- โฮมเพจ
- บทความ
- บล็อก
- 25 ตัวอย่างการโจรกรรมในที่ทำงานและการยักยอกเงิน
25 ตัวอย่างการโจรกรรมในที่ทำงานและการยักยอกเงิน
เผยแพร่แล้ว: 2023-08-04
งานส่วนหนึ่งของคุณในฐานะเจ้าของธุรกิจคือติดตามและปกป้องทรัพยากรของบริษัท ซึ่งรวมถึงการมองหาสัญญาณของการยักยอกหรือการขโมยของพนักงาน ในการทำเช่นนี้อย่างมีประสิทธิภาพ จะช่วยให้ทราบประเภทต่างๆ ของการยักยอกซึ่งพบได้ทั่วไปในธุรกิจขนาดเล็ก อ่านต่อเพื่อดูรายการตัวอย่างทั้งหมดของการยักยอกเงิน
การฉ้อฉลคืออะไร?
การฉ้อฉลคือการใช้ในทางที่ผิดหรือการขโมยเงินทุนของบริษัทหรือทรัพย์สินของบริษัท มีหลายวิธีที่พนักงานหรือเจ้าของธุรกิจสามารถขโมยหรือใช้ทรัพยากรในทางที่ผิด ซึ่งคุณสามารถดูได้จากรายการด้านล่าง
การฉ้อฉลเกิดขึ้นได้อย่างไร?
การฉ้อฉลเกิดขึ้นเมื่อพนักงานหรือเจ้าของธุรกิจขโมยหรือยักยอกเงินของบริษัท ตัวอย่างเช่น พนักงานอาจยอมรับการชำระเงินสำหรับการทำธุรกรรมโดยไม่ต้องใส่เงินในบัญชีธนาคารของบริษัท ดูรายการด้านล่างสำหรับตัวอย่างการยักยอกเพิ่มเติม
ดำเนินการวิจัยตลาด
เพิ่มพลังให้งานของคุณประสบความสำเร็จ
โฆษณาธุรกิจของคุณที่นี่
ตัวอย่างทั่วไปของการยักยอกเงินและการโจรกรรมของพนักงาน
การฉ้อฉลหมายถึงการกระทำที่หลากหลายซึ่งพนักงานหรือผู้มีอำนาจตัดสินใจขโมยหรือใช้ทรัพยากรของบริษัทในทางที่ผิด เพื่อปกป้องธุรกิจขนาดเล็กของคุณ ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของการยักยอกเงินที่ควรทราบ และหากคุณเคยสงสัยว่า “ฉันจะจัดการกับการยักยอกเงินและการลักขโมยของพนักงานได้อย่างไร” คุณยังสามารถดูเคล็ดลับได้ในแต่ละตัวอย่าง
1. การทำรายการเป็นโมฆะที่เครื่องบันทึกเงินสด
เมื่อพนักงานทำธุรกรรมและเรียกเก็บเงิน พวกเขาอาจทำธุรกรรมเป็นโมฆะและเก็บเงินไว้เอง การตรวจสอบนี้ทำได้ยาก เนื่องจากระบบควรมีความสมดุล แต่ลูกค้ายังคงได้รับผลิตภัณฑ์หรือบริการของตน และบริษัทของคุณไม่ได้รับเงิน
การป้องกัน: ระบบ ณ จุดขายที่ทันสมัยหลายแห่งมีการตั้งค่าที่ต้องได้รับการอนุมัติจากหัวหน้างานหรือผู้จัดการเพื่อทำให้การขายเป็นโมฆะ อัปเกรดระบบของคุณหรือเปิดใช้งานคุณสมบัตินี้เพื่อหลีกเลี่ยงการให้โอกาสนี้แก่พนักงาน
2. การแทงเงินสดจากผู้ระดมทุน
หากธุรกิจหรือองค์กรของคุณจัดงานระดมทุน คุณอาจรวบรวมเงินบริจาคที่ไม่ได้นับในทันที หากคนงานเพียงคนเดียวสามารถเข้าถึงเงินเหล่านี้ได้ก่อนที่จะมีการจัดสรร พวกเขาอาจรวบรวมบางส่วนสำหรับตนเอง
การป้องกัน: มีพนักงานมากกว่าหนึ่งคนที่รับผิดชอบในการรวบรวมและนับเงิน
3. การนำเช็คลูกค้าขึ้นเงิน
พนักงานอาจตั้งค่าบัญชีธนาคารที่มีชื่อคล้ายกับบริษัท จากนั้นพวกเขาสามารถขึ้นเงินสดเช็คของลูกค้าหรือโอนการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์เข้าบัญชีของพวกเขาแทนที่จะเป็นของบริษัท
การป้องกัน: อาชญากรรมนี้เกิดขึ้นบ่อยที่สุดโดยพนักงานคนหนึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบในการเรียกเก็บเงินและติดตามบันทึกทางบัญชี แยกความรับผิดชอบเพื่อให้มีหลายคนที่สามารถจับประเด็นที่อาจเกิดขึ้นได้
4. ลูกค้าเรียกเก็บเงินเกิน
พนักงานอาจเรียกเก็บเงินจากลูกค้ามากกว่าอัตราของบริษัทของคุณสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการบางอย่าง หรือเพิ่มค่าธรรมเนียมพิเศษและเงินเพิ่มเติม
การป้องกัน: ดำเนินการตรวจสอบแนวทางปฏิบัติในการเรียกเก็บเงินของลูกค้าเป็นระยะ และพิจารณาข้อร้องเรียนของลูกค้าเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินหรือค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม
5. การปลอมแปลงการชำระเงิน
พนักงานอาจเขียนเช็คให้ตัวเองหรือโอนเงินจากบัญชีธนาคารของพนักงาน หากพวกเขาสามารถเข้าถึงข้อมูลและลายเซ็นของคุณได้ จากนั้นพวกเขาอาจสร้างรายการบัญชีปลอมเพื่อปกปิดการชำระเงินเหล่านี้
การป้องกัน: หลีกเลี่ยงการให้สิทธิ์ในการเข้าถึงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของคุณ และตรวจสอบการจ่ายค่าใช้จ่ายเพื่อตรวจจับสิ่งผิดปกติใดๆ
6. การปลอมแปลงการชำระเงินของผู้ขาย
พนักงานอาจตั้งค่าบัญชีผู้ขายปลอมหรือแก้ไขรายการบัญชีเพื่อให้ดูเหมือนว่ามีการชำระเงินให้กับผู้ขาย แต่แล้วพวกเขาก็ส่งเงินนั้นให้กับตัวเอง
การป้องกัน: ตรวจสอบการชำระเงินทั้งหมดให้กับผู้ขายเป็นระยะ หรือให้เจ้าหน้าที่มากกว่าหนึ่งคนตรวจสอบรายการของคุณ
7. ขโมยข้อมูลบัตรเครดิตของลูกค้า
พนักงานที่รวบรวมข้อมูลบัตรเครดิตของลูกค้าเพื่อทำการซื้อให้เสร็จสมบูรณ์นั้นอาจบันทึกหมายเลขเพื่อใช้สำหรับการซื้อของตนเอง นี่เป็นการขโมยจากลูกค้าโดยตรงและอาจนำไปสู่การขาดความไว้วางใจสำหรับธุรกิจของคุณ
การป้องกัน: ใช้ซอฟต์แวร์การชำระเงินที่ตรวจทานหมายเลขบัตรเครดิตทั้งหมด และหลีกเลี่ยงการรับข้อมูลด้วยตนเอง เว้นแต่จำเป็นจริงๆ
8. การจุ่มสองครั้ง
พนักงานอาจเรียกเก็บเงินเพิ่มจากบัญชีค่าใช้จ่ายของคุณโดยเรียกเก็บค่าใช้จ่ายจากบัตรเครดิตของบริษัทก่อน แล้วจึงขอคืนเงินเสมือนว่าพวกเขาจ่ายเอง
การป้องกัน: แยกความรับผิดชอบเพื่อให้พนักงานคนอื่นๆ สามารถตรวจสอบได้ว่าค่าใช้จ่ายครอบคลุมแล้วหรือไม่ ซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายสามารถปรับปรุงกระบวนการนี้ได้
9. การใช้บัญชีค่าใช้จ่ายในทางที่ผิด
พนักงานอาจขอเบิกค่าใช้จ่ายที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานของบริษัท ตัวอย่างเช่น พวกเขาอาจพยายามเลี้ยงอาหารกลางวันส่วนตัว แม้ว่าพวกเขาจะไม่ได้พบปะกับลูกค้าก็ตาม
การป้องกัน: สร้างนโยบายที่ชัดเจนว่าอะไรครอบคลุมและไม่ครอบคลุม จากนั้นใช้ซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายเพื่อรวบรวมข้อมูลและใบเสร็จรับเงิน
10. การใช้ส่วนลดพนักงานในทางที่ผิด
หากร้านค้าหรือร้านอาหารเสนอส่วนลดให้กับพนักงานเท่านั้น บางคนอาจพยายามเสนอสิทธิพิเศษเหล่านั้นให้กับเพื่อน ครอบครัว หรือคนอื่นๆ
การป้องกัน: สร้างนโยบายที่เข้มงวดเกี่ยวกับผู้ที่สามารถใช้ส่วนลดเหล่านี้ได้ ตรวจสอบการซื้อที่มากเกินไปโดยพนักงานคนใดคนหนึ่ง
11. ขโมยเงินสด
พนักงานที่เข้าถึงเงินสดได้แต่เพียงผู้เดียวอาจใช้เงินจำนวนเล็กน้อย โดยหวังว่าจะไม่มีใครสังเกตเห็น อย่างไรก็ตาม การเพิ่มขึ้นทีละเล็กทีละน้อยเหล่านี้สามารถเพิ่มขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป
การป้องกัน: การโจรกรรมนี้มักเกิดขึ้นเมื่อพนักงานคนหนึ่งรับผิดชอบเงินของเคาน์ตีหรือฝากเงินธนาคาร มีวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการเงินสดมากมายที่ธุรกิจของคุณควรปฏิบัติตามเพื่อหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ รวมถึงการฝากมากกว่าหนึ่งคน
12. ขโมยอุปกรณ์สำนักงาน
พนักงานอาจขโมยสิ่งของจากพื้นที่จัดเก็บของคุณแล้วนำกลับบ้านหรือแม้แต่นำไปขาย
การป้องกัน: เก็บเสบียงจำนวนน้อยไว้ในคราวเดียว หรือให้พนักงานร้องขอเมื่อพวกเขาต้องการรายการใดรายการหนึ่งเพิ่มเติม
13. ขโมยอุปกรณ์
อุปกรณ์มักประกอบด้วยสิ่งของขนาดใหญ่ เช่น คอมพิวเตอร์หรือเทคโนโลยี พนักงานสามารถนำสิ่งของเหล่านี้กลับบ้านหรือขายเป็นเงินสดได้
การป้องกัน: ให้พนักงานลงชื่อออกจากอุปกรณ์ขนาดใหญ่ หรือกำหนดให้พวกเขาอยู่ในสำนักงาน
ตัวอย่างการยักยอกเพิ่มเติมที่ต้องรู้
การยักยอกหมายถึงการกระทำที่หลากหลายที่พนักงานหรือผู้มีอำนาจตัดสินใจใช้เพื่อผลประโยชน์ส่วนตัว นี่คือตัวอย่างเพิ่มเติมของการยักยอกเงินสำหรับเจ้าของธุรกิจที่ต้องรู้
14. การขายความลับทางการค้า – การจารกรรมข้อมูลขององค์กร
การยักยอกประเภทนี้เกิดขึ้นเมื่อพนักงานขายข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์ให้กับคู่แข่ง
การป้องกัน: ให้เข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นสำหรับบทบาทของแต่ละคนเท่านั้น ใช้ที่เก็บข้อมูลที่ปลอดภัยสำหรับข้อมูลสำคัญ และติดตามว่าใครมีสิทธิ์เข้าถึง
15. การใช้บัตรเครดิตของบริษัทเพื่อการใช้งานส่วนตัว
หากพนักงานของคุณสามารถเข้าถึงบัตรเครดิตของบริษัทได้ การใช้บัตรเครดิตเพื่อซื้อสินค้าส่วนตัวอาจเข้าข่ายเป็นการยักยอกเงิน
การป้องกัน: ตั้งกฎที่ชัดเจนสำหรับการใช้บัตรเครดิตและตรวจสอบการซื้ออย่างสม่ำเสมอ
16. ขโมยตำแหน่งของคุณ
พนักงานที่ทราบข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับตำแหน่งของคุณ เช่น รหัสสัญญาณกันขโมยหรือตำแหน่งของสิ่งของมีค่า อาจมีส่วนร่วมในการลักขโมย
การป้องกัน: ใช้กล้องวงจรปิดและสัญญาณเตือน และติดตามอย่างระมัดระวังว่าใครสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้
17. การขโมยสินค้า
พนักงานร้านค้าปลีกอาจขโมยสินค้าที่จับต้องได้ออกจากชั้นวางหรือนำสินค้าที่เพิ่งส่งคืนไป:
การป้องกัน: กำหนดแนวทางปฏิบัติด้านสินค้าคงคลังและการส่งคืนที่รัดกุม และใช้กล้องรักษาความปลอดภัยเพื่อติดตามกิจกรรม
18. การเรียกร้องอุปกรณ์ที่สูญหาย
พนักงานอ้างว่าแล็ปท็อปหรืออุปกรณ์อื่นๆ ถูกขโมย พวกเขาได้รับอันใหม่และเก็บอันเก่าไว้หรือมอบให้กับสมาชิกในครอบครัว
การป้องกัน: ใช้ซอฟต์แวร์เพื่อติดตามตำแหน่งที่ตั้งของอุปกรณ์ของบริษัทหรือปิดการใช้งานหากอุปกรณ์สูญหายหรือถูกขโมย
19. การสร้างพนักงานผี
พนักงานที่ควบคุมบัญชีเงินเดือนของคุณอาจตั้งค่าพนักงานใหม่ที่ไม่มีอยู่จริง พวกเขา "จ่ายเงิน" ให้พนักงานปลอมเหล่านี้และเก็บเงินไว้ใช้เอง
การป้องกัน: ตรวจสอบเอกสารบัญชีเงินเดือนเป็นประจำและเปรียบเทียบกับบันทึกของพนักงาน นี่เป็นเหตุผลหลักว่าทำไมบัญชีเงินเดือนจึงเป็นหน้าที่หนึ่งที่คุณควรจ้างผู้ให้บริการภายนอกที่มีชื่อเสียง
20. การขโมยกองทุนภาษี
พนักงานที่มีหน้าที่เสียภาษีอาจเก็บเงินนั้นไว้ใช้เอง ไม่เพียงแต่เงินเหล่านั้นจะหายไปเท่านั้น แต่คุณยังจะต้องเสียภาษีมากขึ้นอีกด้วย
การป้องกัน: ตรวจสอบแนวทางปฏิบัติด้านภาษีของคุณเป็นประจำหรือว่าจ้างฟังก์ชันนี้จากบริการด้านภาษีที่มีชื่อเสียง
21. การเก็บเงินใต้โต๊ะ
เงินใต้โต๊ะคือการจ่ายเงินจากผู้ขายให้กับพนักงานเพื่อแลกกับธุรกิจของบริษัทของคุณหรือผลประโยชน์อื่นๆ
การป้องกัน: มีหลายวิธีในการจัดการบัญชีเจ้าหนี้และบัญชีลูกหนี้ให้ดีขึ้น เริ่มต้นด้วยการเลือกผู้ขายด้วยตัวคุณเองหรือตั้งคณะกรรมการเพื่อทำการตัดสินใจเหล่านี้
22. การโจรกรรมข้อมูลประจำตัว
การฉ้อฉลประเภทนี้เกิดขึ้นเมื่อพนักงานใช้ชื่อธุรกิจของคุณเพื่อเปิดบัตรเครดิตหรือกู้เงินเพื่อใช้ในการซื้อของตนเอง
การป้องกัน: ตรวจสอบบัญชีและคะแนนเครดิตของบริษัทของคุณเป็นประจำเพื่อสังเกตสิ่งผิดปกติ
23. การใช้ทรัพยากรของบริษัทเพื่อเริ่มต้นธุรกิจ
หากพนักงานใช้เวลา อุปกรณ์ หรือเงินทุนของบริษัทเพื่อเริ่มต้นธุรกิจของตนเองโดยที่คุณไม่รู้ ถือว่าเข้าข่ายการยักยอกเงิน
การป้องกัน: ตั้งกฎที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการใช้ทรัพยากรของบริษัท
24. แบบแผน Ponzi
โครงการ Ponzi เกิดขึ้นเมื่อบริษัทหรือบุคคลสัญญาว่าจะให้ผลตอบแทนสูงแก่นักลงทุนหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย แต่จ่ายเงินจากนักลงทุนรายใหม่แทนผลิตภัณฑ์หรือบริการที่บริษัทอ้างว่าจัดหาให้ รูปแบบนี้พบมากที่สุดในธุรกิจการจัดการทางการเงินและการวางแผนการเกษียณอายุ
การป้องกัน: ติดตามว่าเงินถูกนำเข้ามาอย่างไรและไปที่ไหน หากทำงานร่วมกับนักลงทุน ต้องมีความโปร่งใสอย่างสมบูรณ์เกี่ยวกับแหล่งที่มาของเงินทุน
25. การปลอมแปลงบันทึกทางธุรกิจ
การฉ้อฉลหลายรูปแบบเกี่ยวข้องกับการปลอมบันทึกทางธุรกิจเพื่อปกปิดการยักยอกเงินหรือฉ้อโกงนักลงทุน
การป้องกัน: ค้นหาบริษัทรับทำบัญชีที่มีชื่อเสียงเพื่อจ้างงานเหล่านี้จากภายนอก และตรวจสอบบันทึกและการเงินของคุณเป็นระยะ
การยักยอกเป็นอาชญากรรมปกขาวหรือไม่?
ใช่ การยักยอกเป็นหนึ่งในอาชญากรรมปกขาวที่พบบ่อยที่สุด ความรุนแรงและประเภทของการเรียกเก็บเงินอาจแตกต่างกันไป แต่โดยทั่วไปถือว่าเป็นรูปแบบหนึ่งของการโจรกรรมหรือการฉ้อโกง
บทลงโทษสำหรับการฉ้อฉลคืออะไร?
ประเภทของความผิดทางอาญาที่เราอาจต้องเผชิญสำหรับการยักยอกอาจแตกต่างกันไปตามสถานการณ์และจำนวนเงินหรือทรัพยากรที่ถูกขโมยหรือนำไปใช้ในทางที่ผิด กฎหมายยังแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐ ข้อหายักยอกเงินเล็กน้อยมักถูกพิจารณาว่าเป็นความผิดทางอาญา ซึ่งอาจรวมถึงค่าปรับหรือโทษจำคุก การฉ้อโกงทางอาญาอาจรวมถึงโทษจำคุกร้ายแรงถึง 15 ปี
คุณสามารถยักยอกเงินจากบริษัทของคุณเองได้หรือไม่?
การฉ้อฉลเกิดขึ้นเมื่อเงินทุนหรือทรัพยากรจากธุรกิจถูกใช้ในทางที่ผิดเพื่อผลประโยชน์ส่วนตัว หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจแต่เพียงผู้เดียว โดยทั่วไปคุณจะไม่สามารถถูกตั้งข้อหายักยอกได้ เนื่องจากคุณเป็นเจ้าของทรัพยากรเหล่านั้น อย่างไรก็ตาม หากบริษัทของคุณเป็นส่วนหนึ่งของหุ้นส่วนหรือมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายราย การใช้เงินในทางที่ผิดอาจถือเป็นการฉ้อโกง
การป้องกันและตรวจจับการฉ้อฉลในธุรกิจขนาดเล็กของคุณ
การป้องกันและการตรวจจับการฉ้อฉลในธุรกิจขนาดเล็กของคุณเป็นสิ่งสำคัญในการปกป้องสถานะทางการเงินและชื่อเสียงของบริษัทของคุณ ในฐานะเจ้าของธุรกิจ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องดำเนินมาตรการที่สามารถปกป้องธุรกิจของคุณจากการโจรกรรมภายใน ต่อไปนี้เป็นกลยุทธ์ที่ควรพิจารณา:
- ใช้การควบคุมภายใน: แยกหน้าที่: แยกความรับผิดชอบระหว่างพนักงานที่แตกต่างกันเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีบุคคลใดเข้าถึงการทำธุรกรรมทางการเงินได้ทุกด้าน สิ่งนี้ช่วยป้องกันไม่ให้บุคคลใดบุคคลหนึ่งจัดการหรือใช้เงินทุนของบริษัทในทางที่ผิด
- การตรวจสอบเป็นประจำ: ดำเนินการตรวจสอบภายในเป็นประจำของบันทึกทางการเงินของคุณเพื่อระบุความคลาดเคลื่อนหรือความผิดปกติใดๆ การตรวจสอบสามารถช่วยตรวจจับการฉ้อฉลที่อาจเกิดขึ้นได้ตั้งแต่เนิ่นๆ และป้องกันพนักงานจากการมีส่วนร่วมในกิจกรรมฉ้อฉล
- ตรวจสอบลายเซ็น: จำกัดการเข้าถึงลายเซ็นของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณตรวจสอบและอนุมัติธุรกรรมทางการเงินที่สำคัญทั้งหมดเป็นการส่วนตัว คุณสามารถป้องกันการเบิกจ่ายโดยไม่ได้รับอนุญาตได้โดยการอนุมัติธุรกรรมดังกล่าวเป็นการส่วนตัว
- ส่งเสริมความโปร่งใส: สนับสนุนการรายงาน: ส่งเสริมสภาพแวดล้อมที่พนักงานรู้สึกสบายใจในการรายงานกิจกรรมที่น่าสงสัยหรือแจ้งข้อกังวลเกี่ยวกับการฉ้อฉลที่อาจเกิดขึ้น การรายงานที่สนับสนุนสามารถช่วยให้คุณตรวจพบการฉ้อฉลในระยะเริ่มต้น
- นโยบายผู้แจ้งเบาะแส: กำหนดนโยบายผู้แจ้งเบาะแสที่เป็นความลับซึ่งอนุญาตให้พนักงานรายงานการประพฤติมิชอบโดยไม่เปิดเผยตัวตน การคุ้มครองผู้แจ้งเบาะแสสามารถกระตุ้นให้พนักงานแจ้งข้อมูลโดยไม่ต้องกลัวการตอบโต้
- ให้ความรู้แก่พนักงาน: โครงการฝึกอบรม: จัดให้มีการฝึกอบรมอย่างสม่ำเสมอแก่พนักงานเกี่ยวกับนโยบายของบริษัท จรรยาบรรณ และผลที่ตามมาของการยักยอกเงิน การให้ความรู้แก่พนักงานเกี่ยวกับความร้ายแรงของการฉ้อฉลสามารถยับยั้งพฤติกรรมดังกล่าวได้
- เน้นผลที่ตามมา: ให้พนักงานตระหนักถึงผลกระทบทางกฎหมายและการลงโทษทางวินัยที่เป็นผลมาจากการยักยอกเงิน สื่อสารบทลงโทษของการยักยอกให้ชัดเจนเพื่อป้องปรามผู้ที่อาจกระทำผิด
- ตรวจสอบข้อมูลทางการเงิน: ใช้ซอฟต์แวร์บัญชี: ลงทุนในซอฟต์แวร์บัญชีที่เชื่อถือได้ซึ่งสามารถติดตามธุรกรรมทางการเงินและสร้างรายงานเพื่อตรวจสอบได้ ซอฟต์แวร์บัญชีสามารถช่วยคุณตรวจสอบกิจกรรมทางการเงินและระบุธุรกรรมที่น่าสงสัย
- การกระทบยอดธนาคาร: กระทบยอดใบแจ้งยอดจากธนาคารเป็นประจำด้วยบันทึกทางบัญชีเพื่อตรวจหาธุรกรรมที่ไม่ได้รับอนุญาต การกระทบยอดใบแจ้งยอดจากธนาคารสามารถช่วยตรวจสอบความคลาดเคลื่อนและการยักยอกที่อาจเกิดขึ้นได้
- ดำเนินการตรวจสอบประวัติ: ตรวจสอบพนักงานที่มีศักยภาพทั้งหมดอย่างละเอียด โดยเฉพาะผู้ที่จะสามารถเข้าถึงข้อมูลทางการเงินหรือจัดการกับเงินสด การตรวจสอบประวัติสามารถช่วยระบุผู้สมัครที่มีประวัติทุจริตหรือประพฤติมิชอบทางการเงินได้
- ข้อมูลดิจิทัลที่ปลอดภัย: การป้องกันด้วยรหัสผ่าน: ต้องใช้รหัสผ่านที่รัดกุมสำหรับระบบของบริษัททั้งหมด และเปลี่ยนรหัสผ่านเป็นประจำ การป้องกันด้วยรหัสผ่านที่แข็งแกร่งสามารถช่วยป้องกันการเข้าถึงข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อนโดยไม่ได้รับอนุญาต
- จำกัดการเข้าถึง: ให้สิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเฉพาะกับเจ้าหน้าที่ที่ได้รับอนุญาตตามความจำเป็นเท่านั้น การจำกัดการเข้าถึงจะลดจำนวนบุคคลที่เข้าถึงข้อมูลทางการเงินที่สำคัญได้
- กำหนดแนวทางปฏิบัติ: หลักจรรยาบรรณ: พัฒนาและแจกจ่ายหลักปฏิบัติที่สรุปพฤติกรรมที่คาดหวังและมาตรฐานทางจริยธรรมสำหรับพนักงานทุกคน จรรยาบรรณกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนและเน้นย้ำถึงความสำคัญของความซื่อสัตย์ในสถานที่ทำงาน
- กำหนดนโยบายที่ชัดเจน: นโยบายค่าใช้จ่าย: กำหนดค่าใช้จ่ายที่สามารถเบิกคืนได้อย่างชัดเจนและกำหนดวงเงินการใช้จ่ายของพนักงาน นโยบายค่าใช้จ่ายที่ชัดเจนสามารถป้องกันไม่ให้พนักงานใช้เงินทุนของบริษัทในทางที่ผิด
- การจัดการผู้ขาย: สร้างกระบวนการจัดการผู้ขายที่มีประสิทธิภาพเพื่อป้องกันแผนการหลอกลวงผู้ขาย ตรวจสอบผู้ขายอย่างระมัดระวังและตรวจสอบธุรกรรมของผู้ขายอย่างสม่ำเสมอ
- ตรวจสอบสินค้าคงคลัง: ตรวจสอบสินค้าคงคลังเป็นประจำ: ดำเนินการตรวจสอบสินค้าคงคลังเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่าสินทรัพย์ทางกายภาพตรงกับสินค้าคงคลังที่บันทึกไว้ การตรวจสอบสินค้าคงคลังเป็นประจำสามารถช่วยระบุทรัพย์สินที่ขาดหายไปหรือนำไปใช้ในทางที่ผิด
- ส่งเสริมการกำกับดูแล: การตรวจสอบโดยฝ่ายบริหาร: กำหนดให้ฝ่ายบริหารตรวจสอบและอนุมัติธุรกรรมทางการเงินเป็นประจำ การได้รับการอนุมัติหลายระดับสามารถขัดขวางกิจกรรมที่เป็นการฉ้อโกงได้
- การตรวจสอบภายนอก: พิจารณาจ้างผู้ตรวจสอบภายนอกเพื่อดำเนินการตรวจสอบเป็นระยะสำหรับการประเมินที่เป็นกลาง ผู้ตรวจสอบบัญชีภายนอกสามารถประเมินแนวทางปฏิบัติทางการเงินของบริษัทของคุณได้อย่างอิสระ
กลยุทธ์ | คำอธิบาย |
---|
ใช้การควบคุมภายใน | - แยกหน้าที่: แยกความรับผิดชอบระหว่างพนักงานเพื่อป้องกันไม่ให้บุคคลเดียวเข้าถึงธุรกรรมทางการเงินทั้งหมด - การตรวจสอบเป็นประจำ: ดำเนินการตรวจสอบภายในเพื่อระบุความแตกต่างและยับยั้งกิจกรรมที่เป็นการฉ้อโกง - ตรวจสอบลายเซ็น: จำกัดการเข้าถึงลายเซ็นของคุณและอนุมัติธุรกรรมทางการเงินที่สำคัญเป็นการส่วนตัว |
ส่งเสริมความโปร่งใส | - ส่งเสริมการรายงาน: ส่งเสริมสภาพแวดล้อมที่พนักงานสามารถรายงานกิจกรรมที่น่าสงสัยหรือข้อกังวลเกี่ยวกับการยักยอกเงิน - นโยบายการแจ้งเบาะแส: กำหนดนโยบายที่เป็นความลับซึ่งอนุญาตให้มีการรายงานการประพฤติมิชอบโดยไม่ระบุตัวตน |
ให้ความรู้แก่พนักงาน | - โครงการฝึกอบรม: จัดให้มีการฝึกอบรมอย่างสม่ำเสมอเกี่ยวกับนโยบายของบริษัท จรรยาบรรณ และผลของการยักยอกเงิน - เน้นผลที่ตามมา: ให้พนักงานตระหนักถึงผลกระทบทางกฎหมายและการลงโทษทางวินัยสำหรับการยักยอก |
ตรวจสอบข้อมูลทางการเงิน | - ใช้ซอฟต์แวร์บัญชี: ลงทุนในซอฟต์แวร์ที่เชื่อถือได้เพื่อติดตามธุรกรรมทางการเงินและสร้างรายงานที่ตรวจสอบได้ - การกระทบยอดธนาคาร: กระทบยอดใบแจ้งยอดจากธนาคารเป็นประจำเพื่อตรวจหาธุรกรรมที่ไม่ได้รับอนุญาต |
ดำเนินการตรวจสอบประวัติ | - ตรวจสอบพนักงานอย่างละเอียด: คัดกรองพนักงานที่มีศักยภาพ โดยเฉพาะผู้ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลทางการเงินหรือจัดการเงินสด |
ข้อมูลดิจิทัลที่ปลอดภัย | - การป้องกันด้วยรหัสผ่าน: ใช้ข้อกำหนดรหัสผ่านที่รัดกุมและการเปลี่ยนแปลงระบบของบริษัทเป็นประจำ - จำกัดการเข้าถึง: จำกัดการเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเฉพาะบุคลากรที่ได้รับอนุญาตตามความจำเป็น |
กำหนดแนวทางปฏิบัติ | - หลักจรรยาบรรณ: พัฒนาและเผยแพร่จรรยาบรรณโดยสรุปพฤติกรรมที่คาดหวังและมาตรฐานทางจริยธรรมสำหรับพนักงานทุกคน |
กำหนดนโยบายที่ชัดเจน | - นโยบายค่าใช้จ่าย: กำหนดค่าใช้จ่ายที่สามารถเบิกคืนได้อย่างชัดเจนและกำหนดวงเงินการใช้จ่ายของพนักงาน - การจัดการผู้ขาย: สร้างกระบวนการเพื่อตรวจสอบผู้ขายและตรวจสอบการทำธุรกรรมของผู้ขายเป็นประจำเพื่อหาแผนการฉ้อโกงที่อาจเกิดขึ้น |
ตรวจสอบสินค้าคงคลัง | - การตรวจสอบสินค้าคงคลังเป็นประจำ: ดำเนินการตรวจสอบเป็นประจำเพื่อจับคู่สินทรัพย์ทางกายภาพกับสินค้าคงคลังที่บันทึกไว้ |
ส่งเสริมการกำกับดูแล | - การตรวจสอบโดยฝ่ายบริหาร: กำหนดให้ฝ่ายจัดการตรวจสอบและอนุมัติธุรกรรมทางการเงินอย่างสม่ำเสมอ - การตรวจสอบภายนอก: พิจารณาจ้างผู้ตรวจสอบภายนอกสำหรับการประเมินที่เป็นกลางและการตรวจสอบการปฏิบัติทางการเงิน |
ด้วยการใช้มาตรการป้องกันเหล่านี้ในเชิงรุกและส่งเสริมวัฒนธรรมความซื่อสัตย์และความโปร่งใส คุณสามารถลดความเสี่ยงของการฉ้อฉลในธุรกิจขนาดเล็กของคุณได้อย่างมาก การระแวดระวังและเชิงรุกเป็นสิ่งสำคัญในการปกป้องทรัพยากรของบริษัทของคุณ และรักษาความไว้วางใจจากลูกค้า พนักงาน และผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
บทสรุป
ในฐานะเจ้าของธุรกิจ ความรับผิดชอบในการติดตามและปกป้องทรัพยากรของบริษัทเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง การฉ้อฉล การใช้ในทางที่ผิดหรือการขโมยเงินทุนและทรัพย์สินของบริษัท ก่อให้เกิดภัยคุกคามที่สำคัญต่อสถานะทางการเงินและชื่อเสียงของธุรกิจของคุณ ในการต่อสู้กับภัยคุกคามนี้อย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักถึงการฉ้อฉลในรูปแบบต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้
ตัวอย่างของการฉ้อฉลที่ให้ไว้ที่นี่แสดงให้เห็นถึงวิธีการที่หลากหลายที่พนักงานหรือผู้มีอำนาจตัดสินใจอาจใช้เพื่อยักยอกทรัพยากรเพื่อผลประโยชน์ส่วนตัว จากการทำให้ธุรกรรมเป็นโมฆะที่เครื่องบันทึกเงินสด ไปจนถึงการใช้บัญชีค่าใช้จ่ายในทางที่ผิดหรือการจารกรรมข้อมูลขององค์กร การยักยอกเกิดขึ้นได้หลายรูปแบบ
การป้องกันและตรวจจับการฉ้อฉลจำเป็นต้องมีมาตรการเชิงรุกและวัฒนธรรมแห่งความโปร่งใสและความซื่อสัตย์ภายในองค์กรของคุณ การใช้การควบคุมภายใน การตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ และการส่งเสริมความโปร่งใสโดยการส่งเสริมการรายงานและการกำหนดนโยบายผู้แจ้งเบาะแสเป็นขั้นตอนสำคัญในการปกป้องธุรกิจของคุณ
การให้ความรู้แก่พนักงานเกี่ยวกับผลของการยักยอกเงินและการเน้นย้ำถึงความสำคัญของการปฏิบัติตามหลักจริยธรรมสามารถทำหน้าที่เป็นตัวยับยั้งที่มีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ การตรวจสอบข้อมูลทางการเงินผ่านซอฟต์แวร์บัญชีที่เชื่อถือได้ การตรวจสอบประวัติพนักงานที่มีศักยภาพ และการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลดิจิทัลเป็นกลยุทธ์สำคัญในการป้องกันการยักยอกเงิน
ด้วยการกำหนดนโยบายที่ชัดเจน ดำเนินการตรวจสอบสินค้าคงคลังอย่างสม่ำเสมอ และสนับสนุนการกำกับดูแลผ่านการทบทวนโดยฝ่ายบริหารและการตรวจสอบจากภายนอก คุณจะสามารถลดความเสี่ยงของการยักยอกเงินในธุรกิจของคุณได้
การฉ้อฉลเป็นอาชญากรรมปกขาวที่อาจนำไปสู่ผลทางกฎหมายที่รุนแรง ซึ่งรวมถึงการปรับและการจำคุก ในฐานะเจ้าของธุรกิจ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจความรุนแรงของความผิดนี้ และดำเนินการตามขั้นตอนที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นภายในองค์กรของคุณ
ด้วยการใช้มาตรการป้องกันและกลยุทธ์ที่ระบุไว้ที่นี่อย่างขยันขันแข็ง คุณสามารถเสริมความแข็งแกร่งให้กับธุรกิจขนาดเล็กของคุณจากการคุกคามของการยักยอกเงิน และรักษาความไว้วางใจจากลูกค้า พนักงาน และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ การปกป้องทรัพยากรของบริษัทของคุณไม่เพียงแต่เป็นข้อบังคับทางกฎหมายเท่านั้น แต่ยังจำเป็นต่อความสำเร็จในระยะยาวและความเจริญรุ่งเรืองของธุรกิจของคุณอีกด้วย
รูปภาพ: Depositphotos