11 ตัวอย่างคำทักทายทางอีเมล

เมื่อคุณเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ สิ่งสำคัญคือต้องสร้างความประทับใจตั้งแต่เริ่มต้น นั่นหมายถึงการใช้เวลาในการเขียนข้อความที่ดี ชัดเจน กระชับ และสุภาพ

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงตัวอย่างคำทักทายทางอีเมล 10 ตัวอย่างสำหรับการเขียนอีเมล ซึ่งจะช่วยให้คุณสร้างความประทับใจได้ดีที่สุดตั้งแต่บรรทัดเริ่มต้น มาเริ่มกันเลย!

เหตุใดการทักทายทางอีเมลจึงสำคัญ

การทักทายทางอีเมลมีความสำคัญเนื่องจากเป็นตัวกำหนดเสียงสำหรับส่วนที่เหลือของอีเมล การตอบกลับอย่างรวดเร็วที่สุภาพและเป็นมืออาชีพแสดงว่าคุณสละเวลาอ่านและตอบกลับอีเมล ซึ่งผู้ส่งชื่นชม

• อ่านเพิ่มเติม: 50 ตัวอย่างคำทักทายข้อความเสียงทางธุรกิจ

วิธีเลือกคำทักทายทางอีเมลที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด

เมื่อคุณตัดสินใจว่าจะใช้คำทักทายอีเมลใด สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาว่าคุณกำลังเขียนถึงใครและบริบทของอีเมล ตัวอย่างเช่น คำทักทายที่เป็นทางการจะเหมาะสมกับอีเมลธุรกิจมากกว่าอีเมลส่วนตัว ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับ 5 ข้อในการเลือกคำทักทายทางอีเมลที่ดีที่สุดและมีประสิทธิภาพมากที่สุดสำหรับข้อความของคุณ:

• พิจารณาความสัมพันธ์. การพิจารณาความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับเป็นขั้นตอนแรกในการเลือกคำทักทายทางอีเมล หากคุณกำลังเขียนถึงคนที่คุณรู้จักดี คุณสามารถใช้น้ำเสียงที่คุ้นเคยมากขึ้น อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังติดต่อกับใครเป็นครั้งแรกหรือความสัมพันธ์ของคุณเป็นแบบมืออาชีพ คุณควรเลี่ยงการระมัดระวังและใช้วิธีทักทายที่เป็นทางการกว่านี้
• บริบทของอีเมล บริบทของอีเมลจะมีบทบาทในการทักทายของคุณด้วย หากคุณส่งอีเมลธุรกิจ คุณจะต้องใช้คำทักทายที่เป็นทางการมากกว่าอีเมลส่วนตัว
• เสียงของอีเมล น้ำเสียงของอีเมลควรตรงกับคำทักทายที่คุณเลือก หากคุณส่งอีเมลที่เป็นมิตร คำทักทายของคุณก็ควรจะเป็นมิตรเช่นกัน อย่างไรก็ตาม หากคุณส่งอีเมลที่เป็นทางการมากขึ้น คำทักทายของคุณก็ควรเป็นทางการมากขึ้นเช่นกัน
• วัฒนธรรมของผู้รับ หากคุณกำลังเขียนถึงใครบางคนจากวัฒนธรรมที่แตกต่างกัน สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักถึงความแตกต่างทางวัฒนธรรมในการใช้คำทักทายทางอีเมล ตัวอย่างเช่น ในบางวัฒนธรรม การใช้ชื่อเป็นเรื่องปกติมากกว่า ในขณะที่บางวัฒนธรรมมักใช้นามสกุล
• ความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ ความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับจะมีบทบาทในการทักทายของคุณด้วย หากคุณกำลังเขียนถึงคนที่คุณรู้จักดี คุณสามารถใช้น้ำเสียงที่คุ้นเคยมากขึ้น อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังติดต่อกับใครเป็นครั้งแรกหรือความสัมพันธ์ของคุณเป็นแบบมืออาชีพ การทักทายที่เป็นทางการจะดีที่สุด

ตัวอย่างการทักทายทางอีเมล

การทักทายทางอีเมลแบบมืออาชีพมีความสำคัญเนื่องจากเป็นตัวกำหนดทิศทางของอีเมลที่เหลือ คำทักทายแบบมืออาชีพอาจเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการก็ได้ ขึ้นอยู่กับบริบทของอีเมล เราจะหารือเกี่ยวกับทั้งสองสิ่งนี้นอกเหนือจากการทักทายทางอีเมลแบบเย็น การทักทายทางอีเมลติดตามผล และอื่นๆ

ตัวอย่างคำทักทายสำหรับอีเมล

มาดูตัวอย่างการทักทายทางอีเมลตามสถานการณ์ต่างๆ กัน อันดับแรกคือคำทักทายทางอีเมลที่เป็นทางการ...

คำทักทายทางอีเมลอย่างเป็นทางการ

คำทักทายทางอีเมลที่เป็นทางการเป็นคำทักทายทางอีเมลที่พบได้บ่อยที่สุด สามารถใช้ในสถานการณ์ต่างๆ เช่น เมื่อคุณติดต่อกับใครบางคนเป็นครั้งแรกหรือเมื่อความสัมพันธ์ของคุณเป็นมืออาชีพ ตัวอย่างการทักทายทางอีเมลที่เป็นทางการ ได้แก่ “Dear Sir/Madam” หรือ “Dear Mr./Ms./Mrs.” ตามด้วยนามสกุลของบุคคลนั้น หรือ “To Whom it it May Concern.”

ติดตามอีเมลทักทาย

หากคุณส่งอีเมลถึงใครสักคนเพื่อติดตามผลการสนทนาก่อนหน้านี้ สิ่งสำคัญคือต้องใช้คำทักทายทางอีเมลติดตามผลที่สุภาพและเป็นมืออาชีพ ตัวอย่างการทักทายทางอีเมลที่ติดตามผล ได้แก่ “ขอบคุณที่สละเวลา” “ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือของคุณ” หรือ “ฉันซาบซึ้งในความช่วยเหลือของคุณ”

คำทักทายทางอีเมลอย่างไม่เป็นทางการ

คำทักทายทางอีเมลที่ไม่เป็นทางการนั้นพบได้น้อยกว่าคำทักทายทางอีเมลที่เป็นทางการ แต่สามารถใช้ได้ในบางสถานการณ์ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังส่งอีเมลถึงคนที่คุณรู้จักดี เช่น เพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัว คุณสามารถใช้น้ำเสียงที่คุ้นเคยมากขึ้น ตัวอย่างการทักทายทางอีเมลแบบไม่เป็นทางการ ได้แก่ “สวัสดี” “เฮ้” หรือ “สวัสดี”

ทักทายอีเมลเย็น

อีเมลเย็นคืออีเมลที่ส่งถึงผู้รับที่ไม่รู้จักผู้ส่ง อีเมลแบบเย็นมักใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ เช่น เพื่อส่งเสริมผลิตภัณฑ์หรือบริการ เมื่อส่งอีเมลแบบเย็นชา สิ่งสำคัญคือต้องใช้คำทักทายที่สุภาพและเป็นมืออาชีพ ตัวอย่างการทักทายทางอีเมลอย่างเย็นชา ได้แก่ “Dear Sir/Madam” หรือ “To Whom it May Concern”

อีเมลทักทายกับหลายคน

เมื่อส่งอีเมลถึงหลายๆ คน สิ่งสำคัญคือต้องใช้คำทักทายที่สุภาพและเป็นมืออาชีพ ตัวอย่างการทักทายทางอีเมลถึงหลายๆ คน ได้แก่ “เรียนท่านที่เคารพ/ท่านผู้หญิง” “ผู้ที่อาจกังวล” หรือ “เรียนทุกท่าน” อย่าลืมใส่ชื่อทุกคนในคำทักทายทางอีเมลหากคุณมีข้อมูลติดต่อของพวกเขา

อีเมลทักทายสำหรับประเทศต่างๆ

เมื่อส่งอีเมลถึงบุคคลในประเทศอื่น สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักถึงความแตกต่างทางวัฒนธรรม ตัวอย่างเช่น ในบางประเทศ การใช้คำทักทายอย่างเป็นทางการถือเป็นเรื่องสุภาพ แม้ว่าจะส่งอีเมลถึงคนที่คุณรู้จักดีก็ตาม ในประเทศอื่นๆ เป็นเรื่องปกติที่จะใช้คำทักทายแบบไม่เป็นทางการ อย่าลืมศึกษาวัฒนธรรมของประเทศที่คุณส่งอีเมลถึงก่อนที่จะส่งอีเมล

ตอบกลับอีเมลทักทาย

เมื่อตอบกลับอีเมล สิ่งสำคัญคือต้องใช้คำทักทายที่สุภาพและเป็นมืออาชีพ ตัวอย่างของคำทักทายตอบกลับทางอีเมล ได้แก่ “ขอบคุณสำหรับอีเมลของคุณ” “ขอบคุณสำหรับคำถามของคุณ” หรือ “ขอบคุณสำหรับข้อความของคุณ” ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใส่ชื่อผู้ส่งดั้งเดิมในคำทักทายตอบกลับทางอีเมล หากคุณมีข้อมูลติดต่อของผู้ส่ง

เวลาของวันอีเมลทักทาย

ช่วงเวลาของวันยังส่งผลต่อเสียงทักทายทางอีเมลของคุณอีกด้วย ตัวอย่างเช่น หากคุณส่งอีเมลถึงใครสักคนในตอนเช้า คุณอาจต้องการใช้คำทักทายที่เป็นทางการมากกว่าที่คุณต้องการหากคุณส่งอีเมลถึงพวกเขาในตอนบ่าย ตัวอย่างการทักทายทางอีเมลตามช่วงเวลาของวัน ได้แก่ “อรุณสวัสดิ์” “อรุณสวัสดิ์” หรือ “ราตรีสวัสดิ์”

ขอบคุณอีเมลทักทาย

เมื่อส่งอีเมลขอบคุณ สิ่งสำคัญคือต้องใช้คำทักทายที่สุภาพและเป็นมืออาชีพ ตัวอย่างบางส่วนของคำทักทายทางอีเมลขอบคุณ ได้แก่ “ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือของคุณ” “ขอบคุณสำหรับเวลาของคุณ” หรือ “ขอบคุณสำหรับความอดทนของคุณ” เช่นเดียวกับที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ หากคุณมีข้อมูลติดต่อของผู้รับเดิม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใส่ชื่อของพวกเขาในคำทักทายทางอีเมลขอบคุณ

ขอแสดงความยินดีอีเมลทักทาย

เมื่อส่งอีเมลแสดงความยินดี สิ่งสำคัญคือต้องใช้คำทักทายที่สุภาพและเป็นมืออาชีพ ตัวอย่างบางส่วนของคำทักทายทางอีเมลแสดงความยินดี ได้แก่ “ขอแสดงความยินดีกับงานใหม่ของคุณ” “ขอแสดงความยินดีกับการเลื่อนตำแหน่งของคุณ” หรือ “ขอแสดงความยินดีกับความสำเร็จของคุณ”

คำทักทายทางอีเมลอำลา

การทักทายทางอีเมลอำลามักใช้เมื่อบุคคลออกจากบริษัทหรือองค์กร การทักทายทางอีเมลประเภทนี้สามารถใช้เพื่ออวยพรให้ผู้รับประสบความสำเร็จในความพยายามในอนาคต ตัวอย่างการทักทายทางอีเมลอำลา ได้แก่ "ขอให้โชคดีกับงานใหม่ของคุณ" "ขออวยพรให้คุณโชคดี" หรือ "เราจะคิดถึงคุณ"

เคล็ดลับในการเขียนคำทักทายทางอีเมล

การเขียนคำทักทายทางอีเมลอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก แต่มีเคล็ดลับทั่วไปสองสามข้อที่คุณสามารถทำตามได้เพื่อให้แน่ใจว่าคำทักทายของคุณมีประสิทธิภาพ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับ 5 ข้อที่ควรคำนึงถึงเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสร้างคำทักทายแบบมืออาชีพและตรงไปตรงมา:

ให้มันสั้นและหวาน

การทักทายทางอีเมลไม่จำเป็นต้องยาวหรือซับซ้อน อันที่จริง ทางที่ดีควรทำให้สั้นและไพเราะที่สุด โดยปกติแล้วคำว่า “สวัสดี” หรือ “สวัสดี” ตามด้วยชื่อผู้รับก็เพียงพอแล้ว

หลีกเลี่ยงการใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์

เครื่องหมายอัศเจรีย์อาจดูเหมือนไม่เป็นทางการเกินไปหรือไม่เป็นมืออาชีพในการทักทายทางอีเมล หากคุณต้องการถ่ายทอดความกระตือรือร้น ควรทำในส่วนเนื้อหาของอีเมล

ยึดเครื่องหมายวรรคตอนมาตรฐาน

การใช้เครื่องหมายวรรคตอนที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญในอีเมล แต่สำคัญอย่างยิ่งในการทักทาย หลีกเลี่ยงการใช้เครื่องหมายวรรคตอนมากเกินไป เช่น อัศเจรีย์หลายตัว หรือใช้คำย่อที่ไม่เป็นทางการ เช่น "u" สำหรับ "คุณ"

พิสูจน์อักษรอีเมลของคุณ

ก่อนที่คุณจะกด "ส่ง" สิ่งสำคัญคือต้องตรวจทานอีเมลของคุณ ซึ่งรวมถึงคำทักทายและส่วนที่เหลือของอีเมล การพิมพ์ผิดเพียงเล็กน้อยสามารถเปลี่ยนความหมายของอีเมลและทำให้ผู้รับเข้าใจได้ยาก

เลือกคำของคุณอย่างระมัดระวัง

อีเมลเป็นรูปแบบการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร ดังนั้นการเลือกคำอย่างระมัดระวังจึงเป็นสิ่งสำคัญ ซึ่งรวมถึงคำทักทายและส่วนที่เหลือของอีเมล หลีกเลี่ยงการใช้คำสแลงหรือศัพท์แสง และระวังภาษาที่อาจไม่เหมาะสม

คำทักทายที่เหมาะสมในอีเมลคืออะไร?

ซึ่งจะขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังเขียนอีเมลในโลกธุรกิจหรือในชีวิตส่วนตัวของคุณ สำหรับธุรกิจ คำทักทายที่เป็นทางการจะเหมาะสมกว่า เช่น “Dear Mr./Ms. สมิธ” อย่างไรก็ตาม ในชีวิตส่วนตัวของคุณ คุณสามารถใช้คำทักทายที่คุ้นเคยมากกว่า เช่น “สวัสดี โจ”

คุณจะเริ่มต้นคำทักทายทางอีเมลอย่างมืออาชีพได้อย่างไร

เมื่อเขียนอีเมลถึงผู้ติดต่อมืออาชีพ สิ่งสำคัญคือต้องเริ่มข้อความด้วยคำทักทายที่สุภาพและให้เกียรติ ตัวอย่างของวิธีเริ่มต้นอีเมลอย่างมืออาชีพ ได้แก่ “อรุณสวัสดิ์” “เรียน คุณ/คุณ นามสกุล” และ “สวัสดี”

บรรทัดเริ่มต้นที่ดีที่สุดในการเริ่มต้นอีเมลคืออะไร

วิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มต้นอีเมลคือการแสดงความสุภาพและแนะนำตัวเองตั้งแต่ประโยคแรก คุณสามารถพูดประมาณว่า “สวัสดี ฉันชื่อ ____ และฉันสนใจตำแหน่งงานที่คุณโพสต์บนเว็บไซต์ของคุณ” สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสร้างความประทับใจแรกที่ดีและแสดงให้ผู้รับเห็นว่าคุณเป็นมืออาชีพ

รูปภาพ: องค์ประกอบ Envato