จากความโกลาหลสู่การสั่งซื้อ: ศิลปะแห่งการจัดการโครงการระดับองค์กร

พิจารณาบริษัทข้ามชาติที่เปิดตัวผลิตภัณฑ์ที่พลิกเกม หากไม่มี EPM ความพยายามนี้อาจดูเหมือนการแสดงละครสัตว์ที่คลั่งไคล้ โดยมีตารางเวลาที่ขัดแย้งกัน วัตถุประสงค์ที่ไม่ตรงกัน และความโกลาหลที่อาจเกิดขึ้นแฝงตัวอยู่ทุกซอกทุกมุม อย่างไรก็ตาม EPM ก้าวเข้ามาในฐานะหัวหน้าวงที่ช่ำชอง จัดวางแผนกที่หลากหลาย บูรณาการเวิร์กโฟลว์ และรับประกันประสิทธิภาพไร้ที่ติที่ดึงดูดตลาด เรียบร้อยใช่มั้ย?
ดังนั้นมาร่วมเดินทางสู่ความรู้แจ้งไปพร้อมกับการสำรวจเบื้องลึกของ EPM และผลกระทบที่ลึกซึ้งต่อความสำเร็จของธุรกิจ รวมถึงวิธีที่คุณสามารถนำ EPM ไปใช้ได้

การจัดการโครงการขององค์กรคืออะไร

Enterprise Project Management (EPM) เป็นแนวทางที่ครอบคลุมในการจัดการโครงการภายในองค์กรที่จัดกิจกรรมโครงการให้สอดคล้องกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ของบริษัท หัวใจหลักของ EPM คือศิลปะในการจัดเตรียมโครงการด้วยวิธีการแบบองค์รวม ซึ่งครอบคลุมการวางแผน การดำเนินการ และการควบคุมในระดับทั่วทั้งองค์กร

ใน EPM โครงการคือความคิดริเริ่มเชิงกลยุทธ์ที่นำไปสู่ความสำเร็จขององค์กรมากกว่าความพยายามอย่างโดดเดี่ยว นอกจากนี้ยังเกี่ยวข้องกับแนวทางจากบนลงล่าง ซึ่งทิศทางเชิงกลยุทธ์ขององค์กรจะขับเคลื่อนการเลือกโครงการ การจัดลำดับความสำคัญ และการจัดสรรทรัพยากร EPM เน้นการบูรณาการการจัดการโครงการในทุกแผนก ส่งเสริมการทำงานร่วมกัน การสื่อสาร และการทำงานร่วมกันระหว่างทีมโครงการ

ลักษณะสำคัญของ Enterprise Project Management รวมถึง:

• การจัดตำแหน่งเชิงกลยุทธ์ – วัตถุประสงค์ของโครงการเชื่อมโยงโดยตรงกับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์และวิสัยทัศน์ขององค์กร และโครงการจะถูกเลือกและจัดลำดับความสำคัญตามศักยภาพในการส่งมอบคุณค่า
  
• การกำกับดูแลโครงการแบบรวมศูนย์ – โครงสร้างการกำกับดูแลแบบรวมศูนย์เพื่อดูแลกิจกรรมการจัดการโครงการทั่วทั้งองค์กร
  
• การเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากร – การเพิ่มประสิทธิภาพการจัดสรรและการใช้ทรัพยากร รวมถึงทรัพยากรบุคคล ทรัพยากรทางการเงิน และวัสดุ
  
• การจัดการพอร์ตโฟลิโอ – การเลือก จัดลำดับความสำคัญ และจัดการพอร์ตโฟลิโอของโครงการเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ ประเมินความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น ผลประโยชน์ และความต้องการทรัพยากรของโครงการ และตัดสินใจอย่างรอบรู้
  
• การทำงานร่วมกัน – ส่งเสริมการทำงานร่วมกันและการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพระหว่างทีมงานโครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และผู้นำองค์กร แบ่งปันข้อมูล ความรู้ และแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดอย่างต่อเนื่องเพื่ออำนวยความสะดวกในการตัดสินใจ การแก้ปัญหา และผลลัพธ์ของโครงการที่ประสบความสำเร็จ

การนำ Enterprise Project Management มาใช้ องค์กรสามารถบรรลุผลลัพธ์ของโครงการที่ดีขึ้น ปรับปรุงอัตราความสำเร็จของโครงการ เพิ่มประสิทธิภาพ และเพิ่มความสามารถในการปรับตัวให้เข้ากับสภาวะตลาดที่เปลี่ยนแปลง EPM ให้แนวทางที่มีโครงสร้างและบูรณาการในการจัดการโครงการที่สอดคล้องกับโครงการกับกลยุทธ์ขององค์กร ช่วยให้ธุรกิจสามารถส่งมอบโครงการที่สร้างคุณค่าและผลักดันความสำเร็จในระยะยาว

ประโยชน์ของการจัดการโครงการขององค์กร

การนำ EPM มาใช้อาจมีประโยชน์มากมายสำหรับองค์กรของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเป็นธุรกิจที่มีความมั่นคงและมีแผนกและทีมงานมากมาย ต่อไปนี้คือประโยชน์บางประการที่คุณคาดหวังได้เมื่อนำแนวปฏิบัติ EPM ไปใช้

การจัดตำแหน่งเชิงกลยุทธ์

EPM ช่วยให้มั่นใจได้ว่าโครงการทั้งหมดสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรโดยรวมและวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ เพิ่มโอกาสในการบรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการ  

ปรับปรุงการตัดสินใจ

ด้วย EPM คุณจะได้รับข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าที่ช่วยให้คุณตัดสินใจเลือกลำดับความสำคัญ การจัดสรรทรัพยากร และการเลือกโครงการได้อย่างมีข้อมูล  

การเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากร

การจัดสรรและการใช้ทรัพยากรได้รับการปรับให้เหมาะสมอย่างง่ายดายเมื่อคุณใช้ EPM – ปรับปรุงประสิทธิภาพของทรัพยากรและลดความขัดแย้งของทรัพยากรให้เหลือน้อยที่สุด  

การทำงานร่วมกันที่ปรับปรุงแล้ว

EPM ส่งเสริมวัฒนธรรมของความโปร่งใส ความรู้ และการทำงานเป็นทีม ซึ่งนำไปสู่การปรับปรุงผลลัพธ์ของโครงการและความพึงพอใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย  

การลดความเสี่ยง

EPM เป็นเรื่องเกี่ยวกับการจัดการความเสี่ยงเชิงรุก ช่วยให้ องค์กรสามารถระบุ ประเมิน และลดความเสี่ยงในช่วงต้นของวงจรชีวิตของโครงการ เพื่อลดความล่าช้าตามกำหนดการ ต้นทุนที่มากเกินไป และการหยุดชะงักอื่นๆ  

เพิ่มอัตราความสำเร็จของโครงการ

การจัดโครงการให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์นำไปสู่การปรับปรุงการตัดสินใจและอัตราความสำเร็จของโครงการที่เพิ่มขึ้น การส่งมอบโครงการตรงเวลาและภายในงบประมาณ  

ปรับปรุงประสิทธิภาพขององค์กร

EPM ช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งนำไปสู่การปรับตัวที่ดีขึ้นกับสภาวะตลาดที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา และรักษาความสามารถในการแข่งขันในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่ไม่หยุดนิ่ง  

ดังนั้น การใช้ EPM สามารถนำองค์กรของคุณไปสู่ความสำเร็จได้ – เพิ่มประสิทธิภาพ การวางตำแหน่งเชิงกลยุทธ์ และความสามารถในการแข่งขันได้ในพริบตาเดียว  

Enterprise vs. Project Management แบบดั้งเดิม: อะไรคือความแตกต่าง

เราทราบดีว่าในขอบเขตของการจัดการโครงการนั้น มีแนวทางที่แตกต่างกันสองแนวทางที่แย่งชิงความสนใจ: การจัดการโครงการระดับองค์กร (EPM) และการจัดการโครงการแบบดั้งเดิม ในขณะที่ทั้งคู่มีเป้าหมายร่วมกันในการส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จ วิธีการ ขอบเขต และความหมายเชิงกลยุทธ์ของพวกเขาทำให้พวกเขาแตกต่างออกไป

การจัดการโครงการแบบดั้งเดิมเป็นไปตามแนวทางเชิงเส้นและตามลำดับในการดำเนินโครงการ นั่นหมายความว่า:

• มันเกี่ยวข้องกับกรอบโครงสร้างที่เริ่มต้นด้วยการเริ่มต้นโครงการ
• ขั้นตอนนั้นตามมาด้วยการวางแผน การดำเนินการ การตรวจสอบ และสุดท้ายคือการปิดโครงการ

• โดยทั่วไปจะใช้กับแต่ละโครงการและมุ่งเน้นที่การส่งมอบขอบเขตที่กำหนดไว้ของโครงการ บรรลุเหตุการณ์สำคัญของโครงการ และปฏิบัติตามระยะเวลาและงบประมาณที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเป็นหลัก

ในทางกลับกัน Enterprise Project Management (EPM):

• ใช้มุมมองเชิงกลยุทธ์ที่กว้างขึ้นในการจัดการโครงการ
• ครอบคลุมวิธีการแบบองค์รวมที่พิจารณาการจัดตำแหน่งของโครงการที่มีเป้าหมายและวัตถุประสงค์โดยรวมขององค์กร
• ครอบคลุมมากกว่าโครงการแต่ละโครงการและเน้นการจัดการพอร์ตโฟลิโอ การเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากร การลดความเสี่ยง และการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์

ความแตกต่างที่สำคัญอีกประการหนึ่งระหว่างสองแนวทางนี้อยู่ที่ขอบเขต การจัดการโครงการแบบดั้งเดิมมุ่งเน้นไปที่การดำเนินโครงการเดียวเป็นหลัก เพื่อให้มั่นใจว่าโครงการจะประสบความสำเร็จภายในข้อจำกัดที่กำหนดไว้ เหมาะสำหรับโครงการขนาดเล็กหรือโครงการที่มีขอบเขตชัดเจนและการพึ่งพากันที่จำกัด ในทางตรงกันข้าม EPM ครอบคลุมพอร์ตโฟลิโอของโครงการและดูภาพรวม โดยพิจารณาว่าโครงการสอดคล้องกับวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ขององค์กร การจัดสรรทรัพยากร และผลกระทบทางธุรกิจโดยรวมอย่างไร

การจัดการความเสี่ยงยังมีแนวทางที่แตกต่างกันใน EPM เมื่อเทียบกับการจัดการโครงการแบบดั้งเดิม การจัดการโครงการแบบดั้งเดิมมุ่งเน้นไปที่ความเสี่ยงเฉพาะโครงการ การระบุและลดความเสี่ยงภายในขอบเขตของโครงการ ในทางกลับกัน EPM มีมุมมองที่กว้างขึ้น โดยพิจารณาถึงความเสี่ยงและโอกาสที่เกี่ยวข้องกับพอร์ตโฟลิโอโครงการทั้งหมด ด้วยการประเมินและจัดการกับความเสี่ยงในระดับพอร์ตโฟลิโอ EPM ช่วยให้องค์กรสามารถตัดสินใจได้อย่างรอบรู้เพื่อลดความเสี่ยงและเพิ่มมูลค่าสูงสุดในโครงการต่างๆ

ประการสุดท้าย การจัดตำแหน่งเชิงกลยุทธ์คือความแตกต่างที่สำคัญระหว่าง EPM และการจัดการโครงการแบบดั้งเดิม ในขณะที่การบริหารโครงการแบบดั้งเดิมมุ่งเน้นไปที่การส่งมอบโครงการแต่ละโครงการเป็นหลัก EPM จะทำให้แน่ใจว่าโครงการมีความสอดคล้องเชิงกลยุทธ์กับเป้าหมายและวัตถุประสงค์โดยรวมขององค์กร และวิธีที่พวกเขามีส่วนสนับสนุนวิสัยทัศน์ระยะยาวขององค์กร

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการขององค์กรคืออะไร

ซอฟต์แวร์ EPM หมายถึงโซลูชันซอฟต์แวร์ประเภทหนึ่งที่ออกแบบมาเพื่อสนับสนุนและปรับปรุงกิจกรรมการจัดการโครงการภายในองค์กรหรือองค์กรขนาดใหญ่ เครื่องมือนี้มักมีชุดคุณลักษณะที่ครอบคลุมซึ่งอำนวยความสะดวกในการวางแผน จัดระเบียบ และดำเนินโครงการในแผนกและทีมต่างๆ

โดยทั่วไปแล้วซอฟต์แวร์การจัดการโครงการระดับองค์กรจะมีฟังก์ชันต่างๆ เช่น:

• การวางแผนโครงการ
• กำหนดการ
• การจัดสรรทรัพยากร
• การจัดทำงบประมาณ
• การทำงานร่วมกัน
• การรายงาน

การใช้เครื่องมือ EPM ช่วยให้ผู้จัดการโครงการและสมาชิกในทีมสามารถติดตามความคืบหน้าของโครงการ จัดการงานและเหตุการณ์สำคัญ จัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ และตรวจสอบงบประมาณและค่าใช้จ่าย ไม่ต้องพูดถึง – มีความร่วมมือที่ดีและโปร่งใสในทุกทีม

คุณสมบัติหลักที่พบได้ทั่วไปในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการขององค์กร ได้แก่:

1. การวางแผนโครงการ – การกำหนดเป้าหมายของโครงการ การสร้างแผน และสร้างการพึ่งพางาน

2. การจัดการทรัพยากร – จัดสรรทรัพยากร จัดการความพร้อมใช้งานของทีม และสร้างสมดุลของปริมาณงาน

3. การทำงานร่วมกัน – การสนทนาในทีม การแชร์เอกสาร และการสื่อสารแบบเรียลไทม์เพื่อส่งเสริมการทำงานร่วมกันและการแลกเปลี่ยนข้อมูล

4. การติดตามเวลาและค่าใช้จ่าย – ตรวจสอบเวลาที่ใช้ในงาน ติดตามค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับโครงการ

5. การรายงานและการวิเคราะห์ – แสดงภาพข้อมูลในแดชบอร์ดเพื่อวิเคราะห์ประสิทธิภาพของโครงการได้ดีขึ้น ระบุคอขวด และทำการตัดสินใจจากข้อมูล

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการระดับองค์กรช่วยให้องค์กรปรับปรุงผลลัพธ์ของโครงการโดยยกระดับการทำงานร่วมกัน ปรับปรุงกระบวนการ เพิ่มการมองเห็น และส่งเสริมการจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งนำไปสู่การปรับปรุงการส่งมอบโครงการและความสำเร็จขององค์กรโดยรวมในที่สุด

วิธีดำเนินการจัดการโครงการขององค์กร

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนที่สำคัญหลายประการที่เกี่ยวข้องกับการนำการจัดการโครงการขององค์กรไปใช้ กรอบที่จะแนะนำคุณตลอดกระบวนการคือ:

กำหนดวิธีการจัดการโครงการ

เลือกวิธีการจัดการโครงการที่สอดคล้องกับความต้องการและเป้าหมายขององค์กรของคุณ วิธีการมาตรฐาน ได้แก่ Agile, Waterfall หรือวิธีการแบบผสมผสาน

ตั้งค่าโครงสร้างพื้นฐานการจัดการโครงการ

ระบุและใช้เครื่องมือและระบบที่จำเป็นเพื่อสนับสนุนการจัดการโครงการขององค์กร ซึ่งรวมถึงการเลือกโซลูชันซอฟต์แวร์ที่สอดคล้องกับความต้องการของคุณ พิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น ความสามารถในการปรับขนาด ความสามารถในการผสานรวม ความเป็นมิตรต่อผู้ใช้ และคุณสมบัติการวิเคราะห์ข้อมูลที่ดี

กำหนดบทบาท

กำหนดโครงสร้างการกำกับดูแลโครงการโดยการกำหนดบทบาท ความรับผิดชอบ และกระบวนการตัดสินใจขององค์กร ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักและสร้างช่องทางการสื่อสารเพื่อให้แน่ใจว่ามีการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ

ตรวจสอบและปรับแต่ง

ติดตามความคืบหน้าของโครงการ การใช้ทรัพยากร และประสิทธิภาพของโครงการโดยรวมอย่างต่อเนื่อง ตรวจสอบเมตริกโครงการเป็นประจำ เช่น การปฏิบัติตามกำหนดเวลา ผลต่างของงบประมาณ และเมตริกคุณภาพ

ส่งเสริมวัฒนธรรมของการทำงานร่วมกันและการเรียนรู้

ส่งเสริมวัฒนธรรมการทำงานร่วมกัน การแบ่งปันความรู้ และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องภายในองค์กร ส่งเสริมการทำงานร่วมกันข้ามสายงาน อำนวยความสะดวกในการประชุมสถานะโครงการเป็นประจำ และจัดเตรียมแพลตฟอร์มสำหรับการแบ่งปันแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและบทเรียนที่ได้รับ

โปรดจำไว้ว่าการนำการจัดการโครงการขององค์กรไปใช้นั้นเป็นความพยายามอย่างต่อเนื่องที่ต้องอาศัยความมุ่งมั่นและการสนับสนุนจากผู้นำขององค์กร จำเป็นต้องมีวิสัยทัศน์ที่ชัดเจน การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ และการตรวจสอบอย่างต่อเนื่องเพื่อให้มั่นใจถึงการดำเนินการที่ประสบความสำเร็จและได้รับประโยชน์สูงสุดจากแนวปฏิบัติด้านการจัดการโครงการ

นำการจัดการโครงการของคุณไปสู่ระดับองค์กรด้วย Slingshot

เมื่อสร้างกระบวนการจัดการโครงการขององค์กรที่มีประสิทธิภาพ วิธีที่ดีที่สุดในการประหยัดเวลาคือการรักษาเวิร์กโฟลว์รายวัน ความพยายามของทีม ข้อมูล และการทำงานร่วมกันไว้ในแอปเดียว ด้วยวิธีนี้ ทุกอย่างจะทำงานได้อย่างราบรื่น และคุณสามารถสร้างกระบวนการที่ดีที่สุดได้ Slingshot ทำให้การสร้าง EPM ของคุณง่ายขึ้นโดยการรวมการจัดการโครงการและงานที่ทันสมัย ​​การจัดการไฟล์ การแชท และการวิเคราะห์ข้อมูลทั้งหมดไว้ในแอปเดียว

Slingshot เป็นแอพแบบครบวงจรที่ให้:

• การทำงานร่วมกันในบริบทที่ราบรื่น
• การทำงานร่วมกันระหว่างทีมจากแผนกต่างๆ และสถานที่ เพื่อทำงานร่วมกัน
• ความโปร่งใสต่อสถานะโครงการพร้อมวันครบกำหนดและการขึ้นต่อกันในโครงการของคุณ
• ข้อมูลเป็นจุดศูนย์กลางสำหรับการตัดสินใจทั้งหมดด้วยข้อมูลเชิงลึกตามเวลาจริงที่คุณสามารถวิเคราะห์ ทำงานร่วมกัน และดำเนินการได้

Slingshot สามารถเพิ่มความคล่องตัวในการดำเนินงานทั้งหมดของคุณได้อย่างรวดเร็วและลดต้นทุนด้วยการจัดเตรียมแพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์สำหรับการจัดการทุกด้านของธุรกิจของคุณ

ลองใช้ Slingshot – และทำให้ EPM ของคุณมีชีวิตชีวาด้วยวิธีใหม่และน่าตื่นเต้นโดยใช้ความพยายามเพียงเล็กน้อย!