างและจัดเก็บบันทึกเวลาสำหรับแต่ละงวดการจ่ายเงินเป็นเวลาสูงสุด 3 ปี
• มิชิแกน นายจ้างในมิชิแกนต้องเก็บบันทึกชั่วโมงรวมที่พนักงานทำงานในแต่ละวัน โดยแสดงเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดอย่างชัดเจน ควรติดตามเวลาให้ใกล้ที่สุดที่ 10 ของชั่วโมง (6 นาที) หรือน้อยกว่านั้น

ทำไมนายจ้างถึงแบ่งเวลาให้พนักงาน?

ตอนนี้คุณมีความคิดที่ดีว่าการปัดเศษของนาฬิกาคือเวลาใด เรามาพูดถึงเหตุผลบางประการที่นายจ้างปัดเศษเวลาของพนักงาน การปัดเศษช่วย:

• ปรับปรุงความเป็นธรรม การปัดเศษสามารถช่วยให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนได้รับการปฏิบัติอย่างยุติธรรมและเท่าเทียมกันในการคำนวณจำนวนชั่วโมงทำงาน
• ปล่อยให้มีความยืดหยุ่น การปัดเศษชั่วโมงของพนักงานทำให้วันทำงานมีความยืดหยุ่น ตัวอย่างเช่น พนักงานสามารถมาสายได้ 5 นาทีหากรถติดหรือออกไปก่อนเวลา 5 นาทีเพื่อไปตามนัดหมายโดยที่เวลาที่พลาดไม่ได้ส่งผลกระทบต่อค่าจ้าง
• ลดความซับซ้อนของการคำนวณเงินเดือน การคำนวณการจ่ายเงินตามจำนวนเต็มและเศษส่วนอย่างง่ายนั้นง่ายกว่าการคำนวณการจ่ายเงินตามเวลาที่ลดลงถึงวินาที
• ลดเวลาการบริหารและเพิ่มผลผลิต การปัดเศษสามารถช่วยประหยัดเวลาในงานต่างๆ เช่น การป้อนข้อมูลและการคำนวณเงินเดือน ดังนั้นคุณและพนักงานของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญกว่าได้
• ลดข้อผิดพลาดและลดต้นทุน การปัดเศษเวลาสำหรับการจ่ายเงินเดือนช่วยลดข้อผิดพลาด ซึ่งป้องกันการจ่ายเงินน้อยเกินไปหรือจ่ายเกินให้กับพนักงาน นอกจากนี้ยังหมายความว่าผู้จัดการจะไม่ต้องเสียเวลาแก้ไขข้อผิดพลาด ซึ่งช่วยประหยัดค่าแรง
• ตรวจสอบการปฏิบัติตาม ด้วยการปัดเศษเวลาสำหรับการจ่ายเงินเดือนและการเก็บบันทึกเวลาของพนักงาน นายจ้างสามารถมั่นใจได้ว่าพวกเขาปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับด้านแรงงาน ซึ่งรวมถึงกฎข้อบังคับของ FLSA และกระทรวงแรงงานเกี่ยวกับเวลาพัก เวลาทำงาน ค่าล่วงเวลา และอื่นๆ

การปัดเศษนาฬิกาถูกกฎหมายหรือไม่?

การปัดเศษนาฬิกาเวลาตามกฎหมาย

กรมแรงงานถือว่าการปัดเศษนาฬิกาเป็นเรื่องถูกกฎหมายตราบเท่าที่นายจ้างปฏิบัติตามกฎเหล่านี้:

• การปัดเศษนาฬิกาควรยุติธรรมสำหรับพนักงาน คุณไม่สามารถปัดเศษชั่วโมงทำงานของพนักงานลงเพียงเพื่อประหยัดค่าใช้จ่ายในบัญชีเงินเดือน ตามกฎทั่วไป คุณควรปัดเศษชั่วโมงทำงานของพนักงานในลักษณะที่เป็นประโยชน์แก่พนักงาน
  
  ตัวอย่างเช่น การปัดเศษเวลา 08:03 น. เป็น 8:00 น. ดังนั้นพวกเขาจะได้รับเงินสำหรับ 3 นาทีนั้น สิ่งนี้จะช่วยป้องกันการร้องเรียนและชำระข้อพิพาท

• นายจ้างไม่สามารถปัดเศษได้ครั้งละมากกว่า 15 นาที ซึ่งหมายความว่าคุณไม่สามารถปัดเศษลงทีละครึ่งชั่วโมงหรือหนึ่งชั่วโมงได้ นอกเหนือจากการปัดเศษ 15 นาที DOL ยังอนุญาตให้ปัดเศษ 5 นาทีและ 1/10 ชั่วโมง (6 นาที)

