วิธีติดตามผลกับลูกค้าหลังจากส่งใบแจ้งหนี้

เมื่อคุณส่งใบแจ้งหนี้ที่แยกรายการอย่างถูกต้องไปยังลูกค้า โดยทั่วไปแล้ว คุณจะได้รับการชำระเงินในทันที น่าเสียดาย ย่อมมีบางครั้งที่คุณต้องเผชิญกับลูกค้าที่หลงลืม ไม่เป็นระเบียบ หรือไม่เต็มใจที่จะจ่ายเงิน

ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม คุณยังต้องได้รับเงินสำหรับงานของคุณ และอาจจะทำให้คุณต้องติดตามใบแจ้งหนี้ที่เลยกำหนดชำระ แม้ว่าสถานการณ์เหล่านี้อาจทำให้หงุดหงิดใจ แต่สิ่งสำคัญคือต้องมีความเป็นมืออาชีพเมื่อเข้าหาลูกค้าเกี่ยวกับยอดค้างชำระ

ในบทความนี้ เราจะให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการติดตามผลทางอีเมลหากใบแจ้งหนี้ไม่ได้รับการชำระเงินตรงเวลา นอกจากนี้ เราจะหารือถึงวิธีที่คุณสามารถจัดการกับสถานการณ์อย่างมีชั้นเชิง เพื่อรักษาความสัมพันธ์ที่ดี (ถ้าเป็นไปได้) มาเริ่มกันเลย!

เหตุใดการติดตาม (และป้องกัน) ใบแจ้งหนี้ค้างชำระจึงเป็นสิ่งสำคัญ

การรับชำระเงินทันทีหลังจากที่คุณส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าของคุณมีความสำคัญต่อการรักษาธุรกิจของคุณให้มั่นคงและรับประกันกระแสเงินสดที่ราบรื่น ขออภัย อาจมีบางครั้งที่ใบแจ้งหนี้ไม่ได้รับการชำระเงินตรงเวลา ด้วยเหตุผลหลายประการ

ในสถานการณ์เหล่านี้ คุณจะต้องติดตามผลกับลูกค้าของคุณเกี่ยวกับการชำระเงินล่าช้า อย่างทันท่วงทีและรอบคอบ หากคุณละเลยไม่ทำเช่นนี้ คุณอาจสูญเสียเงินที่เป็นหนี้อยู่ เนื่องจากลูกค้าอาจสูญหายหรือลืมเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ พวกเขาอาจยังสับสนว่าจะจ่ายเงินให้คุณอย่างไรและเมื่อไหร่

ในอีกสักครู่ เราจะหารือถึงวิธีจัดการกับใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระจริง อย่างไรก็ตาม ควรพิจารณาด้วยว่าคุณจะป้องกันไม่ให้เรื่องนี้กลายเป็นปัญหาได้อย่างไร ด้วยเหตุนี้ ต่อไปนี้คือวิธีบางอย่างที่คุณสามารถหลีกเลี่ยงการเห็นใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระในอนาคต:

• เขียนใบแจ้งหนี้ที่ละเอียดและชัดเจน ควรมีข้อมูลทั้งหมดที่ลูกค้าต้องการส่งการชำระเงิน
• รวมข้อมูลที่แน่นอนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณกำลังเรียกเก็บเงิน ทำให้ชัดเจนว่าบริการใดที่คุณให้ แยกย่อยเป็นแต่ละรายการที่เกี่ยวข้อง การดำเนินการนี้จะขจัดความคลุมเครือที่อาจเกิดขึ้นซึ่งอาจทำให้ลูกค้าลังเลที่จะจ่ายเงิน
• ระบุวันครบกำหนดที่เฉพาะเจาะจง ทำให้มีโอกาสน้อยที่ลูกค้าจะใส่ใบแจ้งหนี้ของคุณไว้ที่ backburner และลืมทุกอย่างเกี่ยวกับการจ่ายเงินให้คุณ
• เสนอวิธีการชำระเงินที่ง่าย รับทราบวิธีการชำระเงินที่สะดวกสำหรับลูกค้าของคุณ (เช่น การชำระเงินออนไลน์) และหากเป็นไปได้ เสนอทางเลือกที่หลากหลายให้กับลูกค้า
• เรียกเก็บค่าธรรมเนียมการชำระล่าช้า ระบุเงื่อนไขการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ให้ชัดเจนว่าหากไม่ได้รับการชำระเงินภายในวันที่กำหนด คุณจะต้องเรียกเก็บเงินเพิ่มเติม

โดยทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้ คุณจะสามารถหลีกเลี่ยงสถานการณ์ต่างๆ ที่ใบแจ้งหนี้อาจยังไม่ได้ชำระเงิน อย่างไรก็ตาม ยังคงมีบางครั้งที่การชำระเงินไม่ถูกส่งตามที่ตกลงกันไว้ ซึ่งคุณจะต้องติดต่อลูกค้าโดยตรง

วิธีติดตามใบแจ้งหนี้ (4 เคล็ดลับ)

ในสองสามส่วนถัดไป เราจะมาดูกันว่าคุณควรดำเนินการอย่างไรเมื่อติดตามผลกับลูกค้าเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่เลยกำหนดชำระ การปฏิบัติตามคำแนะนำสำคัญสี่ข้อนี้ คุณสามารถเพิ่มโอกาสในการรับเงินของคุณ และ ไม่เผาสะพานของคุณกับลูกค้า

1. อย่ารอนานเกินไปสำหรับการชำระเงินที่ค้างชำระ

ประการแรก สิ่งสำคัญคือคุณต้องไม่ปล่อยให้ใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระค้างชำระเป็นเวลานานมาก บางครั้งผู้คนรู้สึกว่าการติดตามผลเร็วเกินไปอาจถูกมองว่าเป็นคนเร่งรีบหรือไม่เป็นมืออาชีพ อย่างไรก็ตามนั่นไม่สามารถเพิ่มเติมจากความจริงได้

อันที่จริง ไม่มีอะไรจะเป็นมืออาชีพมากไปกว่าการคาดหวังว่าข้อตกลงของคุณจะได้รับเกียรติจากทุกฝ่าย ดังนั้น คุณควรติดตามใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระทันทีที่พ้นกำหนดชำระ สุภาพและอย่าถือว่าอาฆาตพยาบาทหรือไร้ความสามารถ บางสิ่งที่เรียบง่ายน่าจะเพียงพอ เช่น: “ฉันแค่อยากเตือนคุณว่าการชำระเงินนี้ครบกำหนดเมื่อวานนี้ คุณช่วยบอกฉันได้ไหมว่าจะคาดหวังได้เมื่อไหร่”

ในกรณีที่ลูกค้าลืมชำระเงินหรือทำอีเมลของคุณหาย วิธีนี้มักจะเพียงพอในการแก้ปัญหา เมื่อคุณส่งอีเมลแจ้งเตือนการชำระเงินครั้งแรกแล้ว คุณจะต้องติดตามผลอีกครั้งภายในหนึ่งสัปดาห์หากคุณไม่ได้รับการตอบกลับ

2. เป็นมืออาชีพตลอดเวลาในอีเมลติดตามผลใบแจ้งหนี้ของคุณ

แม้ว่าการไม่ได้รับเงินจะเป็นประสบการณ์ที่น่าผิดหวังอย่างไม่ต้องสงสัย แต่สิ่งสำคัญคือคุณต้องรักษาน้ำเสียงและทัศนคติแบบมืออาชีพตลอดกระบวนการ สิ่งนี้ใช้ได้แม้ว่าจะเลยวันที่ครบกำหนดชำระเงินไปแล้ว และคุณยังไม่ได้รับคำจากลูกค้าเลย

ความจริงก็คือ มันไม่สร้างสรรค์เลยที่จะโกรธ หรือการไม่ได้รับเงินที่ทันท่วงทีเป็นการส่วนตัว ที่จริงแล้ว คุณมีแนวโน้มที่จะแก้ไขสถานการณ์ได้อย่างรวดเร็วหากคุณรักษาน้ำเสียงที่สงบและสุภาพในการสื่อสารกับลูกค้าทั้งหมดเกี่ยวกับการชำระเงินที่ค้างชำระ

