แบบฟอร์มขอลาหยุด: แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดและเทมเพลตฟรี

การให้เวลาหยุดเป็นประโยชน์มีข้อดีสำหรับทั้งพนักงานและธุรกิจ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เพิ่มความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน และทำให้พนักงานของคุณมีความสุขมากขึ้น เพื่อเก็บเกี่ยวผลประโยชน์เหล่านี้ การวางแผนวันหยุดของพนักงานเป็นสิ่งสำคัญ

อย่างไรก็ตาม การวางแผนวันหยุดของทุกคนอาจเป็นเรื่องยากเพื่อให้แน่ใจว่าธุรกิจของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นในช่วงที่พวกเขาไม่อยู่ พนักงานมักจะต้องการวันหยุดในเวลาเดียวกัน ตัวอย่างเช่น ในช่วงวันหยุดและการแข่งขันกีฬาที่สำคัญ คุณตัดสินใจอย่างไรว่าใครจะได้รับมัน?

อ่านเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับคำขอลาหยุด วิธีจัดลำดับความสำคัญของคำขออย่างยุติธรรม และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับกระบวนการขอลาหยุด

แบบฟอร์มขอลาหยุดคืออะไร?

แบบฟอร์มขอลาหยุดเป็นช่องทางเดียวที่สามารถขอลาหยุดได้ เช่นเดียวกับวาจา อีเมล หรือผ่านระบบการขอลาหยุดเช่น Connecteam

พนักงานส่งแบบฟอร์มขอเวลาหยุดเมื่อขอเวลาหยุดงาน ทั้งในรูปแบบกระดาษหรือแบบดิจิทัลผ่านทางอินทราเน็ตของบริษัท หัวหน้าทีมหรือผู้จัดการของพวกเขาจะได้รับแบบฟอร์มและสามารถตัดสินใจได้ว่าทีมของพวกเขามีขอบเขตที่พนักงานคนนั้นจะขาดงานหรือไม่

คำขอลาหยุดมีหลายรูปแบบ ตั้งแต่คำขออย่างเป็นทางการไปจนถึงการสนทนาทั่วไป ในธุรกิจปกขาวบางแห่งที่พนักงานจัดการเวลาของพวกเขา คำขอลางานเป็นการแจ้งเตือนมากกว่าคำขอ

อย่างไรก็ตาม ในฐานะผู้จัดการ คุณควรเก็บบันทึกคำขอและการแจ้งเตือนทั้งหมด เพื่อให้คุณสามารถแบ่งจำนวนพนักงานที่หยุดงานพร้อมกันได้

คุณควรปรับปรุงช่องทางที่คุณได้รับคำขอลาหยุด มิฉะนั้นคุณอาจพบว่าตัวเองถูกร้องขอมากเกินไป แอพของ Connectteam ช่วยให้กระบวนการง่ายขึ้นโดยนำคำขอทั้งหมดมารวมกันในบันทึกส่วนกลางเดียว

ดาวน์โหลดแบบฟอร์มขอลาหยุดพิมพ์ได้ฟรีที่นี่

Google Docs

ไฟล์ PDF

การหยุดงานแบบจ่ายค่าจ้าง vs การหยุดงานแบบไม่ได้ชำระเงิน

พนักงานสามารถมีวันหยุดแบบได้รับค่าจ้าง (PTO) หรือลาหยุดแบบไม่ได้รับค่าจ้าง (UTO)

โดยทั่วไปไม่มีข้อผูกมัดทางกฎหมายในการให้เวลานอกโดยได้รับค่าจ้าง อย่างไรก็ตาม การเสนอ PTO ให้พนักงานของคุณช่วยสนับสนุนพวกเขาในการหาสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานที่ดี การหยุดงานโดยไม่ได้ชำระเงินก็สามารถรองรับสิ่งนี้ได้เช่นกัน อย่างไรก็ตามผลกระทบทางการเงินอาจทำให้พนักงานไม่สามารถสละเวลาดังกล่าวได้

มีตัวอย่างหนึ่งที่คุณต้องให้ PTO หากพนักงานทำงานให้คุณอย่างน้อย 1,250 ชั่วโมงในช่วง 12 เดือนที่ผ่านมา พวกเขามีสิทธิ์ลางานโดยได้รับค่าจ้างภายใต้พระราชบัญญัติการลาเพื่อครอบครัวและการรักษาพยาบาล (FMLA) เพื่อดูแลสมาชิกในครอบครัวที่ป่วยเรื้อรัง พนักงานที่ร้องขอ PTO ประเภทนี้ควรได้รับความสำคัญเหนือสิ่งอื่นใด

การให้เวลานอกมีประโยชน์อย่างไร?

การให้เวลาหยุดแก่พนักงานอาจมีประโยชน์หลายอย่างสำหรับธุรกิจของคุณ เช่น:

• วัฒนธรรมองค์กร ที่แข็งแกร่ง : การให้เวลาว่างเป็นประโยชน์แก่พนักงานของคุณจะสร้างวัฒนธรรมแห่งความไว้วางใจและความเป็นเจ้าของ พนักงานจะตั้งตารอวันหยุดเมื่อมีการจองล่วงหน้า และสามารถสร้างสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัวได้ ในที่สุดสิ่งนี้จะเพิ่มการมีส่วนร่วมและสร้างความภักดีต่อบริษัทของคุณ
• การลาออกที่ ลดลง: Forbes ระบุว่าความเหนื่อยหน่ายของพนักงานเป็นสาเหตุหลักที่ทำให้พนักงานลาออกสูง พนักงานมากถึง 50% ออกจากงานด้วยเหตุผลนี้! การให้เวลาหยุดแก่พนักงานของคุณจะป้องกันไม่ให้พวกเขาหมดไฟโดยการให้เวลาพวกเขาได้พักผ่อนและพักฟื้น
• ประสิทธิภาพการทำงานที่เพิ่มขึ้น: เมื่อพนักงานรู้ว่ามีเวลาว่างหรือใกล้จะถึงชั่วโมงทำงาน พวกเขาจะได้รับแรงจูงใจให้ทำงานหนักขึ้นเพื่อบรรลุเป้าหมายในที่ทำงาน ซึ่งส่งผลให้มีผลผลิตมากขึ้น ไม่เพียงเพราะพนักงานทำงานหนักขึ้น แต่เป็นเพราะพวกเขามีเวลาพักผ่อนอย่างเพียงพอระหว่างการทำงาน
• สมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานดีขึ้น: การ ให้เวลากับพนักงานของคุณช่วยให้พวกเขามีเวลาทำสิ่งสำคัญในชีวิตส่วนตัว เช่น งานแต่งงานของครอบครัว วันหยุดพักผ่อน และงานรับปริญญา สิ่งนี้ช่วยให้พนักงานของคุณบรรลุความสมดุลที่ดีระหว่างงานและชีวิต และเพิ่มการมีส่วนร่วมเมื่อพวกเขาอยู่ในที่ทำงาน

6 วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการขอลาหยุด

ขั้นตอนแรกที่คุณต้องดำเนินการเมื่ออนุมัติคำขอลาหยุดคือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีนโยบายการลาหยุดที่เข้มงวด ซึ่งควรรวมถึงวิธีที่พนักงานสามารถจองเวลาพักได้ ใครจะเป็นผู้อนุมัติคำขอของพวกเขา และสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้หากคำขอของพวกเขาถูกปฏิเสธ คุณควรระบุระยะเวลาที่พนักงานได้รับและระบุเกณฑ์สำหรับคำขอของพวกเขา ซึ่งอาจรวมถึงจำนวนคนที่สามารถมีเวลาว่างในช่วงวันหยุดหรือการแข่งขันกีฬา

การเขียนนโยบายสถานที่ทำงานในหัวข้อนี้อาจใช้เวลานาน อย่างไรก็ตาม มันจะคุ้มค่าในระยะยาว เนื่องจากพนักงานจะมีจุดอ้างอิงเสมอสำหรับคำถามที่เกี่ยวข้องกับการหยุดงาน

ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น มีหลายโอกาสที่พนักงานหลายคนต้องการหยุดพักผ่อน สิ่งนี้อาจเป็นความท้าทายสำหรับผู้จัดการ เนื่องจากคุณยังต้องการพนักงานที่เพียงพอในการดำเนินธุรกิจ แต่คุณต้องการให้ทุกคนมีความสุขด้วย

เคล็ดลับแรกของเราในการจัดลำดับความสำคัญของคำขอคือการส่งเสริมความยืดหยุ่นในทีมของคุณ สนับสนุนให้ผู้จัดการสนับสนุนพนักงานในการสละเวลาที่พวกเขาต้องการโดยการหาวิธีแก้ไขในช่วงเวลาเร่งด่วน คุณอาจต้องอำนวยความสะดวกในการเจรจาเพื่อให้ทุกคนมีเวลาว่าง

เคล็ดลับที่สองของเราคือการระบุอย่างชัดเจนว่าจะตัดสินใจอนุมัติการหยุดเวลาอย่างไร พวกเขาจะยึดตามหลักการมาก่อนได้ก่อน ความอาวุโส หรือใครมีเวลาว่างสะสมมากที่สุด? ตัวเลือกทั้งหมดนี้ใช้ได้ แต่ขึ้นอยู่กับคุณที่จะตัดสินใจว่าสิ่งใดเหมาะกับธุรกิจของคุณ!

สมมติว่านโยบายของคุณกำหนดให้มีพนักงานเพียง 20% เท่านั้นที่สามารถรับ PTO พร้อมกันได้ในช่วงวันหยุด คุณสามารถพิจารณาขยายเวลาดังกล่าวเป็น 30 หรือ 35% เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนสามารถหยุดเวลาที่ต้องการได้ คุณควรพิจารณาเช่นเดียวกันสำหรับการแข่งขันกีฬาขนาดใหญ่ เช่น Superbowl หากพนักงานของคุณเป็นแฟนกีฬาตัวยง

คุณควรพิจารณาคำขอส่งกำลังออกสำหรับเวลาส่วนตัวหรือวันหยุดพักผ่อนแยกต่างหากจากการพิจารณาการขาดงานของพนักงาน เมื่อพนักงานป่วยหรือไปพบแพทย์ การขาดงานเหล่านี้มักจะไม่สามารถจัดกำหนดการใหม่ได้ ดังนั้นควรได้รับการอนุมัติตามคำร้องขอลาหยุดส่วนตัว

แน่นอน พนักงานไม่สามารถช่วยเหลือได้เมื่อพวกเขากำลังจะป่วยหรือต้องการการรักษาพยาบาล อย่างไรก็ตาม การปฏิเสธพนักงานส่งกำลังออกเพราะพนักงานอีกคนไม่อยู่อาจสร้างความตึงเครียดให้กับพนักงานของคุณ พิจารณาว่าคุณสามารถอนุญาตให้พนักงานทั้งสองคนหยุดงานพร้อมกันเพื่อให้พนักงานที่ป่วยได้พักผ่อนและให้พนักงานอีกคนได้มีเวลาส่วนตัวหรือไม่ หากคุณประสบปัญหาในการหาพนักงาน ให้ลองเสนอค่าล่วงเวลาให้กับพนักงานที่ว่างหรือสร้างแรงจูงใจในการทำงานในวันนั้นเพื่อเพิ่มจำนวนพนักงาน

เมื่อ PTO ของพนักงานได้รับการอนุมัติแล้ว พวกเขาน่าจะจองเที่ยวบินและที่พักหรือวางแผนกับเพื่อนหรือครอบครัวแล้ว เป็นผลให้การยกเลิกคำขอของพวกเขาอาจน่าผิดหวัง แม้ในกรณีฉุกเฉิน คุณควรสำรวจทุกช่องทางก่อนที่จะปฏิเสธคำขอลาหยุดที่ได้รับอนุมัติ มิฉะนั้น คุณอาจพบว่าตัวเองมีพนักงานจำนวนมากที่ไม่พอใจ

มีหลายวิธีในการรับคำขอลาหยุด ตั้งแต่การสนทนาไปจนถึงกระดาษโน้ตบนโต๊ะทำงานของคุณ แม้ว่าวิธีการด้วยตนเองจะมีประโยชน์ แต่ก็อาจมีข้อเสียได้เช่นกัน จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณลืมการสนทนา หรือคุณทำโน้ตหาย? ในสถานการณ์สมมตินี้ คุณจะได้รับการอนุมัติวันหยุดสำหรับพนักงาน แต่คุณจะจำไม่ได้ว่าคำขอมีไว้เมื่อใด และไม่สามารถวางแผนสำหรับวันหยุดได้!

นี่คือจุดที่ระบบอย่าง Connectteam สมบูรณ์แบบ ระบบคำขอลางานแบบผสานรวมของ Connectteam ช่วยให้เครื่องมือการจัดการพนักงานทั้งหมดของคุณอยู่ในที่เดียว

แผ่นบันทึกเวลาออนไลน์ที่ใช้งานง่ายช่วยให้คุณเห็นว่าใครทำงาน ตรงเวลา และลาป่วยได้จากโทรศัพท์ของคุณ

ลองใช้ Connectteam ฟรีตอนนี้และจัดการคำขอลาหยุดได้อย่างง่ายดาย