• นายจ้างต้องปฏิบัติตามกฎ 7 นาที กฎนี้ใช้กับเครื่องหมาย 7 นาทีในหน้าต่าง 15 นาที ตัวอย่างเช่น หากพนักงานตอกบัตรก่อน 9:07 น. คุณสามารถปัดเศษเวลาลงเป็น 9:00 น. อย่างไรก็ตาม หากพนักงานตอกบัตรเวลา 9:08 น. คุณควรปัดเศษเวลานี้ให้เป็น 9:15 น.
  
  นอกเหนือจากกฎเหล่านี้ การปัดเศษเวลาของนาฬิกาอาจถือว่าผิดกฎหมาย

การปัดเศษนาฬิกาที่ผิดกฎหมาย

ต่อไปนี้คือตัวอย่าง 2 ตัวอย่างของการปัดเศษนาฬิกาที่อาจส่งผลให้เกิดปัญหาทางกฎหมาย

1. สมมติว่าพนักงานเข้างานเวลา 7:56 น. และออกเวลา 17:03 น. คุณควรปัดเศษเวลาเริ่มต้นเป็น 7:55 น. และปัดเศษเวลาสิ้นสุดเป็น 17:05 น. สิ่งนี้ทำให้พนักงานได้รับค่าจ้างเพิ่มอีก 3 นาที
   
   อย่างไรก็ตาม สมมติว่าคุณปัดเศษเวลาเริ่มต้นเป็น 8.00 น. และปัดเศษเวลาสิ้นสุดเป็น 17.00 น. การทำเช่นนี้ คุณได้ปัดเศษเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดในลักษณะที่เป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณ ไม่ใช่พนักงานของคุณ
   
   ในตัวอย่างนี้ พนักงานเสียเวลาทำงานไป 7 นาที แม้ว่าสิ่งนี้จะดูเหมือนไม่แตกต่างกันมากนัก แต่ถ้าทำทุกวันเป็นเวลาหนึ่งปี จะเพิ่มชั่วโมงการทำงานที่ไม่ได้รับค่าจ้างมากถึง 30 ชั่วโมง สิ่งนี้ทำให้คุณเสี่ยงต่อการเรียกร้องค่าจ้างที่ค้างชำระ

2. สมมติว่าคุณปัดเศษเวลาของพนักงานของคุณเป็นครึ่งชั่วโมงที่ใกล้ที่สุด แทนที่จะเป็นช่วง 5, 6 หรือ 15 นาทีที่ใกล้ที่สุดที่ DOL อนุญาต
   
   ตัวอย่างเช่น ลองนึกภาพพนักงานเข้าสายเวลา 08:07 น. คุณควรปฏิบัติตามกฎ 7 นาทีและปัดเศษนาฬิกาเป็น 8:15 น. อย่างไรก็ตาม ให้บอกว่าคุณปัดเศษนาฬิกาเป็น 8.30 น. แทน
   
   ซึ่งจะส่งผลให้เกิดการทำงานที่ไม่ได้รับค่าจ้าง 23 นาทีในวันนั้น—มากถึง 100 ชั่วโมงที่ไม่ได้รับค่าจ้างต่อปีหากทำเป็นประจำ

การปัดเศษนาฬิกาเวลาประเภทต่างๆ

5 นาที

ด้วยการปัดเศษ 5 นาที ทุกๆ 5 นาทีที่เพิ่มขึ้นในหนึ่งชั่วโมงจะมีเกณฑ์ 2.5 นาที

หากพนักงานตอกบัตรเข้าหรือออกก่อนเกณฑ์นี้ เวลาของนาฬิกาจะถูกปัดเศษลง เวลานาฬิกาของพวกเขาจะถูกปัดขึ้นหากพวกเขาเข้าหรือออกหลังจากเกณฑ์นี้

ตัวอย่างเช่น:

6 นาที

การปัดเศษ 6 นาทีเรียกอีกอย่างว่าการปัดเศษ 1/10 ชั่วโมง ด้วยการปัดเศษ 6 นาที ชั่วโมงจะถูกแบ่งออกเป็นช่วงละ 6 นาทีโดยมีเกณฑ์ 3 นาที

