5 เทมเพลตอีเมลการวางแผนกิจกรรมที่จะใช้ในปี 2023

เบื่อที่จะต้องสร้างอีเมลใหม่ตั้งแต่เริ่มต้นทุกครั้งที่ต้องการใช้ เช่น วางแผนงาน?

กลยุทธ์อีเมลที่แตกต่างกันสำหรับแคมเปญต่างๆ เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทุกโอกาสทางธุรกิจ

อย่างไรก็ตาม การเขียนอีเมลด้วยมืออาจทำให้เสียเวลาและแรงจูงใจ

ดังที่คุณอาจทราบแล้ว ปัจจัยที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งในการโน้มน้าวให้ผู้มีโอกาสเป็นผู้เข้าร่วมลงชื่อสมัครเข้าร่วมกิจกรรมดังกล่าวคือระดับของการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณซึ่งรวมอยู่ในอีเมลคำเชิญที่ส่งถึงพวกเขา

จากสถิติพบว่าประมาณ 78% ของนักการตลาดใช้อีเมลเพื่อการสื่อสารที่เป็นส่วนตัวอยู่แล้ว

วันนี้เราจะแนะนำวิธีที่เหมาะสมในการรวมอีเมลวางแผนงานไว้ในกลยุทธ์ทางธุรกิจของคุณ และสิ่งที่ควรรวมไว้เมื่อสร้างอีเมลเหล่านั้น

นอกจากนี้ คุณจะได้รับเทมเพลตการขยายงานทางอีเมลการวางแผนกิจกรรม 5 อันดับแรกเพื่อใช้สำหรับแคมเปญอีเมลในอนาคตของคุณ

เริ่มกันเลย!

Outreach การวางแผนกิจกรรมคืออะไร?

การเข้าถึงอีเมล เป็นกลยุทธ์ที่ใช้ในการวางแผนงานเพื่อเข้าถึงผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า คู่ค้า หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ เพื่อโปรโมตกิจกรรมที่จะเกิดขึ้น

คุณสามารถใช้การเผยแพร่ทางอีเมลประเภทนี้เพื่อ เพิ่มการรับรู้ถึงกิจกรรม สร้างความสนใจในการเข้าร่วม และสร้างความสัมพันธ์กับผู้มีโอกาสเป็นผู้เข้าร่วมหรือผู้สนับสนุน

นอกจากนี้ อีเมลวางแผนงานยังเป็นวิธีที่ดีเยี่ยมในการประสานงานด้านโลจิสติกส์และยืนยันรายละเอียดกับผู้ที่เกี่ยวข้องกับงาน

การเขียนอีเมลดังกล่าวมักจะมีรายละเอียดต่างๆ เช่น วันที่ เวลา สถานที่ และข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรม

นอกจากนี้ยังอาจมีการขอใบเสนอราคา การประมาณการ และอื่นๆ

เราจะส่งอีเมลการวางแผนงานเมื่อใด

เมื่อส่งอีเมลการวางแผนงาน คุณควรให้เวลาผู้ขายและสถานที่เพื่อเตรียมงานและให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีเวลามากในการตอบกลับ

ดังนั้นจะเป็นการดีที่สุดหากคุณตั้งเป้าที่จะส่งอีเมลวางแผนงานของคุณ ล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งเดือน

ประโยชน์ของ Email Outreach การวางแผนกิจกรรมคืออะไร?

อีเมลการวางแผนกิจกรรมมีประโยชน์หลายประการ ได้แก่ :

ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น — ช่วยให้คุณติดต่อผู้ขายและสถานที่หลายแห่งได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายเพื่อค้นหาราคาและบริการที่ดีที่สุด

ประหยัดค่าใช้จ่าย — ช่วยให้คุณสามารถเปรียบเทียบราคาและค้นหาข้อเสนอที่ดีที่สุดโดยติดต่อผู้ขายหลายราย

องค์กรที่ได้รับการปรับปรุง — ช่วยให้คุณจัดระเบียบและติดตามรายละเอียดทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรม

การสื่อสารที่ดีขึ้น — ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องในกิจกรรมเข้าใจตรงกันและรับทราบถึงการเปลี่ยนแปลงหรือการอัปเดตใดๆ

และก่อนที่เราจะข้ามไปยังรายการแม่แบบการวางแผนงานอีเวนต์ 5 อันดับแรก เรามาตรวจดูก่อนว่าจะรวมอะไรบ้างเมื่อเขียน

รายการตรวจสอบอีเมลการวางแผนกิจกรรม [+ ตัวอย่าง]

