ทุกสิ่งที่คุณควรรู้เกี่ยวกับการจัดการสินทรัพย์ซอฟต์แวร์

พูดง่ายๆ คือ Software Asset Management หรือที่เรียกว่า SAM คือแนวปฏิบัติทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการจัดการและเพิ่มประสิทธิภาพการจัดซื้อ การปรับใช้ การบำรุงรักษา การใช้ประโยชน์ และการกำจัดแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ภายในองค์กร โดยพื้นฐานแล้ว SAM ใช้เพื่อแก้ไขปัญหาการอนุญาตให้ใช้สิทธิ์ซอฟต์แวร์ที่อาจเกิดขึ้น ประกอบด้วยโครงสร้างพื้นฐานและกระบวนการทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการจัดการ การควบคุม และการป้องกันสินทรัพย์ซอฟต์แวร์อย่างมีประสิทธิภาพตลอดทุกขั้นตอนของวงจรชีวิต

เครื่องมือการจัดการสินทรัพย์ซอฟต์แวร์จัดหมวดหมู่ย่อยของเครื่องมือการจัดการสินทรัพย์ไอที พวกเขาทำกิจกรรมที่จำเป็นโดยอัตโนมัติเพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับสิทธิ์ใบอนุญาตซอฟต์แวร์และควบคุมต้นทุนซอฟต์แวร์ ซึ่งทำได้โดยการรวบรวมเงื่อนไขข้อตกลงใบอนุญาตในโค้ด การรวบรวมข้อมูลการใช้ซอฟต์แวร์แบบอัตโนมัติ และการคำนวณผลกระทบด้านต้นทุน ผลลัพธ์ที่ได้คือการช่วยให้บริษัทต่างๆ เพิ่มประสิทธิภาพการใช้จ่ายซอฟต์แวร์

ความสามารถของเครื่องมือการจัดการสินทรัพย์ซอฟต์แวร์

ดังที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ เครื่องมือ Software Asset Management ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับข้อกำหนดสิทธิการใช้งานซอฟต์แวร์ พวกเขามีระบบที่แตกต่างกันสองสามระบบที่ให้บริการฟังก์ชั่นที่แตกต่างกัน ซึ่งในท้ายที่สุดมารวมกันเพื่อให้แน่ใจว่าการเพิ่มประสิทธิภาพและการปฏิบัติตามข้อกำหนดของการอนุญาตให้ใช้สิทธิ์ซอฟต์แวร์

ระบบควบคุมแอพพลิเคชั่น

จำกัดและจัดการการติดตั้งซอฟต์แวร์บนอุปกรณ์ที่บริษัทใช้เพื่อปรับปรุงความปลอดภัยและลดความเสี่ยงอื่นๆ เท่าที่ระบบนี้ส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการปกป้องข้อมูลและการตรวจจับการฉ้อโกง Digital Guardian เป็นหนึ่งในผู้ขายชั้นนำที่จัดการปัญหาเหล่านี้

? ระบบการจัดการแพตช์

สิ่งเหล่านี้ทำให้การปรับใช้ซอฟต์แวร์แพตช์เป็นไปโดยอัตโนมัติเพื่อให้แน่ใจว่าคอมพิวเตอร์เป็นปัจจุบันและสอดคล้องกับข้อกำหนดด้านความปลอดภัยและประสิทธิภาพการทำงานที่เกี่ยวข้อง

? ระบบจัดการใบอนุญาต

ระบบดังกล่าวมีคลังข้อมูลเชิงลึกสำหรับการให้สิทธิ์ใช้งาน ซึ่งจะช่วยให้บริษัทค้นหาว่าได้รับใบอนุญาตต่ำจากที่ใด และมีความเสี่ยงที่จะถูกตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดหรือได้รับใบอนุญาตเกิน ในกรณีนี้ บริษัทจะใช้จ่ายเงินมากเกินไปในการซื้อซอฟต์แวร์ที่ไม่จำเป็น

