7 ตัวอย่างรูปแบบอีเมลสำหรับธุรกิจ

เมื่อพูดถึงการดำเนินธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ การสื่อสารคือกุญแจสำคัญ การสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพไม่เพียงแต่ต้องการความชัดเจนเท่านั้น แต่ยังต้องใช้รูปแบบอีเมลและมารยาทที่เหมาะสมด้วย ในบทความนี้ เราจะตรวจสอบตัวอย่างรูปแบบอีเมลที่แตกต่างกัน 7 รูปแบบสำหรับธุรกิจ เพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นสร้างอีเมลระดับมืออาชีพที่ได้ผลลัพธ์ทุกครั้ง มาเริ่มกันเลย!

เหตุใดรูปแบบอีเมลที่เหมาะสมจึงมีความสำคัญ

อีเมลระดับมืออาชีพที่มีรูปแบบที่เหมาะสมมีความสำคัญต่อการทำให้แน่ใจว่าคุณมีความเป็นมืออาชีพและน่าเชื่อถือในการติดต่อของคุณ ช่วยถ่ายทอดข้อความที่ถูกต้อง สร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ติดต่อของคุณ และรักษาชื่อเสียงที่ดี อีเมลที่มีรูปแบบเหมาะสมยังช่วยให้การสนทนาชัดเจน เป็นระเบียบ และตรงประเด็นอีกด้วย

• อ่านเพิ่มเติม: วิธีเรียกคืนอีเมลใน Gmail

รูปแบบอีเมลที่เป็นทางการแตกต่างจากรูปแบบอีเมลที่ไม่เป็นทางการอย่างไร

รูปแบบอีเมลที่เป็นทางการมักไม่เป็นทางการน้อยกว่ารูปแบบอีเมลที่ไม่เป็นทางการ ในอีเมลที่เป็นทางการ คุณควรใช้น้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพมากขึ้นและหลีกเลี่ยงการใช้คำย่อหรือคำสแลง โดยทั่วไป คุณควรหลีกเลี่ยงการใช้อีโมติคอนในอีเมลที่เป็นทางการ

รูปแบบอีเมลธุรกิจที่เหมาะสมคืออะไร?

การเขียนอีเมลธุรกิจเป็นไปตามกฎเกณฑ์ที่กำหนดซึ่งแตกต่างจากการเขียนประเภทอื่นๆ เมื่อทำตามแบบแผนเหล่านี้ คุณจะสร้างความประทับใจที่สวยงามและเป็นมืออาชีพที่ผู้รับของคุณจะประทับใจ มาดูรูปแบบอีเมลธุรกิจที่เหมาะสมและเคล็ดลับบางประการเพื่อให้มั่นใจว่าอีเมลของคุณเขียนได้ดีและมีประสิทธิภาพ

1. ที่อยู่อีเมลสำหรับมืออาชีพ

ที่อยู่อีเมลของคุณควรเป็นมืออาชีพและจดจำง่าย หลีกเลี่ยงการใช้ชื่อเล่นหรือที่อยู่ที่ไม่เป็นมืออาชีพ คุณสามารถสร้างที่อยู่อีเมลแยกต่างหากที่คุณใช้สำหรับการติดต่อทางธุรกิจเท่านั้น หากธุรกิจของคุณมีเว็บไซต์ ที่อยู่อีเมลของคุณควรมีชื่อโดเมนของบริษัท

2. หัวเรื่อง

หัวเรื่อง ควรชัดเจน กระชับ และตรงประเด็น ใช้คำดำเนินการหากเป็นไปได้ เช่น “ต้องดำเนินการ” หรือ “ประกาศสำคัญ” หัวเรื่องยังสามารถช่วยให้ผู้รับทราบวัตถุประสงค์ของอีเมลได้อย่างรวดเร็ว อย่าลืมหลีกเลี่ยงหัวเรื่องทั่วๆ ไป เช่น "สวัสดี" หรือ "สวัสดี" รวมถึงคำที่เป็นสแปม เช่น "ฟรี" หรือ "โปรโมชัน"

3. การเปิดอีเมล

การเปิดตัวของคุณควรชัดเจนและเป็นมืออาชีพ ขึ้นต้นด้วยคำทักทาย เช่น “Dear” ตามด้วยชื่อผู้รับ หากคุณรู้จักบุคคลนั้นดี คุณสามารถใช้ชื่อจริงของพวกเขาได้ มิฉะนั้น ให้ทำตามคำทักทายที่เป็นทางการกว่านี้ บรรทัดเริ่มต้นควรสุภาพและจริงใจ เช่น “ฉันหวังว่าอีเมลฉบับนี้จะพบคุณด้วยดี”

4. เนื้อหาอีเมล

เนื้อหาของอีเมลควรกระชับและเป็นระเบียบ แบ่งเนื้อหาออกเป็นย่อหน้า แต่ละย่อหน้ามีหัวข้อหรือแนวคิดของตนเอง ใช้ภาษาที่ใช้งาน เช่น “ฉันแนะนำ” หรือ “เราแนะนำ” ตามความเหมาะสม และหลีกเลี่ยงการใช้คำหรือวลียาวๆ การหลีกเลี่ยงภาษาที่ไม่เป็นทางการเกินไป เช่น คำสแลงหรือคำย่อก็มีความสำคัญเช่นกัน

5. สรุปอีเมล

ข้อสรุปที่มีประสิทธิภาพสำหรับอีเมลของคุณควรสรุปประเด็นหลักของข้อความและรวมถึงคำกระตุ้นการตัดสินใจ เช่น “โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณมีคำถามใดๆ” หากจำเป็น สรุปอีเมลของคุณให้กระชับ สุภาพ และเป็นมืออาชีพ นอกจากนี้ยังสามารถช่วยรวมคำทักทายปิดหรือข้อความอื่น ๆ

6. ลงชื่อปิดอีเมล

การลงชื่อออกจากอีเมลของคุณควรสุภาพและเป็นมืออาชีพ ตัวอย่างทั่วไป ได้แก่ “ขอแสดงความนับถือ” “ขอบคุณ” หรือ “ขอแสดงความนับถือ” หากเหมาะสม คุณสามารถใส่ลายเซ็นพร้อมข้อมูลติดต่อได้

7. ลายเซ็นอีเมล

ลายเซ็นอีเมลของคุณควรมีชื่อเต็ม ตำแหน่งงาน ชื่อบริษัท และข้อมูลติดต่อ คุณยังสามารถใส่เฮดช็อตหรือโลโก้ได้หากต้องการปรับแต่งลายเซ็นเพิ่มเติม

• อ่านเพิ่มเติม: วิธีเรียกคืนอีเมลใน Outlook

เคล็ดลับรูปแบบอีเมลระดับมืออาชีพ

อีเมลธุรกิจควรเป็นไปตามรูปแบบอีเมลมาตรฐานระดับมืออาชีพเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความของคุณชัดเจนและเป็นระเบียบ ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับเพิ่มเติมในการสร้างอีเมลธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ:

เริ่มต้นด้วยหัวเรื่องที่จับใจและเกี่ยวข้อง

เมื่อเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ หัวเรื่องของคุณควรจะชัดเจนและรัดกุมเพื่อให้แน่ใจว่าผู้รับของคุณทราบวัตถุประสงค์ของอีเมล การใช้คำแสดงการกระทำในหัวเรื่องเพื่อดึงดูดความสนใจก็สามารถช่วยได้เช่นกัน

ปรับแต่งอีเมลของคุณ

เมื่อเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ การปรับแต่งอีเมลของคุณด้วยชื่อผู้รับ ตำแหน่งงาน หรือชื่อบริษัทสามารถช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่มีความหมายมากขึ้นกับผู้รับของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับอีเมลที่ส่งถึงคนหลายคน

ทำให้อีเมลกระชับและตรงประเด็น

อีเมลธุรกิจควรกระชับและตรงประเด็น หลีกเลี่ยงการใช้คำหรือวลียาวๆ และหลีกเลี่ยงรายละเอียดที่ไม่จำเป็นซึ่งอาจทำให้ผู้อ่านสับสน คุณควรเขียนอีเมลให้สั้นถ้าเป็นไปได้ โดยตั้งเป้าไว้ไม่เกินสองหรือสามย่อหน้า

ทำให้อีเมลของคุณอ่านง่าย

เมื่อเขียนอีเมลธุรกิจ ให้ใช้ภาษาที่ใช้งานและประโยคสั้นๆ นอกจากนี้ คุณควรแบ่งเนื้อหาออกเป็นย่อหน้าเพื่อให้ผู้อ่านอ่านผ่านๆ ได้ง่ายขึ้น หลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์แสงหรือคำศัพท์ทางเทคนิค และใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเพื่อให้ผู้อ่านค้นหาประเด็นสำคัญได้อย่างรวดเร็ว

หลีกเลี่ยงการใช้คำสแลง คำย่อ หรืออีโมติคอน

อีเมลธุรกิจควรเป็นแบบมืออาชีพ ดังนั้น คำแสลง การย่อ และอีโมติคอนโดยทั่วไปจึงไม่เหมาะสม หลีกเลี่ยงการใช้สิ่งเหล่านี้ เว้นแต่คุณจะแน่ใจว่าผู้รับจะไม่เข้าใจผิด หลีกเลี่ยงคำแสลงเช่น LOL และใช้อีโมติคอนเท่าที่จำเป็น การหดตัวเพื่อหลีกเลี่ยง ได้แก่ "ไม่สามารถ" "จะไม่" และ "ไม่ควร"

พึงทราบน้ำเสียง

น้ำเสียงของอีเมลควรสะท้อนถึงประเภทของการสนทนาที่คุณมีต่อหน้า เลือกคำพูดของคุณอย่างระมัดระวังและหลีกเลี่ยงการดูโกรธ ก้าวร้าว หรือเหน็บแนม สิ่งสำคัญคือต้องสุภาพและเป็นมืออาชีพ แม้ว่าอีเมลจะมีข้อมูลเชิงลบก็ตาม

เป็นคนใจดี สุภาพ และขอบคุณ

อีเมลของคุณควรสุภาพและจริงใจเสมอ ใช้คำอย่างเช่น “ได้โปรด” “ขอบคุณ” และ “กรุณา” ในข้อความของคุณเพื่อแสดงความเคารพ นอกจากนี้ คุณยังควรขอบคุณเวลาและความพยายามของบุคคลนั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขากำลังช่วยเหลือคุณบางอย่าง

เป็นคนเปิดเผย กระตือรือร้น และน่ารัก

เมื่อเขียนอีเมลธุรกิจ สิ่งสำคัญคือต้องเป็นคนที่กระตือรือร้นและกระตือรือร้น ใช้คำพูดเชิงบวกที่สื่อถึงความกระตือรือร้น และอย่าลืมใส่ข้อมูลติดต่อของคุณด้วย เพื่อให้ผู้รับสามารถติดตามผลกับคุณได้อย่างง่ายดาย

พูดถึงประเด็นจากการสนทนาก่อนหน้าของคุณ

หากอีเมลของคุณเป็นการตอบกลับสิ่งที่ผู้รับเคยพูดหรือถาม อย่าลืมใส่ประเด็นเฉพาะจากการสนทนาก่อนหน้าของคุณ สิ่งนี้จะช่วยแสดงให้ผู้รับเห็นว่าคุณให้ความสนใจกับความคิดและความกังวลของพวกเขา นอกจากนี้ยังช่วยฟื้นฟูความจำของผู้รับและช่วยให้พวกเขาเข้าใจสิ่งที่คุณพูดได้ง่ายขึ้น

ปิดท้ายด้วยคำกระตุ้นการตัดสินใจ

เมื่อจบอีเมลระดับมืออาชีพ อย่าลืมใส่คำกระตุ้นการตัดสินใจ การดำเนินการนี้อาจเป็นการขอความคิดเห็น ป้อนข้อมูล หรือข้อเสนอแนะจากผู้รับเกี่ยวกับบางสิ่งที่คุณกล่าวถึงในอีเมลของคุณ นอกจากนี้ยังสามารถเชิญชวนให้ดำเนินการบางอย่าง ไม่ว่าจะเป็นอะไรก็ตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำกระตุ้นการตัดสินใจของคุณชัดเจนและง่ายสำหรับผู้รับที่จะเข้าใจ

ใช้ลายเซ็นอีเมลแบบมืออาชีพ

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ลายเซ็นอีเมลของคุณควรมีชื่อ ตำแหน่งงาน และข้อมูลการติดต่อ ตลอดจนภาพใบหน้าหรือโลโก้หากคุณต้องการ วิธีนี้จะช่วยสร้างความประทับใจแบบมืออาชีพให้กับผู้รับ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญเมื่อส่งอีเมลธุรกิจ นอกจากนี้ คุณควรพิจารณารวมคำปฏิเสธความรับผิดชอบแบบมืออาชีพไว้ในลายเซ็นอีเมลของคุณเพื่อความเป็นส่วนตัวและวัตถุประสงค์ทางกฎหมาย สิ่งนี้จะช่วยปกป้องคุณและผู้รับ

แนบจดหมายปะหน้าหรือไฟล์อื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

หากคุณมีเอกสารที่เกี่ยวข้องที่จะรวมไว้ในอีเมลของคุณ เช่น จดหมายปะหน้าหรือประวัติส่วนตัว อย่าลืมแนบเอกสารเหล่านี้ไปด้วย สิ่งนี้จะช่วยแสดงว่าคุณกำลังริเริ่มและทำงานเชิงรุก อย่าลืมตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์แนบของคุณปลอดไวรัสก่อนที่จะส่ง

ตรวจทานอีเมลอย่างละเอียดก่อนส่ง

ก่อนส่งอีเมลธุรกิจ คุณควรพิสูจน์อักษรเพื่อหาข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ การสะกดคำ และเครื่องหมายวรรคตอน ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับคำแนะนำหรือคำขอใดๆ ที่คุณระบุในอีเมล เนื่องจากสิ่งสำคัญคือต้องถูกต้องและชัดเจน บางครั้งการอ่านอีเมลให้ตัวเองฟังก่อนที่จะส่งก็ช่วยได้ เพราะวิธีนี้จะช่วยให้คุณจับข้อผิดพลาดได้

ตอบกลับอีเมลทั้งหมดทันที

แม้ว่าจะไม่จำเป็นต้องเสร็จสิ้นภายในไม่กี่นาที แต่คุณควรพยายามตอบกลับอีเมลทุกฉบับอย่างดีที่สุด สิ่งนี้แสดงให้ผู้รับเห็นว่าคุณเคารพเวลาและเห็นคุณค่าของข้อมูลที่ป้อนเข้ามา การทำเช่นนี้จะช่วยพัฒนาความสัมพันธ์ในการทำงานที่แน่นแฟ้นกับเพื่อนร่วมงานและลูกค้าของคุณ

• อ่านเพิ่มเติม: 50 ตัวอย่างคำทักทายข้อความเสียงทางธุรกิจ

คุณเริ่มต้นอีเมลแบบมืออาชีพได้อย่างไร

อีเมลแบบมืออาชีพควรมีจุดประสงค์ที่ชัดเจนและปราศจากข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือการสะกดคำ

ขั้นตอนแรกคือการกำหนดวัตถุประสงค์ของอีเมล คุณกำลังพยายามจัดการประชุม แนะนำตัวเองกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า หรือขอบคุณใครบางคนสำหรับธุรกิจของพวกเขา

เมื่อคุณทราบวัตถุประสงค์ของอีเมลแล้ว คุณสามารถเริ่มสร้างข้อความของคุณได้ ใช้ภาษาของคุณให้กระชับและชัดเจน และหลีกเลี่ยงคำสแลงหรือภาษาที่ไม่เป็นทางการ

สิ่งสำคัญคือต้องตรวจทานอีเมลของคุณก่อนที่จะส่งเพื่อตรวจหาข้อผิดพลาดหรือข้อผิดพลาด หากคุณใช้เวลาในการสร้างอีเมลแบบมืออาชีพอย่างระมัดระวัง คุณจะต้องสร้างความประทับใจอย่างมาก

สี่ส่วนของอีเมลที่เป็นทางการคืออะไร?

สี่ส่วนของอีเมลที่เป็นทางการ ได้แก่ หัวเรื่อง คำทักทาย เนื้อความ และลายเซ็น

หัวเรื่องควรสั้นและตรงประเด็น ควรให้ผู้อ่านทราบว่าอีเมลเกี่ยวกับอะไร

คำทักทายหรือคำทักทายควรพูดกับผู้อ่านด้วยชื่อหรือตำแหน่งงาน เนื้อหาข้อความคือที่ที่คุณจะเขียนอีเมล อย่าลืมตรวจทานข้อความของคุณก่อนที่จะส่ง

ลายเซ็นคือชื่อ ตำแหน่งงาน และข้อมูลติดต่อของคุณ สิ่งนี้ทำให้ผู้รับรู้ว่ากำลังคุยกับใครและติดต่อคุณได้อย่างไร

รูปภาพ: องค์ประกอบ Envato