รูปแบบมาตรฐานใช้กับอีเมลส่วนใหญ่ นั่นหมายถึงการสร้างหัวข้อที่ดึงดูดความสนใจ การเขียนเนื้อหาอีเมลที่มีส่วนร่วม และรวมถึงคำกระตุ้นการตัดสินใจที่ชัดเจน

ในส่วนนี้ เราจะพูดถึงรายละเอียดปลีกย่อยที่คุณควรรวมไว้ในอีเมลการวางแผนงาน ซึ่งจะแตกต่างกันไปตามความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับอีเมล

หมายเหตุ: นอกจากนี้ ทุกส่วนยังมีตัวอย่างโครงสร้างข้อมูลที่เหมาะสม เพื่อช่วยให้คุณสร้างเทมเพลตของคุณเองได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

เอาล่ะ!

1. วัตถุประสงค์ของงานและผลที่คาดว่าจะได้รับ️

เมื่อวางแผนงานทางอีเมล สิ่งสำคัญคือต้องร่างเป้าหมายและผลลัพธ์ของงาน เพื่อให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมทั้งหมดอยู่ในหน้าเดียวกันและทำงานเพื่อเป้าหมายร่วมกัน

นอกจากนี้ ปัจจัยที่สำคัญที่สุดในการพิจารณาว่าผู้รับของคุณสนใจเข้าร่วมกิจกรรมหรือไม่ คือความโปร่งใสของข้อมูลที่ให้ไว้ เช่น วัตถุประสงค์ของกิจกรรม

2. วัน เวลา และสถานที่จัดงาน️

การใส่ข้อมูลที่เกี่ยวข้องในคำเชิญทางอีเมล เช่น สถานที่จัดงาน วันที่ และเวลา เป็นส่วนสำคัญอันดับสองของอีเมลการวางแผนงาน

3. วาระโดยละเอียดของกิจกรรมและวิทยากร️

เมื่อวางแผนงาน สิ่งสำคัญคือต้องใส่กำหนดการโดยละเอียดของกิจกรรมและวิทยากรในอีเมลถึงทุกคนที่เกี่ยวข้อง

กำหนดการระบุผู้ที่จะเข้าร่วม หัวข้อที่จะกล่าวถึง และเวลาที่เหตุการณ์ต่างๆ จะเกิดขึ้น

สิ่งนี้ทำให้ทุกคนสามารถวางแผนได้อย่างเหมาะสมและมั่นใจได้ว่างานจะดำเนินไปอย่างราบรื่น

นอกจากนี้ยังช่วยส่งเสริมความรู้สึกขององค์กรและส่งเสริมการมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันจากทุกคน

4. รายการวัสดุและอุปกรณ์ที่จำเป็น️

อีเมลวางแผนจะได้รับประโยชน์จากการรวมรายการวัสดุและอุปกรณ์ที่จำเป็นด้วยเหตุผลหลายประการ

ช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะไม่มีอะไรถูกลืมและทุกอย่างได้รับการพิจารณา

นอกจากนี้ยังสามารถช่วยปรับปรุงกระบวนการวางแผนงานเนื่องจากสามารถระบุและสั่งซื้อรายการที่จำเป็นทั้งหมดล่วงหน้าได้

ในทำนองเดียวกัน โดยการซื้อหรือเช่าเฉพาะสิ่งของที่จำเป็น การมีรายการวัสดุและอุปกรณ์สามารถช่วยควบคุมต้นทุนได้

5. งบประมาณสำหรับกิจกรรมและรายละเอียดว่าจะได้รับทุนอย่างไร️

คุณสามารถมั่นใจได้ว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องเข้าใจอย่างชัดเจนถึงค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับงานและแหล่งที่มาของเงินโดยการรวมข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการใช้เงินทุนสำหรับกิจกรรม

การใส่ข้อมูลดังกล่าวในอีเมลของคุณยังสามารถช่วยป้องกันความเข้าใจผิดหรือข้อโต้แย้งใดๆ ในภายหลังได้

6. เส้นเวลาของงานและกำหนดเวลา️

การรวมไทม์ไลน์ของงานและกำหนดเวลาในอีเมลเพื่อการวางแผนงานจะเป็นประโยชน์ เพื่อให้ผู้คนสามารถจัดการกับสิ่งต่างๆ ได้ล่วงหน้า

มีกรอบการทำงานที่ทุกคนสามารถทำงานภายในและช่วยให้ผู้คนสามารถติดตามได้

นอกจากนี้ยังสามารถใช้เพื่อเตือนผู้คนถึงภาระหน้าที่และมอบหมายงาน

นอกจากนี้ การมีไทม์ไลน์ของงานและกำหนดเส้นตายทำให้ทุกคนเห็นความคืบหน้าของกระบวนการวางแผนงาน

7. ข้อมูลติดต่อสำหรับผู้ขายหรือพันธมิตรที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรม️

รวมถึงข้อมูลติดต่อสำหรับผู้ขายหรือคู่ค้าที่เกี่ยวข้องในอีเมลการวางแผนงาน เพื่อให้ทุกคนรู้ว่าต้องติดต่อใครเมื่อมีคำถามหรือข้อกังวลใดๆ

ข้อมูลดังกล่าวยังช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการสื่อสารเพื่อให้ทุกฝ่ายได้รับข้อมูลอัปเดตที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างกระบวนการวางแผน

ในทำนองเดียวกัน รวมถึงข้อมูลติดต่อเพื่อให้แน่ใจว่าทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องมีข้อมูลที่จำเป็น และปัญหาใดๆ ที่เกิดขึ้นจะได้รับการแก้ไขอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

8. คำเชิญเข้าร่วมกิจกรรมพร้อมคำกระตุ้นการตัดสินใจ️

วัตถุประสงค์ของคำเชิญเข้าร่วมกิจกรรมและคำกระตุ้นการตัดสินใจในอีเมลการวางแผนงานคือเพื่อให้ผู้คนลงทะเบียนสำหรับกิจกรรม

"คำกระตุ้นการตัดสินใจ" คือการร้องขอโดยตรงให้ผู้อ่านดำเนินการบางอย่าง เช่น ไปที่ลิงก์ ลงชื่อสมัครใช้บางอย่าง หรือซื้อบางอย่าง

ด้วยการใส่คำกระตุ้นการตัดสินใจในอีเมลของคุณ คุณจะสามารถเพิ่มโอกาสที่ผู้คนจะดำเนินการตามที่ต้องการได้

นอกจากนี้ยังสามารถช่วยเพิ่มการเข้าชมเว็บไซต์ของคุณ ซึ่งจะนำไปสู่การเพิ่มยอดขายและรายได้

9. แบบสำรวจติดตามผลหรือแบบสอบถามเพื่อวัดความสำเร็จของงาน️

รวมถึงแบบสำรวจติดตามผลหรือแบบสอบถามที่ให้ข้อเสนอแนะจากผู้เข้าร่วมว่าเหตุการณ์ดำเนินไปอย่างไรและสิ่งที่ควรปรับปรุงสำหรับเหตุการณ์ในอนาคต

แบบสำรวจหรือแบบสอบถามควรครอบคลุมหัวข้อต่างๆ เช่น ความพึงพอใจโดยรวมต่องาน เป้าหมายของงานบรรลุได้ดีเพียงใด และด้านใดที่ต้องปรับปรุง

ข้อเสนอแนะนี้สามารถใช้ในการวางแผนกิจกรรมในอนาคตได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

นอกจากนี้ยังสามารถใช้ผลการสำรวจเพื่อแสดงหลักฐานความสำเร็จของงานต่อผู้สนับสนุน ผู้ให้ทุน และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ

5 เทมเพลตอีเมลการวางแผนกิจกรรมยอดนิยมที่จะใช้ในปี 2023

1. การโปรโมตเทมเพลตอีเมลคำปราศรัยของคุณ

หากคุณกำลังจะใช้อีเมลเพื่อโปรโมตประเด็นสำคัญ อย่าลืมให้เหตุผลที่ชัดเจนและน่าสนใจแก่ผู้ชมในการเข้าร่วม

ระบุรายละเอียดเกี่ยวกับงาน เช่น ใครจะเป็นผู้พูดและใครเป็นผู้สนับสนุน ตลอดจนลิงก์ไปยังหน้าการลงทะเบียน

นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมคำกระตุ้นการตัดสินใจไว้ในคำอธิบายกิจกรรมและกระตุ้นให้ผู้อ่านดำเนินการและลงชื่อสมัครใช้

2. เทมเพลตอีเมลประกาศการประชุม

อีเมลประกาศการประชุมเป็นวิธีที่ดีในการแจ้งให้ผู้คนทราบเกี่ยวกับกิจกรรมที่จะเกิดขึ้น

คุณสามารถใช้เทมเพลตนี้เพื่อส่งคำเชิญ การแจ้งเตือน และการอัปเดตไปยังผู้มีโอกาสเป็นผู้เข้าร่วม