หากพนักงานตอกบัตรเข้าหรือออกก่อนเกณฑ์ 3 นาที เวลาของนาฬิกาจะถูกปัดเศษลงเป็นช่วงต่ำสุด 6 นาที เวลาของนาฬิกาจะถูกปัดขึ้นเป็นช่วง 6 นาทีที่ใกล้ที่สุด หากนาฬิกาเข้าหรือออกหลังเกณฑ์ 3 นาที

ตัวอย่างเช่น:

15 นาที

การปัดเศษ 15 นาทีเป็นไปตามกฎ 7 นาที กฎนี้เป็นแนวทางว่านายจ้างควรปัดเศษเวลาของพนักงานขึ้นหรือลง

หากพนักงานตอกบัตรเข้าหรือออกก่อนเกณฑ์ 7 นาที เวลาของนาฬิกาจะถูกปัดลงเป็นไตรมาสก่อนหน้า เวลานาฬิกาของพวกเขาจะถูกปัดขึ้นหากพวกเขาเข้าหรือออกหลังจากเกณฑ์ 7 นาที

ตัวอย่างเช่น:

ความท้าทายของการปัดเศษนาฬิกาเวลา

มีข้อผิดพลาดบางประการที่คุณต้องระวังเมื่อปัดเศษเวลาของพนักงาน

• ทำงานนอกเวลา การทำงานนอกเวลาเป็นการละเมิด FLSA ที่สำคัญ ตัวอย่างเช่น หากพนักงานตอกบัตรเข้างานเวลา 8.55 น. และคุณปัดเศษเวลาเริ่มงานเป็น 9.00 น. พวกเขาจะทำงาน 5 นาทีนั้นฟรี
  
  ในช่วงเวลาหนึ่งสัปดาห์ เวลาที่ค้างชำระเพิ่มขึ้นเกือบ 25 นาที การไม่จ่ายเงินให้พนักงานตามเวลาทำงานอาจส่งผลให้มีการเรียกร้องต่อ FLSA

• ลดการทำงาน De minimis หมายถึงจำนวนเวลาหรืองานที่เล็กเกินไปที่จะทำให้เกิดความกังวล DOL กำหนดว่าระยะเวลา de minimis คืออะไรก็ตามที่ต่ำกว่า 15 นาที
  
  ดังนั้นผู้ว่าจ้างสามารถปัดเศษเวลาขึ้นหรือลงได้ภายใน 15 นาที อย่างไรก็ตาม ขณะนี้กำลังได้รับการประเมินอีกครั้งในแคลิฟอร์เนีย

• ตารางเวลาที่ไม่ถูกต้อง การปัดเศษใบบันทึกเวลาของพนักงานมากเกินไปอาจทำให้ใบบันทึกเวลาไม่ถูกต้องได้ในที่สุด จากนั้นพนักงานสามารถเรียกร้องให้ลดค่าจ้างอย่างไม่เป็นธรรมหรือผิดกฎหมายภายใต้ FLSA
  
  เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ สิ่งสำคัญคือการปัดเศษแผ่นเวลาให้สอดคล้องกันทั่วทั้งธุรกิจของคุณ คุณควรรวมข้อมูลเกี่ยวกับการปัดเศษนาฬิกาไว้ในคู่มือพนักงานเพื่อลดความเข้าใจผิด

• ข้อพิพาทเกี่ยวกับเงินเดือน การปัดเศษเวลาของพนักงานมากเกินไปอาจนำไปสู่ความคลาดเคลื่อนของเงินเดือน บางครั้งพนักงานอาจคาดหวังว่าจะได้รับค่าจ้างมากกว่าที่เป็นอยู่ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ คุณควรสื่อสารนโยบายการปัดเศษของคุณกับพนักงานและปัดเศษชั่วโมงทำงานของพนักงานอย่างยุติธรรมเสมอ
• การตรวจสอบพนักงาน การปัดเศษชั่วโมงทำงานของพนักงานอาจทำให้ทีมของคุณรู้สึกว่าพวกเขาถูกจัดการในระดับย่อยๆ สิ่งนี้อาจทำให้ขวัญกำลังใจลดลง ลดผลิตภาพ และแม้แต่เพิ่มการลาออกของพนักงาน

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการปัดเศษนาฬิกา

พิจารณาว่าคุณจำเป็นต้องปัดเศษเวลาของพนักงานหรือไม่

เทคโนโลยีใหม่ทำให้ง่ายต่อการติดตามเวลาของพนักงานตั้งแต่วินาทีแรก พนักงานสามารถใช้แอปดิจิทัลเพื่อตอกบัตรเข้าและออกจากโทรศัพท์มือถือของตนได้โดยตรง ระบบติดตามเวลาสมัยใหม่ยังสร้างใบบันทึกเวลาดิจิทัลอัตโนมัติและมักจะรวมเข้ากับซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือน สิ่งนี้ทำให้นายจ้างสามารถจ่ายเงินให้พนักงานตามจำนวนที่เป็นหนี้ได้ง่าย

ด้วยวิธีนี้ คุณอาจไม่ต้องการหรือต้องการใช้นาฬิกาบอกเวลาแบบปัดเศษ

สร้างและปฏิบัติตามนโยบายนาฬิกาเวลา

นโยบายการปัดเศษของนาฬิกาเวลาที่เข้มงวดเป็นวิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีความสม่ำเสมอและยุติธรรมในการปัดเศษ

นโยบายของคุณควรกำหนดไว้ดังต่อไปนี้:

• การปัดเศษที่เพิ่มขึ้นที่จะใช้ ตัวอย่างเช่น 5 นาที 6 นาที หรือ 15 นาที
• เวลาจะปัดขึ้นหรือปัดลง ตัวอย่างเช่น ในนาทีที่ 7 สำหรับนโยบายการปัดเศษ 15 นาที
• ตารางตัวอย่างที่แสดงให้เห็นว่าเวลาของนาฬิกาจะส่งผลต่อค่าจ้างของพนักงานอย่างไร
• วันที่นโยบายได้รับการตรวจสอบครั้งล่าสุด

คุณยังสามารถใส่คำอธิบายสั้น ๆ ว่าทำไมคุณถึงตัดสินใจเลือกเวลาแบบหามรุ่งหามค่ำด้วยวิธีนี้ สิ่งนี้สามารถช่วยส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งความซื่อสัตย์และความโปร่งใส

เมื่อเขียนนโยบายของคุณแล้ว ให้สื่อสารโดยตรงกับพนักงาน คุณสามารถทำสิ่งนี้ด้วยวาจาในระหว่างการประชุมหรือทางโทรศัพท์ หรือคุณสามารถส่งบันทึกช่วยจำหรืออีเมล หรือโพสต์ข้อความในแอปแชทของพนักงานเพื่ออัปเดตทีมของคุณ

สิ่งสำคัญคือต้องรวมนโยบายการปัดเศษของคุณไว้ในคู่มือพนักงานของคุณ ให้พนักงานของคุณลงนามในคู่มือหลังจากที่พวกเขาได้อ่านเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจนโยบาย

จากนั้น โปรดบังคับใช้นโยบายโดยใช้วิธีปัดเศษกับชั่วโมงทำงานของพนักงานทั้งหมด สิ่งนี้ต้องทำอย่างสม่ำเสมอในทุกทีมและรูปแบบการทำงานเพื่อให้เกิดความยุติธรรม

สุดท้าย ติดต่อผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนของคุณทางอีเมล โทรศัพท์ หรือการประชุมเพื่ออัปเดตเกี่ยวกับนโยบายการปัดเศษของคุณ

ใช้การปัดเศษที่เพิ่มขึ้นอย่างยุติธรรม

การเพิ่มการปัดเศษที่เหมาะสมถือเป็น 5, 6 หรือ 15 นาที การเพิ่มที่น้อยเกินไป (เช่น 2 นาที) หรือมากเกินไป (เช่น 30 นาที) ไม่ถูกต้องตามกฎหมายหรือยุติธรรมกับพนักงานของคุณ พวกเขาอาจรู้สึกจัดการไม่ละเอียด หงุดหงิด หรือได้ค่าจ้างน้อยเกินไปสำหรับงานของตน

หลีกเลี่ยงการปัดเศษที่มีอคติ

โดยปกติแล้ว การปัดเศษแบบเอนเอียงคือเมื่อนายจ้างปัดเศษเวลาลงในลักษณะที่ส่งผลให้ได้งานที่ไม่ได้รับค่าจ้างอย่างสม่ำเสมอ สิ่งนี้ให้ประโยชน์แก่นายจ้างมากกว่าลูกจ้างและสามารถสร้างความไม่ไว้วางใจในหมู่คนงานได้

ตัวอย่างเช่น นโยบายการปัดเศษ 15 นาทีที่ปัดเศษเวลาทั้งหมดให้เหลือเศษหนึ่งส่วนสี่ชั่วโมงที่ใกล้ที่สุดจะถือว่ามีอคติเนื่องจากเป็นผลดีต่อนายจ้าง

อย่าลืมปัดเศษเวลาด้วยวิธีที่ยุติธรรมสำหรับทุกคน ตัวอย่างเช่น นโยบายการปัดเศษ 15 นาทีที่ปฏิบัติตามกฎ 7 นาทีให้ประโยชน์ทั้งนายจ้างและลูกจ้างเท่าเทียมกัน

พูดคุยกับพนักงานของคุณเกี่ยวกับการปัดเศษนาฬิกา

การปัดเศษไทม์ชีทอาจเป็นหัวข้อที่ยุ่งยากในการพูดคุยกับพนักงาน เนื่องจากบางคนอาจรู้สึกว่าสิ่งนี้เป็นประโยชน์ต่อนายจ้างเท่านั้น ตัวอย่างเช่น หากพนักงานมีการปัดเศษเวลาเข้าและเวลาออกอย่างสม่ำเสมอ พวกเขาอาจรู้สึกว่าพวกเขากำลังสูญเสียค่าจ้าง

การสื่อสารกับพนักงานเกี่ยวกับนโยบายการปัดเศษนาฬิกาสามารถช่วยให้พวกเขารู้สึกดีมากขึ้นเกี่ยวกับนโยบายนี้ ตัวอย่างเช่น พนักงานที่ทราบเวลาเข้า-ออกของตนเองจะถูกปัดเศษเป็นช่วง 5 นาทีที่ใกล้ที่สุดเสมอ จะรู้สึกมั่นใจมากขึ้นว่าเช็คเงินเดือนของพวกเขาถูกต้อง

การสื่อสารแบบเปิดนี้ยังช่วยเสริมสร้างวัฒนธรรมความไว้วางใจและความโปร่งใสโดยรวมภายในองค์กรของคุณ

ตรวจสอบนโยบายการปัดเศษของคุณทุกปี

การตรวจสอบนโยบายการปัดเศษของคุณในแต่ละปี เพื่อให้แน่ใจว่าคุณตามทันกฎระเบียบล่าสุด เพื่อให้ธุรกิจของคุณยังคงปฏิบัติตาม

นอกจากนี้ยังแสดงให้พนักงานเห็นว่าคุณปฏิบัติตามหลักเกณฑ์เฉพาะและไม่ปัดเศษเวลาโดยไม่มีเหตุผล สิ่งนี้สามารถช่วยให้พวกเขารู้สึกสบายใจขึ้นในการตัดสินใจของคุณที่จะปัดเศษชั่วโมง

นอกจากนี้ การตรวจสอบนโยบายการปัดเศษของคุณสามารถเน้นประเด็นต่างๆ เช่น พนักงานมาสายหรือทำงานล่วงเวลามากเกินไป จากนั้นคุณสามารถทำการตัดสินใจทางธุรกิจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเพื่อจัดการกับปัญหาเหล่านี้

รักษาบันทึกที่ถูกต้อง

แม้จะใช้การปัดเศษของนาฬิกาเวลา นายจ้างก็จำเป็นต้องรักษาบันทึกชั่วโมงการทำงานของพนักงานให้ถูกต้อง นายจ้างควรเก็บสำเนาสลิปเงินเดือนและบันทึกการจ่ายเงินเดือนอื่นๆ ไว้นานถึง 3 ปี

บันทึกควรมีการเข้าและออกของนาฬิกาและการปรับเปลี่ยนการปัดเศษใด ๆ ที่เกิดขึ้น ควรพร้อมสำหรับพนักงาน ผู้สอบบัญชี และหน่วยงานกำกับดูแลเพื่อตรวจสอบ

โดยรวมแล้ว บันทึกที่ถูกต้องช่วยป้องกันข้อพิพาทและปัญหาทางกฎหมาย

บทสรุป

แม้ว่าในปัจจุบันจะไม่ค่อยเกิดขึ้น แต่การปัดเศษนาฬิกาเวลาของพนักงานสามารถเป็นเครื่องมือที่มีค่าสำหรับการปรับปรุงการจับเวลาและการประมวลผลเงินเดือน อย่างไรก็ตาม จำเป็นต้องปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเมื่อปัดเศษเวลาเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้นและข้อพิพาทของพนักงาน

ด้วยการใช้นโยบายการปัดเศษที่สอดคล้องกันและการเพิ่มการปัดเศษอย่างยุติธรรม หลีกเลี่ยงการปัดเศษแบบลำเอียง รักษาบันทึกที่ถูกต้อง และสื่อสารกับพนักงาน นายจ้างสามารถมั่นใจได้ว่าการปัดเศษของนาฬิกาเวลาของพวกเขานั้นยุติธรรม มีประสิทธิภาพ และเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมาย