วิธีจัดการและนำธุรกิจของคุณอย่างมีประสิทธิภาพในช่วงเวลาที่ยากลำบากเหล่านี้

คุณไม่สามารถเปิดทีวีหรืออ่านข่าวได้หากไม่ได้กล่าวถึงไวรัสโคโรนาหรือโควิด-19 ตามชื่ออย่างเป็นทางการ และด้วยจำนวนผู้ติดเชื้อที่เพิ่มขึ้นทุกวันก็ไม่น่าแปลกใจ ณ วันที่ 26 กุมภาพันธ์ 2020 มีผู้ได้รับการยืนยัน 81,109 รายทั่วโลก

ในขณะที่ไวรัสโคโรนายังคงแพร่ระบาดไปทั่วโลก ไวรัสโคโรนาก็กลายเป็นสิ่งที่ก่อกวนอย่างไม่น่าเชื่อสำหรับธุรกิจทุกแห่ง คุณสามารถเห็นผลกระทบของมันต่อตลาดและบริษัทต่างๆ ได้แล้ว ในขณะที่ไวรัสยังคงสร้างความสับสน ความกลัว และความไม่แน่นอน โดยส่วนใหญ่เกิดจากการขาดการสื่อสารและการแพร่กระจายของข้อมูลที่ผิด

หากมีสิ่งหนึ่งที่เราสามารถพูดได้อย่างแน่นอน นั่นคือไวรัสโคโรนามีศักยภาพที่จะส่งผลกระทบต่อธุรกิจของคุณทั่วทั้งกระดาน: ฝ่ายทรัพยากรบุคคล การดำเนินงาน การตลาด การขาย และบทบาทการจัดการทั้งหมดในบริษัทคาดว่าจะได้รับผลกระทบ คุณต้องเผชิญหน้ากับการหยุดชะงักนี้โดยตรงในทุกระดับ ตั้งแต่การกำหนดแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจของคุณ ไปจนถึงความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน และการเตรียมพร้อมสำหรับสภาพการทำงานระยะไกลคุณต้องเตรียมพร้อมในกรณีที่บริษัทของคุณจะต้องรับมือกับการแพร่ระบาดที่อาจเกิดขึ้นในหมู่สมาชิกในทีม คุณต้องนำธุรกิจของคุณฝ่าวิกฤตไวรัสโคโรนา

“ผู้นำฝ่ายทรัพยากรบุคคลไม่สามารถรอให้เกิดวิกฤติขึ้นเพื่อเริ่มตอบสนองคุณต้องการคำตอบในตอนนี้สำหรับคำถามที่คุณต้องเผชิญ” Brian Kropp รองประธานกลุ่ม Gartner กล่าว

มันวางอยู่บนบ่าของคุณเพื่อให้คำตอบทั้งหมดที่พนักงานและลูกค้าของคุณคาดหวัง คำถามสำคัญบางข้อที่เราแนะนำให้คุณถามตัวเองคือ “บริษัทของฉันจะได้รับผลกระทบจากไวรัสโคโรนาอย่างไร แล้วพนักงานและลูกค้าของฉันล่ะ? ฉันจะพาทุกคนฝ่าวิกฤตไปได้อย่างไร” เพื่อให้คุณเตรียมพร้อมสำหรับสิ่งที่จะเกิดขึ้น การค้นหาและนำวิธีแก้ปัญหาที่ใช้การได้และมีประสิทธิภาพมาใช้เป็นสิ่งที่จำเป็น และดังคำกล่าวที่ว่า “ยิ่งเร็ว ยิ่งดี” สร้างกลยุทธ์ก่อนที่ไวรัสโคโรนาจะโจมตีธุรกิจของคุณ มีแผนปฏิบัติการสำหรับวันถัดไปและในเดือนต่อๆ ไป

เริ่มต้นด้วยการกำหนดคณะทำงานเฉพาะกิจที่จะนำทีมของคุณฝ่าวิกฤตไปได้

ทุกแผนการดำเนินการต้องการทีมที่แข็งแกร่ง เริ่มต้นด้วยการกำหนดคณะทำงานที่จะรับผิดชอบในการจัดการกับปัญหาที่เกิดจากไวรัสโคโรนาทีมของคุณควรมีความพร้อมในการชี้นำและทำความเข้าใจธุรกิจในทุกๆ ด้าน ดังนั้นจึงเป็นการดีที่สุดที่จะรวมตัวแทนจากหน่วยธุรกิจและแผนกที่สำคัญทั้งหมด: HR, Operations, Marketing, Sales, Product และแผนกสำคัญอื่นๆ ตามที่คุณเห็นสมควร

นี่ไม่ใช่งานประจำวันที่จะถูกขีดฆ่า พนักงานในหน่วยเฉพาะกิจของคุณควรเตรียมพร้อมที่จะเป็นผู้นำ รวบรวมข้อมูล สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ และให้ความชัดเจนที่องค์กรของคุณต้องการเมื่อทำสิ่งต่างๆ จากระยะไกลและแตกต่างจากที่ทีมของคุณใช้ ถึง.

เรามาแบ่งความพร้อมในการตอบสนองออกเป็นสามส่วนหลัก:

• ลูกค้า
• พนักงาน
• ซัพพลายเออร์/คู่ค้า

จัดการวิกฤตต่อหน้าลูกค้า

เป็นเชิงรุก. เตรียมพร้อมสำหรับสถานการณ์ที่อาจเกิดความล่าช้าในการจัดส่งหรือการเปลี่ยนแปลงบริการ ระบุล่วงหน้าว่าคุณจะสื่อสารสิ่งนี้กับฐานลูกค้าของคุณอย่างไร และเตรียมสิ่งนี้ให้พร้อม พิจารณาให้มีช่องทางเฉพาะสำหรับการสื่อสารกับลูกค้าที่อาจเกี่ยวข้องกับการแพร่ระบาด หากทรัพยากรของคุณอนุญาต

สิ่งสำคัญที่สุดคือรักษาระดับการบริการที่ดีที่สุดในช่วงเวลาที่เกิดวิกฤต สร้างความมั่นใจให้กับลูกค้าของคุณว่าแม้ว่าสิ่งต่างๆ จะซับซ้อนขึ้น แต่ก็อยู่ภายใต้การควบคุม ลูกค้าของคุณจะประทับใจที่ได้รับแจ้งและรู้ว่าคุณอยู่เหนือสิ่งอื่นใด อย่าเพียงแค่ให้ลูกค้าของคุณได้รับข้อมูลจากข่าวและอย่าคิดว่าพวกเขารู้ว่าเกิดอะไรขึ้นหลังม่าน คุณต้องควบคุมและเป็นผู้นำในการเล่าเรื่อง

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหน่วยงานของคุณพร้อมที่จะตอบคำถามเหล่านี้:

• ฉันจะได้รับสินค้าตรงเวลาหรือไม่? ถ้าไม่ฉันจะได้รับเงินคืนหรือไม่?
• ฉันสามารถดำเนินการสั่งซื้อใหม่ได้หรือไม่?
• หากนัดลูกค้ามาประชุมธุรกิจจะเกิดขึ้นหรือไม่? ฉันควรไปร่วมประชุมหรือไม่?
• โดยทั่วไปแล้ว บริษัท ทำอะไรเพื่อเตรียมพร้อม?
• ฉันได้รับผลกระทบโดยตรงจากวิกฤตครั้งนี้อย่างไร?

ต่อไปนี้คือเครื่องมือบางส่วนที่จะช่วยคุณจัดการกับคำถามที่แสดงไว้ด้านบน:

หากคุณไม่สามารถประชุมแบบตัวต่อตัวได้

มีเครื่องมือการประชุมออนไลน์มากมายที่คุณสามารถใช้ได้ Newrow – Kaltura ซื้อกิจการเมื่อเร็ว ๆ นี้ – เป็นโซลูชันที่ยอดเยี่ยมที่ช่วยให้คุณจัดการประชุมออนไลน์ร่วมกัน (วิดีโอ การประชุม หรือโทรศัพท์) ได้ด้วยการคลิกลิงก์ วิธีนี้จะช่วยให้คุณติดต่อกับลูกค้าได้โดยไม่ชักช้าเมื่อคุณต้องการพูดคุยด้วยมากที่สุด

หากลูกค้าของคุณต้องการพูดคุยกับ CEO

เพื่อลดความเครียดของลูกค้า ตรวจสอบให้แน่ใจว่า CEO ปรากฏตัวเป็นประจำเพื่อตอบคำถามและแสดงว่าทุกอย่างเป็นไปตามแผน ตัวอย่างเช่น เขาหรือเธอสามารถโฮสต์การสัมมนาผ่านเว็บแบบสด เพื่อให้ลูกค้าสามารถถามคำถามและรับข่าวสารล่าสุดจาก CEO ได้โดยตรง

หากคุณต้องการให้ลูกค้าของคุณทราบบ่อยขึ้น

ส่งจดหมายข่าว เช่นเดียวกับ Mailchimp เพื่อให้พวกเขาได้รับข่าวสารล่าสุดเกี่ยวกับสถานะของบริษัทในช่วงไวรัสโคโรนา เพิ่มรูปภาพจากสำนักงานและภาคสนามเพื่อแสดงว่าทุกอย่างเรียบร้อยดี เพิ่มวิดีโอหรือจดหมายจาก CEO และอื่นๆ ข้อมูลใดก็ตามที่จำเป็นในการแสดงให้ลูกค้าของคุณเห็นว่าทุกอย่างเป็นไปตามแผนและธุรกิจของคุณมีความสำคัญเหนือสิ่งอื่นใด

จัดการวิกฤตต่อหน้าพนักงาน

โดยปกติแล้ว พนักงานของคุณจะมีคำถามมากมาย และคุณอาจคาดหวังให้เกิดความสับสนในทีมของคุณ แต่คุณมีหน้าที่รับผิดชอบ คุณต้องนำธุรกิจของคุณผ่านวิกฤตไวรัสโคโรนา เตรียมพร้อมที่จะตอบคำถามของทีมของคุณ ให้ความชัดเจนและติดต่ออย่างต่อเนื่อง:

ต่อไปนี้คือคำถามสำคัญสำหรับคณะทำงานของคุณที่ต้องเตรียมตัว:

• เรา (พนักงาน) จะรับทราบข้อมูลการพัฒนาได้ที่ไหนและอย่างไร?
• ควรมีขั้นตอนใหม่อะไรบ้าง? (เช่น กฎสุขอนามัยใหม่ พื้นที่จำกัด จำนวนผู้เข้าร่วมสูงสุดในการประชุม สัญญาณของไวรัสโคโรนา ฯลฯ)
• นโยบายการเดินทางฉบับปรับปรุงของบริษัทเป็นอย่างไร? ใครสามารถอนุมัติการบินในช่วงเวลาที่มีการระบาด? จะเกิดอะไรขึ้นกับเที่ยวบินที่จองไว้แล้ว? โครงการและบริการทั้งหมดยังคงดำเนินต่อไปตามปกติหรือไม่? มีบางโครงการที่ควรระงับไว้หรือไม่? (เช่น ที่ต้องเดินทางหรือเกิดขึ้นในสถานที่ที่ถือว่ามีความเสี่ยงสูง?)
• การจ่ายเงินเดือนจะเกิดขึ้นตามปกติหรือไม่? มีความล่าช้าเกิดขึ้นหรือไม่?
• กฎหลักสำคัญที่พนักงานทุกคนควรปฏิบัติตามคืออะไร คุณจะให้หน้ากาก? คุณจะจำกัดการใช้ลิฟต์หรือไม่? คุณจะแนะนำสมาชิกในทีมให้ทำงานจากที่บ้านได้ที่ไหนและเมื่อใดที่เป็นไปได้
• พนักงานควรทำอย่างไรหากสงสัยว่าอาจติดเชื้อ? โปรโตคอลสำหรับการรายงานเหตุการณ์ดังกล่าวคืออะไร? พวกเขาควรกล่าวถึงใคร

หน่วยงานต้องเตรียมการล่วงหน้าและรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับไวรัสโคโรนา เพื่อให้พวกเขาสามารถสร้างคู่มือคำแนะนำสำหรับพนักงานเพื่อให้ความรู้แก่พวกเขาเกี่ยวกับไวรัสได้อย่างง่ายดาย (เช่น ระบุวิธีการหลีกเลี่ยงและอาการสำคัญที่ต้องจดจำ) องค์การอนามัยโลกมีโปสเตอร์ที่เป็นประโยชน์มากมายที่คุณสามารถพิมพ์และแบ่งปันกับทีมของคุณ ลองดูได้ที่นี่

คุณต้องใช้เครื่องมือที่จะช่วยให้คุณเข้าถึงพนักงานทุกคนได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใด เพื่อให้คุณพร้อมสำหรับสภาพการทำงานระยะไกล (รวมถึงนอกสถานที่ ทำงานจากที่บ้าน หรือที่สำนักงาน)Connectteam เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมที่มอบสิ่งนั้นให้คุณ – แอปสำหรับองค์กรเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน แบ่งปันการอัปเดตและความรู้ที่สำคัญ ช่วยให้สามารถสื่อสารสองด้านได้ ยื่นรายการตรวจสอบและขั้นตอนดิจิทัล และอื่นๆ อีกมากมาย

“การทำความเข้าใจว่านี่คือช่วงเวลาที่จำเป็น เราได้จัดทำแผนสำหรับธุรกิจที่ต้องการเตรียมพร้อมสำหรับการระบาดที่อาจเกิดขึ้นในองค์กรของตน ทีมงานของเราทุ่มเทและพร้อมที่จะช่วยเหลือทุกองค์กรเปิดตัวอย่างรวดเร็วสำหรับแพลตฟอร์มการสื่อสารที่จะช่วยให้องค์กรสื่อสาร แบ่งปันความรู้ และติดตามข่าวสารล่าสุดแม้ในกรณีที่เกิดการระบาดหรือสภาพการทำงานระยะไกล” Amir Nehemia กล่าว ซีอีโอของ Connectteam

“ในขณะที่เราเข้าใจความผิดปกติของไวรัสโคโรนาสำหรับธุรกิจต่างๆ เราจึง เตรียมพร้อมที่จะเปิดตัวโซลูชันดังกล่าวภายในเวลา 48 ชั่วโมง และแบ่งปันความรู้และข้อมูลเชิงลึกของเราเพื่อเสนอเครื่องมือและคำแนะนำที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจในการรับมือกับวิกฤตนี้”

ติดต่อผู้เชี่ยวชาญของ Connectteam ได้ที่: [ป้องกันอีเมล]

การจัดการวิกฤตต่อหน้าซัพพลายเออร์/คู่ค้า

ไม่ว่าซัพพลายเออร์/คู่ค้าของคุณจะอยู่ในประเทศหรือเมืองที่ได้รับผลกระทบจากไวรัสโคโรนาหรือไม่ก็ตาม คุณอาจมีคำถามมากมายจากพวกเขาและอาจทำให้บริการหยุดชะงักได้

ต้องเตรียมคณะทำงานและอภิปรายคำถามต่อไปนี้อย่างต่อเนื่อง:

• คุณจะทำงานต่อไปตามปกติหรือไม่?
• เราควรคาดหวังความล่าช้าเนื่องจากไวรัสโคโรนาหรือไม่?
• คุณรับประกันได้ไหมว่าคุณสามารถจัดหาทุกอย่างที่สั่งซื้อได้?
• เราควรคาดหวังความผันผวนของราคาในผลิตภัณฑ์และบริการที่เราสั่งซื้อจากคุณหรือไม่?

โทรหรือส่งอีเมลถึงซัพพลายเออร์/คู่ค้าของคุณเป็นประจำทุกสัปดาห์ เนื่องจากสถานะของคำถามแต่ละข้ออาจเปลี่ยนแปลงในช่วงเวลาหนึ่งๆ และคุณต้องเตรียมพร้อมรับมือกับทุกสถานการณ์

แบ่งปันแผนของคุณกับคณะกรรมการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักของคุณ

คุณต้องนำเสนอแผนของคุณต่อคณะกรรมการเพื่อแสดงว่าคุณพร้อมสำหรับเหตุการณ์ที่เลวร้ายที่สุดและสามารถจัดการธุรกิจของคุณต่อไปได้ในวันและเดือนหลังจากไวรัสโคโรนามาถึงประเทศหรือเมืองของคุณ ท้ายที่สุด คุณสามารถนำธุรกิจของคุณผ่านวิกฤตไวรัสโคโรนาได้โดยทำตามขั้นตอนที่เราระบุไว้ข้างต้น

แสดงหน่วยงานของคุณและวาระการประชุมเพื่อรวบรวมข้อมูล จัดการและเผยแพร่การสื่อสารที่เกี่ยวข้องกับไวรัสโคโรนาแก่ลูกค้า พนักงาน และซัพพลายเออร์/หุ้นส่วน เพื่อแสดงให้เห็นว่าคุณมีความกระตือรือร้นในการเตรียมพร้อมสำหรับวิกฤตที่อาจเกิดขึ้น และเพื่อให้ความมั่นใจแก่คุณ พนักงานและลูกค้า