? เครื่องมือแคตตาล็อกสินค้า

เครื่องมือเหล่านี้ใช้เพื่อรวบรวมรายละเอียดผลิตภัณฑ์เฉพาะ เช่น ชื่อ รุ่น รุ่น และแบบฟอร์มข้อตกลงสิทธิ์การใช้งานสำหรับผลิตภัณฑ์ที่ใช้โดยธุรกิจ ช่วยปรับมาตรฐานการตั้งชื่อผลิตภัณฑ์ภายในบริษัท และเปิดใช้งานการทำแผนที่ระหว่างเครื่องมือการพัฒนาอื่นๆ ที่ใช้ในโซลูชัน SAM แบบผสม

? ขอระบบการจัดการ

ช่วยให้พนักงานสามารถขอแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ได้ง่ายโดยใช้แบบฟอร์มมาตรฐาน ด้วยวิธีนี้ บริษัทต่างๆ สามารถติดตามการจัดซื้อซอฟต์แวร์ และสามารถทราบได้ว่าจำเป็นต้องมีใบอนุญาตเพิ่มเติมเพื่อครอบคลุมการได้มาใหม่หรือไม่

? ระบบวัดแสงซอฟต์แวร์

เปิดใช้งานการติดตามการใช้งานซอฟต์แวร์แอปพลิเคชันภายในเครือข่าย นอกจากนั้น ยังสามารถใช้เพื่อบังคับใช้การปฏิบัติตามข้อกำหนดแบบเรียลไทม์สำหรับแอปพลิเคชันที่ได้รับอนุญาต

เครื่องมือ SAM อื่นๆ ได้แก่ คลังซอฟต์แวร์และเครื่องมือปรับใช้ซอฟต์แวร์ ซึ่งรวบรวมรายละเอียดไฟล์ซอฟต์แวร์ เช่น ชื่อ รหัสผลิตภัณฑ์ ขนาด วันที่ ทิศทาง และรุ่นจากซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งใหม่ และทำให้เป็นอัตโนมัติและติดตามการติดตั้งแอปพลิเคชันใหม่ตามลำดับ

ประโยชน์สูงสุดของ Software Asset Management

แม้ว่าผู้จัดการฝ่ายไอทีส่วนใหญ่จะใช้เครื่องมือ SAM เพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับข้อตกลงใบอนุญาตและหลีกเลี่ยงบทลงโทษที่อาจเกิดขึ้น แต่ก็ยังมีประโยชน์อื่นๆ อีกมากที่อาจเกิดขึ้นจากการใช้งาน

? ประหยัดค่าใช้จ่าย

Software Asset Management ช่วยให้บริษัทต่างๆ ลดความซับซ้อนของระบบธุรกิจของตน ด้วยเหตุนี้ พวกเขาจึงสามารถควบคุมต้นทุนได้ดีขึ้นรวมถึงความรู้ที่จำเป็นในการตัดสินใจลงทุนในอนาคต บริษัทสามารถลดต้นทุนการใช้จ่ายด้านซอฟต์แวร์ได้มากกว่า 30% แต่ขึ้นอยู่กับว่าการจัดซื้อไอทีแบบกระจายศูนย์นั้นอยู่ในบริษัทอย่างไร และสัญญาที่เจรจากับผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ด้วย

? ปลดปล่อยทรัพยากรแรงงาน

การทำให้กระบวนการของการประมวลผลสิทธิ์ใช้งานซอฟต์แวร์เป็นไปโดยอัตโนมัติ บริษัทสามารถกำจัดกิจกรรมการดูแลระบบได้ถึง 50% ซึ่งจะทำให้ทรัพยากรและปริมาณงานของแผนกไอทีว่างมากขึ้น ทำให้พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมอื่นๆ ที่อาจเพิ่มมูลค่าให้กับบริษัท

? ความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบลดลง

องค์กรส่วนใหญ่ได้รับคำขอตรวจสอบอย่างน้อยปีละครั้ง ด้วยการใช้เครื่องมือ Software Asset Management บริษัทไม่ต้องกังวลมากว่าพวกเขาจะได้รับคำขอนี้เมื่อใด นี่เป็นเพราะพวกเขารู้ว่าพวกเขาปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นอย่างดีเนื่องจากทุกอย่างได้รับการแยกออกโดยเครื่องมือ SAM

ประเด็นเรื่องลิขสิทธิ์ที่การจัดการสินทรัพย์ซอฟต์แวร์จะป้องกันได้

ดังที่ได้กล่าวมาแล้ว การจัดการสินทรัพย์ซอฟต์แวร์มีบทบาทสำคัญในการลดการใช้ใบอนุญาต เนื่องจากบริษัทส่วนใหญ่กลัวปัญหาการขาดแคลนใบอนุญาตซอฟต์แวร์จนต้องได้รับใบอนุญาตมากกว่าที่ต้องการ ด้านล่างนี้คือปัญหาลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์บางส่วน   แก้ไขโดยการจัดการสินทรัพย์ซอฟต์แวร์

? การติดตั้งที่ไม่มีการควบคุม

บางบริษัทได้กำหนดมาตรการเพื่อให้แน่ใจว่ามีเพียงบางคนเท่านั้นที่มีสิทธิ์ทำการติดตั้งในคอมพิวเตอร์ที่บริษัทใช้ (สิทธิ์ผู้ดูแลระบบ) สิ่งเหล่านี้อาจไม่สะดวกในบางครั้ง เนื่องจากจะทำให้โมเมนตัมช้าลงเมื่อมีคนต้องรอให้ผู้มีอำนาจอนุญาตให้ติดตั้งซอฟต์แวร์ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ บริษัทอื่นๆ ค่อนข้างจะให้สิทธิ์ทุกคนในการติดตั้ง ซึ่งอาจนำไปสู่การติดตั้งโปรแกรมที่ไม่จำเป็น ด้วย SAM บริษัทต่างๆ สามารถควบคุมการติดตั้งได้ในขณะที่ยังคงรับประกันว่าเวิร์กโฟลว์และโมเมนตัมจะไม่หยุดชะงัก

? มาตรฐานของสัญญา

บ่อยครั้งกว่านั้น บริษัทที่มีสัญญาซอฟต์แวร์จำนวนมากมีสิทธิ์ใช้งานเกินจำนวนมากมาย ด้วยสัญญาจำนวนมาก เป็นการยากที่จะรักษาภาพรวมของการให้สิทธิ์ในใบอนุญาตขององค์กร ดังนั้น คุณพบสถานการณ์ที่หากต้องการซอฟต์แวร์ชิ้นใหม่ แทนที่จะต้องผ่านสัญญาหลายร้อยฉบับเพื่อค้นหาว่าซอฟต์แวร์ครอบคลุมหรือไม่ การซื้อใบอนุญาตใหม่จึงง่ายกว่า หากเป็นเช่นนี้ต่อไป คุณจะพบว่าบริษัทมีใบอนุญาตมากกว่าที่จำเป็น เครื่องมือ SAM ที่เหมาะสมสามารถช่วยหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ได้

Software Asset Management เป็นแนวทางปฏิบัติที่สำคัญมาก และทุกบริษัท โดยเฉพาะองค์กรขนาดใหญ่ ควรใช้แนวทางนี้ ไม่เพียงแต่ทำให้ง่ายต่อการปฏิบัติตามข้อตกลงใบอนุญาตเท่านั้น แต่ยังป้องกันการออกใบอนุญาตเกิน ซึ่งจะช่วยลดต้นทุนและปรับปรุงผลกำไรของบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นสิ่งที่ทุกคนต้องการ เคล็ดลับสู่ความสำเร็จของ Software Asset Management คือการลงทุนในเทคโนโลยีที่เหมาะสม และการจัดหาทีมงานมืออาชีพที่มีประสบการณ์เพื่อดูแลกระบวนการทั้งหมด