แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจับเวลาของพนักงาน: สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำ

พระราชบัญญัติมาตรฐานแรงงานที่เป็นธรรม (FLSA) อนุญาตให้นายจ้างเลือกเครื่องมือติดตามเวลาและคาดหวังว่าบันทึกทั้งหมดจะถูกต้องและเป็นปัจจุบัน หากคุณยังคงทำงานโดยใช้ปากกาและกระดาษ หรือให้พนักงานของคุณต่อเวลากับนาฬิกาเจาะ เคล็ดลับแรกและสำคัญที่สุดของเราคือทำให้การบอกเวลาของพนักงานเป็นแบบอัตโนมัติโดยเปลี่ยนไปใช้ ระบบเวลาและการเข้างานแบบ ดิจิทัล สิ่งนี้ช่วยให้คุณติดตามชั่วโมงการทำงานของพนักงานของคุณได้อย่างง่ายดายด้วยประสิทธิภาพและความแม่นยำที่มากขึ้น และลดพื้นที่สำหรับความผิดพลาดของมนุษย์ นอกจากนี้ยังให้ภาพรวมที่ชัดเจนของจำนวนชั่วโมงทำงานหรือใช้จ่ายในโครงการหนึ่งๆ ช่วยให้พนักงานของคุณสามารถตรวจสอบและอนุมัติใบบันทึกเวลาของพวกเขา และทำให้กระบวนการจ่ายเงินเดือนทั้งหมดของคุณง่ายขึ้น

ด้วยสถิติ พนักงาน 43% ที่ยอมรับว่าไม่ได้ให้จำนวนชั่วโมงต่อกะที่ถูกต้อง การทำระบบจับเวลาของพนักงานให้เป็นดิจิทัล คือหนทางข้างหน้า โซลูชันซอฟต์แวร์การบอกเวลาของพนักงานบางอย่าง เช่น Connecteam ยังช่วยให้คุณตั้งค่าขอบเขตตำแหน่งรอบพื้นที่ทำงานเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณอยู่ในตำแหน่งที่ต้องการอย่างแม่นยำเมื่อพวกเขาเข้าและออก

ข้อมูลที่ถูกต้องตรงเวลาและการเข้างานเป็นหัวใจสำคัญของการริเริ่มการจับเวลาของพนักงาน เพื่อให้ได้สิ่งที่ถูกต้อง ให้บันทึกชั่วโมงทำงานลงไปเป็นนาทีแทนการประมาณการและบันทึกเวลาตามที่ทำงาน แทนที่จะใช้หน่วยความจำของคุณหรือพนักงานของคุณ

ซอฟต์แวร์เวลาและการเข้างานช่วยให้คุณและทีมบันทึกชั่วโมงการทำงานได้อย่างแม่นยำแบบเรียลไทม์ ซึ่งคุณสามารถจัดการและตรวจสอบได้อย่างง่ายดาย

แสดงให้พนักงานของคุณเห็นประโยชน์ของการติดตามเวลาและสร้างวัฒนธรรมของบริษัทที่การจับเวลามีค่า พนักงานได้รับประโยชน์มากมายจากการติดตามเวลาโดยอัตโนมัติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากไม่ต้องดำเนินการด้วยตนเองอีกต่อไป และสามารถมั่นใจได้ว่าจะได้รับเงินสำหรับชั่วโมงทำงานที่แน่นอน แอพเช่น Connecteam นับชั่วโมงทั้งหมด ดังนั้นพนักงานยังสามารถดูจำนวนชั่วโมงที่พวกเขาสะสมได้

พนักงานจะพอใจและยินดีที่จะใช้เครื่องมือใหม่นี้ เมื่อพนักงานเข้าใจว่ามีข้อผิดพลาดน้อยลง พวกเขายินดีที่จะใช้เครื่องมือใหม่และลงชื่อเข้าใช้และออกจากระบบ

พนักงานต้องการเวลาพักที่เหมาะสมระหว่างวันทำงาน และไม่ควรถูกลงโทษสำหรับการพักกลางวัน ที่กล่าวว่าการให้เวลาพักไม่เพียงพออาจนำไปสู่การขโมยเวลาได้

การจัดสรรเวลาพักจะทำให้พนักงานของคุณมีโอกาสได้เติมพลัง ทำให้พวกเขาสามารถ "กลับมาทำงาน" และทำงานให้ดีที่สุดได้ การหยุดพักยังเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแสดงให้ทีมของคุณเห็นว่าคุณให้ความสำคัญกับพวกเขาและส่งเสริม การมีส่วนร่วมของพนักงาน ในขณะที่พนักงานใช้โอกาสนี้ในการพูดคุยกัน

คุณควรตรวจสอบกับกฎหมายแรงงานของรัฐเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีเวลาพักที่เหมาะสม

เพื่อให้การจับเวลาของพนักงานเป็นไปอย่างยุติธรรมและเป็นไปตามพระราชบัญญัติมาตรฐานแรงงานที่เป็นธรรม ( FLSA ) และกฎหมายของรัฐหลายๆ ฉบับ คุณจะต้องจ่ายเงินให้กับพนักงานสำหรับเวลาที่ไม่ได้ผลิตผลบางอย่างนอกเหนือจากเวลาที่พวกเขาใช้ไปจริงในการทำงาน ซึ่งรวมถึงเวลาที่ใช้ในการฝึกอบรมหรือการ เดินทาง แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดอีกประการในการจับเวลาของพนักงานคือการแนะนำให้พนักงานของคุณบันทึกเวลาของพวกเขาสำหรับกรณีดังกล่าว และตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีเครื่องมือที่เหมาะสมในการทำเช่นนี้ เนื่องจากพวกเขาอาจอยู่นอกสภาพแวดล้อมการทำงานปกติในช่วงเวลาเหล่านี้

กำหนดให้พนักงานของคุณตรวจสอบบันทึกเวลาของตนเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาการจ่ายเงินแต่ละครั้ง และยืนยันว่าสิ่งเหล่านี้ถูกต้อง สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถแก้ไขก่อนดำเนินการจ่ายเงินเดือน และพิสูจน์ว่าพนักงานของคุณได้ยืนยันความถูกต้องของบันทึกเวลาแล้ว โปรดทราบว่าการเปลี่ยนแปลงบันทึกเวลาของพนักงานโดยไม่ได้รับการอนุมัติถือเป็นธุรกิจที่มีความเสี่ยงและนำไปสู่การฟ้องร้องหลายครั้ง

พนักงานของคุณควรสามารถบันทึกชั่วโมงทำงานได้อย่างง่ายดายและไม่เกินหนึ่งนาทีในแต่ละวัน หากไม่เป็นเช่นนั้น พวกเขาก็มักจะลังเลที่จะทำอย่างถูกต้อง เลือกวิธีการจับเวลาของพนักงานที่รวดเร็วและเข้าใจง่าย

ตามกฎหมาย คุณจะ ต้องจ่ายเงินให้กับพนักงานของคุณ สำหรับชั่วโมงการทำงานทั้งหมดของพวกเขาในวันถัดไปที่กำหนดไว้เป็นประจำ ไม่ว่าพวกเขาจะปฏิบัติตามนโยบายการจับเวลาของบริษัทของคุณหรือไม่ ก็ตาม ซึ่งหมายความว่าแม้ว่าเงินเดือนจะคลาดเคลื่อน แต่พนักงานก็ยังต้องได้รับเงินเต็มจำนวน

หากพนักงานไม่ ส่งหรือลงนามในใบบันทึกเวลา ให้ขอให้พนักงานและผู้จัดการโดยตรงส่งและยืนยันชั่วโมงทำงานและจ่ายเงินให้พนักงานตามนั้นทันที

พนักงานควรเข้าใจวิธีติดตามชั่วโมงทำงานของตน กระบวนการไม่ควรซับซ้อนสำหรับพนักงานในการกรอก ขึ้นอยู่กับรัฐจะเป็นตัวกำหนดจำนวนช่วงพักตามกฎหมายของรัฐ นี่อาจหมายความว่าพวกเขานาฬิกาในตอนเช้าและนาฬิกาออกในตอนเย็นเท่านั้น คนอื่นอาจขอให้พวกเขาตอกบัตรเข้าและออกในช่วงเวลาพักเช่นกัน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการจ่ายค่าล่วงเวลาและคุณได้จัดสรรค่าล่วงเวลานั้น การทำงานล่วงเวลามากเกินไปสามารถกินผลกำไรของคุณได้ คุณสามารถทำให้เวลาทำงานของพนักงานมีความเฉพาะเจาะจงมากขึ้นโดยขอโครงการหรือเป้าหมายที่พวกเขากำลังทำงานอยู่ แอพเช่น Connecteam อนุญาตให้คุณตั้งค่า geofencing ในการตอกบัตร เพื่อให้พนักงานสามารถตอกบัตรเข้าจากตำแหน่งที่แน่นอนเท่านั้น

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้บันทึกสำเนาของไทม์ชีทของคุณไว้เพราะคุณจะไม่ต้องการที่จะสูญเสียไฟล์เหล่านั้น คุณต้องแน่ใจว่าตำแหน่งที่คุณบันทึกไฟล์นั้นปลอดภัยและไม่สามารถลบออกได้ในคลิกเดียว

FLSA ขอให้นายจ้างเก็บใบเงินเดือน เก็บบัตรลงเวลา และบันทึกเงินเดือนอื่นๆ ซึ่งคำนวณเงินเดือนเป็นเวลาอย่างน้อยสองปี คุณต้องเก็บบันทึกที่จำเป็นสำหรับวัตถุประสงค์ด้านภาษีของรัฐบาลกลางเป็นเวลาอย่างน้อยสี่ปี เนื่องจากข้อมูลที่ควรเก็บไว้สำหรับรัฐแตกต่างกันไป โปรดตรวจสอบกับรัฐบาลท้องถิ่นของคุณสำหรับกฎการเก็บบันทึกเพิ่มเติมใดๆ

เพื่อกำหนดจำนวนเงินที่พนักงานของคุณควรได้รับภายใต้ FLSA คุณจำเป็นต้องรู้ว่าพวกเขาทำงานกี่ชั่วโมง ดังนั้น ในฐานะนายจ้าง คุณไม่สามารถร้องขอหรืออนุญาตให้พนักงานที่ไม่ได้รับการยกเว้นของคุณทำงานนอกเวลาได้ แม้ว่าพวกเขาต้องการหรือร้องขอให้ทำเช่นนี้ด้วยความปรารถนาดีก็ตาม เพื่อหลีกเลี่ยงหลุมพราง อย่าลืมรวมนโยบายที่ระบุชัดเจนว่าไม่อนุญาตให้ทำงานนอกเวลาและตั้งค่าการควบคุมเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดขึ้น