การเป็นมืออาชีพเป็นโอกาสที่ดีที่สุดของคุณที่จะทำให้แน่ใจว่าลูกค้าจะทำเช่นเดียวกัน ในขณะที่การแสดงอารมณ์มีแนวโน้มที่จะกระตุ้นการตอบสนองที่คล้ายคลึงกัน โปรดจำไว้ว่าใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระอาจเกิดจากความผิดพลาดโดยสุจริต ซึ่งหมายความว่าคุณอาจเสี่ยงที่จะเผาสะพานอันมีค่าโดยการส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ที่เลยกำหนดชำระหรือโยนข้อกล่าวหาออกไป

3. หากการส่งอีเมลไม่ได้ผล ให้โทรหาลูกค้าเกี่ยวกับการชำระเงินล่าช้า

หากคุณส่งอีเมลสองสามฉบับในช่วงสัปดาห์หรือสองสัปดาห์ และคุณไม่ได้รับการตอบกลับใดๆ อาจเป็นเพราะลูกค้ากำลังประสบปัญหากับกล่องจดหมายของตน ข้อความของคุณอาจลงเอยด้วยตัวกรองสแปม หรืออาจเพียงแค่เปลี่ยนที่อยู่หรือให้ที่อยู่ที่ไม่ถูกต้องกับคุณโดยไม่ได้ตั้งใจ

ในสถานการณ์เช่นนี้ คุณควรติดต่อด้วยวิธีอื่นเสมอ หากคุณมีหมายเลขโทรศัพท์ของลูกค้า คุณสามารถโทรหาพวกเขาได้ นอกจากนี้ ให้ดูว่าคุณมีที่อยู่อีเมลอื่นอยู่ในไฟล์หรือไม่ หรือมีคนอื่นในองค์กรที่คุณติดต่อได้ อย่ากลัวที่จะยืนกรานและพยายามสื่อสารในรูปแบบต่างๆ จนกว่าจะมีบางอย่างคลิก

4. หากสิ่งอื่นล้มเหลวในการติดตามใบแจ้งหนี้ โปรดติดต่อทนายความของคุณ

หากกระบวนการนี้ใช้เวลานานกว่าหนึ่งเดือนโดยไม่มีการตอบกลับหรือการชำระเงิน คุณอาจต้องดำเนินการทางกฎหมาย ณ จุดนี้ คุณควรติดต่อทนายความของคุณ ซึ่งจะสามารถส่งจดหมายเรียกร้องไปยังลูกค้าได้ ซึ่งจะรวมถึงยอดค้างชำระที่คุณเป็นหนี้ตามที่ระบุไว้ในใบแจ้งหนี้เดิม

แน่นอนว่านี่เป็นกลยุทธ์สุดท้าย หวังว่าคุณจะไม่อยู่ในสถานการณ์ที่รับประกันได้ แต่คุณควรตระหนักว่าอาจจำเป็น หากลูกค้าละเลยคุณหรือปฏิเสธที่จะชำระเงิน คุณก็มีสิทธิ์ที่จะขอความช่วยเหลือ

บทสรุป

การรับเงินสำหรับงานของคุณเป็นสิ่งสำคัญ แต่คุณอาจพบสถานการณ์ที่ลูกค้าลืมหรือเลือกที่จะไม่ส่งเงินที่เป็นหนี้ให้คุณ ในกรณีเหล่านี้ คุณจะต้องระมัดระวังเกี่ยวกับวิธีการติดตามผล

โดยสรุป นี่คือสิ่งที่คุณควรคำนึงถึงเมื่อติดตามใบแจ้งหนี้ของคุณ:

1. อย่ารอนานเกินไปในใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ
2. เป็นมืออาชีพตลอดเวลา
3. หากการส่งอีเมลไม่ทำงาน ให้โทรหาลูกค้า
4. หากยังล้มเหลว โปรดติดต่อทนายความของคุณ

คุณมีคำถามใด ๆ เกี่ยวกับการจัดการใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระหรือไม่? แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง!