8 เคล็ดลับที่มีประสิทธิภาพในการเขียนอีเมลถึงคนที่คุณไม่รู้จัก

หากคุณกำลังอ่านข้อความนี้ แสดงว่าคุณกำลังวางแผนที่จะเขียนอีเมลถึงคนที่คุณไม่รู้จัก

ยอมรับเถอะ คนส่วนใหญ่ไม่ชอบรับอีเมลการขายและการตลาด

และในขณะที่การตลาดผ่านอีเมลยังคงเป็นวิธีที่ดีในการทำให้ธุรกิจเติบโต คุณต้องทำอย่างถูกวิธี

การส่งอีเมลถึงเพื่อนเป็นเรื่องง่าย แต่การส่งอีเมลถึงคนที่คุณไม่เคยพบมาก่อนอาจเป็นเรื่องยากและเครียดเล็กน้อย

ท้ายที่สุด คุณไม่รู้จักบุคคลนั้น คุณไม่รู้ความชอบของเขา

และคุณไม่แน่ใจว่าจะดีกว่าไหมที่จะแนะนำตัวผ่านโทรศัพท์หรือการประชุมแบบตัวต่อตัว

แม้ว่าการเขียนอีเมลอาจเป็นเรื่องยาก แต่ก็มีสูตรในการทำให้ง่ายขึ้น

ในบทความของวันนี้ เราจะพูดถึง 8 เคล็ดลับในการเขียนอีเมลถึงคนที่คุณไม่รู้จักเพื่อช่วยให้คุณรู้สึกไม่สบายใจและเพิ่มการตอบกลับ

ดังนั้นขอดำดิ่งลงไป

1. ทำวิจัยของคุณ

ดังนั้นคุณจึงต้องการส่งอีเมลถึงใครซักคน และคุณไม่รู้อะไรเกี่ยวกับพวกเขาเลย

เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีหากคุณรู้จักชื่อของบุคคลนั้นและบริษัทที่พวกเขาทำงานให้

สิ่งที่ฉันพบว่าใช้ได้ผลดีที่สุดสำหรับฉันเมื่อต้องสื่อสารกับคนแปลกหน้าก่อนที่ฉันจะรู้จักพวกเขาคือการใช้เวลาในการค้นคว้าข้อมูลเหล่านั้น โปรไฟล์ LinkedIn ของพวกเขา ทวีตหรือบทความที่ผ่านมา ฯลฯ

คุณอาจไม่เคยคิดว่าคุณไม่รู้จักผู้รับจนกว่าฉันจะแจ้งให้คุณทราบ

การทำวิจัยของคุณเป็นสิ่งสำคัญก่อนที่คุณจะส่งอีเมลที่เย็นชา

คุณจะคาดหวังให้พวกเขาตอบสนองได้อย่างไรหากคุณไม่รู้อะไรเกี่ยวกับบุคคลนั้นเลย

การวิจัยผู้คนเป็นสิ่งแรกที่เราทำเมื่อเริ่มต้นแคมเปญใหม่หรือความสัมพันธ์ทางธุรกิจ แต่เรามักล้มเหลวในการระดมสมองเมื่อเราควรทำ

เพื่อช่วยให้คุณค้นคว้าและพบกับพวกเขาได้ดียิ่งขึ้น ให้ใส่ตัวเองในรองเท้าของผู้รับ

• พวกเขาเป็นใคร?
• คุณจะสร้างมูลค่าได้อย่างไร?
• หัวเรื่องอีเมลที่ดีที่สุดเพื่อดึงดูดความสนใจของพวกเขาคืออะไร?

หลังจากที่คุณพบข้อมูลทั้งหมดนี้เกี่ยวกับผู้รับของคุณแล้ว คุณจะเริ่มอีเมลได้ง่ายขึ้น

นี่คือตัวอย่างที่อาจช่วยคุณได้:

สวัสดี,

ฉันเขียนถึงคุณเพราะฉันอ่านโพสต์บล็อกของคุณเกี่ยวกับ _____ ฉันชอบวิธีที่คุณเขียนเกี่ยวกับ _____ ฉันคิดว่าคุณเป็นคนที่คิดอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับ ______ และมีความคิดเห็นที่หนักแน่นเกี่ยวกับเรื่องนี้

ฉันชอบที่จะพูดคุยกับคุณเกี่ยวกับ __________ แต่สำหรับตอนนี้ นี่คือความคิดของฉันในหัวข้อ:

ฉันได้แนบบทความสองสามข้อที่ฉันคิดว่าจะเป็นประโยชน์สำหรับคุณ โปรดแจ้งให้เราทราบหากนี่คือสิ่งที่เราสามารถทำงานร่วมกันได้!

ในที่นี้ คุณกำลังแสดงให้พวกเขาเห็นว่าคุณค้นคว้าข้อมูลเป็นอย่างดีและรู้ว่าคุณกำลังพูดถึงอะไร ซึ่งอาจเพิ่มโอกาสในการได้รับคำตอบ

2. หัวเรื่อง

เมื่ออีเมลของคุณปรากฏในกล่องจดหมายของใครบางคน สัญญาณและทริกเกอร์หลายอย่างจะกำหนดว่าจะเปิดขึ้นหรือไม่ และหัวเรื่องของคุณก็เป็นหนึ่งในนั้น

หนึ่งในข้อผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดที่ผู้คนทำคือการใช้รายละเอียดทั่วไปมากเกินไปในหัวเรื่องและเนื้อหา

คุณต้องการให้อีเมลฉบับแรกของคุณมีหัวเรื่องที่น่าจดจำ แต่คุณไม่รู้ว่าจะเปิดขึ้นหรือไม่

จากความท้าทายนี้ คุณจะเริ่มจากตรงไหนดี?

นี่คือเคล็ดลับบางประการสำหรับการเขียนหัวเรื่องที่ใช้งานได้:

• ชัดเจนและรัดกุม - อย่าพยายามทำตัวฉลาดหรือน่ารัก เพียงแค่ระบุว่าอีเมลของคุณเกี่ยวกับอะไรโดยใช้คำสองสามคำที่เข้าใจง่ายโดยไม่ต้องอ่านเนื้อหาในข้อความ
• ทำให้เป็นส่วนตัว - เพิ่มชื่อผู้รับในหัวเรื่องถ้าทำได้ แสดงว่าคุณใส่ใจและห่วงใยพวกเขาในฐานะบุคคล
• มีความคิดสร้างสรรค์ อย่ากลัวที่จะใช้อารมณ์ขันหรือแม้แต่การเสียดสีเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้อ่าน เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับแบรนด์และวัฒนธรรมองค์กรของคุณ!

การตรวจสอบองค์ประกอบเหล่านี้ในหัวเรื่องของคุณและไม่ทำให้เกิดเสียงทั่วไป โอกาสในการได้รับการตอบกลับจะเพิ่มขึ้นอย่างมาก

นี่คือตัวอย่างบางส่วน:

Subject line #1: Collaboration idea {{firstName}}?

Subject line #2: คำถามเกี่ยวกับ {{companyName}}

‍

ด้วยการทำให้สั้นและชัดเจนพร้อมกับการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ โอกาสในการอ่านอีเมลของคุณสามารถปรับปรุงได้

4. ทักทายบุคคล

อีเมลควรเริ่มต้นด้วยคำทักทายและลงท้ายด้วยลายเซ็นที่มีชื่อและข้อมูลติดต่อของคุณ

คำทักทายเป็นส่วนมาตรฐานของอีเมลธุรกิจ แต่อาจเป็นเรื่องยุ่งยาก

• ใช้ชื่อจริงได้ไหม?
• คุณควรกล่าวถึงพวกเขาด้วยชื่อของพวกเขาหรือไม่?

เมื่อมีข้อสงสัย ให้ยึดติดกับ "Dear Mr./Mrs./Ms." ซึ่งเป็นเพศที่เป็นกลางและเป็นมืออาชีพ

และอย่ากังวลว่าคำทักทายของคุณจะฟังดูเหมือนมีคนจากประเทศอื่นเขียนไว้หรือไม่ ฟังดูสุภาพดีกว่าขัดเกลา!

หากมีผู้รับผิดชอบในบริษัทมากกว่าหนึ่งคน และคุณไม่แน่ใจว่าใครควรได้รับอีเมล ให้ส่งไปยังแต่ละบุคคลและรวมชื่อเรื่องของทุกคนไว้ในหัวเรื่องของคุณ ("เรื่อง: การประชุมของเราในสัปดาห์หน้า")

ด้วยวิธีนี้แต่ละคนจะรู้ว่าใครต้องตอบก่อน

นี่คือตัวอย่าง:

เรียน คุณสมิทธิ์

ฉันกำลังเขียนถึงคุณเพื่อแนะนำตัวเองและขอความช่วยเหลือจากคุณในโครงการที่รักของฉัน ฉันกำลังเขียนหนังสือเกี่ยวกับการเขียนด้วยความรู้สึกที่จะช่วยให้ผู้คนแสดงออกในการสื่อสารทั้งหมดของพวกเขา ในการค้นคว้าสำหรับหนังสือของฉัน ฉันอยากรู้ว่าคุณคิดอย่างไรกับข้อความต่อไปนี้: "การเขียนด้วยความรู้สึกหมายถึงการซื่อสัตย์เมื่อคุณเขียน"

โปรดแจ้งให้เราทราบความคิดเห็นของคุณโดยส่งอีเมลมาที่ [email protected] ขอบคุณมากสำหรับเวลาและการพิจารณาของคุณ!

4. ระบุตัวเองในบรรทัดเปิดของคุณ

คุณมีความคิดที่ดีและต้องการแบ่งปัน

คุณคิดเกี่ยวกับมันมาทั้งวันแล้ว และตอนนี้ก็ถึงเวลาส่งความคิดของคุณผ่านอีเมล

แต่สิ่งที่คุณพูด?

สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือระบุตัวเองในบรรทัดเปิดของคุณ

หากบุคคลนั้นไม่รู้ว่าคุณเป็นใคร เขาก็จะไม่อ่านอะไรเพิ่มเติม หรือแย่กว่านั้น พวกเขาจะคิดว่า หุ่นยนต์สแปมบางตัวส่งข้อความถึงพวกเขา

หากชัดเจนจากลายเซ็นอีเมลของคุณว่าคุณมาจาก [บริษัท] คุณไม่จำเป็นต้องพูดถึงเรื่องนี้อีกในบรรทัดเปิดของคุณเช่นกัน

แต่ถ้าคุณต้องการให้แน่ใจว่าผู้อ่านรู้ว่าใครส่งอีเมลถึงพวกเขาก็เช่น

" เฮ้ [ชื่อ]! [ชื่อของคุณ] " ก็ได้

นี่คือตัวอย่าง:

ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณเป็นอย่างดี ฉันเพิ่งจบการศึกษาจาก University of X ที่ซึ่งฉันเรียนเอก [วิชาเอกที่คุณเรียนมา] ฉันทำงานเป็นนักศึกษาฝึกงานที่บริษัทปัจจุบันของฉันมาสามเดือนแล้ว และกำลังมองหาการเปลี่ยนผ่านสู่ตำแหน่งเต็มเวลากับพวกเขาหลังจากสำเร็จการศึกษา

ฉันชอบทำงานที่ [บริษัท] ระหว่างการฝึกงานและรู้สึกว่ามันจะเหมาะสมอย่างยิ่ง อย่างไรก็ตาม เนื่องจากใกล้จะสำเร็จการศึกษาในเร็วๆ นี้ ฉันต้องการติดต่อและดูว่าตำแหน่งงานว่างใดที่เหมาะกับฉันบ้าง ฉันสนใจ [ใส่ทักษะที่เกี่ยวข้อง] มาก และหวังว่าจะได้รับการตอบกลับจากคุณ

ขอขอบคุณสำหรับเวลาและการพิจารณาของคุณ!

ตอนนี้เราได้ระบุตัวเองแล้ว มาเรียนรู้วิธีสร้างอีเมลของคุณเพื่อให้คนอื่นอยากอ่าน!

5. ใช้ร่างกายในความโปรดปรานของคุณ

เนื้อหาของอีเมลเป็นที่ที่คุณสามารถเปล่งประกายได้อย่างแท้จริง

คุณควรใช้พื้นที่นี้เพื่อแสดงบุคลิกของคุณและสร้างความเชื่อมโยงกับผู้อ่านของคุณ

คุณสามารถบอกพวกเขาได้เล็กน้อยเกี่ยวกับตัวคุณและเหตุผลที่คุณเขียนถึงพวกเขา และคุณยังต้องการรวมรายละเอียดบางอย่างเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการด้วย

ด้วยวิธีนี้ ผู้รับจะทราบว่าสามารถช่วยตามคำขอของคุณได้หรือไม่

เคล็ดลับในการเขียนเนื้อหาอีเมลที่ดีมีดังนี้

• ใช้น้ำเสียงที่เป็นมิตร - เป้าหมายของคุณคือทำให้อีกฝ่ายรู้สึกสบายใจพอที่จะตอบอีเมลของคุณ ดังนั้นอย่ากลัวที่จะใช้อีโมติคอนหรือเครื่องหมายอัศเจรีย์หากสิ่งนี้ช่วยบ่งบอกว่าคุณตื่นเต้น!
• กระชับและชัดเจน - หากคุณไม่สามารถอธิบายสิ่งที่คุณต้องการในสองประโยคหรือน้อยกว่านั้น มันอาจจะซับซ้อนเกินไปหรือเฉพาะเจาะจงสำหรับคนอื่นที่จะช่วยคุณ
• ใช้หัวข้อย่อย และ ตัวหนา เพื่อเน้นจุดสำคัญในข้อความของคุณ
• ถามคำถาม เกี่ยวกับตำแหน่งเฉพาะหรือประสบการณ์และคุณสมบัติของบุคคล
• บอกพวกเขาว่าทักษะของคุณจะเป็นประโยชน์ต่อพวกเขา ทีมของพวกเขา หรือองค์กรของพวกเขาอย่างไร และคุณค่าที่คุณจะนำมาสู่ตำแหน่งนั้นเป็นอย่างไร

เล่าภูมิหลังให้ตัวเองบ้าง เพื่อให้พวกเขาได้รู้ว่ากำลังคุยกับใครอยู่ (อาจรวมรูปภาพด้วย)

นี่คือตัวอย่างของสิ่งที่ไม่ควรทำ:

สวัสดี!

ฉันชื่อแซม และฉันเป็นนักเขียนอิสระที่กำลังมองหางานในด้านการตลาดเนื้อหา ฉันพร้อมสำหรับงานเขียนคำโฆษณา บล็อก และการจัดการโซเชียลมีเดีย ตั้งแต่ $10/ชั่วโมง ไปจนถึง $30/ชั่วโมง ขึ้นอยู่กับประสบการณ์ ฉันยังมีประสบการณ์เกี่ยวกับการเขียนโค้ด HTML พื้นฐาน (เช่น การเปลี่ยนขนาดแบบอักษรและสี) และทักษะการออกแบบกราฟิกขั้นพื้นฐาน (เช่น การสร้างส่วนหัว)

หากคุณสนใจงานของฉันโปรดแจ้งให้เราทราบ! ถ้าไม่ก็ไม่ต้องกังวล!

อีเมลนี้ไม่มีบุคลิกเลย มันน่าเบื่อ เป็นหุ่นยนต์ และไม่สุภาพ

สิ่งเดียวที่บอกฉันเกี่ยวกับ Sam ก็คือเขาอาจมีราคาถูก — ซึ่งยังไม่เป็นมืออาชีพมากนัก เนื่องจากนักแปลอิสระควรคิดค่าใช้จ่ายตามระดับความเชี่ยวชาญของพวกเขา ไม่ใช่ว่าพวกเขาต้องการงานแต่ละงานมากเพียงใด

นี่คือตัวอย่างวิธีการ:

สวัสดีจอห์น

ฉันเป็นแฟนตัวยงของคุณ และอยากร่วมงานกับคุณในโครงการหนึ่ง ฉันได้แนบ CV ของฉันเพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิง หากคุณต้องการพูดคุยเรื่องนี้เพิ่มเติม โปรดแจ้งให้เราทราบว่าควรติดต่ออย่างไร

ด้วยความปรารถนาดี

{{ชื่อของคุณ}}

6. ให้รายละเอียดเพิ่มเติมเมื่อจำเป็น

แม้ว่าอีเมลของคุณควรสั้นและชัดเจน แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าจะยังไม่เสร็จและไม่มีการให้ข้อมูลแก่ผู้รับ

อย่าลืมใส่ข้อมูลที่เกี่ยวข้องและข้อมูลเพิ่มเติมทั้งหมด เพื่อให้ผู้รับเข้าใจทุกอย่างเกี่ยวกับคุณ

นี่คือเคล็ดลับบางประการ:

• หากคุณกำลังเขียนเกี่ยวกับการสมัครงาน ให้ใช้คำว่า "สมัครงาน" หรือ "สมัครงาน" ในหัวเรื่อง เพื่อให้ข้อความของคุณไม่สูญหายไปท่ามกลางอีเมลอื่นๆ ในกล่องจดหมายของพวกเขา
• ระบุให้เฉพาะเจาะจงที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้หากคุณกำลังขอความช่วยเหลือหรือขอข้อมูล
• หากคุณกำลังมองหาบุคคลใดบุคคลหนึ่งในสำนักงาน ให้ระบุชื่อ ตำแหน่งงาน และแผนกของเธอ
• ให้ข้อมูลเพิ่มเติม เช่น ประวัติย่อ พอร์ตโฟลิโอ เว็บไซต์ หรือสิ่งใดก็ตามที่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ของอีเมล เพื่อให้ผู้รับสามารถอ่านอีเมลได้หลังจากอ่านอีเมล

7. รวมคำกระตุ้นการตัดสินใจ

วัตถุประสงค์ของข้อความควรมีความชัดเจน คุณต้องการอะไรเป็นการตอบแทน

การตอบสนอง?

ประชุม?

โอกาส?

แจ้งให้ผู้รับทราบว่าพวกเขาสามารถทำอะไรได้โดยเร็วที่สุด เพื่อที่พวกเขาจะได้ไม่ลืมข้อความของคุณ

หากคุณกำลังขอความช่วยเหลือ บอกพวกเขาถึงสิ่งที่คุณต้องการและเหตุผลที่คุณคิดว่าสามารถช่วยได้

หากคุณกำลังให้ความช่วยเหลือ ให้อธิบายว่าคุณมีความเชี่ยวชาญประเภทใดและจะเป็นประโยชน์ต่อพวกเขาอย่างไร

นี่คือตัวอย่าง:

เฮ้ [ชื่อ],

ฉันแน่ใจว่าคุณไม่ว่าง แต่ฉันต้องการส่งบันทึกสั้นๆ เกี่ยวกับ [หัวข้อ] ให้คุณ

ฉันติดตามงานของคุณมาระยะหนึ่งแล้วและประทับใจ [งานของคุณ] เสมอ ดังนั้นฉันจึงหวังว่าเราจะได้กาแฟหรือรับประทานอาหารกลางวันในอีกไม่กี่สัปดาห์ข้างหน้า ฉันชอบที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่คุณทำและวิธีนำไปใช้กับธุรกิจของฉัน

หากคุณสนใจโปรดแจ้งให้เราทราบ!

8. อย่าลืมติดตามผล

อีเมลเป็นวิธีที่ดีในการเข้าถึงผู้คน แต่ก็ไม่ใช่วิธีที่รับประกันว่าจะได้รับคำตอบ

อันที่จริง มีการอ่านอีเมลประมาณ 20% ภายใน 24 ชั่วโมงเท่านั้น

อย่ารอช้าก่อนที่จะส่งอีเมลอีกฉบับ หากคุณยังไม่ได้รับการตอบกลับจากพวกเขา

หากคุณส่งอีเมลครั้งล่าสุดเกินหนึ่งสัปดาห์แล้วและยังไม่ได้รับการตอบกลับจากพวกเขา ให้ส่งอีเมลหาพวกเขาอีกครั้ง!

แต่ให้แน่ใจว่าคุณทำในลักษณะที่ไม่ดูเหมือนคุณกำลังจู้จี้

นี่คือเคล็ดลับบางประการ:

• อย่าใช้ตัวพิมพ์ใหญ่หรือเครื่องหมายอัศเจรีย์ในหัวเรื่อง เพราะอาจ ทำให้อีเมลดูเหมือนเป็นอีเมลขยะหรือสแปม
• สุภาพและให้เกียรติในเนื้อหาของคุณ - อย่าพูดอะไรในแง่ลบเกี่ยวกับบุคคลหรือธุรกิจของพวกเขา และหลีกเลี่ยงการทำตัวสบายๆ เกินไป (เช่น "เฮ้เพื่อน")
• ให้สั้น และใส่แค่คำขอเดียว ถ้าเป็นไปได้ ตัวอย่างเช่น "ฉันหวังว่าเราจะสามารถกำหนดเวลานัดพบในสัปดาห์นี้"

บทสรุป

ฉันหวังว่าเคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยคุณแก้ไขข้อสงสัยเกี่ยวกับวิธีการเขียนอีเมลถึงคนที่คุณไม่รู้จักและเพิ่มอัตราการตอบกลับ

รู้ว่าไม่มีกฎสากลเกี่ยวกับการสร้างอีเมลประเภทนี้ และหลายๆ อย่างขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังเขียนถึงใคร และอุตสาหกรรมใด

เพื่อให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นสำหรับคุณ เราได้สร้าง TextCortex

TextCortex เป็นเครื่องมือเขียนคำโฆษณา AI และส่วนขยายของ Chrome ที่ช่วยให้คุณสร้างอีเมลเย็น ๆ ทั้งหมดตามหัวข้อย่อย เขียนประโยคใหม่ ขยายข้อความของคุณ หรือสร้างเนื้อหาประเภทใดก็ได้ตามความต้องการของคุณ

TextCortex ใช้กระบวนการเรียนรู้ด้วยเครื่องที่ช่วยให้ผู้เขียน AI เข้าใจเนื้อหาก่อนสร้าง โดยหัก 80% ของงานเขียนของคุณ

ดังนั้น แทนที่จะสร้างและทดสอบอีเมลที่เข้าถึงได้เฉพาะบุคคล คุณสามารถจัดการแต่ละการสร้างโดยอัตโนมัติได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ

การใช้ส่วนขยาย TextCortex คุณสามารถ:

• สร้างเนื้อหาแบบยาวจากประโยคเดียว
• เขียนประโยคของคุณใหม่เพื่อให้มีน้ำเสียงที่ไพเราะยิ่งขึ้น
• ขยายข้อความของคุณเพื่อใส่รายละเอียดเพิ่มเติม
• ใช้หัวข้อย่อยเพื่อสร้างอีเมลที่มีการตอบกลับ
• เติมประโยคของคุณโดยอัตโนมัติโดยไม่ทำให้จบ

ดาวน์โหลดส่วนขยาย Chrome ของเราและดูว่า TextCortex ช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมของผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้าของคุณและเพิ่มอัตราการแปลงของคุณเป็นอัตราที่เหลือเชื่อได้อย่างไร