3. เทมเพลตอีเมลการสัมมนาผ่านเว็บ

คุณสามารถใช้เทมเพลตอีเมลการสัมมนาผ่านเว็บเพื่อโปรโมตการสัมมนาผ่านเว็บที่จะเกิดขึ้นแก่ผู้ที่มีโอกาสเป็นผู้เข้าร่วมได้

ให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสัมมนาผ่านเว็บ แบ่งปันกำหนดการสัมมนาผ่านเว็บ และสนับสนุนให้ผู้คนลงทะเบียนเข้าร่วมการสัมมนาผ่านเว็บ

คุณยังสามารถใช้เทมเพลตอีเมลการสัมมนาผ่านเว็บหลังจากการสัมมนาผ่านเว็บเพื่อขอบคุณผู้เข้าร่วม ให้ข้อมูลติดตามผล และเสนอส่วนลดพิเศษหรือโบนัส

4. เทมเพลตอีเมลเชิญพิเศษ

อีเมลคำเชิญพิเศษเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการกำหนดเป้าหมายกลุ่มคนที่มีแนวโน้มจะสนใจในสิ่งที่คุณนำเสนอ

นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสร้างความรู้สึกเร่งด่วนและความพิเศษเฉพาะในงานอีเวนต์หรือการเปิดตัวผลิตภัณฑ์

เมื่อเทียบกับแคมเปญอีเมลทั่วไป อีเมลคำเชิญพิเศษสามารถช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมและอัตราการแปลง

5. เทมเพลตอีเมลคำเชิญกิจกรรม

อีเมลที่ใช้สำหรับคำเชิญเข้าร่วมกิจกรรม คุณสามารถใช้เพื่อเชิญผู้รับเข้าร่วมกิจกรรมประเภทใดก็ได้ รวมถึงงานแต่งงาน การประชุมทางธุรกิจ งานนำเสนอรางวัล หรืองานเลี้ยงวันเกิด

โดยทั่วไป อีเมลเหล่านี้จะมีข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรม รวมถึงวันที่ เวลา สถานที่ และรายละเอียดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

นอกจากนี้ อย่าลืมใส่คำกระตุ้นการตัดสินใจและขอให้ผู้รับตอบรับคำเชิญหรือลิงก์ไปยังแบบฟอร์มตอบรับคำเชิญออนไลน์

โบนัส: เขียนอีเมลการวางแผนงานใหม่โดยไม่มีเทมเพลต

เทมเพลตเป็นวิธีที่ดีในการมีอีเมลวางแผนกิจกรรมเวอร์ชันพร้อมส่ง

แต่จะสร้างเทมเพลตอีเมลการวางแผนกิจกรรมโดยอัตโนมัติจากรายการหัวข้อย่อยของข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้อย่างไร

โปรแกรมเสริมการเขียนข้อความใหม่ TextCortex มีฟังก์ชันดังกล่าว

สิ่งที่คุณต้องทำคือเขียน ประเด็นสำคัญของคุณในรูปแบบของสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย ไฮไลต์ และเลือกคุณลักษณะ ' หัวข้อย่อยเพื่อส่งอีเมล ' จากเมนู

ภายในไม่กี่วินาที คุณจะได้รับฉบับร่างอีเมลที่พร้อมส่ง ซึ่งคุณสามารถปรับแต่งเพิ่มเติมได้โดยการรวมคุณสมบัติที่สะดวกอื่นๆ เช่น การเขียนใหม่ โทนเสียง การเติมข้อความอัตโนมัติ การขยาย และอื่นๆ

‍

ด้วยการใช้ส่วนขยาย TextCortex Chrome คุณยังสามารถ:

ลดเวลาการเขียน ลง 70%

ใช้ประโยชน์จากการเขียน การเขียนซ้ำ และการแก้ไขด้วย AI บน แพลตฟอร์มออนไลน์มากกว่า 30 แพลตฟอร์ม

สร้างเนื้อหาประเภทใดก็ได้ด้วย เทมเพลตที่มีมากกว่า 60 แบบ โดยไม่ต้องออกจากกล่องข้อความของคุณ

รับคำ ติชมทันทีเกี่ยวกับความสามารถในการอ่านเนื้อหาของคุณ

อยากลองไหม?

รับส่วนเสริม TextCortex ของคุณเพื่อค้นพบคุณสมบัติการสร้างเนื้อหาที่หลากหลายซึ่งจะช่วยให้คุณสร้างเนื้อหาคุณภาพสูงได้อย่างต่อเนื่อง