การใช้ประโยชน์จาก AI Chatbots สำหรับ ERP: ประโยชน์หลักและกลยุทธ์ในการนำไปใช้สำหรับองค์กร

ในระบบนิเวศทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน บริษัทต่างๆ กำลังมองหาวิธีการใหม่ๆ อย่างต่อเนื่องในการปรับปรุงการดำเนินงานของตนให้มีประสิทธิภาพและสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขัน

เครื่องมือหนึ่งที่พวกเขาใช้เป็นโหมดที่เชื่อถือได้ในการบรรลุเป้าหมายนี้คือซอฟต์แวร์การวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) โดเมนซอฟต์แวร์ ERP ตอบสนองได้กลายมาเป็นซอฟต์แวร์ที่ผ่านการทดสอบตามเวลาซึ่งช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ปรับให้เหมาะสมและทำให้กระบวนการทำงานเป็นอัตโนมัติ ในทางกลับกัน ทำให้พนักงานดำเนินงานในลักษณะที่ง่ายขึ้น ทั้งหมดนี้เมื่อถูกสร้างมาอย่างดียิ่ง

ในกรณีส่วนใหญ่ โซลูชัน ERP มาพร้อมกับอินเทอร์เฟซที่ซับซ้อนซึ่งบังคับให้ผู้ใช้นำทางโดยสลับจากแท็บหนึ่งไปยังอีกแท็บหนึ่งเพื่อเข้าถึงข้อมูลที่สำคัญ ผลลัพธ์สุดท้าย? ผู้ใช้ใช้เวลาทำงานภายในระบบ ERP มากกว่าการทำงาน เพื่อแก้ไขปัญหานี้ บริษัทต่างๆ ได้เริ่มหันมาใช้โซลูชันที่จะทำให้พนักงานได้รับข้อมูลที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย โดยไม่ต้องยุ่งยากกับกระบวนการหลายขั้นตอน

นี่คือที่มาของแชทบอท ERP AI

แนวคิดแชทบอท AI สำหรับ ERP เป็นแนวคิดที่ย่อมาจากแพลตฟอร์มที่อยู่ภายในซอฟต์แวร์ ERP และช่วยเหลือผู้ใช้ในการสอบถามเกี่ยวกับข้อมูลทางธุรกิจ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการรายละเอียดกำไรขาดทุนของไตรมาสที่แล้ว สิ่งที่คุณต้องทำคือพิมพ์ “ตัวเลขกำไรขาดทุนของไตรมาสที่ 2 ปี 2023 ของฉันคืออะไร” ในโซลูชันแชทบอท ERP AI แล้วคุณก็จะได้ตัวเลขดังกล่าว

ให้เราดูแนวคิดโดยละเอียดโดยอาศัยเทคนิคเล็กน้อย

สถาปัตยกรรมทั่วไปของผู้ช่วย ERP ที่ขับเคลื่อนด้วย AI

มีหลายวิธีในการบูรณาการระบบ AI chatbot ERP แต่วิธีที่ปลอดภัยที่สุดคือสถาปัตยกรรมนี้ –

1. ผู้ใช้ป้อนนิพจน์ในหนึ่งในหลายช่องทางที่เชื่อมต่อกับ ERP (Webchat, slack ฯลฯ) จากนั้นจะถูกส่งต่อไปยังตัวเชื่อมต่อบอท
2. โดยปกติแล้วตัวเชื่อมต่อบอทจะโฮสต์บนแพลตฟอร์มคลาวด์ โดยจะส่งนิพจน์ไปยังตรรกะของบอทซึ่งได้รับการโฮสต์บนเครือข่ายภายในองค์กรของคุณ
3. ตรรกะของบอทจัดการนิพจน์และส่งคำขอไปที่:

• ระบบแบ็กเอนด์หากจำเป็นสำหรับการสนทนาล่วงหน้า
• กลไก NLP ในระบบคลาวด์สำหรับแยกเจตนาและเอนทิตีออกจากนิพจน์

1. เมื่อรวบรวมข้อมูลแล้ว ตรรกะของบอทจะได้รับข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการสนทนา

ข้อดีของระบบอัตโนมัติ ERP ที่มีสถาปัตยกรรมแชทบอทคือข้อมูลที่ผู้ใช้ใส่เป็นเพียงข้อมูลเดียวที่ถูกเปิดเผยบนคลาวด์ ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนทั้งหมดภายในนิพจน์จะถูกเข้ารหัสผ่านตรรกะของบอทก่อนที่จะถูกส่งไปยังกลไก NLP นอกจากนี้ ข้อมูลแบ็กเอนด์จะยังคงอยู่ในไฟร์วอลล์เนื่องจากตรรกะถูกจัดเก็บไว้ในองค์กร

ต่อไปนี้เป็นมุมมองของสถาปัตยกรรมการรวม SAP NLP ที่นำเสนอภาพวิธีการทำงาน

ในขณะที่มีสิ่งต่างๆ มากมายเกิดขึ้นที่แบ็คเอนด์ แต่ในฟรอนต์เอนด์ การสนทนาระหว่างผู้ใช้กับ AI chatbot ERP เกิดขึ้นในไม่กี่วินาที

แต่กระบวนการนี้แปรเปลี่ยนเป็นข้อได้เปรียบทางธุรกิจได้อย่างไร เรามาดูกัน…

อ่านเพิ่มเติม: Mobile ERP: เหตุใดองค์กรสมัยใหม่จึงต้องนำโซลูชัน ERP บนมือถือบนคลาวด์มาใช้

ประโยชน์ของ AI Chatbots ใน ERP

ลองจินตนาการถึงการใช้องค์ประกอบที่ศึกษาข้อมูลจากซอฟต์แวร์ ERP หลายส่วน จากนั้นกลับมาพร้อมกับการตอบคำถามที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณ หรือช่วยเหลือคุณในเรื่องการรายงานและการป้อนข้อมูล ระบบ ERP อัตโนมัติพร้อมแชทบอททำให้สิ่งนี้เป็นไปได้ และนี่คือผลลัพธ์ของความสบายใจนี้

1. การแก้ไขปัญหาที่มีประสิทธิภาพ

ประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดประการหนึ่งของแชทบอท AI ใน ERP อยู่ที่วิธีการแก้ไขปัญหาที่หลากหลาย โดยปกติแล้วจะใช้งานได้สามวิธี -

• ความช่วยเหลือเกี่ยวกับคำถามที่พบบ่อย – พวกเขาให้คำตอบแบบเรียลไทม์สำหรับคำถามที่พบบ่อย เช่น “ดาวน์โหลดสลิปเงินเดือนของฉัน” “ฉันจะดูรายงานประสิทธิภาพ SEO ของเดือนที่แล้วได้ที่ไหน”
• แก้ไขปัญหา – วินิจฉัยวิธีแก้ปัญหาแบบเรียลไทม์อย่างรวดเร็วสำหรับปัญหาที่เกิดขึ้นทั่วไป
• กระบวนการทีละขั้นตอน – จับมือผู้ใช้ผ่านกระบวนการและขั้นตอนที่ซับซ้อน ซึ่งช่วยลดข้อผิดพลาด

1. กระบวนการอัตโนมัติ

ผู้ช่วย ERP ที่ขับเคลื่อนด้วย AI จัดการงานซ้ำๆ เช่น การสร้างรายงาน การป้อนข้อมูล และเวิร์กโฟลว์การอนุมัติได้อย่างง่ายดาย การรวมนี้ช่วยให้การดำเนินงานมีความคล่องตัวและส่งเสริมประสิทธิภาพในขณะที่ยังคงความแม่นยำไว้

ด้วยการจัดการกิจกรรมเหล่านี้โดยอัตโนมัติ บิตจะช่วยลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาด ขณะเดียวกันก็ช่วยให้พนักงานเป็นอิสระจากงานธรรมดาๆ

1. ข้อมูลเชิงลึก

ขับเคลื่อนโดยความสามารถ AI และการเรียนรู้ของเครื่อง AI chatbot สำหรับ ERP สามารถวิเคราะห์ข้อมูล ERP และรวบรวมข้อมูลเชิงลึกอันล้ำค่าซึ่งส่งเสริมการตัดสินใจอย่างมีข้อมูล สิ่งนี้ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถเร่งตัวเลือกที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลและใช้ประโยชน์จากโอกาส ขณะเดียวกันก็ให้ความมั่นใจแก่พวกเขาเมื่อต้องปรับเปลี่ยนแผนตามการเปลี่ยนแปลงของตลาดและอุปสงค์

1. ความช่วยเหลือส่วนบุคคล

ด้วยการทำงานกับชุดข้อมูลจำนวนมหาศาลเกี่ยวกับประวัติการค้นหา บทบาทและความรับผิดชอบ และการโต้ตอบในอดีต แชทบอท ERP AI จึงสามารถให้คำแนะนำที่กำหนดเองแก่ผู้ใช้ได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณขอให้บอทบอกคุณถึงประสิทธิภาพทางการตลาด บอทสามารถแนะนำการค้นหาว่าแคมเปญใดทำงานได้ดีที่สุดหรือเอกสาร ROI เฉพาะด้านการตลาด

1. การตอบสนองปัญหาที่ง่ายขึ้น

การทำงานเชิงรุกเป็นคุณสมบัติที่กำหนด ERP โดยเฉลี่ยให้แตกต่างจากซอฟต์แวร์ที่ส่งผลกระทบต่อธุรกิจอย่างแท้จริง การใช้งาน ERP AI รองรับการแจ้งเตือนที่ได้รับการปรับปรุง โดยที่ผู้ใช้สามารถโต้ตอบกับการแจ้งเตือนจากอุปกรณ์มือถือหรือพีซีของตน
ด้วยวิธีนี้ ในกรณีของเหตุการณ์พิเศษ เช่น เครื่องจักรเสีย การจัดส่งล่าช้า หรือปัญหาสินค้าคงคลัง ผู้ใช้สามารถขอข้อมูลเพิ่มเติมจากบอทเพื่อดำเนินการได้ทันท่วงที

ตอนนี้เราได้พิจารณาถึงประโยชน์ของการรวมแชทบอท AI เข้ากับระบบ ERP แล้ว สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าเพื่อให้ธุรกิจบรรลุข้อได้เปรียบเหล่านั้นโดยเฉพาะสำหรับ AI แชทบอท ERP พวกเขาจำเป็นต้องมีกลยุทธ์ที่แข็งแกร่ง

ที่ Appinventiv เมื่อเราทำงานในโครงการที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาแชทบอท ERP AI มีกลยุทธ์สำคัญบางประการที่เราปฏิบัติตาม แม้ว่าทุกโครงการจะแตกต่างกัน แต่ก็มีปัจจัยบางอย่างที่ยังคงเหมือนเดิมในทุกขอบเขตข้อกำหนด

ปัจจัยที่กำหนดความสำเร็จของโครงการ ERP ของคุณ

เป้าหมายที่กำหนดไว้อย่างดี – เราเริ่มต้นด้วยเป้าหมายที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน ซึ่งจะอธิบายสิ่งที่คุณต้องการให้แชทบอทบรรลุผลภายในระบบ ERP ของคุณ ชุดของกิจกรรมอาจเป็นการทำงานอัตโนมัติ การให้ข้อมูล หรือเพียงแค่ช่วยเหลือด้วยการสนับสนุน เป้าหมายนี้จะช่วยในการเตรียมข้อมูลสำหรับแชทบอท AI สำหรับ ERP

เลือกแพลตฟอร์ม AI ที่เหมาะสม – ในข้อเสนอบริการพัฒนา AI ของเรา เราให้ความสำคัญกับการสร้างแชทบอท ERP บนสแต็กเทคโนโลยีและโมเดล AI ที่สอดคล้องกับซอฟต์แวร์ในองค์กร ตัวเลือกบางส่วนที่เราแก้ไข ได้แก่ Dialogflow, Microsoft Bot Framework หรือแม้แต่การพัฒนาแบบกำหนดเองด้วย Python และไลบรารี เช่น NLTK หรือ spaCy

ออกแบบโฟลว์การสนทนา – ส่วนสำคัญของความพยายามในการพัฒนาแชทบอต ERP AI ของเราอยู่ที่การสร้างโฟลว์การสนทนาและบทสนทนาสำหรับแชทบอตโดยการระบุคำค้นหาของผู้ใช้ทั่วไปและสร้างการตอบกลับตามนั้น นอกจากนี้เรายังใช้ส่วนประกอบ NLU เพื่อช่วยให้แชทบอทเข้าใจจุดประสงค์และบริบทของผู้ใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังเกี่ยวข้องกับการฝึกอบรมแชทบอทในภาษาและคำศัพท์เฉพาะอุตสาหกรรม

ปรับใช้และติดตาม – หลังจากฝึกแชทบอต ERP AI ของคุณด้วยการโต้ตอบกับผู้ใช้จริงและปรับแต่งการตอบสนองเมื่อเวลาผ่านไป เราจะปรับใช้แชทบอตภายในระบบ ERP ของคุณ หรือพัฒนาระบบ ERP ที่เปิดใช้งาน AI และตรวจสอบประสิทธิภาพโดยการวิเคราะห์การโต้ตอบของผู้ใช้อย่างต่อเนื่องและปรับแต่ง การตอบกลับของแชทบอท

ด้วยการใช้กลยุทธ์เหล่านี้ในการกำหนดกรณีการใช้งานแชทบอท AI ของ ERP ที่ดีที่สุด เราได้พัฒนาและปรับใช้โซลูชันการวางแผนทรัพยากรระดับองค์กรมากกว่า 20+ รายการ โดยอย่างน้อย 5 รายการในนั้นจะมีแชทบอท AI สำหรับ ERP จุดมุ่งเน้นสำหรับเราคือการสร้างซอฟต์แวร์ที่ให้ข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์แก่คำถามของผู้ใช้ ลงทุนในบริการพัฒนาซอฟต์แวร์ระดับองค์กรของเราวันนี้เพื่อดูความสามารถของ AI ใน ERP

คำถามที่พบบ่อย

ถาม แชทบอท AI ในบริบทของ ERP คืออะไร

A. แชทบอต ERP AI เป็นฟังก์ชันที่ผสานรวมภายในซอฟต์แวร์โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อตอบคำถามของพนักงานแบบเรียลไทม์ ทำงานบนสถาปัตยกรรมที่รับคำถามของผู้ใช้ ใช้การเรียนรู้ของเครื่อง โมเดล NLP และ AI เพื่อทำความเข้าใจบริบทของการสนทนา และแปลงเป็นการตอบกลับที่เหมาะสม

ถาม: ประโยชน์หลักของการใช้แชทบอท AI ในระบบ ERP คืออะไร

ตอบ: มีข้อดีหลายประการ/กรณีการใช้งานแชทบอท ERP AI ที่บริษัทยุคใหม่กำลังพบเห็นอยู่ ข้อได้เปรียบที่สำคัญบางประการ ได้แก่ – ประสิทธิภาพที่ดีขึ้น ผลผลิตที่ดีขึ้น ให้คำแนะนำส่วนบุคคล และการตัดสินใจที่ดีขึ้น